Bijlage 4 Bijdrageverordening Regionaal Archief Noordwest Utrecht.pdf
Tekst van het document
Besluit van het bestuur van Regionaal Archief Noordwest Utrecht houdende de vaststelling van de bijdragen en aanvullende bijdragen van de gemeenten waarvan de colleges deelnemen aan de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht Het bestuur van Regionaal Archief Noordwest Utrecht: Gelet op Artikel 20, derde lid van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht; Besluit vast te stellen Bijdrageverordening Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Artikel 1: Begripsbepalingen Artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht is van toepassing op dit besluit. Daarnaast wordt in dit besluit verstaan onder: a.
algemene reserve:
het deel van het eigen vermogen dat dient als weerstandsvermogen om eventuele tekorten of incidentele tegenvallers in de exploitatie op te vangen;
b.
begrotingsjaar:
het kalenderjaar waarvoor een begroting geldt;
c.
totale bijdrage:
de bijdrage per gemeente, bestaande uit: - de vaste bijdrage, - de aanvullende bijdrage, en, indien van toepassing, - incidentele bijdragen;
d.
voorlopige bijdrage:
de vooraf begrote totale bijdrage;
e.
vaste bijdrage:
de vaste bijdrage per gemeente per jaar voor de uitvoering van de basistaken inclusief de algemene kosten van bedrijfsvoering, overhead, huisvesting en instandhouding van de organisatie;
f.
aanvullende bijdrage:
de per deelnemer overeengekomen bijdrage voor de in dat jaar af te nemen plustaken zoals opgenomen in de daarvoor aangegane dienstverleningsovereenkomst;
g.
incidentele bijdrage:
de per gemeente buiten de dienstverleningsovereenkomst overeengekomen bijdrage voor incidentele plustaken;
h.
basistaken:
de taken als bedoeld in artikel 4 van de regeling, die door alle deelnemers verplicht, conform artikel 5, eerste lid, van de regeling worden afgenomen en zijn opgenomen in de Producten- en Diensten Catalogus.
i.
plustaken:
de taken bedoeld in artikel 5, tweede lid van de regeling. Plustaken zijn opgenomen in de Producten- en Diensten Catalogus en de eventuele afname ervan wordt vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met de betreffende deelnemer;
j.
opslag:
een opslag ter hoogte van 2% van de vaste bijdrage waarmee de gemeenten 2% meer bijdragen dan hun werkelijke aandeel in de jaarlijkse kosten. De opslag wordt bij de gemeenten in rekening gebracht zodat overeenkomstig de afspraak met de belastingdienst wordt bereikt dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is. De opbrengst van deze opslag wordt jaarlijks rechtstreeks toegevoegd aan de algemene reserve en is niet bestemd voor (lopende) exploitatie- of overheadkosten.
k.
dienstverleningsovereenkomst:
de dienstverleningsovereenkomst, bedoeld in artikel 5, vierde lid van de regeling, waarin afspraken worden vastgelegd over de uitvoering van plustaken door Regionaal Archief Noordwest Utrecht en een deelnemer;
l.
Producten- en Diensten Catalogus
de door het bestuur vast te stellen catalogus, bedoeld in artikel 5, derde lid van de regeling, waarin de basistaken en de plustaken nader zijn uitgewerkt;
m. verdeelsleutels:
de voor de bepaling van de lasten per deelnemer voor uitvoering van de basistaken gebruikte drie verdeelsleutels, te weten:
-
-
-
Verdeelsleutel 1: voor het beheer van het gemeentelijk analoog archief wordt jaarlijks een tarief per strekkende meter archief vastgesteld. De bijdrage per deelnemer wordt berekend door dit tarief te vermenigvuldigen met het aantal strekkende meters gemeentelijk archief dat per 1 januari van het begrotingsjaar door Regionaal Archief Noordwest Utrecht wordt beheerd. Het tarief per meter wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de in de begroting opgenomen loon- en prijsontwikkeling. Indien een deelnemer gedurende het jaar extra meters archief overbrengt, wordt de bijbehorende bijdrage naar rato in rekening gebracht over dat jaar en verwerkt in de eerstvolgende begroting; Verdeelsleutel 2: de lasten voor restauratie en conservering worden in gelijke delen verdeeld over de deelnemende gemeenten. Indien het bestuur besluit de verdeling te wijzigen, wordt dat in de begroting onderbouwd en vastgelegd; Verdeelsleutel 3: de resterende lasten voor de basistaken worden verdeeld naar rato van het laatst bij het Centraal Bureau voor Statistiek gepubliceerde aantal inwoners per gemeente per 1 januari van het begrotingsjaar.
Artikel 2: Grondslag bijdrage 1. Een gemeente is jaarlijks een vaste bijdrage verschuldigd aan Regionaal Archief Noordwest Utrecht. 2. Een gemeente die plustaken opdraagt, betaalt daarvoor jaarlijks een aanvullende bijdrage. 3. Een gemeente komt met Regionaal Archief Noordwest Utrecht voor plustaken een dienstverleningsovereenkomst overeen. De dienstverleningsovereenkomst bevat in ieder geval afspraken over de benutting van de bijdrage voor de uitoefening van plustaken, met de bijbehorende kwaliteit en prestaties. Op basis van de afspraken in de dienstverleningsovereenkomst betaalt de gemeente haar aanvullende bijdrage. 4. Indien er geen dienstverleningsovereenkomst wordt overeengekomen voor het daaropvolgende jaar, dan worden uitsluitend de bijdragen voor basistaken vastgesteld op basis van de begroting. Eventuele aanvullende bijdragen worden dan niet in rekening gebracht totdat daarvoor een dienstverleningsovereenkomst is gesloten. 5. De gemeenten dragen er overeenkomstig artikel 20, eerste lid van de regeling, zorg voor dat Regionaal Archief Noordwest Utrecht te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Artikel 3: Vaststelling van de bijdrage 1.
Het bestuur stelt jaarlijks in de begroting van Regionaal Archief Noordwest Utrecht per gemeente de voorlopige bijdrage vast, bestaande uit de vaste bijdrage en, voor zover van toepassing, de aanvullende bijdrage als bedoeld in artikel 2, derde lid. 2. Het bestuur kan jaarlijks de Product- en Diensten Catalogus aanpassen van producten en diensten die Regionaal Archief Noordwest Utrecht aanbiedt. 3. Incidentele bijdragen worden berekend op basis van de daadwerkelijke hoeveelheid bestede uren van de incidentele plustaken, vermenigvuldigd met het daarvoor bepaalde uurtarief zoals dat in de begroting is opgenomen. Deze incidentele aanvullende bijdragen worden door het Regionaal Archief Noordwest Utrecht apart gefactureerd. 4. Voor zover aanpassing van de bijdragen van het lopende begrotingsjaar noodzakelijk is, geschiedt dit door middel van een begrotingswijziging overeenkomstig artikel 22 van de regeling. 5. De definitieve totale bijdrage per gemeente wordt middels vaststelling van de jaarrekening vastgesteld. Artikel 4: Verdeelsleutels 1. De lasten voor de basistaken worden over de gemeenten verdeeld op basis van de verdeelsleutels. 2. De totale vaste bijdrage per gemeente bestaat uit de som van de bijdrage op grond van de verdeelsleutels, vermeerderd met 2% opslag. 3.
Op het moment dat Regionaal Archief Noordwest Utrecht in aanmerkelijke mate digitaal archief in beheer neemt, kan het bestuur een aanvullende verdeelsleutel vaststellen voor digitale archieven. Deze verdeelsleutel wordt vervolgens in de eerstvolgende begroting van Regionaal Archief Noordwest Utrecht toegepast. Artikel 5: Betaling van de voorlopige bijdrage 1. De gemeenten betalen in de maand januari de voorlopige bijdrage, bedoeld in artikel 3, eerste lid, als voorschot voor de kosten van het gehele lopende begrotingsjaar. 2. Betaling van de voorlopige bijdrage geschiedt op basis van facturering door Regionaal Archief Noordwest Utrecht. Betaling geschiedt binnen 30 dagen na dagtekening van de factuur. 3. Naar aanleiding van de liquiditeitspositie in de afzonderlijke maanden kan het bestuur bepalen dat een van het bedrag, bedoeld in het eerste lid, afwijkend extra voorschot wordt betaald.
Artikel 6: Jaarafrekening De jaarafrekening wordt binnen zes maanden na verstrijking van het boekjaar vastgesteld, waarna afrekening volgt, zoals bedoeld in artikel 3, vierde lid.
Artikel 7: Weerstandsvermogen, algemene reserve en batig exploitatiesaldo 1. De algemene reserve van Regionaal Archief Noordwest Utrecht vormt het weerstandsvermogen van de bedrijfsvoeringsorganisatie. 2. Het bestuur streeft naar een weerstandsvermogen dat zich bevindt binnen een bandbreedte van 10 tot 15 procent van de jaarlijkse lasten van de bedrijfsvoeringsorganisatie. 3. Bij de bepaling van het gewenste niveau van het weerstandsvermogen houdt het bestuur rekening met: a. de aard en omvang van de geïdentificeerde risico’s in de risicoparagraaf van de begroting; b. de liquiditeitspositie en het ontbreken van directe toegang tot gemeentelijke financiering; c. de personele risico’s (WW en verzuimkosten), en d. de onderhouds- en huisvestingsrisico’s van Regionaal Archief Noordwest Utrecht. 4. Een batig exploitatiesaldo wordt, na de afrekening als bedoeld in artikel 6, toegevoegd aan de algemene reserve als onderdeel van het weerstandsvermogen, tenzij het bestuur op grond van de in lid 2 genoemde bandbreedte anders besluit. 5. Onverminderd het bepaalde in dit artikel wordt jaarlijks de opbrengst van de opslag toegevoegd aan de reserve. 6. Indien het weerstandsvermogen de bovengrens van de bandbreedte overschrijdt, kan het bestuur besluiten a. het surplus terug te laten vloeien naar de gemeenten, of b. in te zetten voor investeringen of risicoreductie. 7.
Een eventueel terug te betalen surplus, als bedoeld in lid 6 onder a, wordt verdeeld naar rato van het aantal inwoners per gemeente, volgens de gegevens van het Centraal Bureau voor statistiek per 1 januari van het begrotingsjaar waarop het batig exploitatiesaldo betrekking heeft. 8. Indien het weerstandsvermogen onder de ondergrens van de bandbreedte daalt, neemt het bestuur maatregelen om dit aan te vullen, bijvoorbeeld door toevoeging van positieve exploitatiesaldi of door incidentele bijdragen van de gemeenten. 9. Het bestuur verantwoordt jaarlijks in de risicoparagraaf van de begroting en in de jaarrekening de stand, ontwikkeling en eventuele aanwending van het weerstandsvermogen.
Artikel 8: Negatief exploitatiesaldo 1. In het geval na de afrekening bedoeld in artikel 6 sprake is van een negatief exploitatiesaldo, dan wordt door het bestuur besloten in welke mate dit opgevangen kan worden door middel van de algemene reserve van Regionaal Archief Noordwest Utrecht. 2. In het geval het negatieve exploitatiesaldo, bedoeld in het eerste lid, niet kan worden opgevangen door de algemene reserve van Regionaal Archief Noordwest Utrecht, dan dragen de gemeenten bij, overeenkomstig artikel 20, eerste lid, van de regeling.. 3. De bijdrage aan het negatieve exploitatiesaldo, bedoeld in het tweede lid, wordt verdeeld onder de gemeenten naar rato van het aantal inwoners per gemeente volgens de informatie van het Centraal Bureau voor Statistiek op 1 januari van het begrotingsjaar waarop het negatieve exploitatiesaldo betrekking heeft. 4. De secretaris-directeur informeert de gemeenten over een dreigend negatief exploitatiesaldo, zo spoedig mogelijk na de constatering daarvan, en doet voorstellen om de effecten ervan te beperken voor Regionaal Archief Noordwest Utrecht en de gemeenten Artikel 9: Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan. Artikel 10: Citeerwijze Deze verordening wordt aangehaald als Bijdrageverordening Regionaal Archief Noordwest Utrecht.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van Regionaal Archief Noordwest Utrecht van [datum].
De voorzitter
De secretaris-directeur
[naam]
[naam]