BDO Gemeente Stichtse Vecht en TIM SV - Rapportage zorgkostenontwikkeling en verantwoordelijkheidsverdeling.pdf

Marktrisico’s (Uitvoeringsafspraken, p. 16), op p. 15 toegelicht als: “Wanneer (de inhoud en/of omvang van) de zorgvraag of cliëntpopulatie substantieel anders is ten opzichte van de aannames die gehanteerd zijn bij het sluiten van het contract en meerkosten met zich mee brengen”. Verderop wordt nog genoemd dat “niet of nauwelijks te beïnvloeden factoren […] veelal” in deze categorie zullen vallen. Specifiek ten aanzien van de zwaarste gevallen vermeldt de Uitnodiging tot inschrijving onder deze categorie nog (eind p. 25, eerste zin p. 26) dat aanvullende zorg voor de cliënten met een zeer zware zorgvraag onder deze kwalificatiegrond zou kunnen vallen, in welk geval op casusniveau – indien nodig – aanvullende financiële afspraken worden gemaakt.

Beleidswijzigingen Beleidswijzigingen Ondernemingsrisico’s

 Terugbrengen voorzieningen voorveld waardoor minder inzet op  Terugbrengen voorzieningen voorveld waardoor minder inzet op preventie mogelijk is (Uitvoeringsafspraken, preventie mogelijk isp. 16), in de Uitnodiging tot inschrijving nader toegelicht als “beïnvloedbare kostenontwikkelingen (op- en neerwaarts)” en “inverdieneffecten (benefits) die binnen de beïnvloedingssfeer van Opdrachtnemer vallen”. Deze formulering bevat geen vooraf gespecificeerde subcategorieën.

55

2.1 Risicocategorieën Voorbeelden van risico’s* en toedeling risicodrager

Wettelijk Risico

Beleidswijzigingen  Terugbrengen voorzieningen voorveld waardoor minder inzet op preventie mogelijk is

Marktrisico’s  Tarieven van onderaannemers verhogen op wijze niet bij inschrijving voorzien, als gevolg van (substantiële) tariefstijgingen op basis van aanbestedingen in de regio en/of vanwege substantiële krapte op de arbeidsmarkt.

Risico kwalificatie

 Invoering woonplaatsbeginsel**

 Mate van huiselijk geweld stijgt in de regio, meer en relatief zwaardere zorgvragen  Toename cliënten in 2021 waarvan de zorg tot 2022 is uitgesteld  Substantieel hogere loon- en prijsindexaties >3% * Hypothetische voorbeelden uit memo ter duiding van het soort risico dat in deze categorie valt. ** Bij gebrek aan voorbeeld in memo, door onderzoekers van BDO dit voorbeeld hier toegevoegd.

56

Ondernemingsrisico  Huurstijgingen  Reguliere loon- en prijsindexaties  Inschakeling derde v.w.b. optimalisatie transformatie  Tegenvallende transformatieresultaten  Kosten systeemaanpassingen

2.2 Kwantificatie risico’s in licht van trends en patronen Voor welke risico’s is gemeente en voor welke risico’s is Timon risicodrager, volgens deze documenten? Risico kwalificatie Te laag startbudget op basis van laatste inzichten: € 2.570k

Hogere kosten verbouwing Safariweg: € 41k

Loon- en prijsindexaties >3%: € 380k – € 429k

Loon- en prijsindexaties <3%: € 477k – € 538k

Wettelijk risico €0 Marktrisico € 3.263k – € 4.099k (excl. PM) Ondernemingsrisico € 518k – € 579k

Toename jaarlijkse (unieke) cliëntenaantal: PM Boeggolf: € 313k – € 353k

Beleidswijzing €0

Niet gekwalificeerd

Toename aantal cliënten casusregie: € 0k – € 747k

Niet opgenomen kosten door onbekendheid omvang groep casusregie: € 0 - € 747k

Wettelijk risico: € 0,-

Geen dekking uitvoeringsorganisatie doorberekend aan OA’s: € 295k

Beleidswijzigingen: € 0,-

Let op: Dit zijn geschatte cijfers (o.b.v. prognoses), de daadwerkelijke afrekening kan afwijken van de weergegeven cijfers.

57

Niet gekwalificeerd € 295k – € 1.042k

Mate van zekerheid uitkomst o.b.v. gehanteerde aannames Laag – uitkomst wijkt waarschijnlijk af van prognose, o.b.v. realisatie 2022. Midden – kans is aannemelijk dat uitkomst afwijkt van prognose, o.b.v. realisatie 2022 Hoog – Belangrijke elementen van de prognose staan vast (o.b.v. realisatie cijfers) en kan op onderdelen afwijken van prognose.

2.3 Risico’s die niet voortkomen uit de risicoverdeling Zijn er risico’s waarvoor de risicoverdeling niet concreet blijkt uit deze documenten en welke zijn dat? 

Overschrijding implementatiebudget

In het memo van de juristen is aangegeven dat kort samengevat gesteld kan worden dat veel van de te verwachten omstandigheden onder één van de risicocategorieën onder te brengen zijn.



Zij geven ook aan dat het opstellen van ieder contract een “glazen bol” vereist. In praktijk dekken contracten dan ook haast nooit alle specifieke omstandigheden af.



Hierdoor kan het geval ontstaan (zijn) dat bepaalde risico’s op basis van de documenten niet toe te bedelen zijn.



Het risico dat wij niet hebben kunnen toebedelen op basis van het memo van de juristen, betreft het risico van de overschrijding van het implementatiebudget (hiernaast uiteengezet).



Daarnaast hebben wij de overschrijding, als gevolg van niet opgenomen cliënten met casusregie, niet kunnen toebedelen aan de risicocategorieën.



Ten slotte hebben wij de overschrijding, als gevolg van het niet doorberekenen van dekking voor de uitvoeringsorganisatie aan onderaannemers, niet kunnen toebedelen aan een van de risicocategorieën.



Verder hebben wij alle kwantificeerbare oorzaken op basis van het memo van de juristen kunnen toebedelen aan een van de risicocategorieën.



Tevens zien wij, met de kennis van nu, momenteel verder geen (nog niet voorgedane) risico’s die niet toe zijn te delen op basis van betreffend memo.

Het risico van de overschrijding van het implementatiebudget blijkt niet uit het memo van de juristen. Timon geeft aan € 850k aan implementatiekosten gemaakt te hebben. Hiervan geven zij aan dat (mondeling) afgesproken is dat de meerkosten voor de implementatie meegenomen mochten worden in de totale afrekening over het eerste jaar. De gemeente geeft aan deze afspraak niet gemaakt te hebben. De gemeente heeft op 29 november 2022 aangegeven dat toentertijd is benoemd dat ““mogelijkerwijs (vanuit coulance oogpunt) de gemeente hier nog verder in kan bijdragen (mits TIM SV dit onderbouwd)”. Op basis van de beschikbare documentatie zijn de vastgelegde afspraken hieromtrent als volgt: 

In de uitnodiging tot inschrijving benoemt de gemeente dat het implementatiebudget maximaal € 500k bedraagt.



In het plan van aanpak (3: transitie), onderdeel van de inschrijving van Timon, geven zij aan dat: “Wanneer we in de kosten het transitiebudget overstijgen, zien we dit als een eigen investering in TIM.”



Op 21 december 2021 heeft Timon een brief gestuurd met daarin een uiteenzetting van de kosten voor de implementatie (à € 850k). In deze brief geven zij aan dat zij “een aanvraag doen voor de dekking van (een deel van) de implementatiekosten voor een bedrag à € 500k, conform afspraak in de dialoogfase en uitvraag”.

Op basis van de inhoud van voorgenoemde documentatie, concluderen wij dat de meerkosten van implementatie á € 350k voor risico en verantwoordelijkheid van Timon zijn. Tenzij partijen anders besluiten.

58

2.4 Kwalificatie en advies over de risicoverdeling Risicoverdeling van factoren voor 2022 en verder 2.4 Geef een kwalificatie en advies over de toepassing van de risicoverdeling van de beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare factoren voor 2022 en ook de jaren erna in relatie tot de vaststelling van het budget.

Van prognose naar realisatie 

Als gesteld in de rapportage betreffen de overschrijdingen op het budget en de gekwantificeerde oorzaken, die hieraan ten grondslag liggen, prognoses.



Op basis van deze geprognotiseerde bedragen kunnen partijen besluiten over eventuele bevoorschotting van kosten op basis van de gezamenlijk te maken afspraken over de verantwoordelijkheidsverdeling.



Op basis van de geprognotiseerde risicoverdeling (zie pagina 57) valt in totaal een geschat bedrag (o.b.v. prognoses en aannames) van € 3.263k – € 4.099k (+ PM) onder het marktrisico en daarmee onder verantwoordelijkheid van de gemeente.



Wij zien geen wettelijke risico’s en risico’s met betrekking tot beleidswijzigingen als oorzaak van de overschrijding.





Een geschat bedrag (o.b.v. prognoses en aannames) van € 518k - € 579k valt onder het ondernemersrisico en daarmee onder verantwoordelijkheid van TIM SV.

Echter zijn uiteindelijk de gerealiseerde bedragen relevant, voor de definitieve bepaling van de verantwoordelijkheidsverdeling (in euro’s).





Een geschat bedrag van € 295k - € 1.042k hebben wij niet kunnen kwalificeren.

Na de (financiële) jaarafsluiting van 2022 kunnen de geprognotiseerde bedragen omgezet worden in definitieve bedragen.





De geprognotiseerde overschrijding van TIM SV over 2022 is € 5.752k (€ 18.352k – € 12.600k)



Het totaal van de gekwantificeerde oorzaken is (afhankelijk van de uiteindelijke kwantificatie van de PM post) waarschijnlijk groter dan de geprognotiseerde overschrijding. Dit kan doordat meer ontwikkelingen in de financiën van TIM SV optreden, dan ontwikkelingen die als oorzaak voor overschrijdingen kwalificeren. Waar mogelijk hebben wij verwevenheid tussen oorzaken uitgesplitst.

De geprognotiseerde bedragen zijn tot stand gekomen op basis van diverse aannames. Deze zijn in deze rapportage benoemd, dan wel door partijen in de onderliggende documentatie opgenomen. Partijen dienen het gezamenlijk eens te worden over de gehanteerde (dan wel te hanteren) aannames voor de bepaling van de voorgedane risico’s in euro’s. Voor de gerealiseerde cijfers (bijvoorbeeld cliëntenaantallen) dienen dezelfde aannames gehanteerd te worden als in de aanlevering ten behoeve van dit onderzoek.



Wij stellen voor in belang en ter comfort van beide partijen, dat partijen onafhankelijk laten vaststellen of dezelfde aannames gehanteerd zijn voor de bepaling van de gerealiseerde cijfers (t.o.v. de huidige prognoses).



In het kort komt het erop neer dat aan het einde van (elk) het jaar, de voor dit onderzoek uitgevoerde berekeningen, opnieuw uit te voeren op basis van gerealiseerde cijfers.



Het is aan de partijen om te besluiten wat de primaire risico’s zijn en wie voor welk deel van de overschrijding over 2022 de verantwoordelijkheid draagt.



Hierin zijn twee uitersten (en tussenliggende opties) mogelijk. In de ene optie draagt de gemeente eerst diens verantwoordelijkheid en het resterende door TIM SV. De andere optie is tegenovergesteld (eerst TIM SV, gemeente resterend deel).

59

2.4 Kwalificatie en advies over de risicoverdeling Risicoverdeling van de risicocategorieën 

Voor de bepaling van het budget voor de jaren na 2022 is het van belang of de risico’s structureel of incidenteel van aard zijn. De structurele risico’s dienen in de budgetten voor komende jaren verwerkt te worden. Over de incidenteel voorgedane risico’s, dienen partijen in dat jaar (in dit geval 2022) een besluit te nemen



Hierna hebben wij weergegeven welke risico’s wij als incidenteel zien en als dusdanig behandeld dienen te worden. Tevens hebben wij ook de structurele risico’s benoemd en een voorgestelde werkwijze hoe hiermee om te gaan ten aanzien van het budget voor de komende jaren.



Zowel voor de incidentele als de structurele kosten (risico’s) geldt: aan het eind van elk jaar wordt definitief budget over dat jaar bepaald, door de (prognose) berekening op basis van gerealiseerde cijfers opnieuw uit te voeren.

Kosten uit structurele risico’s  Verhoogde cliëntenaantallen: door de boeggolf in 2022, de effecten van Corona en de stabiliserende instroom gedurende het jaar, verwachten we dat de cliëntenaantallen bij TIM SV de komende jaren niet meer met eenzelfde snelheid toenemen als tussen 2021 en 2022 het geval was.  Stijgende kosten door inflatie en loonkostenontwikkelingen: Voor het percentage boven de 3% (op basis van de OVA en de PPC index: 80/20) dient het budget voor TIM SV in enig jaar opgehoogd te worden.  Wets- en beleidswijzigingen: bij relevante wets- of beleidswijzigingen, ramen partijen gezamenlijk verwachte (financiële) effecten hiervan. De kosten worden aan het budget van het jaar, van effectuering hiervan, toegevoegd. Aangezien de gemeente beperktere sturing op de kosten heeft dan in voorgaande jaren het geval, zijn de kosten van het voorgaande jaar vanaf 2023 geen goede maatgever meer voor het budget voor het komende jaar. Voor het jaar 2022 hebben wij dit uitgangspunt nog wel gehanteerd voor kwantificatie van bepaalde overschrijdingen.

Kosten uit incidentele risico’s  Toestroom (zorgvraag) Oekraïners: dit risico is voorlopig incidenteel risico, mogelijk blijkt deze later structureel van aard 

Overschrijding Implementatiebudget: € 350k



Boeggolf: de boeggolf heeft eenmalig plaatsgevonden in het kader van de transitie van de aanbieders uit 2021 naar TIM SV



Geen dekking uitvoeringsorganisatie doorberekend aan onderaannemers.



Voor de toenemende kosten als gevolg van verhoogde cliëntentaantallen vanaf 2023, adviseren wij om dezelfde methodiek te hanteren als gebruikt voor de kwantificatie van de kosten over 2022 als gevolg hiervan (c.q. de uiteindelijke kwantificatie van de PM post).

Op basis van constateringen gedurende het onderzoek hebben wij, naast financiële afspraken, ook enkele aanbevelingen ter versteviging van het partnerschap in de toekomst opgenomen. Deze zijn op de volgende pagina beschreven.

Op basis van geprognotiseerde bedragen, van het effect van een incidenteel risico, kunnen partijen afspraken maken over eventuele bevoorschotting hiervan. Op basis van gerealiseerde cijfers, na afsluiting van het jaar, kan de afrekening hiertoe definitief gemaakt worden.

60

Nieuwe perspectieven voor TIM Stichtse Vecht Samen vooruit, versteviging van het partnerschap: adviezen o.b.v. constateringen gedurende proces

Bespreekpunten afsluiten met een concrete actie of besluit.

Zorg dat onderwerpen van gesprek die voor (een van beide) partijen van belang zijn, afgesloten worden met een besluit of een vervolgactie. Leg deze besluiten en acties eenduidig vast. Hiermee wordt discussie over gemaakte afspraken voorkomen in de toekomst.

Toon lef

Stel besluiten niet onnodig uit en besluit op basis van de beschikbare kennis. Bouw eventueel een later evaluatiemoment in, om de (gewenste) effecten van het besluit te volgen en de mogelijkheid tot bijsturing te creëren. Dit biedt perspectief en neemt onzekerheid weg voor beide partijen. Geef aan wat van beide partijen verwacht wordt bij een besluit of spreek vooraf een wijze van besluitvorming af.

Inrichten risicomanagement

Wij adviseren om samen in gesprek te gaan over de mogelijke risico’s in de toekomst. Deze risico’s worden concreet benoemd en vastgelegd. Hierop worden beheersmaatregelen en/of reacties in het geval het risico zich voordoet afgesproken. Blijf de risico’s samen volgen en hou deze up- to-date.

61

Planning en Control cyclus

In het eerste jaar was TIM SV niet in staat “in control te zijn”. Wij adviseren om hier actief op te investeren door o.a. het opstellen van een nieuwe begroting met realistische uitgangspunten op basis van de huidige kennis. Rapporteer op een vooraf afgesproken wijze, zodat partijen gezamenlijk de realisatie van de beoogde “doelen” van de samen-werking kunnen volgen.

Blijf transformatie inzetten

Om grip te krijgen op de kostenontwikkeling, zal TIM SV de beoogde transformatie voortzetten. Verbeter het zicht op de (cliënten bij) onderaannemers om beter zicht te houden op mogelijke transformatiekansen en opdrachtbevestigingen vs. facturatie. De transformatie zal door een kleinere span of control (van OA’s) meer grip en een positieve cyclus teweeg brengen.

BDO.nl nieuwe perspectieven In de nieuwe economie doen kansen zich sneller voor dan ooit. Nieuwe spelregels geven een boost aan zakelijk werken. En een nieuwe generatie staat klaar om het anders te doen. Beter, slimmer, innovatiever. Wie succesvol wil ondernemen, moet zelf ook vernieuwen. Open staan voor verandering. En met open vizier kijken naar de mogelijkheden die voor ons liggen. Nieuwe perspectieven, dát is wat BDO u wil bieden. En kan bieden, dankzij onze unieke combinatie van lokale marktkennis en een internationaal netwerk. Persoonlijke dienstverlening en een professionele aanpak. BDO helpt u graag om vanuit een andere invalshoek naar uw business te kijken. Zodat u de juiste beslissingen neemt om uw organisatie sterker, wendbaarder en succesvoller te maken. Of u nu een mkb-bedrijf, familiebedrijf, publieke organisatie of internationale onderneming bent. BDO kijkt graag met u vooruit. Samen komen we tot nieuwe inzichten en nieuwe kansen in uw markt. Samen creëren we nieuwe perspectieven.

62

Bijlage 1: uitgangspunten in cliëntenaantallen TIM SV Berekening geprognotiseerde cliëntenaantallen 2022, correctie casusregie 









2022 (t/m Q3) | De gegevens in de onderste tabel onder de kop ‘2022 (t/m Q3)’ zijn gebaseerd op de door TIM SV aangeleverde cliëntenaantallen tot en met september. Deze vloeien voort uit de bovenste tabel. De categorie overig is daarin bij de cliënten Jeugd opgeteld, gezien de cliënten zijn verdeeld op basis van geboortejaar en hierdoor een relatief grote groep cliënten onder Wmo zijn ingedeeld. Dit is ook benoemd in de deelvraag waarin naar deze bijlage wordt verwezen. Correctie alleen casusregie | Uit verdere analyse van de cliëntenbestanden blijkt dat er, tot en met september, 556 cliënten alleen casusregie hebben ontvangen. Hiervan ontvangen 265 cliënten geen zorg meer in september. Bij de overige 291 cliënten duurt de casusregie voort in september. Circa de helft van de cliënten van de cliënten stroomt dus uit voor september, daarom heeft BDO de aanname gedaan dat de helft (146 cliënten) niet doorstroomt naar een ander zorgproduct en waar casusregie dus niet fungeert als voorportaal voor doorverwijzing naar andere teams. Hierdoor kan de groep van 410 cliënten (74%) worden gekenmerkt als cliënten met alleen casusregie en 146 cliënten (26%) ontvangen tot en met september alleen casusregie maar stromen door naar een ander zorgproduct. BDO heeft deze populatie van 410 cliënten t.b.v.

een goede vergelijkbaarheid uit de cijfers gehaald, deze cijfers zijn verdeeld op basis van de verdeling Jeugd (410 * 58,8%) en Wmo (410 * 41,2%). Op basis van de uiteindelijke realisatie over 2022 dient deze aanname getoetst te worden op feitelijke juistheid. 2022 (t/m Q3) – correctie | De cijfers in deze kolom betreffen de realisatiecijfers 2022 t/m Q3 minus de correctie voor de groep die alleen casusregie ontvangt (zie hierboven). Instroom vanaf oktober | TIM SV heeft in het document “cliënten aantallen TIM SV” de instroom geschat op 360 voor Q4 (120 p/m). Deze instroom is verdeeld op basis van de tabel “uitgangspunten instroom”. prognose 2022 | De prognose is gebaseerd op de realisatie 2022 t/m Q3 minus de correctie voor alleen casusregie plus de instroom in Q4. Het totaal van de cliënten komt uit op 2.939 cliënten. Waarvan 467 cliënten alleen casusregie ontvangen. Het aantal van 2.472 achten wij op basis van de uitgangspunten een zuiverdere basis vormen voor de vergelijking van de cliëntenaantallen van 2022 met eerdere jaren.

63

2022 t/m Q3

Wijkteam ST Maatwerk Correctie

Jeugd Wmo Overig Totaal 315 409 116 840 263 9 272 902 645 1.547 -80 -80

Totaal

1.480

1.063

36

Verhouding

57,4%

41,2%

1,4%

Uitgangspunten instroom Populatie Jeugd Populatie Wmo Populatie alleen casusregie Totaal

2.579

# 1.275 894 410 2.579

% 49% 35% 16% 100%

2022

Correctie

Instroom

(t/m

alleen

vanaf

Prognose

Q3)

casusregie

oktober

2022

# clienten Jeugd Zorg in natura

N.b.

N.b.

N.b.

N.b.

Jeugd PGB

N.b.

N.b.

N.b.

N.b.

Subtotaal jeugd

1.516

-241

177

1.452

Wmo Zorg in natura

N.b.

N.b.

N.b.

N.b.

Wmo PGB

N.b.

N.b.

N.b.

N.b.

Subtotaal Wmo

1.063

-169

126

1.020

Subtotaal

2.579

-410

303

2.472

Casusregie Eindtotaal

2.579

410

57

467

-

360

2.939

Bijlage 2: bepaling prognose Onderbouwing prognose Q3 rapportage De prognoses zoals opgenomen in de rapportage zijn door TIM SV aangeleverd op 15 november 2022 (zie rechter kolom). Deze prognose is gebaseerd op de Q3 rapportage inclusief enkele correcties. Hiernaast is de prognose weergegeven berekend en aangeleverd door TIM SV en opgenomen in deze rapportage.

Prognose in Q3 rapportage Gemiddelde Prognose

Prognose

scenario 1 scenario 2

•1 De prognose scenario 1 en 2 zijn afkomstig uit de Q3 rapportage van TIM SV, welke gedeeld is met de gemeente op 28 oktober 2022. •2 TIM SV heeft aangegeven dat de prognoses zoals aangeleverd in het document ‘Cliëntaantallen TIM SV’ gebaseerd zijn op de gemiddelden van de twee scenario’s zoals opgenomen in de Q3 rapportage. •3 De prognose o.b.v. opdrachtbevestigingen is bepaald op basis van de prognoses zoals opgenomen in de Q3 rapportage en is afgerond om in totaal op € 22 mln. uit te komen.

1

1

prognoses

Prognose

Correctie

o.b.v.

1-2

o.b.v. OB

75% OA's

kosten

2

3

4

Inkomsten

12.600

12.600

12.600

12.600

12.600

3.021

3.021

3.021

3.021

3.021

Specialistisch team

2.359

2.204

2.282

2.275

2.275

Maatwerk

15.893

14.304

15.099

64

15.029

11.381

Jeugd - Zorg in natura

10.489

-2.622

7.867

Wmo - Zorg in natura

4.105

-1.026

3.079

Overhead

•5 Bij de prognoses o.b.v. kosten is de correctie onderaannemers doorgevoerd. Hierdoor komt het uiteindelijke bedrag uit op € 18.352k.

5

Wijkteam

Wmo - pgb

•4 Vervolgens is er voor de onderaannemers (maatwerk, zorg in natura) een correctie opgenomen van 75%. TIM SV zegt hier het volgende over: “In de prognose 2022 zijn de kosten maatwerk meegenomen voor het bedrag van de (geprognotiseerde) opdrachtbevestigingen inclusief PGB. Op basis van de uitvraag bij onderaannemers blijkt dat ongeveer 75% hiervan daadwerkelijk wordt gefactureerd” (Clientaantallen TIM SV.docx).

Prognose in rapport (door TIM SV) Prognose

435

435

1.761

1.602

1.682

1.675

Totale lasten

23.034

21.131

22.083

22.000

-3.649

18.352

1.675

Resulaat

-10.434

-8.531

-9.483

-9.400

3.649

-5.752

Bijlage 3: memo verantwoordelijkheidsverdeling - juristen gemeente Stichtse Vecht en Stichting Timon Voor bijlage 3 “memo verantwoordelijkheidsverdeling – juristen gemeente Stichtse Vecht en Stichting Timon” verwijzen wij u naar de separate bijlage in pdf-formaat.

65