4. RANU Ontwerp begroting 2027
Tekst van het document
2026
2027
2028
2029
2030
€ Stand per 1 januari Storting Onttrekking Stand per 31 december
0 475 0 475
475 0 0 475
475 0 0 475
475 0 0 475
475 0 0 475
475 0 0 475
Bestemmingsreserve Erfgoed In 2025 heeft het bestuur besloten een bestemmingsreserve Erfgoed te vormen voor 2026. Aanleiding hiervoor is dat in de begroting 2026, mede in verband met het zogenoemde ‘ravijnjaar’, geen structureel budget is opgenomen voor erfgoed- en publieksactiviteiten. Tegelijkertijd is vastgesteld dat deze activiteiten behoren tot de reguliere taakuitvoering van het RANU en het bestuur tevreden is over de activiteiten en het belang ziet om deze verder te ontwikkelen ter versterking van de wettelijke taken. Om een onderbreking in deze ontwikkeling te voorkomen, is besloten een eenmalige bestemmingsreserve van € 10.000 te vormen, gefinancierd uit een incidentele meevaller in 2025. De bestemmingsreserve Erfgoed wordt in 2027 aangevuld op basis van de resultaatbestemming 2025. Deze reserve is bedoeld voor het dekken van erfgoed- en publieksactiviteiten in de periode 2027–2031. Met deze reserve wordt ruimte gecreëerd om verdere ervaring op te doen met de omvang en aard van deze activiteiten, zonder deze direct structureel in de begroting op te nemen. Op basis van de inzet in deze periode kan worden bepaald welk structureel niveau passend is. 2025
2026
2027
2028
2029
2030
50.000 0 0 -10.000 40.000
40.000 0 0 -10.000 30.000
30.000 0 0 -10.000 20.000
€ Stand per 1 januari Resultaat vorig jaar Toevoeging Besteding Stand per 31 december
0 0 10.000 0 10.000
10.000 50.000 0 0 60.000
60.000 0 0 -10.000 50.000
Bestemmingsreserve Jubileumjaar 2027 In 2027 bestaat het Regionaal Archief 30 jaar. Ter ondersteuning van de daarmee samenhangende activiteiten wordt een bestemmingsreserve gevormd vanuit de resultaatbestemming 2025. Deze reserve heeft een incidenteel karakter en is uitsluitend bedoeld voor de dekking van kosten die samenhangen met het jubileumjaar.
51
2025
2026
2027
2028
2029
2030
€ Stand per 1 januari Resultaat vorig jaar Toevoeging Besteding Stand per 31 december
0 0 0 0 0
0 30.000 0 0 30.000
30.000 0 0 -30.000 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
Bestemmingsreserve Demping gemeentelijke bijdrage De bestemmingsreserve Demping gemeentelijke bijdrage wordt gevormd vanuit de resultaatbestemming 2025. Deze reserve is bedoeld om de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage in 2027 en 2028 incidenteel te dempen. De inzet van deze reserve heeft een tijdelijk karakter en wordt in 2027-2028 geheel afgebouwd, zoals zichtbaar in de meerjarenraming. De reserve leidt niet tot structurele verlaging van de lasten. 2025 Stand per 1 januari Resultaat vorig jaar Toevoeging Besteding Stand per 31 december
2026 0 0 0 0 0
0 181.614 0 0 181.614
2027 181.614 0 0 -90.807 90.807
2028 €
90.807 0 0 -90.807 0
2029
2030 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
52
53
III – Paragrafen
54
8. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RANU in staat is om financiële risico’s en onverwachte tegenvallers op te vangen. Het betreft de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de risico’s die de organisatie loopt. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat voornamelijk uit de algemene reserve en is daarmee beperkt in omvang. Deze reserve kan worden ingezet om incidentele afwijkingen in de exploitatie op te vangen. Gezien de beperkte omvang van de organisatie is de financiële weerstandscapaciteit van het RANU relatief beperkt. De deelnemende gemeenten blijven op grond van de Gemeenschappelijke Regeling verantwoordelijk voor het waarborgen van de financiële continuïteit.
9. Risicoparagraaf Het RANU heeft te maken met een aantal strategische, operationele, financiële en compliance risico’s. Deze hangen samen met de aard van de organisatie, de fysieke en digitale archiefopgaven en externe ontwikkelingen zoals wetgeving en huisvesting. De belangrijkste risico’s zijn hieronder weergegeven. a. Capaciteit archiefbewaarplaats en klimaatinstallaties Het RANU is op grond van de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling aangewezen als archiefbewaarplaats. Onvoldoende capaciteit raakt daarmee direct aan de naleving van wettelijke verplichtingen. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat blijvend te bewaren archieven na de wettelijke termijn moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Begin 2024 bevond zich circa 4,5 kilometer archief in de depots. De archiefbewaarplaats heeft in 2025 de maximale capaciteit bereikt. Terwijl op basis van inventarisaties de behoefte bestaat aan circa 2.500 strekkende meter extra capaciteit. De uitbreiding van de archiefbewaarplaats (optopping) is vertraagd ten opzichte van de oorspronkelijke planning. Waar eerder werd uitgegaan van oplevering in 2025 en later medio 2026, wordt op basis van de huidige inzichten uitgegaan van realisatie in het voorjaar van 2027. Als gevolg hiervan kunnen gemeenten hun archieven momenteel niet overbrengen naar de archiefbewaarplaats.
Dit belemmert de naleving van de wettelijke overbrengingstermijnen en heeft ook gevolgen voor de tijdige openbaarmaking en beschikbaarstelling van archieven. Daarnaast functioneert de klimaatinstallatie in de depots structureel niet naar behoren. Hierdoor ontstaan risico’s voor de bewaarcondities van archiefmateriaal, met name door schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid, die op termijn kunnen leiden tot aantasting van archiefstukken. De tijdelijke maatregelen die zijn getroffen bieden geen structurele oplossing en leiden bovendien tot beperkingen in de afsluitbaarheid van de depots, wat risico’s met zich meebrengt voor veiligheid en beheer. Daarnaast is bekend dat onderdelen van de installatie vanaf 2027 niet meer leverbaar zijn, waardoor het risico op uitval en het niet kunnen herstellen van storingen toeneemt. Vervanging van de installaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder en was voorzien in samenhang met de uitbreiding van de archiefbewaarplaats. Door de vertraging in dit traject is ook de vervanging van de klimaatinstallaties op korte termijn onzeker geworden. De combinatie van deze factoren vormt een belangrijk operationeel en compliance-risico voor het RANU en de deelnemende gemeenten. Het RANU is voor een structurele oplossing afhankelijk van de voortgang bij de verhuurder.
In de tussentijd wordt ingezet op monitoring en beheer om de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Het bestuur heeft over beide onderwerpen in december 2025 het college van de gemeente Stichtse Vecht als eigenaar schriftelijk verzocht om nadere afspraken over planning, uitvoering en structurele oplossingen. Dit risico ligt grotendeels buiten de directe beïnvloedingssfeer van het RANU. b. Achterstanden in toegankelijkheid van archieven Uit een in 2022 uitgevoerde inventarisatie blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven niet voldoet aan de wettelijke eis van een goede, geordende en toegankelijke staat. Deze achterstanden zijn ontstaan bij de overdracht van archieven, waarbij destijds onvoldoende afspraken zijn gemaakt over materiële staat en metadata. 55
In 2025 is, conform de meerjarenplanning en begroting, gestart met het wegwerken van deze achterstanden. In het eerste uitvoeringsjaar is voortgang gerealiseerd en zijn de eerste archieven bewerkt en toegankelijk gemaakt. Op basis van eerdere berekeningen wordt uitgegaan van een doorlooptijd van circa tien jaar. De uitvoering van dit traject kent echter onzekerheden. De omvang en complexiteit van de werkzaamheden kunnen in de praktijk afwijken van de oorspronkelijke inschatting, wat gevolgen kan hebben voor doorlooptijd en kosten. Daarnaast is de uitvoering afhankelijk van de beschikbaarheid van specialistische kennis en capaciteit. Het risico bestaat dat archieven gedurende langere tijd niet voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen, waardoor de raadpleegbaarheid en bruikbaarheid voor gemeenten, inwoners en onderzoekers beperkt blijft. Om dit risico te beheersen wordt gewerkt met een meerjarige planning en wordt de voortgang periodiek gemonitord. c. Onzekerheid over huisvestingskosten (demarcatie) Sinds 2020 bestaat er onzekerheid over de verdeling van verantwoordelijkheden voor groot en klein onderhoud (demarcatie) tussen verhuurder en huurder(s). Deze demarcatie is noodzakelijk om de servicekosten en huisvestingslasten structureel en correct te kunnen ramen. Hoewel de demarcatie aanvankelijk gepland stond voor 2024, is deze per begin 2026 nog niet vastgesteld.
In 2025 is door de verhuurder gestart met het traject, maar dit heeft nog niet geleid tot een concreet en volledig uitgewerkt voorstel, onder meer doordat een actueel overzicht van de installaties en onderhoudsverantwoordelijkheden ontbreekt. Het ontbreken van duidelijkheid over de demarcatie leidt tot aanhoudende onzekerheid in de meerjarenraming van de huisvestingskosten. Daarnaast bestaat het risico dat toekomstige onderhouds- en vervangingskosten niet tijdig of onvolledig worden voorzien, wat kan leiden tot financiële tegenvallers. Het RANU is voor de oplossing van dit vraagstuk afhankelijk van de voortgang bij de verhuurder. Om dit risico te beheersen wordt actief gestuurd op het maken van afspraken met de verhuurder over de verdeling van onderhoud en kosten. d. Beperkte verzekering archieven en collecties Het RANU heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructieverzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd. Per 1 januari 2026 heeft het RANU verschillende verzekeringen afgesloten voor de bedrijfsvoering. Voor de archieven en collecties in de depots is echter, in lijn met het beleid van de deelnemende gemeenten, geen reconstructieverzekering afgesloten. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd.
Het ontbreken van een reconstructieverzekering betekent dat bij een calamiteit (zoals brand of waterschade) de schade aan archieven en collecties niet financieel kan worden gecompenseerd. Dit risico wordt als beperkt ingeschat, gezien de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen op grond van de Archiefregeling en de aanwezige beveiligings- en beheersmaatregelen. Het RANU beschikt over een door Gedeputeerde Staten goedgekeurde archiefbewaarplaats (2009), voorzien van onder meer klimaatbeheersing, brand- en inbraaksignalering en waterdetectie. Daarnaast is een collectiehulpverleningsplan opgesteld, waarin prioriteiten zijn vastgelegd voor het veiligstellen van archieven bij calamiteiten. Hoewel de kans op schade wordt beperkt door deze maatregelen, blijft het restrisico bestaan dat onherstelbaar verlies van archiefmateriaal optreedt. Om dit risico te beheersen worden preventieve maatregelen toegepast, zoals beveiliging, klimaatbeheersing en een calamiteitenplan. e. Onzekerheid rond wijziging Archiefwet. De voorgenomen wijziging van de Archiefwet is op het moment van opstellen van dit verslag nog niet door de Eerste Kamer vastgesteld. De datum van inwerkingtreding is daarmee onzeker.
De voorgestelde wetswijziging bevat ingrijpende aanpassingen, waaronder de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar en de overgang van een documentgericht naar een informatiegericht stelsel. Deze wijzigingen zijn gericht op het eerder beschikbaar stellen van overheidsinformatie en sluiten aan bij de verdere digitalisering van de informatiehuishouding.
56
De exacte gevolgen voor de taakuitvoering van het RANU zijn op dit moment nog niet volledig te overzien. Met name de impact van de stelselwijziging naar een informatiestelsel kan gevolgen hebben voor processen rond beheer, overbrenging en beschikbaarstelling van archieven. Het RANU volgt de ontwikkelingen actief en bereidt zich, samen met de deelnemende gemeenten, voor op mogelijke aanpassingen in werkwijze en capaciteit. f. Toename exploitatiekosten door depotuitbreiding De uitbreiding van de depots brengt naar verwachting extra exploitatiekosten met zich mee, zoals hogere lasten voor beheer, onderhoud en energieverbruik. De exacte omvang van deze kosten is op dit moment echter nog niet te voorzien. Aanvullende kosten zullen in volgende begrotingen waar nodig worden meegenomen. Om dit risico te beheersen worden de financiële gevolgen betrokken bij de meerjarenraming en toekomstige begrotingen. De financiële gevolgen van de geïdentificeerde risico’s worden, voor zover deze kwantificeerbaar zijn, betrokken bij de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen van het RANU is beperkt en bestaat voornamelijk uit de algemene reserve.
Indien zich risico’s voordoen die niet binnen de beschikbare weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen, zijn de deelnemende gemeenten op grond van de Gemeenschappelijke Regeling verantwoordelijk voor het waarborgen van de financiële continuïteit. Het algemeen bestuur kan in dat geval besluiten een eventueel tekort te verdelen over de deelnemende gemeenten, naar rato van hun bijdrage aan de exploitatie. De gemeenten worden gedurende het jaar actief geïnformeerd over relevante financiële ontwikkelingen, zodat waar nodig tijdig bestuurlijke maatregelen kunnen worden getroffen.
10. Onderhoud Kapitaalgoederen Beleidskader en financiële consequenties Het RANU is gehuisvest in een gehuurd pand. De verhuurder is verantwoordelijk voor het groot onderhoud en de gebouwgebonden installaties. Het dagelijks onderhoud en het gebruik van het gebouw komen voor rekening van het RANU. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI). De kosten voor energie en water worden op basis van verbruik afgerekend. De exacte verdeling van onderhouds- en servicekosten tussen verhuurder en huurder (demarcatie) is nog niet volledig vastgesteld. Dit betekent dat de raming van de huisvestingslasten op onderdelen onzeker blijft. De verwachting is dat hierover in 2026 nadere afspraken worden gemaakt. Daarnaast wordt gewerkt aan de uitbreiding van de archiefbewaarplaats. Deze uitbreiding is noodzakelijk om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke verplichting tot het opnemen van over te brengen archieven. De realisatie is vertraagd ten opzichte van de oorspronkelijke planning. Op basis van de huidige inzichten wordt uitgegaan van ingebruikname in 2027. De uitbreiding van de archiefbewaarplaats leidt naar verwachting tot een structurele toename van de huisvestingslasten, onder meer door hogere kosten voor beheer, onderhoud en energie. Deze effecten zijn, voor zover bekend, verwerkt in de meerjarenbegroting.
De risico’s die samenhangen met huisvesting, onderhoud en de uitbreiding van de archiefbewaarplaats zijn nader toegelicht in de risicoparagraaf.
11. Financiering De activiteiten van het RANU worden vrijwel volledig gefinancierd door bijdragen van de deelnemende gemeenten, bestaande uit een vaste bijdrage voor basistaken en aanvullende bijdragen voor plustaken. Aanvullende opbrengsten bestaan uit werkzaamheden in opdracht, dienstverlening en beperkte overige inkomsten. De deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een bijdrage op basis van de vastgestelde begroting. De mogelijkheden om eigen inkomsten te genereren zijn beperkt, mede door wetgeving omtrent hergebruik van overheidsinformatie. 57
12. Bedrijfsvoering Beleidskader De bedrijfsvoering van het RANU is gericht op een doelmatige en rechtmatige uitvoering van de wettelijke en aanvullende taken, binnen de kaders van de Gemeenschappelijke Regeling en de beschikbare financiële middelen. De begroting is gebaseerd op de taakveld zoals uitgewerkt in de toekomstverkenning en de daarop gebaseerde meerjarige visie op de taakuitvoering en organisatieontwikkeling. Personeel en organisatie Het personeel is in dienst van het RANU. De organisatie is verantwoordelijk voor het eigen personeelsbeleid en de uitvoering van de salarisadministratie, waarbij gebruik wordt gemaakt van externe dienstverlening. De personele inzet wordt afgestemd op de uitvoering van de wettelijke taken en de ontwikkeling van de organisatie, binnen de beschikbare financiële kaders. Informatiebeheer en informatiebeveiliging Het RANU is verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer en de naleving van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en privacywetgeving. Voor informatiebeveiliging worden passende maatregelen getroffen, gericht op het beschermen van zowel de bedrijfsvoeringsinformatie als de archieven en collecties. Financieel beheer De financiële administratie wordt uitgevoerd met ondersteuning van een externe dienstverlener.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het financieel beheer en de rechtmatige en doelmatige besteding van middelen, conform de geldende wet- en regelgeving en de financiële verordening. Bij inkoop en aanbesteding handelt het RANU conform de geldende wet- en regelgeving. Het inkoopbeleid sluit aan bij het inkoopbeleid van de deelnemende gemeenten. Daarbij wordt gestuurd op rechtmatigheid, doelmatigheid en transparantie. Automatisering De kantoorautomatisering en archiefsystemen zijn grotendeels uitbesteed. Het functioneel beheer wordt intern uitgevoerd, terwijl het technisch beheer extern is belegd. Hiermee wordt geborgd dat systemen betrouwbaar functioneren en aansluiten bij de eisen van de organisatie. Huisvesting Het RANU huurt het pand waarin het is gevestigd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex. De verdeling van onderhoudslasten tussen verhuurder en huurder is onderwerp van nadere afspraken. De financiële gevolgen en risico’s die hiermee samenhangen zijn toegelicht in de betreffende paragrafen. Erfgoedactiviteiten Erfgoed- en publieksactiviteiten maken onderdeel uit van de reguliere taakuitvoering. Voor aanvullende activiteiten wordt, indien nodig, gebruik gemaakt van externe financiering. Overige activiteiten Het RANU biedt beperkte aanvullende dienstverlening, waaronder de verkoop van archiefmaterialen en publicaties.
Duurzaamheid Het RANU draagt binnen zijn mogelijkheden bij aan duurzaam gebruik van middelen en energie, mede in relatie tot de huisvesting en bedrijfsvoering.
58
59
Colofon Breukelen, 20 april 2026 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.regionaalarchiefnoordwestutrecht.nl Tekst: Regionaal Archief Noordwest Utrecht Foto’s: Regionaal Archief Noordwest Utrecht 60