4. rvs (gewijzigd) evaluatie Rondom de raad en communicatieplan raad.pdf

Commissie

Portefeuillehouder Y.P. van Mastrigt

Raadsvoorstel (gewijzigd)

Organisatie onderdeel

E-mail opsteller jelle.hekman@stichtsevecht.nl

Onderwerp Evaluatie programma Rondom de Raad en communicatieplan raad Begrotingswijziging

Telefoonnummer opsteller 0346254657 Registratie nummer Z/18/144744-VB/18/93992

Aan de gemeenteraad Voorgesteld Besluit 1. Doorgaan met het basisprogramma Rondom de Raad. 2. Kennisnemen van de overige punten van de evaluatie communicatieplan raad 3. De griffier opdracht geven om, primair binnen de budgetten van de raad en de griffie, dekking te zoeken voor het continueren van het programma Rondom de raad en de pilot van on demand uitzending.

Samenvatting Het communicatieplan van de raad is vastgesteld in de raad van 3 juli 2017. De gemeenteraad heeft toen via een amendement de opdracht gegeven om het programma “Rondom de Raad” van RTV Stichtse Vecht te evalueren en de nieuwe gemeenteraad te laten besluiten over het mogelijke vervolg. Gezien de positieve resultaten van het programma wordt voorgesteld het te continueren. In de commissie bestuur en financiën van 19 juni 2018 is door burgemeester Witteman toegezegd dat er een evaluatie komt van het communicatieplan als geheel. In deze evaluatie worden de deelonderdelen van het plan doorgenomen.

Bijlagen

raad en communicatieplan raad/HJ1

Pagina 1 van 5

rvs (gewijzigd) evaluatie Rondom de

1. Communicatieplan Rondom de Raad 2. Eerste tussentijdse evaluatie communicatieplan Rondom de Raad 3. Tweede tussentijdse evaluatie Rondom de Raad 4. Evaluatie Rondom de Raad door RTV Stichtse Vecht

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 0346 25 40 00 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

1. Inleiding Het communicatieplan van de raad (bijlage 1) is besproken in commissie van 6 juni 2017 en in de raad van 3 juli 2017. Op basis van dit plan heeft de raad besloten om de structurele personele en materiële kosten vanaf 2018 (€ 31.400) in de begroting 2018 op te nemen. De gemeenteraad heeft toen een amendement aangenomen met o.a. de volgende twee opdrachten: a. Per oktober 2017 starten met een pilot van een jaar van het programma “Rondom de Raad” door RTV Stichtse Vecht met in die periode 2 tussentijdse korte evaluaties om te bezien of er iets en zo ja, wàt er mogelijk beter kan. b. Op basis van een eindevaluatie door de nieuwe Gemeenteraad besluiten over het mogelijke vervolg. In de commissie bestuur en financiën van 19 juni 2018 is bij de behandeling van de programmarekening 2017 door burgemeester Witteman toegezegd dat er een evaluatie komt van de raadscommunicatie. In deze notitie wordt de evaluatie van het programma Rondom de Raad van RTV Stichtse Vecht en de evaluatie van het communicatieplan van de raad gecombineerd. 2. Tussenevaluaties programma Rondom de Raad De eerste evaluatie (bijlage 2) is afgerond op 17 april 2018 en betrof de raadsvergaderingen van december 2017 t/m maart 2018. De eerste geluiden over het programma waren positief. Er is sprake van een duidelijke toename van het aantal kijkers ten opzicht van het aantal luisteraars.

Bij de raadsvergaderingen van 19 december 2017, 30 januari 2018, 9 februari 2018 en 6 maart 2018 was er sprake van meer dan 2.000 kijkers, met een uitschieter op 9 februari van bijna 3.600. Bij deze raadsvergaderingen is de ambitie van een verdubbeling naar 2.000 – 3.000 kijkers gehaald. De raadsvergaderingen van 27 maart (afscheid oude raad) en 29 maart (installatie nieuwe raad) trokken aanmerkelijk lagere aantallen kijkers. De tweede evaluatie (bijlage 3) is afgerond op 28 augustus 2018 en betrof de raadsvergaderingen van april t/m juli 2018. Over die periode zijn alleen cijfers beschikbaar van het Bestuursinformatiesysteem. Het aantal viewers was in april en mei laag (circa 290) en bij de raad van 10 juli 2018 hoog (1.956). Aangenomen mag worden dat dit ook geldt voor de kijkers naar RTV Stichtse Vecht.

Pagina 2 van 5

raad en communicatieplan raad/HJ2

De omroep meldt over de uitzending Rondom de Raad: “Inmiddels staat er een programma dat inhoudelijk een vast stramien heeft gekregen waar alle partijen evenredig aan bod komen, de mogelijkheid krijgen hun politieke standpunten kenbaar te maken en waarbij de inwoner inhoudelijk wordt geïnformeerd over de raad van Stichtse Vecht.”

rvs (gewijzigd) evaluatie Rondom de

De tweede evaluatie is grotendeel gebaseerd op de evaluatie die de omroep zelf heeft opgesteld (bijlage 4). RTV Stichtse Vecht geeft daarin aan dat de gemeenteraad heeft gekozen voor het basismodel, bestaande uit: • Aankondiging van de life-uitzending. • Halfuur duren live voorprogramma met interviews. • Gemeentestream life uitzenden. • Gebruik van twitterfeed #raad03246 in de uitzending. • Interviews tijdens schorsingen. • Afsluiting d.m.v. kort nagesprek met de hoofdrolspelers. Gaande weg is dit uitgebreid met: • Herhaling op zondagmiddag. • Het on demand aanbieden van losse onderdelen op verschillen platformen. Het on demand aanbieden lijkt een zinvolle aanvulling. De omroep zal daar waarschijnlijk wel extra middelen voor vragen. De herhaling op zondagmiddag kan dan wel vervallen

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 0346 25 40 00 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Vanaf eind augustus wordt nog een enquête onder raadsleden de raadsleden gehouden. De resultaten zullen voor de bespreking in de commissie bekend worden gemaakt. De omroep geeft aan dat on demand beschikbaarstelling het bereik zal verhogen, maar dat het 4 uur per week vergt. De integrale herhaling op zondag kost 8 uur vrijwilligersinzet. 3. Evaluatie overige punten communicatieplan raad In het communicatieplan raad worden 8 acties benoemd. Het programma Rondom de Raad is actiepunt 5. Hieronder worden de overige actiepunten geëvalueerd. 1. Digitale Nieuwsbrief De gemeente heeft een wekelijkse digitale nieuwsbrief met circa 2.450 volgers. Besloten is om geen aparte nieuwsbrief van de raad uit te brengen omdat: - Het aantal berichten beperkt is, variërend van 1 tot maximaal 4 per week. - De geïnteresseerde inwoner geen onderscheid zal maken tussen berichten van het college en van de raad. De nieuwsberichten bestaan uit: - Aankondigingen van nieuwswaardige onderwerpen van de commissies en de raad. - Verslaglegging van de besluitvorming in de raad in de vorm van een nieuwsbericht. 2. Eigen website voor gemeenteraad Door de invoering van het nieuwe bestuursinformatiesysteem van GemeenteOplossingen beschikt de gemeenteraad over een eigen website. De gegevens van de raadsleden zijn daar overzichtelijk samengebracht, inclusief de nevenfuncties, die men zelf kan aanpassen.

Nieuw is de link met de sociale media die raadsleden gebruiken. Er zijn nog weinig raadsleden die gebruik maken van de mogelijkheid om hun motivering voor het raadslidmaatschap te vermelden. 3. Facebookpagina gemeenteraad Onderzocht is of het zinvol is een stand alone Facebook pagina voor de gemeenteraad op te zetten. Tijdens een bijeenkomst raadscommunicatie met communicatiemedewerkers van griffies van andere gemeenten is gebleken dat dit met name bij de kleine en middelgrote gemeenten weinig draagvlak heeft en voor veel gemeenteraden geen direct voordeel biedt. Op dit moment worden de berichten en evenementen van de gemeenteraad Stichtse Vecht gedeeld via de reguliere Facebookpagina en andere social media kanalen van de gemeente Stichtse Vecht. Dit heeft tot effect dat meer inwoners op de hoogte worden gebracht van de bezigheden van de gemeenteraad, ook de mensen die (on)bewust niet politiek betrokken zijn. 4. Gemeenteraad in beeld Vanaf 19 december 2017 worden de gemeenteraadvergadering als beeldverslag op internet en via RTV Stichtse Vecht uitgezonden. Daarvoor zijn de camera’s die bestemd zijn voor de nieuwe raadzaal in 4-en-1 opgehangen. Door het feit dat de raadzaal elke maand opnieuw moet worden ingericht, leverde de camera instelling eerste maanden problemen op. De kwaliteit van het beeldverslag is inmiddels uitstekend en wordt goed gewaardeerd door kijkers.

Pagina 3 van 5

raad en communicatieplan raad/HJ3

6. Hashtag #SV Tijdens de uitzendingen van Rondom de Raad wordt door RTV Stichtse Vecht de hashtag #Raads0346 gebruikt op twitter. Middels deze hashtag kunnen raadsleden en inwoners online commentaar leveren op de raadsvergadering. Daarom is afgezien van een aparte hashtag van de raad. Tijdens de vergadering wordt er vooral van gebruik gemaakt. In totaal is er sinds december 2017 tot en met maart 2018 958 keer gebruik van gemaakt is. Aandachtspunt blijft wel dat raads- en

rvs (gewijzigd) evaluatie Rondom de

5. Programma Rondom de Raad Zie paragraaf 2.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 0346 25 40 00 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

commissieleden zich wel aan een bepaalde etiquette moeten houden. Soms wordt er negatief gereageerd op insprekers. 7. Vooruitblik op de raad Om de gemeenteraad en het programma Rondom de Raad onder de aandacht te brengen is onder andere social media ingezet. Het voordeel is dat dit nagenoeg geen kosten met zich meebrengt en een groot aantal volgers binnen de doelgroep bereikt. De volgende social media kanalen zijn ingezet: Facebook, Twitter en YouTube. Daarnaast worden goede relaties onderhouden met de schrijvende pers. Persberichten worden overgenomen en zorgen voor zowel off-, als online bereik. Minimaal één keer per week stuurt de griffie een weekaankondiging naar de pers. Tevens worden op de website van Gemeente Stichtse Vecht nieuwsitems geplaatst. In het afgelopen jaar ontbraken de middelen en de tijd om zelf filmpjes te maken. In september zal daar mee worden geëxperimenteerd. Daarnaast zal RTV Stichtse Vecht gevraagd worden eenmalig als pilot een vooruitblik te produceren. 8. Webcare raadsgriffie Er komen nauwelijks reacties via de webcaretool OBI4WAN bij de gemeente binnen via sociale media die behandeld moeten worden door de griffie of moeten worden doorgezonden naar de raadsfracties. Binnen de gemeente wordt sinds september 2017 gewerkt met de TamTam waarbij een analyse wordt gemaakt van de berichten op sociale media over de gemeente.

De berichten hebben grotendeels betrekking op de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Besproken zal worden hoe de raad hierover kan worden geïnformeerd. Conclusies 1. Gezien de positieve evaluatie doorgaan met het basisprogramma Rondom de Raad. Het oordeel is aan de raad over de uitbreiding met de on demand uitzending. 2. De overige punten van het communicatieplan verlopen globaal conform planning, zijn op basis van de ervaringen aangepast en moeten voor een beperkt deel nog worden geïmplementeerd. Commissiebehandeling De fracties zien dat het Programma ‘Rondom de raad’ bijdraagt aan betrokkenheid van de inwoners bij de politiek en de zichtbaarheid van de raad. Zij zijn voor het continueren van het programma ‘Rondom de raad’ en voor uitbreiding van het on demand uitzenden (pilot voor 1 jaar), hiervoor moet financiële dekking worden gezocht. De raad hoeft geen eigen facebook, website etc. maar het aandeel van de raad in de reguliere communicatie van de gemeente moet worden verhoogd (nieuwsbrief, facebook).

Pagina 4 van 5

raad en communicatieplan raad/HJ4

Financiën en risico’s De kosten voor het programma Rondom de Raad bedragen € 1.000 per uitzendavond. Als de raad besluit dat het programma gecontinueerd wordt, moet er met ingang van 2019 structureel € 10.000 in de begroting van 2019 worden opgenomen. Dit is niet in de programmabegroting 2019 opgenomen. Daarnaast is een extra bedrag nodig voor “on demand” uitzendingen. RTV Stichtse Vecht moet daar nog een kostenopgave voor doen. De dekking moet primair worden gezocht binnen de budgetten van de raad en de griffie. Mogelijkheden die onderzocht kunnen worden, zijn:

rvs (gewijzigd) evaluatie Rondom de

Communicatie Het griffie informeert de bevolking via de Nieuwsbrief van de gemeente en met een persbericht via de lokale pers.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 0346 25 40 00 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

-

beperking van het aantal commissieleden van 3 naar 2 leden per fractie besparingen op het werkbudget van de raad, met name i.v.m. minder uitgaven voor het raadsinformatiesysteem. Indien deze beide mogelijkheden onvoldoende dekking opleveren of ongewenst zijn, resteert als dekkingsmogelijkheid het eenmalig verlagen van de post Onvoorzien. Deze bedraagt € 100.000. De raad moet bij de begroting een amendement indienen voor continuering van Rondom de Raad. Daarbij moet worden aangegeven dat het college het verzoek krijgt om dit m.i.v. de begroting 2019 structureel in de Meerjarenbegroting op te nemen. Voor de pilot met on demand uitzending moet een incidenteel bedrag worden opgenomen. Voor de zomer 2019 moet deze pilot worden geëvalueerd. De griffier zal de raad ondersteunen bij het formuleren van het amendement en het aangeven van de dekking. De overige personele en materiële kosten van het communicatieplan van de raad bedragen € 21.400. Deze kosten zijn structureel opgenomen in de programmabegroting.

29 augustus 2018

raad en communicatieplan raad/HJ5

Pagina 5 van 5

rvs (gewijzigd) evaluatie Rondom de

De Griffier, J.A. Hekman