Aanvullende informatie college t.b.v. Motie 22.1 Kerstbomen ophalen.pdf

Informatie over inzameling kerstbomen in Stichtse Vecht Inleiding Over de periode 2017 tot en met 2022 is gekeken naar de inzameling van kerstbomen in Stichtse Vecht. In de kerstperiode van 2017-2018, 2018-2019 en 2019-2020 zijn naast de reguliere extra afval ronde voor kerstbomen door de inzamelaar in januari kerstbomen ingezameld door kinderen door middel van een kerstbomenactie georganiseerd door de gemeente. De kinderen kregen voor elke ingezamelde kerstboom een lot. Aan het einde van de kerstbomenactie was er vervolgens een trekking waarbij een aantal kinderen een prijs hadden gewonnen. Naast de reguliere afvalronde werden vervolgens vanaf de 24 inleverpunten in alle kernen de ingeleverde kerstbomen opgehaald door de inzamelaar in een extra ronde. In 2018-2019 zijn 3667 kerstbomen ingeleverd door de kinderen. Van de andere twee jaren zijn geen aantallen opgehaalde kerstbomen bekend. In de kerstperiode van 2020-2021, 2021-2022 en 2022-2023 zijn de kerstbomen alleen opgehaald door de inzamelaar en was er geen kerstbomenactie voor kinderen door COVID-19.

Kosten 2017 - 2023 Alle kosten die gemaakt worden voor het inzamelen worden gefinancierd uit de afvalbegroting waarvan de dekking wordt betaald uit de afvalstoffenheffing die rechtstreeks door inwoners wordt betaald. Een alternatieve financiering is in strijd met de BBV regels. De extra kosten waren in:   

2017 - 2018 2018 - 2019 2019 - 2020

€ 25.410,00 € 20.222,00 € 20.439,00

Het betreft de extra kosten in rekening gebracht door de inzamelaar naast de regulier afvalronde. Het gaar hierbij om het inrichten en bemensen van 24 locaties waar kerstbomen gebracht kunnen worden (plaatsen containers, 2 man voor innemen bomen en uitdelen loten, containers weer afvoeren), vrachtwagen met chauffeur die 2 dagen bezig zijn de grotere partijen (meer dan 15 bomen) aan huis op te halen, werkzaamheden voorbereiding, op de dag zelf en naderhand. De kosten voor 2017-2018 zijn hoger omdat de kosten van de verloting zijn meegenomen in de registratie. Dit betreft ongeveer € 5.000,00 voor drukkosten loten, kosten prijsuitreiking, aanschafprijzen en organiseren dagtrip winnaars incl. bus, eten etc. In de bovenstaande kosten zijn de kosten voor de extra inzet van medewerkers van de gemeente niet meegenomen. In 2022-2023 waren de totale kosten voor de extra inzamelronde door de inzamelaar € 23.000,00. De kosten voor de eigen medewerkers waren nihil bij deze wijze van inzamelen.

Kosten 2023 – 2024 De geraamde kosten voor de inzameling door de inzamelaar zonder kerstbomenactie voor kinderen zijn op basis van het bestaande contract € 23.000,00. De kosten voor de eigen medewerkers zijn nihil bij deze wijze van inzamelen. De extra kosten van de inzamelaar bij een kerstbomenactie voor kinderen op basis van de identieke werkwijze in het verleden en georganiseerd door de gemeente worden geraamd op € 30.000,00. Daarnaast zijn er extra kosten voor de inzet van eigen personeel waarvoor op dit moment nog geen raming is opgesteld.

In de commissie is genoemd het cash uit laten betalen van bijvoorbeeld € 0,50 per ingezamelde kerstboom in plaats van een verloting. Uitgaande van 5000 ingezamelde kerstbomen zijn de geraamde kosten € 2.500,00. Hierbij dient te worden opgemerkt dat er geldhandelingen op locaties plaats vinden waar risico’s en additionele kosten aan verbonden zijn. Het is de vraag of dit wenselijk is. De totale extra kosten liggen waarschijnlijk in lijn met de kosten voor een verloting. De raming hiervoor is € 5,000,00. Daarmee komen de geraamde extra kosten op € 35.000,00 en zijn de kosten voor de inzet van eigen personeel PM.

Inzet eigen personeel Voor de kerstbomenactie voor kinderen zal een draaiboek opgesteld moeten worden. Capaciteitsinzet is afhankelijk van de benodigde aanpassingen op het oude draaiboek maar betreffen in ieder geval een actualisatie en de inventarisatie van de inleverpunten en afspraken met de omgeving hierover. In het oude draaiboek was er een behoorlijk capaciteitsbeslag met name van de eigen medewerkers in de buitendienst. Deze dienst heeft het altijd al druk rond de feestdagen om rommel en vernielde zaken op te ruimen en te herstellen. De oplossingen hiervoor kunnen zijn:  extra personeel inhuren;  accepteren dat rommel later wordt opgeruimd en vernielingen later worden hersteld;  meer kosten door de onder het vorige punt genoemde werkzaamheden uit laten voeren door derden;  een combinatie van de vorige drie oplossingsmogelijkheden. Het inhuren van extra capaciteit maakt het duurder en het is de vraag in hoeverre wij er inslagen extra capaciteit aan te trekken op de krappe arbeidsmarkt. Daarnaast is het op dit moment nog niet duidelijk of dit kan op de bestaande inhuurcontracten van de gemeente of dat hiervoor een aanbesteding georganiseerd moet worden. Randvoorwaarde is dat er rechtmatig wordt ingehuurd. Over de gevraagde extra inzet van de afvalinzamelaar is op dit moment nog geen zekerheid en dient nader overleg gevoerd te worden.

Ook voor de inzamelaar is dit een drukke periode.

Overige zaken Op dit moment is er nog geen aandacht besteed aan:  mogelijke aanvullende participatie;  de inzet van de kinderburgemeester;  aanvullende gesprekken met jongeren over hun ideeën;  betrekken maatschappelijke organisaties bij de inzameling zoals verenigingen en kerken;  koppeling aan maatschappelijke activiteiten rondom zwerfafval;  duurzaamheid. De extra kosten voor deze zes punten zijn daarom op dit moment nog niet ingeschat.

Haalbaarheid voor 2023 – 2024 Op dit moment kan niet de haalbaarheid worden ingeschat om deze aanvullende kerstbomenactie voor kinderen mogelijk te maken voor de komende kerstperiode. Voor de komende jaren vanaf 20242025 lijkt dit probleem zich niet voor te doen omdat hiervoor een langere voorbereidingstijd is.