Bijlage 2 Ontwerpbegroting 2024.pdf

Verder zal het onderzoek naar een Document Management Systeem (DMS) in de tweede helft van 2023 opnieuw worden opgepakt en daarbij de nodige voorwaarden uitwerken – denk daarbij aan het opstellen van een informatiebeheerplan, selectielijsten aanpassen, metadatering vastleggen. De verwachting is dat dit onderzoek in 2024 is afgerond en dat hierop zal worden ingehuurd. Na het inrichten van een DMS zal in er 2024 kennis worden ingehuurd om het handboek vervanging te voltooien, waarvoor er in 2021 een stevig fundament is gelegd. Dit is nodig om een vervangingsbesluit op te kunnen stellen. Met als doel het reduceren van de opslag van fysieke documenten. Financiën & control Voor 2024 geldt dat met name het verder versterken van de rechtmatigheidsverklaring en het in control framework. De financiële beheersorganisatie is stabieler na afronding van de gehele aanbestedingsprocedure en de inbedding van de langlopende contracten, waardoor ruimte ontstaat voor het versterken van het in control zijn op rechtmatigheidsaspecten. Met ingang van 2022 geldt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid en de verwachting is dat in de periode 2022-2023 de gehele BghU daar de bedrijfsvoeringsprocessen op aanpast om volledig compliant te zijn. Nadat de nieuwe applicatie is ingericht, kan ook de procescontrol en applicatiecontrol verder worden versterkt.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

28

1.2.6 Paragraaf verbonden partijen Een verbonden partij is een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin BghU zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. BghU kent als zelfstandige organisatie geen verbonden partijen. BghU voert haar taken uit voor de volgende deelnemende gemeenten en voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU is voor deze deelnemers een verbonden partij door het bestuurlijke en financiële belang.

Gemeente Bunnik

Gemeente De Bilt

Gemeente Houten

Gemeente Lopik

Gemeente Nieuwegein

Gemeente Stichtse Vecht

Gemeente Utrecht

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

Gemeente Zeist

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

29

1.2.7 Grondbeleid Grondbeleid is een middel om ruimtelijke doelstellingen op het gebied van de volkshuisvesting, lokale economie, natuur en groen, infrastructuur en maatschappelijke voorzieningen te verwezenlijken. BghU heeft geen invloed op het grondbeleid van haar deelnemers. Om deze reden is de paragraaf Grondbeleid niet van toepassing.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

30

1.2.8 Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) is in werking getreden met ingang van 1 mei 2022. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. De Woo bevat de verplichting voor bestuursorganen om bepaalde categorieën informatie uit eigen beweging openbaar te maken. Bestuursorganen hebben vanaf het moment van inwerkingtreding van de wet een algemene inspanningsverplichting om publieke informatie actief openbaar te maken. Hiervoor dient de informatiehuishouding op orde te zijn. De openbaarmaking dient plaats te vinden via het daarvoor aangewezen platform (PLOOI, ontwikkeld door Ministerie van BZK). In 2022 is de (interne) Wob-procedure aangepast en vervangen door de (interne) Woo-procedure, zodat besluitvorming op grond van de Woo adequaat en tijdig per 1 mei 2022 heeft plaatsgevonden. Er is een Woo-contactpersoon aangewezen. BghU streeft in 2024 de volgende doelstellingen voor de Woo na: • • •

Transparantie van BghU verder te optimaliseren door publicatie via de website van de BghU. Onderzoek doen naar openbaarmaking via het daarvoor aangewezen platform PLOOI. De website van BghU digitaal toegankelijk maken voor het indienen van Woo-verzoeken.

In oktober 2016 is artikel 15 van de Wob zodanig gewijzigd dat paragraaf 4.1.3.2 van de Algemene wet bestuursrecht (de bepaling over de dwangsom) niet langer van toepassing is op besluiten op grond van de Wob en op beslissingen op bezwaar tegen besluiten op grond van de Wob. Dit heeft ertoe geleid dat het aantal Wob-verzoeken bij BghU wordt ingediend, sinds 2017 drastisch gedaald is naar nagenoeg nihil. De bepaling over de dwangsom niet tijdig beslissen is ook niet in de Woo overgenomen, wat een verklaring kan zijn voor het lage aantal Woo-verzoeken in de periode 2022/2023.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

31

2. Financiën Begroting 2024 en meerjarenperspectief 2025-2027 In dit hoofdstuk is de Begroting 2024 en het meerjarenperspectief voor 2025-2027 opgenomen. Omdat de begroting 2024 ter besluitvorming voorligt en het financieel perspectief 2025-2027 ter informatie, is de toelichting gesplitst. In paragraaf 2.4 zijn de door BghU gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting zichtbaar.

2.1 Begroting BghU 2024 per taak- en deelproces

Bovenstaand is de begroting 2024 weergegeven op hoofdkosten niveau. Hieronder is een toelichting opgenomen van de belangrijkste verschillen ten opzichte van 2023 en de manier waarop de bedragen in deze begroting tot stand zijn gekomen. Personele lasten inclusief inhuur In de Kadernota is reeds, vanwege stijgende loonkosten, opgenomen dat er een ten opzichte van de oorspronkelijke index 2024-2027 een wijziging plaatsvindt. Bij het opstellen van deze begroting 2024 is daarom gewerkt met een index van 4% ten opzichte van de loonsom 2023. In het meerjarenperspectief 2025-2027 wordt gerekend met de cijfers van het CPB conform besluit bestuur BghU december 2022 m.b.t. de kadernota Dit heeft een prijsverhogend effect van rond € 150.000 op jaarbasis. De afspraak blijft dat eventuele voordelen op de index in beeld worden gebracht en terugvloeien naar de deelnemers.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

32

ICT-contractkosten jaarlijks volume De geraamde ICT-contractkosten voor het jaarlijks gebruik dalen licht in 2024. Reden is dat naar verwachting in 2023 de aanbesteding van de infrastructuur is afgerond waardoor de beheerkosten dalen. Die daling is naar verwachting groter dan de nieuwe beheerkosten van het Document Management Systeem. Bedrijfsvoeringskosten De bedrijfsvoeringskosten zijn ten opzichte van de (gewijzigde) begroting 2023 qua samenstelling nauwelijks veranderd en zijn conform de afspraken in de Kadernota geïndexeerd. Proceskosten De begrote proceskosten zijn ten opzichte van de begroting 2023 ongewijzigd gebleven Dwanginvorderingopbrengsten De geschatte dwanginvorderingsopbrengsten zijn conform de resultaten van de jaarrekening 2022 naar boven bijgesteld. Overige baten Dit is niet gewijzigd ten opzichte van de vorige begroting, betreft een inschatting van een paar specifieke posten. Hierin zit o.m. de 40% kostenvergoeding van Logius (GDI) ihkv Digid/MO begrepen. Deze vergoedingsstructuur wordt landelijk gezien op dit moment heroverwogen. Dit zou kunnen leiden tot een aanpassing van de overige baten en een aanpassing van de bedrijfsvoeringslasten. Mocht dit het geval zijn in 2024, dan informeren we u daarover bij de bestuursrapportages. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen voor 2024 liggen vrijwel op hetzelfde niveau als de gewijzigde begroting 2023.

Dat komt door enerzijds de verhoging van de personeelslast maar anderzijds door –per saldo- een verlaging in de materiele lasten (geen transitiekosten ICT, licht lagere ICT-contractkosten maar hogere bedrijfsvoeringskosten) Onttrekking reserves Voor 2024 zijn geen onttrekkingen uit of stortingen in de reserves voorzien.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

33

2.2 Financieel perspectief 2025-2027 In het financieel perspectief voor 2025-2027 zijn alle benoemde effecten uit hoofdstuk 1 die niet in 2023 vallen ook verwerkt. Meerjarenbeeld zoals afgegeven in Begroting 2024 en meerjarenperspectief 2025-2027

2.3 Deelnemersbijdragen 2024-2027

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

34

2.4 Gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting In de tabel staan de uitgangspunten die BghU hanteerde bij het opstellen van de begroting 2024 en het meerjarenperspectief 2025-2027. Deze zijn gelijk aan de uitgangspunten zoals het bestuur die vaststelde bij de Kadernota 2024-2027. Uitgangspunt Uitwerking Raming personeelslasten De loonsom 20242027wordt geïndexeerd conform vastgestelde indexeringen in de kadernota (2024: +4%, 2025 e.v. conform CPB-index). Formatie wordt begroot op basis van formatieplaatsen (129 FTE, plus € 187.200 vrij inhuur budget) en het max van de schaal. Bezettingsvoordelen in de formatie mogen door het management ingezet worden om in te huren.

Zie de toelichting onder 2.2, toelichting staat van baten en lasten.

Raming materiële lasten Totale materiële lasten indexeert BghU conform de vastgestelde Kadernota op basis van een verwachte inflatiecorrectie door leveranciers. Voor 2024 is het uitgangspunt +4%, voor de jaren daarna wordt de CPB-index conform Kadernota gehanteerd.

Jaarlijkse stijging van de totaal beschikbare som voor materiële lasten.

Raming investeringen Investeringen worden apart geraamd en via een apart investeringsvoorstel besloten. Raming van de verwachte kapitaallasten vindt plaats op basis van de vastgestelde afschrijvingstermijnen zoals genoemd in de nota Investeringsbeleid 2022

Vooralsnog zijn voor de periode 2023 tot en met 2026 geen grote investeringen voorzien. Mocht dit wel het geval zijn, dan wordt het investeringsbeleid gevolgd.

Van die termijnen kan BghU afwijken bij het daadwerkelijk vaststellen van het investeringsvoorstel door middel van een separaat besluit. Raming onvoorzien Gezien het verloop uit voorgaande jaren en de opgebouwde reserves is de raming onvoorzien niet meer nodig. Financiering Alleen voor investeringen kan BghU eventueel een langlopende lening aantrekken. Hiervoor is een bestuursbesluit vereist.

Vooralsnog zijn voor de periode 2024 tot en met 2027 geen grote investeringen voorzien. Mocht dit wel het geval zijn, dan wordt het investeringsbeleid gevolgd.

Belastingen Materiële lasten worden exclusief compensabele BTWgeraamd en inclusief de niet-compensabele BTW van het Waterschap.

Jaarlijks wordt de compensabele BTW van de gemeenten doorgeschoven naar de gemeenten.

Belastingen BghU voert geen dienstverlening uit die onder de VPB-plicht valt.

Niet van toepassing

Formatie & personeel Loonsomsturing op basis van de vastgestelde begroting

BghU werkt met een vaste formatie (circa 129 FTE) en een flexibele schil inhuur. Binnen deze twee categorieën kan geschoven worden, maar de vastgestelde loonsom kan niet overschreden worden zonder (interne) begrotingswijziging.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

35

Onderstaande tabel beschrijft de geldende kaders die van toepassing zijn op het opstellen van de begroting. Kader

Oorsprong

Structureel evenwicht Structurele baten dekken de structurele lasten. BghU mag onder de streep geen tekort hebben.

BBV

Reëel beeld De begroting bevat een reëel beeld van de verwachte materiele lasten, bijvoorbeeld op basis van lopende contracten en verwachte kapitaallasten.

BBV

Kostenverdeling De werklast is leidend in de verdeling van de kosten onder de deelnemers van de BghU.

Bijdrageverordening op basis van artikel 40 GR

Basispakket & pluspakket Taken binnen het basispakket worden uitgevoerd voor algemene rekening en als zodanig verdeeld. Het pluspakket is op basis van integrale kostprijs. Bij de bepaling van de uurtarieven voor inzet van medewerkers, worden de landelijke DAR-tarieven gehanteerd.

Uitvoeringsprotocol

Risicomanagement De begroting bevat een aparte paragraaf conform BBV waarin het risicobeeld van de BghU staat. Dit risicobeeld vertaalt BghU in een benodigde weerstandscapaciteit.

BBV/ Nota Weerstandvermogen en Risicomanagement

Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt als ratio ten opzichte van de benodigde weerstandscapaciteit, waarbij geldt dat het uitgangspunt is dat de ratio groter of gelijk aan 1 moet zijn.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

36

2.5 Reserves Onderstaand worden de reserves toegelicht.

Algemene reserve De algemene reserve maakt deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit en is de uiterste buffer voor het opvangen van de financiële gevolgen van optredende risico's. De noodzakelijke hoogte van de algemene reserve wordt jaarlijks bepaald op basis van de geactualiseerde risicoberekening. Voor een uitgebreide toelichting hierop wordt verwezen naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement. Verloop algemene reserve vanaf 2018 Jaar

Beginbalans

Dotatie

Onttrekking

Saldo

2018

€ 381.250

€

-

€ 34.839

€ 346.411

2019

€ 346.411

€

-

€

-

€ 346.411

2020

€ 346.411

€

91.459

€

-

€ 437.870

2021

€ 437.870

€

-

€ 332.000

€ 105.870

2022

€ 105.870

€ 275.000

€

-

€ 380.870

2023

€ 380.870

€

-

€

-

€ 380.870

2024

€ 380.870

€

-

€

-

€ 380.870

Voorlopig resultaat 2022 voor bestemming Jaar

Beginbalans

2023

€

2024

€

1.405.949

€

Dotatie

Onttrekking

1.405.949

€

-

€

1.405.949

€

-

€

1.405.949

€

-

Saldo

Bij de Jaarstukken 2022 is het voorstel gedaan over de bestemming van het resultaat 2022. Dit voorstel is nog niet verwerkt.

Bestemmingsreserves Verloop bestemmingsreserve ICT Jaar

Beginbalans

2020

€

Onttrekking

Saldo

100.000

€ 50.000

€ 50.000

2021

€ 50.000

€ 1.271.870

€ 326.470

€ 995.401

2022

€ 995.401

€

-

€

-

€ 995.401

2023

€ 995.401

€

-

€

-

€ 995.401

2024

€ 995.401

€

-

€

-

€ 995.401

-

Dotatie €

Bij de Jaarstukken 2022 is het voorstel gedaan deze reserve te laten vrijvallen en via de deelnemersbijdrage 2023 te verrekenen.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

37

2.6 Voorzieningen Onderstaand worden de voorzieningen toegelicht. Overzicht Voorzieningen Jaar

Saldo 2023

Dotatie 2024

Onttrekking 2024

Saldo 2024

Risicovoorziening Proceskostenvergoeding

€ 161.716

€

-

€

-

€ 161.716

Voorziening uit hoofde van verplichtingen Verlofsparen

€ 56.228

€

-

€

-

€ 56.228

Bovenwettelijk verlof

€ 118.210

€

-

€

-

€ 118.210

Totaal Voorzieningen

€ 336.154

€

-

€

-

€ 336.154

Risicovoorziening Proceskostenvergoeding BghU kent een regelmatig patroon voor het verwerken van WOZ-bezwaren, waarbij een gemiddeld percentage van deze bezwaren ook leidt tot een proceskostenvergoeding. Aan het eind van het jaar is over het algemeen 3% van de totale bezwaarlast nog open. Dit betreft met name bezwaren die aan het eind van het jaar zijn binnengekomen. De eventuele proceskosten die daarbij horen, volgen in het jaar daaropvolgend. Eind 2022 stond echter nog ongeveer 20% van de totale werklast open, mede als gevolg de implementatie van de nieuwe belastingapplicatie. Dit is een dermate hoge afwijking ten opzichte van de normale situatie, dat het nodig is om een voorziening te treffen voor de vergoeding van de proceskosten die in 2022 volgen. De voorziening voor de ultimo 2022 nog onderhanden zijnde bezwaren en beroepen bedraagt €161.716. Voorziening uit hoofde van verplichtingen Voorziening verlofsparen In de CAO is bepaald dat het vanaf 2022 mogelijk is om verlof te sparen. De hoeveelheid verlofuren loopt hierdoor behoorlijk op. Op deze wijze bouwt de medewerker een recht op die in een keer opgenomen kan worden. De BBV stelt dat hiervoor een voorziening moet worden opgenomen om op termijn eventuele problemen in de formatie op te kunnen vangen die door de afwezigheid van deze medewerker ontstaat.

Tevens stelt de BBV dat vanuit het surplus van bovenwettelijk verlof een voorziening moet worden gecreëerd. Op basis van de verlofstanden per 31 december 2022 is een toerekening voor deze voorziening gemaakt. Hoe deze voorzieningen zich in de toekomst verder gaan ontwikkelen is momenteel niet bekend. Om die reden worden er geen dotaties en/of onttrekkingen begroot voor 2024.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

38

2.7 Geprognosticeerde Balans Balanspositie per 2022 en meerjarenprognose

Bovenstaande tabel maakt inzichtelijk dat door het overgaan naar een SaaS-tenzij principe er niet meer in activa geïnvesteerd wordt. Dat betekent ook dat de liquiditeitspositie gelijk blijft. Materiële vaste activa heeft BghU vanaf 2022 niet meer. Voor de vlottende activa geldt dat de uitzettingen met rentetypische looptijd < 1jaar bestaan uit middelen die per eindejaar in de schatkist staan (over het algemeen de middelen die nog aan deelnemers moeten worden afgedragen) en het saldo liquide middelen. Dat is niet exact te voorspellen en daarom is een aanname gemaakt dat deze ongeveer waarden gelijk blijven. Hetzelfde geldt voor de overlopende activa. Aan de passivazijde van de balans is het eigen vermogen bij de huidige stand van zaken bevroren. De netto vlottende schulden worden bevroren in de prognose: deze zijn sterk gekoppeld aan de uit te betalen bedragen aan deelnemers. V.w.b. de voorziening: deze is samengesteld uit enerzijds de risicovoorziening proceskosten en anderzijds de voorziening van het spaarverlof. Op termijn zal de risicovoorziening proceskosten worden afgebouwd en blijft de voorziening spaarverlof (naar laatst gemeten maatstaven in stand).

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

39

2.8 EMU-Saldo

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

40

Vaststellingsbesluit

Besluit: 1. 2.

De Ontwerpbegroting BghU 2024, inclusief meerjarenperspectief 2025 - 2027 vast te stellen; De Ontwerpbegroting 2024, inclusief meerjarenperspectief 2025 - 2027 ter zienswijze aan te bieden aan de besturen van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en de gemeenten Utrecht, De Bilt, Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein, Zeist, Utrechtse Heuvelrug en Stichtse Vecht en de provincie Utrecht.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur BghU van 30 maart 2023, te Utrecht.

Het Bestuur van BghU,

de voorzitter

de directeur,

J.C.H. Haan

M. Vrisou van Eck

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

41

Bijlage A – Bijdrage verordening art. 40 GR In artikel 40 van de Gemeenschappelijke Regeling is bepaald dat het Bestuur een bijdrage-verordening vaststelt met daarin de methode en richtlijnen voor de kostenverdeelsleutel. De uitgangspunten zoals vermeld in deze verordening zijn gehanteerd bij het opstellen van de jaarlijkse deelnemersbijdragen. Eventuele aanbevelingen vanuit de evaluatie van de kostenverdeelsleutel zijn in deze verordening nog niet verwerkt. a.

Uitgangspunt is het gezamenlijk te realiseren maatschappelijk voordeel en de in dat kader benodigde solidariteit.

b.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen een basispakket en een pluspakket.

c.

Het basispakket wordt door alle deelnemers afgenomen, uitgezonderd het onderdeel waardering voor de OZB, dat niet door Hoogheemraadschap wordt afgenomen. Het Hoogheemraadschap deelt via afdrachten aan het ministerie van BZK indirect mee in de kosten voor waarderen.

d.

De kosten voor het basispakket worden verdeeld volgens een verdeelsleutel die zowel voldoet aan de voorwaarden voor btw-vrijstelling voor de dienstverlening van de BghU aan haar deelnemers, áls aan de voorwaarden voor het doorschuiven van de inkoop-btw aan gemeenten. Deze laatste voor zover het gaat om diensten die gemeenten afnemen in hun rol als overheid. Een en ander betekent dat de kosten van het basispakket verdeeld worden op basis van een vaste verdeelsleutel en uitdrukkelijk niet op basis van tarieven.

e.

De vaste verdeelsleutel is zowel van toepassing op de bepaling van de deelnemersbijdrage begrotingsbasis als op de verrekening van het rekeningresultaat. Daarbij geldt dat verschillen tussen begroting en rekening in eerste instantie worden verevend met behulp van de algemene reserve. Dit betekent dat een eventueel negatief rekeningresultaat automatisch resulteert in een taakstelling voor de BghU en dat een positief rekeningresultaat de buffer creëert die nodig is om bijvoorbeeld de financiële effecten van afwijkende volumeontwikkelingen te kunnen dempen en/of om de aansluiting van nieuwe toetreders c.q. aanvullende voorzieningen op grond van ontwikkelingen in wet- en regelgeving te kunnen bekostigen.

f.

De kostenverdeelsleutel is gebaseerd op het principe van “de gebruiker betaalt”, met inachtneming van de bestuurlijke afspraken die in het kader van de toetreding gemaakt zijn. Dit betekent dat de omvang van de werklast van de deelnemers uitgangspunt is voor het verdelen van de kosten en dat de kosten van de werklast worden geraamd op bedrijfseconomisch algemeen aanvaarde gronden.

g.

De raming van de werklast, de kosten van de werklast en de daaruit af te leiden kostenverdeelsleutel zullen - met in achtneming van de gemaakte bestuurlijke afspraken - in het perspectief van het principe “de gebruiker betaalt” periodiek worden herijkt naar aanleiding van de gerealiseerde werklast zoals deze blijkt uit de meest recente vastgestelde jaarrekening.

h.

Binnen het basispakket wordt onderscheid gemaakt naar de volgende werklastbepalende factoren: • • • • •

i.

het aantal WOZ-objecten voor de verdeling van de kosten van het WOZ–proces; het aantal aanslagregels voor de verdeling van de kosten van het proces gegevensbeheer en heffen; het aantal vorderingen voor de verdeling van de kosten van het daadwerkelijk innen van de belastingen, waaronder begrepen de handelingskosten m.b.t. kwijtschelding; het aantal inwoners voor de verdeling van de kosten van het klantcontact (afhandelen webformulieren, e-mails, telefoontjes, brieven, baliebezoeken, etc.); het aantal bezwaren en beroepen voor de verdeling van de kosten van bezwaar en beroep.

Het pluspakket bestaat vooralsnog uit de onderdelen parkeren, leges en BAG. De kosten die met het pluspakket samenhangen worden direct toegerekend aan de betreffende deelnemer, en vallen buiten de kosten die door middel van de kostenverdeelsleutel aan de deelnemers worden toegerekend. Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

42