Beantwoording technische vragen Samen Stichtse Vecht jaarverslag adviescommissie bezwaarschiften 2020.pdf

Onderwerp: Beantwoording technische vragen Samen Stichtse Vecht nav jaarverslag adviescommissie bezwaarschriften Naar aanleiding van het jaarverslag heeft de fractie van Samen Stichtse Vecht een aantal technische vragen. Graag zijn wij de beantwoording van deze vragen tegemoet en willen je verzoeken de beantwoording ook in het RIS te laten plaatsen. Dank alvast voor de medewerking. Werkvoorraad  Als we de getallen bekijken van de werkvoorraad 2020, dan concluderen wij dat er 83 uit 2019 naar 2020 zijn overgeplaatst. Als we dan kijken naar afgehandelde bezwaren met en zonder advies dan komen wij tot de conclusie dat er een 9 tal bezwaren in de getallen ontbreekt. Enig idee waarom de getallen niet sluitend zijn? Of zijn dat de 9 besluiten waarbij het College het advies niet heeft afgewacht. Dit weet ik niet. Het kan best zijn dat er een gering aantal bezwaren ontbreekt. De cijfers worden uit Excel lijsten gehaald en het is allemaal handwerk. Tijdigheid  Wat is de oorzaak dat van de 25 besluiten op bezwaar, waarvan de adviezen nog van 2019 zijn, er slechts 3 tijdig zijn genomen en 22 niet? Dit weet ik niet. Het aantal buiten termijn afhandeling neemt toe. Als een van de oorzaken wordt Corona genoemd. Dat is begrijpelijk, maar de andere oorzaak die met nadruk genoemd word is de incompleetheid of tijdigheid waarmee dossier worden aangeleverd.

"Voor wat betreft de oorzaak van de overschrijding van de beslister[1]mijn heeft de commissie vastgesteld, dat de secretarissen in relatief veel gevallen in actie moesten komen richting vakteams, omdat de aanlevering van procesdossiers met verweerschrift langer dan de tijd die daar voor staat op zich lieten wachten."

 Vraag is hoe gaat het management hier op sturen? Dit is en blijft een punt van aandacht. Met name bij de teams Omgeving en Vergunningen en Bedrijfsvoering Leefomgeving. Het team heeft op dit moment ondersteuning geregeld voor onder andere de samenstelling van procesdossiers, in de vorm van een stagiair. Het secretariaat van de ACB blijft dit signaleren, want het is nog steeds een probleem.  Vraag Hoe lang heeft het geduurd voordat de kamers besloten hebben tot het houden van digitale of hybride zittingen? 4 maart 2020 was de laatste fysieke hoorzitting. Daarna hebben er 5 schriftelijke hoorzittingen plaatsgevonden. 7 juli 2020 zijn we weer begonnen met fysieke hoorzittingen.

 Is het nieuwe registratiesysteem Octupus al geïmplementeerd? en zijn er al resultaten van verbetering zichtbaar? Nee, Octopus zit in de fase van de acceptatietesten. Als dit naar tevredenheid is, dan wordt Octopus binnen enkele maanden in gebruik genomen.



Dan staat er vervolgens dat verweerschriften van het college tijdig werden verstrekt, maar dat staat haaks op hetgeen op pagina 6 uitvoerig wordt beschreven. Kan dit nader worden uitgelegd. Niet complete dossiers, maar wel tijdige verweerschriften? Hiermee wordt bedoeld dat als de verweerschriften tijdig werden aangeleverd, regelmatig het procesdossier niet compleet was. Er ontbraken relevante stukken.

Besluiten binnen termijn van de sociale kamer: de cijfers op pagina 7 zijn alarmerend te noemen. Het aantal aanvragen bij de Sociale Kamer nemen juist af (20 zaken) en het aantal besluiten binnen termijn daalt aanzienlijk (2020 58% en 2019 90%).  Wat zijn hiervan de dieperliggende oorzaken. Corona speelt hierin een grote rol. De schriftelijke afdoening van bezwaren was tijdrovend. De lijntjes zijn langer.  Is er onderzocht waarom de voorraad zo sterk daalde? zou er een direct verband kunnen zijn met de wijze waarop binnen de participatie gewerkt wordt nav de moties Slim Vertrouwen. Is er een correlatie en is dat onderzocht? Nee, dit is niet onderzocht. Van de vakafdeling hebben we wel gehoord dat er minder besluiten zijn genomen. Er werd, door Corona, bijvoorbeeld veel minder gehandhaafd. Dan zou er ook eens naar het aantal aanvragen in het sociaal domein moeten worden gekeken tov 2019. Overigens zorgen de nieuwe regelingen TONK en TOZO weer voor een nieuwe aanwas van bezwaarschriften. Professionaliteit en kundigheid Vraag nav van de volgende tekst: "De commissie valt op dat niet alle vertegenwoordigers van het bestuursorgaan even gedegen kennis hebben van het ter tafel liggende dossier. Vragen over toepassing van de ter zake doende regelgeving konden daardoor niet altijd afdoende beantwoord worden. Voldoende kennis over relevante regelgeving ontbrak soms.

Op detailniveau ontbreekt het dus soms aan kennis en kunde. In die gevallen wordt de niet aanwezigheid van de behandelend functionaris (vaak vergunningtoetser) node gemist."

Welke concrete acties worden ondernomen om kennis en kundigheid over relevante regelgeving van de behandeld functionarissen op het gewenst peil te krijgen? Binnenkort wordt er door alle juristen van het team Omgeving en Vergunningen en Bedrijfsvoering Leefomgeving een maatwerk opleiding Omgevingsrecht gevolgd. Daarnaast gaan de medewerkers de interne Awb-trainingen volgen zodra dat weer kan en mag.  De adviescommissie geeft aan dat ze zich daarom genoodzaakt zag zaken toch af te handelen en daarmee in te boeten op kwaliteit.  Is dit in alle gevallen meer ten nadele van de gemeente of van indieners uitgepakt. Kortom is hier een diepere analyse op gemaakt? Nee, er is geen analyse op gemaakt. De commissie bedoeld hiermee dat er in een aantal gevallen een minder concreet advies is afgegeven over het wel of niet in stand kunnen laten van het bestreden besluit, omdat het door het bestuursorgaan ingenomen standpunt onvoldoende duidelijk was. Dat komt de heroverweging door het bestuursorgaan niet ten goede en kan afbreuk doen aan een adequate belangenafweging van bezwaarmakers. Er wordt een opmerking gemaakt over de negatieve beeldvorming bij bezwaarmakers omtrent professionaliteit en deskundigheid.  Vraag: wat wordt hieraan gedaan? Worden er enquetes of klantreviews opgehaald bij de bezwaarmakers? Dus zijn er concrete beoordelingen van bezwaarmakers? En mag de raad deze ontvangen.

Dit is een opmerking vanuit de commissie. Het beeld kan ontstaan bij bezwaarmakers dat de gemeentelijke vertegenwoordiger onprofessioneel en ondeskundig is. Of dit ook zo is, is niet onderzocht. Twee, drie jaar geleden is er een onderzoek uitgevoerd. In aanvulling hierop, onze fractie krijgt van de rechtbank Midden Nederland een vergelijkbaar signaal: dossiers zijn incompleet, mandaten kloppen niet, en kundigheid van medewerkers schiet vaak te kort. Dat is een signaal wat wij graag langs deze weg terugkoppelen.

 Maar tevens de vraag of de organisatie bereid is om een analyse te maken met de bezwarencommissie, maar ook met de rechtbank en de bestuurskamer van de rechtbank om te komen tot procesverbeterstappen en wat daarvoor nodig is? Dank voor de terugkoppeling. Met de algemeen voorzitter van de Adviescommissie bezwaarschriften is afgesproken dat er dit jaar een gesprek plaats gaat vinden met de gemeentelijke vertegenwoordigers. En dit kan natuurlijk breder worden getrokken. Het niet aanwezig zijn van het Vierde Huis bij urgentiezaken. Dat is een zorgelijk verhaal, want mensen vragen niet voor niets urgentie aan. Zij menen daar aanleiding toe te hebben.  Welke stappen zijn of worden er ondernomen om het Vierde Huis (in deze representant of gemandateerde partij namens het college) wel bij alle zittingen aanwezig te laten zijn? Hier is al zo vaak contact over geweest. Vorige maand voor het laatst. Het Vierde Huis staat op het standpunt dat zij het thuiswerk advies van de overheid opvolgen. Dat doen wij uiteraard ook. De secretarissen werken ook allemaal thuis en gaan alleen 1x per maand naar een hoorzitting toe. De hoorzittingen zijn in het Koetshuis op anderhalve meter. Als het thuiswerk advies er niet meer is, zal het Vierde Huis weer aanwezig zijn.

 Is dit voldoende benadrukt in de mandaatregeling of zou deze moeten worden aangescherpt op dit punt? Het is contractueel vastgelegd dat het Vierde Huis de verweerschriften en dossiers maakt en aanlevert en dat zij bij de hoorzitting aanwezig zijn. Hier worden zij voor betaald. De Adviescommissie concludeert in lijn met de Rekenkamer dat de informele aanpak "Passend contact met de overheid" een positieve uitwerking heeft.  Wordt er bij negatieve besluiten, ter voorkoming van ingewikkeld processen en met het oog op menselijke maat, in alle gevallen contact opgenomen met de aanvrager voordat de negatieve beschikking wordt verzonden. Nee, zeker niet. Ik ben nu 1 jaar en 3 maanden in dienst. Ik heb 16 jaar gewerkt bij 1 van de pioniersgemeenten die begonnen is met Passend contact met de overheid. Ik mis bij gemeente Stichtse Vecht pre mediation. De commissie ziet nu vaak dat het om een burenruzie gaat. Voornamelijk in het Ruimtelijk domein komen er bezwaarschriften binnen die niet binnen hoeven te komen.  Kortom wordt er preventief contact gezocht of wordt er gewerkt op basis van piepsysteem? Als het bezwaar binnenkomt dat wordt er vaak contact opgenomen. Dit gebeurt echter niet bij alle afdelingen. In het Ruimtelijk domein gebeurt dit te weinig.