312019001.20.340 Boardletter 2020 Gemeente Stichtse Vecht.pdf

Boardletter 2020 Gemeente Stichtse Vecht

Aan de raad van de gemeente Stichtse Vecht t.a.v. de auditcommissie Postbus 1212 3600 BE MAARSSEN Onderwerp Boardletter 2020 Datum 23 november 2020 Kenmerk 312019001.20.340

Geachte raad, geachte auditcommissie, Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor uw gemeente uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder de aandacht van het college te brengen. In de managementletter d.d. 23 november 2020 met kernmerk 312019001.20.299, die primair bestemd is voor het college en het directieteam, hebben wij onze bevindingen die uit de interim-controle voortvloeien, gerapporteerd en adviseren wij over mogelijke verbeterpunten in de AO/IB. Wij hebben de (concept) managementletter op 11 november 2020 met de directie en op 18 november 2020 met de portefeuillehouder besproken. Met deze boardletter informeren wij u op hoofdlijnen over de uitkomsten van onze controle. Dit verslag geeft de samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen weer die wij met onze managementletter hebben gerapporteerd aan het college. Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van de raad en de auditcommissie van de gemeente Stichtse Vecht en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

A. Booij RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot deze managementletter:

Samenvatting gerapporteerde bevindingen . ............ 1 1. Inleiding ............................................................... 3

Arie Booij Tel: 06 15092689

2. Observaties interne beheersing ............................ 6

Arjan Sallehart Tel: 06 15092694

3. Rechtmatigheidsverantwoording ....................... 11 4. Overige bevindingen .......................................... 14

Samenvatting gerapporteerde bevindingen

312019001.20.340 - 1

Samenvatting gerapporteerde bevindingen Toezicht 

Het college is actief bezig met het versterken van de interne beheersing. Prosessen worden beoordeeld en waar nodig geactualiseerd. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn heeft haar aandacht.



Maak interne beheersing een verantwoordelijkheid van de hele organisatie.



Monitor frauderisico’s en bespreek deze regelmatig met het college.



Bespreek periodiek de opvolging van belangrijke adviezen uit de accountant- en VIC-rapportages met het college. Daarmee stuurt u samen op de voortgang van de realisatie van aanbevelingen uit voorgaande controles en wordt de kwaliteit van de bedrijfsvoering verder verbeterd.



Verdere mogelijkheden tot professionalisering van de interne controle staat bij het college op de planning en zal meelopen in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording.

Processen

Ontwikkelingen 

Met ingang van het verslagjaar 2021 zal uw college zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen wordt in uw jaarrekening. Daarmee wordt zelfstandig verantwoording afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.



Het college heeft diverse stappen in de goede richting gezet, maar dient er ook nog een aantal te nemen. Te denken valt aan de volgende punten: o Het opstellen c.q. actualiseren van het intern controleplan; o Het voorstellen c.q. vaststellen van de verantwoordingsgrens; o Opstellen en afstemmen van het normenkader; en o Afstemmen van de risicoanalyse, de aanpak interne controle en de beoogde verantwoordingstekst.

Risico’s en aandachtspunten jaarrekening

Wij hebben de volgende bevindingen met het college gedeeld:   Werk een uitvoeringsinstructie voor de prestatielevering nader uit.  Maak interne controles in de processen zichtbaar.  Het college zal aanvullende werkzaamheden uit moeten voeren om de  rechtmatigheid van subsidielasten (als gevolg van de COVID-19 pandemie) vast te kunnen stellen.  Risico op onjuiste verwerking mutaties in crediteurenstambestand aanwezig. Wij hebben vernomen dat hiervoor inmiddels maatregelen zijn getroffen.

Ook over 2020 is sprake van afwijkingen van EU-aanbestedingsregels. Het college heeft de fout over het eerste halfjaar van 2020 inzichtelijk gemaakt en deze bedraagt € 3,9 miljoen. De verantwoording en controle van de Tozo-bestedingen (inclusief de uitvoeringskosten) verdient de aandacht.

312019001.20.299 - 1

Inleiding

312019001.20.340 - 2

1. Inleiding Onze controleaanpak is risicogericht

Wij hebben de opdracht gekregen de jaarrekening 2020 van uw gemeente te controleren. Als onderdeel van deze opdracht hebben wij in oktober en november 2020 de interim-controle uitgevoerd. De belangrijkste, bestuurlijk relevante, bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van onze interim-controle zijn in deze boardletter opgenomen. De aangelegenheden waarover wij rapporteren, zijn beperkt tot die tekortkomingen of aandachtspunten die wij tijdens de controle hebben onderkend en waarvoor wij tot de conclusie komen dat deze voldoende belangrijk zijn om aan u te worden gerapporteerd. In hoofdstuk 2 geven wij een samenvatting van de aan het college gerapporteerde bevindingen. In hoofdstuk 3 gaan wij in op de benoemde speerpunten voor de controle 2020 voor zover bij de interim geraakt. In hoofdstuk 4 ten slotte gaan wij nader in op de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van 2021 door het college moet worden opgesteld en in de jaarrekening moet worden opgenomen.

Aandachtspunten voor controle en rapportage

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal aandachtspunten, die een verhoogd risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. Deze risicogebieden zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming, welke wij op 28 september 2020 met uw auditcommissie hebben besproken, betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich ook voordoen, maar is enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan zullen besteden. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft uw college voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons tijdens de interim-controle gericht op de opzet en het bestaan van de door het college ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. De met u besproken risicogebieden en aandachtspunten zijn:   

 



Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden) en de relatief grote omvang van uw activaportefeuille. De waardering en risicoschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. De verantwoording en waardering van onderhoudsvoorzieningen in relatie tot de aan- of afwezigheid van actuele beheerplannen, de waardering van de voorziening voor wethouders pensioenen en de waardering van de diverse voorzieningen voor oninbare debiteuren (regulier, belastingen en sociale zaken). Uw fiscale positie in het kader van de Vpb. Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeente. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren. 312019001.20.340 - 3

    

De naleving van het BBV Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2019 gerapporteerde onzekerheden. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college (over 2021).

In deze boardletter rapporteren wij over de onderwerpen waarvan wij het belangrijk vinden die u in het kader van uw kaderstellenden en toezichthoudende rol te informeren.

Aandachtspunten Raad en Auditcommissie

Op 28 september 2020 hebben wij, in een pre-auditmeeting, de focus van de controle 2020 met de auditcommissie afgestemd. Op basis van de uitkomsten van deze bespreking, de aandachtspunten uit voorgaande controles en de actuele ontwikkelingen zijn de speerpunten voor de uitvoering van onze controle over het jaar 2020 bepaald. U heeft ons voor het jaar 2020 verzocht om in aanvulling op bovenstaande aandachtspunten, ook specifiek aandacht te besteden aan de verantwoording van “corona-gerelateerde kosten (met als doel de maximale dekking van extra rijksgelden hier tegenover). Aan dit onderwerp besteden wij bij de controle van de jaarstukken aandacht. Over onze eventuele bevindingen zullen wij u met ons accountantsverslag op de hoogte brengen. Daarnaast heeft u ons gevraagd extra aandacht aan het inkoopproces te besteden, waarbij u het van belang vindt om geïnformeerd te worden over de verbetermogelijkheden in het proces. In deze boardletter informeren wij u (in hoofdstuk 2) over onze bevindingen.

Materialiteit

De materialiteitsbepaling bij de gemeente Stichtse Vecht is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en op het door uw gemeenteraad op 5 maart 2019, met registratienummer Z/19/152066-VB/19/94439, vastgestelde “Controleprotocol jaarrekening gemeente Stichtse Vecht”. Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de lasten inclusief stortingen in reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief stortingen in reserves. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2020. Wanneer de jaarrekening 2020 beschikbaar is, zullen wij onze materialiteitbepaling op basis van de werkelijke cijfers over 2020 herzien. Bij de interim-controle is derhalve uitgegaan van:

Bron: begroting 2020

Fouten

Onzekerheden € 1.360.000

€ 4.080.000

Voor de controle op naleving van de WNT hanteren wij een lagere materialiteit. Deze specifieke materialiteitsberekening is verplicht gesteld vanuit het controleprotocol WNT. 312019001.20.340 - 4

Observaties interne beheersing

312019001.20.340 - 5

2. Observaties interne beheersing Het college is actief bezig met het versterken van de interne beheersing

Voor het plannen van de rechtmatigheidscontroles is het van belang dat het college een actueel inzicht heeft in de opzet en het bestaan van de interne beheersing voor de belangrijke (financiële) processen. In 2020 zijn de procesmatrices voor de materiële processen door de eerste lijn geactualiseerd en heeft het Team Audit hier een review op uitgevoerd. Niet alle procesbeschrijvingen zijn op het gewenste niveau, maar er zijn zeker ‘’best-practices’’ aan te wijzen. Dit is nog een aandachtspunt in het kader van het Project Processen 2020. Wij hebben, net als het Team Audit, suggesties voor verdere verbeteringen in de beschrijvingen waarmee (nog) concreter vastgelegd kan worden welke beheersmaatregelen (en hoe) worden uitgevoerd. Omdat het college (en wij) de ambitie hebben in de toekomst meer te gaan steunen op beheersmaatregelen komt de lat voor de beschrijvingen logischerwijze steeds wat hoger te liggen. Het is en blijft van belang dat de gehele organisatie beseft dat interne beheersing ook een aandachtspunt van de gehele organisatie is. De ambitie van het college is om de interne beheersing verder door te laten ontwikkelen. Daarbij moet het Team Audit als sluitstuk door de organisatie worden gezien en niet als “laatste redmiddel”.

De verantwoordelijkheid voor het actueel houden van de procesbeschrijvingen zou wat ons betreft nadrukkelijker bij het lijnmanagement mogen komen te liggen. Zij zijn immers de eigenaar van het proces en moeten ervoor zorgen dat de beheersmaatregelen (controls) voldoende robuust beschreven worden.

Monitor de frauderisico’s en voer hierover periodiek het gesprek met het college

Wij hebben het college vorig jaar geadviseerd om, als onderdeel van haar verantwoordelijkheid hierin, een frauderisicoanalyse op te stellen, deze regelmatig te actualiseren en ook te bespreken met de auditcommissie. Daarbij hebben wij ook handvatten gegeven hoe dit vormgegeven zou kunnen worden. Vooralsnog vinden wij (qua resultaat) dat hier onvoldoende progressie is gemaakt. In het afgelopen jaar is wel gestart met de ambtelijke voorbereiding en het opstellen van een eerste frauderisicoanalyse. Vanuit de eerste inventarisatie volgt dan de beoordeling hoe het college dit verder wil betrekken bij de verbijzonderde interne controle. De uitkomsten van deze eerste analyse zullen op termijn daartoe eerst worden vastgesteld door de directie en daarna met het college worden gecommuniceerd. Wij hebben het college geadviseerd dit proces, waar mogelijk, te versnellen en nog dit jaar tot een eerste opzet van een frauderisicoanalyse te komen die ook met u gedeeld kan worden. Wij willen benadrukken dat het van belang is en blijft dat het college regelmatig (minimaal eens per jaar) met de raad (via de audit commissie) een gesprek over frauderisico’s voert. Dit is nodig om de raad te ondersteunen in haar toezichthoudende functie en om de raad te helpen in haar verantwoordelijkheid met betrekking tot fraudepreventie en beheersing.

Daarvan is immers een onderdeel dat de Raad vast kan stellen dat het college conform uw financiële verordening een toereikende interne beheersing heeft opgezet

312019001.20.299 - 6

om (fraude) risico’s te ondervangen. Een (actuele) frauderisicoanalyse kan ons inziens een sterk hulpmiddel zijn om de frauderisico’s te monitoren en periodiek te evalueren of de interne beheersmaatregelen nog voldoende effectief zijn om frauderisico’s naar een (door u gedefinieerd) acceptabel en door u geaccepteerd niveau te verlagen.

Bespreek periodiek de opvolging van belangrijke adviezen uit de accountant- en VICrapportages

In de managementletters en accountantsverslagen van voorgaande jaren, maar ook in interne controleverslagen, zijn aanbevelingen opgenomen om de bedrijfsvoering te versterken en de risico’s te verminderen. Recent (september 2020) heeft het college inzicht in de opvolging van de bevindingen gegeven die in de managementletter 2019 en het accountantsverslag 2019 zijn opgenomen. Ook zijn daar de bevindingen uit de (verbijzonderde) interne controle in meegenomen. Deze rapportage geeft daarmee een goed inzicht in de opvolging van eerder gedane aanbevelingen. Het monitoren van de follow-up van alle controlebevindingen (dus uit interne en externe controles) is een sterke beheersmaatregel. Uiteraard moet, binnen een bepaald reëel tijdspad, sprake zijn van progressie. De huidige rapportage van het college kan daarin zeker verder helpen. Van belang is dan dat de verantwoordelijk medewerker voor opvolging van het advies, veelal de proceseigenaren, daarin hun verantwoordelijkheid nemen en sturen op en rapporteren over de realisatie van de verbetermogelijkheden. Wij hebben het college geadviseerd hier afspraken met de proceseigenaren over te maken. Daarnaast vinden wij het van belang dat het college de voortgang van de opvolging van belangrijke adviezen regelmatig op de agenda van de auditcommissie zet.

Niet om alle bevindingen en de opvolging in detail te bespreken (dat is naar onze mening immers iets tussen college en ambtelijke organisatie) maar juist om u het beeld te geven van de stappen die gemaakt worden. Wij vinden dit van belang in het kader van de doorontwikkeling van uw financiële bedrijfsvoering en de verder te plannen en uit te voeren interne controlewerkzaamheden.

Aanbevelingen processen

De belangrijkste opmerkingen op basis van de beoordeling van uw processen zijn als volgt: 



In 2019 heeft het college voor het boekjaar 2020 subsidies aan verschillende instanties toegekend. Aan deze subsidies zijn voorwaarden gesteld. Door het uitbreken van de COVID-19 pandemie heeft niet elke instantie kunnen voldoen aan de prestaties die zijn opgenomen in de subsidiebeschikking. Meerdere gesubsidieerde instellingen hebben het college hier reeds over geïnformeerd en verzocht hier rekening mee te houden bij de subsidievaststelling door geen subsidie terug te vorderen of bijvoorbeeld om de subsidie door te mogen schuiven naar 2021. Wij hebben het college geadviseerd om tijdig (voor de start van de jaarrekeningcontrole) per instelling in kaart te gaan brengen hoe zij met de afwikkeling van subsidies om zal gaan en om per instelling daarmee de gevolgen voor de subsidievaststelling te bepalen. Dit is bepalend voor de wijze van verantwoorden van de lasten of uitgaven in de jaarrekening 2020. Door de corona-uitbraak en de daarop getroffen maatregelen is de zorgverlening (Jeugd en WMO) soms anders gelopen dan gepland was. Het college overweegt het opstellen van een addendum bij de bestaande overeenkomsten om de (extra) corona312019001.20.340 - 7

uitgaven alsnog rechtmatig te maken. Dit is (naast het verlenen van een subsidiebeschikking en finale afrekening) één van de opties die worden genoemd in de notitie van de werkgroep rechtmatigheid van het Rijk en de VNG (Rechtmatigheid en coronamaatregelen in de Jeugdzorg, WMO en PGB). Daarnaast ontwikkelt het college een systeem van “continious monitoring” op de levering van zorg, waarmee ook zekerheid kan worden verkregen. Voor een groot deel zal voor het jaar 2020 nog gebruik gemaakt (moeten) worden van de controleverklaringen die u van de accountants van de zorgaanbieders ontvangt.

Aandachtspunten Raad en Auditcommissie

U heeft ons gevraagd dit jaar extra aandacht te besteden aan het inkoop- en aanbestedingsproces. Op basis van onze tussentijdse controle hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan het college gerapporteerd met betrekking tot:  De onderbouwing van de prestatielevering.  De verwerking van mutaties in het crediteuren-stambestand.  Afwijkingen Europese aanbestedingen. Deze onderwerpen werken wij hierna uit.

De onderbouwing van prestatielevering blijft een aandachtspunt. Recent heeft de commissie BADO hiervoor een notitie geschreven.

Wij hebben het college vorig jaar aanbevolen richtlijnen over het bijvoegen van documentatie over de geleverde prestatie bij een factuur op te stellen. Het belang hiervan wordt onderkend, temeer omdat ook dit jaar moet worden opgemerkt dat het verkrijgen van toereikende informatie over de prestatielevering niet altijd eenvoudig is. De planning van het college is om in de eerste helft van 2021 een project voor het verbeteren van het vastleggen van de prestatielevering af te ronden. Hierin zal risicoanalyse een plaats krijgen. Wij vinden dit een goede ontwikkeling, omdat heldere richtlijnen daadwerkelijk kunnen leiden tot een versterking van de interne beheersing, die ook in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording van het college over 2021 ondersteunend is. Een belangrijke ontwikkeling in dat verband is de op 24 juli 2020 verschenen notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” van de commissie BADO (Bedrijfsvoering en audits gemeenten en provincies). Wij hebben het college geadviseerd deze notitie mee te nemen in de optimalisatie van het proces “van bestellen tot betalen”.

312019001.20.340 - 8

Risico op onjuiste verwerking mutaties crediteuren-stambestand was aanwezig

Het onafhankelijk controleren van wijzigingen in de crediteurenstamgegevens maakt onderdeel uit van het inkoopproces (onderdeel betalen). Het college had geen richtlijnen waarmee de risico’s volledig werden afgedekt. Hiermee loopt zij in opzet het risico dat onterechte mutaties niet (tijdig) worden ontdekt. Wij hebben van de directie vernomen dat u inmiddels richtlijnen heeft gemaakt en uw proces hierop is aangepast.

Afwijkingen Europees Aanbesteden lopen door in 2020

In het kader van de rechtmatigheidscontrole is het onder meer van belang dat het college tijdig vaststelt dat aanbestedingen overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving zijn gedaan. Op grond van het normenkader zijn voor de rechtmatigheidscontrole de Europese aanbestedingen van belang. Uit de uitgevoerde (interne) controlewerkzaamheden voor de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn in 2019 onrechtmatigheden vastgesteld voor een bedrag van € 3.138.000. Naar verwachting zal in 2020 sprake zijn van doorlopende rechtmatigheidsfouten met betrekking tot de uitgaven op contracten die al in 2019 als onrechtmatig zijn bestempeld. Ten tijde van onze interim controle is recent intern een analyse gemaakt over het eerste halfjaar en is een afwijking van € 3.889.000 geconstateerd. Dit betreft naast de fouten van voorgaand jaar ook vier nieuwe fouten. Tevens zijn er afwijkingen van het interne beleid (€ 1.367.000) geconstateerd. Wij hebben nog geen nader onderzoek naar de intern geconstateerde afwijkingen kunnen uitvoeren, maar gelet op de omvang van het bedrag aan afwijkingen van Europese aanbestedingsrichtlijnen (en de kwaliteit van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden over 2019) bestaat er een reëel risico er ook dit jaar afwijkingen zullen zijn die effect hebben op de strekking van de controleverklaring voor het onderdeel rechtmatigheid.

Dit benadrukt dat het aanbestedingsproces blijvend uw aandacht behoeft. Binnen de gemeente Stichtse Vecht is de inkoopfunctie momenteel decentraal belegd. Dit zou één van de oorzaken kunnen zijn dat niet alle contracten volgens de juiste procedure aanbesteed zijn. Wij zien dat het onderwerp zeker uw aandacht heeft en vernamen van Team Audit dat in 2020 volgens de lijn van het in 2019 vastgestelde directievoorstel inkoop en contractmanagement gewerkt wordt. Zo zijn, is ons medegedeeld, om contractmanagement te verbeteren contractbeheerders aangewezen en worden de nieuwe en lopende contracten momenteel geïnventariseerd en op de juiste wijze geregistreerd. In het aanbestedingsproces zijn er tot op heden nog geen veranderingen aangebracht. Dit volgt mogelijk in latere fasen van het implementatieplan. Zolang deze controles nog niet (volledig) geïmplementeerd zijn, stelt het college op basis van controles achteraf nog vast in welke mate de opdrachten rechtmatig zijn aanbesteed. Wij hebben vastgesteld dat het rechtmatigheidsonderzoek op dit moment wordt uitgevoerd, waarbij wij het college geadviseerd hebben de SDO-notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden' toe te passen. Een positieve ontwikkeling is dat wij vernomen hebben dat contracten momenteel centraal worden vastgelegd.

Dat zou het afronden van de spendanalyse kunnen vereenvoudigen.

312019001.20.340 - 9

Rechtmatigheidsverantwoording

312019001.20.340 - 10

3. Rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording: U heeft nog stappen te zetten voor de invoering per 2021

Met ingang van het boekjaar 2021 dient het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening af te geven. Tot en met de jaarrekening 2020 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2021. Het wordt vanaf dan de taak van het college zelf om zich met de rechtmatigheidsverantwoording te verantwoorden aan de gemeenteraad. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het college van burgemeester en wethouders en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt wanneer zij door het college geïnformeerd wil worden. Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen. Als accountant stellen wij vervolgens vast dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. In onze boardletter 2019 en ons accountantsverslag 2019 hebben wij u aangegeven hoe u kunt borgen dat u in 2022 in staat bent om de rechtmatigheidsverantwoording over het jaar 2021 op te stellen. Onder meer adviseerden wij u om een plan van aanpak op te (laten) stellen om te komen tot een collegeverantwoording over de rechtmatigheid vanaf het boekjaar 2021.

Het plan van aanpak voor de rechtmatigheidsverantwoording is op 6 oktober 2020 door het college vastgesteld. Hierin stelt het college voor om de verantwoordingsgrens, die moet liggen tussen de 1% en 3% van de totale lasten van uw gemeente, op 3% te stellen. Dit percentage bepaalt welke grens wordt gehanteerd voor het rapporteren van gevonden fouten in de rechtmatigheidsverantwoording in uw jaarrekening. Dit percentage staat daarmee los van de diepgang van de (interne) controlewerkzaamheden die u dient te verrichten om met voldoende zekerheid te kunnen vaststellen dat alle fouten gevonden worden. Daarvoor blijft een percentage van 1% van de totale lasten van uw gemeente leidend. Belangrijke onderwerpen die voor de komende periode (die deels ook in het plan van aanpak aan bod komen) zijn onder meer:  Het opstellen c.q. actualiseren van een integraal (exploitatie en balans) intern controleplan (organisatie en college)  Het voorstellen c.q. vaststellen van de verantwoordingsgrens (college c.q.

raad)  Opstellen en afstemmen van het normenkader (college en raad)  Afstemmen van de risicoanalyse, de aanpak interne controle en de (mogelijk door de raad en het college gewenste aanvulling op de) voorgeschreven verantwoordingstekst (organisatie, college en accountant) Het college heeft de ambitie een goed onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2021 mogelijk te maken, waarbij de VIC-functie een belangrijke rol zal hebben. Binnen uw gemeente bestaat de – ons inziens zeer terechte- wens om de controles meer in de lijn te laten uitvoeren en minder achteraf door de verbijzonderde controle (zoals nu nog veelal het geval is). Het volledig effectueren van deze omschakeling zal naar verwachting wel enige tijd vergen, omdat dit ook veel van de lijn vergt. Er zal daarom de komende jaren geïnvesteerd moeten worden in de lijn waarbij deze (meer) betrokken moeten worden bij (het oplossen van) geconstateerde verbeterpunten in de processen en interne beheersing. 312019001.20.340 - 11

Wat de voortgang van uw proces verder ingewikkeld maakt, is dat er vanuit de wetgever nog duidelijkheid gegeven moet worden over een aantal zaken. Zo dient, niet geheel onbelangrijk, de gemeentewet op dit onderdeel nog te worden aangepast. Ook zal de commissie BBV vermoedelijk nog komen met een aanpassing van de kadernota rechtmatigheid en zal ook de Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants (NBA) nog een handreiking opstellen voor accountants, waarin zij ingaat op de effecten van de rechtmatigheidsverantwoording op de controlewerkzaamheden. Deze documenten zijn tot op heden niet uitgebracht. Hoewel er signalen de ronde doen dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk wordt uitgesteld, adviseren wij u wel om de voortgang in het proces te bewaken en waar mogelijk te versnellen. Zolang er geen definitief uitstel is, moet uw gemeente “gewoon” klaar zijn om de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen. Wij verwijzen u verder naar de “Notitie rechtmatigheidsverantwoording” van de commissie BADO. In deze notitie heeft de commissie voor de verdere implementatie de volgende globale planning voorgesteld:

2020 – Fase 1

2020 – Fase 2

2021 – Fase 3

Bewustwordingsfas e en ambitie bepalen

Gericht op scope en normenkader

Proefjaar (m.b.t. 2020)

2022 Afgeven rechtmatigheidsverantwoording door college

Wij adviseren u de voortgang van uw proces te monitoren langs de lijn van de hiervoor geschetste planning en adviseren u om de ontwikkelingen te blijven volgen.

312019001.20.340 - 12

Overige bevindingen

312019001.20.340 - 13

4. Overige onderwerpen Aandachtspunten voor de verantwoording en controle Tozo

Door de maatregelen van het Rijk om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, zijn veel zelfstandig ondernemers inkomsten misgelopen. Het kabinet heeft, om ondernemers te ondersteunen, de ‘Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers’ (Tozo)” in het leven geroepen. De uitvoering van de Tozo is in handen gegeven van gemeenten. In uw geval is dit uitbesteed aan de gemeente Utrecht. Voor de uitvoering van de regeling heeft het Rijk geld gereserveerd, waarmee gemeenten voor een belangrijk deel bevoorschot zijn. Tot en met oktober 2020 heeft uw gemeente een bedrag van circa € 12,4 miljoen ontvangen van het Rijk. Hiervan heeft u ten tijde van de interim-controle ruim € 4,6 miljoen doorbetaald aan de gemeente Utrecht. Dit bedrag dient ter dekking van de kosten van verstrekte uitkeringen voor levensonderhoud, leningen voor bedrijfskapitaal en voor de dekking van uitvoeringskosten. Het restant van € 7,8 miljoen heeft het college in de administratie gereserveerd en zal aan de gemeente Utrecht worden doorbetaald op het moment dat zij dit nodig heeft voor de uitvoering van de Tozo. De kosten van de uitkeringen voor levensonderhoud en leningen voor bedrijfskapitaal worden, mits rechtmatig verstrekt, voor 100% vergoed. Het is derhalve van belang dat het college inzicht heeft in de rechtmatige bestedingen van de ontvangen voorschotten.

Een duidelijk normenkader en inzicht in (interne)controlebevindingen van de gemeente Utrecht zijn daarbij van belang. Vooralsnog heeft het college vooral inzicht in de omvang van de bestedingen in het kader van Tozo. Het inzicht in de rechtmatigheid van de bestedingen en de realisatie van de uitvoeringskosten is daarentegen vooralsnog beperkter. Gemeenten moeten zich straks bij de jaarrekening 2020 verantwoorden over de Tozo-regeling(en). Dat gebeurt in de Sisa-bijlage die door de accountant gecontroleerd wordt. Als de accountant rechtmatigheidsfouten (of -onzekerheden) constateert en als zodanig rapporteert via het accountantsverslag komen deze (mogelijk) in aftrek op de vergoeding van de werkelijke bestedingen die de gemeente van het Rijk krijgt. Voor de komende maanden hebben wij het college geadviseerd nadere afspraken met de gemeente Utrecht te maken over verantwoording en controle.

Uitvoeringskosten Tozo

Voor de uitvoering van de Tozo ontvangen gemeenten per besluit (zowel voor toe- als afwijzingen als verlengingen) op een aanvraag levensonderhoud een vergoeding van € 450 en per besluit op een aanvraag kapitaal € 800. De vergoeding voor de uitvoeringskosten is opgenomen in het eerder genoemde voorschotbedrag van € 12,4 miljoen. De genoemde bedragen betreffen vaste vergoedingen voor alle uitvoeringskosten (zoals opstartkosten, kosten voor de aanpassing van de bedrijfsvoering, kosten van afhandelingen in de komende jaren ten aanzien van de afwikkeling van leningen en voorschotten en accountants- en onderzoekskosten). De uitvoeringskosten zijn onderdeel van de specifieke uitkering. Het aantal besluiten op aanvragen wordt eveneens via de SiSa312019001.20.340 - 14

bijlage verantwoord. De uiteindelijke vergoeding vanuit het rijk wordt verrekend met de aan uw gemeente verstrekte voorschotten. Indien de verstrekte voorschotten minder bedragen dan de vastgestelde vergoeding, volgt een nabetaling van het verschil. Indien de verstrekte voorschotten meer bedragen dan de vastgestelde vergoeding, volgt een terugvordering van het verschil. Voor de jaarrekening is het verder van belang dat het college vaststelt welk deel van de uitvoeringskosten betrekking heeft op 2020 en welk deel op 2021 en later. De (nog) niet bestede middelen zullen moeten worden gereserveerd voor de dekking van de toekomstige uitvoeringskosten. Mogelijk dat het Rijk nog met nadere verantwoordings- en controlevoorschriften komt. Wij hebben het college geadviseerd om ook hiervoor tijdig afstemming te hebben met de gemeente Utrecht.

De voorziening vastgoed is geactualiseerd

In de jaarrekening 2019 is voor het vastgoed (exclusief onderwijshuisvesting) van uw gemeente een voorziening voor groot onderhoud getroffen voor een bedrag van 4,1 miljoen. In ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2019 hebben wij gerapporteerd dat een randvoorwaarde voor het vormen van een dergelijke voorziening is, dat deze gebaseerd moet zijn op een actueel meerjarenonderhoudsplannen wat periodiek (in elk geval elke 5 jaar) geactualiseerd dienen te worden. In 2020 is het onderhoudsplan geactualiseerd. Een belangrijk basis hiervoor is de Vastgoednota 2020 die op 4 november 2020 door de raad is vastgesteld. Het is belangrijk om te beseffen dat de onderhoudsplannen gebaseerd zijn op schattingen. De komende jaren zal het college goed moeten volgen of deze schattingen aangepast moeten worden en welk effect dit op de (dotaties aan) de onderhoudsvoorziening kan hebben. Daarbij moet overigens wel in ogenschouw genomen worden dat de voorziening afgebouwd wordt van circa 4,1 miljoen begin 2020 tot circa nihil eind 2029. Deze werkwijze past overigens prima binnen de verslaggevingsregels. Er is op dit moment nog geen doorkijk gemaakt voor de onderhoudslasten na 2029. Tot en met 2029 staan nog twee actualisatie-momenten gepland.

Het is van belang dat het college op die momenten weer kijkt naar het verwachte groot onderhoud na 2029 en hiermee rekening houdt bij het bepalen van de dotaties aan de voorziening. In het onderhoudsplan is voor het jaar 2020 een onderhoudslast van circa € 2,2 miljoen opgenomen. Dit bedrag heeft te maken met het wegwerken van achterstand in het onderhoud. Uit de bespreking met de verantwoordelijke medewerkers hebben wij begrepen dat dit onderhoud niet meer in 2020 zal uitgevoerd worden maar zal worden geclusterd met de geplande werkzaamheden in 2021. Voor deze twee jaren tezamen ontstaat daarmee een (financiële) onderhoudsopgave van circa € 2,8 miljoen. Het college heeft aangegeven dat, door de voorbereidende aanbestedingswerkzaamheden die in 2020 plaatsvinden, dit een realistische opgave is.

312019001.20.340 - 15

312019001.20.340 - 16