Beantwoording vergadervragen NL en LL inzake Het archief naar een digitale tijdperk.pdf

Vraag 1 a. Hoe verhoudt zich dit voorstel tot het initiatiefvoorstel ‘Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 2021 ‘(Kamerstuk 35 968) ingediend op 17 november 2021 in de Tweede kamer. Graag een toelichting.

Deze uitbreiding heeft niets met de nieuwe archiefwet te maken. Zowel onder de oude als straks de nieuwe moeten deze archieven (alle 2000 meter) op deze termijn worden overgebracht en bewaard. Nadat de Archiefwet 1995 de overbrengingstermijn al terugbracht van vijftig naar twintig jaar, wordt deze nu 10 jaar (zie nader paragraaf 4.5 Archiefwet 2021) . Deze opvolgende verkorting is te zien tegen de achtergrond, dat het meer en meer vastleggen van informatie in vluchtige, kwetsbare en veelvormige digitale toepassingen en beheersystemen – meer dan bij papier het geval was – passende en tijdige beheersmaatregelen vergt. Laat of nalatig beheer van informatie kost tijd en geld, vergroot het risico van informatieverlies en het maken van fouten en doet afbreuk aan het publieke vertrouwen. Nieuwe archiefwet: https://open.overheid.nl/documenten/ronl-0b9659d4-95b0-46e2-b62f4f0fd8cee3e2/pdf)

b. Vermoedelijk gaat de wet per 1 juli 2024 van kracht. Spant het college met dit besluit niet het paard achter de wagen? Graag een toelichting. De uitbreiding van het depot is nodig, ongeacht of en wanneer de nieuwe Archiefwet ingaat. De noodzaak voor de uitbreiding van de depots ontstaat omdat de gemeenten volgens de huidige Archiefwet 1995 in de periode 2024-2031 nog ruim 2.000 meter papieren archief moeten overbrengen naar de archiefdienst. In 2024 zijn de depots van de huidige archiefbewaarplaats echter vol. Er is een tekort aan 2.060 meter depotruimte. Het RHCVV kan daardoor de geplande wettelijk over te brengen archieven van de deelnemende gemeenten niet meer opnemen. De deelnemende gemeenten voldoen daarmee als zorgdrager niet meer aan de wettelijke taak om de gemeentelijke archieven volgens de wettelijke termijnen over te brengen naar hun archiefbewaarplaats. Om deze archiefblokken op te kunnen vangen is uitbreiding van de archiefbewaarplaats noodzakelijk.

Vraag 2 a. Het archiefwet 1995 is nog geint op het papierentijdperk. Het wetsvoorstel in de kamer beoogt juist om de Archiefwet van 1995 te moderniseren en in het algemeen begrijpelijker te maken – het is een aanzet tot de wet «klaar» te maken voor het digitale tijdperk. Betekent het digitaliseren van de informatiehuishouding juist niet besparing van fysieke opslag? De aanleiding van de nieuwe archiefwet is inderdaad dat de huidige Archiefwet 1995 onvoldoende aansluit op de digitaal gevormde overheidsinformatie. Door de digitalisering van de overheid is digitale informatie in sneltreinvaart op verschillende systemen terechtgekomen die snel verouderen. Het gevaar is dat informatie hierdoor in de toekomst niet of moeilijker te raadplegen is. Het kabinet moderniseert daarom de Archiefwet die dateert uit 1995 en voornamelijk gericht was op de vorming van papieren archieven. Doel is dat ook digitaal geboren informatie moet worden behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties.

Ja, de digitale overheid betekent inderdaad een besparing van fysieke opslag. Het is allereerst belangrijk om te verduidelijken dat ‘digitaliseren van de informatiehuishouding’ niet betekent dat de huidige papier archieven gescand worden en het digitale bestand de papieren versie vervangt. Alle papierenarchieven die zich bevinden in de archiefruimten van de gemeenten en gepland staan voor overbrenging naar de archiefdienst blijven op papier. Als informatie na overbrenging gedigitaliseerd

wordt, dan is dit voor de dienstverlening aan ambtenaren of burger. Volgens de Archiefwet blijven de originelen bewaard als origineel. Overheden werken steeds meer digitaal, ook de aangesloten gemeenten bij het RHCVV. Dat betekent dat de digitaal geboren informatie het origineel is en informatie op papier, die op dit moment in zeer beperkte mate door gemeenten ontvangen wordt of gemaakt, gescand kunnen worden en het papieren origineel kunnen vervangen. Hiervoor zijn vervangingsbesluiten genomen op basis van een vervangingshandboek waarin criteria en eisen zijn vastgelegd voor het scannen en bewaren van de digitale stukken die het papieren origineel kunnen vervangen. Hierdoor worden vanaf 2021 bijna geen papieren archieven meer gevormd en verwacht het RHCVV dat er in 2031 de laatste grote overbrengingen afgerond worden, na de huidige geïnventariseerde meters is dus geen extra fysiek depot meer nodig. b. Is uitbreiding dan nog wel nodig in de toekomst en ligt hieronder een onderzoek? -

Ja, uitbreiding is nodig. ‘Digitaliseren van de informatiehuishouding’ betekent niet dat de huidige papieren archieven gescand worden en het digitale bestand de papieren versie vervangt. Volgens de Archiefwet blijven de originelen bewaard als origineel. De gemeenten zullen daarom in de periode 2024 – 2031 nog ruim 2.000 strekkende meter papieren archief moeten overbrengen naar de archiefdienst. Om deze archiefblokken op te kunnen vangen is uitbreiding van de archiefbewaarplaats noodzakelijk.

-

Ja, er is een onderzoek gedaan. In 2021-2022 is in samenwerking met de deelnemende gemeenten een schouw gedaan om een meerjarenplanning te maken voor de nog wettelijk over te brengen archieven. Deze inventarisatie bevestigt dat er een tekort is aan 2.060 meter (zie tabel). Met de uitbreiding heeft het RHCVV (en daarmee de gemeenten) voldoende ruimte voor alle papieren archieven die nog overgebracht moeten worden. Meer uitbreidingen zijn niet nodig.

* Bij De Bilt staat in het overzicht 0 bij de te verwachten aantal meters. Dit komt omdat er op het moment van de inventarisatie nog onvoldoende zicht was op de over te brengen archieven. Aangezien De Bilt veel recent archief heeft overgebracht wordt er minder archief verwacht dan van de andere gemeenten en valt dat binnen de uitbreiding op te vangen.

Vraag 3 Gezien de aanpassingen in het wetsvoorstel 2021 is het dan niet beter om het raadsvoorstel na juli 2024 te behandelen? Wat zijn de eventuele bezwaren tegen behandeling na juli 2024?

De invoering van de nieuwe Archiefwet wijzigt niets aan de wettelijke verplichting tot overbrenging van de archieven. De depots van de archiefbewaarplaats zijn vol. De deelnemende gemeenten kunnen vanaf 1 januari 2025 niet meer aan hun wettelijke verplichting voldoen.