Presentatie 4-4-2023 - Accountantscontrole Boardletter en rol Auditcommissie (def).pdf
Tekst van het document
Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie • Informatieve commissie • 4 april 2023
• Toelichting proces Accountantscontrole en rapportages (specifiek Boardletter) door Concerncontroller • Toelichting rolinvulling auditcommissie door leden auditcommissie
4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
2
Controletoren Rekenkamer
Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid
Beleid en beheer
Getrouwheid Financiële rechtmatigheid
Jaarrekening
College
Doeltreffendheid Doelmatigheid
Beleid en beheer
Ambtelijke organisatie Interne beheersing Verbijzonderde interne controle Zelfcontrole
Doeltreffendheid Doelmatigheid Rechtmatigheid
Dagelijkse uitvoering
Wie
Onderzoeksdoel
Waarvan?
Recht van onderzoek
Gemeenteraad
Accountant
4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
3
Accountantscontrole Product
Raad
Planning
Plan van aanpak
Pre audit meeting met auditcommissie
Interim controle
Managementletter / Boardletter
Boardletter (samenvatting ML)
Managementletter (adviezen gericht op bedrijfsvoering)
Controleverklaring / Accountantsverslag
Controleverklaring / Accountantsverslag
Afschrift CV en AV
Fasen
(opzet, bestaan en/of werking processen)
Eindejaarscontrole (jaarrekening, getrouwheid en rechtmatigheid)
4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
College B&W
4
Rapportages en Rol auditcommissie Rapportages
Gericht aan:
•
College B&W / Directie
Rapportage Verbijzonderde interne controle (VIC) → Stand van zaken opvolging adviezen VIC en accountant voorgaand jaar → Accountant maakt gebruik van werkzaamheden VIC
•
Managementletter (ML) Accountant
College B&W / Directie
→ Adviezen bedrijfsvoering
•
Samenvatting ML in Boardletter
Gemeenteraad
•
Reactie college B&W op Boardletter
Gemeenteraad
Rol auditcommissie: Rapportage VIC, ML en Boardletter (inclusief reactie college B&W) worden besproken in bijzijn van accountant, wethouder Financiën, concerncontroller en VIC medewerker. Monitoren en toezicht op interne beheersing, opvolging interne en externe adviezen bedrijfsvoering en toetsen juistheid en volledigheid informatie in Boardletter naar de raad. 4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
5
Hoofdlijnen Boardletter 2022 •
• •
•
Kwaliteit Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is goed. Achteraf een beeld of er getrouw en rechtmatig gehandeld is. Aandachtspunt: samenspel eerste, tweede en derde lijn te verbeteren. Voor rechtmatigheidsverantwoording eerder in het jaar afstemming VIC bevindingen met accountant. Voor 2022 afkeurende verklaring voor rechtmatigheid door afwijkingen EUaanbestedingsregels. Enkele overige bevindingen en aanbevelingen bedrijfsvoering (o.m. prestatielevering, crediteurenstamgegevens en vastleggen aangegane verplichtingen. Intern aandacht om betrouwbaarheid en continuïteit van de IT-omgeving te verbeteren. Naast de organisatieontwikkeling zijn nog aandachtspunten op gebied van toezicht een (gemeentebrede) frauderisicoanalyse en monitoring realisatie aanbevelingen voorgaande controles. Risico’s en aandachtspunten jaarrekening 2022. Accountant signaleert en rapporteert over aandachtpunten voor het opstelproces van de jaarrekening.
4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
6
Monitoring stand van zaken opvolging aanbevelingen • Directie neemt in Q2 besluit over opvolging adviezen en beleggen opdrachtgever- en opdrachtnemerschap voor de aanbevelingen uit verschillende rapportages (VIC/accountant) • Twee keer per jaar stand van zaken voortgang agenderen in auditcommissie: september (interne monitoring) januari/februari (bespreking Boardletter accountant)
4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
7
Kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad Kaderstellend
Controlerend
Beleidsbegroting: Fundament op orde (programma Bestuur) – beleidsdoel en mijlpalen
Beleidsverantwoording: Fundament op orde (programma Bestuur) – beleidsdoel en mijlpalen
Begroting: Budget Programma 1 (inclusief taakveld Overhead)
Jaarstukken: verantwoording budget programma 1 (incl. taakveld overhead)
Bedrijfsvoering (= uitvoering college)
Paragraaf Bedrijfsvoering
Paragraaf Bedrijfsvoering
Accountant
Opdrachtgever: specifieke aandachtspunten meegeven bij auditplan
Boardletter (komen de voor de raad relevante adviespunten tot uitdrukking in paragraaf bedrijfsvoering) + gesprek auditcommissie met accountant, portefeuillehouder, concerncontroller
Bestuurlijke prioriteit
Budgetrecht
P&C Cyclus
Controletoren Rekenkamer 4 april 2023
Idem als bij accountant Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
8
Taken en bevoegdheden auditcommissie (art. 2 Verordening) 1.
De commissie heeft als taak de gemeenteraad te adviseren ten aanzien van alle activiteiten op het gebied van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente, in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen de volgende taken met betrekking tot de controle door de accountant: - de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol; - het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; - een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde onderwerpen; - het voorbereiden van de selectie van de accountant; - een overlegplatform te zijn over het verslag van bevindingen van de accountant; - het evalueren van de werkzaamheden van de accountant. De auditcommissie is ook een afstemmingsoverleg over de resultaten van de onderzoeken door accountant, rekenkamer(commissie) en college; Voorts houdt de commissie toezicht op de kwaliteit van de producten van de P&C-cyclus. De commissie adviseert de raad over de uitvoering en aanpassingen van de ter zake doende verordeningen en beleidsnota’s.
3.
De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
9
Toelichting rolinvulling door leden auditcommissie • Mondelinge toelichting door voorzitter / leden auditcommissie
4 april 2023
Informatieve commissie Accountantscontrole, Boardletter en rol auditcommissie
10