Advies Auditcommissie interim controle 2022.pdf

ADVIES AUDITCOMMISSIE Aan Van Betreft Onderwerp

: de raad van de gemeente Stichtse Vecht : Auditcommissie, d.d. 21 februari 2023 : Advies ten behoeve van de commissievergadering op 21 maart 2023 : Interim-controle 2022

In de vergadering van de Auditcommissie van 21 februari 2023 is de interim-controle 2022 besproken. PSA heeft voor de raad een Boardletter opgesteld, waarin de raad op hoofdlijnen wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de interim-controle. Dit verslag geeft de samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen weer die de accountant met de managementletter heeft gerapporteerd aan het college. Naast de bevindingen uit de controle bevat de Boardletter 2022 ook aanbevelingen voor de interne beheersingsomgeving en de financiële processen. Tevens zijn aandachtspunten voor de Jaarrekening 2022 opgenomen. Het college heeft een brief aan de raad gericht met daarin de belangrijkste bevindingen van de accountant en de reactie hierop. De stukken zijn uitgebreid door de accountant toegelicht. Vragen van de commissie zijn beantwoord. Wat betreft de Boardletter staan de belangrijkste bevindingen op pagina 2 in de samenvatting gerapporteerde bevindingen. De bevindingen zijn opgesplitst in de kopjes Toezicht, (Verbijzonderde) interne controle en processen, Rechtmatigheidsverantwoording, Risico’s en aandachtspunten Jaarrekening. Toezicht ▪ Het college heeft veel aandacht voor de doorontwikkeling van de organisatie en daarmee de (noodzakelijke) verbetering van de interne beheersing. Dit heeft mogelijk meer tijd nodig dan u had voorzien.

Naar onze mening is het van belang de tijd te nemen die nodig is, omdat de doorontwikkeling een belangrijke bijdrage moet gaan leveren aan het in control zijn van de organisatie. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn heeft aandacht (nodig). ▪ Het college heeft nog geen (gemeentebrede) frauderisicoanalyse opgesteld en er wordt ook niet gerapporteerd aan de auditcommissie over frauderisico’s en de beheersing daarvan. ▪ De realisatie van aanbevelingen uit controles uit voorgaande jaren wordt door het college gemonitord. Rapportage hierover aan de auditcommissie vindt nog niet plaats. ▪ Er is intern veel aandacht om de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT omgeving te verbeteren. Wij hebben diverse adviezen gegeven, waaronder het laten uitvoeren van een IT-audit. (Verbijzonderde) interne controle en processen

▪ Bij de interne controle zijn over het eerste half jaar van 2022 afwijkingen van EUaanbestedingsregels geconstateerd voor een bedrag van € 5,3 miljoen. Hiervan heeft € 1,6 miljoen betrekking op doorlopende fouten uit voorgaande jaren en heeft € 3,7 miljoen betrekking op nieuwe fouten uit 2022. Dit betekent dat voor het jaar 2022 sprake zal zijn van een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid. De (interne) controle over het tweede half jaar van 2022 moet duidelijkheid geven over de totale fout voor 2022. ▪ Er is nog geen beleid geformuleerd, op basis waarvan de prestatielevering moet worden vastgesteld en gedocumenteerd. Dit neemt het college mee bij de verdere verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces. De interne controle op wijzigingen van crediteurenstamgegeven en het vastleggen van aangegane verplichtingen in de verplichtingenadministratie lopen eveneens mee in de doorontwikkeling van het inkoopproces. Voor de jaarrekening 2022 moet nog een interne controle op wijzigingen van crediteurenstamgegevens uitgevoerd worden. ▪ Wij hebben verder de volgende bevindingen/aanbevelingen aan het college gerapporteerd: o Voer een analyse en interne controle uit op de memoriaalboekingen. o Onderzoek de mogelijkheden om tot tussentijdse afsluitingen te komen. o Valideer de gehanteerde BTW-mengpercentages.

o Zorg voor een consistente vastlegging van de controle van de identiteit van cliënten in het zorgdomein, welke voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Rechtmatigheidsverantwoording ▪ De introductie van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld tot de jaarrekening voor het verslagjaar 2023, welke in 2024 wordt vastgesteld. ▪ Stel de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vast en actualiseer de verordeningen 212 en 213 GW. ▪ Het intern controleplan bevat belangrijke randvoorwaarden om een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen. Voor 2023 is deze nog niet beschikbaar. ▪ Het is van belang dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om het intern controleplan uit te voeren. Mogelijk is de beschikbare capaciteit van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle in de 3e lijn te beperkt om de noodzakelijke werkzaamheden op te kunnen pakken. Dit betekent dat een actieve betrokkenheid bij de uitvoering van het intern controleplan van de 1e en 2e lijn echt noodzakelijk is. Risico’s en aandachtspunten Jaarrekening. ▪ Gemeenten zijn vanaf 2022 verplicht om in de jaarrekening 2022 aan te geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo.

▪ Wij hebben het college geadviseerd om de betrouwbaarheid en redelijkheid van de belangrijkste schattingselementen die ten grondslag liggen aan de waardering van de grondexploitaties en onderhoudsvoorzieningen tijdig te evalueren en de uitgangspunten die hieraan ten grondslag liggen, waar nodig, te actualiseren. ▪ In de jaarrekening 2022 moet de afrekening over 2022 met TimSV worden verwerkt. Het is van belang dat het college deze afrekening onderbouwd en dat deze aansluit op de besluitvorming van het college en/of de raad van uw gemeente. ▪ Wij hebben het college geadviseerd een analyse van openstaande investeringskredieten te maken en deze af te sluiten af wanneer dat mogelijk is alsmede na te gaan of de geraamde (restant) budgetten voor de toekomstige uitvoering van de investeringswerken (nog) toereikend zijn. ▪ Medewerkers kunnen op basis van de CAO Gemeenten vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Voor de jaarrekening 2022 hebben wij het college geadviseerd om te onderzoeken of zij een voorziening ‘verlofsparen’ moet vormen. ▪ Wij hebben het college geadviseerd om de borg- en garantstellingen te beoordelen op het risico van aanspraken richting uw gemeente en de mogelijk financiële gevolgen in beeld te brengen. ▪ Er is sprake van achterstanden in het debiteurenbeheer.

Voor de jaarrekening 2022 moet de volwaardigheid van de openstaande vorderingen door het college beoordeeld worden.

De Auditcommissie heeft kennisgenomen van de stukken en kan hiermee instemmen. De Boardletter met de brief van het college wordt op de lijst van ingekomen stukken geplaatst voor de raad van 7 maart en wordt als ter kennisname stuk op de agenda voor de commissie bestuur en financiën van 21 maart 2023 geplaatst. De Auditcommissie van Stichtse Vecht, Onno Tijdgat, voorzitter

J.M. Willenborg, secretaris