Advies Auditcommissie inzake Jaarrekening 2022.pdf

TERUGKOPPELING AUDITCOMMISSIE

Aan Van Betreft Onderwerp

: de raad van de gemeente Stichtse Vecht : Auditcommissie, d.d. 6 juni 2023 : Advies ten behoeve van de commissievergadering op 14 juni 2023 : Jaarstukken 2022 en bevindingen accountant

De auditcommissie heeft dinsdag 6 juni 2023 een toelichting van de accountant gekregen op het Accountsverslag 2022 over de Jaarrekening 2022 van de Gemeente Stichtse Vecht. Op grond van artikel 7, lid 2 van de Verordening op de auditcommissie, kan de auditcommissie slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. In de vergadering van 6 juni ontbrak een quorum. Desondanks willen wij u toch een terugkoppeling geven van het gesprek met de accountant. Voor de Jaarrekening wordt een goedkeurende accountsverklaring afgegeven voor het aspect getrouwheid. Voor rechtmatigheid wordt een afkeurende verklaring afgegeven. Deze afkeurende verklaring wordt geheel veroorzaakt door het niet of niet juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels met een totale omvang van € 11.662.000. De Auditcommissie is blij te kunnen constateren dat wat betreft de accountant er geen belemmeringen zijn voor de vaststelling van de Jaarstukken 2022 door de gemeenteraad. Wel is er een aantal aanbevelingen opgenomen die wij van harte onderschrijven en door het college voortvarend opgepakt moeten worden. Voor het overzicht van de bevindingen wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van het accountantsverslag. In de auditcommissie is een goed gesprek geweest met de accountant waarbij een aantal bevindingen uitgebreid is besproken.

Het college kwalificeert het beschikbare weerstandsvermogen als ruim voldoende om de onderkende risico’s af te kunnen dekken, de accountant deelt deze mening, maar voegt hieraan toe dat het een momentopname blijft. De ingeschatte risico’s worden niet door hen onderzocht dat moet de interne controle zelf doen. Gesproken is over de onrechtmatige aanbestedingen, ook in 2022, en wanneer hieraan een einde komt. De onrechtmatigheden die nieuw zijn in 2022 hebben in zijn geheel betrekking op inhuur van medewerkers. De mantelovereenkomsten op inhuur zijn onrechtmatig verlengd, er wordt een nieuwe aanbesteding voor alle mantelovereenkomsten met betrekking tot inhuur in de markt gezet. Het college werkt hard om de aanbestedingen op orde te krijgen en er zijn zeker verbeteringen zichtbaar. Als er wordt afgeweken op de aanbestedingsregels moet hiervoor formeel een afwijkingsbesluit worden genomen. Per 2023 zal het college zelf de rechtmatigheid gaan beoordelen. Dit zal volgens dezelfde spelregels worden gedaan. De accountant zegt dat als dit goed wordt gerapporteerd een goedkeurende verklaring wordt afgegeven. Volgens de wethouder zijn de inspanningen erop gericht 1

om in 2024 binnen de marges te blijven. De vraag is hoe zwaar de raad moet tillen aan weer een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid. Hierover zal de raad met het college het gesprek moeten aangaan, of en welke consequenties hieraan worden verbonden. Wat betreft de voorziening riolering (oplopend saldo) wordt gesteld dat er geen sprake is van planningsoptimisme, de hoogte van de voorziening is een gevolg van de keuze die de raad in het kader van het GRP heeft gemaakt, een geleidelijke ontwikkeling van het tarief. Voor het onderhoud wegen is geen aanvullende storting nodig geweest. Oorzaak is dat er deels niet is uitgevoerd, de voorziening is opgebouwd uit het verleden en er zijn wel achterstanden ingelopen. De controller stelt dat de voorziening is nu voldoende maar op langere termijn is meer onderhoud nodig dus zullen de stortingen omhoog gaan. Er is gediscussieerd of er in de voorziening ook rekening moet worden gehouden met de thans hoge inflatie van 10%, anders is er op het eind een tekort. De controller stelt dat dit vooralsnog niet wordt gedaan (geen 10%). In de eerste jaren van het wegenbeheerplan is veel minder uitgegeven dan geraamd (kan door planningsoptimisme en/of goedkoper uitvoeren). Doordat het nieuwe wegenbeheerplan recent is vastgesteld en naar de toekomst beeld geeft van komende 10 jaar, is nu niet in te schatten of een hogere storting nodig is.

De accountant zegt dat er wel met een prijsstijging is rekening gehouden, niet gelijk aan de huidige inflatie. Ook het combineren van werkzaamheden kan tot een prijsvoordeel leiden. Het is van belang elk jaar te kijken naar de plannen, de uitvoering en de financiële consequenties en een goede analyse van de openstaande investeringen te maken. TimSV heeft over de bestedingen in 2022 een verantwoording ingediend, die is voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant van TimSV. De gemeentelijk accountant heeft een review uitgevoerd op de werkzaamheden die de accountant heeft uitgevoerd en komt tot de conclusie dat zij in materiële zin kunnen steunen op de werkzaamheden die de accountant van TimSV heeft uitgevoerd. De geldstromen die door de jaarrekening van de gemeente lopen, besteed via TimSV, zijn daarmee in materiële zin getrouw en rechtmatig. Het college heeft wel nog een bedrag van circa € 200.000 aan lasten, die uit de verantwoording van TimSV blijken, niet in de jaarrekening van de gemeente verwerkt, omdat deze lasten vooralsnog worden betwist door het college. In de komende periode zal moeten blijken of dit nog financiële gevolgen voor uw gemeente heeft. De wethouder heeft opgemerkt dat de kwaliteit van de financiële verantwoording goed is.

Voorgaande jaren heeft de accountant als aanbeveling opgenomen een frauderisicoanalyse op te stellen en maatregelen te nemen om deze te beheersen. Door de controller is opgemerkt dat er wordt gewerkt aan een frauderisicoanalyse, er zijn gesprekken gevoerd met directie en managers. De auditcommissie heeft gevraagd om een tussentijdse rapportage over de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen. Zoals vermeld op pagina 19 word de realisatie van aanbevelingen uit controles uit voorgaande jaren door het college gemonitord. Er wordt 2 x per jaar een monitor opgesteld, die zal ook aan de auditcommissie worden verstrekt. Reactie college Het college heeft op de voornaamste adviezen van de accountant gereageerd. De Auditcommissie heeft hiervan kennisgenomen. Advies Auditcommissie De Auditcommissie heeft kennisgenomen van de stukken en aanbevelingen en kan hiermee instemmen. De Auditcommissie adviseert de gemeenteraad om de aanbevelingen van de accountant over te nemen en het college te vragen deze te implementeren. De Auditcommissie van Stichtse Vecht, Onno Tijdgat, voorzitter

J.M. Willenborg, secretaris

2