bijlage 6 - dienstverleningsovereenkomst.pdf
Tekst van het document
DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST
[datum]
tussen
SRO STICHTSE VECHT B.V.
en
SRO SERVICECENTRUM B.V.
INHOUDSOPGAVE Artikel 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Pagina DEFINITIES .............................................................................................................................. 1 OPDRACHT TOT DIENSTVERLENING .................................................................................. 2 DE VERGOEDING ................................................................................................................... 4 BETALING VAN DE VERGOEDING ........................................................................................ 4 SCHADE .................................................................................................................................. 4 VERZEKERINGEN ................................................................................................................... 4 WET- EN REGELGEVING ....................................................................................................... 5 OVERLEG EN COMMUNICATIE ............................................................................................. 5 OVERIGE BEPALINGEN ......................................................................................................... 5 INWERKINGTREDING, LOOPTIJD EN BEËNDIGING ........................................................... 5 TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN ........................................................................... 6
#47340939-v2
DE ONDERGETEKENDEN: (1)
SRO Stichtse Vecht B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd te Amersfoort, en met adres: 3812 BP Amersfoort, Soesterweg 556, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 63971909 (SRO Stichtse Vecht);
en (2)
SRO Servicecentrum B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd te Amersfoort, en met adres: 3812 BP Amersfoort, Soesterweg 556, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 84859717 (SRO Servicecentrum).
hierna tezamen ook te benoemen als “Partijen”; OVERWEGENDE DAT: (A)
de Gemeente Stichtse Vecht (de Gemeente) in eigendom heeft de in bijlage 1 (Objectenlijst) vermelde objecten;
(B)
de Gemeente, vanwege haar gemeentelijke taak, als politieke beleidslijn heeft dat zij de accommodaties als genoemd onder (A) in stand wil houden;
(C)
de Gemeente besloten heeft ten behoeve van het beheer en de exploitatie van de in bijlage 1 genoemde objecten per 1 januari 2025 een samenwerking aan te gaan met SRO Stichtse Vecht;
(D)
SRO Stichtse Vecht, in het kader van het beheer en de exploitatie van de objecten, bepaalde diensten zal gaan afnemen van SRO Servicecentrum en Partijen hiertoe nadere afspraken dienen te maken, welke afspraken Partijen in deze dienstverleningsovereenkomst (DVO) wensen vast te leggen.
Partijen verklaren, met inachtneming van bovengenoemde overwegingen, het volgende te zijn overeengekomen: 1
DEFINITIES
1.1
Begrippen met een hoofdletter die in deze overeenkomst gebruikt worden maar niet gedefinieerd zijn, hebben de betekenis zoals daaraan gegeven in de beheer- en exploitatieovereenkomst, zoals overeengekomen tussen de Gemeente en SRO Stichtse Vecht.
2
OPDRACHT TOT DIENSTVERLENING
2.1
Met deze DVO geeft SRO Stichtse Vecht aan SRO Servicecentrum met betrekking tot het bepaalde in sub (i) tot en met sub (ix) hieronder de opdracht om per ingangsdatum van deze DVO de hierna genoemde diensten waaronder mede begrepen bepaalde kostenposten die daarmee verband houden (de Diensten) te verrichten ten behoeve van het beheer en de exploitatie van de voorzieningen en/of de bedrijfsvoering van SRO Stichtse Vecht, welke opdracht SRO Servicecentrum accepteert. De Diensten zijn onder te verdelen in: (i) HRM, (ii) FM, (iii) control, (iv) ICT, (v) marketing & communicatie, (vi) directie, (vii) managementondersteuning, (viii) front- en backoffice en (ix) inkoop. (i)
#47340939DEF
HRM
•
het verzorgen van de salarisadministratie, incl. de daaraan gerelateerde loon- en pensioenafdrachten, CAO wijzigingen en wettelijke regelingen
•
het verzorgen van de personeelsadministratie, incl. cao, ziekteverzuimregistraties, etc.
•
het adviseren bij werving en selectie van medewerkers
•
het adviseren en ondersteunen bij de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van medewerkers:
•
opleiding en ontwikkeling van werknemers, waaronder de SRO Academie
•
verzuimbegeleiding en preventie, bedrijfszorgpakket en PMO
•
faciliteren gesprekcyclus gebaseerd op ontwikkeling
•
uitvoeren medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO)
•
(collectieve) bedrijfsregelingen en arbeidsvoorwaarden
•
het waarborgen van de naleving van arbeidsvoorschriften en -wetgeving en
•
uitvoeren RI&E
•
het ondersteunen bij gebruik van het roosterpakket
•
juridische ondersteuning /dossiervorming
(ii)
ondersteuning
bedrijfsarts
en
Financieel Management •
het beheer van de collectieve verzekeringen;
•
het verzorgen van de jaarlijkse accountantscontrole;
•
het verzorgen van de btw- en vpb- aangiften; en
•
het opstellen en deponeren van de jaarrekeningen.
•
het registreren van alle binnenkomende facturen, dagafschriften en declaraties;
•
het controleren, fiatteren en betalen van alle facturen en declaraties;
•
het coderen en inboeken van alle financiële mutaties;
(iii)
#47340939DEF
waaronder
Control •
Het opstellen van periodieke interne en externe managementrapportages;
•
Het opstellen van prognoses;
•
proactief adviseren bij bedrijfsvoering;
•
het opstellen van een jaarlijkse begroting en het tussentijds leggen van relaties tussen de begroting en het lopende boekjaar;
•
het verstrekken van inlichtingen aan het management van voor hun relevante gegevens;
•
verbijzonderde interne controle;
•
het begeleiden van de accountantscontrole
•
signaleren wijzigingen in wet- & regelgeving en implementatie
•
risicomanagement.
(iv)
ICT •
het operationeel houden en beheren van alle programmatuur, netwerkapparatuur en het geautomatiseerde informatiesysteem;
•
het onderhouden van contacten met hard- en softwareleveranciers;
•
het installeren en onderhouden van hard- en software;
•
het bieden van helpdeskondersteuning;
•
het zorgdragen voor de documentatie en registratie van hard- en software; en
•
het adviseren over inkoop van nieuwe hard- en software en supplies.
•
functioneel beheer en applicatiebeheer (ICT);
(v)
#47340939DEF
Marketing & communicatie •
Corporate communicatie
•
consumenten communicatie & marketing
•
opstellen marketingplan
•
Beheer website (SEO/SEA)
•
Inzet van en ondersteuning bij gebruik van social media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram)
•
bewaking van huisstijl en ontwikkeling templates
•
productontwikkeling
•
communicatie met pers en media
•
arbeidsmarktcommunicatie
•
coördineren van communicatie met stakeholders
•
signing/bewegwijzering accommodaties
•
Uitvoeren jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoeken (KTO’s)
• (vi)
Directie •
Algemene Vergadering van Aandeelhouders;
•
directievoering SRO Stichtse Vecht.
(vii)
Managementondersteuning •
het inzetten en bekostigen van benodigde adviseurs (zoals fiscale en juridische adviseurs);
•
contractmanagement;
•
juridische ondersteuning en implementatie;
•
juridisch control;
•
werkzaamheden van de ondernemingsraad en daarmee gepaard gaande kosten;
•
het opzetten en begeleiden van corporate ontwikkelingstrajecten;
•
collectieve ontwikkeling & innovatie;
•
beheer Keurmerken;
•
opstellen toezichtsplannen zwembaden;
•
periodiek overleg met stakeholders;
•
vertegenwoordiging en belangenbehartiging SRO Stichtse Vecht in landelijke netwerken en bij overheidsorganen;
•
Secretariële ondersteuning locatiemanager & teamleiders.
(viii)
Front- en backoffice
•
Het verzorgen van back office werkzaamheden waaronder postverwerking & archivering
•
Huisvestigingskosten backoffice medewerkers
•
Het verzorgen van front office werkzaamheden waaronder begrepen verhuur van de voorzieningen.
(ix)
2.2
Corporate arbeidsmarktcommunicatie
Inkoop •
het vaststellen van inkoopbeleid en advisering daaromtrent;
•
het organiseren en/of ondersteunen van aanbestedingen/inkooptrajecten voor SRO Stichtse Vecht dan wel begeleiden van SRO-brede aanbestedingen/inkooptrajecten die mede ten behoeve van SRO Stichtse Vecht worden georganiseerd.
SRO Servicecentrum garandeert de correcte verlening van de Diensten en zorgt ervoor dat SRO Stichtse Vecht op alle (deel)terreinen waar de Diensten op zien aan haar verplichtingen voldoet
#47340939DEF
volgend uit geldende wet- en regelgeving, in de ruimste zin van het woord, en contractuele verplichtingen. 2.3
SRO Servicecentrum is aanbestedingsplichtig en neemt de Aanbestedingswet 2012 in acht.
3
DE VERGOEDING
3.1
Voor het verlenen van de Diensten, zal SRO Servicecentrum een vergoeding ontvangen van SRO Stichtse Vecht (de Vergoeding). De Vergoeding wordt per kalenderjaar tussen Partijen vastgesteld. De Vergoeding dient in overeenstemming te zijn met wet- en regelgeving en meer in het bijzonder met artikel 107, lid 1 VWEU, hetgeen op verzoek van SRO Stichtse Vecht of de gemeente Stichtse Vecht door SRO Servicecentrum schriftelijk zal worden aangetoond. SRO Servicecentrum zal op verzoek van SRO Stichtse Vecht of de gemeente de benodigde (financiële) gegevens verstrekken en zich conformeren aan de uit de wet- en regelgeving voortvloeiende verplichtingen. De Vergoeding voor het kalenderjaar 2025 waartoe SRO Servicecentrum gerechtigd is, is opgenomen in bijlage 2. Deze heeft prijspeil 2024.
3.2
Met ingang van het kalenderjaar 2026, zal de Vergoeding ieder kalenderjaar worden verhoogd met de volgende index: een gewogen gemiddelde van: •
70% looncomponent op basis van loonvoet sector overheid (maart t-1), zoals gepubliceerd door het Centraal Planbureau;
•
15% onderhoud- en bouwkostencomponent op basis van index bouwnijverheid, omzetontwikkeling, 10 of meer werkzame personen, sector F (jaar t-2), zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek;
•
15% overige kosten component op basis van index cpi alle bestedingen (jaar t-2), zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.
3.3
Indien de prijsindex als bedoeld in het voorgaande lid niet meer wordt gepubliceerd, treden Partijen in overleg om gezamenlijk een nieuw te hanteren index te kiezen, die het beste aansluit bij de oorspronkelijke index.
3.4
De Vergoeding wordt belast met omzetbelasting (btw).
3.5
Als een of meerdere Diensten niet of niet naar behoren worden uitgevoerd, heeft SRO Servicecentrum geen recht op vergoeding van de kosten die samenhangen met die specifieke Dienst(en), onverminderd overige contractuele en/of wettelijke rechten van SRO Stichtse Vecht.
3.6
Als slechts een gedeelte van het kalenderjaar de Diensten worden verleend, heeft SRO Servicecentrum recht op een evenredig deel van de Vergoeding.
3.7
Binnen 12 maanden na aanvang van deze overeenkomst treden Partijen in overleg om gezamenlijk te evalueren in hoeverre de Vergoeding voor het kalenderjaar 2026 een passende omvang heeft.
4
BETALING VAN DE VERGOEDING
4.1
SRO Stichtse Vecht is gehouden de Vergoeding voor het betreffende kalenderjaar te voldoen binnen vier weken na ontvangst van de Vergoeding van de Gemeente voor de dienstverlening.
#47340939DEF
4.2
Betaling geschiedt in euro en zal op het volgende bankrekeningnummer van SRO Servicecentrum plaatsvinden: NL61RABO0302226222. Een wijziging van bankrekeningnummer dient door SRO Servicecentrum aan SRO Stichtse Vecht vier weken voor een betaaldatum schriftelijk te worden medegedeeld.
5
SCHADE
5.1
Partijen stellen elkaar onverwijld op de hoogte van een aansprakelijkstelling door een derde of schade die verband houdt met de uitvoering van werkzaamheden op grond van deze DVO.
5.2
Indien SRO Servicecentrum jegens SRO Stichtse Vecht aansprakelijk is, dan is zij slechts gehouden tot vergoeding van de door de SRO Stichtse Vecht geleden schade. De door SRO Servicecentrum te vergoeden schade is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door haar verzekeraar ter zake wordt gedekt, vermeerderd met een eventueel eigen risico. De dekking van personen- en zaakschade bedraagt € 15.000.000,- per aanspraak, met een maximum van € 30.000.000,- per verzekeringsjaar. De dekking van vermogensschade bedraagt € 1.000.000,- per aanspraak, met een maximum van € 2.000.000,- per verzekeringsjaar.
5.3
Elke aansprakelijkheid van SRO Servicecentrum verjaart door verloop van vijf jaren vanaf de dag waarop deze DVO door voltooiing of opzegging is geëindigd.
6
VERZEKERINGEN
6.1
Partijen dragen zorg voor het afsluiten en aanhouden van alle verzekeringen die betrekking hebben op zaken die binnen de eigen verantwoordelijkheid en risicosfeer liggen.
6.2
Indien een der Partijen heeft verzuimd een onder haar verantwoordelijkheid en risicosfeer behorende verzekering af te sluiten en er doet zich een calamiteit voor, dan komt de daaruit voortvloeiende schade voor rekening van de partij op wiens weg het had gelegen de betreffende verzekering af te sluiten.
7
WETTELIJKE VEREISTEN
7.1
SRO Servicecentrum zal haar Diensten verrichten met inachtneming van alle huidige en toekomstige wettelijke regels en verplichtingen, die op het verlenen van de Diensten van toepassing zijn. Bij niet of niet volledige nakoming van deze verplichting is SRO Servicecentrum aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende financiële, strafrechtelijke en mogelijke andere consequenties.
8
OVERLEG EN COMMUNICATIE
8.1
Tussen SRO Servicecentrum en SRO Stichtse Vecht vindt minstens eenmaal per jaar een overleg plaats over de uitvoering van deze DVO en het verlenen van de Diensten. SRO Servicecentrum en SRO Stichtse Vecht bepalen samen de inhoud van de agenda van dit overleg. SRO Servicecentrum is verantwoordelijk voor de organisatie van dit overleg.
8.2
SRO Servicecentrum heeft de plicht SRO Stichtse Vecht per ommegaande te informeren over ontwikkelingen die een wezenlijke invloed hebben op uitvoering van deze DVO en de verlening van de Diensten.
#47340939DEF
9
OVERIGE BEPALINGEN
9.1
Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen, welke van dien aard zijn dat van een van de Partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid de ongewijzigde instandhouding van deze DVO niet mag worden verwacht, zullen Partijen overleg voeren over de voortzetting van de uitvoering van deze DVO.
9.2
Is of wordt deze DVO gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of onverbindend, dan blijven de Partijen aan het overblijvende gedeelte gebonden. De Partijen zullen het nietige, vernietigbare of onverbindende gedeelte vervangen door bedingen die wel geldig en verbindend zijn en waarvan de gevolgen zo veel mogelijk overeenstemmen met die van het ongeldige of onverbindende gedeelte.
9.3
Partijen doen afstand van het recht om deze DVO te vernietigen op grond van dwaling, bedrog of enig ander wilsgebrek.
9.4
Kennisgevingen die Partijen op grond van deze DVO aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze door daartoe bevoegde personen schriftelijk zijn bevestigd.
9.5
Deze DVO kan alleen worden gewijzigd of aangevuld door een door alle Partijen ondertekend schriftelijk stuk.
10
INWERKINGTREDING, LOOPTIJD EN BEËNDIGING
10.1
Deze DVO treedt in werking per 1 januari 2025 en wordt aangegaan voor een periode van 10 jaar, eindigend op 31 december 2034 en wordt na iedere termijn telkens stilzwijgend verlengd met een periode van 5 jaar.
10.2
Beëindiging van deze DVO vindt plaats door opzegging per deurwaardersexploot of per aangetekend schrijven tegen het einde van de termijnen zoals genoemd in artikel 10.1, met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste 12 maanden.
10.3
Deze DVO is per direct eenzijdig opzegbaar door elk van de Partijen ingeval van beëindiging van de aandeelhouders- en samenwerkingsovereenkomst, de beheer- en exploitatieovereenkomst of de Huurovereenkomst. Van deze mogelijkheid tot beëindiging moet binnen 12 maanden na beëindiging van de desbetreffende overeenkomst gebruik worden gemaakt.
11
TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
11.1
Toepasselijk recht Deze DVO is uitsluitend onderworpen aan Nederlands recht.
11.2
Geschilbeslechting Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van deze DVO zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht, echter niet dan nadat Partijen eerst getracht hebben een minnelijke oplossing te bereiken, eventueel middels inschakeling van een derde deskundige of arbiter als Partijen daar overeenstemming over bereiken.
#47340939DEF
Deze DVO is aangegaan en ondertekend per de datum op de voorpagina vermeld.
SRO Stichtse Vecht B.V.
__________________________ Door: ……… Functie: directeur
SRO Servicecentrum B.V.
__________________________ Door: M.C. Bloemsma Functie: directeur Door: M.C. Bloemsma Functie: directeur
#47340939