9. rvs + rbs Jaarrekening 2021 en meerjarenbegroting 2023-2026 RHCVV.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp Jaarrekening 2021 en meerjarenbegroting 2023-2026 RHCVV Begrotingswijziging Nee Datum raadsvergadering 1 november 2022

Portefeuillehouder A.J.H.T.H. Reinders Organisatie onderdeel Data en Informatiemanagement E-mail opsteller Marieke.van.der.Korput@stichtsev echt.nl Telefoonnummer opsteller +31346254875 Registratie nummer 108868

Aan de gemeenteraad Voorgesteld Besluit 1. De Jaarrekening 2021 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen goed te keuren en in te stemmen met het voorstel het positieve saldo van € 7.545,- toe te voegen aan de algemene reserve. 2. In te stemmen met de Meerjarenbegroting 2023-2026 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen en de daarin voorgestelde bijdrageverhoging van €55.756 te betrekken bij het opstellen van de Programmabegroting 2023.

Samenvatting In de RHC-begroting 2023 is een structureel hogere bijdrage opgenomen dan in de meerjarenbegroting 2022-2025 voorzien. De bijdrageverhoging betreft zowel autonome ontwikkelingen als extra formatie in verband met overbrenging van archieven door de betrokken gemeenten. Het RHCVV neemt de beschikbaarstelling van deze archieven over van de ambtelijke organisaties. De jaarstukken zijn later dan beoogd opgeleverd door het RHCVV. Hier is de gemeenteraad in juni via een Raadsinformatiebrief geïnformeerd.

Bijlagen

RHCVV/VIv1

Pagina 1 van 3

rvs Jaarrekening 2021 en meerjarenbegroting 2023-2026

1. Aanbiedingsbrief jaarstukken RHCVV 2. Jaarverslag RHCVV 2021 3. Meerjarenbegroting RHCVV 2023-2026

Doel en beoogd maatschappelijk effect Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHC VV) is een gemeenschappelijke regeling (GR) voor de uitvoering van de wettelijke taak van het toezicht op het archiefbeheer van de deelnemende gemeenten en het beheer van de archiefbewaarplaats, waar de oude archieven staan. Daarnaast heeft zij als taak het aanleggen en beheren van archieven voor (stamboom)onderzoek en educatie. Ook verricht het RHCVV verschillende activiteiten in het kader van cultuurhistorisch erfgoed. De vier deelnemende gemeenten aan de regeling zijn Weesp, De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Gemeente Stichtse Vecht is de centrumgemeente van de GR.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving De meerjarenbegroting sluit aan bij de businesscase ‘Zelfstandig en versterkt RHCVV 20182024’ en de beleidsvisie ‘In Balans’ 2020-2024 van het RHCVV.

Argumenten 1. Het toevoegen van het positieve saldo van € 7.545,- aan de algemene reserve sluit aan bij het begrotingsuitgangspunt om te streven naar een reserve van minimaal 5% van de begroting (door bestuur RHCVV vastgesteld in januari 2018). Na verwerking van het resultaat van €7.545,-, betreft de reserve 4,5%. 2. De bijdrageverhoging in de begroting betreft zowel autonome ontwikkelingen als kleine uitbreiding op de formatie. In de businesscase businesscase ‘Zelfstandig en versterkt RHCVV” 2018-2024’ is de formatie zo beperkt mogelijk gehouden, waarbij ontwikkelingen kunnen leiden tot benodigde uitbreiding. Nu is formatie uitbreiding dienstverlening nodig in verband met overbrenging van de blokken bouwdossiers door de drie gemeenten. Het RHCVV neemt de beschikbaarstelling hiervan (wettelijke taak) over van de ambtelijke organisaties. Voor de ondersteuning was met ingang van 2022 0,5fte uitbreiding van de formatie in schaal 6 voorzien. Met ingang van 2023 is gezien de huidige arbeidsmarkt en noodzakelijke ondersteuning 0.9 fte in schaal 7 begroot. Het gaat om werkzaamheden waarin de formatie niet voorziet.

Kanttekeningen 1. Weesp treedt uit de GR per 31 december 2022. De financiële gevolgen zijn bij het opmaken van de begroting 2023 nog onbekend. Een onderzoek naar mogelijke scenario’s is in een afrondende fase. Naar verwachting neemt het bestuur hierover in het najaar een besluit waarna ook de betrokken colleges en gemeenteraden naar verwachting in Q1 2023 - tot besluitvorming over kunnen gaan. 2. De komende jaren verwacht het RHCVV een forse instroom van analoge archiefblokken van de aangesloten gemeenten. Om deze archiefblokken op te kunnen vangen is uitbreiding van het depot met een derde verdieping noodzakelijk.

Pagina 2 van 3

Het besluitvormingstraject betreffende de uitbreiding maakt onderdeel uit van het onderzoek. 3. De uittredingkosten gemeente Weesp zoals verwerkt in de begroting zijn nog niet vastgesteld. Van de zijde van het bestuur van RHCVV bestaat de wens om ook bestuurlijk hierover nog met de gemeente Amsterdam in gesprek te gaan.

Communicatie Na het raadsbesluit zal dit besluit worden medegedeeld aan het RHCVV. Na ontvangst van alle reacties van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling, zullen de financiële jaarstukken ter vaststelling worden toegezonden aan de gemeenteraad van Stichtse Vecht in haar rol als centrumgemeente van het RHCVV.

Financiën, risico’s en indicatoren De jaarrekening van het RHCVV toont een positief resultaat van € 7.545,-. Voorgesteld wordt om het positieve resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. In de RHC-begroting 2023 is een hogere bijdrage opgenomen dan in de meerjarenbegroting 2022-2025 voorzien. Het verschil van €55.756 betrekken wij bij het opstellen van de Programmabegroting 2023. Door vertrek van gemeente Weesp vervallen voor deze (oud-)deelnemer aan de GR de gemeentelijke bijdrage vanaf 2026 en de specifieke inkomsten vanaf 2023. De afkoopsom bij het vertrek van Weesp is in de begroting opgenomen in een Bestemmingsreserve uittreding Weesp. Voor de jaren 2022 tot en met 2025 wordt ieder jaar een bedrag uit deze bestemmingsreserve onttrokken om de wegvallende inkomsten te compenseren. Met dit bedrag worden de lasten verlaagd.

6 september 2022

Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht

Waarnemend gemeentesecretaris drs. M.J.J. Rommers

Pagina 3 van 3

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsbesluit

Registratie nummer 108868

Onderwerp Jaarrekening 2021 en meerjarenbegroting 2023-2026 RHCVV Begrotingswijziging Nee Datum raadsvergadering 1 november 2022 Commissie 11 oktober 2022 De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op: -

het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 september 2022; de bespreking in de commissie Bestuur en Financiën van 11 oktober 2022;

Besluit 1. De Jaarrekening 2021 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen goed te keuren en in te stemmen met het voorstel het positieve saldo van € 7.545,- toe te voegen aan de algemene reserve. 2. In te stemmen met de Meerjarenbegroting 2023-2026 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen en de daarin voorgestelde bijdrageverhoging van €55.756 te betrekken bij het opstellen van de Programmabegroting 2023.

1 november 2022

RHCVV/VIv1

Pagina 1 van 1

Voorzitter drs. A.J.H.T.H. Reinders

rbs Jaarrekening 2021 en meerjarenbegroting 2023-2026

Griffier B. Espeldoorn-Bloemendal