Advies participatie en communicatie strategie voor de TVW en de WUP.pdf

Participatie- en communicatieplan voor de Transitievisie Warmte en de wijkuitvoeringsplannen Stichtse Vecht

Opdrachtgever: Projectnummer: Auteurs: Datum:

Gemeente Stichtse Vecht DWTM20071 GSV De WarmteTransitieMakers, Merel Toussaint en Dagmar de Wilde 31 maart 2021

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 2

Inhoudsopgave

1.

2.

3.

Inleiding en aanleiding

5

Doelstelling van dit plan

5

Leeswijzer

5

Deel 1: Algemene introductie participatie en communicatie

6

1.1. Belangrijke aandachtspunten bij participatie

6

1.2. Stakeholdersanalyse

9

1.3. Inwoners

11

1.4. De sociale analyse: Het BSR-model en inwonerscommunicatie

11

Deel 2: Transitievisie Warmte participatiestrategie

14

2.1. Inleiding

14

2.2. Communicatie TVW

15

2.3. Participatie activiteiten TVW

18

2.3.1.

Niet-interactieve participatie (één richtingsverkeer)

18

2.3.2.

Interactieve participatie (twee richtingsverkeer)

20

2.3.3.

Concept planning Participatie en communicatie TVW

23

Deel 3: Wijkuitvoeringsplan (WUP) en Participatie 3.1. Fasering in de wijken

24 24

Fase 0: Participatieambitie duiden en doelen bepalen voor de wijkuitvoering

25

Fase 1: Stakeholdersanalyse en betrekken van stakeholders

26

Fase 2: Gebied verkennen en proces inrichten

27

Fase 3: Voor de wijk een participatie- en communicatiestrategie vormen 28

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 3

Fase 4: Inwoners mobiliseren

29

Fase 5: Opbouwen van aanbod

31

Fase 6: Aanbod is helder

31

Fase 7: Aanbod definitief maken en persoonlijke acceptatie

32

Fase 8: Uitvoering realiseren

33

Fase 9: Proces evalueren

34

3.2. Concept planning participatie en communicatie Wijkuitvoeringsplan

34

3.3. Consequenties en capaciteit.

35

4.

Bijlagen

37

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 4

Inleiding en aanleiding Alle gemeenten in Nederland moeten voor het einde van 2021 een Transitievisie Warmte (TVW) hebben opgesteld. Hierin staat hoe de gemeente toewerkt naar een warmtevoorziening zonder aardgas, uiterlijk in 2050. Dit is een complex verhaal. Het betekent dat alle woningen, bedrijfspanden, scholen enzovoorts, aangepast moeten worden en aangesloten moeten worden op een andere warmtebron. Het vraagt naast de praktische kant (techniek en haalbaar- en betaalbaarheid) ook om voldoende draagvlak, kennis en begrip van de transitie naar duurzame energie om dit voor elkaar te krijgen. De gemeenten hebben in deze warmtetransitie een regierol gekregen en gaan over de keuze voor het alternatief en het tempo waarin dat wordt ingevoerd. Voor het benodigde draagvlak en de participatie van alle stakeholders en inwoners zullen gemeenten participatieambities en participatie- en communicatietrajecten moeten vaststellen, zoals dit in de Omgevingswet en het Klimaatakkoord is verwoord voor de TVW en de wijkuitvoeringsplannen. In de TVW wordt de volgorde van aanpak de wijken, de wijkfaseringen, opgenomen. Per wijk wordt er aangegeven wat de beste alternatieve warmtebron is. Ook de startwijken worden in de TVW gekozen. Dit zijn meestal de meest kansrijke wijken om mee te starten om van het gas af te gaan, vanwege natuurlijke momenten of waar de beste businesscase te behalen is.

Tot aan 2050 hebben gemeenten de tijd om de wijken stuk voor stuk aan te pakken. De aanpak van deze wijken komt in de wijkuitvoeringsplannen terecht (WUP). De bedoeling is om hierin de wijkaanpak met relevante stakeholders vorm te geven en daarbij ook draagvlak bij inwoners te organiseren. Draagvlak, van inwoners, om van het gas af te gaan, vraagt om een goede participatie- en communicatiestrategie. Dit advies geeft daarvoor de eerste aanzet. Deze wordt opgenomen in de wijkuitvoeringsplannen.

Doelstelling van dit plan Dit document is een advies voor het inrichten van het participatie- en communicatieproces voor de TVW en daaruit voortkomende wijkuitvoeringsplannen in de gemeente Stichtse Vecht. Het biedt een overzicht van de belangrijkste stappen voor participatie en de bijbehorende concrete participatieactiviteiten, gebaseerd op de doelgroepen in de wijken. Het is een aanpak op hoofdlijnen, maar de ervaring leert dat maatwerk nodig is. Elke wijk is immers anders. Daarom is het advies deze stappen als leidraad te gebruiken en zo nodig aan te passen. De gemeente is momenteel bezig de technische analyse van de TVW af te ronden en daarmee staat de gemeente midden in het traject voor de TVW en moet de inwonerscommunicatie nog worden opgepakt.

Leeswijzer Dit participatie- en communicatieplan bestaat uit drie delen: Deel 1 algemene participatie principes en het Brand Strategy Research model (BSRmodel). Dit model wordt door de gemeente Stichtse Vecht al gehanteerd voor de strategische communicatie naar haar inwoners. Deel 2 beschrijft participatieactiviteiten

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 5

en bijbehorende communicatie over deze activiteiten van de TVW. Tevens wordt aan het einde een mogelijke planning visueel weergegeven. In deel 3 wordt een stappenplan voor participatie en communicatie voor de wijkuitvoeringsplannen voorgesteld dat in elke wijk of buurt van Stichtse Vecht geïmplementeerd kan worden. In totaal geven alle delen samen het gehele participatietraject weer om als gemeente aardgasvrij te worden. De delen kunnen ook los van elkaar worden gebruikt als algemene informatie over participatie (Deel 1) en de stappen voor de participatie in de TVW en WUP (Deel 2 en 3). Het advies past in het beleid van de gemeente en is zoveel mogelijk op gemeentelijke (beleids-)documenten gestoeld. Elk hoofdstuk behandelt participatie- en communicatieplannen met bijbehorende activiteiten en boodschappen naar de verschillende stakeholders, zoals de raad, bedrijven en inwoners.

1. Deel 1: Algemene communicatie 1.1.

introductie

participatie

en

Belangrijke aandachtspunten bij participatie

Draagvlak is van belang bij de TVW om een enthousiast vervolg te krijgen. Voor een gedragen TVW is het belangrijk dat bestuurders, de gemeenteraad, stakeholders en inwoners dezelfde verwachtingen hebben en hetzelfde doel voor ogen houden. Dit is een belangrijk uitgangspunt om tot een constructieve samenwerking te komen voor de realisatie van de energietransitie. In een participatiestrategie wordt een proces vormgegeven dat moet leiden tot de participatie van inwoners en stakeholders. Het zorgt ervoor dat alle partijen hetzelfde doel voor ogen krijgen, dat verwachtingen duidelijk worden of hierover consensus ontstaat. Een participatieproces kost veel tijd en energie maar als het proces goed wordt vormgegeven, levert de participatie ook veel op. Dit komt de samenwerking, het vertrouwen in de verschillende partijen en de uitvoering ten goede. De TVW wordt uiteindelijk in de omgevingsvisie opgenomen. Participatie van inwoners is een belangrijk onderdeel in de omgevingsvisie. Als de gemeente daarvan afwijkt zal ze dit moeten motiveren. Conform de motiveringsplicht en met het oog op de Omgevingswet, dienen gemeenten in ieder geval aan te geven: ● ● ●

Wie ze hebben betrokken Wat de uitkomsten daarvan zijn (en terugkoppelen) Hoe ze invulling hebben gegeven aan het participatiebeleid en welke participatieambitie zij hebben (zie figuur 1)

Om een bepaalde mate van participatie te organiseren is het nodig om te inventariseren welke belangen en participatieambities verschillende doelgroepen, organisaties en partijen hebben. Maar ook hoe je daar als organisatie op kunt aanhaken. Om de participatie-ambitie in kaart te krijgen gebruiken we de participatieladder. Zie onderstaande figuur.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 6

Figuur 1: participatieladder Voorwaarde: bij het opstellen van een participatiestrategie voor de TVW en wijken is het van belang dat de gemeente zich (bestuurlijk) van tevoren beraad en een onderbouwd besluit neemt op de volgende punten:

●

● ● ●

Wat is het doel van de participatie en welke participatie-ambitie heeft de gemeente voor de wijk? Wat moet het gewenste resultaat zijn? Dit kan per wijk verschillen. Wanneer en hoe worden de inwoners betrokken? Welke stakeholders worden op welke manier betrokken en wanneer? Wat zijn de uitgangspunten, welke informatie is beschikbaar en welke keuzes moeten gemaakt worden?

Zo kan men de inhoud van de bijbehorende communicatieboodschap(pen) bepalen, als men bepaald heeft welke ruimte er is voor de participatie. Duidelijke communicatie hierover is voor het traject en verwachtingsmanagement naar de inwoners en stakeholders van groot belang. Daarnaast wordt dan duidelijk wat voor proces men (gezamenlijk) wil insteken en kan men bepalen wat de spelregels zijn, wat de rollen zijn en wat inwoners mogen verwachten en wat niet? Deze aspecten kunnen per wijk verschillen en daarom is het belangrijk dit per wijk vast te stellen.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 7

Als er te veel onduidelijk is voor inwoners en er nog te veel moet worden uitgezocht kan dat enerzijds irritatie opwekken en anderzijds een indirecte uitnodiging zijn voor participatie. Als de gemeente graag hoog op de participatieladder wil zitten, kan dit een goed startpunt zijn voor de samenwerking en de participatie: er moeten nog zaken worden uitgezocht en men kan dit gezamenlijk in een proces oppakken. Om een ambitieus participatietraject vorm te geven is het nodig dit samen mét de betreffende doelgroepen te doen, het is dus niet iets wat vóór de doelgroep bedacht kan worden. Door de participatie zo in te richten, verkrijgt men meer eigenaarschap. Om effectief samen te werken moet dit op basis van vertrouwen en op een gelijkwaardige manier waarbij iedereen toegang heeft tot dezelfde kennis. Deze vorm van participatie vraagt om veel tijdsinvestering en goed omgevingsmanagement. Als de gemeente niet heel hoog op de participatieladder wil zitten, is het handiger dat er van tevoren duidelijke kaders en richtlijnen zijn en dat er al een globaal aanbod is uitgezocht. De ruimte voor participatie van inwoners ligt dan vooral in het finetunen van het aanbod en inventariseren van koppelkansen voor de uitvoering, voordat men akkoord met het aanbod gaat of niet (en dus in een latere fase, zie fasen Wijkuitvoeringsplannen deel 3).

Bij deze tweede optie is het van belang dat betrokken overheden en instanties dezelfde communicatieboodschap hanteren, anders ontstaat er te veel ruis en discussie wat indirect om veel participatieruimte vraagt. Voorwaarde bij deze tweede optie is wel dat de belangrijkste stakeholders (netbeheerder, waterschap, woningbouwcorporaties, etc.), voorafgaand aan het participatietraject met inwoners, al zijn betrokken bij de keuze van de wijken en het globale aanbod en hierachter staan. Raad en bestuur Om de TVW breed gedragen te krijgen, is het van belang dat allereerst het bestuur en de gemeenteraad worden meegenomen in het proces naar een definitieve TVW en de inhoudelijke stappen die daarvoor zijn gemaakt om tot een onderbouwde visie te komen. Ook de Raadsleden zijn inwoners en hebben hun oren en ogen in de gemeente. Ook zij moeten goed geïnformeerd worden, zodat zij het juiste verhaal kunnen vertellen als zij inwoners spreken. Kennisdeling is in deze zin van groot belang en daarnaast ook transparantie over informatie over de dilemma’s en feitelijkheden. Op deze manier zorgt kennisdeling voor begrip en draagvlak.

Stakeholders Een van de eerste stappen om de participatie vorm te geven is om met de belangrijkste stakeholders zowel extern als intern, voor de gehele gemeente de resultaten uit de TVW te bespreken en een structurele overlegstructuur te organiseren waarin deze partijen zijn vertegenwoordigd. In figuur 2 staat een voorbeeld van een projectorganisatie die vaak in een TVW-traject wordt gehanteerd

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 8

Figuur 2: Voorstel projectorganisatie

1.2.

Stakeholdersanalyse

Naast de gebruikelijke stakeholders heeft de gemeente 3 gebiedsregisseurs die elk in hun eigen gebied aanspreekpunt zijn voor het ondersteunen van inwonersinitiatieven, het begeleiden van lokale projecten en aanspreekpunt zijn voor zaken die spelen in het gebied en signalering naar de gemeente. Er zijn daarnaast convenanten voor een aantal kernen, evenals dorpskernvisies en uitvoeringsprogramma’s. Een aantal bedrijven zijn verenigd in het Energiecollectief Utrechtse Bedrijven (ECUB) voor verduurzaming en er zijn een aantal natuurorganisaties met vrijwilligers Er zijn veel participatieprojecten in de gemeente waarvan nog geen goed overzicht is waarop eventuele participatie kan aansluiten. Er is ook een lokale energiecoöperatie: Stichting duurzame Vecht. Deze stichting krijgt subsidie van de gemeente en organiseert voor de gemeente informatie voor inwonersavonden. Deze energiecoöperatie met haar energieambassadeurs kunnen ook worden gevraagd om in het participatietraject van de TVW en de wijkuitvoering mee te doen voor informatievoorziening voor de energietransitie en voor het verkrijgen van draagvlak. Ze zijn eigenlijk een koploper binnen de Stichtse Vecht. Maar zoals zij zelf aangeven hebben zij ook hun eigen doelstellingen en kunnen daarom ook als een stakeholder in een bepaald gebied beschouwd worden.

Er zijn veel stakeholders betrokken in Stichtse Vecht en deze zullen per gebied en wijk in kaart gebracht moeten worden. Voor een goede samenwerking binnen een werkgroep om van het gas af te gaan en voor het communiceren naar buiten en betrekken van inwoners en lokale organisaties is het goed om alle belangen die er zijn in kaart te krijgen. Er kunnen gedeelde belangen zijn maar het vertrouwen ontbreekt of belangen kunnen DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 9

verschillen en het overeenkomstig belang moet nog gevonden worden. Met een stakeholdersanalyse kunnen belangen en vertrouwen van alle betrokken lokale partijen in kaart gebracht worden en wordt het inzichtelijk welke houding en opstelling je kunt verwachten in de start van de samenwerking. Bij deze analyses draait het vooral om de discussie en om samen een inschatting te maken. Het heeft een meerwaarde voor de samenwerking om dit aan de start met de werkgroep met stakeholders te doen.

Factor C: Bij het ontwikkelen van een participatiestrategie is het goed om in kaart te hebben welke partijen stakeholders er zijn in een gebied en welk belang zij hebben en welke positie zij innemen. Een manier om dit te doen is Factor C. Factor C is een manier van werken die helpt om strategisch aan de slag te gaan met communicatie. Op deze wijze sluit je aan bij waar de ontvanger behoefte aan heeft. Per projectfase en situatie wordt per stakeholder beoordeeld wat de plek is in de ringen van invloed, zie figuur 3. In deze ringen staan alle stakeholders die gemeente Stichtse Vecht kent omtrent participatie naar aardgasvrij wonen. Per fase van het project worden deze stakeholders geplaatst in de ringen aan de hand van het betrokkenheidniveau dat gewenst is. De plek van de stakeholder in de ringen bepaalt de betrokkenheid, de communicatie, interventie en mate van participatie. Figuur 3 geeft vier kwadranten en verschillende niveaus van participatie weer. Deze niveaus staan los van de participatieladder. In de kwadranten worden partijen geplaatst die worden onderverdeeld in beslissers (die kunnen de stekker eruit trekken), gebruikers/afnemers (voelt het effect ervan), uitvoerder/leveranciers (iedereen die meewerkt aan het project in producten, geld en uren) en beïnvloeders (georganiseerde groepen).

Deze partijen kunnen op verschillende niveaus participeren, namelijk meeweten, meedenken, meewerken, meebepalen.

Figuur 3: Overzicht stakeholders Stichtse Vecht

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 10

1.3.

Inwoners

In elke gemeente wonen verschillende soorten mensen met verschillende opvattingen. Wat vinden ze belangrijk? Hoe denken zij over de klimaatproblematiek in het algemeen en de verduurzamingsopgave van de gebouwde omgeving in het bijzonder? Hoe kunnen we hen het beste bereiken? Hoe willen ze gehoord worden? Welke kansen zien zij? Daarom is het een advies om in het proces zoveel mogelijk rekening met de volgende uitgangspunten: ●

●

●

1.4.

Verschillende mensen en wensen: in ieder gemeente wonen mensen die

vooroplopen en mensen die het klimaatprobleem ontkennen en/of niet vinden dat zij daar iets aan zouden moeten doen, zeker niet in de vorm van maatregelen in en aan hun gebouwen. De meeste mensen zitten er tussenin. Door goed te luisteren moet aansluiting gezocht worden bij wat de diverse mensen beweegt. Verschillende manieren: iedere gemeente heeft mensen die graag betrokken worden bij het ontwikkelproces van de TVW, vanwege interesse of belangen. Voor de meeste mensen groeit de interesse pas als de ontwikkeling van het uitvoeringsplan voor hun buurt aan de orde komt, of nog later als de plannen in uitvoering gaan. In het proces naar een TVW moet rekening worden gehouden met die verschillen. Voor de mensen die geen interesse tonen geldt dat zij wel geïnformeerd moeten worden. Want als zij zich later overvallen voelen, is de kans op ‘hakken-in-het-zand-gedrag’ groot. Om met deze verschillende voorkeuren rekening te houden en zo veel mogelijk mensen te betrekken, kan er met een sociale analyse (bijv. de BSR-methode) voor de geschikte communicatiemanier voor een bijbehorende doelgroep gekozen worden. Verschillende middelen: Tenslotte verschillen de manieren waarop de mensen in een gemeente het beste bereikt en gehoord kunnen worden. Sommige mensen lezen alles en komen naar iedere bijeenkomst, anderen nooit.

De één doet het liefste alles schriftelijk of via hun smartphone, de ander liefst mondeling. De één heeft een voorkeur voor een plenaire bijeenkomst, anderen voeren liever een 1op-1-gesprekje. De meeste mensen zitten er tussenin. Veel mensen zijn best welwillend, maar hebben het gewoon druk met studie, gezin, werk en/of (mantel)zorg. Bij de ontwikkeling van een TVW moet ook met deze verschillen rekening gehouden worden. Daarom zetten we in op meerdere manieren om de inwoners te bereiken en te horen en gebruiken daarbij de BSR-methode waarover de gemeente beschikt.

De sociale analyse: Het BSR-model en inwonerscommunicatie

De gemeente Stichtse Vecht maakt gebruik van een sociaal demografisch model (BSRmodel: Brand Strategy Research model) voor strategische communicatie naar inwoners. Dit model geeft een indeling van wijken en buurten (zie kaart bijlage 1). Het BSR-model maakt gebruik van psychografische waarden om mensen in te delen in verschillende leefstijlen. Deze leefstijlen worden gecreëerd vanuit twee assen: de sociologische as en de psychologische as. De sociologische as loopt tussen ‘ego’ en ‘groep’, de psychologische as loopt van ‘extravert’ naar ‘introvert’. Dit zegt iets over de mate waarin iemand gericht is op het individu versus de groep, en anderzijds zegt het iets over hoe men met emoties

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 11

omgaat. Mensen aan de ‘ego’ kant van het model overwegen vooral de impact op de eigen persoon bij het maken van beslissingen in hun leven. Mensen aan de andere kant van het model, aan de ‘groep’ kant, overwegen juist meer het belang van de groep in hun beslissingen en gedrag. Mensen aan de introverte kant van het model zijn wat meer ingetogen en houden hun emoties dicht bij henzelf. Mensen aan de extraverte kant van het model zijn juist naar buiten gericht en gaan op een open manier met hun emoties om. Er zijn 4 kleurtypes in dit model te onderscheiden: ● ● ● ●

De rode leefstijl (vrijheid) De gele leefstijl (harmonie) De groene leefstijl (zekerheid) De blauwe leefstijl (controle)

Deze leefstijlen hebben ieder hun eigen voorkeur in de communicatie en de mate van betrokkenheid bij de overheid, zie ook bijlage 2. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de kleuren en hun algemene voorkeuren. De inwoners in de gemeente Stichtse Vecht zijn voor het grootste deel blauw (32,7 %) maar dat kan lokaal verschillen. De rest is groen (27,8 %) of is geel (26,6%) en rood komt het minste voor gemiddeld (12,8%). Het merendeel zit in het onderste kwadrant van het BSRmodel (blauw en groen) en is daarmee terughoudend en introvert en houdt van doelgerichte, feitelijke en zakelijke informatie, van goede onderbouwde argumenten (met de bijbehorende details) en staat kritisch en sceptisch tegenover de overheid. Blauw wil relatief in het begin worden betrokken bij de beleidsvorming en groen pas later bij de uitvoering in de wijk. Blauw wil graag vooral digitaal geïnformeerd worden maar een folder is ook wel welkom. Groen wil ook graag fysiek geïnformeerd worden d.m.v. een folder of een bijeenkomst. Geel zit in het bovenste deel van het kwadrant en is daarmee veel extraverter en op de relatie en harmonie gericht. Geel wil graag op hoofdlijnen geïnformeerd maar wel met transparante informatie en zowel via fysieke als digitale kanalen. En wil graag later in het traject participeren.

Het heeft zeker zin om meer gedetailleerd naar de wijken te kijken welke kleur er bij inwoners overheerst omdat buurten verschillen in kleur en daarmee in de voorkeur van communicatiestijl en de participatiebehoefte. Mocht er met gele buurten gestart gaan worden, dan is de participatiebehoefte veel groter en is de communicatiebehoefte ook anders. Daarnaast is het aan te bevelen om een onderscheid te maken in de soort woningen in een wijk en de inwoners ervan: huurders, eigenaren en VvE’s. Deze verschillende inwoners hebben andere belangen en dus ook een ander participatiebehoefte naast hun voorkeuren vanuit het BSR-model.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 12

Tabel 1: overzicht kleuren BSR-model en algemene karakteristieken (zie voor verdere toelichting en uitwerking de bijlagen) Kleur

Hoe betrokken Welke fase

Communicatie

Rood Vitaliteit

Ideeën genereren Samenwerken

Open discussie: Groter geheel Inspireren Creatieve en uitdagende vragen Gelijkwaardig Democratisch Advies Proactief

Blauw Controle

Inspraak geven Begin/midden: Ontwikkeling TVW

Begin: Beleidsvoorbereiding

Laten toetsen Midden tot Geel Consultatie en Harmonie van ideeën Meedenken

Informatie moet deskundig overkomen: Doelgericht Zakelijk en formeel Professioneel Met ‘u’ aanspreken Informatie op hoofdlijnen Details in bijlagen eind: Dialoog aangaan Transparant en persoonlijke aandacht Sport en spel element toevoegen Informeel Heldere boodschap Focus op gemeenschappelijk belang Ontzorgen

Beleidsvorming

Voorleggen van Eind: Inspraak op TVW Vooral zenden: Groen de informatie Uitleg en voorlichting Beschermi Gedurende het traject Persoonlijke aandacht ng Inspraak geven informeren over wat zij zelf al kunnen doen. Vooral proberen vertrouwen te krijgen

-

Eindresultaat Formeel Overtuigend Snelle terugkoppeling Zekerheid bieden

Willen gehoord worden

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 13

2. Deel 2: Transitievisie Warmte participatiestrategie 2.1.

Inleiding

De participatie en communicatie bij de TVW is vaak anders dan die bij de wijkuitvoeringsplannen. Dat is ook logisch, want de status en de consequenties van beide is anders. De TVW is een visie voor de lange termijn, met een voorstel voor een (globale) fasering en het selecteren van startwijken waarbij de TVW elke vijf jaar zal worden bijgesteld. Gemiddeld willen inwoners wel op de hoogte gesteld worden van deze TVW, maar voelen ze nog niet de echte consequenties ervan. En in de technische kant van de TVW is niet iedereen geïnteresseerd. Inwoners willen liever weten wat voor gevolgen het voor hen persoonlijk heeft en vaak is dat nog onvoldoende duidelijk in de TVW. De participatie-ambitie van de gemeente kan daarmee dan ook lager op de ladder zijn. In de wijkuitvoeringsplannen is het al veel duidelijker wat de beste warmteoplossing gaat worden en wanneer de wijk aan de beurt is. De consequenties zijn voor inwoners veel voelbaarder. Bij inwoners is er daarom vaak meer belangstelling om actief te participeren. De voorgestelde participatie en communicatie voor de TVW en de wijkuitvoeringsplannen in dit advies verschilt daarom van elkaar maar er is één overeenkomst: men moet eerst duidelijk hebben wat het doel is van de participatie en de communicatie, welke kaders er zijn en welke ruimte er is om te participeren.

Doelgroepen voor draagvlak Voor draagvlak is het van belang, dat zodra de TVW definitief wordt, alle belanghebbenden dezelfde informatie hebben gekregen gedurende het traject en deze ook transparant terug te vinden is. Kennisdeling is een belangrijk uitgangspunt om tot een constructieve samenwerking te komen voor de realisatie van de TVW. Er zijn een aantal doelgroepen te onderscheiden die op verschillende momenten betrokken moeten worden, omdat ze verschillende belangen hebben. 1. 2. 3. 4.

Bestuurders Werkgroep Stakeholders Inwoners uit de gemeente Bedrijven uit de gemeente

Bestuurders Vanzelfsprekend moeten de wethouder en het college betrokken worden bij de TVW en de participatie en de communicatie. Dit wordt in een bestuurlijk traject als het vaststellen van de TVW in de regel ook gedaan. Om de TVW breed gedragen te krijgen, is het van belang dat ook de gemeenteraad wordt meegenomen in het proces naar een definitieve TVW en de inhoudelijke stappen die daarvoor zijn gemaakt om tot een onderbouwde visie te komen. Goede georganiseerde kennisdeling en transparante informatie over de dilemma’s en feitelijkheden is van groot belang en zorgt voor begrip en draagvlak bij de raad.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 14

Het voorstel is om raadsleden stap voor stap mee te nemen in hoe de TVW tot stand is gekomen en hoe de startwijken geselecteerd worden. Dat er nog niet op alles een antwoord duidelijk is, is niet erg, zolang men er maar transparant over is en alle antwoorden en feiten die wel duidelijk zijn ook beschikbaar zijn. Een mogelijkheid is om de raad met Webinars regelmatig op de hoogte te houden van de voortgang of om een commissie voor de warmtetransitie tijdelijk in het leven te roepen waarin in de voortgang regelmatig wordt besproken. Als men eenmaal goed op de hoogte is, kan er maandelijks een raadsinformatiebrief of een nieuwsbrief worden verzonden naar de raad. Werkgroep stakeholders Een van de eerste stappen om de participatie vorm te geven is om met de belangrijkste stakeholders zowel extern als intern, voor de gehele gemeente de resultaten van de TVW te bespreken (De gemeente is immers al bezig met deze analyse). Dit zijn de relevante beleidsmedewerkers, en bestuurders, woningbouwcorporaties, waterschap en netbeheerder, drinkwaterbedrijf (i.v.m. aquathermie warmteoplossing), vertegenwoordigers van inwonersinitiatieven of energiecorporatie, relevante beleidsmedewerkers van andere afdelingen en, gebiedsregisseurs.

Het voorstel is om een overkoepelende werkgroep met deze stakeholders te starten, voor de hele gemeente, voor het gehele transitietraject en hierin een structurele samenwerking te zoeken en gedurende de hele periode. Men kan dan makkelijker daarna per (start)wijk de samenwerking voor de wijkuitvoeringsplannen lokaal op maat organiseren en zo de juiste stakeholders en belangengroepen uit die wijk aan tafel krijgen. Inwoners uit de gemeente Participatie met de brede groep inwoners is gericht informeren over de voortgang van de TVW en de gelegenheid geven tot een reactie. Het is een advies om alle inwoners in de gelegenheid te stellen om te reageren op een concept TVW. Later in het proces, bij het opstellen van de wijkuitvoeringsplannen, wordt actiever ingezet op participatie. Daarnaast moet alle informatie terug te vinden zijn op de gemeentelijke website. Op de site moet ook een goede Q&A voor alle mogelijke vragen voor de TVW en het vervolg komen evenals een overzicht van belangrijke data en communicatiemomenten. Bedrijven uit de gemeente Participatie met bedrijven zal in eerste instantie gericht zijn op het informeren over de voortgang van TVW en de gelegenheid geven tot inspraak. Dit kan in eerste fases samen met inwoners gecombineerd worden. Het is een advies om in latere fases deze groep apart te betrekken bij de TVW.

2.2.

Communicatie TVW

Het advies is om in samenspraak met de communicatieafdeling(en) van de gemeente Stichtse Vecht deze participatiestrategie met communicatie adviezen te vertalen naar een verder op maat gemaakt communicatieplan met bijbehorende planning. Daarnaast is het wenselijk dat het draagvlak onder inwoners voor de TVW wordt vergroot. Hiervoor is het nodig dat inwoners (en bedrijven) de aanpak begrijpen, input kunnen leveren om de

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 15

aanpak aan te scherpen, baat zien bij de TVW en handelingsperspectief krijgen. Het uiteindelijke doel is dat de aanpak breed wordt geaccepteerd. Bij de start voor de TVW is het goed om algemene informatie aan alle inwoners te sturen over het proces en concrete informatie over wat de warmtetransitie kan betekenen. Ook hier is verwachtingsmanagement van belang. Gezien dat het overgrote deel van de gemeente blauw (BSR-model) is, is een communicatiestrategie gebaseerd op deze doelgroep te gebruiken als leidraad voor de communicatie: dus op hoofdlijnen, Er kan ook aangesloten worden op de aanpak en visie uit het actieprogramma gebiedsgerichte communicatie van de gemeente. De visie aanpak en middelen hiervan staan in bijlage 4. Concreet willen we inwoners en ondernemers: ● ● ●

Informeren op hoofdlijnen/ op de hoogte stellen dat Stichtse Vecht aardgasvrij wordt Met een link waar nadere informatie te vinden is: bij wie er vragen te stellen zijn en een brief met deze informatie zowel digitaal als fysiek versturen. De mogelijkheid bieden input te leveren via de Klankbordgroepen/transitietafels. Dit kan met behulp van digitale vergadertools zoals Zoom en Teams (zie 2.3. Participatie activiteiten TVW)

Communicatieboodschap Voorafgaand aan elke boodschap is het belangrijk om het doel van de boodschap en het gewenste resultaat/respons te definiëren. Het is belangrijk dat de boodschap op een eenduidige manier is vormgegeven en de afzender (gemeente Stichtse Vecht) duidelijk herkenbaar is. Het logo van gemeente Stichtse Vecht wordt hiervoor gebruikt. Andere figuren die ingezet worden zijn voornamelijk afkomstig van NPRES en PAW. De TVW is een abstract en technisch verhaal. Het kan helpen om de vertaalslag te maken via versimpelde beelden (infographics). Het advies is om de boodschap enthousiast over te brengen en mensen handvatten geven om aan de slag te gaan. Verder willen we vooral actief benadrukken waarom en hoe Stichtse Vecht stopt met aardgas en kiest voor duurzame warmte. In plaats van dat het van hogerhand ‘moet’, is het advies om vooral de focus op positieve consequenties voor inwoners te richten bijvoorbeeld op een persoonlijk vlak – zeker als het gaat om isoleren - zoals een comfortabeler binnenklimaat, beter voor de gezondheid, goede investering in je huis, goed voor toekomstige generaties, veiligheid etc. Het advies is om te kiezen om mensen te enthousiasmeren boven de boodschap dat ‘het bijna te laat is’, omdat de kans bestaat dat de laatste een tegengesteld effect heeft op mensen waarbij ze denken dat hun bijdrage geen zin heeft.

Door de boodschap positief te framen, is het niet de bedoeling om de kritische visie van tegenstanders uit de weg gaan of om zorgen te negeren, maar wordt de nadruk niet op de negatieve aspecten gelegd en daarmee ook niet groter. We blijven eerlijk over de opgave en de investeringen die de TVW met zich meebrengt. Betaalbaarheid, haalbaarheid en betrouwbaarheid zijn vaak belangrijke punten voor inwoners.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 16

De boodschap is leesbaarheid en toegankelijk voor iedereen. Niet alle mensen zijn even goed geletterd, begrijpen de Nederlandse taal of zijn digitaal ingesteld. Daarom dienen we de boodschap zowel online als offline te verspreiden en is het raadzaam om gebruik te maken van helder taalgebruik (taalniveau B1) en een groot lettertype. Ook de boodschap verspreiden in andere talen kan helpen om de boodschap leesbaar en toegankelijk te maken, afhankelijk van de doelgroepen in de wijk. Ook moet de schrijfstijl en inhoud aan het BSR-model en andere sociaal demografische gegevens aangepast worden. De gemeente heeft dit al eerder toegepast en daarmee een succesvolle ervaring gehad. Voor de wijkuitvoeringsplannen loont het de moeite om de communicatie hierop aan te passen om zo de meeste doelgroepen te bereiken. De communicatieboodschap wordt opgebouwd uit een kijk, want dus boodschap. Hieronder staat een voorbeeld: Kijk:

Net als in de rest van Nederland moeten alle woningen in Stichtse Vecht in 2050 van het aardgas af zijn.

Want: We willen dat onze inwoners en toekomstige generaties het dan ook duurzaam warm hebben in de winter. Dus:

We gaan per wijk op zoek naar alternatieve warmtebronnen. Samen maken we een plan voor duurzame warmte/nieuwe warme energie voor alle inwoners, bedrijven, instellingen en maatschappelijke organisaties in Stichtse Vecht

Communicatie naar verschillende doelgroepen Om alle betrokken partijen te kunnen voorzien van de informatie die voor hun relevant is hanteren we een verschil in bedrijven en inwoners. Inwoners: eigenaren en huurders Inwoners van Stichtse Vecht zijn divers en dienen daarom ook op diverse manieren benaderd te worden met informatie. De kernboodschap “we gaan samen van het gas af, wat kunt u doen?” is te vertalen naar de volgende drie sub-onderwerpen. Kom in actie: ● ● ● ● ● ●

Zorg goed voor jezelf, isoleren is besparen Er zijn grote en kleine maatregelen te nemen Informatie is te vinden op: …. Doe een scan, we helpen u Word lid van een energiecoöperatie Energiebox aanvragen

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 17

Het juiste moment: ● Denk aan logische momenten (keuken vervangen, verbouwen, verhuizen etc.) Zoek informatie: ● Jouwhuisslimmer ● VVE’s ● Subsidies etc. Bedrijven Ook communicatie naar bedrijven is van belang, want ook utiliteitsgebouwen zullen van het gas af gaan. Om naar hen de juiste informatie te communiceren kunnen de volgende sub-onderwerpen worden aangehouden. Kom in actie: • Energiescan voor bedrijven • Neem transitie mee in bedrijfsvisie • Ga isoleren • Stimuleer medewerkers Bereid u voor: ● Laat u adviseren, zoek kennis op … ● Leverancier, branche ● Subsidies/ inspiratie ● Laat het zien (imago) ● Wie zijn uw gebruikers, show it! ● Keurmerken etc.

2.3. Participatie activiteiten TVW Hieronder worden enkele niet-interactieve en interactieve participatieactiviteiten beschreven die wij adviseren om inwoners en ondernemers te betrekken. Deze activiteiten zijn gericht op het zo breed mogelijk betrekken van inwoners en ondernemers. Aan de hand van de participatieladder, zie figuur 1, is te zien welk niveau van participatie wordt gehanteerd per activiteit.

2.3.1.

Niet-interactieve participatie (één richtingsverkeer)

Informeren via gemeentelijke communicatiekanalen

Doel: alle inwoners en ondernemers bewust maken over de TVW die Gemeente Stichtse Vecht ontwikkelt en hen de mogelijkheid geven zich te informeren. Participatieniveau: Informeren Informeren is de eerste stap in participatie en kenmerkt zich door een hoog aantal betrokken inwoners die in lage mate mee participeren door zich te informeren. Door de

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 18

inzet van diverse kanalen (online en offline) streven we om alle inwoners te bereiken en eenzelfde (basis) kennisniveau van de warmtetransitie te creëren. Algemeen informeren Om inwoners mee te krijgen is regelmatig informatie over de warmte- en energietransitie nodig. Inwoners verschillen in de manier waarop zij het liefste geïnformeerd willen worden. De een gaat liever naar een fysieke inwonersavond de ander zoekt liever zelf informatie en weer een ander wit graag tijdens een digitale bijeenkomst geïnformeerd worden. Door ouderen wordt meestal een fysieke bijeenkomst geprefereerd maar vooral jonge ouders vinden een digitale bijeenkomst veel praktischer nadat de kinderen op bed zijn gelegd. Jongeren praten het liefst mee via een laagdrempelige en korte digitale enquête uitgegeven door hun school of studievereniging. Het advies is om algemene informatie en de planning van de TVW, naast de participatiemogelijkheden, te delen op de gemeentelijke website en sociale mediakanalen. Op deze wijze kan elke inwoner die wil deze informatie doorlezen en kennis vergaren over het onderwerp. Voor de communicatie en tone of voice kan men de BSR-richtlijnen hanteren die voor het grootste deel van de inwoners aanslaat (blauw en groen). Informatie gericht op het verduurzamen van het eigen huis, is al beschikbaar gesteld via jouwhuisslimmer.nl, een initiatief van meerdere Utrechtse gemeenten.

De volgende informatie kan gedeeld worden: -

Algemene informatie warmtetransitie en TVW Veel gestelde inwonersvragen en antwoorden De planning van gemeente Stichtse Vecht voor de TVW en participatietrajecten voor de wijkuitvoeringsplannen. Informatie over de mogelijkheden voor het eigen huis. Welke subsidies zijn er? Welke aannemers zijn er in de regio?

Waar kan deze informatie worden gedeeld: -

Gemeentelijke website Via sociale media kunnen bovenstaande websites onder de aandacht worden gebracht Met behulp van informatiefolders Huis-aan-huisbladen https://jouwhuisslimmer.nl/

Informeren en communiceren over activiteiten Om inwoners en ondernemers te informeren over de inwonersavonden, klankbordsessies en bedrijvensessies kan de gemeente verschillende communicatiemiddelen inzetten, met name rond de enquête en bijeenkomsten. Informatieverspreiding over deze activiteiten is noodzakelijk om inwoners en

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 19

ondernemers bewust te maken dat de gemeenteactiviteiten organiseert en geeft hun de mogelijkheid om zich op te geven en vrij te plannen in hun agenda. Om de verschillende doelgroepen inwoners te bereiken kunnen de volgende communicatiekanalen worden ingezet: -

Huis-aan-huis bladen Sociale Media Nieuwsbrief Persbericht Kranten

Gebruik BSR-model Voor de niet interactieve participatie is het van belang dat de boodschap juist overkomt bij de inwoners van Stichtse Vecht. Blauw is de meest voorkomende kleur in de gemeente, daarom is het goed om gemeentebreed de informatie op ‘blauwe-toon’ te verspreiden. De groep mensen die blauw zijn, willen graag inspraak kunnen geven en een bepaalde mate co-creëren, met name in het begin. Informatie dient voor hun deskundig over te komen. Doelgericht en met een zakelijk en professionele ondertoon vinden zij fijn. Niet interactieve participatie is daarom geschikt om hun goed te informeren, zodat ze later kunnen meewerken.

2.3.2. Interactieve participatie (twee richtingsverkeer) Enquête Doel: Om input voor de TVW te verzamelen en meer inwoners te bereiken en hun mening

op te vragen. Participatieniveau: Raadplegen Lang niet iedereen die een mening heeft die ertoe doet, komt naar inwonersbijeenkomsten. En lang niet iedereen die daar wél komt, laat dan van zich horen. Daarom wordt onderzoek gedaan via een enquête om de houding van inwoners t.o.v. de warmtetransitie, hun gewenst participatieniveau (wat willen/kunnen inwoners zelf bijdragen aan de warmtetransitie) en waar zien zij kansen boven water te brengen. Uit diverse onderzoeken blijkt dat de meerderheid van de bevolking graag online meedenkt met een gemeente. Daarom is het advies om de online-instrumenten die de gemeente heeft wel te benutten om zoveel mogelijk inwoners te bereiken. Gebruik BSR-model Voor de enquête is het een advies om voor elke bewoner kleur een verschillende inleiding te schrijven. Zo spreekt deze alle inwoners in de wijk aan. Het is de verwachting dat hierdoor meer respons komt op de enquête. De vragen en antwoordmogelijkheden van enquêtes dienen voor alle kleuren wel gelijk te zijn. Dit is nodig om de vragen met elkaar te kunnen vergelijken en iets te kunnen zeggen over het groter geheel en de gemiddelde

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 20

mening/behoefte in de gemeente Stichtse Vecht. Zie bijlage 3.1 voor de verschillende BSR kleuren en enquêtes.

Inwonersavonden Doel: Informeren van alle inwoners over de warmtetransitie en verschillende collectieve en individuele opties. Input ophalen bij inwoners om de aanpak vorm te geven. Participatieniveau: informeren en raadplegen Participatie met de brede groep inwoners is gericht informeren over de voortgang van de TVW en de gelegenheid geven tot inspraak over uitgangspunten. Alle inwoners worden in de gelegenheid gesteld te reageren op de plannen en ambities van de gemeente omtrent de TVW. Een advies is om twee inwonersavonden te organiseren. Elk met een andere focus op een ander moment in het traject. 1. 2.

De eerste inwonersavond zal in het teken staan van algemeen informeren over de warmtetransitie en eerste geluiden ophalen. De tweede inwonersavond zal gaan over de uitkomsten van de analyses, de fasering van de wijken van de gemeente en eventuele klankbordgroepen. Ook kan hier de TVW als concept worden gepresenteerd. Hierbij hebben de inwoners ook de mogelijkheid om te reageren op deze uitkomsten, of de TVW begrijpelijk is en kunnen de algemene koppelkansen worden opgehaald. Deze avond vindt plaats aan het einde van het traject, maar voor het opleveren van de definitieve TVW.

Wanneer deze activiteit niet op locatie kan worden georganiseerd, zal de sessie plaatsvinden via een online platform en kunnen online tools zoals Maptionnaire of Mentimeter worden ingeschakeld om meningen op te halen. Voorafgaand aan de bijeenkomst is het belangrijk dat de informatie beschikbaar en vindbaar is en dat er gemeentebreed wordt genodigd. De aankondiging verloopt via de gemeentelijke website, lokale media, de nieuwsbrief en sociale media. Gebruik van het BSR-model Een inwonersavond in deze fase is gericht op het brede publiek van de gemeente. Dit betekent dat alle kleuren worden uitgenodigd. Opnieuw is het een advies om, net als bij de enquête, vier verschillende uitnodigen te schrijven en inwoners de passende uitnodiging toe te sturen. Dit kan zowel digitaal, als via een brief. De inhoud van de inwonersavond kent elementen voor alle kleuren om de bijeenkomst relevant voor hen te maken. Zie bijlage 3.2 voor de verschillende BSR kleuren en inwonersavonden.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 21

Klankbordgroep Doel: Inwoners en ondernemers/organisaties betrekken bij de TVW en de fasering van wijken en het verkennen van (algemene) meekoppelkansen. Participatieniveau: adviseren Met een klankbordgroep kan ook nog specifieker getoetst worden of de TVW en fasering van wijken met de bijbehorende warmteoplossingen begrepen worden. En door input te vragen hoe deze informatie het beste gecommuniceerd kan worden naar de rest van de gemeente, kan men ook input geven. Met de klankbordgroep worden maatschappelijke punten zoals zorgen en wensen van inwoners besproken. Maar ook betaalbaarheid en de laagste maatschappelijke kosten staan hierbij centraal. Daarnaast kan op deze manier geïnventariseerd worden of er algemene koppelkansen zijn voor inwoners. Uit deze klankbordgroep kunnen zich ook mensen melden voor de wijkuitvoeringsplannen. Gebruik BSR-model Klankbordsessies zijn erg geschikt voor participatie op een wat hoger niveau van de participatieladder. Om zoveel mogelijk verschillende mensen te bereiken en dus de verschillende kleuren uit te nodigen is het advies om verschillende uitnodigingen te schrijven. Ook kan de inhoud van de sessie ingevuld worden met de verschillende behoeften van de kleuren. Voor het vertrouwen van de verschillende doelgroepen in het proces, is het belangrijk dat de uitkomsten en de opgehaalde input uit de klankbordsessies worden teruggekoppeld.

En daarnaast dat er gecommuniceerd wordt wat er met de resultaten gebeurt. Zie bijlage 3.3 voor de verschillende BSR kleuren en klankbordsessies.

Ondernemerstafel Doel: Input ophalen bij ondernemers om de aanpak vorm te geven. Participatieniveau: adviseren Naast dat ondernemers kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de inwonersavond/informatieavond en klankbordgroep, kan er aan de ondernemerstafel dieper in gesprek worden gegaan met de ondernemers van Stichtse Vecht. Zij kunnen input leveren voor kansen om draagvlak te vergroten. Deze vorm van participatie is gericht op informeren, geeft gelegenheid tot inspraak en het creëren van draagvlak.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 22

2.3.3.

Concept planning Participatie en communicatie TVW

Een voorbeeld van een logische planning voor de communicatie is hieronder te vinden. Deze in gekoppeld aan de planning van de participatie activiteiten TVW.

Figuur 4: voorbeeld planning participatie en communicatie TVW

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 23

3. Deel 3: Wijkuitvoeringsplan (WUP) en Participatie 3.1.

Fasering in de wijken

Het is gebruikelijk om pas met de wijkuitvoeringsplannen te starten als de TVW is vastgesteld en alle inwoners op de hoogte zijn van de inhoud en de fasering van de wijken. Vanzelfsprekend zal er, voordat de participatie gestart kan worden, een Wijkuitvoeringsplan (waarin de kaders, de planning en de warmteoplossingen en de grote contouren voor het aanbod al duidelijk is) gemaakt moeten worden en daarin kunnen de stappen voor participatie worden opgenomen (zie figuur 5). Voor de uitvoering van de communicatie en participatie in een WUP stellen wij onderstaande fases voor met bijbehorende participatie activiteiten en communicatie momenten. De stappen zijn conform factor C, zoals door de gemeente ook opgenomen is in het actieprogramma gebiedsgerichte communicatie. Figuur 6 geeft een compleet overzicht van de verschillende fasen. De gemeente Stichtse Vecht heeft veel verschillende wijken en buurten. Deze aanpak kan voor elke nieuwe startwijk opnieuw gebruikt kunnen worden. Dat iedere wijk andere inwoners en/of stakeholders kent en dat daardoor in elke wijk andere belangen spelen, is hierbij belangrijk om in het achterhoofd te houden. Voor alle participatieactiviteiten geldt dat wanneer deze niet op locatie kunnen worden georganiseerd, de sessie plaats kan vinden via een online platform.

Online tools zoals Maptionnaire of Mentimeter kunnen daarbij worden ingeschakeld om meningen op te halen. Voorafgaand aan een bijeenkomst is het belangrijk dat de juiste informatie beschikbaar en vindbaar is. Doel van de wijkaanpak

Figuur 5: Doel van het wijkuitvoeringsplan (WUP) Per participatieactiviteit is het BSR-model gekoppeld. Hierin is rekening gehouden met de verschillende kleuren die het model kent, namelijk rood, blauw, geel en groen. Zie tabel 1, Deel 1 en de bijlagen voor de uiteen splitsing van de verschillende fases waarin de

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 24

kleuren betrokken willen worden en op welke manier zij graag communiceren, dit wordt ook per participatieactiviteit toegelicht.

articipatie ambitie duiden Doelen bepalen roces evalueren

take olders nalyse etrekken take holders

itvoering realiseren

ebied verkennen roces inrichten

anbod de nitief ersoonlijke acceptatie

articipatieplan er wijk

asen herhalenvoor volgendewijk.

ewoners mobiliseren

anbod helder Opbouwen aanbod

Figuur 6: Overzicht fasen participatie in de wijkuitvoeringsplannen Fase 0: Participatieambitie duiden en doelen bepalen voor de wijkuitvoering Bij het opstellen van een participatiestrategie voor de WUP is het van belang dat de gemeente (bestuurlijk) van tevoren een besluit neemt over de volgende punten: 1.

2.

3.

Het doel van participatie en de participatieambitie: Ter voorbereiding van een participatietraject in een wijk bepaald de gemeente wat het doel is van de participatie, welke participatieambitie de gemeente heeft voor de wijk en wat het gewenste resultaat zou moeten zijn. Dit kan per wijk verschillen. Tevens is het belangrijk om te weten wat de participatieambitie van de inwoners in de wijk is. Als deze ambities niet matchen met die van de gemeente kan er een probleem ontstaan, omdat de verwachtingen anders zijn. Door een enquête kan men hierin inzicht krijgen. Onderscheid gemaakt worden in huur en particulier. De aanpak van participatie hiervoor dient op een ander niveau en op een andere manier te worden ingestoken (huurders hebben ander rechten en plichten dan huiseigenaren en VvE’s en mogelijk andere stakeholders spelen een rol). De woningbouw verengingen kunnen in een wijk wel een motor zijn voor collectieve oplossingen voor particulieren waardoor de businesscase haalbaarder wordt. De uitgangspunten formuleren: Welke informatie is er beschikbaar en welke keuzes er gemaakt moeten worden.

Als men bepaald heeft welke kaders, voorwaarden en welke ruimte er is voor de participatie, kan men de inhoud van de bijbehorende communicatieboodschap(pen) bepalen, Duidelijke communicatie is, voor het traject en voor het verwachtingsmanagement richting de inwoners en stakeholders, van groot belang. Daarnaast wordt op deze manier duidelijk wat voor proces men (gezamenlijk) wil insteken en kan men bepalen wat

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 25

de spelregels zijn, wat de rollen zijn en wat mogen inwoners verwachten en wat niet. Deze aspecten kunnen per wijk verschillen en daarom is het belangrijk dit per wijk vast te stellen. 4. Een nulmeting van de wijk: spelen hier zaken die eerst opgelost moeten worden (of meegenomen in de wijkuitvoering) voordat men kan beginnen met plannen om van het gas af te gaan. Als er veel speelt (wat het ongenoegen van inwoners op levert) kan dit het draagvlak voor de van het gas af gaan tegenwerken, als er kansen zijn om het juist samen op te lossen kan dit het draagvlak vergroten. (Deze wijkverkenning kan ook in de volgende fase met de andere stakeholders vervolgd worden). Als de uitkomsten van deze eerste oriënterende fase duidelijk zijn kan pas de volgende fase gestart worden

Fase 1: Stakeholdersanalyse en betrekken van stakeholders Er wordt een stakeholderanalyse gemaakt voor de wijkuitvoeringsplannen. Als alle stakeholders in kaart zijn gebracht (inclusief de koplopers, inwonersverenigingen/ inwonersinitiatieven/bedrijfsinitiatieven etc.) wordt er een stakeholdersanalyse gemaakt. In deze stakeholdersanalyse worden de belangen en hun mate van invloed geïnventariseerd en kan er bepaald worden wanneer zij betrokken worden in het proces (zie ook Deel 1). Het advies is om hiervoor de benodigde organisatiestructuur op te zetten (werkgroepen en klankbordgroepen, stuurgroepen). Er wordt een keuze gemaakt welke stakeholders vanaf het begin op welke manier betrokken worden en wanneer inwoners en andere belanghebbenden betrokken zullen worden. Er zijn in de gemeente 3 gebiedsregisseurs die hierbij betrokken moeten worden. Men kan ook ervoor kiezen om de stakeholdersanalyse samen met een aantal partijen te doen waarmee de samenwerking al is gestart, zoals bijv. de woningbouwverenigingen en lokale energie coöperatie (en de energie ambassadeurs). Participatie activiteiten en communicatie: Informeren via gemeentelijke communicatiekanalen Doel: alle inwoners in de wijk bewust te maken over WUP die Gemeente Stichtse Vecht

ontwikkelt en hen de mogelijkheid geven zich te informeren. Participatieniveau: betrekken van stakeholders Uitnodigingen stakeholders Om de juiste stakeholders te betrekken dienen deze uitgenodigd te worden om aan tafel te komen. De uitnodiging dient verstuurt te worden vanuit de gemeente met een concrete boodschap en verwachtingen. Maar ook is het goed om in te spelen op de lokale belangen van deze stakeholders, welke rol zij zelf willen vervullen en welke participatieambitie zij hebben. Hierbij kan ook eventueel het BSR-model gebruikt worden om de boodschap specifieker te maken.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 26

Fase 2: Gebied verkennen en proces inrichten In deze fase worden de gebiedseigenschappen in kaart gebracht samen met de stakeholders en gebiedskenners. Daarna kan de participatiestrategie samen met hen worden bepaald. Hiervoor zijn de volgende punten om te bespreken en vast te stellen: ● De doelstelling en richting wordt bepaald en vertaalt naar een participatie ruimte en participatie niveau aan de hand van de in fase 0 opgestelde uitgangspunten samen met de stakeholders. Hiermee wordt in de communicatie rekening gehouden (verwachtingsmanagement) ● Het bijbehorende proces wordt ingericht op hoofdlijnen en in fase 3 verder uitgewerkt ● Aanvullend wordt een planning (en proces) van communicatieboodschappen opgesteld ● Een enquête wordt opgesteld en verstuurd om aanvullende informatie uit de wijken op te halen en zo inwoners in de gelegenheid te stellen om te reageren op de plannen ● Er wordt een gebiedsverkenning gemaakt (wat zijn de kwaliteiten en knelpunten van de wijk, en wat vindeninwoners) en eventuele koplopers worden gezocht en betrokken (als die niet al aan tafel zitten) Participatie activiteiten en communicatie Informeren In fase 2 staat vormgeving en procesinrichting nog steeds centraal. Gedurende deze tijd is het van belang inwoners in te lichten over de voortgang die gemaakt wordt.

Daarom is het een advies om over de volgende punten informatie beschikbaar te maken (en daarbij eventueel de verschillende communicatiestijlen van de BSR-methode te hanteren, zie bijlage 3): - Proces en planning - Welke stakeholders aan tafel zitten - Wat wordt er van inwoners verwacht en wanneer kan men meedenken en doen - Waar kan men vragen stellen en informatie vinden Enquête Doel: Om input voor het participatietraject en de WUP op te halen, inwoners om hun

mening te vragen en om inwoners te vinden die actief betrokken willen worden in het proces. Participatieniveau: Raadplegen Lang niet iedereen die een mening heeft, komt naar inwonersbijeenkomsten. En lang niet iedereen die daar wél komt, laat dan van zich horen. Daarom wordt eerst onderzoek gedaan, via een enquête, om de houding van inwoners t.o.v. de warmtetransitie, hun gewenst participatieniveau (wat willen/kunnen inwoners zelf bijdragen aan de warmtetransitie) en waar zien zij kansen boven water te brengen in de betreffende wijk.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 27

Daarnaast kan men door middel van deze enquête ook achterhalen wie eventueel actief wil meedoen. Uit diverse onderzoeken blijkt dat de meerderheid van de bevolking graag online meedenkt met de gemeente. Daarom is het een aanbeveling om de online-instrumenten die de gemeente heeft, te benutten om zoveel mogelijk inwoners te bereiken. BSR-model Voor de enquête is het een advies om voor elke kleur een verschillende inleiding en uitnodiging te schrijven. Zo spreekt deze alle inwoners in de wijk(en) aan. Het is de verwachting dat hierdoor meer respons komt op de enquête. De vragen en antwoordmogelijkheden van enquête dienen voor alle kleuren wel gelijk te zijn. Dit om de vragen met elkaar te kunnen vergelijken en iets te kunnen zeggen over het groter geheel en de gemiddelde mening/behoefte in de gemeente Stichtse Vecht. Zie bijlage 3.1 voor BSR kleuren en enquêtes.

Fase 3: Voor de wijk een participatie- en communicatiestrategie vormen Voor het vormen van een participatie en communicatiestrategie per wijk is het belangrijk om deze wijk eerst in kaart te krijgen. De volgende stappen zijn toepasselijk bij deze fase: - Met behulp van een sociale analyse (BSR-model, bijlage 2 en 3) en door gesprekken met de wijkregisseurs en andere gebiedskenners wordt de participatie en de communicatiestrategie vastgesteld. Hierbij kan de eerder vastgestelde doelstelling van de participatie en de daarbij behorende communicatieboodschap gebruikt worden voor de verschillende doelgroepen in de wijk. - Daarna is het tijd om een inventarisatie te maken van de bijbehorende en geschikte communicatiemiddelen om n.a.v. de sociale analyse de betreffende inwoners (en bedrijven) regelmatig te informeren over de stand van zaken, het proces en hoe zij kunnen participeren. - Een planning van deze communicatie uitingen helpt bij het regelmatige informeren. Participatie activiteiten en communicatie Informeren Gedurende deze tijd is het van belang inwoners in te lichten over de voortgang die gemaakt wordt en wanneer zij kunnen participeren.

Daarom is het een advies om over de volgende punten informatie beschikbaar te maken (en daarbij eventueel de verschillende communicatiestijlen van de BSR-methode te hanteren, zie bijlage 3): - Welke plannen liggen er nu op tafel en waar staat men in het proces - Wat wordt er van inwoners verwacht - Waar kunnen ze vragen stellen en informatie vinden - Hoe, wanneer en voor wat kunnen zij participeren

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 28

Informeren is de eerste stap in participatie en kenmerkt zich door een hoog aantal betrokken inwoners die in lage mate mee participeren door zich te informeren. Door de inzet van diverse kanalen (on- en offline) is het streven om alle inwoners te bereiken en eenzelfde (basis) kennisniveau van de warmtetransitie te creëren. De volgende informatie kan gedeeld worden om het kennisniveau onder inwoners, zonder actieve participatie, gelijk te trekken. Verder uitwerking is te vinden in bijlage 2: -

Algemene informatie warmtetransitie en WUP Veel gestelde inwonersvragen De planning voor gemeente Stichtse Vecht voor de buurt/wijk

Waar kan deze informatie worden gedeeld: -

Gemeentelijke website Via de wijkregisseur In buurthuis ophangen en fysieke verspreiding Via sociale media kunnen bovenstaande websites onder de aandacht worden gebracht

Fase 4: Inwoners mobiliseren Wanneer de projectmatige stappen gezet zijn, is het tijd om inwoners van de wijken te mobiliseren. Een inwonersavond over de uitkomsten van de analyses van de gemeente kan ook inwoners mobiliseren. Daarnaast kan men de interesse polsen voor eventuele klankbordgroepen. Ook kan hier de WUP als concept worden gepresenteerd. Hierbij hebben de inwoners ook de mogelijkheid om te reageren op deze uitkomsten. Om een hoger niveau van participatie in te stappen is het een advies om in deze fase een klankbordgroep in het leven te roepen. Samen met deze klankbordgroep worden de aandachtspunten besproken en waar mogelijk door vertaald in het projectplan voor de wijkuitvoeringsplannen. Participatie activiteiten en communicatie 1e Inwonersavond Doel: Informeren van alle inwoners over de warmtetransitie en verschillende collectieve

en individuele alternatieven. Input ophalen bij inwoners om de aanpak vorm te geven. Participatieniveau: informeren en raadplegen Participatie met de brede groep inwoners is gericht informeren over het starten van de WUP en de gelegenheid geven tot inspraak over uitgangspunten. Informeren over het proces staat hierbij centraal. Het doel is hierbij ook om te inventariseren wie er verder mee willen praten in de klankbordgroepen.

DWTM20071-GSV-Gemeente Stichtse Vecht 29

BSR-model De inwonersavond is gericht op het brede publiek van de wijk. Dit betekent dat alle kleuren worden uitgenodigd. Opnieuw is het een advies om, net als bij de enquête en klankbordgroep, vier verschillende uitnodigen te schrijven en inwoners de juiste uitnodiging toe te sturen. Dit kan zowel digitaal, als via een brief. Zie voor de verschillende BSR kleuren en communicatiestijlen bij een inwonersavond voor WUP (bijlage 3.4). Een oproep voor deelname aan de klankbordgroep kan op de eerste inwonersavond, maar ook via de gemeentelijke website, de wijkregisseurs, de energieambassadeurs, via de stakeholders die aan tafel zitten, via fysieke verspreiding en via de sociale media. Klankbordgroep sessies Doel: Inwoners en ondernemers/organisaties in de gelegenheid stellen om input te

leveren, te participeren en bij te dragen aan de WUP Participatieniveau: adviseren/ co-creëren Het doel is om met deze klankbordgroep dieper in gesprek gaan over wat er speelt in de geselecteerde wijk van Stichtse Vecht. Deelnemers van de klankbordgroep zullen bestaan uit een selecte groep die wordt samengesteld door de gemeente, op advies van de wijkregisseur en diegene die zichzelf hebben aangemeld. Ook de energie-ambassadeurs kunnen (ook koplopers) kunnen een rol in deze fase spelen als zij niet al eerder aan tafel zijn uitgenodigd (fase 1). Met de klankbordgroep worden maatschappelijke punten zoals ideeën, zorgen, koppelkansen en wensen van inwoners geïnventariseerd. Maar ook de betaalbaarheid en de laagste maatschappelijke kosten staan hierbij hoog op de agenda. Er wordt op deze manier ruimte gegeven om punten aan te dragen die verder onderzoek vergen en die bij kunnen dragen aan het uiteindelijke aanbod. Elke klankbordgroep sessie zal een andere inhoud krijgen. De klankbordgroep is er dus opgericht om initiatief en inspraak te creëren en het aanbod acceptabel te krijgen. Het bereiken van de juiste mensen kan lastig zijn en dit is dan ook een uitdaging om rekening mee te houden. Een advies is om meerdere klankbordsessies te organiseren. Elk met een andere focus en op een ander moment in het traject.