Peilnotitie Optimalisatie GGW.pdf

Peilnotitie: Vernieuwing / optimalisatie gebiedsgericht werken Datum commissievergadering Portefeuillehouder Team E-mail opsteller

13 april 2021 Wethouder M.J. van Dijk Ruimtelijke Ontwikkeling ger-jan.marsilje@stichtsevecht.nl

P-stuk Peilen Samenvatting Het college wil de mening peilen van de commissie fysiek domein over bijgevoegde peilnota, waarin een aantal thema’s en richtingen zijn beschreven voor de optimalisatie gebiedsgericht werken. Op dit moment werken we aan het opstellen van een nota gebiedsgericht werken voor de periode 2022-2026 waarin we de thema’s en richtingen mee zullen nemen. De vernieuwing c.q. optimalisatie van het gebiedsgericht werken is een wens van de gemeenteraad die is ondersteund met de motie van 27 juni 2017 “versterken gebiedsgericht werken”. Het collegewerkprogramma 2018- 2022 versie 5 maart 2019 (CWP) vermeldt over de modernisering van gebiedsgericht werken: “We ontwikkelen in 2019/2020 een nieuwe visie met als doel een impuls te geven aan het gebiedsgericht werken in Stichtse Vecht. Daarbij willen we voor wat betreft participatie nu al aansluiten bij de invoering van de nieuwe Omgevingswet per 2021. In overeenstemming met onze gekozen nieuwe bestuursstijl en de eisen van die wet zetten we in op (experimenten met) nieuwe vormen van bewonersparticipatie, zichtbaarheid van het bestuur -ook bij onze jeugd-, duidelijke communicatie naar betrokkenen en een goede ontsluiting van informatie (transparantie). De dorps- en buurthuizen vervullen een belangrijke functie in het gebiedsgericht werken.

We onderzoeken of we deze kunnen inzetten als ‘sociale huiskamers van de wijk’ en nemen deze mee in onze visie”. De resultaten van het Rekenkameronderzoek in 2019 zijn ook aanleiding en geven input voor de vernieuwing van gebiedsgericht werken. In de maanden augustus tot en met oktober 2020 zijn gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van alle raadsfracties. Deze gesprekken omvatten een terug- en een vooruitblik op gebiedsgericht werken. De resultaten van het Rekenkameronderzoek, de input uit de gesprekken met de raadsfracties, de informatie van werkbezoeken aan andere gemeenten over vernieuwing gebiedsgericht werken en de doelen van de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie vormen de input voor de op te stellen nota en daarmee de basis voor een keuzerichting van vernieuwd gebiedsgericht werken. De komende maanden voeren we ook gesprekken met andere partners zoals de bewonersgroepen, de woningcorporaties, Welzijn SV en de politie. Dit gebeurt in Q2 2021. De ideeën over gebiedsgericht werken en wat de vernieuwing c.q. optimalisatie moet inhouden lopen binnen uw raad uiteen en daarom wil het college van B&W uw mening peilen over de voorgestelde richtingen. We horen graag of uw commissie zich kan vinden in de beschreven thema’s en vernieuwingsrichtingen en of er punten zijn die u mist en graag wil toevoegen.

Doel •

De mening van de commissie peilen over de gekozen thema’s en richtingen voor het opstellen van een nota over gebiedsgericht werken 2022 - 2026.

Van de raadsleden wordt gevraagd 1. Kunt u zich vinden in de gekozen thema’s en richtingen / speerpunten voor de vernieuwing van gebiedsgericht werken? 2. Mist u strategisch / kaderstellende speerpunten en / of thema’s voor de verdere optimalisatie van gebiedsgericht werken? 3. Welke rol ziet u voor de raad als kader stellend orgaan op de zeven genoemde aandachtspunten?

Thema’s en richtingen gebiedsgericht werken 1. Inleiding Als vervolg op de uitkomsten van het Rekenkameronderzoek 2019 is in de informatieve commissie fysiek domein op 23 juni 2020 gesproken over de vernieuwing van gebiedsgericht werken. Aangezien de fracties zeer verschillende verwachtingen hadden over de aanpak en de inhoud tijdens deze commissie, heeft wethouder Maarten van Dijk gekozen voor een tussenstap. Deze tussenstap bestond uit gesprekken met de woordvoerders van alle raadsfracties om informatie op te halen over gebiedsgericht werken. De inbreng uit deze gesprekken is verwerkt in deze peilnotitie gebiedsgericht werken. Op basis van deze peilnotitie wordt uw commissie gevraagd of de gekozen thema’s en richtingen / speerpunten worden onderschreven. De doelstellingen van gebiedsgericht werken komen tot uiting in het verkleinen van de afstand tussen inwoners enerzijds en ambtenaren en bestuur anderzijds, het intensiveren van de burgerbetrokkenheid, het ondersteunen van netwerken, het benutten van lokale kennis en het geven van maatwerk.

2. De visie van de raadsfracties In augustus tot en met oktober 2020 zijn gesprekken gevoerd met de woordvoerders van de raadsfracties binnen de gemeente Stichtse Vecht. Deze gesprekken omvatten een terug- en een vooruitblik over gebiedsgericht werken. Tijdens deze gesprekken zijn 7 vragen gesteld. In de praktijk betekende dit dat bij sommige vragen uitgebreide informatie is verstrekt en bij andere geen input is gegeven door de woordvoerders. In het volgende overzicht leest u de verschillende punten die door de raadsfracties zijn ingebracht. Daarnaast worden in de samenvatting de uitersten, de eventuele dilemma’s en overeenkomsten beschreven. Met de voorgestelde richting per vraag wordt afgesloten.

GGW is de afkorting van gebiedsgericht werken

2.1. Overzicht gespreks- en inventarisatiepunten op zeven vragen. 1. Andere koers die breder is dan sec gebiedsgericht werken Inbreng raadsfracties •

• • • • • • •

Een duidelijke definitie is belangrijk zodat iedereen weet wat er onder gebiedsgericht werken wordt verstaan. Hoe en waarom doen we GGW met welke rollen en taken? Het is een wijze van werken en kan je hiervoor wel doelen bepalen? De afspraken in 2017 om organisatie breed gebiedsgericht te gaan werken zijn nauwelijks ingevuld; Begin dicht bij de mensen op basis van een wijkscan van thema’s die er leven vanuit de behoefte van mensen. De schaalbenadering varieert van het klein houden tot verschillende schaalniveaus per wijk. Maak keuzes met een basis- en een pluspakket en het verlenen van gebiedsbudgetten is een optie; Opgavegericht gewerkt komt boven op GGW omdat de gemeente bredere opgaves krijgt opgelegd zoals een woonopgave en energietransitie; GGW is breder dan alleen contact met bewonersgroepen; De raadsfracties hebben zelf ook een rol als het over resultaatmetingen van het GGW gaat; GGW wordt gekoppeld aan de bredere dienstverlening van de gemeente die verbeterd kan worden door het goed functioneren van het basissysteem (Fixi), een goede doorverwijzing vanuit het TIC (Telefonisch Informatie Centrum) naar afdelingen of een maandelijks spreekuur in de kernen door de gemeente.

Samenvatting

De uitersten zitten tussen aandacht voor de werking van systemen, de wens voor een spreekuur per kern tot het helemaal inrichten van gebieden waar opgavegericht wordt gewerkt met vastgestelde budgetten per gebied.

De inbreng en voorgestelde richtingen en speerpunten bij deze eerste vraag zijn een opsomming van punten die uitgebreider aan bod komen bij de vragen twee tot en met zeven.

Voorgestelde richting / speerpunten “breder dan sec gebiedsgericht werken”  

  



Een duidelijke definitieomschrijving van gebiedsgericht werken (GGW) die aansluit bij de nieuwe organisatiedoelstellingen en organisatie indeling; Er worden keuzepakketten opgesteld voor GGW waar inwoners en bewonersorganisaties uit kunnen kiezen. Hiermee reageren we op de wens om tegemoet te komen aan verschillende ambitieniveaus. Dit varieert van het organiseren van een Halloween feest tot het opstellen van wijkagenda’s in bewonersplatforms; Maatwerk is het uitgangspunt gericht op de eigenheid van de kernen; Samen met samenwerkingspartners zoals politie, jeugdpunt, buurtbemiddeling, woningcorporaties versterkingen zoeken; Een andere aanpak van GGW start in die kernen c.q. wijken die daar klaar voor zijn en met hen gaan we aan de slag met vernieuwd / aangepast GGW. Met deze ervaringen wordt het breder opgepakt; Ambtenaren werken minder gemeentekantoor gebonden en zijn directer benaderbaar op locaties in de kernen.

2. Rol gebiedsregisseurs Inbreng raadsfracties •

•

• • • • • •

De taken en rollen moeten duidelijker worden. Tevens moet vastgesteld worden of gebiedsregisseurs doelen moeten bereiken of niet. Kortom waar zijn ze van en waarvan niet komt tot uiting in duidelijke definities; De gebiedsregisseur is het loket waar je als inwoner terecht kan voor de grotere opgaven. De basis moet hiervoor op orde zijn zodat ze daar niet mee bezig hoeven te zijn. Focus op meer doorzettingsmacht in de organisatie om de backoffice in beweging te krijgen; De gebiedsregisseur moet zichtbaar zijn en weten wat er in de wijken speelt; Het spreekuur wordt door een aantal fracties aangehaald. De invulling varieert van stoeptegel tot het ophalen van de grotere vraagstukken in de wijken; Opgavegericht en planmatig werken aan vraagstukken die zijn opgehaald bij de inwoners staat centraal; Stimuleren dat samenwerking intern en extern tot stand komt. De gebiedsregisseur heeft een smeeroliefunctie waarbij raadsfracties verschillend denken over de rol als procesbewaker; Rol en specialist bij participatie, “orkestleider” in het kader van de omgevingswet; De grotere projecten horen bij een omgevingsmanager, de kleinere projecten kan de gebiedsregisseur oppakken met omgevingsmanagerstaken. De functie van omgevingsmanager en gebiedsregisseur zijn niet te combineren omdat de grote projecten complex zijn met veel stakeholders.

Samenvatting

Bij de visie op en de functie en rollen van de gebiedsregisseur vullen de raadsfracties elkaar aan. Tevens geven ze een opsomming van taken. De conclusie is dat hiervoor meerdere functies nodig zijn. Communicatie en participatie zijn essentiële taken in deze rol.

Voorgestelde richting / speerpunten voor rol gebiedsregisseurs      

Scheiding aanbrengen tussen beheertaken en de strategische en verbindende taken in verschillende functies in de vernieuwing van gebiedsgericht werken; Dit wordt beschreven in rollen, taken en bevoegdheden van gebiedsbeheerder (voeten in de klei), gebiedsregisseur (helicopterview) en omgevingsmanager (projectbasis); Participatie- en communicatievormen voor de drie rollen beschrijven; Vanwege het communicatie- en participatietaken wordt gekeken hoe dit past in onze dienstverleningsvisie en afgestemd met het gemeentelijk beleid rondom burgerparticipatie (dat momenteel wordt herijkt door de participatiekamer); Aansluiten bij de organisatie ontwikkelingen (“Van Goed naar Beter”) en vaststellen waar de rollen binnen gebiedswerken in de vernieuwde organisatie horen c.q. positionering; Werkwijzebeschrijving hoe de drie rollen bijdragen aan vast te stellen integrale opgaven.

3. Rol gebiedswethouders Inbreng raadsfracties • • •

Heel goed dat deze rol er is en wordt meer ceremonieel ingevuld dan in 2010; De functie kan dienen als oliefunctie; Gebiedswethouders niet invullen als probleemoplosser, dat ligt ambtelijk; Het is waardevolle taak die de afstand tussen bestuur en inwoners verkleint;

• • • • •

Het gaat om het gevoel dat je aandacht geeft aan inwoners; Gebiedswethouders roepen veel verwachtingen op bij inwoners; Collegetour weer invoeren en geef wethouders geen vast gebied zoals nu. Zet ze in waar het nodig is; De rol wordt momenteel niet uniform ingevuld door de wethouders. Niet iedereen hecht het zelfde belang aan de rol gebiedswethouder; De organisatie is sectoraal ingevuld en gebiedsgericht werken niet. Dus ben je als gebiedswethouder doorgeefluik of ben je een vak wethouder?.

Samenvatting

Niet iedere raadsfracties heeft hier een inbreng geleverd. De uitersten zijn dat het goed is dat er gebiedswethouders zijn tot het opheffen van de functie/ rol.

Voorgestelde richting / speerpunten voor gebiedswethouders  

De wensen over de rol van de gebiedswethouders uitvragen tijdens interviews met de partners; De opbrengsten meegeven aan de nieuw te vormen coalitie 2022 - 2026.

4. Nieuwe rol bewonerscommissies Inbreng raadsfracties

• • • • •

• • •

De opzet van 2010 is niet meer de praktijk van deze dag en is door de tijd in gehaald; De bewonerscommissies functioneren verschillend in hun rollen en taakopvatting. De meeste zitten op “stoeptegelniveau” en niet op beleidsniveau; Een onderscheid aanbrengen in activiteitencommissies en platformen meer gericht op beleid en samenhang bekijken. De bemensing is moeilijk en het is geen structurele vertegenwoordiging. Het gevoel bestaat dat bewonerscommissies niet alle bewoners van een wijk vertegenwoordigen; Momenteel worden inwoners liever kort betrokken bij vraagstukken die spelen in hun omgeving. Creëer daarvoor bewonersplatforms vanuit bewoners en bewonerscommissies om op basis van thema’s mensen te betrekken. Samen bouwen aan een wijk. Als er iets ontstaat van onderaf dan moet je dit toejuichen en in contact brengen met de bewonerscommissie; Informeer bij de bewonerscommissies naar de wensen en welke rol ze willen pakken; De schaalgrootte en samenvoeging van de bewonerscommissies wordt aan de orde gesteld. Als voorbeeld werd Maarssenbroek genoemd.

Samenvatting

Over de invulling van de rollen van de bewonerscommissies wordt verschillend gedacht. De raadsfracties zijn het eens dat er een verandering komt met betrekking tot de huidige invulling van de bewonersgroepen.

Voorgestelde richting / speerpunten rollen bewonerscommissies en dorpsraden  

De huidige 36 bewonersgroepen worden meegenomen in het op te stellen nieuwe beleid. Daarbij hoort de informatie ophalen hoe zij de toekomstige rollen, taken en organisatievorm zien; Aansluiten bij de eerste vraag over de andere koers die breder is dan sec gebiedsgericht werken, aandacht geven aan maatwerk van kernen en het voorleggen van keuzepakketten tussen bewonersplatform of activiteitencommissie;



Kijken naar het aantal bewonerscommissies. In sommige kernen kan dit tot een clustering leiden in combinatie met een platform zoals bijvoorbeeld voor Maarssenbroek.

5. Dorpsontwikkelplannen (DOP) Inbreng raadsfracties

• •

• • • •

De dorpsontwikkelingsplannen liggen in de la en de vraag is of ze er nog uit moeten komen?; Haal de DOP uit de la en kijk wat je kan gebruiken om een wijkagenda op te stellen. Het belang is een analyse per gebied op fysiek en sociaal vlak. Op grond van die gebiedsanalyse kijken wat er in een gebied nodig is op korte, midden en lange termijn; De basis is om dit met de inwoners samen te doen. Geef mensen iets terug en zodat ze het gevoel krijgen dat je er bent voor de inwoner; Geef duidelijke uitleg over wat en waarom je wat wil en wat je niet doet; Analyse op basis van data en ervaringen inwoners; Houdt het eenvoudig en niet te veel punten.

Samenvatting

De meeste raadsfracties vinden dat de huidige DOP’s in de lade blijven. De gedachte is de denkwijze van de DOP’s mee te nemen in nieuwe (compacte) wijkagenda’s die met brede participatie worden opgesteld.

Voorgestelde richting / speerpunten Dorpsontwikkelplannen  

Bewonerscommissies en/of divers samengestelde platformen uitnodigen om compacte wijkagenda’s op te stellen die in plaats komen van de DOP’s. Hierbij wordt gewerkt op basis van getallen en analyses; De monitoring van deze wijkagenda’s is belangrijk om uit te werken. Financiële ondersteuning en externe begeleiding van de platformen bij de opstelling van wijkagenda’s kan gefaciliteerd worden door de gemeente indien gewenst.

6. Betrekken van inwoners bij beleid / omgeving etc. Inbreng raadsfracties •

• • • • • • •

•

Sluit aan bij de omgevingsvisie en kijk wat je online kan doen om inwoners mee te laten praten over de woonomgeving en het beleid; Laat inwoners zelf hun gebiedsplan of wijkagenda schrijven; Betrek inwoners bij opgavegericht werken; Advies om te kijken waar de energie van inwoners op belangrijke onderwerpen zit; Stel bewonerspanels in, betrek inwoners online; Zorg dat informatie beschikbaar is voor inwoners om ze mee te laten praten; Organiseer inwonerspanels waarbij wordt uitgegaan van de eigen identiteit van kernen; Maatwerk op basis van behoefte, gericht faciliteren en duidelijke spelregels en communicatie om verwachtingen te managen. Geef duidelijk aan wat er wel en niet is gedaan en hoe je tot deze beslissing bent gekomen. Nee is ook een antwoord; Aandacht voor een brede betrokkenheid op fysiek en sociaal gebied waarbij er ook oog is voor de sociaal zwakkeren en het betrekken van maatschappelijke organisaties;

Samenvatting

Bij de inbreng van de raadsfracties komen overeen en vullen elkaar aan. Communicatie is het essentiële onderdeel bij het betrekken van de inwoners bij beleid en de omgeving.

Voorgestelde richting / speerpunten “betrekken inwoners bij beleid”.      

Zoals hierboven onder punt 5 benoemd is het uitgangspunt dat bewoners meedenken, meeschrijven en meewerken aan op te stellen wijkagenda’s of gebiedsplannen; Zorgen dat gebiedsgericht werken bijdraagt aan de burgerbetrokkenheid en participatie die elkaar ondersteunen; Onderzoek of bewonerspanels naast wijkagenda’s ook kunnen worden ingezet voor grote opgaven binnen de gemeente zoals bijvoorbeeld de energietransitie; De richting sluit aan bij de leidraad en instrumenten van de participatiekamer (beleid burgerparticipatie); Gebiedsgerichte communicatie uitwerken omdat dit een essentieel onderdeel is om de omgeving te betrekken; Het opzetten van projectwebsites voor grotere projecten om inwoners te betrekken en te informeren.

7. Meten van resultaten Inbreng raadsfracties • •

• • • • • •

• • • • •

Een kant en klare richting is te geven als de richting van gebiedsgericht werken bekend is; Resultaten van GGW is moeilijk meetbaar. Het enige dat je kan vragen of de enquête is gehouden en wat komt er uit; Meetbaar zit niet in opgestelde KPI’s maar meer in vertrouwen, zichtbaarheid en contacten in de wijk. Weten wat er aan signalen speelt en hoe je hierover communiceert; Geef aan of het een lobby is of harde feiten van een uitvoering; Meer effectindicatoren geven. We moeten ook toetsen en kijken of dit is gedaan. Dat doet de raad momenteel te weinig; Je moet het concreet en niet te algemeen houden. Vragen heel specifiek maken en die checken. Vraag: ”Bent u tevreden?” is te breed zodat genomen stappen controleerbaar zijn. Welke criteria staan er en die moet je meten; Maak het niet te ingewikkeld met een managementrapportage systeem; Afhankelijk van de uitkomst, indicatoren van het proces evalueren, met de ervaringen en burger participatie o Meedoen o Dienstverlening o Participatie o Opvolging van actie.

Vaker toetsen / monitoren van de leefbaarheid, sociale kracht, economische en veiligheid. Verbetering op thema’s en de raad mag het thema kiezen; SMART formulering van de opdracht waaraan je gaat samenwerken en een evaluatie of dat is gehaald; Implementeer Performance Management binnen gemeentelijke organisatie en in het samenwerkingsteam; Zorg voor digitale reviews en beoordelingscijfer; Laat inwoners en bedrijven meeschrijven binnen de programma’s of thema’s aan de invulling van de doelenboom door het opstellen van subdoelen. De subdoelen ga je samen prioriteren. De kans dat de meetbaarheid toeneemt en de klanttevredenheid is groot.

Samenvatting

De raadsfracties vinden het moeilijk om op dit onderdeel een duidelijke richting aan te geven. De meeste input is om de metingen duidelijk en concreet te houden. De raad ziet ook een rol voor zichzelf in de realisatie en opstellen van meetbaarheid. Ga niet voor een uitgebreid managementsysteem met vastgestelde KPI’s. Het tegenovergestelde is de inrichting van een compleet performance management systeem dat breder gaat dan gebiedsgericht werken.

Voorgestelde richting / speerpunten bij meten van resultaten    

Samen met inwoners en raadsfracties heel specifiek vaststellen wat wordt gemeten met als doel om er van te leren en verbeteringen aan te brengen; Begin klein en bouw het meten uit. Toets aan de hand van concrete vragen bij bewoners wat ze vinden van een activiteit. Bijvoorbeeld steekproefsgewijs uitvragen bij projecten wat betrokkenen van de gekozen werkwijzen vinden; Bij de opstelling van wijkagenda’s worden meetpunten vastgesteld waarbij de voortgang en partijen die betrokken zijn worden gevolgd; Combineren en aansluiten bij de periodieke Monitor Leefbaarheid- en Veiligheid en Sociale Kracht Monitor.

3. Opstap naar een nota gebiedsgericht werken 2022 2026 3.1. Indeling thema’s en richtingen gebiedsgericht werken De verschillende voorgestelde richtingen op basis van de gesprekken met de raadsfracties gecombineerd met de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek 2019, worden uitgewerkt in vier thema’s die het rekenkameronderzoek zijn genoemd. Nieuwe koers / algemeen beeld. De inbreng van de raadsfracties bij vraag 1 “De voorgestelde richting breder dan sec gebiedsgericht werken”, worden met de aanbevelingen van het rekenkamerrapport bij dit thema uitgewerkt. Herijking positionering gebiedsregisseurs en gebiedswethouders De inbreng van de raadsfracties bij de vragen 2 en 3 “De rollen van de gebiedsregisseurs en wijkwethouders”, worden met de aanbevelingen van het rekenkamerrapport bij dit thema uitgewerkt. Brede participatie van belanghebbenden en herzien huidige structuur bewonersorganisaties De inbreng van de raadsfracties bij de vragen 4,5 en 6 “De nieuwe rol van de bewonerscommissie, de DOP en het betrekken van inwoners bij beleid en omgeving”, worden met de aanbevelingen van het rekenkamerrapport bij dit thema uitgewerkt. Structureel volgen van proces en resultaten De inbreng van de raadsfracties van vraag 7 “Meten van resultaten”, wordt met de aanbevelingen van het rekenkamerrapport bij dit thema uitgewerkt.

3.2. Tijdspad naar nota gebiedsgericht werken Om tot een nieuwe nota te komen is het volgende tijdspad opgesteld. April 2021

Peilnota gebiedsgericht werken bespreken informatieve commissie. Commissie stelt de thema’s en richtingen voor de uitwerking van een nota gebiedsgericht werken 2022 – 2026 vast;

April - sept

Thema’s en richtingen voor nota gebiedsgericht werken bespreken met de professionals in de wijken, met bewonerscommissies en geïnteresseerden; Opstellen concept nota gebiedsgericht werken;

November

Concept nota gebiedsgericht werken bespreken in commissievergadering;

December

Vaststellen nota gebiedsgericht werken in gemeenteraadsvergadering;

Januari 2022

Start met uitrol gebiedsgericht werken 2022 - 2026