Advies Auditcommissie inzake Jaarrekening 2021 def.pdf

ADVIES AUDITCOMMISSIE

Aan Van Betreft Onderwerp

: de raad van de gemeente Stichtse Vecht : Auditcommissie, d.d. 2 juni 2022 : Advies ten behoeve van de commissievergadering op 14 juni 2022 : Jaarstukken 2021 en bevindingen accountant

De auditcommissie heeft donderdag 2 juni 2022 een toelichting van de accountant gekregen op het Accountsverslag 2021 over de Jaarrekening 2021 van de Gemeente Stichtse Vecht. Voor de jaarrekening wordt een goedkeurende accountsverklaring afgegeven voor het aspect getrouwheid. Voor rechtmatigheid wordt een afkeurende verklaring afgegeven. Deze afkeurende verklaring wordt geheel veroorzaakt door het niet of niet juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels met een totale omvang van € 9.086.000. Zie voor een verdere toelichting kopje ‘Naleven van Europese aanbestedingsregels’. De Auditcommissie is blij te kunnen constateren dat wat betreft de accountant er geen belemmeringen zijn voor de vaststelling van de Jaarstukken 2021 door de gemeenteraad. Wel is er een aantal sterke aanbevelingen opgenomen die wij van harte onderschrijven en door het college voortvarend opgepakt moeten worden. Een aantal hiervan hebben we hieronder nog even samengevat. Samenwerking met accountant is goed Zowel de accountant als de gemeente constateren dat er op een constructieve manier is samengewerkt. Ze gaan de samenwerking op een later moment evalueren om samen scherp te krijgen waar nog ruimte voor verbetering mogelijk is. Realistische investeringsplanning i.p.v. Planningsoptimisme De accountant constateert dat wat betreft onze investeringsplanning er te veel planningsoptimisme is.

Zij constateren dat onze (politieke) ambities en de ambtelijke (beschikbare) capaciteit niet op elkaar aansluiten. De vraag die hierdoor ontstaat is of, gelet op het lang open staan van kredieten en de voortgang van de realisatie, de investeringsplanning en daarmee de begroting nog wel reëel is. Grondexploitaties zijn geactualiseerd maar behoeven aandacht Onze gemeente heeft niet heel veel grondposities maar de waarde ervan is een belangrijke basis voor ons weerstandsvermogen. In de komende actualisatie en tussentijdse informatievoorziening moet rekening worden gehouden met prijsverschillen met een negatief effect. Reële waarde toekenning is hierbij dus essentieel en daarbij ook een reële toerekening van de bestede uren.

1

Verwerken raadsbesluit Bisonspoor in voorziening onderhoud wegen Met het raadsbesluit van 31 januari 2018 heeft de raad besloten een bedrag van € 424.000 in de kapitaalsdekkingsreserve Bisonspoor te storten. Geconstateerd was dat dit besluit in 2018 niet was verwerkt, dit is alsnog in de Jaarrekening 2021 verwerkt. Breng subsidiestromen in kaart en monitor de voortgang met een centraal subsidieregister De gemeente heeft voor diverse projecten subsidiegelden aangevraagd en ontvangen, natuurlijk op voorwaarde dat deze ook uitgevoerd gaan worden. De accountant constateert een structureel gebrek aan inzicht in de voortgang van deze projecten. In het totaal gaat het om max. ca. €400.000. Het advies is op korte termijn alle inkomende subsidiestromen in kaart te brengen, de voortgang van subsidieverantwoordingen in een centraal subsidieregister te monitoren. Waar nodig kan uitstel aangevraagd worden of besluiten genomen worden of projecten nog voortgang kunnen vinden, zodat we het risico verkleinen dat subsidies terugbetaald moeten worden en wij dekking op projecten mislopen. Naleven van Europese aanbestedingsregels Er is in 2021 voor € 9 miljoen sprake van onrechtmatigheid geconstateerd, waarbij de regels voor aanbesteding niet goed zijn nageleefd. € 5.353.000 was al bekend in vorige jaren, € 3.733.000 hiervan had zijn oorsprong in 2021.

Dit leidt tot een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid. Eind 2021 is er stevig ingezet op inkoop en aanbesteding. Er is een project gestart waarbij inkoop een centrale rol heeft gekregen binnen de organisatie en toeziet dat de regels nageleefd gaan worden. Hiervoor is echter ook een cultuuromslag nodig die momenteel in volle gang is. Bureauactualisatie van het doorgeschoven onderhoud wegen De accountant adviseert een bureauactualisatie uit te voeren en te beoordelen of het resterend doorgeschoven onderhoud wordt ingelopen en zo ja wanneer dat is en wat dat dan gaat kosten. Dat zal mee moeten wegen in de vraag of het huidige plan voortgezet kan worden, of dat een bijstelling nodig is. Regelmatige actualisatie is ook nodig om de impact van prijsstijgingen op een juiste wijze te verwerken en zo een goed beeld te krijgen of onze jaarlijkse dotaties aan de voorzieningen voldoende zijn. Onzekerheden in het Sociaal domein Het college is voor het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de geleverde zorg en de daadwerkelijke levering (mede) afhankelijk van de controle-informatie van zorgaanbieders. Het college heeft niet van alle zorgaanbieders volgens de afgesproken planning, de verantwoordingsinformatie ontvangen.

Omdat het college de benodigde informatie niet (tijdig) heeft ontvangen, heeft zij niet vast kunnen stellen of de zorg in natura in alle gevallen ook daadwerkelijk, in overeenstemming met de geïndiceerde zorg, is geleverd. Daarnaast is in een enkel geval geen goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de productieverantwoording van de zorginstellingen. De daaruit volgende onzekerheden bedragen in totaal voor Jeugd, WMO en PGB’s € 170.000 (mocht een deel van de aanbieders geen gegevens aanleveren voor afgifte van de controleverklaring dan loopt het bedrag van onzekerheden op). Voor 2022 loopt een groot deel van de uitgaven via TIM. Ook TIM zal aan dezelfde accountsregels moeten voldoen als de gemeente. Hierover is nu al goed overleg maar dit zal zeker voor het eerste jaar 2022 een uitdaging worden. Reactie college Het college heeft op de voornaamste adviezen van de accountant gereageerd. De Auditcommissie heeft hiervan kennisgenomen.

2

Advies Auditcommissie De Auditcommissie heeft kennisgenomen van de stukken en aanbevelingen en kan hiermee instemmen. De Auditcommissie adviseert de gemeenteraad om de aanbevelingen van de accountant over te nemen en het college te vragen deze te implementeren. De Auditcommissie van Stichtse Vecht, Onno Tijdgat, voorzitter

J.M. Willenborg, secretaris

3