Bijlage 2 Beleidsregels voor budgetoverheveling.pdf

Bijlage 2 Beleidsregels voor budgetoverheveling

Inleiding De tekst van deze beleidsregels is ontleend aan het collegebesluit van 10 januari 2023 ‘beleidsregels voor budgetoverheveling’. Een budgetoverheveling doet zich voor indien de in de begroting opgenomen budgetten in het jaar van uitvoering niet of niet volledig zijn uitgegeven. Er blijft dus geld over. Vanuit de organisatie worden deze overgebleven gelden geclaimd om mee te nemen naar het volgende jaar, zodat de niet uitgevoerde activiteiten alsnog in het nieuwe begrotingsjaar kunnen worden uitgevoerd. Het gaat in dit voorstel over de overheveling van incidentele uitgaven budgetten in de exploitatie. Deze budgetten kunnen zijn gevormd vanuit de eigen middelen of middelen van het rijk zonder terugbetalingsverplichting. Het overhevelen van deze budgetten is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Het doel van de regels voor budgetoverheveling is :  Het waarborgen van de continuïteit van werkzaamheden, die nog niet zijn afgerond door daar tijdig een budgettair kader voor te geven in het volgende boekjaar.  De werkzaamheden over de jaren zo goed mogelijk te plannen en daaraan gerelateerde budget te ramen. Bij de jaarrekening worden jaarlijks grote bedragen aan budgetten overgeheveld (2020 : € 1,7 miljoen; 2021 € 2,8 miljoen). Dit gebeurt bij de resultaatbestemming van de jaarrekening.

Bij de Bestuursrapportage 2022 is aangegeven om beleidsregels voor budgetoverheveling zodanig te formuleren, dat de regels dienen als stimulans om beter te plannen. De gemeenteraad bepaalt welke budgetten worden overgeheveld en welke beleidsregels worden toegepast. Met het vaststellen van deze beleidsregels stelt de gemeenteraad een kader voor budgetoverheveling. Voorgestelde beleidsregels budgetoverheveling 1. Het betreft eenmalige activiteiten met incidentele exploitatiebudgetten. 2. Het incidentele budget is vanuit de eigen middelen beschikbaar gesteld op basis van een expliciet raadsbesluit of bij de begroting of het betreffen externe middelen van het rijk 1 zonder terugbetalingsverplichting. 3. Het budget mag één jaar worden overgeheveld of doorgeschoven. 4. Het restantbudget (budget minus werkelijk uitgaven) moet (rekenkundig) onderbouwd zijn op basis van de administratie. 5. Het moet wel om een bedrag van enige omvang gaan. Als minimumbedrag wordt € 50.000 gehanteerd. 6. Het over te hevelen budget moet worden onderbouwd met een concrete besteding van het (restant) budget en de periode waarop in het volgende jaar de uitgave plaatsvindt. Deze criteria liggen in de lijn van de huidige regels. Alleen het onderbouwingscriterium (6) is toegevoegd. De beleidsaanscherping zit dan ook vooral in de afweging en strikte toepassing van de spelregels.

Om voor overheveling in aanmerking te komen moet aan alle criteria worden voldaan. 1 Toegekende middelen uit decembercirculaire mogen van T en T-1 worden meegenomen.

1

Onderbouwingscriterium In bijlage 1 is een format opgenomen, die door de organisatie moet worden ingevuld en voor de beoordeling van elk verzoek tot overhevelen moet worden gehanteerd. Er kan bij voorkeur bij P&C documenten, als de Bestuursrapportage en Kadernota worden geanticipeerd op bijstelling van de planning van de werkzaamheden, zodat ook tussentijds de integrale afweging en tijdige budgetautorisatie bij de begroting kan plaatsvinden. Indien goed en tijdig wordt gepland, dan hoeft het incidentele budget niet in de procedure voor overheveling terecht te komen. Argumenten De toepassing van de beleidsregels moet ertoe leiden dat : 1. Algemene reserve minder wordt aangesproken voor budgetoverhevelingen In de Bestuursrapportage 2022 is aangekondigd dat de beleidsregels voor budgetoverheveling over 2022 worden geactualiseerd en aangescherpt. We hebben momenteel geen eenduidige beleidsregels, die door de raad zijn vastgesteld. De beleidsregels moeten worden aangescherpt, omdat bij de jaarrekeningen enerzijds de totale omvang van de budgetoverhevelingen steeds verder toeneemt (2020 € 1,7 miljoen; 2021 € 2,8 miljoen) en anderzijds moet voor de overheveling de algemene reserve (teveel) worden aangesproken.

Het gevolg van het overhevelen en doorschuiven van budgetten is dat de budgetten in het lopende jaar niet beschikbaar zijn ter dekking voor andere gemeentelijke activiteiten, maar ook niet voor de overschrijdingen op terreinen als inhuur en sociaal domein, waar we het afgelopen jaar mee zijn geconfronteerd. De algemene reserve wordt hierdoor extra belast en heeft na verloop van tijd te weinig buffer om tekorten op de gemeenterekening op te vangen. 2. Het beperken van de mogelijkheden om budgetten over te hevelen bevordert een reëlere planning De oorzaak van de overheveling is vaak planningsoptimisme. Vertraging in de planning, door uiteenlopende omstandigheden als vertraging door procedures en onvoldoende capaciteit intern of bij de leverancier. Ook de accountant heeft in zijn rapport bij de jaarrekening 2021 aandacht voor gevraagd voor planningsoptimisme en achterstanden in de uitvoering. Dit speelt over de hele breedte van de gemeentelijke activiteiten, dus bij investeringen, besteding van externe subsidies, exploitatiebudgetten en besteding ten laste van reserves. Bij deze beleidsregels voor budgetoverheveling gaat het om incidentele exploitatiebudgetten. Het financieel beleid ten aanzien van achterstanden en doorschuiven van budgetten van de investeringen en reserves wordt bij het project toekomstgericht begroten betrokken.

Indien te vroeg of te optimistisch wordt gepland en geraamd blijft het budget ‘op de plank liggen’. Het overhevelen en doorschuiven verbetert niet het planningsmechanisme. In tegendeel, indien de planning niet wordt gehaald worden de budgetten tot op hebben vrij eenvoudig met een besluit bij de jaarrekening doorgeschoven. Er is daarmee geen prikkel om goed te plannen, maar om juist vroeg te plannen en middelen te reserveren.

2

Kanttekeningen Niet voldoen aan de criteria Het wil niet zeggen dat er geen uitgaven mogen plaatsvinden of de activiteiten stilgelegd moeten worden, indien het budget niet voldoet aan de criteria. Het college voert immers een politiek besluit uit, die past binnen het door de raad vastgestelde beleid. Indien de overheveling niet aan de criteria voldoen zal in het nieuwe jaar eerst moeten worden bekeken of de uitgaven elders binnen het programma kunnen worden opgevangen. Indien dit niet kan en de uitgaven leiden tot een overschrijving op programmaniveau kan de keuze worden gemaakt om de overschrijding bij de Bestuursrapportage/Kadernota/Jaarrekening te melden en al dan niet toe te voegen aan een begrotingswijziging bij deze P&C documenten. De gemeenteraad heeft op 5 maart 2019 het “Controleprotocol jaarrekening gemeente Stichtse Vecht” vastgesteld. In dit protocol is het normenkader voor het begrotingscriterium vastgesteld. Het overhevelen van budgetten door middel van een besluit met een begrotingswijziging is het ‘zwaarste instrument’ om de verschuiving van het budget te laten autoriseren. Er zijn ook andere mogelijkheden. Zo kan bij uitvoering van bestaand beleid een overschrijding ook door middel van actief informeren worden gemeld bij de Bestuursrapportage, met een RIB of bij de jaarrekening.

Indien de overschrijding in de paragraaf begrotingsrechtmatigheid moet worden opgenomen, wordt bij het vaststellen van de jaarrekening waarin de overschrijding is opgenomen en toegelicht de desbetreffende uitgaven door de gemeenteraad achteraf geautoriseerd. Andere mogelijkheden tot overheveling In de kadernota rechtmatigheid 2023 zijn de landelijke kaders en mogelijkheden beschreven voor budgetoverheveling. Hierin staan ook mogelijkheden beschreven om eerder dan het besluit bij de jaarrekening tot overheveling te besluiten, al dan niet door tussenkomst van een reserve ‘nog uit te voeren werkzaamheden’. Een dergelijke wijziging moet tijdig in de planning en procedures worden opgenomen. Wij zullen in het kader van strategisch financieel beleid als onderdeel van toekomstgericht begroten ook deze andere mogelijkheden nader verkennen. Actualisatie financiële verordening De beleidsregels worden bij de volgende actualisatie van de financiële verordening daarin opgenomen.

3

Bijlage 1 Onderbouwing budgetoverheveling 2022 naar 2023 Vraagstelling budgetoverheveling 1. Beschrijving incidenteel budget 2. Oorspronkelijk besluit gemeenteraad toekenning van het budget of bijdrage van het rijk zonder terugbetalingsverplichting. 3. Beschrijf de bijdrage van het rijk zonder terugbetalingsverplichting, indien er geen besluit van de gemeenteraad over is geweest. 4. Nummer en omschrijving grootboek, taak en kostensoort van het budget. 5. In welke jaren en voor welk bedrag is het budget oorspronkelijk in begroting verwerkt? 6. Wat is het restantbudget 2022 op basis van de administratie?

7. Hoe moet het restantbudget 2022 worden verdeeld over de komende jaren en voor welk bedrag? 8. Specificeer waaraan en wanneer (per kwartaal) het budget wordt uitgegeven. 9. Waarom moet overheveling plaatsvinden ? 10. Overige opmerkingen

4

Toelichting Geef een omschrijving van het budget Geef de omschrijving van het raadsbesluit, en de datum van het raadsbesluit waarop het incidentele budget is toegekend. Geef de omschrijving van bijdrage en het document(beschikking). Vermeld het jaar van ontvangst en het jaar waarvoor het is toegekend. Vermeld alle administratieve nummers, waarop het budget en de uitgaven zijn verantwoord Geef het jaar(jaren) en budgetbedrag(en) aan dat oorspronkelijk is opgenomen in de begroting. Begroot 2022 : Werkelijk 2022: Saldo 2022 : Vul de bedragen in obv. de administratie 2022 en de administratieve nummers als genoemd bij 4. Indien het alleen 2023 is dan volstaat de vermelding van 2023. Geef verder het benodigde bedrag aan dat moet worden overgeheveld (max. het bedrag genoemd bij 6). Geef de onderbouwing van het benodigde bedrag als genoemd bij 6 door het te specificeren en periode aan te geven dat het wordt uitgegeven. Beargumenteer de nut en noodzaak van de overheveling.