Bijlage 3. Vergelijking Archiefverordening oud versus nieuw_1.pdf

Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016 versus Archiefverordening Stichtse Vecht 2021 Hoofdstuk I begripsbepalingen (Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016) De nieuwe verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor de nieuwe verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).

Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de informatie (Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016) In de nieuwe verordening is dit hoofdstuk grotendeels samengebracht tot artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders. Aspecten die al in ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in de nieuwe verordening. Ook bevat de nieuwe verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet), de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel (bevoegdheid is al geregeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet).

Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en hoofdstuk IV Het afleggen van verantwoording door de archivaris over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016) In de nieuwe verordening zijn deze hoofdstukken samengebracht in artikel 2 Taken gemeentearchivaris. Ook hierbij geldt dat aspecten die al in ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ worden in de nieuwe verordening. Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).

Hoofdstuk V Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad Artikel 17 Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016 De bepaling uit Artikel 17 uit de oude verordening is overgenomen in artikel 3 van de nieuwe verordening. Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie aan de hand van de verslagen die de archivaris heeft uitgebracht (artikel 15 en 16). Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2021 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: • • •

Het verslag van de gemeentearchivaris bedoeld in artikel 2, eerste lid. Voor zover van toepassing de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid en Een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren (Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2021). Dit artikel is nieuw maar de taakstelling was wel al opgenomen in de Gemeenschappelijke regeling in artikel 3.1 b. “Het stimuleren van regionale en lokale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.”