Bijlage 2 Nota reserves en voorzieningen 2020v.pdf

Nota Reserves en voorzieningen 2020

Door de raad vastgesteld d.d. 29 september 2020

1

Inhoud 1. Algemeen............................................................................................................................................. 3 1.1. Inleiding ......................................................................................................................................... 3 1.2. Doel van de nota ........................................................................................................................... 3 1.3. Wettelijk kader .............................................................................................................................. 3 1.4. Leeswijzer ..................................................................................................................................... 3 2. Beleidskader ........................................................................................................................................ 3 2.1. Kenmerken en bevoegdheden rondom reserves en voorzieningen ............................................. 3 2.2. Uitgangspunten ............................................................................................................................. 4 3. Reserves.............................................................................................................................................. 5 3.1.

Functies......................................................................................................................................... 5 3.2. Algemene reserve ......................................................................................................................... 5 3.3. Bestemmingsreserve .................................................................................................................... 5 3.4. Instellen, mutaties en opheffen van reserves ............................................................................... 6 3.5. Rentebeleid reserves .................................................................................................................... 6 4. Voorzieningen ...................................................................................................................................... 7 4.1. Voorzieningen ............................................................................................................................... 7 4.2. Instellen, mutaties en opheffen van voorzieningen ...................................................................... 7 4.3. Rentebeleid voorzieningen ........................................................................................................... 8 5.

Slotbepaling ......................................................................................................................................... 8 5.1. Citeertitel ....................................................................................................................................... 8 5.2. Wijziging van de nota .................................................................................................................... 8 5.3. Inwerkingtreding ............................................................................................................................ 8

2

1. Algemeen 1.1. Inleiding Voor u ligt de geactualiseerde ‘Nota Reserves en Voorzieningen’. De nota legt de kaders vast voor het reserves- en voorzieningenbeleid van de gemeente Stichtse Vecht. Deze nota vervangt de ‘Nota reserves en voorzieningen 2012 gemeente Stichtse Vecht’.

1.2. Doel van de nota Doel van deze nota is het beleid van reserves en voorzieningen transpart vast te leggen. Met deze geactualiseerde nota reserves en voorzieningen stelt de raad kaders. In de bijlage wordt de raad inzicht gegeven in welke reserves en voorzieningen de gemeente tot haar beschikking heeft. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de begroting en de jaarrekening.

1.3. Wettelijk kader De nota is vooral het instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. De nota is een uitwerking van artikel 212 van de Gemeentewet (GW), het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en de Financiële verordening van de gemeente Stichtse Vecht.

1.4. Leeswijzer In hoofdstuk twee worden de kenmerken en de kaders beschreven, daarna volgen in hoofdstuk drie en vier de uitgangspunten van de reserves en voorzieningen en in hoofdstuk vijf de slotbepaling van de gemeente Stichtse Vecht. In de bijlage is een overzicht van de reserves en voorzieningen met de bijbehorende informatie opgenomen.

2. Beleidskader In dit hoofdstuk worden de kenmerken en de kaders beschreven die betrekking hebben op de reserves en voorzieningen van de gemeente Stichtse Vecht.

2.1. Kenmerken en bevoegdheden rondom reserves en voorzieningen Het instellen en opheffen van reserves is de bevoegdheid van de raad. Dit ligt in de lijn met het budgetrecht van de raad. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves worden via de begroting geautoriseerd door de raad of gedurende het jaar via een raadsvoorstel dat vervolgens in een begrotingswijziging wordt verwerkt. Het instellen en opheffen van voorzieningen vloeit voort uit de reguliere exploitatie. Deze hangen samen met een risico waarvoor volgens de voorschriften verplicht een voorziening moet worden gevormd. Omdat de vorming van een voorziening geen keuze is, is er geen afzonderlijk raadsbesluit nodig. Hetzelfde geldt voor toevoegingen en onttrekkingen aan voorzieningen.

3

KENMERKEN Vermogen Bevoegdheid

RESERVE Eigen vermogen De raad is bevoegd

VOORZIENING Vreemd vermogen Verplicht karakter.

Bestemming

Vrije bestemming: De raad bepaalt de bestemming en eventuele wijziging van bestemming.

Bestemming is gebonden: de voorziening is alleen voor het betreffende doel aanwendbaar.

Instellen en opheffen Wijzigen van bestemming

Vooraf raadsbesluit vereist Toegestaan via raadsbesluit

Achteraf rapporteren in jaarrekening Niet toegestaan

Storting

Storten mag tot maximaal het begrote bedrag tenzij door de raad anders besloten (zie ook 3.4).

Storting in een voorziening wordt gelijk gesteld met een exploitatielast (uitgave). Geen apart besluit nodig.

Onttrekking

Onttrekken mag tot maximaal het begrote bedrag tenzij door de raad anders besloten (zie ook 3.4).

Onttrekken gaat rechtstreeks ten laste van de voorziening (balansmutatie) als de uitgave voldoet aan het specifieke doel waarvoor de voorziening is ingesteld.

Financiële onderbouwing

Niet wettelijk verplicht, maar wel wenselijk

Onderbouwing is wettelijk verplicht

Toetsing

Verantwoordelijkheid van de raad

Door accountant in kader van controle op de jaarrekening

2.2. Uitgangspunten De uitgangspunten die betrekking hebben op de reserves en voorzieningen van de gemeente Stichtse Vecht: o De vermogenspositie van de gemeente wordt voor een belangrijk deel gevormd door de reserves en voorzieningen. Daarbij worden middelen toegewezen en vastgelegd voor een bepaald beleidsdoel, waaraan een goed onderbouwde motivering ten grondslag ligt omtrent nut en noodzaak. o Om de keuzemogelijkheden ten aanzien van de financiële positie van de gemeente niet te beperken wordt het aantal reserves alsmede de omvang daarvan zoveel mogelijk beperkt en worden voorzieningen alleen gevormd als daartoe een wettelijke verplichting bestaat. o Bij de reserves is het van belang te weten of het bestedingsdoel en de omvang nog actueel is. Bij voorzieningen gaat om de vraag of het risico respectievelijk de verplichting nog aanwezig is en de omvang van de voorziening nog toereikend is. Op basis hiervan wordt beoordeeld welke reserves en voorzieningen gehandhaafd moeten worden en welke kunnen komen te vervallen. o Wanneer middelen zijn vastgelegd in een reserve mogen deze niet voor een ander doel of bestemming worden ingezet tenzij de raad (ingeval van een bestemmingsreserve), de bestemming wijzigt. Bij een voorziening kan het doel of bestemming niet worden gewijzigd vanwege het verplichtende karakter.

Indien deze verplichting niet meer bestaat of verandert, dan wordt de voorziening opgeheven bij de jaarrekening. o Voor specifieke doeleinden waaraan een bestedingsplan ten grondslag ligt, kan het nuttig en/of noodzakelijk zijn een bestemmingsreserve aan te houden. o Voor het afdekken van de gevolgen van gespreide uitvoering van beheerplannen wordt een voorziening gevormd. Het is noodzakelijk dat er over actuele vastgestelde (meerjarige) beheer- en/of onderhoudsplannen wordt beschikt. o Structurele lasten worden gedekt uit structurele baten, reserves kunnen hiervoor niet worden benut. Uitzondering hierop zijn de kapitaaldekkingsreserves. De kapitaaldekkingsreserve dient voor het dekken van de jaarlijkse kapitaallasten voor het afschrijvingsdeel van gerealiseerde investeringen.

4

3. Reserves 3.1. Functies Reserves kunnen de volgende betekenis (functie) hebben voor de gemeente: De dekking- of bestedingsfunctie Bij de bestedingsfunctie gaat het om middelen die worden gebruikt om de realisatie van een bepaalde activiteit mogelijk te maken. Daarbij kan gedacht worden aan een reservering (spaarbedrag) dat wordt gebruikt voor het dekken van de jaarlijkse last bij investeringen, de zogenoemde kapitaallasten. Wanneer het een verplichte besteding betreft is het een voorziening. De financieringsfunctie Bij de financieringsfunctie staat de Wet financiering decentrale overheden (wet Fido) centraal. Deze wet streeft een degelijke financieringswijze van de gemeente te bevorderen en schommelingen van rentelasten zoveel mogelijk te beperken. De financiering van kapitaalgoederen kan door het gebruiken van de reserves (interne financiering) of door het aantrekken van een vaste geldlening (externe – financiering). De bufferfunctie Een belangrijke functie van het eigen vermogen. Met name de algemene reserve dient als bufferfunctie voor het opvangen van onverwachte en onvoorziene tegenvallers. Daarbij kan gedacht worden aan financiële risico’s waarvoor geen bestemmingsreserve of voorzieningen zijn gevormd of het opvangen van eventuele exploitatietekorten. Deze bufferfunctie heeft een relatie met de weerstandscapaciteit, conform de nota herziening risicomanagementbeleid.

De egalisatiefunctie Bij de egalisatiefunctie worden de baten en lasten over jaren heen gelijkmatig verdeeld en worden enorme pieken en dalen in de begroting voorkomen. Ongewenste schommelingen in de tarieven die aan derden worden doorbelast worden zo opgevangen. De inkomensfunctie Door reserves als financieringsmiddel te gebruiken wordt rente bespaard, die bij externe financiering wel betaald zou moeten worden. Deze niet betaalde rente is een besparing voor de gemeente.

3.2. Algemene reserve De algemene is opgebouwd uit eigen vermogen van de gemeente. Hier liggen op hoofdlijnen twee bestedingsrichtingen onder. Het eerste deel bestaat uit het weerstandsvermogen van de gemeente. Dit wordt ingezet om de geïnventariseerde risico’s, calamiteiten, negatieve rekeningsaldi etc. op te vangen. Voor de beleidsregels van de Algemene reserve verwijzen wij u naar de beleidsnotitie Algemene reserve. Het tweede deel bestaat uit middelen waaraan de raad geen bepaalde bestemming heeft gegeven. Hier kunnen, in aanvulling op de bestedingsrichtingen gelijk aan het eerste deel, ook andere bestedingsrichtingen aan gegeven worden. Het is vrij besteedbaar. De algemene reserve wordt veelal benut ten behoeve van het storten respectievelijk het onttrekken van rekeningoverschotten en –tekorten.

3.3. Bestemmingsreserve Een bestemmingsreserve maakt onderdeel uit van het eigen vermogen, waaraan de raad een specifieke bestemming heeft gegeven en waaraan een bestedingsplan ten grondslag ligt. Een bestemmingsreserve is een vastgelegde toekomstige aanwending, maar geen financiële verplichting. De raad kan tot het moment van werkelijke besteding de bestemming aanpassen of wijzigen. De gemeente Stichtse Vecht hanteert de volgende soorten bestemmingsreserves: o kapitaaldekkingsreserves; o risico reserves; o egalisatiereserves; o (overige) bestemmingsreserves.

5

Kapitaaldekkingsreserves De reserve wordt gebruikt voor het dekken van de jaarlijkse kapitaallasten voor het afschrijvingsdeel van gerealiseerde investeringen. Voor het activeren van deze investeringen wordt overeenkomstig het BBV de bruto-methode gehanteerd. Dit betekent dat het aanwenden van reserves niet in mindering (mag) worden gebracht op het investeringsbedrag voor de berekening van de kapitaallasten. De kapitaallasten worden berekend over de bruto investering waarbij de reserve gedurende de gehele afschrijvingstermijn wordt aangewend om de kapitaallasten (geheel of gedeeltelijk) af te dekken. Risico reserves De risico reserve gelden als buffer voor het afdekken van kosten die voortvloeien uit redelijkerwijs niet in te schatten (omvangrijke) financiële risico’s. Egalisatiereserves De egalisatiereserve zorgt voor de gelijkmatige verdeling van de baten en lasten over de jaren heen en ongewenste schommelingen zo op te vangen. Bijvoorbeeld bij de egalisatiereserve verkiezingen. (Overige) bestemmingsreserves De (overige) bestemmingsreserves worden door de raad voor een specifieke doel of activiteit toegekend, waarbij deze zijn gesteld ter dekking van kosten. De raad besluit deze binnen een bepaald tijdsbestek te realiseren en stelt daarmee een nadrukkelijk bestedingskarakter;

3.4. Instellen, mutaties en opheffen van reserves • Instellen reserve Bij het instellen van een reserve wordt aan de raad expliciet inzicht verstrekt in de nut en noodzaak en de daarbij gemaakte afspraken. In ieder geval wordt aan de raad inzicht gegeven in: o Doel en looptijd van de bestemmingsreserve; o Minimale en maximale omvang van de bestemmingsreserve; o Omvang en wijze van stortingen inclusief de dekking daarvan; o Omvang en wijze van onttrekkingen aan de dekkingsreserves inclusief verloop en onderbouwing. • Mutaties reserve Voor het aanwenden van reserves is een besluit van de raad vereist. Deze vindt in het kader van de resultaatbestemming overeenkomstig het BBV plaats. Goedkeuring wordt op de volgende wijze verkregen: o Vaststellen van de begroting (vooraf); o Resultaatbestemming bij de jaarstukken (achteraf); o Separaat raadsvoorstel met bijbehorende begrotingswijziging. Mutaties in reserves mogen plaatsvinden tot maximaal het bedrag dat in de begroting is opgenomen, tenzij de raad anders heeft besloten. Bij een aantal reserves worden de werkelijk gemaakte lasten aan de reserve onttrokken c.q. het werkelijke overschot in de exploitatie aan de reserve gedoteerd. In de bijlage bij deze notitie is vermeld op welke reserves dit van toepassing is. • Opheffen reserve De raad bepaalt wat er met het saldo van vrijgevallen reserves gebeurd.

De raad is bevoegd reserves op te heffen (indien deze leeg is of geen bestemmingsdoel meer heeft). In principe vallen de (restant) reserves vrij ten gunste van de exploitatie. Het is ook mogelijk met de vrijvallende middelen nieuwe reserves in te stellen of deze middelen aan reeds bestaande reserves toe te voegen. Dit wordt bij de begroting, jaarrekening of separaat voorgesteld en besloten.

3.5. Rentebeleid reserves Voor reserves geldt dat rentetoevoeging wel is toegestaan, maar door de commissie BBV wordt afgeraden om rente over het eigen vermogen te berekenen uit het oogpunt van transparantie. In de gemeente Stichtse Vecht wordt geen rente aan de reserves toegevoegd.

6

4. Voorzieningen 4.1. Voorzieningen In vergelijking met reserves hebben voorzieningen een dwingende karakter en is de vrije beleidskeuze van de raad beperkt. Voorzieningen zijn aan te merken als vreemd vermogen en de middelen zijn niet vrij besteedbaar. Er staat altijd een verplichting (last) of kwantificeerbaar risico tegenover en er is een relatie met een gebeurtenis in de periode voorafgaand aan de balansdatum. De gemeente Stichtse Vecht kent de volgende soorten voorzieningen: o voorziening voor verplichtingen en verliezen; o voorziening ter egalisatie van kosten; o voorziening van derden verkregen middelen met specifieke besteding. Voorzieningen voor verplichtingen en verliezen De voorziening is indien de gemeente nog verplichtingen heeft lopen die onvermijdelijk zijn, maar in een volgend begrotingsjaar tot uiting zullen komen om deze risico’s af te dekken. Voorziening ter egalisatie van kosten Een dergelijke voorziening die is ingesteld met als doel om lasten gelijkmatig over de jaren heen te verdelen. De voorzieningen en beheersplannen die daaraan ten grondslag liggen worden door de raad bij besluit ingesteld voor eventuele keuzes in onderhouds- en kwaliteitsniveaus.

Voorzieningen van derden verkregen middelen met specifieke besteding De voorziening is om jaarlijkse schommelingen op te vangen in bepaalde onderdelen van de exploitatie waar een heffing tegenover staat (riool en/of afval). De heffingen die de inwoners betalen mogen alleen daarvoor ingezet worden. Om schommelingen op dat onderdeel te voorkomen, doordat in het ene jaar hogere uitgaven zijn dan in het andere jaar. Het voor- of nadeel in de exploitatie wordt verrekend met de voorziening.

4.2. Instellen, mutaties en opheffen van voorzieningen • Instellen voorziening Uit praktische overwegingen legt het college het vormen van een voorziening bij de reguliere planning en control producten aan de raad voor. Voor het vormen van een nieuwe voorziening waaraan een beleidswijziging ten grondslag ligt is een raadsbesluit vereist. Hierbij wordt expliciet vastgelegd: o o o

Doel ten behoeve waarvan de voorziening wordt gevormd (nut en noodzaak); De minimale en maximale omvang, onderbouwd met een (meerjarig) beheerplan of specifieke berekening; De omvang en wijze van de jaarlijkse stortingen, dekking en onttrekkingen, onderbouwd met een (meerjarig) beheerplan of specifieke berekening.

• Mutaties voorziening Bij het vormen van een voorziening worden de toekomstige financiële ontwikkelingen vastgelegd. Als gevolg hiervan is er voor het doen van uitgaven uit voorzieningen geen raadsbesluit vereist. Het college is bevoegd om de uitgaven rechtstreeks van de voorziening af te boeken. Bij de jaarstukken legt het college verantwoording af over het verloop van de voorzieningen en gedane uitgaven. De toevoegingen aan voorzieningen vinden plaats via de exploitatie. De autorisatie door de raad voor toekomstige uitgaven vinden plaats bij de begroting. Voor de toevoegingen aan bestaande voorzieningen die binnen de budgettaire ruimte van een programma gerealiseerd kunnen worden is geen afzonderlijk raadsbesluit nodig. Om zicht te houden op de uitvoering wordt, de stand (financiële positie) van de voorziening in de begroting en jaarrekening uiteengezet.

7

• Opheffen voorziening Een voorziening kan alleen worden opgeheven indien het doel van de betreffende voorziening is opgehouden te bestaan.

4.3. Rentebeleid voorzieningen In de gemeente Stichtse Vecht wordt conform het wettelijk kader geen rente toegerekend aan de voorziening (artikel 45, BBV).

5. Slotbepaling 5.1. Citeertitel Deze beleidsnota wordt aangehaald als ‘nota reserves en voorzieningen gemeente Stichtse Vecht 2020’.

5.2. Wijziging van de nota Indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast.

5.3. Inwerkingtreding Deze nota treedt, met terugwerkende kracht, in werking op 1 januari 2020. De ‘nota reserves en voorzieningen 2012 gemeente Stichtse Vecht’ wordt ingetrokken.

8