b&w besluit IBT.pdf

gerneenle

SiichxsG Ucchi

ARCHIEF

B&W Voorstel

Agendapunt nummer 3 Portefeuillehouder A.L. Wissebom Registratienummer

Datum collegevergadering 21 december 2021

VB/21/97906 Zaaknummer

Onderwerp Interbestuurlijk Toezicht - toezichlinformatie Archiefwet 2020-2021

Z/21/226622 Registratiedatum 23 november 2021 Uiterste datum behandeling in raad

Paraaf + datum:

Team Financiën en Control

Opsteller Monique Lagendijk Programmamanager Martin Rommers

Openbaar

Openbaar

Ondernemingsraad

nee

Bijlagen

1. 2. 3.

Besluit college

CONFORM ADVIES

4.

Archiefinspectierapport 2021 Aanbiedingsbrief Archiefinspectierapport 2021 Memo Archiefinspectierapport 2021 Concept Aanbiedingsbrief IBT Archiefwet aan provincie Utrecht

Advies te nemen besluit De toezichlinformatie Archiefwet over 2020-2021 op basis van het Archiefinspectierapport en 1. de memo archiefinspectierapport 2021 vaststellen. 2. De provincie Utrecht de toezichlinformatie via voorgelegde conceptbrief aanbieden. De toezichlinformatie Archiefwet 2020-2021, via de auditcommissie, ter kennisname aan de 3. raad aanbieden.

E

Pagina 1 van 3

Document: VB/21/97906 Zaak: Z/21/226622

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

TOELICHTING

Inleiding De provincie Utrecht houdt vanuit het interbestuurlijk toezicht (IBT) verticaal toezicht op de uitvoering van verschillende medebewindtaken door de gemeente Stichtse Vecht. Dit interbestuurlijk toezicht is een wettelijke toezichtstaak, vastgelegd in de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt). Om het Interbestuurlijk toezicht uit te voeren verzamelt de provincie informatie over de vraag of de uitvoering van een medebewindtaak door de gemeente aan de geldende eisen voldoet. De informatie die gemeenten (en waterschappen) jaarlijks vóór 15 juli moeten aanleveren, is vastgelegd in de provinciale Verordening Systematische toezichtinformatie provincie Utrecht. Op basis van de door de gemeente verstrekte informatie vormt de provincie zich een oordeel over de uitvoering en kan zo nodig interveniëren.

Op 6 juli 2021 is de Rapportage Systematische toezichtinformatie 2020 vastgesteld en naar de provincie verzonden. In afwijking met voorgaande jaren was de toezichtinformatie met betrekking tot de Archiefwet geen onderdeel van deze rapportage. Voor het aanleveren van deze toezichtinformatie is een afzonderlijke afspraak gemaakt met de provincie Utrecht.

Dit voorstel draagt niet bij aan het collegewerkprogramma, omdat het hier gaat om toezicht van de provincie Utrecht zoals vastgelegd in landelijke wetgeving. Aanbevelingen van de provincie dragen bij aan het verbeteren van onze processen. Argumenten 1. Met het archiefinspectierapport voldoet de gemeente Stichtse Vecht aan de afspraak met de provincie Utrecht. De afspraak houdt in dat dit jaar door middel van het archiefinspectierapport, dat is opgesteld n.a.v. de archiefinspectie door Regionaal Historisch centrum Vecht en Venen, wordt gerapporteerd. Dit betekent dat het archiefinspectierapport in plaats van de gebruikelijke KPI-rapportage als verantwoord!ngsrapportage wordt toegestuurd aan de provincie.

De aanbevelingen en kanttekeningen uit het archiefinspectierapport, zijn opgenomen in de memo archiefinspectierapport 2021 en zijn vertaald naar benodigde activiteiten ter verbetering. Op basis van de door de gemeente verstrekte informatie vormt de provincie zich een oordeel over de uitvoering en kan zo nodig interveniëren. 2. De raad oefent haar controlerende taak uit doordat het college (horizontaal) verantwoording aflegt. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van de medebewindtaken door het college. Gelet op deze controlerende taak van de raad legt het college (horizontaal) verantwoording af aan de raad. Met het archiefinspectierapport en de daarbij behorende stukken wordt de raad geïnformeerd over de uitvoering van de medebewindtaken.

Kanttekeningen Voor het financieel toezicht en het toezicht op de huisvesting van vergunninghouders gelden aparte afspraken en andere beoordelingsritmes dan voor het generieke toezicht uit de Wrgt. Uitvoering Het archiefinspectierapport en de memo archiefinspectierapport 2021 worden deze maand bij de provincie Utrecht aangeleverd. Op basis van deze informatie toetst de provincie Utrecht vervolgens de taakuitvoering. Naar verwachting worden de uitkomsten hiervan in de eerste helft van 2022 ontvangen.

UJ

6:

Pagina 2 van 3

I

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Communicatieparagraaf De stukken worden via de voorgelegde brief aangeboden aan de provincie Utrecht. Raadsinformatiebrief Er wordt niet in een raadsinformatiebrief voorzien. De stukken worden, via de auditcommissie, ter kennisname aan de raad aangeboden. Financiële paragraaf Aan dit voorstel zitten geen extra financiële consequenties. Juridische paragraaf Op basis van de voorliggende stukken beoordeelt de provincie Utrecht of de taakuitvoering van de medebewindtaak Archiefwet adequaat is en of de gemeente Stichtse Vecht de beleidscyclus voor het betreffende onderdeel op orde heeft.

De provincie intervenieert wanneer medebewindtaken niet (juist) worden uitgevoerd of besluiten in strijd zijn met het algemeen belang of het recht. De belangrijkste juridische instrumenten die de provincie daarvoor ter beschikking staan, zijn; • indeplaatsstelling: bij taakverwaarlozing kan de toezichthouder de taak (ten laste van de gemeente) overnemen; • schorsing/vernietiging van besluiten die in strijd zijn met het recht of algemeen belang. Om te bepalen of tot interventie wordt overgegaan, hanteert de provincie een IBT-interventieladder die zes treden kent. De ladder start met signaleren (= vaststellen dat vermoedelijk sprake is van taakverwaarlozing) en eindigt met het daadwerkelijk toepassen van de genoemde juridische instrumenten. Risicoparagraaf Zie Juridische paragraaf. Duurzaamheidsaspecten Aan dit voorstel zijn geen duurzaamheidsaspecten verbonden.

Overige aspecten Er zijn geen overige aspecten.

S3

0:

Pagina 3 van 3

I