Bijlage 1. Stroomschema en tabel n.a.v. aangenomen A26.1.pdf

Stroomschema - Soorten publicaties en wijze van verwerken van persoonsgegevens 1. Komt het stuk in het Raadsinformatiesysteem (RIS)? Ja → Ga verder Nee → Geen publicatie 2. Tot welke categorie behoort de persoon? a. Politieke ambtsdrager (zoals raads- en collegeleden) → Publiceer naam + partij + foto + zakelijk e‑mailadres → Extra gegevens? Alleen met toestemming b. Ambtenaar → Publiceer: naam + team + zakelijk e‑mailadres → Alleen opnemen als noodzakelijk voor begrip onderwerp 3. Om wat voor stuk/inbreng gaat het? c. Brief/petitie/geschriften aan de raad → Stuk komt op lijst ingekomen stukken → Publiceer inhoud, maar anonimiseer: naam, adres, handtekening → Instelling? Naam instelling blijft staan d. Insprekers → In vergadering: naam wordt genoemd, video/geluid openbaar → Schriftelijke bijdrage: alleen naam zichtbaar → Overige persoonsgegevens verwijderen, tenzij schriftelijke toestemming e. Personen in besluitvormingsstukken → Publiceer geanonimiseerd → Handtekeningen aflakken → Bezwaarschriften niet openbaar → Let op: veel verschillende stukken, veel verschillende werkwijzen: raadpleeg protocol f. Uitnodigingen voor activiteiten → Niet openbaar, alleen interne nieuwsbrief g. Personen aanwezig in raadszaal → Aanwezigheid geldt als toestemming voor audiovisuele publicatie Zie volgende pagina voor Tabel - Soorten publicaties en wijze van verwerken van persoonsgegevens.

Tabel - Soorten publicaties en wijze van verwerken van persoonsgegevens Lijn

Categorie auteur/publicatie

Wat wordt gepubliceerd?

Welke persoonsgegevens worden getoond? Naam, partij, foto, zakelijk e‑mailadres

a.

Politieke ambtsdragers zoals raads- en collegeleden

b.

Ambtenaren

Agendastukken, besluiten, moties, amendementen, profielinfo Adviezen, ondersteuning of griffier bij vergaderingen

c.

Brieven/ petities/ geschriften aan de raad

Lijst ingekomen stukken: vermelding + geschrift

d.

Insprekers/ Inspraakreactie (op schrift)

Besluitenlijst + audiovisuele opname

e.

Personen in besluitvormingsstukken

Afhankelijk van document; namen in principe niet openbaar

f.

Uitnodigingen voor activiteiten

Raadsvoorstellen, zienswijzen, bezwaarschriften, burgerinitiatieven, referendumverzoeken Niet openbaar

g.

Aanwezigen raadszaal

Audiovisuele registratie

Aanwezigheid zichtbaar

Naam, team, zakelijk e‑mailadres Instelling: naam Natuurlijke personen: geen persoonsgegevens Naam, video-opname van inspraakmoment (beeld en geluid)

Geen

Behandelwijze / anonimiseren

Toelichting

Geen anonimisering; overige persoonsgegevens alleen met toestemming Alleen opnemen indien noodzakelijk

Herkenbaarheid noodzakelijk

Volledig anonimiseren (naam, adres, handtekening verwijderd) Mondeling: volledig openbaar; Schriftelijk: alleen naam tenzij schriftelijke toestemming voor meer Geanonimiseerd; handtekeningen aflakken; bezwaarschriften niet openbaar Alleen interne nieuwsbrief Geen anonimisering

Geen persoonsgegevens van derden tenzij noodzakelijk Raad krijgt volledige gegevens via griffie Insprekers worden vooraf expliciet geïnformeerd Alleen naam indien belang openbaarheid zwaarder weegt dan privacy

Aanwezigheid geldt als toestemming