B&W besluit 21-9-2021.pdf

ARCHIEF Document;\'B/21/97575 Za;ik; 2721/241568

SiichisG VGchi

B&W Voorstel

Agendapunt nummer 11 Portefeuillehouder F.W.H. van Liempdt Registratienummer

Datum collegevergadering 21 september 2021 Onderwerp Audit Herenweg / Gageldijk en aanbevelingen naar aanleiding van de audit

VB/21/97575 Zaaknummer Z/21/241568 Registratiedatum 25 augustus 2021 Uiterste datum behandeling in raad

Paraaf + datum: Team Directie

Openbaar

Openbaar

Opsteller Rob Spit

Ondernemingsraad

nee 1.

Programmamanager Directie

Bijlagen

Besluit college Redactionele aanpassingen in Reactie college op rapportage audit project herinrichting Herenweg, tekstmandaat wethouder Van Liempdt, voor het overige conform advies.

2.

3. 4.

1. 2. 3.

Rapportage audit project herinrichting HerenwegGageldijk (geheim totdat raad geheimhouding op dossier Herenweg-Gageldijk heeft opgeheven d.d.28-9-2021) Reactie college op de conclusies in de Rapportage audit project herinrichting Herenweg - Gageldijk Plan van aanpak projectmatig en programmatisch werken Projectopdracht inkoop, aanbesteding en contractmanagement.

Instemmen met de conclusies en aanbevelingen in de rapportage. Instemmen met de reactie van uw college op de conclusies in de rapportage. Kennis nemen van het plan van aanpak projectmatig en programmatisch werken en de projectopdracht inkoop, aanbesteding en contractmanagement. ^1

Pagina 1 van 4

i'

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

4.

5. 6. 7.

8.

De ‘Rapportage audit project herinrichting 'Herenweg-Gageldijk’ en de reactie van uw college daarop ter kennisneming sturen naar de leden van de gemeenteraad. De projectopdracht inkoop, aanbesteding en contractmanagement en het plan van aanpak projectmatig en programmatisch werken ter bespreking aanbieden aan de auditcommissie. De essentie van de conclusies en aanbevelingen venAzerken in de presentatie aan de gemeenteraad over de dóórontwikkeling van de organisatie op 13 september 2021. Middels toepassing van artikel 55, lid 1 Gemeentewet in samenhang met artikel 10 lid 2, aanhef en sub b en g Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding opleggen op de ‘Rapportage audit project herinrichting ‘Herenweg-Gageldijk’ totdat de raad de geheimhouding op het dossier ‘Herenweg-Gageldijk’ in de raadsvergadering van 28 september 2021 heeft opgeheven. Met toepassing van artikel 25, lid 2 juncto artikel 86 lid 2 Gemeentewet in samenhang met artikel 10 lid 2, aanhef en sub b en Wet openbaarheid van bestuur aan de raad en de commissie Bestuur en Financiën geheimhouding opleggen op de ‘Rapportage audit project herinrichting 'Herenweg-Gageldijk’ totdat de raad de geheimhouding op het dossier ‘Herenweg-Gageldijk’ in de raadsvergadering van 28 september 2021 heeft opgeheven.

TOELICHTING inleiding In de besloten raadscommissie Bestuur en Financiën op 14 januari 2020 heeft wethouder Van Dijk na vragen van verschillende partijen toegezegd om uit te zoeken hoe het project herinrichting Herenweg-Gageldijk verlopen is en welke lessen voor de toekomst hieruit kunnen worden getrokken. Resultaat is bijgaande “Rapportage audit project herinrichting Herenweg-Gageldijk”. Bijlage 2 betreft de reactie van uw college op de conclusies in het rapport. In 2020 is een analyse van de organisatie uitgevoerd. De uitkomsten zijn gerapporteerd in het rapport 'Dóórontwikkeling ambtelijke organisatie: van goed naar beter’. Van de zeven ontwikkelrichtingen die naar aanleiding van dit rapport zijn geformuleerd houden meerdere ontwikkelrichtingen direct verband met de conclusies en aanbevelingen in de ‘Rapportage audit project herinrichting HerenwegGageldijk’: de dóórontwikkeling van het projectmatig en programmatisch werken, de dóórontwikkeling van inkoop, aanbesteding en projectmanagement, de dóórontwikkeling van de bedrijfsvoering en de versterking van het management. De conclusies in de audit bevestigen het beeld van de rapportage dóórontwikkeling van de ambtelijke organisatie ‘Van goed naar beter’. Het plan van aanpak projectmatig en programmatisch werken en de projectopdracht inkoop, aanbesteding en contractmanagement treft u als bijlagen 3 en 4 aan bij dit voorstel.

In deze twee plannen is rekening gehouden met de aanbevelingen in de audit en sluiten daarmee naadloos op de audit aan.

Argumenten 1. Met het opstellen van de audit is een objectieve analyse van de gang van zaken in het project herinrichting Herenweg-Gageldijk beschikbaar Met het opstellen van de audit is voldaan aan de toezegging in de raadscommissie Bestuur en Financiën op 14 januari 2020 om uit te zoeken wat er fout is gegaan en welke lessen voor de toekomst we hieruit kunnen trekken. In de audit is de gang van zaken vanaf 2013 tot en met januari 2020 uitgebreid beschreven en geanalyseerd en zijn zeer bruikbare aanbevelingen opgenomen.

Pagina 2 van 4

I

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

2. In de analyse van de organisatie die in 2020 is uitgevoerd zijn knelpunten naar voren gekomen die aansluiten op de conclusies en aanbevelingen van de audit In 2020 is een analyse van de organisatie uitgevoerd die heeft geleid tot zeven ontwikkelrichtingen. Twee van deze ontwikkelrichtingen sluiten nauw aan op de conclusies en aanbevelingen van de audit: de dóórontwikkeling van het projectmatig en programmatisch werken en de dóórontwikkeling van inkoop, aanbesteding en contractmanagement.

3. Met het benoemen van de ontwikkelrichtingen dóórontwikkeling projectmatig en programmatisch werken en de dóórontwikkeling van inkoop, aanbesteding en contractmanagement is de implementatie van de aanbevelingen in de audit geborgd Het is belangrijk dat de resultaten van de audit een impuls geven aan de verdere professionalisering van de organisatie. Met de benoemde twee ontwikkelrichtingen is de implementatie van de aanbevelingen in de audit geborgd. Het projectmatig en programmatisch werken alsmede inkoop, aanbesteding en contractmanagement krijgen hiermee een stevige en noodzakelijke impuls. 4. De raad zal worden geïnformeerd over de stappen die in de organisatie worden gezet naar aanleiding van de audit Vanaf 2020 wordt in het kader van de dóórontwikkeling veel energie gestopt in het verder professionaliseren van de ambtelijke organisatie. Al vanaf 2020 worden stappen gezet om het proces van inkoop en aanbesteding te verbeteren en vanaf 2019 is gestart met het versterken van het projectmatig werken, onder meer via de werkgroep grote projecten. Beide onderwerpen vragen nog veel aandacht zoals blijkt uit de projectopdracht inkoop, aanbesteding en contractmanagement en het plan van aanpak projectmatig en programmatisch werken. Beide documenten zullen ter bespreking worden aangeboden aan de auditcommissie. Kanttekeningen 1.

De audit strekt zich uit over de periode 2013 tot en met januari 2020. We zijn inmiddels anderhalf jaar verder. De bevindingen naar aanleiding van de audit zijn al in 2020 betrokken bij de dóórontwikkeling van de organisatie. De audit is in 2021 nog verder aangescherpt na de komst van de concerncontroller en de reactie van het college is mede gestoeld op het plan van aanpak grote projecten. Omdat dat plan van aanpak vertraagd is, is ook de reactie van het college vertraagd. Nu het geheel kwalitatief robuust is kan het verder in routing worden gebracht. Wat betreft de implementatie van de aanbevelingen: de dóórontwikkeling van het projectmatig en programmatisch werken is vertraagd door langdurige ziekte van de projectleider en in maart 2021 weer opgepakt. Aan de verbetering van inkoop, aanbesteding en contractmanagement wordt al sinds 2020 gewerkt maar verdere professionalisering is nodig.

Uitvoering De implementatie van de aanbevelingen wordt meegenomen in het plan van aanpak projectmatig en programmatische werken en in de uitwerking van de projectopdracht inkoop, aanbesteding en contractmanagement. Communicatieparagraaf De raad is geïnformeerd tijdens de presentatie over de dóórontwikkeling van de organisatie op 13 september 2021. De auditcommissie heeft verzocht om het proces van inkoop en aanbesteding in haar commissie te bespreken. Daarom wordt voorgesteld om de projectopdracht inkoop, aanbesteding en contractmanagement ter bespreking aan te bieden aan de auditcommissie. Raadsinformatiebrief Via regelmatige (interactieve) presentaties wordt de raad geïnformeerd over de voortgang. De laatste presentatie vond plaats op 13 september. Het projectplan inkoop, aanbesteding en contractmanagement zal ter bespreking worden aangeboden aan de auditcommissie. Door middel van raadsinformatiebrieven zal de raad op de hoogte worden gehouden van de voortgang.

ï

«S Pagina 3 van 4

I

»

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Financiële paragraaf Kosten voor de implementatie van de aanbevelingen zullen via de kadernota 2022 in beeld worden gebracht.

Juridische paragraaf De ‘Rapportage audit project herinrichting ‘Herenweg-Gageldijk’ bevat gegevens over het dossier Herenweg-Gageldijk waarop geheimhouding ligt. Voor de raadsvergadering van 28 september a.s. is een separaat college- en raadsvoorstel opgesteld, waarin wordt voorgesteld de geheimhouding op het dossier Herenweg-Gageldijk op te heffen. Gelet hierop wordt voorgesteld om geheimhouding op de ‘Rapportage audit project herinrichting ‘Herenweg-Gageldijk’ op te leggen totdat de raad de geheimhouding op voornoemd dossier heeft opgeheven. Risicoparagraaf Niet van toepassing. Duurzaamheidsaspecten Er zijn geen duurzaamheidsaspecten te benoemen.

Overige aspecten Er zijn geen overige aspecten.

Pagina 4 van 4

I