Bijlage 4 Accountantsverslag 2023 (definitief concept).pdf
Tekst van het document
Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht
C
O N
C EP
T
Accountantsverslag 2023
1
Heliumstraat 64 2718 SL Zoetermeer telefoon (088) 236 7000 e-mail Audit@flynth.nl
VERTROUWELIJK Aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht Postbus 5150 3502 JD UTRECHT kenmerk 661077134-SH-
behandeld door S. Hof MSc RA
datum 28 maart 2024
onderwerp Accountantsverslag 2023 (DEFINITIEF CONCEPT) Geachte leden van het bestuur,
C EP
T
Hierbij ontvangt u ons CONCEPT accountantsverslag over het boekjaar 2023. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van de door ons uitgevoerde werkzaamheden, waarvan wij vinden dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2023 en voor het beoordelen van de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (hierna: BghU). De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 gecontroleerd. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van BghU.
O N
Wij bespreken deze rapportage tijdens de bijeenkomst op 3 april as. met uw bestuur. Eventuele vragen worden dan beantwoord. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden. Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
C
Wij willen benadrukken dat wij op dit moment, in afwachting van de Audit Alert van de NBA met betrekking tot de ontstane onduidelijkheid ten aanzien van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en het accountantsoordeel daarbij op dit moment nog geen controleverklaring kunnen afgeven. Naar verwachting kunnen wij medio april de controleverklaring bij uw jaarrekening over het boekjaar 2023 verstrekken. Op dit moment kunnen wij niet voorzien of de Audit Alert van de NBA impact heeft op de rechtmatigheidsverantwoording zoals deze door de directie in de concept jaarrekening 2023 is opgenomen. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Hoogachtend, Flynth Audit B.V.
S. Hof MSc RA Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem.
2
Inleiding In het kader van de door het bestuur aan ons verstrekte opdracht voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht brengen wij u hierbij verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze eindejaars-controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Inleiding
Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling.
Samenvatting
T
Dit accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
Kernpunten van de controle
Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2023 te verstrekken. Onze verwachting is dat wij, in afwachting van de Audit Alert van de NBA medio april de controleverklaring kunnen verstrekken.
Rechtmatigheidsverantwoording
C EP
Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2023 van de BghU en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de controle van de jaarrekening 2023.
Inhoud accountantsverslag
O N
Wij hebben de concept versie van deze rapportage besproken tijdens de bijeenkomst op 3 april 2024 met uw bestuur.
Bestuurlijke samenvatting
Hoofdstuk 2
Kernpunten van de controle
Hoofdstuk 3
Rechtmatigheidsverantwoording
Hoofdstuk 4
Analyse vermogen en resultaat
Hoofdstuk 5
Interne beheersing & automatisering
Hoofdstuk 6
Externe ontwikkelingen
Bijlage A
Niet gecorrigeerde bevindingen & gecorrigeerde bevindingen
Bijlage B
Communicatie
Bijlage C
Onze communicatie met u
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
C
Hoofdstuk 1
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
C
O N
C EP
T
Bestuurlijke samenvatting
4
Bestuurlijke samenvatting Controleverklaring
Belangrijkste bevindingen
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd. Resultaat over 2023
Rechtmatigheidsverantwoording In de jaarrekening 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De directie constateert diverse bevindingen, echter concludeert dat er geen fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens aanwezig zijn. Wij kunnen instemmen met deze conclusie van de directie en constateren dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave biedt.
T
De gehanteerde materialiteit bedraagt € 196.000 voor fouten respectievelijk € 588.000 voor onzekerheden.
Controlebevindingen Er resteert één een ongecorrigeerd controleverschillen met een totale impact van € 12.810. Daarnaast is er sprake van diverse gecorrigeerde controleverschillen, voor een specificatie verwijzen wij u naar bijlage A.
C EP
Wij hebben de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het bestuur. Verder hebben we geen indicaties van fraude en/of niet-naleving van wet- en regelgeving.
Belangrijkste aandachtspunten 2024
O N
Naar aanleiding van onze controle over het boekjaar 2023 willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie de volgende aandachtspunten voor 2024 benoemen:
1500000
1000000
0 2021 2022 2023 Jaarrekening Begroting
C
1. Doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording en de onderliggende de ingerichte interne controles;
500000
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Uw weerstandsvermogen
1,40 1,20 1,05
1,00
1,15
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
0,80 0,60
2. Inrichten van interne controles voor de aan de belastingverantwoordingen ten grondslag liggende processen;
0,40
3. Versterken van het jaarafsluitingsproces;
-
4. Vanwege het toenemende belang van digitale vastleggingen adviseren wij u het komend jaar aandacht te blijven houden voor de inrichting van uw applicaties.
Inleiding
Bijlagen
0,41
0,20 2021
2022
2023
C
O N
C EP
T
Kernpunten van de controle
6
Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (1/2) Controleverklaring
Wij hebben de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het bestuur. Verder hebben we geen indicaties van fraude en/of niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de opdrachtbevestiging heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De reikwijdte van onze controle staat hierin omschreven. Gedurende het verloop van de controle over boekjaar 2023 is op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van de controle van de BghU.
C EP
Reikwijdte van de controle
T
De voor fouten en onzekerheden gehanteerde materialiteit bedraagt € 194.900 respectievelijk € 584.700. Deze toleranties zijn in overeenstemming met het controleprotocol dat door uw bestuur is vastgesteld op 6 december 2023. De rapporteringstolerantie is door het bestuur vastgesteld op € 50.000. Wij wijken hiervan af en rapporteren fouten en onzekerheden boven 5% van de goedkeuringstolerantie, namelijk boven een bedrag van € 9.745.
De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek naar de toepassing van de grondslagen in de jaarrekening. Naar onze mening zijn de door de directie gekozen grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar, conform wet- en regelgeving en consistent toegepast. In het boekjaar 2023 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van de belangrijkste verslaggevingsgrondslagen in het BBV en relevante notities uitgebracht door de Commissie BBV.
Schattingen
Schattingen op basis waarvan een aantal jaarrekeningposten worden bepaald zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de schattingen en veronderstellingen aanvaardbaar zijn in het kader van de jaarrekening als geheel.
Voorzieningen – Proceskostenvergoeding
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
C
Voorzieningen Algemeen
O N
Grondslagen en verantwoording conform BBV
Bij het opstellen van de jaarrekening moet de directie belangrijke schattingen, beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames van de directie beoordeeld en zijn tot de conclusie gekomen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en gebaseerd zijn op gebalanceerde overwegingen. In de jaarrekening is er een voorziening verantwoord met betrekking tot proceskostenvergoedingen. Het aantal ‘no-cure-no-pay’-bureaus neemt toe en daarmee ook het aantal WOZ-bezwaren. In 2023 is de achterstand in het verwerken van bezwaren verder opgelopen. Als gevolg hiervan is er een voorziening voor te betalen proceskostenvergoedingen verantwoord van € 1.050.000 (2022: € 162.000). De achterliggende veronderstellingen bij de berekening van de voorziening (schatting) hebben wij, mede gelet op het feit dat er in 2024 reeds € 776.000 aan proceskostenvergoedingen is uitgekeerd, beoordeeld als aanvaardbaar en realistisch.
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (2/2) Analyse vermogen en resultaat
Het gerealiseerd resultaat (inclusief de mutaties in de reserves) bedraagt circa € 746.522 positief versus een begroot resultaat (na begrotingswijzigingen) van € 0. In de jaarrekening (paragraaf 2.4 – “Toelichting op de staat van baten en lasten”) heeft de directie de belangrijkste afwijkingen tussen de gerealiseerde baten en lasten en de begrootte baten en lasten toegelicht. In hoofdstuk 4 van dit verslag gaan wij nader in op het resultaat.
Inleiding
Uit onze werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn geen bevindingen gebleken. In de opgenomen toelichtingen van de directie en de door de directie geconstateerde bevindingen hebben we geen afwijkingen geconstateerd. Verder achten we de werkzaamheden van de directie toereikend om tot een oordeel te komen. Voor een nadere toelichting verwijzen we u naar het hoofdstuk rechtmatigheidsverantwoording in dit verslag.
T
Rechtmatigheidsverantwoording
Als gevolg van het (doorschuif) BTW effect van een te laat geboekte factuur zijn zowel de vordering- als de baten op openbare lichamen te laag verantwoord. Dit betreft een bedrag van € 12.810, welke niet in de jaarrekening 2023 is verwerkt.
Frauderisicoanalyse
De BghU heeft een frauderisicoanalyse opgesteld. Wij adviseren het bestuur om dit periodiek te bespreken zodat deze analyse een zichtbaar en vast onderdeel van de interne beheersomgeving wordt.
Wijziging in overige wet- en regelgeving
In de jaarrekening 2023 zijn geen stelsel- of schattingswijzigingen verwerkt.
C EP
BTW effect vordering op openbare lichamen
De Wet Normering Topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd, beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 223.000 niet te boven gaan. Daarnaast dient u het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000.
C
Wet Normering Topinkomens (WNT)
O N
De BghU heeft de jaarrekening verder opgesteld volgens de verslaggevingsvereisten van het besluit begroting en verantwoording (BBV).
Uit de werkzaamheden blijkt dat in 2023 voor de topfunctionarissen en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen en dat de WNT juist is verantwoord in de jaarstukken. XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Verantwoordelijkheden m.b.t. fraude
• •
Onze verantwoordelijkheid
•
• •
• • • Geen aanwijzingen
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
T
•
C EP
•
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de met governance belaste personen en de directie. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het opzetten en onderhouden van interne beheersmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële rapportage, de werking van de bedrijfsvoering en naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de bij uw onderneming in gebruik zijnde interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en frauderisico's met betrekking tot cybersecurity. Het waarborgen dat de cultuur en de omgeving van uw onderneming integer zijn en ethisch gedrag bevorderen.
Het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van de met governance belaste personen en de directie wordt gebracht; en Daarnaast zijn de met governance belaste personen verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, voor het bepalen of de interne beheersmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren, voor de beoordeling van de competentie en integriteit van zichzelf en van het overige management en voor het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd en bevestigingen verkregen van de met governance belaste personen, de directie en anderen binnen de entiteit ten aanzien van de interne beheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude in de entiteit te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot fraude of vermoede fraude. Verder hebben wij de directie verzocht om informatie die het eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over haar visie op bedrijfspraktijken en ethisch gedrag. Daarnaast hebben wij inzicht verkregen in de wijze waarop de met governance belaste personen toezicht uitoefenen op de door de directie gevolgde processen om de risico's op fraude te identificeren en hierop in te spelen.
Wij hebben de geplande controlewerkzaamheden besproken met de met governance belaste personen. Wij moeten adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude. Wij rapporteren over onze gevolgde controleaanpak met betrekking tot fraude(risico’s) in de controleverklaring.
O N
•
C
Uw verantwoordelijkheid
Tijdens onze controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Significante frauderisico’s Omschrijving risico
Eigen controlewerkzaamheden
Het management bevindt zich in een positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersing te doorbreken die anderszins effectief lijkt te werken. Het risico is verondersteld in alle entiteiten aanwezig.
Het doorbreken van beheersmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico’s van materiële onjuistheden in de jaarrekening slechts beperken, en niet volledig mitigeren, wegens de inherente beperkingen van interne beheersmaatregelen.
Inleiding
Wij hebben journaalposten geselecteerd op basis van risicocriteria en hierop specifieke controlewerkzaamheden verricht. Deze werkzaamheden omvatten onder meer inspectie van informatie uit brondocumenten. Wij hebben geen significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening geïdentificeerd.
Samenvatting
T
Wij hebben de opzet en implementatie geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten en het maken van schattingen. Tevens hebben wij specifieke aandacht gegeven aan de toegangsbeveiligingen in het IT-systeem en de mogelijkheid dat hierdoor functiescheidingen worden doorbroken.
C EP
Tevens hebben wij specifieke controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van belangrijke schattingen van de directie zoals de waardering van vaste activa en debiteuren en het toereikend zijn van voorzieningen. Hierbij hebben we in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van de directie bij deze posten. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door de directie.
Eigen controlewerkzaamheden
Het risico dat een medewerker zelfstandig crediteurenstamgegevens muteert en / of valse inkoopfacturen in de administratie verwerkt en / of betalingen aan crediteuren omleidt voor persoonlijk gewin.
Het wijzigen van crediteurenstamgegevens wordt in het proces geborgd door het 4-ogen principe, waarbij altijd een tweede medewerker de mutatie autoriseert. Wij hebben o.a. aan de hand van de logging van het administratief pakket geïdentificeerd voor welke crediteuren één of meerdere stamgegevens zijn gewijzigd. Van de crediteuren waarvan de stamgegevens in het boekjaar zijn gewijzigd, hebben wij de wijzigingen gecontroleerd aan de hand van onderliggende documentatie, zoals inkoopfacturen (waarop veel ‘vaste’ gegevens zoals adres en bankrekeningnummer zijn vermeld).
O N
Omschrijving risico
Omschrijving risico Frauderisico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken.
C
Wij hebben daarnaast een cijferanalyse uitgevoerd op de overige bedrijfskosten, waarbij relevante afwijkingen ten opzichte van onze verwachting nader (in detail) zijn uitgezocht. Daarnaast hebben we een deelwaarneming verricht op de bedrijfskosten en hebben we vastgesteld dat de prestaties geleverd zijn en de betalingen zijn verricht aan het juiste bankrekeningnummer. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicaties voor frauduleuze betalingen naar voren gekomen. Eigen controlewerkzaamheden
De aanbestedingsrichtlijnen zijn complex en het risico op mogelijke gunning aan bevriende partijen is doorgaans, gelet op de veelvoud aan leveranciers en grote diversiteit in inkoop van goederen en diensten, een verhoogd risico voor overheden. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij gecontroleerd of er voldoende functiescheiding is gehanteerd bij aanbestedingstrajecten en bij het aangaan van contracten. We hebben bij het uitvoeren van deze controlewerkzaamheden geen onrechtmatigheden met betrekking tot fraude geconstateerd. Conclusie
Uit onze werkzaamheden zijn geen bevindingen gebleken. De geconstateerde risico’s zijn afdoende gemitigeerd. XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
C
O N
C EP
T
Rechtmatigheidsverantwoording
11
Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (1/4) Conclusie rechtmatigheid
In de jaarrekening (hoofdstuk 2.8) heeft de directie de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De directie concludeert dat er geen fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens aanwezig zijn. In de paragraaf bedrijfsvoering (hoofdstuk 1.2.5) wordt een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van onze werkzaamheden kunnen wij instemmen met de conclusie van de directie en constateren wij dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave biedt. In dit hoofdstuk geven wij een nadere toelichting voor de relevante onderdelen. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wet- en regelgeving. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hierbij bestaat er een duidelijke relatie met het financieel beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
Verantwoordingsen rapportagegrens
C EP
T
Definitie rechtmatigheid
We hebben vastgesteld dat de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording in de financiële verordening van BghU is bepaald op 3% van de totale lasten, inclusief eventuele toevoegingen aan de reserves. Dit past binnen de voorgeschreven bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten. Voor zowel de fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage, waarbij fouten en onduidelijkheden niet bij elkaar opgeteld worden. De rapporteringsgrens is vastgesteld op € 50.000.
Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording betreft uw inventarisatie van de voor de verantwoording relevante wet- en regelgeving. Het normenkader heeft u geactualiseerd op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving en is door het bestuur vastgesteld op 6 december 2023. Uw inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe- en eigen regelgeving. We constateren dat u de actualisatie nauwkeurig heeft uitgevoerd en dat het normenkader aansluit op de geldende externe- en eigen regelgeving.
C
Normen en toetsingskader
O N
Voor ons getrouwheidsoordeel hanteren wij op basis van het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het door u vastgestelde controleprotocol een goedkeuringstolerantie voor fouten van 1% voor fouten van de totale lasten, waardoor uw rechtmatigheidsverantwoording een lager niveau zekerheid verschaft.
Het operationaliseren van het normenkader is een taak van directie en wordt vastgelegd in een toetsingskader. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Uw organisatie heeft ervoor gekozen geen toetsingskader vast te stellen, waardoor de operationalisatie van het normenkader niet inzichtelijk is gemaakt voor het bestuur. Op basis van de kadernota rechtmatigheid bent u niet verplicht het toetsingskader vast te stellen, maar we adviseren u voor volgend jaar een toetsingskader vast te stellen, zodat duidelijk is op welke onderdelen uw rechtmatigheidscontroles toezien. XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (2/4) Begrotingscriterium
Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium).
T
Uitgangspunt is het niveau waarop de het bestuur de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft, in lijn met de door u vastgestelde financiële verordening. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door het bestuur zijn vastgesteld. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en heeft het bestuur nader ingevuld en geconcretiseerd in de financiële verordening.
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag en het begrotingsjaar van belang zijn.
Analyse vermogen en resultaat
O N
C EP
Uw bestuur heeft het begrotingscriterium geconcretiseerd door: • Over- en onderschrijdingen op programmaniveau beoordeeld worden. • Verschuiving tussen jaarschijven in een investeringskrediet is toegestaan. • Een overschrijding van lasten in ten opzichte van de begroting is acceptabel als hier direct gerelateerde inkomsten tegenover staan of als deze geautoriseerd zijn door middel van vaststelling van een tussentijdse rapportage.
Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid). Deze lasten zijn dan namelijk buiten het budgetrecht van het bestuur tot stand gekomen.
Rechtmatigheidsverantwoording
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
C
In deze paragraaf gaan wij in op het begrotingscriterium en de verschillende onderwerpen die het begrotingscriterium raken. Het bestuur bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Bijlagen
Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (3/4) Uit onze werkzaamheden om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording te toetsen zijn we niet tot een ander oordeel gekomen dan de directie in de rechtmatigheidsverantwoording heeft verantwoord. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid heeft de directie afwijkingen geconstateerd en daarbij, in lijn met de criteria die zijn vastgesteld in de financiële verordening, geconcludeerd of er sprake is van acceptabele afwijkingen. De uitkomsten van deze analyse hebben wij onderstaand samengevat. Soort Overschrijding lasten programma’s
€ 308.914
Totaal
€ 308.914
C EP
Waarvan acceptabel Resterend saldo begrotingsonrechtmatigheid Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik criterium
€ 308.914 €0
De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium).
O N
Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn functionerende beheersmaatregelen nodig. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig.
C
Uw organisatie heeft een (kader)nota M&O-beleid samengesteld met de algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze monden uit in de keuzes die de organisatie ter zake maakt. De uitwerking daarvan in (een mix van) concrete beheersmaatregelen moet geïntegreerd zijn in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie Vanuit de verbijzonderde interne controle zijn diverse deelwaarnemingen verricht ten aanzien van het rechtmatigheidsaspect. Wij constateren hierbij dat er geen duidelijke toelichting/conclusie is welke werkzaamheden expliciet verricht zijn aan het M&O criterium. De uitgevoerde werkzaamheden geven geen indicatie tot een rechtmatigheidsfout. Ook uit onze werkzaamheden ten aanzien van de getrouwheid blijken geen bevindingen die indicatie geven tot een fout in het kader van het M&O criterium.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Bedrag
T
Begrotingsrechtmatig heid - programma’s
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (4/4) Voorwaardencriterium
Het voorwaarde criterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In de hierna volgende paragrafen worden de voorwaarde met de hoogste impact / risico binnen de jaarrekening nader toegelicht. De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Om de rechtmatigheid van de aanbestedingen vast te stellen heeft u een analyse uitgevoerd op de verstrekte inkoopopdrachten over een periode van vier jaar. In de analyse heeft u beoordeeld of de opdrachten tijdig zijn aanbesteed. Voor de aanbestede opdrachten is beoordeeld of de realisatie van de inkoopopdracht aansluit op de aanbesteding. Ten aanzien van het onderliggende proces van toetsing hebben wij geconstateerd dat de toetsing met name na afloop van het boekjaar heeft plaatsgevonden. Wij adviseren u om ook gedurende het boekjaar aandacht te houden voor de naleving van de Europese aanbestedingsregels.
C EP
T
Voorwaardencriterium - Aanbestedingswet
Uit de spendanalyse is gebleken dat voor een bedrag van € 73.936 aan uitgaven niet de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. Dit bedrag is door de directie terecht als onrechtmatigheid aangemerkt.
De Wet financiering decentrale overheden (Fido) en onderliggende regelingen in de vorm van Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), bevatten regels die de risico’s voor lokale overheden moeten beperken bij lenen en beleggen. Aan deze overtredingen van de Wet fido zijn in veel gevallen geen (directe) financiële gevolgen verbonden.
C
Voorwaardencriterium - Wet Fido, schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo
O N
Wij merken een toenemende aandacht die de organisatie heeft voor het naleven van de Europese aanbestedingsregels. Desondanks adviseren wij hieraan in de organisatie continue aandacht te blijven geven waardoor de benodigde gedragsverandering bij degenen die inkopen gestimuleerd worden.
Uit de verantwoording schatkistbankieren blijkt dat er in twee kwartalen sprake is geweest van een overschrijding van de toegestane limiet. De overschrijding is veroorzaakt door de overstap naar een nieuwe huisbankier, waarbij toegang tot de oude bankrekeningen te vroeg is afgesloten. Deze aangelegenheid is toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing en automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
C
O N
C EP
T
Analyse vermogen en resultaat
16
Jaarverslag – Kwaliteit toelichtingen en belangrijkste kengetallen
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
Kwaliteit paragrafen
In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan de eisen die het BBV hieraan stelt
De paragrafen in de jaarstukken voldoen aan de gestelde eisen en geven een nadere toelichting over het door de BghU gevoerde beleid.
Inleiding
T
Samenvatting Informatiewaarde
Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de tijdens de controle verkregen informatie onjuistheden of tegenstrijdigheden hebben geconstateerd tussen de jaarrekening en het jaarverslag die gebruikers van de jaarstukken zouden kunnen beïnvloeden. Dit is naar onze mening niet het geval.
We hebben de informatiewaarde van uw jaarstukken gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van het bestuur. De inzichtelijkheid is toereikend en heeft de aandacht van de directie.
60
10
50 -5
C
30 20
-15 10 0
-20 2021
2022 BghU
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
2023
2022 BghU
2023
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
1
6
0,8
4
0,6
Externe ontwikkelingen
0,4 2
Bijlagen
0,2 0 2021
Kernpunten van de controle
1,2
0 2021
Weerstandsvermogen
1,4
8
40 -10
Structurele exploitatieruimte
O N
Solvabiliteit
Netto schuldquote 0
C EP
Verenigbaarheid jaarrekening en jaarverslag
2022 BghU
2023
2021 2022 2023 BghU
Jaarverslag – Toelichting kengetallen Relatie tussen kengetallen
De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden verkregen van de financiële positie van uw organisatie. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van uw financiële positie. De analyse van de weerstandsratio en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol is vastgesteld of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat.
T
Ten einde een oordeel te geven over de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling dienen naast het eigen vermogen ook de risico’s zoals opgenomen in de risicoparagraaf te worden betrokken. In de jaarrekening zijn de risico’s weergegeven in paragraaf 1.2.2 (Weerstandvermogen en risicomanagement). Evenals voorgaande jaren worden de risico’s bij het opstellen van de begroting geactualiseerd zodat een actueel inzicht bestaat in de risico’s. In de jaarrekening 2023 is de actuele stand van zaken ten aanzien van de risico’s opgenomen en laat zich als volgt samenvatten:
C EP
Weerstandsvermogen
Toelichting
Risico’s Tekort/ruimte
C
Weerstandsratio
O N
Weerstandscapaciteit
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
2023
2022
€ 481.000
€ 480.870
€ 420.000
€ 457.500
€ 61.000
€ 23.370
Interne beheersing & automatisering
1,15
1,05
Externe ontwikkelingen
Wij zijn van mening dat de integrale risicobenadering en de financiële vertaling van de verwachte risico’s op een adequate wijze heeft plaatsgevonden. De weerstandcapaciteit, zoals ook zichtbaar in de kengetallen netto schuldquote en solvabiliteit, kan als ‘voldoende’ worden aangemerkt ten aanzien van de geïdentificeerde risico’s.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Analyse vermogen en resultaat
Bijlagen
Jaarverslag – Voorspellend vermogen Financiële positie
Inclusief het onverdeelde resultaat 2023 bedraagt het eigen vermogen van de BghU per ultimo 2023 € 2,5 miljoen. Ten opzichte van het jaar 2022 is sprake van een daling van € 0,3 miljoen. Deze mutatie wordt verklaard door de resultaatbestemming 2022 waarbij € 0,6 miljoen is uitgekeerd aan de deelnemers en het onverdeelde positieve resultaat over het boekjaar 2023 van € 0,8 miljoen. Inleiding
Ten opzichte van de begroting is sprake van een positieve afwijking. Voor een nadere onderbouwing verwijzen wij u naar het jaarverslag en de toelichting in de jaarrekening 2023 (paragraaf 2.4).
1500000 1000000 500000 0
C
2021
O N
Resultaat versus gewijzigde begroting
C EP
T
De totale vermogenspositie wordt onder andere tot uitdrukking gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage. Dit percentage wordt bepaald door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Ultimo 2022 bedraagt dit solvabiliteitspercentage 22,9% (in 2022: 48,4%) waarmee de minimale norm (20%) van de VNG wordt behaald. De netto schuldquote bedraagt – 18,2% (2022: - 16,9%). De ratio geeft aan in hoeverre de schulden meer bedragen dan de jaarlijkse inkomsten. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. BghU heeft geen geleende gelden, maar hoofdzakelijk schulden aan de deelnemers inzake nog uit te keren belastingontvangsten. Er is derhalve sprake van een laag risicoprofiel voor de netto schuldquote.
Jaarrekening
Analyse
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
2022
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
2023
Begroting
De grafiek hierboven laat het verschil tussen het begrote en gerealiseerde saldo van baten en lasten zien van 2021 tot en met 2023 (het resultaat voor toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves). Uit de trend blijkt dat u structureel een resultaat rondom 0 verwacht, wat gezien de bedrijfsvoering en de dienstverlening van BghU voor haar deelnemers logisch is. Hierbij valt op dat in 2022 sprake was van relatief grote afwijking tussen realisatie en begroting en dat deze afwijking in 2023 is afgenomen.
Bijlagen
C
O N
C EP
T
Interne beheersing & automatisering
20
Samenvatting interne beheersing en automatisering Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij in het najaar van 2023 de tussentijdse (interim) controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de bedrijfsvoering binnen de BghU en met name gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in onze managementletter van 8 december 2023. Uit onze interim-controle blijkt dat de BghU haar zaken beheersmatig voldoende op orde heeft, voor zover wij dat beoordelen in het licht van de jaarrekeningcontrole. Ons beeld is dat de administratieve organisatie en interne beheersing (de controles binnen de processen, gecombineerd met de verbijzonderde interne controles) van de BghU voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Voor onze specifieke bevindingen en overige aanbevelingen (verbeterpunten) verwijzen wij u naar de genoemde managementletter.
C
O N
C EP
T
Samenvatting bevindingen managementletter 2023
Specifiek ten aanzien van de uitvoering van de interne controles en de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording hebben wij u in de managementletter uitgebreid geïnformeerd over de geconstateerde uitdagingen. Wij constateren dat de organisatie hier, met hulp van een externe partij, voortvarend mee aan de slag is gegaan, waardoor er in de jaarstukken 2023 een toereikend onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen. Wij adviseren u voor 2024 om de interne controles verder door te ontwikkelen, zodat deze eerder in het jaar kunnen worden gestart en tijdiger kunnen worden afgerond. Daarnaast adviseren wij u om ook de aan de belastingverantwoordingen ten grondslag liggende processen in de interne controles te betrekken. XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Samenvatting interne beheersing en automatisering Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen, die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen.
C EP
T
Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat wij ons hier specifiek richten op de aspecten van de geautomatiseerde gegevensverwerking die van belang zijn voor de financiële verslaglegging. Wij geven geen oordeel over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking van de BghU als geheel.
C
O N
Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
C
O N
C EP
T
Externe ontwikkelingen
23
Externe ontwikkelingen (1/3) Werkkosten regeling
De toepassing van de werkkostenregeling vraagt uw aandacht om correct toe te passen. We zien in de praktijk regelmatig dat het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen aan werknemers, te laat worden aangewezen.
Inhuur van externen
C EP
T
Aanwijzen luistert heel nauw, dit moet uiterlijk worden gedaan op het moment dat de vergoeding wordt uitbetaald, vorderbaar en inbaar is en/of rentedragend. Verder zien wij dat niet altijd de juiste kosten worden ondergebracht onder de gerichte vrijstellingen, dit geldt bijvoorbeeld voor personeelsuitjes, lunches op de werkplek, vergoedingen aan externen niet in loondienst. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor loon in natura en eigen bijdrage van de werknemers hiervoor. Dit geldt voor de financiële en salarisadministratie. Verder vindt er niet altijd een regelmatig overleg plaats tussen de afdelingen financiën, salarisadministratie, HR en soms facilitair. Hierdoor is uiteindelijk de salarisadministratie niet volledig op de hoogte van alles wat te maken heeft met de werkkostenregeling, maar zij dienen wel de loonaangifte in. Verder wordt er niet altijd rekening gehouden met het gebruikelijkheidscriterium van € 2.400 per werknemer per jaar, wat in ieder geval mag worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het is daarom van belang om hier als werkgever goed op te blijven letten. Op 1 mei 2006 is de Verklaring Arbeidsrelatie vervallen en vanaf dat moment is de Wet DBA van kracht geworden. Hierbij heeft de Belastingdienst in overleg modelovereenkomsten bij de inhuur van externen, direct of via bijvoorbeeld een uitzendbureau, of bemiddelingsbureau opgesteld.
O N
Op het moment dat exact volgens deze regels wordt gewerkt, loopt de opdrachtgever geen risico, in de praktijk is dat echter over het algemeen niet zo. Een externe doet mee aan het personeelsfeest, ontvangt een kerstpakket, werkt op een laptop van de opdrachtgever, werkt er al jaren 4 dagen per week etc. De modelovereenkomsten voor vrije vervanging zijn bijvoorbeeld per 1 januari 2024 vervallen waar niet altijd op wordt gelet.
C
Tot en met 2024 geldt er vanuit de Belastingdienst nog het handhavingsmoratorium, maar dat vervalt per 1 januari 2025. Dit houdt in dat de Belastingdienst dan kan gaan naheffen, niet terug naar het verleden, maar wel vanaf dat moment. Op dit moment wordt er ook gecontroleerd door de Belastingdienst, zij hebben hiervoor extra personeel aangenomen en bij deze controles wordt vaak geconstateerd dat er geen sprake is van een externe, maar gewoon van een werknemer. Dit bijvoorbeeld omdat iemand via zijn eigen B.V. wordt ingehuurd tijdens ziek en piekdiensten. Voor uw organisatie is het derhalve van belang om in 2024 aandacht te hebben voor het proces van de inhuur van externen en ervoor zorg te dragen dat de onderliggende overeenkomsten voldoen aan de vereisten van de belastingdienst.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Jaarrekening
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Externe ontwikkelingen (2/3) Duurzaamheid - ESG
In een tijdperk waarin duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid centraal staan, wordt de noodzaak voor duurzaamheidsverslaggeving in de publieke sector steeds urgenter. Organisaties in de publieke sector hebben een intrinsieke verantwoordelijkheid om transparantie te bieden over hun impact op mens en milieu. Het opstellen en delen van een duurzaamheidsverslag is niet langer een optionele praktijk, maar eerder een essentiële stap naar het opbouwen van vertrouwen, het voldoen aan verwachtingen van belanghebbenden en het stimuleren van positieve verandering.
C EP
T
Duurzaamheidsverslaggeving is momenteel geen wettelijke vereiste voor organisaties in de publieke sector, maar het belang ervan wordt steeds groter. De samenleving hecht veel waarde aan duurzaamheid en verslaggeving hierover. Vanaf het boekjaar 2024 zullen beursgenoteerde bedrijven zich conformeren aan de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) als leidende richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving.
O N
Duurzaamheidsonderwerpen worden volgens de laatste standaarden gecategoriseerd in Environmental, Social en Governance, ofwel ESG. Dit gaat dus verder dan alleen klimaat gerelateerde aspecten. In de ESRS is een nuttig kader opgenomen van thema’s die relateren aan ESG. Het is echter geen allesomvattend model, aangezien er voor organisaties mogelijk relevante thema’s zijn die niet zijn opgenomen, en omgekeerd. Het kader en de thema’s zoals opgenomen in de ESRS kan ook de publieke sector ondersteunen bij verantwoordingsprocessen.
C
Voor publieke organisaties die geen onderneming voeren (zijnde een grote B.V. of N.V.) is de CSRD momenteel niet van toepassing. Het is nog niet duidelijk of andere Nederlandse rechtspersonen waaronder die in de publieke sector in de toekomst mogelijk verplicht zullen worden om een duurzaamheidsverslag op te stellen. Mogelijk kunt u wel worden benaderd door een CSRD plichtige onderneming die u vragen stelt over uw duurzaamheidsbeleid en doelstellingen. Gezien de kerntaak van de publieke sector om duurzame meerwaarde voor de samenleving te creëren, ligt het voor de hand dat de sector bekend is met het rapporteren van toegevoegde waarde in het jaarverslag. Het toevoegen van duurzaamheidsinformatie zou dan ook een logische stap zijn. De publieke sector kan hierbij leren van (beursgenoteerde) bedrijven om op die manier meer maatschappelijke waarde te genereren. Indien u meer informatie wenst over dit onderwerp, verzoeken wij u dit aan te vragen bij uw bekende contactpersonen bij Flynth.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Externe ontwikkelingen (3/3) NIS2
De NIS2-regelgeving introduceert strenge(re) eisen op het gebied van cyber- en informatiebeveiliging voor de ondernemingen die onder de nieuwe wet als essentiële of belangrijke entiteit worden aangewezen.
T
Volgens de NIS2-regelgeving kan de BghU als een NIS2 essentiële entiteit / belangrijke entiteit worden aangemerkt. Het moeten voldoen aan NIS2 is niet op basis van aanwijzing, maar automatisch. Belangrijke nieuwe verplichtingen zijn: • Verplichting tot uitvoeren risicobeoordeling en nemen van passende maatregelen om risico’s te mitigeren; • Verplichting tot het melden van incidenten binnen 24 uur; en • Verplichting tot het registreren in een Europees register.
We zien dat werkgevers hun werknemers een auto ter beschikking stellen. Nu wordt een persoonsgebonden auto over het algemeen wel juist in de salarisadministratie verwerkt, maar gaat het niet altijd goed bij de niet persoonsgebonden voertuigen.
O N
Wagenpark
C EP
Inwerkingtreding van de NIS2-regelgeving wordt verwacht per 1 september met handhaving vanaf 1 oktober 2024. Wij hebben begrepen dat u met de voorbereiding gestart bent. Het is van belang dat u tijdig uw voorbereidingen afrondt. Het niet voldoen aan de NIS2-regelgeving kan significante boetes tot gevolg hebben in de vorm van geldboetes als ook eventuele persoonlijke aansprakelijkheid van de directie en het bestuur.
C
De fiscale bijtelling vind bij niet persoonsgebonden voortuigen plaats bij de werknemers, of de kilometeradministratie voldoet niet aan de vereisten van de Belastingdienst. Een auto van € 60.000 kan op basis van een naheffing van 5 kalenderjaren oplopen tot een bedrag van circa € 60.000. Verder zien wij dat er bijvoorbeeld wordt gewerkt met een verklaring verbod op privégebruik, maar dat hier geen controles op plaatsvinden en er dus privé toch voor meer dan 500 kilometer per jaar mee wordt gereden en dan is dit voor de Belastingdienst bij een controle een naheffing. Kortom wanneer u een wagenpark heeft met niet persoonsgebonden auto’s, let hier dan goed op.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
C
O N
C EP
T
Bijlagen
27
Bijlage A – Bevindingen Goedkeuringstoleranties (getrouwheid) Goedkeuringstoleranties getrouwheid
Fouten
Onzekerheden
Goedkeuringstolerantie (respectievelijk 1% en 3% van de totale lasten)
€ 196.000
€ 588.000
Inleiding
€ 50.000
Rapporteringtolerantie fouten en onzekerheden (grens waarboven gerapporteerd wordt aan het bestuur)
Niet-gecorrigeerde bevindingen Fouten
Vordering en baten op openbare lichamen te laag verantwoord als gevolg van effect doorgeschoven BTW
Totaal
€ 12.810 V
n.v.t.
€ 12.810 V
n.v.t.
O N
Bevestiging directie
Onzekerheden
C EP
Omschrijving
T
Samenvatting
Wij hebben van de directie een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin de directie bevestigt dat er naast bovengenoemde bevinding geen sprake is van overige niet- gecorrigeerde fouten die, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening materieel (kunnen) zijn.
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
C
Conclusie: Bij de jaarrekening 2023 kan een goedkeurende verklaring worden verstrekt inzake de getrouwheid.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Bijlage A – Bevindingen Gecorrigeerde bevindingen
Omschrijving
Verloop resultaat 2023 € 794.977 V
Correctie inkoopfacturen (gedeeltelijk) betrekking hebbende op het boekjaar 2024 ten onrechte verwerkt in boekjaar 2023
€ 133.496 V
Aanpassing voorziening proceskostenvergoedingen
€ 300.000 N
T
Resultaat concept jaarrekening
€ 107.898 V
C EP
Verwerking rentebaten Q4 Schatkistbankieren Verwerking rentebaten 2023 oude BNG rekeningen
€ 26.789 V € 16.638 N
Resultaat definitieve concept jaarrekening
€ 746.522 V
C
O N
Facturen met betrekking tot boekjaar 2023 die zijn ontvangen in boekjaar 2023
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Bijlage B – Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Bevestiging van onafhankelijkheid
De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen.
Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de controle van een controlecliënt meewerken.
C EP
Rotatie
T
Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, inclusief haar verbonden derden, in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.
Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Er heeft voor de accountantscontrole 2023 geen rotatie plaatsgevonden. Het is eveneens niet noodzakelijk om voor de accountantscontrole 2024 te roteren.
O N
Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid
Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Flynth en haar medewerkers en de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, inclusief haar verbonden derden, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd moeten worden. De onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Flynth, een bestuurder of interne toezichthouder van Flynth of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan ondernemingen in de groep of een bij de rechtspersoon betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.
C
Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties
Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben, ontvangen of verstrekt.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Bijlage C – Onze communicatie met u Bevestiging van onafhankelijkheid
Door middel van dit accountantsverslag informeren wij het bestuur over de belangrijkste aangelegenheden naar aanleiding van onze accountantscontrole 2023. Bevestigingen van uw directie Wij hebben van de directie een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening van de 2023 ontvangen. Door middel van de managementletter en dit accountantsverslag informeren wij uw bestuur over de reikwijdte en timing van onze controle, waaronder significante risico’s en materialiteit. In dit accountantsverslag informeren wij u over de belangrijkste aangelegenheden naar aanleiding van onze accountantscontrole 2023.
T
Onze communicatie met het bestuur
Er zijn geen meningsverschillen met de directie geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle.
Proces van de controle
De jaarrekeningcontrole 2023 is in het voorjaar van 2024 uitgevoerd. Zoals nader toegelicht in bijlage A zijn er ten opzichte van de eerste conceptversie van de jaarstukken de nodige correcties doorgevoerd. Deze correcties hebben enerzijds betrekking op informatie die pas gedurende het controleproces bekend is geworden, maar anderzijds is er ook sprake van correcties die met een beter afsluitingsproces van de administratie én het eerder uitvoeren van de interne controles voorkomen hadden kunnen worden.
C EP
Geen meningsverschillen met de directie en/of beperkingen in reikwijdte van de controle
O N
Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze opdracht door de directie en de medewerkers van de BghU de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
C
Wij onderkennen hierbij dat de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording, ondanks externe ondersteuning, een tijdrovend proces is geweest waarbij er een flink beslag is gelegd op de organisatie. Als gevolg hiervan was het onderliggende dossier van de interne controle en de rechtmatigheidsverantwoording pas medio maart gereed, waardoor enkele correcties laat aan het licht kwamen en de doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole werd verlengd. Wij adviseren u om in 2024 eerder te starten met de interne controle werkzaamheden en aandacht te blijven houden voor het afsluitingsproces van de administratie. Belastingverantwoordingen
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Wij hebben de eindafrekeningen van de door BghU opgelegde en geïnde belastingen en lokale heffingen over het jaar 2023 voor haar deelnemers gecontroleerd en hebben hierbij op 25 maart jl. goedkeurende controleverklaringen verstrekt. Hoewel wij verbeteringen zien in het proces is de door het bestuur in het uitvoeringsprotocol vastgestelde deadline van 15 maart helaas niet gehaald. Om het proces komend jaar verder te verbeteren adviseren wij u om interne controles uit te gaan voeren op de onderliggende processen en te investeren in het benodigde lijstwerk ten aanzien van de openstaande belastingdebiteuren.
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
T C EP O N
C
Disclaimer en beperking in gebruik en verspreidingskring Dit accountantsverslag is alleen bestemd voor de directie en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt, op ons.
De in dit accountantsverslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij aandacht van het bestuur behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit accountantsverslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen moeten worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)