Brief boardletter 2020.pdf

*Z04BC919D79*

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Team

Raad van de gemeente Stichtse Vecht

Audit Control/privacy Behandeld door Mathea Buckx Direct nummer 140346 E-mail info@stichtsevecht.nl

Datum 1 december 2020 Onderwerp

Ons kenmerk

Interimcontrole accountant 2020 Bijlage(n)

Z/20/201235- D/20/208290 Uw kenmerk

1. Boardletter 2020 Bij beantwoording graag ons kenmerk en datum vermelden.

Beste leden van de gemeenteraad, Bijgaand treft u de Boardletter 2020 van de accountant Publieke Sector Accountants (PSA) aan, waarin de accountant op hoofdlijn de bevindingen uit de interimcontrole aangeeft. Tevens bevat de Boardletter adviezen voor de interne beheersomgeving en aandachtspunten voor de Jaarrekening 2020. In deze brief reageert het college op de belangrijkste bevindingen en adviezen van de accountant. Interimcontrole en (voorbereiding) jaarrekeningcontrole 2020 De accountant voert jaarlijks als onderdeel van de controle van de jaarrekening een interimcontrole uit. De interimcontrole richt zich primair op de interne beheersingsomgeving, voor zover deze relevant is voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. 2020 is het 2e jaar waarin PSA als accountant van de gemeente Stichtse Vecht de interimcontrole heeft uitgevoerd. Als gevolg van de COVID-19 pandemie heeft de accountant dat dit jaar geheel op afstand moeten doen. Net als de accountant zijn wij van mening dat desondanks de samenwerking en afstemming tijdens de controle prettig en soepel verliep. De inschatting is dat ook bij de jaarrekeningcontrole op afstand samengewerkt moet worden. Dit zal aan beide kanten vragen om een strak projectmanagement. Hier gaan wij de komende maanden samen met de accountant vorm aan geven. Belangrijkste bevindingen en adviezen

De belangrijkste bevindingen en adviezen die de accountant naar aanleiding van de interimcontrole in de Boardletter 2020 benoemt, betreffen de volgende onderdelen:

Zoals de accountant terecht concludeert heeft het college aandacht voor de taak- en rolverdeling binnen de interne beheersomgeving (de zogeheten 3 Lines of Defense). Interne beheersing is immers van belang voor de hele organisatie. Het borgen van de actualisatie van procesbeschrijvingen in de 1e lijn sluit dan ook aan bij onze visie om control meer in de lijn te Vindt u deze brief niet duidelijk? Laat het ons weten via info@stichtsevecht.nl If you don’t understand Dutch, please email us at info@stichtsevecht.nl Pagina 1 van 3

Brief boardletter 2020.docx/BM1

1. Interne beheersing De accountant constateert dat het college actief stappen zet om de interne beheersing verder te versterken en mogelijkheden tot professionalisering van de interne controle op de planning heeft staan. De accountant signaleert daarnaast ook verbetermogelijkheden voor de interne beheersing, zoals het nadrukkelijker neerleggen van de verantwoordelijkheid voor actualisatie van procesbeschrijvingen bij het lijnmanagement.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

beleggen en een verschuiving te maken naar de voorkant van processen in plaats van controles achteraf. Daartoe zijn wij eerder onder meer het project Processen 2020 gestart, dat dit jaar wordt afgerond. Tevens maakt het deel uit van het thema bedrijfsvoering uit de doorontwikkeling "Samen van goed naar beter", waar de raad onlangs over geïnformeerd is. Wij gaan daarnaast graag met de accountant in gesprek over "best practices" en verbetersuggesties in processen, procesbeschrijvingen en bijbehorende beheersmaatregelen, zodat deze direct kunnen meelopen in het proces om te komen tot een adequate rechtmatigheidsverantwoording. 2. Aanbevelingen processen De bevindingen op procesniveau helpen ons een beter beeld te krijgen van de mogelijke verbetermogelijkheden in de processen en de rechtmatigheid. Op een aantal bevindingen van de accountant gaan wij graag nader in. Frauderisico-analyse De accountant adviseert de totstandkoming van een frauderisico-analyse, waar mogelijk, te versnellen en nog dit jaar tot een eerste opzet te komen die ook met de Auditcommissie gedeeld kan worden. Een eerste opzet van de analyse is in concept gereed, maar nog niet gereed voor vaststelling in directie, college en bespreking met de Auditcommissie.

In het 1e kwartaal van 2021 vindt nadere uitwerking van de analyse plaats met onder meer getroffen/te treffen beheersmaatregelen per geïnventariseerd risico, dit in lijn met het algemene risicomanagement. De behandeling van de analyse in het college is voorzien voor einde 1e kwartaal 2021. Dit tijdpad is eerder met de Auditcommissie gedeeld. Inkoop- en aanbestedingsproces  Europese aanbestedingen In 2019 zijn voor € 3.138.000 onrechtmatigheden in de aanbestedingen vastgesteld. Deze onrechtmatigheden hadden betrekking op contracten die Europees aanbesteed hadden moeten worden, die (in voorgaande jaren) zijn aangegaan en in 2019 nog doorliepen of verlengd zijn. Ook is toen geconstateerd en met de raad gedeeld dat dit in 2020 doorwerkt. Recent hebben wij een analyse gemaakt over het eerste halfjaar en is een afwijking van € 3,9 mln vastgesteld. Dit betreft naast de fouten van voorgaand jaar ook nieuwe fouten. Hoewel de accountant nog geen onderzoek naar de door ons geconstateerde afwijkingen heeft kunnen doen, is de verwachting dat er ook dit jaar afwijkingen zullen zijn die een effect hebben op de strekking van de controleverklaring voor het onderdeel rechtmatigheid.

 Prestatielevering Het advies van de accountant om richtlijnen op te stellen voor een betere vastlegging over de prestatielevering van derden herkennen wij. Vanuit het project Processen 2020 is bij het onderdeel 'contractmanagement' de keten van factuurproces - verplichting - contracten en prestatielevering onderhanden, waarbij gestart is met het factuurproces. Het opstellen van richtlijnen voor de prestatielevering nemen wij hier in mee. De planning is het project voor het beter vastleggen van de prestatielevering in de eerste helft van 2021 af te ronden.

Pagina 2 van 3

Brief boardletter 2020.docx/

Het college heeft nadrukkelijk aandacht voor het aanbestedingsproces en daarin door te voeren verbeteringen. Het ondervangen van rechtmatigheidsfouten is een meerjarige exercitie. Omdat contracten voor meerdere jaren worden afgesloten, processen moeten worden aangepast en het aantal contracten maakt dat dit tijd vergt. In verband hiermee is in 2019 het implementatieplan Inkoop opgesteld . In 2020 is volgens de lijn van dit plan gewerkt aan diverse verbeteringen. Zo zijn zoals in de Boardletter aangegeven contractbeheerders aangewezen om contractmanagement te verbeteren. Ook worden nieuwe en lopende contracten geïnventariseerd en op de juiste wijze geregistreerd. Deze registratie is centraal belegd. In het aanbestedingsproces zelf worden in latere fasen verbeteringen aangebracht. Dit zijn stappen in de goede richting, die vanwege het meerjarige karakter niet meteen in de verklaring van de accountant terug te zien zijn.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

3. Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Naar verwachting dient met ingang van het verslagjaar 2021 het college zelf de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Met de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Om de invoering van de verantwoording mogelijk te maken moeten landelijk wetsaanpassingen worden doorgevoerd in diverse wetten zoals de Gemeentewet en vervolgens ook in lagere regelgeving zoals het BBV. Deze wetsaanpassingen zijn nu, november 2020, nog onderhanden. Daardoor is nog steeds niet duidelijk of het invoeringsjaar daadwerkelijk verslagjaar 2021 zal zijn. Het college treft desondanks wel de benodigde voorbereidingen. De accountant benoemt in dat kader een aantal stappen die nog gezet moeten worden. Wij onderschrijven deze. Binnenkort staat op de planning: - Het bepalen van de uitgangspunten. Daarvoor leggen wij op 1 respectievelijk 15 december een voorstel aan de commissie en de raad voor. Met dit voorstel stelt de raad onder meer de verantwoordingsgrens vast; - Het normenkader ronden wij begin 2021 af. - Het interne controleplan, de risicoanalyse en de aanpak van het controleplan wordt jaarlijks opgesteld nadat de begroting voor het controlejaar (2021) en het lopende boekjaar is afgerond.

Daar wordt eind 2020/begin 2021 mee gestart. - Voor de beoogde verantwoordingstekst volgen wij de richtlijnen van de commissie BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) zoals ook bijgevoegd bij het raadsvoorstel van december 2020. 3. Aandachtspunten Jaarrekening 2020 De accountant geeft in de Boardletter een aantal aandachtspunten voor de Jaarrekening 2020 aan. Deze hebben met name te maken met COVID-19 en mogelijk aanvullend te maken voor:  de verantwoording van subsidie-uitgaven;  verantwoording en controle Tozo-bestedingen (inclusief uitvoeringskosten);  zorgverlening (Jeugd en WMO). Bij het advies van de accountant om de aanvullende werkzaamheden voor de subsidie-uitgaven tijdig voor de start van de jaarrekeningcontrole uit te voeren merken wij op dat de gemeente pas eind maart 2021 beschikt over de gegevens om de gevolgen van COVID-19 goed per instelling in kaart te brengen. Het advies van de accountant kan om die reden niet geheel gerealiseerd worden. Voor de verantwoording van de Tozo-bestedingen volgen wij de landelijke lijn en maken zo nodig nadere afspraken met de gemeente Utrecht. Inmiddels heeft daarover zowel ambtelijk als tussen de accountants afstemming plaatsgevonden. 4.

Follow up bevindingen en adviezen Boardletter 2019 Naar aanleiding van de Interimcontrole over 2019 heeft de accountant adviezen gegeven om de financiële bedrijfsvoering verder te verbeteren. Deze waren op hoofdlijnen weergegeven in de Boardletter van 2019. Een deel van de aanbevelingen is in de Jaarstukken 2019 meegenomen of binnen de bedrijfsvoering opgepakt, zoals via het implementatieplan inkoop, het actualiseren van processen, de IT-omgeving of actualisatie van de Vastgoednota. Nog niet alle adviezen zijn afgerond, die vragen meer tijd. Een aantal daarvan komt terug in de Boardletter 2020 (zoals het inkoop- en aanbestedingsproces of de rechtmatigheidsverantwoording). Invulling van de nog niet afgeronde overgenomen adviezen loopt door in 2021 en monitoring daarvan vindt periodiek plaats. Met vriendelijke groet,

drs. F.J. Halsema gemeentesecretaris

Pagina 3 van 3

drs. A.J.H.T.H. Reinders burgemeester

Brief boardletter 2020.docx/

Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht,