Bijlage 4 Roadmap digitale transitie v3.pdf
Tekst van het document
Roadmap digitale transitie 2021
Onderwerp
Achterstanden Achterstanden Achterstanden Achterstanden
PN
zie A2, A8 A2 A3 A6
A7 Achterstanden Achterstanden Achterstanden Formatie Informatiebeheer / beleid Informatiebeheer / beleid
A8 A4 F5 I2 I3 I10
Informatiebeheer / beleid I12 Informatiebeheer / beleid Informatiebeheer / beleid Informatiebeheer / beleid
I16 I27 I1
Informatiebeheer / beleid I5 Informatiebeheer / beleid I6 Informatiebeheer / beleid I11 Informatiebeheer / beleid Informatiebeheer / beleid
Informatiebeheer / beleid Informatiebeheer / beleid
I19
Project IBT: Zorg voor het inlopen van achterstanden in dossiervorming en vernietiging van digitaal archief en zet hiervoor voldoende (tijdelijke) formatie in Verdere vernietiging van de digitale dossiers in Decos/nieuw DMS Digitalisering bouwvergunningen conform planning IBT: Voer de rest van de aanbevelingen van de archivaris uit over de noodzakelijke verbeteringen aan de archiefruimten zoals genoemd in het rapport van april 2020. Zorg dat de archiefbescheiden van de rechtsvoorgangers (Breukelen, Maarssen, Loenen) volgens afspraak met de archivaris naar het RHC Vecht en Venen worden overgebracht. Het gaat om de archieven van Maarssen (< 1999) Opschonen Decos JOIN voor conversie nieuwe zaaksysteem Schonen van analoge dossiers van voor 1-1-2014 van SV en haar rechtsvoorgangers ) IBT: Zorg voor structureel voldoende gekwalificeerde formatie om de omslag naar volledig digitaal informatiebeheer te maken. Conversie & migratiebeleid vaststellen E- Depot Stel een digitale bewaarstrategie vast, waarmee de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie (zowel te bewaren als op langere termijn te vernietigen) wordt gerealiseerd en implementeer deze.
Hoog
Eindverantwoordelijk
Hoog Hoog
Eindverantwoordelijk Eindverantwoordelijk
Hoog
Eindverantwoordelijk
Hoog
Eindverantwoordelijk
Hoog
Eindverantwoordleijk
Middel
Eindverantwoordelijk
Hoog Hoog Hoog
Eindverantwoordelijk Eindverantwoordelijk Deelnemer
Hoog
Eindverantwoordelijk
IBT: Ga verder met het afronden en invoeren van een actueel Kwaliteitshandboek Informatiebeheer en met het daadwerkelijk inrichten en uitvoeren van kwaliteitscontroles op al het informatiebeheer, inclusief de Hoog informatiebestanden in decentrale applicaties. Implementatie nieuw DMS herzien Beheerregeling / Archiefverordening / aanwijzingsbesluit IBT: Neem, conform uw roadmap 2021, een Besluit vervanging voor alle processen in de organisatie, gebaseerd op een Handboek vervanging en na een toets op de digitale beheeromgeving, in nauw overleg met en advies van uw archivaris. IBT: Zorg voor een overzicht van alle samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert of waaraan de gemeente taken heeft uitbesteed, en maak afspraken over het informatie- en archiefbeheer, waarvoor u (mede) verantwoordelijk bent. IBT: Neem in het proces of protocol voor het aangaan van nieuwe samenwerkingen of uitbestedingen op, welke afspraken er zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer, ook bij opheffing van de samenwerking of uitbesteding.
Opstellen informatiebeleidsplan Implementatie digitale handtekening
Visie digitale archivering / zaakgericht werken
Eindverantwoordelijk
Hoog Hoog
Deelnemer Eindverantwoordelijk
Hoog
Eindverantwoordelijk
Middel
Eindverantwoordelijk
Middel
Eindverantwoordelijk
IBT: Zorg voor de afronding van een eenduidig en allesomvattend overzicht van de analoge en digitale informatiebestanden in de organisatie, per Middel werkproces en breng in kaart welke overlappingen/omissies daar zijn.
I21 I24
Prioriteit Rol DIV
Eindverantwoordelijk
Middel
Eindverantwoordleijk
Middel
Deelnemer
Hoog
Eindverantwoordelijk
Q1
Q2
Q3
Q4
2022
en verder