Bijlage 1 Aanbiedingsbrief jaarstukken 2024 SV.pdf

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stichtse Vecht Postbus 1212 3601 BE Maarssen

PLAATS EN DATUM Breukelen, 2 mei 2024 BETREFT Jaarstukken 2023 en begroting 2025-2028 RHC Vecht en Venen

Geacht College, Bijgaand stuurt het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) u het Jaarverslag en Jaarrekening 2023 en de Meerjarenbegroting 2025–2028 toe. Het bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 3 april jl. besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. Het RHCVV voert als gemeenschappelijke regeling voor de aangesloten gemeenten Stichtse Vecht, De Bilt en De Ronde Venen de taken uit die voortvloeien uit de Archiefwet 1955, waaronder het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de vier gemeenten en gemeenschappelijke regelingen; en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van analoog én digitaal archief. Als college wordt u ieder jaar via de gebruikelijke informatiekanalen geïnformeerd over de taakuitvoering van het Regionaal Historisch Centrum: behoud, beheer, toezicht, beschikbaarstellen en erfgoed. Via aparte jaarlijkse toezichtsrapporten wordt u en de raad door de gemeentearchivaris op de hoogte gebracht in hoeverre de informatiehuishouding en archivering van de gemeente voldoet aan de Archiefwet. In bijgaande jaarstukken van het RHCVV vindt u de verantwoording over het jaar 2023 en de plannen en begroting voor de periode 2025-2028. Hieronder volgt een kort overzicht van de belangrijkste elementen. 1. -

-

Jaarverslag - 2023 in het kort Toezicht en Advies: De toezichtstaak van het RHCVV omvat onder andere het jaarlijks toezicht op de informatiehuishouding en de naleving van archiefwet- en regelgeving bij de gemeenten. In 2023 is bij alle gemeenten een aspectinspectie uitgevoerd en afgerond naar de bestuurlijke en Raadsinformatie. Verder werd in 2023 door het RHCVV aan de gemeenten voor diverse onderwerpen met betrekking tot de (digitale) informatiehuishouding wettelijke benodigde adviezen verstrekt. Denk hierbij aan migraties, emailarchivering, archivering in vakapplicaties en koppelingen met het e-depot bij aanbestedingstrajecten. Ook werd kennis gedeeld met de gemeenten op het gebied van de Wet open overheid (WOO) en de invoering van de nieuwe Omgevingswet. Beheer en Behoud van archieven: De toegankelijkheid, de doorzoekbaarheid, van de (overheids)archieven nam toe. Meerdere archieven werden door het RHCVV voorzien van een inventaris of op andere wijze toegankelijk gemaakt. Voor het nader toegankelijk maken van archieven (bv doorzoekbaar maken op naam) is het RHCVV voor een groot deel afhankelijk van de vrijwilligers. Zij zorgden ervoor dat er tienduizenden namen werden geïndexeerd waarop de archieven doorzocht kunnen worden. Er werd ruim 200 strekkende meter papieren gemeentelijke archieven naar het RHCVV overgebracht vanuit de gemeenten.

Net als ieder jaar werd het RHCVV weer een aantal bijzondere particuliere archieven en stukken geschonken. Met de deelnemende gemeenten is er gewerkt aan de voorbereidingen voor het overbrengen en digitaal ontsluiten en preserveren van ‘digital born’ 1

-

-

2. -

-

3. -

-

overheidsarchieven. Net als in de papieren situatie moet deze informatie eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden. Het gaat dan bijvoorbeeld over het goed afsluiten van zaken in het zaaksysteem, het vernietigen van documenten die volgens wetgeving als de AVG niet mogen worden bewaard, of het vernietigen van conceptversies. Beschikbaarstellen (ambtenaren en burgers): De studiezaal in Breukelen werd door 1.183 bezoekers bezocht, dit is meer dan het afgelopen jaar en is mede te verklaren doordat het RHCVV een grotere naamsbekendheid heeft en het RHCVV sinds 2022 meer bouwvergunningen van de gemeenten ter beschikking stelt die voor een groot deel alleen op de studiezaal kunnen worden ingezien. Ook de digitale dienstverlening is verder gegroeid. Het uitbreiden en door ontwikkelen van de digitale dienstverlening is een speerpunt geweest en zal dat de komende jaren blijven. Ambtenaren werken nog steeds veel vanuit huis en het hen digitaal ter beschikking stellen van de archieven blijf daardoor belangrijk. Begin 2023 werd de vernieuwde website gelanceerd. Bezoekers kunnen nu nog eenvoudiger hun weg vinden naar de archieven en informatie over het bezoek van de website. Erfgoed beleven en ontmoeten: In 2023 waren er drie tentoonstellingen te zien die gezamenlijk door 3500 mensen bezocht werden.

De tentoonstelling over het Rampjaar 1672-1673 was tot 31 mei 2023 te zien. In de zomer toonde het RHCVV foto’s van de Fotoclub Stichtse Vecht die speciaal voor deze gelegenheid de tijdsgeest in beeld brachten. Vanaf 8 december is de tentoonstelling ‘Stem van het Volk’ te zien over democratie en de grondwet. Bij de tentoonstellingen werd een programma van lezingen, cursussen en activiteiten georganiseerd voor jong en oud. Het RHCVV heeft ook in 2023 bij activiteiten intensief samengewerkt met de erfgoedpartners en onderzoekers in de regio en er zijn nieuwe samenwerkingen ontstaan. Verder zijn artikelen aangeleverd bij Historische Kringen uit het werkgebied die werden geplaatst in hun periodieken. Door het meewerken aan deze periodieken vergroot het RHCVV niet alleen zijn zichtbaarheid, ook worden hiermee de band en samenwerking met deze partijen onderstreept. Financieel resultaat jaarrekening 2023 In de jaarrekening is het tekort van € 141.392 als vordering naar rato van hun bijdragen op de deelnemers opgenomen en onder de baten als “Suppletie verlies door gemeenten” gepresenteerd. Dit is in lijn met artikel 10.6 van de GR: hierin is vastgelegd dat het tekort geheel of gedeeltelijk zal worden gevorderd bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten.

Het tekort in de jaarrekening wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door hogere indexering leveranciers en twee belangrijke factoren: a. De huurprijs, die door de verhuurder (gemeente Stichtse Vecht) jaarlijks wordt aangepast op basis van de consumentenprijsindex (CPI) conform artikel 7.1 en 7.2 van het huurcontract. De hoge CPI indexering die van kracht was in 2022 (+10%) resulteerde in een aanzienlijke verhoging van de huurprijs 2023 ten opzichte van de begrote huurprijs. De huurprijs (€ 238.853) werd verhoogd met € 23.886 in 2023. b. De hogere gerealiseerde servicekosten ten opzichte van de begroting werd veroorzaakt door voornamelijk het beëindigen van het gemeentelijke energiecontract met Gazprom en de daaropvolgende stijging van de energieprijzen. Dit resulteerde in een aanzienlijke stijging van de servicekosten in 2023, die volgens de voorlopige afrekening maar liefst 3,5 keer hoger uitvielen dan begroot, namelijk € 105.000. Meerjarenprogramma en begroting 2025-2028 in het kort Relatie beleidsvisie 2025-2030: De voorliggende begroting is de eerste begroting binnen de beleidsperiode 2025-2030. De beleidsvisie is op het moment van het opstellen van de begroting nog niet formeel vastgesteld.

De beleidsvisie 2025-2030 zal echter dezelfde uitgangspunten en kaders volgen zoals vastgesteld zijn in de toekomstverkenning ‘Robuust RHCVV’ dat in 2023 is uitgevoerden vastgesteld en waarvan de inhoudelijke en financiële resultaten verwerkt zijn vanaf de meerjarenprogramma begroting 2024-2027. Speerpunt in periode 2025-2028 blijft het verder ontwikkelen van het toezicht, digitaal informatiebeheer en de digitale dienstverlening. Het bestuur wil ook de zichtbaarheid en taakuitvoering van het RHCVV vergroten in de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten (ter bevordering en ondersteuning van goed bestuur en goede bedrijfsvoering binnen ambtelijke organisaties). Tenslotte hecht het bestuur belang aan het vergroten van de regionale zichtbaarheid en het stimuleren van archiefbezoek en -gebruik zowel op locatie als online. De opgenomen investeringen 2

-

-

zijn een voorwaarde om de vitaliteit te bevorderen, de wettelijke taken voldoende uit te voeren en een aantrekkelijke samenwerkingspartner te zijn. De belangrijkste ontwikkelingen in de begroting 2025 zijn: Wegwerken achterstanden. In 2009 is een deel van de archieven niet in de wettelijk verplichte goed geordende en toegankelijke staat overgebracht naar het RHCVV. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Kosten worden hierbij aan de betreffende gemeente ten laste gebracht en zijn inzichtelijk gemaakt in de meerjarenbegroting. Verdere uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Uitbreiden depotcapaciteit. De komende jaren wordt vanuit de verschillende gemeente nog ruim 2.000 strekkende meter papieren archief overgebracht. Om deze te plaatsen is uitbreiding van het depot nodig. De huurverhoging ten gevolge van de noodzakelijke uitbreiding van het depot is reeds verwerkt in de begroting 2025 vanaf meerjarenbegroting 2023-2026.

Verder is de huurverhoging door verhuurder Stichtse Vecht verwerkt met 10% (deze was nog niet bekend/verwerkt in begroting 2024) en de hogere energieprijzen en servicekosten, toegenomen door hogere energieprijzen en hogere kosten voor onderhoudscontracten verhuurder. De salarissen stijgen in vergelijking met de in de begroting 2024 opgenomen cijfers voor 2025 door de hoge loonindexeringen over de jaren 2023 en 2024; door uitbreiding van de formatie, indexering en door verplichte HR21 herwaardering. De formatie ontwikkelt zich conform de toekomstverkenning Robuust als volgt ten opzichte van 2024 van 13,72 fte naar 16,5 fte om de wettelijke taken te kunnen uitvoeren. De toenemende complexiteit van het digitale informatiebeheer bij De financiële uitgangspunten en begrotingsregels blijven voor 2025-2028 ongewijzigd ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar. a) Reële begroting: geen overdaad, maar kosten ook niet maskeren; b) voldoende middelen voor het uitvoeren van de wettelijke en bovenwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995 en in GR overeenkomst Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. c) RHCVV volgt de (financiële en personele) kaders van de centrumgemeente: waaronder HRM, financiën, informatievoorziening. c) De indexcijfers in de begroting 2025-2028 zijn ontleend aan de Miljoenennota 2024, 11 Accres gemeentefonds en provinciefonds.

Tenslotte Het RHCVV erkent de financiële uitdagingen waarmee gemeenten momenteel worden geconfronteerd. Daarom is er een doelmatige meerjarenbegroting opgesteld die rekening houdt met efficiëntie en kostenbeheersing, zonder dat dit ten koste gaat van de beoogde robuustheid, kwaliteit en dienstverlening van de Archiefdienst RHCVV. Er is en wordt blijvend zorgvuldig gekeken naar de kosten van verschillende taken en activiteiten. Door kritisch te kijken naar de besteding van middelen, streven we ernaar om efficiënt om te gaan met beschikbare financiële middelen en zullen dat de komende jaren blijven doen. Daarbij ligt de focus op de wettelijke taken en is er niet extra geïnvesteerd in bovenwettelijke taken. De wettelijke taken maken 95% uit van de begroting. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u vragen hebben of behoefte hebben aan verdere toelichting, dan ben ik uiteraard beschikbaar.

Met vriendelijke groet, Namens het bestuur,

Mw. drs. R.W. Ubink, Directeur-archivaris Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen 3