Advies Auditcommissie inzake Jaarrekening 2024.pdf

ADVIES AUDITCOMMISSIE

Aan Van Betreft Onderwerp

: de raad van de gemeente Stichtse Vecht : Auditcommissie, d.d. 2 juni 2025 : Advies ten behoeve van de commissievergadering op 10 juni 2025 : Jaarstukken 2024 en bevindingen accountant

De Auditcommissie heeft maandag 2 juni 2025 een toelichting van de accountant gekregen op het concept Accountantsverslag 2024 over de concept Jaarrekening 2024 van de Gemeente Stichtse Vecht. Het verslag van de accountant en de reactie van het college daarop komen 3 juni in het college evenals een nieuwe versie van de Jaarstukken als gevolg van de accountantscontrole. De stukken zijn dus nog concept stukken, de accountantscontrole is nog niet geheel afgerond. In de Auditcommissie is aangegeven dat het proces enige vertraging heeft opgelopen in verband met de implementatie van nieuwe personele en financiële applicaties. De Auditcommissie is blij te kunnen constateren dat wat betreft de accountant er geen belemmeringen zijn voor de vaststelling van de Jaarstukken 2024 door de gemeenteraad. Wel is er een aantal aanbevelingen opgenomen die wij van harte onderschrijven en door het college voortvarend opgepakt moeten worden. Voor het overzicht van de bevindingen wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van het concept accountantsverslag. In de Auditcommissie is een goed gesprek geweest met de accountant waarbij een aantal bevindingen uitgebreid is besproken. De controle is nog niet geheel afgerond. De controle van de laatste regelingen SiSa bijlage 2024 moet nog worden afgerond.

Op een vraag vanuit de Auditcommissie over het vertraagde proces zegt de accountant dat het proces wordt geëvalueerd. Een veranderpunt zou kunnen zijn om het jaarrekening traject breder in de organisatie te beleggen zodat de kwaliteitscontrole meer bij financiën komt te liggen, om vertragingen te voorkomen. De afgelopen jaren is het proces goed gegaan. De verwachting is dat bij de jaarrekening 2024 een goedkeurende controleverklaring wordt afgegeven. Dit oordeel ziet ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Het college heeft vastgesteld dat voor een bedrag van ten minste 11, 1 miljoen niet is voldaan aan de voorwaarden voor Europese aanbestedingen. Met betrekking tot de rechtmatigheid zijn er stappen gezet op het gebied van rechtmatig inkopen. De controle vanuit VIC op onrechtmatigheden in het kader van de Europese aanbestedingsrichtlijnen in 2024 heeft veel diepgaander plaatsgevonden, de relevante uitgaven zijn nagenoeg integraal (voor 95%) gecontroleerd. Er is dus meer gecontroleerd en de totale omvang van de onrechtmatigheid is afgenomen. In het jaarverslag is toegelicht dat de VIC verantwoording is afgelegd over 87,5% van de totale relevante uitgaven in 2024.

De vermogenspositie neemt zowel in absolute als in relatieve zin toe Het vermogen neemt toe, er is een behoorlijk positief resultaat, dat ziet de accountant bij meer gemeenten, vaak is oorzaak dat plannen niet zijn uitgevoerd, doorschuiven uitvoering/onderhoud etc. dat is wel een aandachtsgebied.

1

Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is aangepast en bevat wijzigingen die relevant zijn vanaf 2025 voor de rechtmatigheidsverantwoording. De financiële verordening moet worden aangepast. De grondexploitaties zijn geactualiseerd. Binnen de gemeente Stichtse Vecht is sprake van toenemende activiteiten met betrekking tot gebiedsontwikkeling. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s en kansen stelt het college jaarlijks exploitatieoverzichten op, worden risico’s en kansen benoemd en zijn onder andere de toekomstige (nog te maken) kosten en (nog te realiseren) opbrengsten doorgerekend en geactualiseerd. Voor 2024 is dit voor het eerst uitgewerkt in een Meerjaren Perspectief Gebiedsontwikkelingen (MPG) met bijhorende toelichtingen per grondexploitatie. Een MPG is een belangrijk instrument voor gemeenten om op strategische wijze het beheer en de ontwikkeling van grondposities te plannen en te monitoren. De waardering van grondposities in het MPG is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Deze parameters bepalen in hoge mate het verwachte financiële eindresultaat.

Voor de controle is het van belang dat het college inzicht geeft in het door haar gevoerde schattingsproces en dat de gehanteerde uitgangspunten en parameters voldoende betrouwbaar zijn. De accountant vraagt in het kader van de jaarrekeningcontrole per grondexploitatie voortaan een verschillenanalyse te maken op kostensoortniveau tussen de ramingen voor de jaarschijf en de realisatie daarvan in het boekjaar en bij significante verschillen een goede toelichting op te nemen. Enkele jaren geleden heeft de commissie BBV aangegeven dat de post onvoorzien niet langer onderdeel mag uitmaken van een grondexploitatie. De Commissie BBV geeft aan dat deze uitsluitend is toegestaan voor kostensoorten die naar hun aard minder goed zijn in te schatten, maar wel redelijkerwijs goed moeten kunnen worden ingeschat en onderbouwd met achterliggende documentatie. Het heeft daarbij de sterke voorkeur deze kosten aan kostensoorten toe te rekenen die wel zijn opgenomen in de kostensoortenlijst van het Bro. Geadviseerd wordt bij een volgende actualisatie van de grondexploitaties hier rekening mee te houden. Uit de actualisatie van de grondexploitaties blijkt dat het verwachte resultaat ten opzichte van vorig jaar is afgenomen. Voorzieningen groot onderhoud In 2024 heeft de gemeente de voorziening voor groot onderhoud wegen omgezet naar een reserve.

Daarmee resteert alleen een onderhoudsvoorziening voor het gemeentelijk vastgoed. In het accountantsverslag van 2023 is geadviseerd het onderhoudsplan vastgoed te actualiseren naar de huidige situatie. Dit proces loopt. Ter attentie van het geplande onderhoud, zowel voor de komende jaren als de nieuwe onderhoudsplannen, wordt geadviseerd realistisch te plannen en daarbij rekening te houden met capaciteit, mogelijkheden en beschikbaarheid zowel binnen als buiten uw organisatie. De voorziening riolering zal naar verwachting ingezet gaan worden om het tarief in de toekomst te dempen. Ook is 2024 is weer sprake van een toename. Het valt op dat in de afgelopen jaren steeds sprake is van een overschot op het product Riolering en dat derhalve de voorziening in omvang toeneemt. Gelet op deze langere doorlooptijd wordt geadviseerd dit te blijven monitoren en vast te stellen dat toename van de voorziening in de pas loopt met het vastgestelde plan en dat het beschikbare saldo daadwerkelijk ingezet zal worden voor het beheer aan uw rioolstelsel. Onzekerheden in het Sociaal Domein, en samenwerking met TimSV De onzekerheden zijn vrij beperkt van omvang, dat is een compliment.

Overgang Appa-pensioen wethouders naar ABP Met ingang van 1 januari 2028 worden de pensioenen van de wethouders ondergebracht in het nieuwe pensioenstelsel. Met ingang van 1 januari 2028, worden de opgebouwde pensioenen

2

overgedragen het ABP. Om de overstap naar het ABP te maken is het nodig het opgebouwde pensioen te financieren door middel van een eenmalige kapitaalstorting aan het ABP. Voor de gemeente is het van belang om er in de periode tot 2028 voor te zorgen dat voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om de overdracht van deze pensioenaanspraken aan het ABP te kunnen bekostigen. Aandachtspunten IT General Controls iFinanciën Bij de controle is een onderzoek uitgevoerd naar de opzet en bestaan van de IT General Controls en daarbij specifiek naar de applicaties Key 2 Financiën (Financiële administratie tot en met 2024) en iFianciën (Financiële administratie vanaf 2025) gekeken. Ten tijde van de afronding van de jaarrekeningcontrole was het IT-onderzoek nog niet afgerond. De opvolging van de gerapporteerde bevindingen is van belang om de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking verder te versterken en mee te nemen bij de verdere implementatie van iFinanciën in 2025. Vanuit de Auditcommissie wordt de vraag gesteld waar onze data opgeslagen is. Voor de accountant is van belang dat er beveiligingsmaatregelen zijn, waar het wordt gehost is niet van belang. Dit is nog nagevraagd, onze data wordt in Europa gehost bij Microsoft. Centric host onze werkplek en data in Amsterdam.

Op de vraag uit de Auditcommissie of we nu ‘rechtmatiger’ zijn in verhouding tot voorgaande jaren, antwoordt de accountant dat er nog steeds een aanzienlijke afwijking is maar dat het verbetertraject loopt, het heeft veel aandacht, de interne controle is breder we zien dus progressie. Er is nog sprake van afwijkingen voor een bedrag van ten minste € 11,1 miljoen, dat is groter dan de verantwoordingsgrens (3%, ofwel € 6.284.383). Op een vraag vanuit de Auditcommissie dat in het accountantsverslag weinig staat over verklaring van het verschil aan planning investeringen 80 miljoen en uiteindelijke besteding 15 miljoen, antwoordt de accountant dat voorgaande jaren ook is gezegd dat er sprake kan zijn van planningsoptimisme maar dat de investeringsplanning geen onderdeel uitmaakt van de controle. Reactie college Het college heeft op de voornaamste bevindingen en adviezen van de accountant gereageerd. De Auditcommissie heeft hiervan kennisgenomen. Advies Auditcommissie De Auditcommissie heeft kennisgenomen van de stukken en aanbevelingen en kan hiermee instemmen. De Auditcommissie adviseert de gemeenteraad om de aanbevelingen van de accountant over te nemen en het college te vragen deze te implementeren. In september zal wederom een overzicht van de stand van zaken opvolging aanbevelingen accountant in de Auditcommissie worden besproken.

De Auditcommissie van Stichtse Vecht, Onno Tijdgat, voorzitter

J.M. Willenborg, secretaris

3