Bijlage 5 Notitie evaluatie pilot 2023 - tbv cie 14 juni 2023.pdf

Evaluatie pilot verbetervoorstellen werkwijze raad (versie 16 mei 2023) Inleiding Op 20 december 2022 heeft de raad besloten tot een pilot, op voordracht van de werkgroep ‘werkwijze raad’. De pilot duurde 3 raadscycli en betrof een serie verbetervoorstellen voor de werkwijze van de raad. In deze notitie wordt de pilot geëvalueerd. Om de evaluatie te kunnen maken is: -

een enquête uitgegaan naar alle raads- en commissieleden alsmede naar het college. 37 mensen hebben de evaluatie ingevuld. Daarnaast is via de mail nog door een enkel raadslid gereageerd; met alle insprekers is in de periode van de pilot de dag na de vergadering geëvalueerd; en binnen het teamoverleg van de griffie is de pilot uitgebreid besproken.

Hieronder is een samenvatting van de uitslagen van de evaluatie te vinden. Daarna worden conclusies en aanbevelingen gedaan.

De bevindingen van de pilot 1

2

Verbeterpunt Spreektijd raad

Inspreken onderwerpen ‘vreemd aan de agenda’ in commissie met ruimer de tijd om tot een dialoog te komen

Toelichting Positief (75%): geeft meer rust in de raad. Enkele gemaakte opmerkingen: - Interrupties worden beter ingezet; - Helder je punt neerzetten is voor iedereen (raad en inwoners) duidelijker; - Vergaderingen zijn korter, maar of kwaliteit besluitvorming er op vooruit gaat is de vraag. Meer ruimte voor beeldvormende fase nodig. Vanuit de griffie is gekeken naar de spreektijden op basis van drie raadsvergaderingen. Alle fracties zijn (meestal ruim) binnen de spreektijden gebleven. Alleen SSV heeft bij twee van de drie vergaderingen de spreektijd opgebruikt. De ruime meerderheid (75% en 94%) is positief over meer ruimte voor dialoog in de commissie. Ook merendeel insprekers zelf positief. Enkele gemaakte opmerkingen: - Geef vooraf beeld over inhoud inspraak. Dan kunnen juiste woordvoerders aanschuiven en i.v.m. ambtelijke en bestuurlijke voorbereiding; - Vervolggesprek nodig voor inwoner: wat wordt er met de inspraak gedaan? - Inspraak in fase oordeelsvorming beter dan bij besluitvorming in raad; - Zoek goede plek aan tafel voor inwoner. Ook in Koetshuis! - Verder door ontwikkelen, kijk bv naar inspreekkamer zoals in Utrecht; 1

-

3

4

Mogelijkheid om commissies te combineren

Mogelijkheid agendapunten direct als hamerstuk te agenderen

5

Besluitrijp na commissie op basis van zetels en niet aantal fracties

6

Om onderwerp op de agenda te zetten zijn minimaal 2 fracties/ 5 zetels nodig

Soms kan commissie niets met het onderwerp. Voor inwoners is gemeente black box. Goed gesprek nodig.

Vanuit de griffie is met alle insprekers een evaluatiegesprek gehouden. Men vond de uitgebreide spreektijd prettig. De 3 minuten in de raad wordt gezien als ‘zenden’. Nu is er gesprek mogelijk. 1 inspreker had liever de hele raad toegesproken, met vooraf mogelijkheid brief/ toelichting te sturen. Ook bestaat de behoefte bij insprekers om vooraf duidelijke kaders vanuit de griffie mee te kijken over wat wel en niet gezegd kan worden tijdens de inspraak en meer duidelijkheid te krijgen over de rolverdeling raad/college 69% is hier positief over. Enkele opmerkingen: - Benut de tijd zo efficiënt mogelijk; - Soms is de wisseling van woordvoerders lastig; - Inhoudelijke B&F onderwerpen dubbel agenderen of met dubbele woordvoerders. Vanuit de griffie wordt de mogelijkheid om commissies te combineren omarmd. Als er veel ruimte over is, kan een commissie worden aangevuld met onderwerpen vanuit een andere (soms overvolle of soms juist heel kleine) commissie. Hierbij clusteren we zo zorgvuldig mogelijk per thema i.v.m. de woordvoering. 72% is hier positief over.

Enkele opmerkingen: - Voeg Q&A toe van eerder gestelde vragen; - Zo lang het maar mogelijk is het stuk toch op de agenda te zetten en het argument om het als hamerstuk te agenderen duidelijk is; - Ondemocratisch: verplaatsing macht naar presidium; - Sowieso insteken op meer hamerstukken voor raad: geen herhaling van commissie in de raad. Vanuit de griffie zijn we positief over deze mogelijkheid. Sommige raadsvoorstellen zijn ‘moetjes’, zoals bijvoorbeeld het aanwijzen van de accountant, jaarstukken RHCVV, eigen verordeningen van de raad. Door hier geen tijd op de agenda aan kwijt te zijn, is er meer ruimte voor inhoudelijke onderwerpen. 56% van de respondenten is het hier mee eens, 17% heeft geen mening en 28% is het hier niet mee eens. Gemaakte opmerkingen: - Kan zijn dat de coalitie de oppositie de pas afsnijdt; - Het voorkomt dat partijen met 1 zetel de vergadering bepalen, terwijl dit geen afspiegeling van de keuze van de inwoners is; - Een minderheid kan de besluitvorming niet tegenhouden; - Als vaststaat dat voorstel het niet haalt, niet in raad commissie overdoen. 61% van de respondenten is het hier mee eens.

Gemaakte opmerkingen: - Hierdoor worden onderwerpen niet onnodig maar door enkele partijen bediscussieerd; - Zorgt ervoor dat er vooraf moet worden nagedacht over een breder draagvlak; - Pas op dat er nu meer slechte moties komen om dit te tackelen (daar is maar 1 indiener nodig); - Drempel mag hoger aantal (3 partijen en 7 zetels). 2

7

Lijst moties en toezeggingen niet ter bespreking agenderen

Vanuit de griffie zijn we hier positief over. Een onderwerp op de agenda zetten kost soms veel voorbereidingstijd van de griffie en de ambtelijke organisatie. Het is goed als er vooraf een breder draagvlak is om een onderwerp te bespreken. 46% van de respondenten is het hier mee eens. 20% heeft geen mening en 34% is negatief. 66% vindt hierdoor de raadsvergaderingen effectiever en efficiënter. Vanuit de gemaakte opmerkingen wordt duidelijk dat er vooral een goed alternatief nodig is en de kwaliteit van de lijsten beter kan. Enkele opmerkingen: - De bespreking bestond tot nu toe vooral uit het stellen van vragen die prima schriftelijk kunnen. - Schriftelijk hier vragen over stellen is effectiever en efficiënter. - Tip: een RIB over de stand van zaken met meer info dan de lijsten tot nu toe; - De tijdwinst is summier. - Meer informatieve commissies (of door ontwikkelen naar open info sessies). Vragen van fracties bij agendapunten en vanuit college memo met veel gestelde vragen bij agendapunt voegen.

8

Criteria vragenhalfuur raad

9

Wijzigingen doorvoeren in RvO en overige opmerkingen

De griffie is van mening dat het veelal om technische vragen gaat, evt. voortgang en dat deze binnen de afspraken schriftelijk gesteld moeten kunnen worden. Het publiceren wordt gekoppeld aan de cyclus van de raadsvergadering als onderdeel van de ingekomen via een link en tijdelijk met rapportages. 59% vindt dat de criteria bijdragen aan het juiste gebruik van het vragenhalfuur. Veel gemaakte kanttekening was dat dit in de pilot nog niet aan bod gekomen is. 53% vindt de criteria terecht. Enkele opmerkingen: - Een raadslid moet altijd vragen kunnen stellen en bepaalt zelf de urgentie; - Hier ook de regel van 2 partijen en minimaal 5 zetels toepassen; - Betrek de inwoners hierbij (inwonerpanel?); - Vragenhalfuur voor indienen schriftelijke vragen met mondelinge toelichting, zoals Tweede Kamer en gemeente Utrecht (in commissie). Dan blijven hele urgente zaken over voor de raad. 62% is voor doorvoering. 6% tegen en 32% heeft een andere mening.

Enkele opmerkingen: - Spreektijden alleen bij grote onderwerpen toepassen; - Pilot verlengen, ook bij vergaderingen met vollere agenda; - Inspreken over onderwerp op de agenda in commissie verder onderzoeken/ meer ruimte geven; - Inspreken in raad alleen als iemand dat heel graag wil, maar adviseren dit bij commissie te doen; - Inspreken in raad -met regels- als mogelijkheid houden, voor gevoel inwoners is dit belangrijker dan in de commissie; - Doorvoeren en doorontwikkelen. Bv agendering door cie ipv presidium, ronde tafelgesprekken; - Beter stukken nodig; - Ombuigen naar actieve democratie en startnotitie participatie bij grote projecten; - Beeldvormende sessies goed inrichten; - Mis punten die genoemd zijn bij de raadsdag op zaterdag. 3

Conclusie en aanbevelingen Op basis van de bovenstaande evaluatie het volgende aan de raad voor te stellen: -

Per september de volgende wijzigingen in te voeren: o Spreektijdenregeling voor de raad invoeren; o Inspreken voor onderwerpen vreemd aan de agenda alleen in de commissie; o Inspreken over onderwerpen die op de agenda staan in de commissie laten plaatsvinden vanwege de oordeelsvormende fase. o Het combineren van commissieagenda’s toestaan –met aandacht voor clustering i.v.m. woordvoerderschap-; o De mogelijkheid om agendapunten direct in een commissie als hamerstuk te agenderen; o Al dan niet besluitrijp bepalen van een voorstel op basis van zetelaantal; o Het draagvlak (2 fracties, 5 zetels) dat vooraf nodig is om een onderwerp op de agenda te zetten in te voeren. o Lijst openstaande moties en toezeggingen niet meer in de commissie agenderen. Publicatie laten plaatsvinden via Pepperflow conform de cyclus van de raadsvergadering en technische vragen schriftelijk gesteld kunnen worden. Via fractievoorzittersoverleg en presidium na een half jaar dit onderdeel evalueren. o Criteria vragenhalfuur raad invoeren.

-

De werkgroep ‘werkwijze raad’ als opdracht mee te geven door te gaan met de doorontwikkeling en specifiek te kijken naar: o de doorontwikkeling van de mogelijkheden tot inspraak (waarbij het model van Utrecht als een van de suggesties wordt meegegeven); o de mogelijkheden van het door ontwikkelen van de informatieve commissies (beeldvormende sessies/ open info sessies/ ronde tafelsessies).

-

Enkele praktische zaken door te voeren: o Goede plek insprekers ‘vreemd aan de agenda‘ bij commissievergadering in Koetshuis zoeken; o Standaard de technische vragen van de fracties bij het agendapunt plaatsen (wordt al toegepast).

2-5-2023 AMH/10-5-2023 BEB/16-5-2023 werkgroep Werkwijze raad

4