Beantwoording Vergadervragen LL inzake Protocol Publiceren persoonsgegevens.pdf

Vergadervragen Lokaal Liberaal aangaande Protocol Publiceren persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026 In de commissievergadering Bestuur & Financiën van 10 februari jl. is het "Protocol Publiceren persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026" op de agenda geplaatst waarbij aan de commissie is voorgesteld dit stuk als hamerstuk naar de Raad te geleiden. De fractie van Lokaal Liberaal heeft toch nog wat vragen waarbij de antwoorden bepalen of dit voor de fractie een hamerstuk blijft, of dat we het presidium verzoeken het betreffende stuk in een reguliere cyclus te behandelen en ter besluitvorming aan de raad aan te bieden. Vraag 1 In artikel 3 onder e. wordt gesteld: "Persoonsgegevens van de indieners worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt." Tegelijkertijd ligt de publicatieverantwoordelijkheid bij de Griffie. Dat kan tot verwarring leiden. Wie is er nu verantwoordelijk voor de anonimisering van de stukken? Wie controleert dit voor publicatie? Het college? Of is dit de verantwoordelijkheid van de Griffie? Antwoord 1 Het is de verantwoordelijkheid van het publicerende bestuursorgaan om te voorkomen dat niet-openbare informatie openbaar wordt gemaakt, in dit geval persoonsgegevens.

Dat betekent dat de griffie er bij alle stukken die in het RIS worden gepubliceerd op moet toezien dat persoonsgegevens zijn verwijderd. Het college dient de stukken al geanonimiseerd aan te leveren maar is dit niet (volledig) gebeurd dan moet de griffie daarop acteren: de stukken alsnog laten anonimiseren door het college (uitgevoerd door de ambtelijke organisatie) of zelf een correctie op de stukken aanbrengen. In praktijk willen we er natuurlijk naartoe dat alle raadsstukken al voor aanlevering bij de raad zijn geanonimiseerd en dat er alleen een check op hoeft te worden uitgevoerd, maar geen correctie. (Voor stukken die het college zelf publiceert, bijvoorbeeld besluitenlijsten van de collegevergaderingen via de website van de gemeente, draagt het college zelf de verantwoordelijkheid, als publicerend bestuursorgaan.) Vraag 2 In artikel 5 wordt de afwijkingsbevoegdheid besproken. In dit artikel wordt gesteld dat de Griffier bij onvoorziene gevallen kan afwijken, bijvoorbeeld wanneer het protocol gevolgen heeft die onevenredig zijn tot het doel ervan. De fractie mist hier een stuk borging. Vastgelegd zou moeten worden wanneer er een beroep op dit artikel gedaan wordt en wat het resultaat c.q. de uitwerking daarvan is. Dit zou bijvoorbeeld geborgd kunnen worden door een zinsnede toe te voegen: "c.

De Griffier legt afwijkingen gemotiveerd vast" Kunt u een dergelijke zinsnede toevoegen, of is amendering van het stuk nodig?

Antwoord 2 Het is niet mogelijk een dergelijke zinssnede toe te voegen. Het protocol is op dit moment ‘van de raad’, onderdeel van het besluitvormingsproces, en er kan geen ambtelijke wijziging meer worden doorgevoerd. De aanpassing kan inderdaad middels een aangenomen amendement worden gedaan óf de portefeuillehouder kan worden gevraagd om een toezegging dat hij de zinsnede toevoegt. Vanwege de aard van de gewenste wijziging, een technische tekstuele aanpassing, is een amendement mogelijk de meest heldere oplossing; er ligt in de vergadering dan een duidelijk voorstel voor een gewijzigde/aanvullende tekst voor, zonder eventuele ruis door het spreken over een tekstuele aanpassing (wat moet de tekst precies zijn, waar moet die worden ingevoegd, is er een meerderheid voor etc.) Vraag 3 Er zit volgens onze fractie veel onduidelijkheid tussen de termen "niet publiceren" en "geanonimiseerd publiceren". Er wordt op meerdere plekken gesproken over "niet openbaar maken", "anoniem opnemen op de lijst ingekomen stukken" en "geanonimiseerd openbaar maken". De termen lopen in dit document door elkaar terwijl het echt om verschillende handelingen gaat die elk hun eigen aanleiding kennen om voor díe handeling te kiezen.

Kunt u verduidelijken wat in welke situatie tot welke uitkomst leidt? Bijvoorbeeld middels een stroomschema waarbij aanleiding gelinkt wordt aan het handelingsperspectief? Antwoord 3 Stroomschema - Soorten publicaties en wijze van verwerken van persoonsgegevens 1. Komt het stuk in het Raadsinformatiesysteem (RIS)? Ja → Ga verder Nee → Geen publicatie 2. Tot welke categorie behoort de persoon? a. Politieke ambtsdrager (zoals raads- en collegeleden) → Publiceer naam + partij + foto + zakelijk e‑mailadres → Extra gegevens? Alleen met toestemming b. Ambtenaar → Publiceer: naam + team + zakelijk e‑mailadres → Alleen opnemen als noodzakelijk voor begrip onderwerp

3. Om wat voor stuk/inbreng gaat het? c. Brief/petitie/geschriften aan de raad → Stuk komt op lijst ingekomen stukken → Publiceer inhoud, maar anonimiseer: naam, adres, handtekening → Instelling? Naam instelling blijft staan d. Insprekers → In vergadering: naam wordt genoemd, video/geluid openbaar → Schriftelijke bijdrage: alleen naam zichtbaar → Overige persoonsgegevens verwijderen, tenzij schriftelijke toestemming e. Personen in besluitvormingsstukken → Publiceer geanonimiseerd → Handtekeningen aflakken → Bezwaarschriften niet openbaar → Let op: veel verschillende stukken, veel verschillende werkwijzen: raadpleeg protocol f. Uitnodigingen voor activiteiten → Niet openbaar, alleen interne nieuwsbrief g. Personen aanwezig in raadszaal → Aanwezigheid geldt als toestemming voor audiovisuele publicatie Zie volgende pagina voor Tabel - Soorten publicaties en wijze van verwerken van persoonsgegevens.

Tabel - Soorten publicaties en wijze van verwerken van persoonsgegevens Lijn

Categorie auteur/publicatie

Wat wordt gepubliceerd?

Welke persoonsgegevens worden getoond? Naam, partij, foto, zakelijk e‑mailadres

a.

Politieke ambtsdragers zoals raads- en collegeleden

b.

Ambtenaren

Agendastukken, besluiten, moties, amendementen, profielinfo Adviezen, ondersteuning of griffier bij vergaderingen

c.

Brieven/ petities/ geschriften aan de raad

Lijst ingekomen stukken: vermelding + geschrift

d.

Insprekers/ Inspraakreactie (op schrift)

Besluitenlijst + audiovisuele opname

e.

Personen in besluitvormingsstukken

Afhankelijk van document; namen in principe niet openbaar

f.

Uitnodigingen voor activiteiten

Raadsvoorstellen, zienswijzen, bezwaarschriften, burgerinitiatieven, referendumverzoeken Niet openbaar

g.

Aanwezigen raadszaal

Audiovisuele registratie

Aanwezigheid zichtbaar

Naam, team, zakelijk e‑mailadres Instelling: naam Natuurlijke personen: geen persoonsgegevens Naam, video-opname van inspraakmoment (beeld en geluid)

Geen

Behandelwijze / anonimiseren

Toelichting

Geen anonimisering; overige persoonsgegevens alleen met toestemming Alleen opnemen indien noodzakelijk

Herkenbaarheid noodzakelijk

Volledig anonimiseren (naam, adres, handtekening verwijderd) Mondeling: volledig openbaar; Schriftelijk: alleen naam tenzij schriftelijke toestemming voor meer Geanonimiseerd; handtekeningen aflakken; bezwaarschriften niet openbaar Alleen interne nieuwsbrief Geen anonimisering

Geen persoonsgegevens van derden tenzij noodzakelijk Raad krijgt volledige gegevens via griffie Insprekers worden vooraf expliciet geïnformeerd Alleen naam indien belang openbaarheid zwaarder weegt dan privacy

Aanwezigheid geldt als toestemming