Leidraad participatie bij ruimtelijke initiatieven Stichtse Vecht 2023.pdf

Leidraad participatie bij ruimtelijke initiatieven Stichtse Vecht 2023 Handleiding bij bouw, verbouw en ruimtelijke initiatieven

Participatie De Omgevingswet gaat in op 1 juli 2023. De wet stimuleert participatie bij ruimtelijke initiatieven. Het is in een aantal gevallen zelfs verplicht. Gaat u bouwen, verbouwen of werkt u aan een ruimtelijk initiatief? Dan kan dit invloed hebben op de omgeving. Betrek daarom de omgeving bij ontwikkelingen. Gebruik deze handleiding om de participatie te organiseren. De handleiding is voor inwoners, professionals zoals projectontwikkelaars, architectenbureaus, woningbouwcorporaties en voor iedereen die deze leidraad wil gebruiken.

2

Voordelen participatie Mensen en bedrijven vinden het fijn om in een vroeg stadium betrokken te worden bij ruimtelijke initiatieven in hun omgeving. Deze initiatieven kunnen invloed op hen hebben. Door de ideeën van te voren te bespreken en de belangen of bezwaren van de belanghebbenden te horen, kan een goede afweging worden gemaakt. Door participatie kan een ruimtelijk initiatief worden aangevuld en verbeterd. De voordelen die dit oplevert zijn onder andere: •

Een ruimtelijk initiatief dat beter aansluit op de omgeving.

•

Een besluit kan beter en sneller worden genomen, doordat er samen met de belanghebbenden goed is nagedacht over voor- en nadelen van het ruimtelijk initiatief.

3

Participatiecategorieën Ieder ruimtelijk initiatief is anders en daarom ook de nodige participatie. Het niveau van de participatie hangt af van de invloed van het ruimtelijk initiatief op de omgeving. Ook de deelnemers verschillen per ruimtelijk initiatief. Het aanbrengen van een dakkapel heeft een andere invloed op de omgeving dan het openen van een café, of het bouwen van een flatgebouw. Daarom hebben wij de participatie verdeeld in drie categorieën. Per categorie is de invloed op de omgeving anders. Hieronder vindt u de drie participatiecategorieën. Op de volgende pagina’s worden de categorieën uitgelegd. • • •

1. (ver)bouwplannen en ruimtelijke initiatieven met beperkte invloed op de omgeving 2. (ver)bouwplannen en ruimtelijke initiatieven met gemiddelde invloed op de omgeving 3. Ruimtelijke initiatieven, plannen en projecten met grote invloed op de omgeving

4

Categorie 1 : (ver)bouwplannen en ruimtelijke initiatieven met een beperkte invloed op de omgeving

Hierbij kunt u denken aan: • (Vergunningsvrije) bouwwerken, bouwaanpassingen of activiteiten • Het ruimtelijk initiatief past binnen het omgevingsplan van de gemeente • Minder dan vijf directe omwonenden (volwassenen), zoals naaste buren, krijgen te maken met het ruimtelijk initiatief • Degene die het ruimtelijk initiatief indient is meestal een inwoner

5

Categorie 2 : (ver)bouwplannen en ruimtelijke initiatieven met gemiddelde invloed op de omgeving Hierbij kunt u denken aan: • Er is een vergunningplicht voor bouwwerken, bouwaanpassingen, evenementen of andere activiteiten • Een beperkt aantal mensen in de straat of wijk krijgt te maken met het ruimtelijk initiatief, vaak direct omwonenden. De gevolgen voor die mensen zijn meestal beperkt • Een beperkte mate van politieke of maatschappelijke aandacht wordt verwacht • Degene die het ruimtelijk initiatief indient is vaak een inwoner die zich laat begeleiden door een adviesbureau of deskundige

6

Categorie 3 : ruimtelijke initiatieven, plannen en projecten met grote invloed op de omgeving Hierbij kunt u denken aan: • Ruimtelijke initiatieven, plannen en projecten met ingrijpende gevolgen voor de leefomgeving van de inwoners of zorgen voor een wijziging van het ruimtelijke beleid van de gemeente. • Het ruimtelijk initiatief heeft veel verschillende belanghebbenden met verschillende belangen • Het ruimtelijk initiatief trekt waarschijnlijk veel maatschappelijke of politieke aandacht • Het ruimtelijk initiatief past niet binnen het omgevingsplan van de gemeente. De gemeente moet in de besluitvorming nadrukkelijk een belangenafweging maken • De initiatiefnemer is vaak een professionele partij, zoals een projectontwikkelaar, een architectenbureau, een woningbouwcorporatie, de gemeente of een andere overheid

7

Stappenplan

Het bepalen van de categorie

Het bepalen van de categorie Vindt u het lastig om de juiste categorie te bepalen? Door de vragenlijst op de volgende pagina te gebruiken krijgt u een beeld van de invloed van uw initiatief op de omgeving. Met de uitkomst van de vragenlijst komt u erachter in welke participatiecategorie uw initiatief waarschijnlijk valt.

9

Aanpak vragenlijst in drie stappen 1

2

3

Beantwoord de vragen en noteer het aantal punten

Tel de punten van de vijf antwoorden bij elkaar op

Het totaal aantal punten geeft de participatiecategorie

10

Vragenlijst 1 PUNT

2 PUNTEN

3 PUNTEN

1. Wie is de aanvrager?

Inwoner

Adviesbureau namens inwoner

Professionele partij

2. Hoeveel belanghebbenden krijgen met het ruimtelijk initiatief te maken?

De directe buren

De directe omwonende

De straat/de wijk

3A. Indien het gaat om een bouwactiviteit: waaraan wordt gebouwd?

Een bouwwerk bij een bestaande functie, bouwaanpassingen of veranderingen van zeer beperkte omvang (dakraam, zonnepanelen, normaal onderhoud – interne verbouwing)

Nieuwbouw, nieuwe functies, Een uitbreiding van een bouwwerk bij een bestaande vanaf twee woningen of ruimtelijke functie, bouwaanpassingen of veranderingen zijn van projecten. beperkte omvang aan de buitenkant (dakkapel, dakopbouw, gevelwijzigingen, uitbouw etc. tuinschuur).

3B. Indien het om een andere activiteit gaat: hoeveel invloed heeft de activiteit op de omgeving? Denk hierbij aan tijd, ruimte, milieu, geluid en andere aspecten

Zeer beperkte invloed op de omgeving: - Bijvoorbeeld categorie A evenementen

Beperkte invloed op de omgeving - Bijvoorbeeld categorie B evenementen

Relevante invloed op de omgeving - Bijvoorbeeld categorie C evenementen

4. Past het ruimtelijk initiatief binnen het omgevingsplan?

Ja, vergunningsvrij

Ja, vergunningplicht

Nee, buitenplans

5. Hoeveel aandacht verwacht je?

Alleen van geïnteresseerden

Van politieke en maatschappelijke organisaties

Media

OF

11

Participatiecategorie Uitkomst van vragenlijst

Categorie

5 punten

Categorie één: beperkte invloed op de omgeving

6 tot en met 10 punten

Categorie twee: gemiddelde invloed op de omgeving

11 punten of meer

Categorie drie: grote invloed op de omgeving

12

Categorie 1

Beperkte invloed op de omgeving

Categorie 1 Uw (ver)bouwplan of ruimtelijke initiatief heeft mogelijk gevolgen voor uw buren of andere mensen in uw straat. Overleg met de mensen in uw omgeving. Soms is het nodig uw ruimtelijk initiatief aan te passen.

Wie hebben een belang bij het ruimtelijk initiatief?

Wie gaan wij bij het ruimtelijk initiatief betrekken?

Wanneer betrekken wij hen bij het ruimtelijk initiatief?

Hoe betrekken wij hen bij het ruimtelijk initiatief?

Terugkoppelen van de resultaten

14

Andere belanghebbenden Stap 1: bedenk wie belang hebben bij uw ruimtelijk initiatief • Stel uzelf vragen als: – Wie merken iets van het ruimtelijk initiatief? – Wat betekent het ruimtelijk initiatief voor andere mensen in uw omgeving?

Stap 2: betrek uw omgeving bij het ruimtelijk initiatief • Overleg met uw buren en andere belanghebbenden. Bekijk onderstaande mogelijkheden om dat te doen. – Wie kunt u het beste betrekken? • Betrek alle mensen die iets merken van uw ruimtelijk initiatief, bijvoorbeeld: – buren naast u – buren tegenover u – buren achter u – andere bewoners of bedrijven in de straat 15

Het betrekken van de omgeving Meld een ruimtelijk initiatief zo snel mogelijk bij uw omgeving. Zo zorgt u ervoor dat de omgeving op de hoogte is van uw plannen. Op die manier kan de omgeving meedenken en zich betrokken voelen. Daarnaast is het makkelijker en goedkoper om een ruimtelijk initiatief in het begin een beetje aan te passen als dit nodig blijkt. U vertelt de deelnemers aan het eind hoe u met hun inbreng rekening heeft gehouden. U kunt op verschillende manieren het gesprek aangaan met de omgeving: • Ga op bezoek bij de buren • Ga langs de deuren • Nodig hen uit bij u thuis

16

Ga aan de slag Na de participatie kunt u aan de slag. U kunt aan de slag als:  de aanvraag vergunningsvrij is, en  het ruimtelijk initiatief met de belanghebbenden is besproken, en  het ruimtelijk initiatief (wanneer nodig) is aangepast, en  de belanghebbenden over het definitieve ruimtelijk initiatief zijn geïnformeerd.

17

Categorie 2

Gemiddelde invloed op de omgeving

18

Categorie 2 Uw (ver)bouwplan of ruimtelijk initiatief heeft gevolgen voor uw straat of wijk. Overleg daarom met de mensen in uw omgeving voordat u een aanvraag bij de gemeente indient. Soms is het nodig uw ruimtelijk initiatief aan te passen. U maakt daarna een verslag van uw participatie en voegt dat toe aan de aanvraag voor uw ruimtelijk initiatief. Hieronder worden de verschillende stappen verder uitgelegd.

Wie hebben een belang bij het ruimtelijk initiatief?

Maak een participatieplan

Betrek de omgeving bij het ruimtelijk initiatief

Maak een verslag voor bij de aanvraag

Terugkoppeling aan de omgeving

Dien een aanvraag in

19

Andere belanghebbenden Stap 1: bedenk wie belang hebben bij uw ruimtelijk initiatief • Stel uzelf vragen als: – Wie merken iets van het ruimtelijk initiatief? – Wat betekent het ruimtelijk initiatief voor andere mensen in uw omgeving? – Zijn er in de buurt vergelijkbare ruimtelijke initiatieven geweest? Wat hebben andere belanghebbenden hiervan gemerkt? Op welke manier zijn zij betrokken?

Betrek alle mensen die iets merken van uw ruimtelijk initiatief, bijvoorbeeld: – – – –

buren naast u buren tegenover u buren achter u andere bewoners of bedrijven in de straat

20

Participatieplan Schrijf een kort participatieplan met daarin de volgende informatie:  Wie gaat u betrekken?  Waar kunnen zij over meepraten of meedenken?  Hoeveel invloed krijgen zij op het eindresultaat?  Hoe betrekt u de omgeving?  Welke online of offline participatievormen en -middelen zet u in?  Hoe bereikt u omgeving?  Op welke manier kunnen zij reageren op uw ruimtelijk initiatief?  Wat gaat u met de resultaten doen?  Kunt u uw ruimtelijk initiatief aanpassen nadat u de omgeving heeft gesproken?  Hoe houdt u belanghebbenden van het vervolg op de hoogte?  Deel het participatieplan met uw contactpersoon bij de gemeente, als u twijfelt of de gekozen participatievormen en methoden passen bij uw ruimtelijk initiatief. 21

Het betrekken van de omgeving Meld een ruimtelijk initiatief zo snel mogelijk bij uw omgeving. Zo zorgt u ervoor dat de omgeving op de hoogte is van uw plannen. Op die manier kan de omgeving meedenken en zich betrokken voelen. Daarnaast is het makkelijker en goedkoper om een ruimtelijk initiatief in het begin een beetje aan te passen als dit nodig blijkt. U vertelt de deelnemers aan het eind hoe u met hun inbreng rekening heeft gehouden. U kunt op verschillende manieren het gesprek aangaan met de omgeving: • Ga op bezoek bij de buren • Nodig hen uit bij u thuis • Verspreid een informatiebrief huis-aan-huis met een mogelijkheid om te reageren. Laat met tekeningen of foto's zien wat u van ruimtelijk initiatief bent • Organiseer een (online) inloopavond. Tijdens de inloopavond kunt u tekeningen van uw ruimtelijk initiatief laten zien, een architect uitleg laten geven, vragen beantwoorden en belanghebbenden mee laten denken. 22

Het participatieverslag Leg het resultaat van de participatie vast in een participatieverslag. Het verslag is belangrijk voor de betrokkenen en voor de uzelf. Zo kunt u de betrokkenen laten weten wat u met hun inbreng heeft gedaan en of u het ruimtelijk initiatief heeft aangepast. Daarnaast wil de gemeente weten wat u aan participatie heeft gedaan. Stuur het participatieverslag mee bij het indienen van de aanvraag voor de omgevingsvergunning. De gemeente kan vragen naar overige documenten waaruit blijkt dat u volgens het participatiebeleid van de gemeente heeft gehandeld. De gemeente beoordeelt uw verslag aan hand van artikel 4 lid 3 van de participatieverordening.

Over het ruimtelijke initiatief:  Omschrijving initiatief en het doel van het initiatief (wat wilt u bereiken)  Wat uw initiatief bijdraagt aan u en de samenleving  Wanneer het initiatief een succes is  Vergelijkbare initiatieven  Besluitvorming over het initiatief Direct betrokkenen:  Deelgenomen betrokkenen met contactgegevens (naam, adres en e-mail)  Consequenties van het initiatief voor betrokkenen  Gekozen methode van participatie (online en/of offline, hoeveel bijeenkomsten) Uitkomsten participatie:  Belangen, overeenkomsten en knelpunten  Benoem ingebrachte ideeën en kennis van betrokkenen  Beschrijf gemaakte afspraken Weging van de inbreng:  Geef een inschatting van het draagvlak (groot, beperkt of geen) voor uw initiatief 23

Aanvragen omgevingsvergunning Na de participatie kunt u een aanvraag om een omgevingsvergunning indienen. U kunt aan dit doen als:  het ruimtelijk initiatief met de belanghebbenden is besproken  het ruimtelijk initiatief (wanneer nodig) is aangepast  de belanghebbenden over het definitieve ruimtelijk initiatief zijn geïnformeerd  het participatieverslag voldoende is gemotiveerd en wordt meegezonden

24

Categorie 3

Grote invloed op de omgeving

Categorie 3 Uw ruimtelijk initiatief, initiatief of gebiedsontwikkeling heeft grote gevolgen voor de omgeving. Betrek daarom bewoners en bedrijven bij uw ruimtelijk initiatief. Dit kan betekenen dat u belangen moet afwegen en uw ruimtelijk initiatief moet aanpassen. Hieronder wordt in verschillende stappen uitgelegd hoe u de participatie kunt organiseren.

Wie hebben een belang bij het ruimtelijk initiatief?

Maak een participatieplan

Maak een verslag voor bij de aanvraag

Betrek de omgeving bij het ruimtelijk initiatief

Voer omgevingsoverleg met de gemeente

Terugkoppeling aan de omgeving

Dien een aanvraag omgevingsvergunning in

26

Andere belanghebbenden Stap 1: bedenk wie belang hebben bij uw ruimtelijk initiatief • Stel uzelf vragen als: – Wie merken iets van het ruimtelijk initiatief? – Wat betekent het ruimtelijk initiatief voor andere mensen in uw omgeving? – Zijn er al eerder plannen geweest op deze locatie? Hebben belanghebbenden daar last van gehad? Zijn ze op een andere manier betrokken geweest?

Betrek alle mensen die iets merken van uw ruimtelijk initiatief, bijvoorbeeld: – buren naast u – buren tegenover u – buren achter u – andere bewoners of bedrijven in de straat

27

Participatieplan Schrijf een groot participatieplan • Houd rekening met de verplichte onderdelen die terug moeten komen in het participatieverslag. Zie voor meer informatie artikel 4 lid 3 uit de Verordening participatie bij ruimtelijke initiatieven Stichtse Vecht 2022 • Let op bij activiteiten die niet in het omgevingsplan passen: de gemeenteraad vraagt in bepaalde gevallen een minimale vorm van participatie. Als deze minimale vormen van participatie niet uitgevoerd zijn, brengt de gemeenteraad advies uit over deze aanvraag voor een omgevingsvergunning. Zie voor meer informatie hoofdstuk 3 uit de Advies- en participatielijst gemeenteraad Stichtse Vecht 2022.

28

Het betrekken van de omgeving Meld een ruimtelijk initiatief zo snel mogelijk bij uw omgeving. Zo zorgt u ervoor dat de omgeving op de hoogte is van uw plannen. Op die manier kan de omgeving meedenken en zich betrokken voelen. Daarnaast is het makkelijker en goedkoper om een ruimtelijk initiatief in het begin aan te passen als dit nodig blijkt. U vertelt de deelnemers aan het eind hoe u met hun inbreng rekening heeft gehouden. U kunt op verschillende manieren het gesprek aangaan met de omgeving: • Verspreid een informatiebrief huis-aan-huis met een mogelijkheid om te reageren. Laat met tekeningen of foto's zien wat u van ruimtelijk initiatief bent • Organiseer een (online) inloopavond. Tijdens de inloopavond kunt u tekeningen van uw ruimtelijk initiatief laten zien, een architect uitleg laten geven, vragen beantwoorden en belanghebbenden mee laten denken. • U kunt een toolbox met ideeën voor participatie opvragen bij de gemeente. 29

Het participatieverslag Leg het resultaat van de participatie vast in een participatieverslag. Het verslag is belangrijk voor de betrokkenen en voor de uzelf. Zo kunt u de betrokkenen laten weten wat u met hun inbreng heeft gedaan en of u het ruimtelijk initiatief heeft aangepast. Daarnaast wil de gemeente weten wat u aan participatie heeft gedaan. Houd bij het schrijven rekening met de verplichte onderdelen die terug moeten komen in het participatieverslag. Zie voor meer informatie artikel 4 lid 3 uit de Verordening participatie bij ruimtelijke initiatieven Stichtse Vecht 2023. De gemeente beoordeelt uw verslag aan hand van artikel 4 lid 3 van deze verordening.

30

Indienen vooroverlegplan of omgevingsoverleg Na de participatie kunt u een vooroverlegplan of omgevingsoverleg indienen. U kunt aan dit doen als:  het ruimtelijk initiatief met de belanghebbenden is besproken  het ruimtelijk initiatief (wanneer nodig) is aangepast  de belanghebbenden over het definitieve ruimtelijk initiatief zijn geïnformeerd  het participatieverslag voldoende is gemotiveerd en wordt meegezonden Nadat de gemeente positief op uw vooroverlegplan of omgevingsoverleg heeft gereageerd, kunt u een aanvraag voor een omgevingsvergunning indienen.

31