b&w besluit IBT.pdf

ARCHIEF

-SiichisG Uechi

B&W Voorstel

Agendapunt nummer

18

Datum collegevergadering 9 november 2021

Onderwerp Interbestuurlijk toezicht door provincie Utrecht - Beoordeling uitvoering omgevingsrecht en Archiefwet 2019/2020

Portefeuillehouder A.L. Wisseborn Registratienummer VB/21/97414 Zaaknummer Z/20/180899 Registratiedatum 12 oktober 2021 Uiterste datum behandeling in raad

Paraaf + datum: Team Audit

Openbaar

Openbaar

Opsteller Monique Lagendijk

Ondernemingsraad

nee

Bijlagen

1. IBT loezichtbrief Beoordeling uitvoering omgevingsrecht 2019/2020 2. IBT toezichtbrief Beoordeling uitvoering Archiefwet 2019/2020 3. IBT toezichtbrief Beoordeling huis­ vesting vergunninghouders tweede helft 2020 4. Roadmap digitale transitie 2021

Programmamanager Marjolein Romijn

Besluit college

CONFORM ADVIES

Advies te nemen besluit 1. Kennisnemen van de beoordeling van de provincie Utrecht over de uitvoering van het Omgevingsrecht en de Archiefwet 2019/2020 en huisvesting vergunninghouders tweede helft 2020. 2. Dit collegevoorstel, ter aanvulling op de toezichtbrieven van de provincie welke de provincie heeft gezonden aan de raad, via de Auditcommissie, ter kennisname aan de raad aanbieden.

llll Uil

Pagina 1 van 6

ii

II

I

Documenl; VB; 21 /97414 Zaak: ZIIOI180899

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

TOELICHTING Inleiding De provincie Utrecht beoordeelt vanuit het Interbestuurlijk toezicht (IBT) jaarlijks de uitvoering van een aantal (medebewind)taken van de gemeente Stichtse Vecht. Naast het financiële toezicht gaat het om toezicht op het gebied van de taakstelling huisvesting vergunninghouders, het informatie- en archiefbeheer (Archiefwet) en het omgevingsrecht (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht. Wet ruimtelijke ordening en Monumenten en archeologie). Om het toezicht uit te voeren verstrekt de gemeente informatie over de uitvoering van deze taken aan het provinciebestuur. Op basis van de verstrekte informatie beoordeelt de provincie of de uitvoering aan de daaraan gestelde eisen voldoet. Zo nodig kan de provincie op grond van dit oordeel in de taakuitvoering interveniëren.

De beoordeling van de provincie kent voor de verschillende IBT-onderdelen een ander beoordelingsritme. De toezichtbrieven met dit oordeel ontvangt de gemeente daardoor op verschillende tijdstippen gedurende het jaar. Voor het financieel toezicht voor het jaar 2021 heeft de provincie eind 2020 haar oordeel aan de gemeenteraad gezonden. Net als voorgaande jaren valt de gemeente Stichtse Vecht ook in 2021 onder het repressief financieel toezichtregime (= toezicht achteraf). Voor het onderdeel “taakstelling huisvesting vergunninghouders tweede helft 2020" heeft de provincie Utrecht de gemeente op 25 maart 2021 in kennis gesteld van het oordeel. U bent hierover op 20 mei 2021 geïnformeerd. Naast het reguliere jaarlijkse IBT-toezicht kan de provincie ook themaonderzoeken uitvoeren. Doel van deze themaonderzoeken is het verkrijgen van zicht op en het mogelijk verbeteren van de kwaliteit op een door de provincie gekozen specifiek terrein binnen het IBT. Er zijn geen nieuwe themaonderzoeken door de provincie uitgevoerd. Het voorliggende voorstel gaat nader in op de beoordeling door de provincie Utrecht voor het Omgevingsrecht en de Archiefwet.

Argumenten 1. De provincie Utrecht heeft de rapportage voor het Omgevingsrecht en de Archiefwet 2019/2020 beoordeeld en een aantal verbeterpunten aangegeven. Voor het toezicht op de uitvoering van deze onderdelen heeft de gemeente Stichtse Vecht in juli 2020 de “Rapportage systematische toezicht!nformatie 2019” over 2019/2020 ter beoordeling aan de provincie gezonden. Deze toezichtrapportage bevatte door de provincie voorgeschreven documenten en informatie zoals het Handhavingsuitvoeringsprogramma fysieke leefomgeving 2020, het Handhavingsjaarverslag 2019, overzichten van de in 2019 vastgestelde gemeentelijke planologische besluiten, de vigerende bestemmingsplannen en de omgevingsvergunningen voor beschermde monumenten. Daarnaast bevatte het stuk de KPI-rapportage Stichtse Vecht 2019 d.d. 12 mei 2020 (rapportage gemeentearchivaris) en het Verbeterplan informatiebeheer 2020. Op 11 januari 2021 en 3 juni jl. zijn de definitieve toezichtbrieven van de provincie Utrecht voor deze onderdelen ontvangen. De beoordeling voor beide onderdelen is positief. Omgevingsrecht De onderdelen van het omgevingsrecht (Vergunningverlening, toezicht & handhaving, Ruimtelijke ordening en Monumenten & archeologie) zijn beoordeeld als ‘adequaat’.

Toelichting oordeel toezichthouder Voor de onderdelen ruimtelijke ordening en monumenten & archeologie zijn op grond van de toetsing geen verbeterpunten door de provincie aangegeven. Deze verbeterpunten en aanbevelingen zijn er wel voor het onderdeel vergunningverlening, toezicht en handhaving.

s CM

Pagina 2 van 6

s Oï

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Als aandachtspunt merkt de provincie op dat het handhavingsjaarverslag over 2019 en het uitvoeringsprogramma over 2020 op 30 juni 2020 is vastgesteld. Zij verzoekt voortaan deze stukken eerder vast te stellen, zodat bij het opstellen van het jaarlijkse uitvoeringsprogramma rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. Deze aanbeveling is gelijk aan een eerdere aanbeveling hieromtrent. Het feit is dat het jaarverslag pas kan worden opgesteld nadat het lopende jaar is verstreken en de omgevingsdiensten (ODRU en VRU) de benodigde informatie hebben verstrekt. Deze informatie wordt in de regel medio februari/maart aangeleverd en kan pas nadien in het jaarverslag worden verwerkt. Daarna kan aan de hand van de conclusies en de aanbevelingen uit dit jaarverslag, het handhavingsuitvoeringsprogramma worden opgesteld. Gezien het voorgaande is een ruim eerdere vaststelling niet haalbaar. De toezichthouder is hiervan op de hoogte.

De overige verbeterpunten die de provincie heeft aangegeven zijn in regionaal verband opgepakt en zullen onderdeel uitmaken van het Handhavingsuitvoeringsbeleid 2021 (HUB 2021) en het te actualiseren integrale handhavingsbeleid dat in de komende periode moet worden vastgesteld. Met de ODRU is overleg gevoerd over hoe het een en ander conform de wensen van het IBT in de toekomst te realiseren.

Door in regioverband op te trekken wordt voldaan aan de wijzigingen in het Omgevingsrecht die samenhangen met het op 1 juli 2017 in werking getreden gewijzigde Besluit omgevingsrecht (Bor). Deze nieuwe regelgeving is erop gericht vergunningverlening, toezicht en handhaving verder te verbeteren door meer eenheid te brengen in de uitvoering. Zo is bijvoorbeeld in de wet opgenomen dat bestuursorganen die deelnemen in een omgevingsdienst er gezamenlijk zorg voor dragen dat een uniform uitvoerings- en handhavingsbeleid en uitvoeringsprogramma wordt opgesteld voor de basistaken.

De provincie is op de hoogte dat de gemeenten binnen de provincie Utrecht met elkaar optrekken en dat het een complex samenspel en tijdrovend proces is. De producten (VTH- beleid, Uitvoeringsprogramma’s en jaarverslag) die in regioverband zijn opgeleverd worden aangepast aan onze eigen wensen, teneinde ze in 2021 vast te stellen. Het college wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van het nieuw te vormen beleid en de daarmee samenhangende producten. Dit zodat het college tijdig kan beoordelen of dit nieuw te vormen beleid, na aanpassing, voldoet aan haar verwachtingen.

Archiefwet Evenals voorgaande jaren luidt het oordeel over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer 2019-2020 'redelijk adequaat’. Dit betekent dat het informatie- en archiefbeheer deels voldoet aan de wettelijke vereisten.

Toelichting oordeel toezichthouder De provincie heeft geconstateerd dat er nog te veel hybride processen zijn, maar dat er zichtbaar verschillende verbeteringen zijn doorgevoerd voor de overgang naar een volledige digitale informatiehuishouding. Het opgestelde stappenplan in de vorm van een roadmap digitale transitie, geeft een realistisch beeld van de verbeteringen die worden ingezet, waarmee het informatiebeheer eenduidig, betrouwbaar en duurzaam wordt ingericht. De implementatie van het nieuwe zaaksysteem vormt hiervoor een goede kapstok.

Stand van zaken verbetermaatregelen In de volgende tabel, wordt inzicht gegeven in de aanbevelingen van de provincie en de stand van zaken met betrekking tot activiteiten, afkomstig uit de roadmap digitale transitie, die leiden tot de gewenste verbeteringen met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer gemeente Stichtse Vecht. In de tabel worden een aantal mijlpalen genoemd die in Q3 en Q4 plaatsvinden. Vaak betreft S

ft

Pagina 3 van 6

1

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

dit de vaststelling van beleidsdocumenten. Daadwerkelijke implementatie volgt daar grotendeels op. De roadmap geeft de planning van het volledige traject weer. Onderwerp__________

Aanbeveling_____________________

Roadmap Stichtse Vecht_________________

Inrichting duurzame (digitale) informatiehuishouding en kwaliteitssysteem-

Ga verder met het afronden en invoeren van een actueel Kwaliteitshandboek Informatiebeheer en met het daadwerkelijk inrichten en uitvoeren van kwaliteitscontroles op al het infomiatiebeheer, inclusief de

Het handboek kwaliteit informatiebeheer is in concept afgerond. Het zal in Q3 worden aangescherpt naar aanleiding van de bevindingen van het implementatietraject nieuw zaaksysteem en de organisatieverandering (die 1 november start) en in Q4 vastgesteld: met het nieuwe handboek kunnen kwaliteit(controles) meer aan de voorkant worden ingebouwd door de behandelend ambtenaar zelf. Deze is verantwoordelijk voor het op orde hebben en houden van het eigen dossier. De ondersteuning wordt hierop ook ingericht.__________________

informatiebestanden in decentrale applicaties.

Inrichting duurzame (digitale) informatiehuishouding en kwaliteitssysteem

Inrichting duurzame (digitale) informatiehuishouding en kwaliteitssysteem

Zorg voor de afronding van een eenduidig en allesomvattend overzicht van de analoge en digitale infomiatiebestanden in de organisatie, per werkproces en breng in kaart welke overlappingen/omissies daar zijn._____ Neem, conform uw roadmap 2021, een Besluit vervanging voor alle processen in de organisatie, gebaseerd op een Handboek vervanging en na een toets op de digitale beheeromgeving, in nauw overleg met en advies van uw archivaris

Er wordt in Q3 en Q4 een bewaarstrategie opgesteld, waarin de verschillende informatiebestanden benoemd worden met hun bewaarplek.

In Q3 en Q4 wordt er een nieuw handboek opgesteld dat de oudere handboeken vervangt. Ook wordt de technische inrichting van onder andere de scanstraat opnieuw ingericht conform de laatste vereisten. Hiermee kunnen alle processen digitaal worden ingericht: hiermee vervalt een groot deel van de hybride situatie.__________________________

Dossiervorming, wettelijke vernietiging en overbrenging van archieven

Zorg voor het inlopen van achterstanden in dossiervorming en vernietiging van digitaal archief en zet hiervoor voldoende (tijdelijke) fonnatie in

Bij de migratie van oud naar nieuw zaaksysteem geldt als uitgangspunt “schoon door de poort". Concreet betekent dit dat de genoemde achterstanden zo veel als mogelijk zullen worden ingelopen voorde migratie plaatsvindt. Vernietiging vindt plaats voor migratie. Dit jaar worden verschillende archieven overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHC W, in overleg met de archiefdienst.

Informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en

Zorg voor een overzicht van alle samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert of waaraan de gemeente taken heeft uitbesteed, en maak afspraken over het informatie- en archiefbeheer, waarvoor u (mede) verantwoordelijk bent.

De gemeente beschikt over een overzicht van de gemeenschappelijke regelingen waarin zij participeert. Samenwerkingsverbanden worden

samenwerkingsverbanden

niet centraal gedocumenteerd. Gezien de belangrijke ontwikkelingen die dit jaar spelen, wordt dit verbeterpunt volgendjaar opgepakt. GS gaf in het verificatiegesprek aan hiermee akkoord te gaan. Wel loopt momenteel een project voor het verbeteren van het contractbeheer, wat een goed startpunt vormt voor het opstellen van een overzicht van de samenwerkingsverbanden.

S 0:

;• Pagina 4 van 6

g

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Onderwerp___________

Aanbeveling

Roadmap Stichtse Vecht_________________

informatiehuishouding bij reorganisaties, herindeiingen en samenwerkingsverbanden

Neem in het proces of protocol voor hef aangaan van nieuwe samenwerkingen of uitbestedingen op, welke afspraken er zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer, ook bij opheffing van de samenwerking of uitbesteding.________

Gezien de belangrijke ontwikkelingen die ditJaar spelen, wordt ook dit verbeterpunt volgendjaar opgepakt.

Huisvesting van archieven en archiefruimten

Voer de rest van de aanbevelingen van de archivaris uit over de noodzakelijke verbeteringen aan de archiefruimten zoals genoemd in het rapport van april 2020

Medewerkers

Zorg voor structureel voldoende gekwalificeerde formatie om de omslag naar volledig digitaal informatiebeheer te maken

In 2020 is een aspect archiefinspectie uitgevoerd, toegespitst op de archiefruimten. Er is een verbeterplan opgesteld om de hieruit voortgekomen verbeterpunten op te pakken. De voortgang hiervan wordt regulier besproken met de archiefinspecteur. Met de actuele dóórontwikkeling van de organisatie wordt de basis gelegd om de omslag naar volledig digitaal werken te kunnen maken. De teams worden verantwoordelijk voor hun eigen digitale dossiers, terwijl DIV van een meer uitvoerende taak overgaat op een meer proactieve, voorlichtende, ondersteunende en controlerende rol. Dit vraagt een andere houding, andere capaciteiten en een ander opleidingsniveau van de medewerkers. Binnen de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, en het kwaliteitssysteem informatiebeheer en de dóórontwikkeling van de organisatie is aandacht voor deze verandering binnen de teams. Binnen team DIV wordt gewerkt aan deze nieuwe rol. Doornatuurlijk verloop de komende jaren kan daarnaast met het oog op de toekomst geworven worden en kan deze transitie naar verwachting binnen de huidige formatie worden doorgevoerd. Momenteel is 3 fte extra ingezet voor inhaalslagen, mede in kader van de dóórontwikkeling en de digitale transitie. Er worden, indien nodig, dit jaar meer fte ingezet om "schoon door de poort" te realiseren, mocht de huidige planning niet realistisch zijn met de huidige bemensing.

2.

Met het ter kennis brengen van dit collegevoorstel ter aanvulling op de toezichtbrieven van de provincie Utrecht aan de raad voldoet het college aan haar actieve informatieplicht en kan de raad het horizontaal toezicht uitoefenen.

De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van de medebewindtaken door het college. Gelet op de controlerende taak van de raad legt het college (horizontaal) verantwoording af aan de raad. De toezichtbrieven van de provincie en de reactie van de gemeente op de daarin vermelde verbeterpunten zoals weergegeven in dit collegevoorstel, stellen de raad mede in staat zijn horizontale controle uit te oefenen. Kanttekeningen De provincie houdt verticaal toezicht op de gemeente en stelt zich daarbij terughoudend op. Voor het toezicht hanteert de provincie een zogeheten interventieladder die landelijk tussen het Rijk, IPO en in

Pagina 5 van 6

i'

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

VNG is afgesproken. In het uiterste geval kan de provincie bij daadwerkelijke taakverwaarlozing door een gemeente een sanctie uitvoeren zoals het in naam en voor rekening van de gemeente uitvoeren van de taak of het voor vernietiging voordragen van een besluit (trede 6 van de ladder). Gelet op de huidige beoordeling en de aangegeven verbeteringen is dit echter voor zowel de uitvoering op het Omgevingsrecht als voor de Archiefwet niet aan de orde. De provincie volgt de uitvoering via de Rapportage systematische toezichtinformatie over 2020. De rapportage over 2020 heeft de gemeente op 9 juli 2021 aangeboden aan de provincie. Uitvoering De provincie Utrecht publiceert de resultaten van het IBT-toezicht op de interactieve IBT-kaart op de website van de provincie. De toezichtbrieven die de gemeente ontvangt zijn ook via deze kaart toegankelijk. Dit besluit draagt niet bij aan het collegewerkprogramma, omdat het hier gaat om toezicht van de provincie Utrecht zoals vastgelegd in landelijke wetgeving. Aanbevelingen van de provincie dragen bij aan het verbeteren van onze processen.

Communicatieparagraaf De betreffende teams hebben de toezichtbrieven van de provincie ontvangen en zijn op de hoogte van de aangegeven verbeterpunten.

Raadsinformatiebrief De toezichtbrieven worden door de provincie aan de raad aangeboden. Wij adviseren om dit voorstel ter toelichting, samen met de toezichtbrieven van de provincie, aan de raad te verstrekken. Financiële paragraaf Aan dit voorstel zitten geen extra financiële consequenties. Juridische paragraaf Aan dit voorstel zitten geen juridische consequenties. Risicoparagraaf Zie Kanttekeningen.

Duurzaamheidsaspecten Aan dit voorstel zijn geen duurzaamheidsaspecten verbonden.

Overige aspecten Er zijn geen overige aspecten.

Pagina 6 van 6