3. RHCVV begroting 2026 2029 college.pdf

Bedrijfsvoering Beleidsplan 2026-2029 De meerjarenbegroting 2026-2029 is net als het jaar daarvoor gebaseerd op de resultaten van de toekomstverkenning (maart 2023) voor de komende 15 jaar. Het geeft een beeld van hoe het RHCVV voor de lange termijn voldoende uitgerust is om als vitale archiefdienst de wettelijke taken voor de deelnemende gemeenten kan uitvoeren. De resultaten en uitkomsten van de toekomstverkenning vormen het uitgangspunt voor de beleidsvisie en beleidsplannen voor 2026-2029. Formatie en HRM De medewerkers van het RHC VV zijn formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht. De kosten worden geheel doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en de salarisadministratie is er met afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2026 gecontinueerd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Informatiebeveiliging Voor informatieveiligheid is budget opgenomen in de post Digitale archivering, digitale dienstverlening en Kantoor ICT. Het bevat de maatregelen die het RHCVV neemt om de bedrijfsvoeringsinformatie en de informatie in de archieven zo optimaal mogelijk te beschermen.

Financieel beheer De financiële administratie wordt -in goed overleg met de centrumgemeente- met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan IT Synergy en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert in het archiefmanagementsysteem, het technisch Applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2).

52

Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks wordt op basis van het verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Groot onderhoud is gepland in 2025 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363. Details over de onderhoudsplanning zijn niet bekend bij RHCVV. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het klein onderhoud van de lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie van de onderhoudskosten. In 2025 worden de afspraken hierover gefinaliseerd. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend. Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000,- begroot. In de periode tot en met 2024 is onderzocht of dit bedrag realistisch is. Gezien de huidige financiële situatie is er besloten om vooralsnog voor 2026 en de komende jaren geen extra budget voor erfgoed op te nemen.

Voor activiteiten die niet binnen de begroting passen, wordt door het RHCVV gezocht naar aanvullende fondsen

Archiefwinkel Het RHCVV beschikt over een bescheiden archiefwinkel waar diverse archiefmaterialen, waaronder archiefdozen en zuurvrije mappen, te koop zijn. Daarnaast biedt de winkel eigen publicaties en van derden, zoals historische kringen, aan. Milieubeleid Het RHCVV heeft als overheidsinstantie de taak en verantwoordelijkheid om actief bij te dragen aan een duurzame samenleving waarin rekening wordt gehouden met toekomstige generaties. Het milieubeleid is een integraal onderdeel van het algemene bedrijfsbeleid. Het RHCVV stelt zich achter het doel van de centrumgemeente om door verduurzaming van de gemeentelijke organisatie klimaatneutraal in 2030 te opereren. -

-

Het RHCVV zal deze bijdrage onder andere leveren door het voeren van een actief milieubeleid binnen de mogelijkheden die het als huurder en gemeenschappelijke regeling heeft. Vanaf 2020 zijn door het RHCVV als huurder stappen genomen om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen in het gebruik en onderhoud van de gebruikte ruimtes in het gebouw, waaronder ledverlichting, aanbrengen zonwerende folie en er wordt gescheiden ingezameld. Met het opstellen van een milieuplan, met een looptijd van 5 jaar, en de daaruit voortvloeiende actiepunten, zal concrete invulling worden gegeven aan het milieubeleid.

53

54

Colofon Breukelen, 10 april 2025 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Foto’s: Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

55