Boardletter 2022 Gemeente Stichtse Vecht.pdf

Boardletter 2022 Gemeente Stichtse Vecht

Aan de raad van de gemeente Stichtse Vecht t.a.v. de auditcommissie Postbus 1212 3600 BE MAARSSEN Onderwerp Boardletter 2022 Datum 13 februari 2023 Kenmerk 312019001.23.092

Geachte raad, geachte auditcommissie, Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2022, de interim-controle voor uw gemeente uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2022 te signaleren en onder de aandacht van het college te brengen. In de managementletter van 10 februari 2023 met kenmerk 312019001.22.450, die primair is bestemd voor het college en het directieteam, hebben wij onze bevindingen die uit de interim-controle voortvloeien, gerapporteerd en adviseren wij over mogelijke verbeterpunten in de AO/IB. De (concept) managementletter is op 31 januari 2023 in het directieoverleg besproken en wij hebben deze op 7 februari 2023 met de portefeuillehouder besproken. Met deze boardletter informeren wij u op hoofdlijnen over de uitkomsten van onze controle. Dit verslag geeft de samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen weer die wij met onze managementletter hebben gerapporteerd aan het college. Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van de raad en de auditcommissie van de gemeente Stichtse Vecht en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA ValidSigned door A. Booij RA op 13-02-2023

Inhoudsopgave

Contact:

Samenvatting gerapporteerde bevindingen........................2

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot deze boardletter:

1. Inleiding ........................................................................4

Arie Booij Tel: 06 – 1509 2689 Gert Scheele Tel: 06 – 1098 0213

2. Observaties interne beheersing .....................................6 3. Rechtmatigheidsverantwoording .................................13 4. Overige bevindingen ....................................................16

Samenvatting gerapporteerde bevindingen

312019001.23.092 - 1

Samenvatting gerapporteerde bevindingen Toezicht ▪

▪

▪ ▪

Rechtmatigheidsverantwoording

Het college heeft veel aandacht voor de doorontwikkeling van de organisatie en ▪ daarmee de (noodzakelijke) verbetering van de interne beheersing. Dit heeft mogelijk meer tijd nodig dan u had voorzien. Naar onze mening is het van belang de tijd te nemen ▪ die nodig is, omdat de doorontwikkeling een belangrijke bijdrage moet gaan leveren aan het in control zijn van de organisatie. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn ▪ heeft aandacht (nodig). Het college heeft nog geen (gemeentebrede) frauderisicoanalyse opgesteld en er wordt ook niet gerapporteerd aan de auditcommissie over frauderisico’s en de beheersing ▪ daarvan. De realisatie van aanbevelingen uit controles uit voorgaande jaren wordt door het college gemonitord. Rapportage hierover aan de auditcommissie vindt nog niet plaats. Er is intern veel aandacht om de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT omgeving te verbeteren. Wij hebben diverse adviezen gegeven, waaronder het laten uitvoeren van een IT-audit.

De introductie van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld tot de jaarrekening voor het verslagjaar 2023, welke in 2024 wordt vastgesteld. Stel de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vast en actualiseer de verordeningen 212 en 213 GW. Het intern controleplan bevat belangrijke randvoorwaarden om een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen. Voor 2023 is deze nog niet beschikbaar. Het is van belang dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om het intern controleplan uit te voeren. Mogelijk is de beschikbare capaciteit van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle in de 3e lijn te beperkt om de noodzakelijke werkzaamheden op te kunnen pakken. Dit betekent dat een actieve betrokkenheid bij de uitvoering van het intern controleplan van de 1e en 2e lijn echt noodzakelijk is.

(Verbijzonderde) interne controle en processen

Risico’s en aandachtspunten jaarrekening

▪

▪

▪

▪

Bij de interne controle zijn over het eerste half jaar van 2022 afwijkingen van EUaanbestedingsregels geconstateerd voor een bedrag van € 5,3 miljoen. Hiervan heeft € 1,6 miljoen betrekking op doorlopende fouten uit voorgaande jaren en heeft € 3,7 miljoen betrekking op nieuwe fouten uit 2022. Dit betekent dat voor het jaar 2022 sprake zal zijn van een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid. De (interne) controle over het tweede half jaar van 2022 moet duidelijkheid geven over de totale fout voor 2022. Er is nog geen beleid geformuleerd, op basis waarvan de prestatielevering moet worden vastgesteld en gedocumenteerd. Dit neemt het college mee bij de verdere verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces. De interne controle op wijzigingen van crediteurenstamgegeven en het vastleggen van aangegane verplichtingen in de verplichtingenadministratie lopen eveneens mee in de doorontwikkeling van het inkoopproces. Voor de jaarrekening 2022 moet nog een interne controle op wijzigingen van crediteurenstamgegevens uitgevoerd worden. Wij hebben verder de volgende bevindingen/aanbevelingen aan het college gerapporteerd: o Voer een analyse en interne controle uit op de memoriaalboekingen. o Onderzoek de mogelijkheden om tot tussentijdse afsluitingen te komen. o Valideer de gehanteerde BTW-mengpercentages.

o Zorg voor een consistente vastlegging van de controle van de identiteit van cliënten in het zorgdomein, welke voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

▪

▪

▪

▪

▪ ▪

Gemeenten zijn vanaf 2022 verplicht om in de jaarrekening 2022 aan te geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. Wij hebben het college geadviseerd om de betrouwbaarheid en redelijkheid van de belangrijkste schattingselementen die ten grondslag liggen aan de waardering van de grondexploitaties en onderhoudsvoorzieningen tijdig te evalueren en de uitgangspunten die hieraan ten grondslag liggen, waar nodig, te actualiseren. In de jaarrekening 2022 moet de afrekening over 2022 met TimSV worden verwerkt. Het is van belang dat het college deze afrekening onderbouwd en dat deze aansluit op de besluitvorming van het college en/of de raad van uw gemeente. Wij hebben het college geadviseerd een analyse van openstaande investeringskredieten te maken en deze af te sluiten af wanneer dat mogelijk is alsmede na te gaan of de geraamde (restant) budgetten voor de toekomstige uitvoering van de investeringswerken (nog) toereikend zijn. Medewerkers kunnen op basis van de CAO Gemeenten vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Voor de jaarrekening 2022 hebben wij het college geadviseerd om te onderzoeken of zij een voorziening ‘verlofsparen’ moet vormen. Wij hebben het college geadviseerd om de borg- en garantstellingen te beoordelen op het risico van aanspraken richting uw gemeente en de mogelijk financiële gevolgen in beeld te brengen.

Er is sprake van achterstanden in het debiteurenbeheer. Voor de jaarrekening 2022 moet de volwaardigheid van de openstaande vorderingen door het college beoordeeld worden. 312019001.23.092 - 2

1.

Inleiding

312019001.23.092 - 3

1. Inleiding Onze controleaanpak is risicogericht

Wij hebben de opdracht gekregen de jaarrekening 2022 van uw gemeente te controleren. Als onderdeel van deze opdracht hebben wij in december 2022 de interim-controle uitgevoerd. De belangrijkste, bestuurlijk relevante, bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van onze interim-controle zijn in deze boardletter opgenomen. De aangelegenheden waarover wij rapporteren, zijn beperkt tot die tekortkomingen of aandachtspunten die wij tijdens de controle hebben onderkend en waarvoor wij tot de conclusie komen dat deze voldoende belangrijk zijn om aan u te worden gerapporteerd. In hoofdstuk 2 geven wij een samenvatting van de aan het college gerapporteerde bevindingen met betrekking tot de interne beheersing en onderzochte financiële processen. In hoofdstuk 3 gaan wij nader in op de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van 2023 door het college moet worden opgesteld en in de jaarrekening moet worden opgenomen. In hoofdstuk 4 ten slotte gaan wij in op een aantal bevindingen die relevant zijn voor de jaarrekening 2022 en onze oordeelsvorming daarbij.

Aandachtspunten voor controle en rapportage

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal aandachtspunten, die een verhoogd risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. Deze risicogebieden zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming, welke wij op 11 oktober 2022 met uw auditcommissie hebben besproken, betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich ook voordoen, maar is enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan zullen besteden. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft uw college voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons tijdens de interim-controle gericht op de opzet en het bestaan van de door het college ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. De aandachtspunten en risicogebieden zijn hieronder weergegeven. ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De voortgang van uw investeringsplanning en de beheersing kredieten. De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties (Harmonieplein en Veenkluit Tienhoven), waaronder de impact van prijsontwikkelingen op de verwachte resultaten inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen en de verantwoording van eventuele nieuwe exploitaties in 2022. De verantwoording en waardering van voorzieningen in relatie tot de aanwezigheid van actuele onderbouwingen en juistheid van berekeningen. De voortgang en realisatie van gesubsidieerde projecten, inclusief de afrekening met derden, waaronder het Rijk. Grip op de naleving van de (Europese) aanbestedingsregel, mede als gevolg van afwijkingen in voorgaande jaren (2021 € 9.086.000). Uw fiscale positie in het kader van de Vpb. “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor Stichtse Vecht. Wij hebben op dit moment geen indicaties dat dit zich heeft voorgedaan. 312019001.23.092 - 4

▪ ▪ ▪

▪ ▪ ▪

Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2021 gerapporteerde onzekerheden (€ 202.000), de uitkomsten van uw onderzoek naar de levering van zorg in 2022 en de samenwerking met TimSV. Uw afhankelijkheid van derden inzake de verantwoording en rapportage (Sociaal Domein, Belastingen en Inkomensregelingen). De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college (over 2023) en de impact van de doorontwikkeling van de organisatie hierop. Ontwikkelingen op IT-gebied. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.

In deze boardletter rapporteren wij over de onderwerpen waarvan wij het belangrijk vinden die u in het kader van uw kaderstellenden en toezichthoudende rol te informeren.

Materialiteit

De materialiteitsbepaling bij de gemeente Stichtse Vecht is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en op het door uw gemeenteraad op 5 maart 2019, met registratienummer Z/19/152066-VB/19/94439, vastgestelde meerjarige “Controleprotocol jaarrekening gemeente Stichtse Vecht”. Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de lasten inclusief stortingen in reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief stortingen in reserves. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2022. Wanneer de jaarrekening 2022 beschikbaar is, zullen wij onze materialiteitbepaling op basis van de werkelijke cijfers over 2022 herzien. Bij de interim-controle is derhalve uitgegaan van:

Bron: begroting 2022 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 1.468.500

€ 4.405.500

Voor de controle op naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) hanteren wij een lagere materialiteit. Deze specifieke materialiteitsberekening is verplicht gesteld vanuit de Regeling Controleprotocol WNT.

Kernboodschappen

De kernboodschappen uit onze interim-controle 2022 hebben wij steeds in de linker kantlijn weergegeven.

312019001.23.092 - 5

2.

Observaties interne beheersing

312019001.23.092 - 6

2. Observaties interne beheersing Organisatieontwikkeling heeft impact op interne beheersing

In onze rapportages over 2021 hebben wij uitvoerig stil gestaan bij de inrichting van uw administratieve organisatie en interne beheersomgeving, en adviezen gegeven om deze, ook in de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording, te verbeteren. Wij merken in de gesprekken die wij hierover voeren en de documenten die hieraan ten grondslag liggen, dat hier weliswaar aandacht voor is bij het college en binnen de gemeentelijke organisatie, dat bij de verschillende afdelingen de drive aanwezig is om tot verandering over te gaan en dat er oog is voor de zaken die beter moeten. In 2022 heeft het college en de organisatie veel tijd gestoken in belangrijke thema's als inkoop, aanbesteding en contractmanagement en projectmatig werken. Het college onderkent dat er nog stappen gezet moeten worden, maar dat niet alleen het verbeteren van de procesinrichting tot de door haar gewenste veranderingen zal leiden. De doorontwikkeling van de organisatie die is ingezet kent een bredere aanpak en gaat naast het (her)inrichten van de organisatie en de procesinrichting (structuur) ook over een verandering van cultuur en de manier waarop het werk is georganiseerd. Dit maakt, logischerwijs, dat deze verandering tijd kost. De noodzakelijke progressie is dus nog volop in ontwikkeling is en zal de komende tijd verder vormgegeven worden.

Naast verbetermogelijkheden in de financiële processen, doelen wij hiermee ook op het instrumentarium en de wijze waarop nu vorm wordt gegeven aan de interne beheersing. We merken op dat, met name veroorzaakt door druk op de personele capaciteit, er in de breedte soms niet voldoende tijd is om de verbetering van de primaire processen en de aanbevelingen vanuit de verbijzonderde interne controle en vanuit de accountantscontrole snel op te pakken. De capaciteit wordt vooral ingezet op de dienstverlening aan de burgers, waardoor aandacht voor procesverbetering en interne controle in de eerste en tweede lijn minder aanwezig is, en ook eigenaarschap voor bijvoorbeeld de jaarlijkse actualisatie van processen ontbreekt vanuit de eerste lijn. Door het uitvoeren van gegevensgerichte verbijzonderde interne controles (VIC) worden het college en de raad (via de auditcommissie) achteraf geïnformeerd over de kwaliteit van de interne beheersing. Op deze wijze krijgt u een wel beeld of er getrouw en rechtmatig gehandeld is, maar doordat deze controles achteraf plaatsvinden, heeft dit tot gevolg dat uw organisatie niet altijd tijdig kan bijsturen en dat daardoor het proces van jaarafsluiting en het opstellen van de jaarrekening mogelijk een langdurig en kostbaar ad hoc proces is, waar nog veel achteraf uitgezocht en gecorrigeerd moet worden.

Ook de adviseurs AO/IC lopen hiertegen aan vanuit hun rol in de derde lijn. Het niet nemen van het eigenaarschap in de eerste en tweede lijn ten aanzien van de interne beheersing is daarmee ook een reden dat de doorontwikkeling van de organisatie in en over 2022 in de breedte nog niet tot het gewenste resultaat heeft geleid, namelijk een organisatie die aantoonbaar in control is en dat de doorontwikkeling daardoor meer tijd gaat kosten dan gepland. Voor een succesvolle afronding van de doorontwikkeling is het naar onze mening wel van belang dat de tijd wordt genomen die nodig is, omdat de doorontwikkeling een belangrijke bijdrage moet gaan leveren aan het in control zijn van de organisatie.

312019001.22.092 - 6

Wij blijven benadrukken dat het voor u een belangrijk aandachtspunt is om het samenspel tussen de eerste, tweede en derde lijn te verbeteren, tijd en energie te blijven steken in de ontwikkeling van uw medewerkers en een breed gedragen kwaliteitsgerichte cultuur te creëren waarbij uw medewerkers elkaar ook coachen. Wij verwijzen u ook naar hetgeen wij hierover in onze rapportages over 2021 hebben gerapporteerd.

Aandacht voor fraudepreventie en beheersing en communicatie tussen organisatie, college en raad verdient aandacht

De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Op 13 september 2021 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) een consultatiedocument waarin werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring. In 2022 heeft de NBA de notitie ‘Frauderisicobeheersing: aanbevelingen voor bestuurders en toezichthouders’ uitgebracht. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de raad en het college, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. De verplichte frauderapportage in de controleverklaring wordt overigens “gefaseerd” ingevoerd. Bij “wettelijke controles”, zoals bijvoorbeeld gemeenten, zal dit voor verslagjaar 2022 al het geval zijn, bij “niet wettelijke controles”, zal dit vanaf verslagjaar 2023 het geval zijn. Fraude kan een groot effect hebben op de reputatie van organisaties en kan tot grote financiële schade leiden.

Het is daarom zowel in uw belang als dat van al uw belanghebbenden, bijvoorbeeld in de paragraaf bedrijfsvoering (als onderdeel van het jaarverslag), expliciet aandacht wordt besteed aan het beheersen van frauderisico’s. De Commissie BBV heeft hier ook adviezen over gegeven. Van u, zowel de raad als het college, wordt verwacht dat u frauderisico’s in kaart brengt en adequate maatregelen neemt om deze te beheersen. Omdat bij fraude sprake is van bewust handelen van personeel of management, is een goede frauderisicoanalyse ook in uw belang, ter voorkoming van daadwerkelijke fraude. Door over frauderisico’s te spreken zal het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing immers vergroot worden. Een door u zelf uitgevoerde frauderisicoanalyse vormt voor controlerend accountants het startpunt van hun werkzaamheden ten aanzien van frauderisco’s. Met het oog op de voor verslagjaar 2022 ingaande rapportageverplichting voor accountants, waardoor zij in hun controleverklaring gaan rapporteren over fraude, zullen wij over het verslagjaar 2022 nog nadrukkelijker het gesprek met u (raad en college) aangaan over dit onderwerp. Tijdens de controle spreken wij met u over: ▪ ▪ ▪

De frauderisicoanalyse van de organisatie en de organisatie specifieke frauderisico’s. De evaluatie van frauderisico’s die voor de controle het meest van belang zijn. Eventuele fraude incidenten en de bijbehorende opvolging.

Vanaf 2022 bespreken wij ook met u wat er in de controleverklaring gerapporteerd wordt, en hoe verwezen wordt naar de door u beschreven risicoanalyse in het jaarverslag. Door tijdig met elkaar in gesprek te gaan over frauderisicofactoren, eerder 312019001.23.092 - 7

geïdentificeerde frauderisico’s en de rapportage daarover door de accountant, bent u beter in staat om relevante risico’s te onderkennen en uw interne beheersing daarop aan te passen of effectiever te maken. Uit onze werkzaamheden komt weliswaar naar voren dat het college belang hecht aan het treffen van maatregelen om fraude te voorkomen, maar dat uw gemeente niet beschikt over een actuele analyse van frauderisico’s. Door personele onderbezetting heeft het opstellen van een frauderisicoanalyse geen prioriteit gehad het afgelopen jaar en heeft tevens geen rapportage aan de auditcommissie plaatsgevonden. Gelet op de mogelijke impact van fraudes die zich voor kan doen, hebben wij het college geadviseerd om een frauderisicoanalyse op te stellen en deze minimaal jaarlijks te actualiseren. Wij hebben daarbij tevens aangegeven om bij eventueel onderkende risico’s de kans (dat een risico zich voordoet) en de impact (het mogelijke schadedrag) in te schatten, wat u samen vervolgens kan helpen bij het maken van keuzes om de risico’s te beheersen.

Accountant is verplicht te rapporteren over continuïteit

De accountant is bij “wettelijke controles”, zoals bijvoorbeeld gemeenten, vanaf verslagjaar 2022 verplicht om naast fraude, zoals hiervoor aangegeven, tevens te rapporteren over continuïteit. Een aanleiding voor het verplicht rapporteren over continuïteit is de toenemende behoefte aan transparante informatie over bijvoorbeeld gemeente specifieke inzichten en langetermijnperspectieven. Omdat bij het opstellen van de jaarrekening wordt uitgegaan van de continuïteitsveronderstelling, is continuïteit ook een belangrijk aandachtspunt voor accountants bij de controle van de jaarrekening. Het continuïteitsrisico bij gemeenten speelt echter een beperktere rol door de achtervang van hogere overheden en het provinciaal toezicht. Wel is het natuurlijk van belang dat uw gemeente een structureel sluitende meerjarenbegroting heeft. In die zin speelt het ‘continuïteitsrisico’, zij het in mindere mate, ook bij gemeenten. Wij hebben het college gevraagd aandacht te hebben voor dit onderwerp, omdat het verplicht rapporteren hierover (vooralsnog) geldt bij alle wettelijke controles, dus ook bij gemeenten. Uiteraard zullen wij met het college in overleg treden wanneer duidelijk is of, en zo ja wat, er iets van uw gemeente verlangd wordt in het kader van uw jaarrekening.

De rapportage “Aanbevelingen en aandachtspunten accountant en VIC” wordt geactualiseerd

In de managementletters en accountantsverslagen van voorgaande jaren, maar ook in interne controleverslagen, zijn aanbevelingen opgenomen om de bedrijfsvoering te versterken en de risico’s te verminderen. Periodiek geeft het college inzicht in de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen met een rapportage daarover. Deze rapportage is in het najaar van 2022 door het college opgesteld, waarin zij ingaat op de bevindingen uit de managementletter 2021, het accountantsverslag over 2021 en de status van de opvolging van deze bevindingen. Over het algemeen geeft het college aan dat er een plan van aanpak is om veel van deze bevindingen op te pakken, maar dat de daadwerkelijke opvolging nog moet starten of nog onderhanden is omdat de realisatie van aanbevelingen en adviezen ook mee loopt in de doorontwikkeling van de organisatie. Het monitoren van de follow-up van alle controlebevindingen (dus uit interne en externe controles) is een sterke beheersmaatregel. Uiteraard moet, binnen een door het college bepaald reëel tijdspad, sprake zijn van progressie. Van belang daarbij is dat de 312019001.23.092 - 8

rapportage vroegtijdig beschikbaar is en regelmatig wordt besproken. Daarnaast vinden wij het van belang dat het college de voortgang van de opvolging van belangrijke adviezen regelmatig op de agenda van de auditcommissie zet. Wij vinden dit van belang in het kader van de doorontwikkeling van uw financiële bedrijfsvoering en de verder te plannen en uit te voeren interne controlewerkzaamheden.

Aanbevelingen processen

De belangrijkste opmerkingen op basis van de beoordeling van uw processen zijn als volgt: ▪

Er is intern veel aandacht om de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT omgeving te verbeteren. Wij hebben het college de volgende bevindingen en adviezen meegegeven: o Uw IT-omgeving, zowel de ITGC (IT-general controls) als application controls, maken (nog) geen onderdeel uit van uw interne controle. Er is geen overzicht van de aanwezige IT-controls en de daarbij verwachte testwerkzaamheden beschikbaar. Wij hebben het college geadviseerd om een onderzoek uit te voeren naar de generieke IT controls, zoals logische toegangsbeveiliging, wijzigingenbeheer en continuïteitsmaatregelen en beveiliging. Daarnaast hebben wij het college geadviseerd om relevante application controls, als onderdeel van uw interne controle, jaarlijks te laten toetsen. Dat kan mogelijk door uw adviseurs AO/IC of door een externe IT-auditor. o Vanwege de vele ontwikkelingen op IT-gebied zoals de Baseline informatiebeveiliging Overheid (hierna: BIO) en de toenemende gevaren op het gebied van cybersecurity is voldoende aandacht voor de IT-omgeving noodzakelijk. De BIO is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen en is gebaseerd op de internationaal erkende en actuele normen. Dat aandacht nodig is voor informatiebeveiliging blijkt ook uit de laatste interne analyse van het college van december 2021. Daarbij is onderzocht waar de gemeente staat ten opzichte van de BIO.

Een conclusie was dat uw gemeente nog niet geheel voldeed aan de BIO-normering en daardoor risico’s loopt. Wij hebben daarnaast begrepen dat het aanpassen van beleid en procedures met betrekking IT in het kader van de BIO momenteel nog onderhanden is. Wij hebben het college geadviseerd op korte termijn door te pakken om zo, in opzet, de risico’s te verminderen. o Een deel van de ICT-dienstverlening voor de cloud infrastructuur en de lokale server infrastructuur is uitbesteed. Vanwege diverse factoren is de migratie naar de cloud infrastructuur vertraagd. Voor de inrichting, het beheer en het servicemanagement zijn contractafspraken gemaakt met de leveranciers. Wij hebben begrepen dat er periodiek overleg plaatsvindt met de externe leveranciers en dat er verantwoordingsinformatie wordt ontvangen. Wij hebben het college geadviseerd om voldoende aandacht te hebben en houden voor de controleerbaarheid van IT-processen welke zijn uitbesteed. Het is van belang dat uw gemeente inzicht heeft of de dienstverlening door de leverancier is geborgd bijvoorbeeld door gebruik te maken van beveiligingsnormen door een ISAE 3402 type II rapportage van de leverancier te eisen. o Het tijdig beëindigen van toegang tot het netwerk en kritische applicaties is een belangrijk aandachtspunt voor vaste medewerkers en voor inhuur.

Bovendien dient voldoende aandacht te zijn voor functiewijzigingen, omdat de rechten in dat geval mogelijk niet meer passend zijn. Op dit moment is er geen eenduidige procedure voor de periodieke review op de gebruikers- en toegangsrechten voor de active directory. Ook hebben wij begrepen dat een review op de active 312019001.23.092 - 9

o

o

o

▪

▪

▪

directory in het boekjaar niet is uitgevoerd. Dit is een belangrijke controle, omdat hiermee inzicht wordt verkregen of u risico’s loopt tot het verkrijgen van ongeautoriseerde toegang tot uw gehele netwerk. Wij hebben het college geadviseerd om een eenduidige procedure te implementeren waarbij de rechten voor de active directory net als de kritische applicaties minimaal per kwartaal worden getoetst. Bij het doorvoeren van wijzigingen in software-omgevingen kunnen risico’s ontstaan voor de bedrijfsvoering van uw gemeente. Het college heeft momenteel geen beleid geformuleerd en vastgesteld voor het doorvoeren van wijzigingen in de functionaliteiten van de applicatie. Wel wordt gebruik gemaakt van een test- en productieomgeving alvorens de wijzigingen worden doorgevoerd. Een belangrijke ontwikkeling hierin is dat er steeds meer SaaS-oplossingen worden geïmplementeerd. Wij hebben het college geadviseerd om dit mee te nemen in het toekomstige beleid en procedures. Het huidige continuïteitsplan is niet meer actueel. Momenteel is het opstellen van een nieuw continuïteitsplan bij een externe partij belegd. Wij hebben het college geadviseerd om de maatregelen uit het continuïteitsplan minimaal jaarlijks te testen. In 2022 is er door een externe partij een penetratietest op uw netwerk uitgevoerd.

Hier kwamen enkele (kritische) verbeterpunten uit voort welke intern momenteel worden opgepakt. Wij hebben begrepen dat het college het komend jaar nog meer penetratietesten zal laten uitvoeren. Wij vinden dit een goede ontwikkeling omdat zo de eventuele kwetsbaarheden in de automatisering inzichtelijk worden en er passende maatregelen kunnen worden getroffen.

Ten aanzien van het proces rondom inkoop en aanbesteding en de verwerking van facturen hebben wij vastgesteld dat ons eerder gegeven advies, om te komen tot richtlijnen op basis waarvan medewerkers de prestatielevering beoordelen en documenteren (alvorens een factuur betaald mag worden), nog niet is opgevolgd. Er wordt nog in te beperkte mate gebruik gemaakt van het systeem om een toelichting te geven of (een verwijzing naar) ondersteunende documentatie op te nemen. Ook is ons eerder gegeven advies om de interne controle op wijzigingen van crediteurenstamgegeven zichtbaar vast te leggen nog niet opgevolgd. Daarnaast stelden wij vast dat nog niet alle verplichtingen > € 10.000 in de verplichtingenadministratie worden opgenomen. Het college heeft aangegeven deze aanbevelingen op te pakken bij de doorontwikkeling van het inkoopproces wat momenteel gaande is. De medewerkers van de afdeling financiën kunnen memoriaalboekingen verwerken zonder dat hier een structurele (zichtbare) controles op plaats vindt. Bovendien wordt de controle hierop niet afgedwongen in het financieel systeem. Het risico bestaat daardoor dat er onjuiste en/of onrechtmatige memoriaalboekingen plaatsvinden, omdat hierop geen (afgedwongen) controles zijn ingericht. Wij hebben het college geadviseerd om de mogelijkheden te onderzoeken om in het financieel systeem de controle van memoriaalboekingen af te dwingen.

Daarnaast hebben wij geadviseerd om de controle van de memoriaalboekingen zichtbaar te documenteren en voor de jaarrekening 2022 een inhoudelijke analyse op de memoriaalboekingen uit te voeren. Momenteel zijn er geen formele tussentijdse afsluitingsprocedures ingericht. Het risico zou kunnen zijn dat daardoor de tussentijdse cijfers niet voldoende betrouwbaar zijn, waardoor de juiste sturingsinformatie ontbreekt. Vanwege het ontbreken van tussentijdse afsluitingsmomenten wordt het proces van de jaarafsluiting mogelijk ook tijdsintensief. Wij hebben het college geadviseerd om te onderzoeken of het wenselijk is om een procedure in te richten rondom het tussentijds afsluiten van de administratie. 312019001.23.092 - 10

▪

▪

▪

Bij het debiteurenbeheer zijn in en over 2022(forse) achterstanden opgetreden. De voornaamste oorzaak hiervoor is de uitdiensttreding van een functionaris in 2021 die hiermee belast was en het niet invullen van de functie in 2022. Het risico bestaat dat wanneer het debiteurenbeheer niet wordt uitgevoerd, dat vervallen posten niet tijdig worden aangemaand en/of uiteindelijk niet worden ontvangen. Dit kan betekenen dat de waardering van de vorderingen daardoor niet (meer) juist is. Wij hebben het college geadviseerd om het debiteurenbeheer weer op te pakken. Ten behoeve van de jaarrekening 2022 hebben wij het college geadviseerd om een inschatting van de volwaardigheid van de openstaande posten te maken, door deze op postniveau na te gaan. In 2019 heeft is er voor het laatst een beoordeling op de gehanteerde mengpercentages uitgevoerd. Vanaf 2020 worden deze mengpercentages gevolgd. Na dit beoordelingsmoment heeft er geen herijking van de mengpercentages plaatsgevonden. Het risico bestaat dat de huidige mengpercentages niet meer actueel zijn waardoor er voor de BTW correcties en naheffingen voor de gemeente kunnen volgen. In beginsel zou jaarlijks een herbeoordeling van de mengpercentages moeten worden uitgevoerd, omdat de mengpercentages mogelijk niet meer actueel zijn.

Wij hebben het college geadviseerd om de mengpercentages te valideren en een inschatting te maken of voor de jaarrekening 2022 een risico wordt gelopen. Het uitvoeren van een verplichte identificatie met een identificatiebewijs (geldig reisdocument of rijbewijs) bij intakegesprekken is onderdeel van het proces, zoals dit is ingericht voor het Sociaal Domein. Er vindt echter geen consistente vastlegging plaats van deze waarneming door de consultenten in het dossier. Daardoor is achteraf niet meer vast te stellen of deze controle daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat sprake is sprake van een “formele onrechtmatigheid”, die wij moeten rapporteren. Deze controle is wel een vereiste vanuit de wetgever (Wet op de identificatieplicht) en maakt het documenteren van het identificatiebewijs in het cliëntdossier noodzakelijk. Het is in het kader van de AVG echter niet toegestaan een kopie van het bewijs op de slaan in het dossier. Een vastlegging dat de controle heeft plaatsgevonden is in dit verband toereikend. De vastlegging dat de controle heeft plaatsgevonden kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de laatste vier tekens van het identificatiebewijs en de datum van afgifte als unieke kenmerken vast te leggen. Wij hebben het college geadviseerd om het proces hierop aan te passen.

312019001.23.092 - 11

3.

Rechtmatigheidsverantwoording

312019001.23.092 - 12

3. Rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd in 2023

Het Ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording wordt uitgesteld tot de jaarrekening voor het verslagjaar 2023, welke in het kalenderjaar 2024 wordt vastgesteld. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. De Commissie BBV heeft de herziene kadernota uitgebracht (hierna: Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat gemeente Stichtse Vecht zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&Ocriterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2023 is daarmee vooral een belangrijk document voor het college geworden. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen het college helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen de gemeente Stichtse Vecht.

Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag ook onder uw aandacht brengen: ▪

▪ ▪ ▪

▪

De Kadernota rechtmatigheid 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. In de Kadernota rechtmatigheid 2023 wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor het intern controleplan 2023 en verder. De Commissie BBV adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de Paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de Commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven. De commissie BBV adviseert eveneens de verordeningen 212, 213 en het normenkader te actualiseren, waarbij zij tevens adviseert om zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens op te nemen in de financiële verordening of een beleidsnota rechtmatigheid c.q. normenkader. De modelverordeningen van de VNG zijn hier inmiddels op aangepast. Op dit moment is bijvoorbeeld het inrichten van het rechmatigheidsbeheer, waaronder de verantwoordingsgrens (verplicht) en de rapporteringsgrens (optioneel), nog geen onderdeel van uw (oude) verordening 212. Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid.

De wijze waarop dat kan is in de kadernota rechtmatigheid 2023 uitgewerkt.

312019001.23.092 - 13

Wij hebben het college geadviseerd om (voor zover zij dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen de gemeente. Ook voor de raad of auditcommissie is de kadernota een informatief document, waarvan wij u adviseren hier kennis van te nemen. Aandachtspunten die wij het college voor de komende periode hebben meegegeven zijn onder meer: ▪ ▪

▪ ▪

▪

Stel de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vast en actualiseer de verordeningen 212 en 213 GW. Maak tijdig afspraken met de accountant over de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle, waarbij vooral gedacht moet worden aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. Stel daartoe zo spoedig mogelijk het intern controleplan 2023 op. Zorg ervoor dat er intern voldoende capaciteit beschikbaar is om het intern controleplan uit te voeren. Een actieve betrokkenheid bij de uitvoering van de 1e en 2e lijn is daarbij noodzakelijk. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het college van burgemeester en wethouders om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de gemeenteraad. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het moment is om het gehele systeem van interne beheersing (de 'checks and balances') naar een hoger niveau te tillen. Wij verwijzen hiervoor ook naar het eerder uitgewerkte onderdeel van deze managementletter en onze managementletter over 2021.

De rechtmatigheidscriteria zijn, in lijn met de kadernota, onderverdeeld in het begrotingscriterium, voorwaardecriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. Bij het voorwaardecriterium is aangegeven dat getoetst wordt of bij de uitvoer van beheershandelingen aan de voorwaarden in het geldende normenkader is voldaan. De voorwaarden kunnen hierbij betrekking hebben op: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, recht, hoogte en duur. U zult hierin een keuze moeten maken, waarbij wij u adviseren vooralsnog voor de minimumvariant (recht, hoogte en duur) te blijven gaan.

312019001.23.092 - 14

4.

Overige bevindingen

312019001.23.092 - 15

4. Overige bevindingen Afwijkingen Europees aanbesteden werken door in de controleverklaring 2022

Bij de jaarrekening 2021 hebben wij een afkeurende controleverklaring voor rechtmatigheid afgegeven omdat sprake was van afwijkingen van Europese aanbestedingsregels voor een bedrag van € 9.086.000. Over het jaar 2022 heeft het college een analyse uitgevoerd op de populatie inkopen tot en met het tweede kwartaal in relatie tot het risico dat (doorlopende) inkopen onterecht niet Europees zijn aanbesteed. Uit deze analyse en de daarbij uitgevoerde (interne) controlewerkzaamheden blijkt dat over het eerste halfjaar voor een bedrag van ongeveer € 5,3 miljoen niet rechtmatig is aanbesteed. Omdat deze afwijking meer bedraagt dan driemaal de materialiteit, de grens voor een afkeurende verklaring op basis van uw controleprotocol, zullen wij over het jaar 2022 ook tot een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid komen. Het college verwacht dat deze grens nog verder overschreden wanneer ook het derde en vierde kwartaal zijn onderzocht. Van het genoemde bedrag van € 5,3 miljoen heeft ongeveer € 1,6 miljoen hebben betrekking op doorloop vanuit oude jaren. Dit betreffen dus kosten van overeenkomsten die in eerdere jaren onterecht niet Europees waren aanbesteed en die doorwerken in 2022, omdat de aanbesteding ook in 2022 niet heeft plaatsgevonden, of niet is afgerond. Voor een bedrag van € 3,7 miljoen zijn over het eerste halfjaar van 2022 meerdere nieuwe fouten geconstateerd.

Dit betreffen allemaal onrechtmatige verlengingen van inhuur van personeel.

Kostenstijgingen hebben mogelijk gevolgen voor de waardering van uw grondexploitaties en onderhoudsvoorzieningen

Voor de waardering van grondexploitaties of het beoordelen van de toereikendheid van getroffen voorzieningen voor groot onderhoud en de daarbij horende jaarlijks dotatie, is het van belang dat het college regelmatig valideert of de inschatting van de toekomstige kosten nog reëel is. Wat momenteel gaande is, is dat kosten door schaarste en inflatie behoorlijk onder druk staan. Dat kan betekenen dat bij de waardering van grondexploitaties of het beoordelen van toekomstige dotaties aan onderhoudsvoorzieningen, negatieve effecten ontstaan. Hogere nog te maken kosten bij een grondexploitatie hebben immers een nadelig effect op de resultaatprognose en daarmee waardering van de grondexploitatie en wanneer de kosten van groot onderhoud wat in de toekomst zal moeten worden uitgevoerd, hoger worden, betekent dit dat de toekomstige dotaties aan onderhoudsvoorzieningen (mogelijk) hoger moeten worden. Gelet op de mogelijke impact van de huidige economische ontwikkelingen op de waardering van de grondexploitaties en de toekomstige dotaties aan de onderhoudsvoorzieningen, hebben wij het college geadviseerd om de betrouwbaarheid en redelijkheid van de belangrijkste schattingselementen ten behoeve van de jaarrekening 2022 tijdig te evalueren en de uitgangspunten die hieraan ten grondslag liggen, waar nodig, te actualiseren.

Waar nodig zullen ramingen moeten worden bijgesteld en verwerkt moeten worden in de jaarrekening 2022.

312019001.23.092 - 16

De afrekening met TimSV moet worden onderbouwd ten behoeve van de jaarrekening 2022

Met ingang van 2022 voert Stichting Timon (hierna: TimSV) een deel van het sociaal domein, voor uw gemeente uit, waaronder de (toegang tot) Jeugdhulp, wijkteams en Wmo-begeleiding. Deze dienstverlening is gebaseerd op een aanbesteding uit 2021, op basis waarvan de afspraken nader zijn vastgelegd in een partnerschapsakte. Voor wat betreft de bekostiging heeft het college de afspraak gemaakt dat de samenwerking wordt gefinancierd door middel van een taakgerichte bekostiging. In het afgelopen jaar is uit tussentijdse rapportages gebleken dat sprake was van forse overschrijdingen (tot en met oktober 2022 € 5,8 miljoen) van het afgesproken budget van € 12,6 miljoen. Om vast te stellen waardoor deze overschrijdingen hebben kunnen plaatsvinden, heeft het college, samen met TimSV, een onderzoek door een adviesbureau uit laten voeren om achter de oorzaken van deze overschrijdingen te komen. Recent is een rapportage ontvangen waarin is ingegaan op het onderzoek naar de zorgkostenontwikkeling en de risicoverdeling tussen uw gemeente en TimSV. Deze rapportage zal mede door u gebruikt worden om het jaar 2022 financieel af te wikkelen.

Omdat uit de rapportage van het adviesbureau blijkt dat sprake is van een ondernemersrisico voor TimSV van maximaal € 0,6 miljoen en sprake is van een aantal oorzaken die niet te kwalificeren zijn als ondernemersrisico of marktrisico van maximaal € 1,0 miljoen, heeft uw college besloten om vooralsnog een extra bijdrage van € 4,2 miljoen voor 2022 aan TimSV toe te kennen en daarbovenop een eenmalige aanvullende bijdrage van € 750.000. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat de mate van betrouwbaarheid van de kwantificering van oorzaken op dit moment nog laag is omdat er nog sprake is van prognoses en geen definitief inzicht in daadwerkelijk gerealiseerde kosten. Uw gemeente en TimSV moeten de analyse van de risicoverdeling en kwantificering afronden op grond van de jaarrekening van TimSV over 2022. Dan zal derhalve ook duidelijk worden of de aanvullende bijdrage van € 4.950.000 juist is ingeschat, of dat deze moet worden bijgesteld. Voor de jaarrekening 2022 van uw gemeente is het van belang dat ook uw college die inschatting kunt maken, omdat de definitieve of geschatte bijdrage over 2022 aan TimSV, in uw jaarrekening moet worden verwerkt. Wij hebben het college geadviseerd dan ook toe te zien dat de jaarrekening van TimSV tijdig wordt afgerond.

Voor de jaarrekening 2022 verwachten wij dat het college de uiteindelijke uitkomst verwerkt in een afsluitend memo welke de afrekening over 2022 onderbouwd. Omdat de werkelijke bijdrage fors afwijkt van het toegekende budget waarvan op basis van de aanbesteding destijds is uitgegaan, is het college nagegaan of mogelijk sprake is van afwijkingen van de (Europese) aanbestedingsregels. Hiertoe heeft zij ook juridisch advies ingewonnen. De conclusie van het college is dat het toekennen van de aanvullende bijdragen past binnen de aanbestedingsregels. Daarnaast heeft het college, door een “aankondiging in geval van vrijwillige transparantie” op TenderNed gedaan, waarmee zij duidelijk heeft gemaakt naar eventueel andere gegadigden, dat sprake is geweest van wijzigingen dan waar bij de aanbesteding destijds rekening mee is gehouden, maar dat de wijzigingen passend zijn binnen de kaders van de Aanbestedingswet 2021. Naar onze mening heeft het college hiermee voldaan aan haar verplichtingen terzake en kwalificeert de aanvullende bijdrage niet als onrechtmatige uitgave. Ook voor 2023 blijkt uit recent van TimSV ontvangen scenario’s voor de begroting van 2023 dat naar verwachting sprake is van fors hogere uitgaven door TimSV en heeft het college voorgesteld een voorlopige aanvullende bijdrage van € 4,0 miljoen te doen. Deze 312019001.23.092 - 17

extra uitgaven kunnen een belangrijke impact hebben op uw meerjarenbegroting, weerstandsvermogen en daarmee op uw financiële positie. Wij hebben het college geadviseerd om een doorrekening te maken van de verwachte lasten voor 2023 en verder en de gevolgen voor uw meerjarenbegroting in beeld te brengen.

Voortgang investeringsplanning

In voorgaande jaren rapporteerden wij dat mogelijk sprake was van een zekere mate van planningsoptimisme ten aanzien van de investeringsbegroting. Meerdere kredieten stonden gedurende een langere tijd open, kenden een onderbesteding of werden zelfs niet aangewend. In uw begroting werden wel kapitaallasten geraamd, maar omdat de realisatie van de investeringen achter bleef bij uw planning, vielen deze in de jaarrekening steeds lager uit. Uit de kaderbrief 2023 en de begroting 2023 blijkt dat nog steeds sprake is van een hoge mate van planningsoptimisme. Bij de controle vernamen wij dat momenteel voor een bedrag van circa € 160 miljoen aan investeringswerken gepland is, waarbij jaarlijks een bedrag van circa € 15 miljoen maximaal haalbaar is en “inhalen” niet lukt. Dit betekent dat budgetten nog steeds worden doorgeschoven naar volgende jaren. In uw financiële verordening is hierover bepaald dat, wanneer de nut en noodzaak aanwezig is, een krediet maximaal twee jaar kan worden doorgeschoven. In de begroting 2023 heeft uw college hier ook aandacht aan besteed en is daarover het volgende opgenomen: In het coalitieakkoord is een opdracht toekomstgericht begroten geformuleerd om tot een meer realistische investeringsplanning en investeringsvolume te komen.

De opgenomen planning van de Bestuursrapportage 2022 en de begroting 2023 voor de periode 2022-2026 zal als vertrekpunt dienen voor de uitvoering van die opdracht om tot een meer realistische investeringsplanning en investeringsvolume te komen. Een gevolg van het niet realiseren van een investering op het geplande moment is momenteel ook dat wanneer een werk wel in uitvoering komt, de investeringskosten hoger uitvallen dan geraamd. Dit heeft te maken met de huidige economische omstandigheden en oplopende prijzen door schaarste aan materiaal en mensuren. Wij hebben het college geadviseerd om bij de jaarrekening 2022 een analyse te maken van de openstaande kredieten en deze af te sluiten wanneer dat mogelijk is. Tevens hebben wij het college geadviseerd om na te gaan of de geraamde budgetten voor de toekomstige uitvoering van de investeringswerken (nog) toereikend zijn gelet op de prijsontwikkelingen die zich hebben voorgedaan.

Het college dient te onderzoeken of een voorziening ‘verlofsparen’ gevormd moet worden

Medewerkers kunnen op basis van de CAO Gemeenten vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskostengerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen, dient hier volgens de Commissie BBV een voorziening voor gevormd te worden. De hoogte van deze voorziening hangt onder andere af van de mate waarin medewerkers gebruik gaan maken van deze regeling.

312019001.23.092 - 18

Wij hebben het college geadviseerd om te onderzoeken welke medewerkers gebruik maken van ‘verlofsparen’ en specifiek voor deze medewerkers op basis van de omvang van het totaal gespaarde vakantie-uren een voorziening te vormen.

Vanaf 2022 moet het college Per 1 mei 2022 is de nieuwe Wet open overheid (Woo) in werking getreden, die de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. verantwoordingsinformatie De Woo bevordert actieve openheid en transparantie tussen de samenleving en de overheid door de openbaarheid en duurzame toegankelijkheid van publieke informatie bij bestuursorganen te verbeteren. inzake de Wet open overheid (Woo) in de jaarrekening In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Woo wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht opnemen besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarrekening verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Gemeenten zijn vanaf jaarrekening 2022 verplicht aan te geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan kwantitatieve informatie over de toepassing van de artikelen 3.1 (aantallen openbaarmakingen) en 3.3 Woo (bijvoorbeeld aantallen adviesaanvragen, vergaderagenda’s en -verslagen). Ook kan worden gedacht aan meer kwalitatieve informatie, zoals de type documenten en de onderwerpen die daarin aan bod komen. Wij hebben het college geadviseerd om tijdig na te gaan op welke wijze de te rapporteren informatie binnen uw gemeente beschikbaar is voor de rapportageverplichting die vanaf jaarrekening 2022 geldt.

De openbaarheidsparagraaf Woo moet in de jaarstukken worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf, overeenkomstig de in artikel 9 en artikel 26 van het BBV genoemde paragrafen.

Wij hebben het college gevraagd een risico inschatting te maken inzake verstrekte borg- en garantstellingen

Uw gemeente staat garant voor een aantal leningen aan instellingen met een maatschappelijk belang, waarbij onderscheid gemaakt kan worden tussen directe en indirecte borgstelling. Bij een directe borgstelling kan de gemeente direct door de bank aangesproken worden om de borg te betalen op moment dat de partij waarvoor u borg staat niet meer aan de rente- en aflossingsverplichtingen kan voldoen. Dit zal het geval zijn als een partij in surseance van betaling of faillissement raakt. Bij indirecte borgstellingen staat een andere instantie borg en staat de gemeente garant als de betreffende instantie zelf niet meer voldoende middelen heeft om verliezen m.b.t. borgstellingen op te vangen. In dat geval verstrekt de gemeente een renteloze lening. In de praktijk zien wij dat steeds meer organisaties moeilijker aan hun verplichtingen kunnen voldoen en dat een gemeente wordt aangesproken op de borg- of garantstelling. Voor zover wij konden nagaan, is dit momenteel bij uw gemeente nog niet het geval geweest. Wij hebben het college geadviseerd om de borg- en garantstellingen te beoordelen op het risico van aanspraken richting uw gemeente en de mogelijk financiële gevolgen in beeld te brengen.

Wij hebben het college tevens geadviseerd om de komende jaren, gezien de economische situatie momenteel, periodiek de risico’s welke de borg- en garantstellingen met zich mee (kunnen) brengen zichtbaar te beoordelen en indien noodzakelijk, maatregelen te treffen.

312019001.23.092 - 19