Bijlage 4 Geactualiseerde Nota waardering en afschrijving vaste activa 2021.pdf

Nota Waardering en Afschrijving Vaste Activa 2021

De raad vastgesteld d.d. ……….. 2021

2

Inhoud Voorwoord ............................................................................................................................................... 4 1

2

3

Inleiding ............................................................................................................................................ 5 1.1

aanleiding ................................................................................................................................ 5

1.2

doel van de nota ...................................................................................................................... 5

1.3

wettelijk kader .......................................................................................................................... 5

Uitgangspunten ................................................................................................................................ 5 2.1

investeringsbeleid .................................................................................................................... 5

2.2

activeringsbeleid ...................................................................................................................... 5

2.3

waarderingsbeleid ................................................................................................................... 6

2.4

onderhoudsbeleid .................................................................................................................... 6

2.5

afschrijvings- en rentebeleid .................................................................................................... 6

2.6

procedures ............................................................................................................................... 6

Investeringsbeleid ............................................................................................................................ 6 3.1

4

5

Activering, waardering en onderhoud .............................................................................................. 7 4.1

activering ................................................................................................................................. 7

4.2

waardering ............................................................................................................................... 9

4.3

BTW ......................................................................................................................................... 9

4.4

duurzame waardevermindering van vaste activa .................................................................... 9

4.5

desinvestering activa ............................................................................................................... 9

4.6

componentenbenadering ......................................................................................................... 9

4.7

onderhoud materiële vaste activa ......................................................................................... 10

Afschrijving ..................................................................................................................................... 10 5.1

6

investeringen ........................................................................................................................... 6

afschrijven.............................................................................................................................. 10

Procedure investeringskrediet ........................................................................................................ 12 6.1

aanvragen autorisatie van investeringen ............................................................................... 12

6.2

onderbouwing aangevraagde investeringen ......................................................................... 12

6.3

termijn beschikbaarheid investeringskredieten ..................................................................... 13

6.4

voorbereidingskredieten ........................................................................................................ 13

6.5

informatieverstrekking ........................................................................................................... 13

Bijlage 1 SV: afschrijvingstabel; afschrijvingstermijnen ........................................................................ 14 Bijlage 2 SV: begrippen ......................................................................................................................... 18

3

Voorwoord Voor u ligt de herziene nota ‘waardering en afschrijving vaste activa’. Deze nota is een nadere uitwerking van het kader rondom investeringen zoals opgenomen in de financiële verordening ex. artikel 212 van de Gemeentewet. Deze nota vervangt de nota ‘waardering en afschrijving vaste activa gemeente Stichtse Vecht’, door de raad vastgesteld op 15 december 2020. Ingevolge de financiële verordening dient de raad periodiek de regels vast te stellen met betrekking tot het waarderings- en afschrijvingsbeleid. Door ontwikkelingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is het wenselijk om het beleid omtrent investeringen te actualiseren. Aan deze nota ligt de notitie Materiële Vaste Activa van de commissie BBV d.d. januari 2020 ten grondslag. Daarnaast hebben wij een aantal bepalingen aangepast die zorgdragen voor een betere uitvoering van de nota. De doelstelling van deze nota is het formuleren van het beleid en vastlegging van de uniforme regels ten aanzien van investeringen. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vastgestelde nota d.d. 15 december 2020 wordt onderstaand weergegeven: Paragraaf 4.1.2. wordt aangevuld met het volgende: Tenzij software in gebruik wordt genomen in de vorm van een SaaS-oplossing (Software as a Service).

In dit geval is er geen sprake van het verkrijgen van een actief (een investering met economisch nut) omdat het bij SaaS gaat om dienstverlening in de vorm van een abonnement waarmee wordt ingelogd bij de dienstverlener. Deze dienstverlener heeft daarmee de activa zowel juridisch als economisch in bezit. Dit betekent dat ook de implementatiekosten behorende bij de implementatie van een SaaS oplossing niet geactiveerd mogen worden. Er is geen sprake van een verkrijgingsprijs en daarom zijn de kosten ook niet als bijkomende kosten aan te merken.

4

1 Inleiding 1.1

aanleiding

In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt in hoofdstuk 5, de artikelen 59 tot en met 65 ingegaan op de waardering, activering en afschrijving. Binnen de Stichtse Vecht is het noodzakelijk uitgangspunten vast te stellen voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. Op grond van de financiële verordening gemeente Stichtse Vecht ex. artikel 212 van de Gemeentewet wordt door de raad bij verordening de uitgangspunten van het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld.

1.2

doel van de nota

Het doel van deze nota is het formuleren van kaders, beleid en vastlegging van uniforme regels voor: -waardering van activa; -investeringen; -kapitaallasten en het onderhoud. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening en de begroting, waarbij rekening wordt gehouden met de richtlijnen uit het BBV. Een totaaloverzicht van de uitgangspunten hebben we opgenomen in hoofdstuk 2 van deze nota.

1.3

wettelijk kader

De nota ‘waardering en afschrijving vaste activa’ is vooral bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212), bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de door de commissie BBV opgestelde notities, zoals de notitie materiële vaste activa.

2 Uitgangspunten In de hoofdstukken 3,4, 5 en 6 zijn de uitgangspunten nader uitgewerkt, aanvullend op de wettelijke voorschriften die we in acht moeten nemen. Deze uitgangspunten dienen als kaders voor het College waar binnen het activerings- en afschrijvingsbeleid moet worden uitgevoerd. In het onderstaande wordt een totaaloverzicht van de uitgangspunten weergegeven.

2.1

investeringsbeleid • •

2.2

Vervangingsinvesteringen worden in principe bekostigd uit de vrijval van bestaande kapitaallasten. Subsidies, die specifiek voor een investering worden verstrekt moeten direct in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht.

activeringsbeleid • • • • • • • • •

De kosten voor het afsluiten van een geldlening direct ten laste brengen van de exploitatie. Het saldo van agio en disagio mag worden geactiveerd De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief alleen activeren als aan de 4 verplicht daaraan gestelde voorwaarden wordt voldaan. De bijdragen in activa in eigendom van derden worden geactiveerd indien wordt voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden. Alle investeringen worden geactiveerd, met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde. Bij de aanschaf van kapitaalgoederen met een totale waarde kleiner dan € 25.000 komen de totale lasten in de exploitatie, deze kapitaalgoederen worden niet geactiveerd. Dit geldt voor de financiële balans. De activeringsgrens voor investeringen van de vennootschapsbelasting wordt gesteld op circa € 450, dit geldt voor de fiscale balans. Financiële vaste activa moeten altijd worden geactiveerd maar worden niet afgeschreven. Gronden en terreinen worden ongeacht omvang altijd geactiveerd, maar worden niet afgeschreven.

5

2.3

waarderingsbeleid • • • • •

2.4

Eén waarderingsgrondslag hanteren, namelijk de historische kostprijs. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. Compensabele BTW wordt niet geactiveerd. Voor de vennootschapsbelasting gelden andere regels dan die in deze nota en BBV zijn opgenomen.

onderhoudsbeleid • • • •

2.5

Lasten van (zowel klein- als groot) onderhoud mogen niet worden geactiveerd. Lasten van klein onderhoud in het jaar van uitvoering moeten ten laste van de exploitatie worden gebracht. Lasten van groot onderhoud in het jaar van uitvoering moeten ten laste van een voorziening worden gebracht. Bij achterstallig onderhoud, waardoor kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties kunnen ontstaan wordt op basis van het BBV een voorziening gevormd. In dat geval is er een zodanig slechte onderhoudstoestand dat de waarde, het gebruik en/of de levensduur van het kapitaalgoed wordt aangetast.

afschrijvings- en rentebeleid • • • • • • • •

2.6

Lineaire afschrijving gekoppeld aan de (bedrijf)economische levensduur van een investering is het uitgangspunt. Annuïtair afschrijven wordt gehanteerd bij rioleringsinvesteringen om schommelingen in het tarief te voorkomen in verband met de kostendekkendheid. Als eerste jaar van afschrijving wordt genomen het volgende jaar waarin de investering gereed is. Het afschrijvingsbedrag wordt berekend op basis van de stand van het activum per 1 januari. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven, omdat dergelijke activa geen beperkte gebruiksduur hebben. Wanneer sprake is van een investering in een gebouw met daarin apparatuur en inventaris (meubilair) etc. worden de afschrijvingstermijnen gekoppeld aan de afzonderlijke componenten van de investering. Een investering kan opgesplitst worden in fasen en deze kunnen afzonderlijk worden afgesloten en gereed gemeld. Tussen de fasen mag budgettair worden geschoven, echter de investering mag in totaliteit niet worden overschreden. Het rentepercentage wordt jaarlijks geactualiseerd. De administratieve rentetoerekening start met ingang van het jaar na oplevering c.q. gereed melding van een afgesloten fase van de investering.

procedures • • • • •

•

Investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen dienen gedurende het jaar via separate voorstellen te worden voorgelegd aan de raad. Bij de aanvraag van (uitbreiding)investeringen zal de raad indien in voldoende mate is onderbouwd de investeringen gespecificeerd accorderen. Het is niet toegestaan om tussen investeringen te schuiven. Indien een beschikbaar gesteld investeringskrediet na maximaal 2 jaar niet (volledig) is benut, wordt beoordeeld of het (restant) investeringskrediet afgeraamd kan worden. Een investeringskrediet kan telkens met 1 jaar extra bovenop de termijn van 2 jaar “open” blijven, indien nut en noodzaak via een collegebesluit daartoe voldoende is beargumenteerd. Voorbereidingskredieten worden na beschikbaarstelling van het investeringskrediet opgeheven en samengevoegd met het investeringskrediet.

3 Investeringsbeleid 3.1

investeringen

Bij investeringen wordt verstaan, dat waarbij uitgaven worden gedaan ter verwerving van een goed of ter bereiking van een doel waaraan een meerjarig nut kan worden toegekend.

6

Binnen Stichtse Vecht streven we naar een goed en betrouwbaar investeringsbeleid. Het uitgangspunt dat in principe wordt gehanteerd is dat vervangingsinvesteringen bekostigd worden uit de vrijval van bestaande kapitaallasten en daarmee een budgettair gelijkblijvend niveau houden binnen de meerjarenbegroting. De investeringen vragen daardoor geen extra budget en leggen geen extra druk op het meerjarenperspectief. De overige investeringen waar een aparte inkomstenbron voor is, worden gedekt door heffingen, subsidies. Subsidies, die specifiek voor een investering worden verstrekt moeten direct in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht. De kapitaallasten van deze investeringen komen ten laste van de exploitatie, maar worden gedekt door een aparte inkomstenbron o.a. tarieven. Bijvoorbeeld bij investeringen in rioleringen en afval.

4 Activering, waardering en onderhoud 4.1

activering

Bij activering draait het om de vraag of uitgaven meerjarig nut hebben en in welke gevallen dergelijke uitgaven worden geactiveerd en als vaste activa worden beschouwd. Of we een actief als vast of vlottend moeten beschouwen, wordt bepaald door het plan dat bestaat ten aanzien van het desbetreffende actief. Als het plan is om het actief duurzaam te exploiteren c.q. te gebruiken, dan is het een vast actief. Dit uitgangspunt ligt vast in artikel 31 BBV. Grondexploitaties bijvoorbeeld maken deel uit van de voorraden en behoren niet tot de vaste activa. Investeringen verantwoorden we op de balans onder de post vaste activa. Onder deze post onderscheiden we conform het BBV (artikel 33) de volgende vaste activa: - immateriële vaste activa; - materiële vaste activa; - financiële vaste activa. Dit onderscheid is van belang bij de beantwoording van de vraag of bepaalde uitgaven al dan niet worden geactiveerd. We lichten dit toe in de paragrafen 4.1.1 t/m 4.1.4. 4.1.1 immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn net als de materiële vaste activa niet financieel van aard. In tegenstelling tot materiële vaste activa zijn ze echter niet stoffelijk (niet tastbaar). Het BBV staat slechts in zeer beperkte mate de activering van immateriële investeringen toe. Bovendien is de activering van immateriële investeringen niet verplicht.

Binnen de gemeente Stichtse Vecht kennen we een gering aantal immateriële vaste activa. a) kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio Agio / disagio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere of hogere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Op grond van het BBV mogen deze kosten worden geactiveerd. In de toelichting op het BBV wordt echter aanbevolen om deze kosten, zeker als deze relatief van geringe omvang zijn, niet te activeren en af te schrijven. In dat geval worden deze kosten in het jaar van sluiten van de lening in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. Ook voor onze gemeente wordt dit uitgangspunt gehanteerd. b) kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Op grond van het BBV worden deze kosten als immateriële vaste activa aangemerkt. Dit heeft als consequentie dat deze als een afzonderlijk actief moet worden gewaardeerd en dus geen onderdeel meer uitmaken van de uiteindelijke investering. (zie ook paragraaf 6.4 voorbereidingskredieten) De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen we activeren indien aan alle voorwaarden is voldaan. Voorbereidingskosten van investeringen immateriële vaste activa kent op grond van het BBV een maximale afschrijvingsduur van vijf jaar. (zie afschrijvingstabel bijlage 1 SV).

7

c) Bijdragen aan activa in eigendom van derden Voor bijdragen aan activa in eigendom van derden is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. Bij verstrekken van de bijdragen streeft de gemeente Stichtse Vecht naar risicomijdend. Dit laatste blijkt uit de ‘Verordening gemeentelijke garantstelling gemeente Stichtse Vecht’, waarbij de waarborgfonds garant staat (artikel 12 Verordening gemeentelijke garantstelling SV). 4.1.2 materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn altijd stoffelijk van aard. Een uitzondering op deze regel is software, die op basis van de notitie materiële vaste activa van de commissie BBV moet worden geactiveerd. Tenzij software in gebruik wordt genomen in de vorm van een SaaS (Software as a Service) oplossing. In dit geval is er geen sprake van het verkrijgen van een actief (een investering met economisch nut), omdat het bij SaaS gaat om dienstverlening in de vorm van een abonnement waarmee wordt ingelogd bij de dienstverlener. Deze dienstverlener heeft daarmee de activa zowel juridisch als economisch in bezit. Dit betekent dat ook de implementatiekosten behorende bij de implementatie van een SaaS-oplossing niet geactiveerd mogen worden. Er is geen sprake van een verkrijgingsprijs en daarom zijn de kosten ook niet als bijkomende kosten aan te merken.

In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a) investeringen met een economisch nut b) investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven c) investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut a) investeringen met een economisch nut Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. In de nota van toelichting op het BBV wordt daarover opgemerkt, dat een deel van gemeentelijke investeringen een economische waarde heeft, omdat: - Ze verkocht kunnen worden (bijvoorbeeld een woning, gebouw, auto of computer). In het BBV is opgenomen: - Alle investeringen (met een economisch nut) worden geactiveerd. - In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur -historische waarde niet geactiveerd. b) investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven Deze categorie heeft met name betrekking op investeringen die worden bekostigd uit de afvalstoffenheffing en rioolrechten. Deze investeringen worden nu als een afzonderlijke categorie binnen de investeringen met een economisch nut vermeld. De gemeente kan middelen genereren via het tarief.

De geactiveerde investeringen leiden voor de duur van de afschrijvingstermijn tot kapitaallasten en deze lasten kunnen op grond van artikel 228a Gemeentewet in het tarief worden meegenomen. Bijvoorbeeld: - Gemeenten prijzen en tarieven voor diensten kunnen vragen (bijvoorbeeld voor de weekmarkt en riolering) waardoor deze investeringen (gedeeltelijk) rendabel kunnen zijn. c) investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut De investeringen in de openbare ruimte betreft wegen, bruggen en openbaar groen. Deze investeringen genereren geen middelen en er is geen markt voor. Het BBV bepaalt in artikel 59 lid 1, dat er geen keuze meer is om deze investeringen wel of niet te activeren. De investeringen met een maatschappelijk nut moeten worden geactiveerd. Voor reconstructies en vervangingen geldt de normale weg van het beschikbaar stellen van een investeringskrediet. Kosten levensduur verlengende renovaties en/of (vervanging)investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie geven (reconstructies/herinrichtingen), worden geactiveerd en afgeschreven. We denken daarbij aan het renoveren van een gebouw of het vervangen van complete brugdekken.

8

4.1.3 financiële vaste activa In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: 1. Kapitaalverstrekkingen aan gemeenschappelijke regelingen, deelnemingen en overige verbonden partijen; 2. Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; 3. Overige verstrekte langlopende geldleningen; 4. Overige uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer. 4.1.4 uitzonderingen op activeren In het onderstaande zijn de volgende uitzonderingen op het activeren opgenomen: • Volgens het BBV worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. • Investeringen met een aanschafwaarde van minder dan € 25.000 worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. In het kader van de uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid tussen gemeenten is het zogenaamde netto activeren verplicht gesteld. Dit houdt in dat eventuele bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht van de investering. Het verrekenen van bijdragen uit de reserves is niet meer toegestaan. Voor de dekking van kapitaallasten van reeds gerealiseerde investeringen kunnen bestemmingsreserves worden gevormd. Deze reserves worden gedurende de afschrijvingstermijn aangewend om de kapitaallasten (geheel dan wel gedeeltelijk) af te dekken.

4.2

waardering

In de BBV is bepaald dat in beginsel één waarderingsgrondslag wordt gehanteerd, namelijk de historische kostprijs (de verkrijgingprijs of de vervaardigingprijs). 4.2.1 verkrijging- en vervaardigingprijs De verkrijging- en vervaardigingprijs wordt als volgt bepaald: • De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs (exclusief compensabele BTW) en de bijkomende kosten; De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Tot de vervaardigingprijs wordt niet gerekend de kosten voor een tijdelijke voorziening; • De verkrijgingprijs van in erfpacht uitgegeven gronden is de uitgifteprijs bij de eerste uitgifte. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde

4.3

BTW

Met de invoering van het BTW-compensatiefonds wordt geen BTW geactiveerd voor zover deze compensabel of verrekenbaar is. Niet compensabele BTW verhoogt de verkrijging- of vervaardigingprijs en daarmee ook de waardering van het actief.

4.4

duurzame waardevermindering van vaste activa

In de loop der tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde ervan op de balans. Op het moment van buitengebruikstelling van een actief wordt deze afgewaardeerd, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

4.5

desinvestering activa

Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt (bijvoorbeeld verkoop bedrijfsauto of sluiting kantoorgebouw), wordt de boekwinst of het boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt en niet verrekend met de verkrijgingprijs van een nieuw actief. Het verrekenen is niet toegestaan op grond van het BBV. (Notitie materiële vaste activa, paragraaf 5.3).

4.6

componentenbenadering

De componentenbenadering dit houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. De investeringen dienen op basis van de verschillende componenten te worden geactiveerd.

9

Een voorbeeld hiervan is investeringen in de openbare ruimte waarbij vaak gelijktijdig wegenonderhoud, inrichting groen, vervanging van het riool, aanleg van parkeerplaatsen worden uitgevoerd.

4.7

onderhoud materiële vaste activa

Materiële vaste activa dienen een zo lang mogelijke bijdrage te leveren aan het doel waarvoor zij zijn aangeschaft of vervaardigd. De materiële vaste activa zijn over het algemeen het grootste kapitaal van de gemeente. Het beheer en onderhoud kost de gemeente jaarlijks veel geld. Verantwoord omgaan met de materiële vaste activa is daarom van essentieel belang. Onderhoud houdt of brengt een object in goede staat en is dus niet van invloed op de vooraf bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object. Kosten van onderhoud mogen daarom niet worden geactiveerd en kunnen op de volgende wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening: 1. Lasten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen. 2. Lasten in het jaar van uitvoering ten laste van een (vooraf gevormde) voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV). Onderhoud kan worden onderscheiden in klein- en groot onderhoud. 4.7.1 Klein onderhoud Lasten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Bij klein onderhoud gaat het om dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goed werkende en veilige staat te houden tegen een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. 4.7.2 Groot onderhoud Groot onderhoud mag eveneens niet worden geactiveerd.

Dit ontstaat na een langere periode van gebruik als gevolg van slijtage en mag ten laste gebracht worden van een voorziening. Deze voorziening kan gevormd worden mits er een recent (maximaal 5 jaar oud) meerjarig onderhoudsplan voor het actief aanwezig is. 4.7.3 Achterstallig onderhoud Er kan sprake zijn van achterstallig onderhoud als onderhoud niet tijdig volgens het onderhoudsplan wordt uitgevoerd. Bij achterstallig onderhoud wordt er niet (meer) voldaan aan het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau of wettelijke normen. Achterstallig onderhoud kan ontstaan door onvoldoende budget in de programmabegroting van het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau. Achterstallig onderhoud vanwege niet tijdige uitvoering van onderhoud, eventueel door onvoldoende beschikbaar gesteld budget, geeft aanleiding voor herstel en kan leiden tot schade (hogere herstelkosten = kapitaalvernietiging) en/of onveilige situaties. In dat geval is er een zodanig slechte onderhoudstoestand dat de waarde, het gebruik en/of de levensduur van het kapitaalgoed wordt aangetast. Bij kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties wordt op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd.

5 Afschrijving 5.1

afschrijven

Afschrijving is het in de administratie tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een goed dat als een investering is geactiveerd. De afschrijving komt ten laste van de jaarlijkse exploitatie, op deze manier wordt het meerjarig nut van de investering zichtbaar gemaakt. Bij het bepalen van de kapitaallasten zijn een aantal aspecten van belang, te weten: 1. de afschrijvingsbasis; 2. de (verwachte) restwaarde; 3. de afschrijvingsmethode; 4. de afschrijvingstermijn; 5. het (omslag)rentepercentage.

10

5.1.1 afschrijvingsbasis Op grond van de BBV moeten bij afschrijvingen de volgende algemene regels in acht worden genomen (de standaard afschrijvingsprocedure): 1. De afschrijvingen geschieden in beginsel onafhankelijk van het resultaat van de exploitatierekening; 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen op andere grondslagen dan in het voorafgaande boekjaar geschieden; 3. Op vaste activa met een beperkte levensduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur; 4. De afschrijvingstermijn van kosten onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief ten hoogste vijf jaar mag zijn; 5. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden is de afschrijvingstermijn maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. Het BBV geeft ook aan wanneer er extra (resultaatonafhankelijk) moet worden afgeschreven: 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden, onafhankelijk van het resultaat, ten laste van de exploitatie gebracht; 2. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buiten gebruikstelling, vervroegd afgeschreven, als de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Op gronden en terreinen die nog niet in gebruik zijn, wordt niet afgeschreven, omdat dergelijke activa geen beperkte gebruiksduur hebben.

5.1.2 restwaarde De restwaarde is een geschatte waarde van het actief aan het einde van de gebruiksduur. Dit is de opbrengstwaarde die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het actief. Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel verdient het aanbeveling dat de restwaarde van de vaste activa in principe nihil is. In de praktijk is er bij vervanging wel vaak sprake van een bepaalde restwaarde. Op basis van de BBV mogen we boekwinsten of –verliezen (verschillen tussen verkoopopbrengst en boekwaarde bij verkoop) niet verwerken in de te activeren investeringskosten. Deze behoren ten gunste c.q. ten laste van het resultaat te komen als incidentele baten of lasten en te worden verwerkt ten gunste of ten laste van de betreffende programma’s. Daarnaast worden deze opgenomen in het overzicht van incidentele baten en lasten. 5.1.3 afschrijvingsmethode In het BBV is onder meer bepaald dat “in de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methode de afschrijvingen worden berekend”. Het BBV schrijft overigens niet voor welke afschrijvingsmethodiek de gemeente moet hanteren. De methode regelt hoe de afschrijvingslasten over de levensduur verdeeld worden. Bij de gemeente Stichtse Vecht worden twee afschrijvingsmethodes gehanteerd, te weten lineair en annuïtair.

Lineaire methode Lineaire afschrijving is afschrijven op basis van een vast percentage van de aanschafwaarde. De afschrijving blijft gedurende de afschrijvingstermijn constant. Het rentedeel daalt gedurende de looptijd, aangezien we de rente berekenen over de actuele boekwaarde. De jaarlijkse kapitaallasten neemt geleidelijk af in de loop van de gebruiksperiode. Annuïtaire methode Annuïtair afschrijven daarbij blijven de jaarlijkse kapitaallasten gelijk. Doordat de rente wordt berekend over de actuele boekwaarde, nemen de rentekosten per jaar af en de afschrijvingskosten per jaar toe. Annuïtair afschrijven wordt gehanteerd bij rioleringsinvesteringen om schommelingen in het tarief te voorkomen in verband met de kostendekkendheid. 5.1.4 afschrijvingstermijn De te hanteren afschrijvingstermijn voor een bepaald actief is afhankelijk van de verwachte toekomstige gebruiksduur; te weten:

11

Technische gebruiksduur Hierbij draait het om de vraag hoe lang (maximaal) het actief technisch mee gaat en in staat is de prestatie te leveren, waarvoor deze is aangeschaft. (bijvoorbeeld vrachtauto). Economische gebruiksduur Hierbij draait het om de vraag wanneer een actief economisch versleten is door veroudering en wanneer het economisch verantwoord is om van het actief gebruik te maken (bijvoorbeeld een machine). In bijlage 1 is een afschrijvings(termijnen)tabel opgenomen. In het overzicht staat een opsomming van de soorten activa met de afschrijvingstermijnen weergegeven. Bij de genoemde afschrijvingstermijnen wordt rekening gehouden met wettelijke en/of andere voorschriften. 5.1.5 rentepercentage Aan alle geactiveerde bedragen wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit financiering van de investering. De combinatie van rente en afschrijving vormen de kapitaallasten die zowel in de begroting als in de jaarrekening ten laste van de exploitatie worden gebracht. In het wijzigingsbesluit BBV is opgenomen, dat de rentekosten aan de desbetreffende taakvelden moeten worden toegerekend met behulp van een (rente)omslag (interne rekenrente). De ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt en door de wijzigingen in het BBV wordt het rente(omslag)percentage jaarlijks geactualiseerd. Bij de specifieke investeringen (riolering) wordt een vast percentage gehanteerd.

Voor alle overige investeringen het rente (omslag)percentage.

6 Procedure investeringskrediet 6.1

aanvragen autorisatie van investeringen

De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten ligt bij de raad. Investeringen worden opgenomen in de investeringsplanning in de (meerjaren) begroting. Door vaststelling van de begroting door de raad worden de investeringen voor dit begrotingsjaar geautoriseerd. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: • Investeringen waarover de raad nog verder geïnformeerd wil worden en waarvoor een separaat voorstel ter besluitvorming aan de raad dient te worden voorgelegd voordat tot uitvoering kan worden overgegaan. • Investeringen waarover geen verdere besluitvorming nodig is aangezien er een meerjarenplanning aan ten grondslag ligt en vervangingsinvesteringen. Investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen dienen gedurende het jaar via een separaat raadsvoorstel te worden voorgelegd aan de raad. Zodra besluitvorming heeft plaatsgevonden kan worden gestart met uitvoering van de investering.

6.2

onderbouwing aangevraagde investeringen

Investeringen waarvan een separaat voorstel aan de raad wordt aangeboden dienen in voldoende mate te zijn onderbouwd en gespecificeerd. Investeringsaanvragen dienen dan ook de volgende onderwerpen te omvatten: • onderbouwing investeringsaanvraag (inclusief de bekende of bij de aanbesteding te leveren prestaties); • taakveld waartoe de investering behoort; • vervanging / uitbreiding; • afschrijvingstermijn (onderbouwing indien termijn afwijkt van afschrijvingstabel); • jaarlijkse exploitatie (kapitaallasten; overige exploitatiekosten inclusief dekking); • uitvoeringsplanning; • (eventuele) restwaarde; • (eventuele) aan te vragen subsidies.

12

Bij investeringsaanvragen dient een uitvoeringsplanning te worden geleverd. De uitvoeringsplanning omvat de volgende onderwerpen: • activiteit (welke werkzaamheden worden uitgevoerd) • tijdspad (tijdsduur in weken) • startdatum • datum gereed

6.3

termijn beschikbaarheid investeringskredieten

Bij investeringskredieten wordt een maximale geldigheidsduur toegekend, dit voorkomt een stuwmeer aan investeringskredieten voor lopende dan wel nog niet opgestarte investeringen. De beschikbaar gestelde investeringskredieten worden zo snel mogelijk afgesloten. Indien een beschikbaar gesteld investeringskrediet na maximaal 2 jaar niet (volledig) is benut, wordt beoordeeld of het (restant) investeringskrediet afgeraamd kan worden. Een investeringskrediet kan telkens met 1 jaar extra bovenop de termijn van 2 jaar “open” blijven, indien nut en noodzaak via een collegebesluit daartoe voldoende is beargumenteerd. Hiermee is voldoende tijd beschikbaar om de uitvoering van de investering op te starten. Indien de uitvoering niet is gestart, dan wordt het investeringskrediet in principe afgesloten en/of wordt het (restant) investeringskrediet doorgeschoven. Dit dient in een zo vroeg mogelijk stadium te worden aangegeven door de kredietbeheerder in een ‘verzamel’ collegevoorstel, waarbij het investeringskrediet wordt meegenomen naar het volgende jaar.

6.4

voorbereidingskredieten

Voorbereidingskredieten worden als onderdeel van de uiteindelijke investering gezien, zoals deze in de programmabegroting als investeringsplanning is opgenomen en door de raad zijn geautoriseerd. De omvang van de investering mag maximaal 10% van het investeringskrediet bedragen. Zodra het investeringskrediet beschikbaar is gesteld, wordt het voorbereidingskrediet opgeheven en samengevoegd met het investeringskrediet. Indien bij de voorbereiding van een uiteindelijke investering blijkt, dat de investering niet rendabel is, worden de gemaakte kosten ten laste gebracht van de exploitatie. Onderzoeks- en ontwikkelingskosten en voorbereidingskosten van bijvoorbeeld een nieuw aan te leggen fietspad moeten evenzo ten laste van de exploitatie worden gebracht, indien het onderzoek niet leidt tot een actief. Indien er daadwerkelijk een nieuw fietspad wordt aangelegd dan mogen de onderzoeks- en ontwikkelingskosten worden geactiveerd. Deze kosten moeten op grond van de BBV gezien worden als immateriële activa, die in een periode van maximaal 5 jaar moeten worden afgeschreven (zie paragraaf 4.1.1).

6.5

informatieverstrekking

Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten is het voor de raad van belang hierin inzicht te hebben. Hierbij kennen we de volgende rapportagemomenten: 1. Bestuursrapportage(s); 2. Jaarrekening.

6.5.1 Bestuursrapportage(s) In de rapportage wordt bij afwijking ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot uitvoering van werkzaamheden. Van de lopende investeringen zal alleen worden ingegaan op de investeringen die afwijken van de planning en investeringen die het investeringskrediet (gaan) overschrijden. Vermeld worden in ieder geval: • een verklaring van de afwijking; • de dekking van de ontstane afwijking; • de acties die worden gestart om de planning alsnog te halen.

13

6.5.2 Jaarrekening Bij de jaarrekening wordt de raad in een totaaloverzicht geïnformeerd over de ontwikkeling van het totale investeringsvolume. Een overzicht van lopende en afgesloten investeringskredieten wordt opgenomen bij de jaarrekening. Overschrijdingen groter dan € 50.000 zullen worden toegelicht. Bijlage 1 SV: afschrijvingstabel; afschrijvingstermijnen Activa soort

Omschrijving

Afschrijving termijn SV

IVA

Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen

0

IVA

Aandelen

0

IVA

Deelneming

0

IVA

Saldo van agio en disagio

4

IVA

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

4

MVA – EN

Gronden en terreinen

0

MVA – EN

Personenauto, aanhangwagen

5

MVA – EN

Pick-up, bedrijfsauto, vrachtwageen

7

MVA – EN

Tractor

10

MVA – EN

Motorvaartuigen

20

MVA – EN

Beveiligingsapparatuur

10

MVA – EN

Telefooninstallaties

4

MVA – EN

Mobiele communicatiemiddelen (smartphones, tablets, laptops)

3

14

Activa soort MVA – EN

Omschrijving

Afschrijving termijn SV

Automatisering (PC’s, software) *

3

MVA – EN

Bekabeling

10

MVA – EN

Programmatuur * (besturingssystemen, servers, netwerk, centrale opslagsystemen)

5

MVA – EN

Stemmachines

5

MVA – EN

Gebouwen: Noodlokalen

MVA – EN

Gebouwen: Veiligheidsvoorzieningen, brandslangen, centrale verwarming, airco

MVA – EN

15

Gebouwen: Verbouwing

MVA – EN

15

25

Gebouwen: Overige

40

MVA – EN

Kantoorinventaris, schoolmeubilair en overige vaste inrichting

10

MVA – EN

Archiefinstallaties

25

MVA – EN

Gereedschappen

5

MVA – EN

Installaties

15

15

Activa soort MVA – EN

Omschrijving

Afschrijving termijn SV

Hekwerken: Aanleg / vervanging

20

MVA – ENH

Containers

12

MVA – ENH

Riolering: Aanleg/vervanging (GRP leidend)

MVA – ENH

MVA – ENH

Riolering - bouwkundig: Rioolgemaal / druk rioolgemaal & randvoorzieningen

MVA – MN

Riolering -elektromechanisch: Rioolgemaal / druk rioolgemaal & randvoorzieningen

15

30

Wegen, fiets- en voetpaden: Aanpassing / voorziening / snelheidsremmende maatregelen

MVA – MN

30

Wegen, fiets- en voetpaden: aanleg / vervanging / reconstructie

MVA – MN

40

Riolering: IBA’s

MVA – ENH

40

Riolering: Verbeteringsmaatregelen (o.a. afkoppelen)

MVA – ENH

40

Riolering: Mechanische leidingen

MVA – ENH

40

10

Wegen, fiets- en voetpaden: Herinrichting

20

16

Activa soort

Omschrijving

Afschrijving termijn SV

MVA – MN

Rotondes

30

MVA - MN

Verkeerslichtinstallaties

15

MVA - MN

Openbare verlichting: masten

40

MVA - MN

Openbare verlichting: armaturen

20

MVA – MN

Bruggen: (hout) Aanleg / vervanging

30

MVA – MN

Beweegbare bruggen: Aanleg / vervanging

70

MVA – MN

Betonnen vaste bruggen

100

Aanleg / vervanging MVA – MN

Beschoeiingen

MVA – MN

Plantsoenen / parken: Aanleg/reconstructie

MVA – MN

MVA – MN

25

20

Sportterreinen/speelplaatsen: Aanleg / vervanging

15

Straatmeubilair

10

17

Bijlage 2 SV: begrippen In het onderstaande tabel worden een aantal kernbegrippen nader omschreven. Activa De bezittingen van de gemeente zoals gronden, gebouwen, voertuigen en infrastructuur. Deze worden ingedeeld bij de vaste activa. Activeren Het opnemen van de investeringen op de balans. De jaarlijkse kosten (kapitaallasten) worden ten laste van de exploitatie gebracht. Achterstallig onderhoud Als onderhoud niet tijdig volgens het onderhoudsplan wordt uitgevoerd. Afschrijven

Annuïtaire afschrijving

Boekwaarde Componentenbenadering

Desinvesteren activa Disagio / Agio

Economische levensduur Groot onderhoud Investeringen nieuw beleid Kapitaallasten Klein onderhoud Lineaire afschrijving Liquiditeitsplanning Onderuitputting kapitaallasten Onderhoudsvoorziening Reconstructie Rentelast Rentepercentage Restwaarde Tijdelijke voorziening

Een boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van activa wegens technische slijtage en economische veroudering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Een berekeningsmethodiek waarbij bereikt wordt dat de kapitaallasten jaarlijks gelijk zijn gedurende de gehele afschrijvingstermijn van de investering. Per jaar verschillen echter de hoogte van de rente- en afschrijvingscomponent. Waarde van de activa op de balans. Dit is de som van de aanschafwaarde minus het reeds afgeschreven bedrag. De componentenbenadering dit houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. De investeringen dienen op basis van de verschillende componenten te worden geactiveerd. De definitieve buiten gebruikstelling van duurzame (materiële) productiemiddelen (bijvoorbeeld verkoop of sluiting). Disagio en agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere c.q. hogere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Disagio en agio kan ook betrekking hebben op aandelen. De economische levensduur wordt bepaald door verantwoord en functioneel gebruik rekening houdend met technologische ontwikkelingen. Dus slijtage van activa door veroudering.

Onderhoudsactiviteiten die zich eens in de zoveel jaar voordoen, bijvoorbeeld schilderwerkzaamheden. Investeringen die nog niet eerder bij de gemeente in de programmabegroting zijn verwerkt. De som van de jaarlijkse afschrijving- en rentelast die samenhangen met de investeringen. Onderhoudsactiviteiten die jaarlijks terugkeren, bijvoorbeeld schoonmaakkosten. Afschrijving op basis van een vast bedrag per jaar, waarbij de kapitaallasten jaarlijks dalen. Als gevolg van een daling van de boekwaarde neemt de jaarlijkse rentelast af. Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid. Voor het verloop van projecten en investeringen binnen de P&C cyclus. Onderuitputting van de kapitaallasten is wanneer vertraging in de uitvoering van een investering optreedt en/of een gepland werk niet tot uitvoering komt. Een voorziening om de lasten groot onderhoud over meerdere begrotingsjaren te egaliseren. In oorspronkelijke staat herstellen van een actief. De rentelast wordt berekend over de boekwaarde aan het begin van het jaar, met ingang van het jaar na oplevering (gereed melding). Het percentage dat gebruikt wordt om de rentelast te berekenen. De vermoedelijke opbrengst bij verkoop van een afgeschreven actief. Een actief of onderdeel dat tijdelijk in gebruik wordt genomen vooruitlopend op de definitieve voorziening.

18

Uitvoeringsplanning Verkrijgingprijs Vervaardigingprijs Vervangingsinvesteringen Waarderen

Een overzicht van de toekomstige activiteiten en tijdspad voor de komende begrotingsperiode. Het bedrag dat betaald is om activa aan te schaffen (de inkoopprijs en de bijkomende kosten). De kosten die gemaakt zijn ten behoeve van het intern vervaardigen van een actief (bijvoorbeeld een boek). Investeringen ter vervanging van reeds aanwezige activa. Deze activa dienen reeds in de programmabegroting te zijn opgenomen. Jaarlijks wordt hiervan een opgave gedaan in de begroting. De waarde die toegekend wordt aan het geactiveerde kapitaalgoed c.q. de investering op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

IVA = immateriële vaste activa IVA : kosten onderzoek en ontwikkeling MVA = materiële vaste activa EN = economisch nut ENH = economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven MN = maatschappelijk nut MVA-EN : gronden en terreinen MVA-EN : woonruimten MVA-EN : bedrijfsgebouwen MVA-EN : grond- weg en waterbouwkundige werken MVA-EN : vervoermiddelen MVA-EN : machines, apparaten en installaties MVA-EN : overig MVA-ENH : gronden en terreinen MVA-ENH : bedrijfsgebouwen MVA-ENH : grond- weg en waterbouwkundige werken MVA-ENH : machines, apparaten en installaties MVA-ENH : overig MVA-MN : gronden en terreinen MVA-MN : bedrijfsgebouwen MVA-MN : grond- weg en waterbouwkundige werken MVA-MN : machines, apparaten en installaties MVA-MN : overig FVA = financiële vaste activa FVA : kapitaalverstrekking deelnemingen FVA : leningen aan woningbouwcorporaties FVA : leningen aan deelnemingen FVA : leningen aan overige verbonden partijen

19