3. RHCVV begroting 2026 2029 college.pdf

Begroting 2026 Meerjarenbegroting 2027-2029

Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

2

Voorwoord Voor u ligt de meerjarenbegroting 2026-2029 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 10 april 2025 besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. In 2026 nemen we een belangrijke stap in de toekomstbestendigheid van de archiefbewaarplaats. De uitbreiding van de archiefbewaarplaats, waarvoor de gemeenteraad van Stichtse Vecht in het najaar van 2023 groen licht heeft gegeven, stelt ons in staat om ook de komende jaren op een duurzame manier de papieren archieven van onze deelnemende gemeenten te beheren. De uitbreiding zorgt er voor dat de archieven van de gemeenten volgens de wettelijke eisen bewaard, beheerd en toegankelijk worden. Het samen bewaren zorgt voor schaalvoordelen: in plaats van dat elke gemeente zelf investeert in opslag en beheer, delen we de kosten en zorgen we samen voor een duurzame en veilige oplossing. De uitbreiding voorziet in 2.600 strekkende meter extra depotruimte, zodat alle nog over te brengen papieren archieven van de gemeenten een plek krijgen.

Bovendien wordt rekening gehouden met moderne duurzaamheidseisen, zoals energiezuinige klimaatbeheersing en milieuvriendelijke materialen. Het RHCVV is zich zeer bewust van de financiële uitdagingen waarmee de deelnemende gemeenten vanaf 2026 geconfronteerd worden als gevolg van de bezuinigingen door het Rijk op de bijdrage aan het Gemeentefonds. In de vorige begrotingsronde werd bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2025-2028 daarom al rekening gehouden met de naderende bezuinigingen en daartoe een doelmatige meerjarenraming opgesteld. Daarin werden de uitgangspunten van de Toekomstverkenning Robuust RHCVV uit 2023 verwerkt: een doelmatige inzet van middelen, het beheersen van kosten gericht op lange termijn, continuïteit en financiële stabiliteit, die de robuuste uitvoering van de wettelijke verplichtingen garandeert. Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2026-2029 is nogmaals zorgvuldig gekeken naar extra mogelijkheden voor kostenreductie, zonder afbreuk te doen aan de strategische uitgangspunten van de Toekomstverkenning Robuust RHCVV. Door kritisch te kijken naar de besteding van middelen, streven we ernaar om efficiënt om te gaan met beschikbare financiële middelen en dat zullen we de komende jaren blijven doen. Daarbij ligt de focus op de wettelijke taken en is er niet extra geïnvesteerd in bovenwettelijke taken.

De wettelijke taken maken 97% uit van de begroting. In de begroting 2026-2029 schetsen wij ons meerjarenprogramma en onze begroting. De begroting bestaat uit twee delen. In het eerste deel worden de context en beleidsdoelen voor het RHCVV in de periode 2026-2029 geschetst. Vervolgens wordt per beleidslijn toegelicht wat de doelen en activiteiten zijn in 2026. Het tweede deel bevat de financiële begroting voor 2026 met de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming 2027-2029, balans en paragrafen. Wij zijn ervan overtuigd dat het RHCVV met de beschreven activiteiten een goede uitvoering kan geven aan de wettelijke taken en bovenwettelijke taken, die de deelnemende gemeenten aan het RHCVV hebben gegeven.

Breukelen, 10 april 2025 Namens het RHC Vecht en Venen De directeur - archivaris, drs. Roosmarijn Ubink

3

4

Inhoudsopgave

Inleiding .................................................................................................................. 7 I - Programmabegroting 2026-2029 ...................................................................... 11 1

Context RHCVV en landelijke ontwikkelingen ................................................... 12

2.

Programmabegroting 2026 –2029 .................................................................. 16

2.1. Beleidsvisie 2025-2030 ................................................................................. 16 2.2. Speerpunten 2025-2030 ............................................................................... 16 2.3. Beleidslijnen programmabegroting 2026 - 2029 ............................................... 17 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies .................................................................... 19 Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren .............................................................. 23 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening .......................................... 27 Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten .............................................................. 31 II – Financiële begroting 2026-2029 ..................................................................... 35 3.

Uitgangspunten financiële begroting 2026-2029 .............................................. 36 Grondslagen ............................................................................................... 37

4.

Begroting 2026 en meerjarenbegroting 2027-2029 in cijfers ............................. 40

4.1. Toelichting Baten en Lasten 2026 .................................................................. 41 4.2. Begrote bijdrage gemeenten 2026 ................................................................. 44 4.3. Raming bijdrage gemeenten 2026-2029 ......................................................... 45 4.4. Toelichting begrote balansen ......................................................................... 46 III – Paragrafen..................................................................................................... 49 Weerstandsvermogen ......................................................................................... 50 Risicoparagraaf .................................................................................................. 50 Kapitaalgoederen ............................................................................................... 51 Financiering ....................................................................................................... 52 Bedrijfsvoering ................................................................................................... 52

5

6

Inleiding Over het RHCVV De gemeente produceert, verzamelt en ontvangt veel informatie, documenten, rapporten, brieven, e-mails, besluiten, vergunningen, videotulen. In de Archiefwet en aanverwante regelgeving is vastgelegd hoe lang welke informatie bewaard moet worden, en dat deze in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden moet worden. Een goede informatiehuishouding en archivering is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente, voor het afleggen van verantwoording over hoe de overheid zijn taken vervult en vormt de basis voor de uitvoering andere wetgeving zoals de WOO. Ook historici en onderzoekers hebben archieven nodig om onderzoek te kunnen doen. Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is als archiefinstelling een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHC Vecht en Venen houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en archiefvorming van de deelnemende gemeenten; beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen waar wetgeving uit bijvoorbeeld de Archiefwet en de AVG dat voorschrijft.

De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert in 2025 ruim vier kilometer papieren archief en heeft een e-depot voor digitale archieven. De oudste stukken dateren uit de vijftiende eeuw, de jongste (digitale) stukken uit 2024. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Geschiedenis Het RHC Vecht en Venen is de rechtsopvolger van het Streekarchivariaat Vecht en Venen. Het streekarchivariaat Vecht en Venen was een samenwerkingsverband van de gemeenten Abcoude, Breukelen, Loenen, Maarssen, Maartensdijk en De Ronde Venen dat in 1997 is ingesteld. Met de toetreding van de gemeente De Bilt op 1 januari 2002 bestond de samenwerking uit de (voormalige) gemeenten Abcoude, Breukelen, De Bilt, Maartensdijk, Loenen, Maarssen en De Ronde Venen. In 2009 werd het streekarchief RHC Vecht en Venen opgericht. Vanuit de diverse archieflocaties van de deelnemende gemeenten, werd ongeveer 3 km historische archieven van de deelnemende gemeenten en particulieren overgebracht naar de nieuw gebouwde archiefbewaarplaats in Breukelen.

Bij de gemeentelijke herindeling op 1 januari 2011 werden de gemeenten Breukelen, Loenen en Maarssen samengevoegd tot de nieuwe gemeente Stichtse Vecht en de gemeenten Abcoude en De Ronde Venen tot de nieuwe gemeente De Ronde Venen. In 2014 sloot de gemeente Weesp aan bij het RHC Vecht en Venen. Van 2014 tot en met 2022 heeft het RHC Vecht en Venen daardoor naast de studiezaal en depots in Breukelen ook een studiezaal en depots in Weesp beheerd. In maart 2022 fuseerde Weesp bestuurlijk met Amsterdam en trad daardoor eind 2022 uit bij de gemeenschappelijke regeling. De huidige deelnemers zijn de gemeenten De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht. Taken conform archiefwet en GR overeenkomst 2014 De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige én toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De drie gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling 2014 is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de drie gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen);

7

•

• •

Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze drie gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Missie en visie RHCVV Archieven vormen een actieve graadmeter van de democratie (en zijn geen passieve ondersteuning ervan). De mate van raadpleegbaarheid van archief is recht evenredig met het democratische gehalte van de samenleving die het archief in kwestie bewaart. Archiefdiensten zijn niet louter bewaarinstellingen, maar hebben een belangrijke maatschappelijke rol te vervullen. Naast het houden van toezicht op de informatiehuishouding, zorgt de gemeentearchivaris er als directeur voor dat het RHCVV er als archiefdienst voor iedereen is die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van de archieven, collecties en diensten. Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun (digitale) archieven. Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Overheidsinformatie vormt het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle door burgers van deze overheidsorganisaties die aan hen hun bestaansrecht ontlenen. De collectie van het RHCVV vormt daarnaast het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten en daardoor een spiegel van de samenleving.

Voor de inwoners fungeert het RHCVV ook als hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio. We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker. Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar: Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Innovatief: We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering. Toegankelijk: We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend: Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker. Bestuur

Het bestuur bestaat uit de portefeuillehouders van de drie deelnemende gemeenten. In 2025 zijn dat: • • •

dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester Stichtse Vecht) dhr. M. Divendal (burgemeester De Ronde Venen) dhr. M.A. Fränzel (waarnemend burgemeester De Bilt)

Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Organisatie Het RHCVV bestaat uit: • Directeur – archivaris • Afdeling bedrijfsvoering • Inhoudelijke afdelingen:

o o o o

Toezicht en Advies Collecties Dienstverlening Erfgoed en Educatie

8

Locatie Het RHCVV beheert een archiefbewaarplaats in Breukelen, Schepersweg 6e. Netwerkpartners Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten bij het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Ook is het RHCVV aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en organiseert geregeld samen met hen netwerkactiviteiten. De Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is hier een onderdeel van. Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, en het Utrechts Inspecteursoverleg. Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Archief Rivierenland, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief ZuidUtrecht, bijvoorbeeld in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground.

Het RHCVV werkt voor het e-depot nauw samen met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR), Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU), het Waterlands Archief (WA), het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHCRL) en het Utrechts Archief. Samen wordt onderzocht wat er nodig is om een e-depot op basis van de principes van Common Ground te realiseren. De kern van de groep, RAZU, RAR en RHCVV, werkt aan verschillende onderwerpen en beleidstukken die nodig zijn om duurzame toegankelijkheid van digitale archiefstukken binnen de visie van Common Ground te borgen. De groep publiceert via verschillende kanalen over de resultaten, waaronder de eigen websites, het Archievenblad, vakblad voor de archiefsector en LinkedIn. Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. Sinds 2019 heeft het RHCVV daarnaast een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

9

10

I-

Programma begroting 2026-2029

11

1. Context RHCVV en landelijke ontwikkelingen Toekomstverkenning RHCVV Naar aanleiding van het uittreden van de gemeente Weesp op 31 december 2022 heeft het bestuur van RHCVV een toekomstverkenning laten uitvoeren, die in voorjaar 2023 is afgerond. Het bestuur vond het van primair belang om, na het uittreden van een van de deelnemers, de duurzaamheid, vitaliteit en effectiviteit van een gemeenschappelijke regeling te onderzoeken en te borgen. Dit om mogelijke uitdagingen te identificeren, passende oplossingen te vinden en weloverwogen beslissingen te nemen die de continuïteit en effectiviteit van de gemeenschappelijke regeling waarborgen voor de langere termijn. Daarnaast waren het ontwikkelingen zoals de groeiende complexiteit van het digitale informatiebeheer bij gemeenten en het invoeren van een nieuwe Archiefwet die hebben geleid tot de wens om een meer uitgebreide toekomstverkenning uit te voeren. Een onderzoek waarin de focus lag op meer inzicht in de invloed van veranderende wetgeving en technologische ontwikkelingen op de uitvoering van wettelijke taken, de financiële robuustheid en de vitaliteit van het RHCVV op de langere termijn. De uitkomsten hiervan zijn verwoord in het rapport “Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen”.

De financiële implicaties van de adviezen zijn verwerkt in het rapport “Financiële doorrekening Robuust RHCVV”. De resultaten van de verkenningen zijn ambtelijk en bestuurlijk uitvoerig vanuit kwalitatieve en financiële oogpunten geanalyseerd en vanuit verschillende invalshoeken gewogen en getoetst. De gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd via een Raadsinformatiebrief. Geconcludeerd is, dat het advies uit het rapport Robuust RHCVV wordt bevestigd: ‘zet de huidige GR met de drie gemeenten voort in intensieve netwerksamenwerking met één of meerdere archiefdiensten en ga door met de ingezette professionalisering (Businesscase 2018)’. Door autonome ontwikkelingen en noodzakelijke uitbreiding van de archiefbewaarplaats, ontwikkelingen op gebied van digitalisering van Toezicht en Advies en beheer en beschikbaarstellen van digitale informatie en het wegwerken van de achterstanden in toegankelijkheid en materiele verzorging aan de collecties, zijn er vanaf 2025 specifieke speerpunten beschreven in het rapport Toekomstscenario’s en welke verwerkt zijn vanaf de meerjarenbegroting 2025-2028 (vastgesteld door de drie gemeenteraden). Wijziging Gemeenschappelijke Regeling (GR) RHC Vecht en Venen Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd, wat aanleiding geeft tot een noodzakelijke herziening van de GR RHC Vecht en Venen.

Daarnaast geeft de uittreding van Weesp per 1 januari 2022 aanleiding de regeling te passen naar drie gemeenten; Tenslotte was de huidige constructie van de GR RHC Vecht en Venen een hybride vorm, waarbij de centrumregeling in de praktijk functioneerde als een bedrijfsvoeringsorganisatie, maar juridisch niet volledig als zodanig was ingericht. Dit zorgde voor onduidelijkheden in governance, verantwoordelijkheden en besluitvorming. Met de wijziging van de GR wordt deze constructie geformaliseerd en omgezet naar een bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid, zodat de juridische structuur aansluit bij de feitelijke werkwijze en toekomstige ontwikkelingen. Door de uitkomsten van de toekomstverkenning in 2023 af te wachten, kunnen alle benodigde wijzigingen in één keer worden doorgevoerd. Bureau PROOF begeleidt dit traject in 2025 en ondersteunt bij de inventarisatie van governance-opties, juridische vertaling en besluitvorming. Gedurende het traject worden de gemeenteraden actief betrokken, onder andere via een zienswijzeprocedure op de conceptwijziging van de GR. De definitieve wijziging van de GR wordt in de tweede helft van 2025 vastgesteld, zodat deze per 1 januari 2026 in werking kan treden.

Dit proces waarborgt een zorgvuldig besluitvormingsproces en zorgt ervoor dat de gewijzigde GR aansluit bij zowel de gewijzigde wetgeving als de toekomstige positionering van RHC Vecht en Venen. Erfgoed in balans In de periode 2020-2024 is de erfgoedtaak meer in balans gebracht met de andere kerntaken van het RHCVV. In 2024 is het huidige beleid geëvalueerd en de resultaten verwerkt in de meerjarenbegroting 2026-2029. Het bestuur is positief over de behaalde resultaten en het belang voor de regio, maar erkent ook de financiële beperkingen die het Ravijnjaar voor 2026 met zich

12

meebrengt. Gezien de huidige financiële situatie is er besloten om vooralsnog voor 2026 en de komende jaren geen extra budget voor erfgoed op te nemen. Voor activiteiten die niet binnen de begroting passen, wordt door het RHCVV gezocht naar aanvullende fondsen. Modernisering Archiefwet De huidige Archiefwet 1995 is verouderd en sluit onvoldoende aan bij het digitale tijdperk. Door de snelle digitalisering van de informatiehuishouding binnen de overheid wordt informatie opgeslagen in diverse systemen die snel verouderen, wat het risico met zich meebrengt dat deze informatie in de toekomst moeilijk toegankelijk is. Het kabinet heeft daarom een wetsvoorstel ingediend om de Archiefwet te moderniseren, zodat digitale informatie beter bewaard en toegankelijk blijft. De plenaire behandeling van het wetsvoorstel Archiefwet 20xx in de Tweede Kamer vond plaats op 30 januari en 11 februari 2025. Op 18 februari is de wet een aanvullende amendementen en moties aangenomen met 150 stemmen. Afhankelijk van het verdere wetgevingsproces en de goedkeuring door de Eerste Kamer, is de verwachting dat de nieuwe Archiefwet in de loop van 2026 in werking treedt. Een belangrijke wijziging in het wetsvoorstel is de verkorting van de overbrengingstermijn van overheidsinformatie naar archiefdiensten van 20 naar 10 jaar.

Dit werd tijdens de debatten als een belangrijke stap beschouwd om de toegang tot overheidsinformatie te versnellen, wat bijdraagt aan een transparantere overheid. Als archiefdienst bereiden wij ons al enige tijd voor op deze verandering. We werken nauw samen met de deelnemende gemeenten om een soepele en tijdige overdracht van digitale informatie naar ons e-depot te waarborgen en ervoor te zorgen dat deze duurzaam toegankelijk blijft. Wij beschikken sinds 2020 over een e-depot en investeren in systemen en expertise om digitale informatie goed te beheren en openbaar te maken volgens de nieuwe richtlijnen. Dit alles vereist ten opzichte van 2023 extra capaciteit en middelen, hierin is voorzien in de begroting sinds 2025. Als archiefdienst zijn we verder al gewend om informatie in welke vorm dan ook zo toegankelijk mogelijk te maken voor onderzoekers en inwoners. Hierbij is het van essentieel belang dat we ons blijven ontwikkelen en nieuwe digitale technologieën, waaronder AI verkennen om de integriteit en toegankelijkheid van digitale overheidsarchieven te waarborgen. In de nieuwe wetgeving wordt er extra nadruk gelegd op privacybescherming. Dit is van belang omdat er wordt overgestapt van een documentstelsel naar een informatiestelsel. Onder de huidige Archiefwet krijgen mensen documenten met niet openbare informatie niet in te zien.

Onder de nieuwe Archiefwet krijgen mensen een document van de overheid dan soms wel gedeeltelijk te lezen, om te zorgen dat de privacy gewaarborgd wordt, zullen archiefdiensten technologieën gebruiken om deze informatie te anonimiseren. Op die manier gaat de openbaarheid van documenten niet ten koste van de privacy van individuen.

Impact Wet Open Overheid op archiefdienst De Wet open overheid (Woo), die sinds 1 mei 2022 van kracht is, dwingt overheden en semioverheden tot meer transparantie en een beter georganiseerde informatiehuishouding. Dit raakt direct de taken en verantwoordelijkheden van de archiefdienst. De Woo onderstreept het belang van goed archiefbeheer door de bestaande verplichting uit de Archiefwet – het bewaren van informatie in een geordende en toegankelijke staat – expliciet te herhalen. Voor de archiefdienst betekent dit dat de vraag naar ondersteuning en expertise vanuit de gemeente toeneemt. Gemeenten moeten informatie beter en sneller ontsluiten, wat vraagt om investeringen in digitale infrastructuur, voorbereiden voor overbrenging naar het e-depot en er zijn meer trajecten onze gemeenten te begeleiden bij de juiste toepassing van archief- en openbaarmakingsrichtlijnen bij publicatie onder de WOO. Door tijdig in te spelen op deze ontwikkelingen en de juiste middelen beschikbaar te stellen, zorgen we ervoor dat overheidsinformatie duurzaam toegankelijk blijft. Dit versterkt niet alleen de naleving van wetgeving, maar draagt ook bij aan een transparantere overheid en een betere dienstverlening aan inwoners en onderzoekers.

13

Archivering en de Omgevingswet Bouwtekeningen, milieuvergunningen en bestemmingsplannen: het zijn belangrijke archiefstukken die veel en tot in lengte van jaren worden geraadpleegd. De Omgevingswet, die op 1 januari 2024 in werking is getreden, heeft de manier waarop omgevingsinformatie ontstaat en beheerd wordt aanzienlijk veranderd. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ondersteunt de uitvoering van deze wet en biedt een digitaal loket waar initiatiefnemers, overheden en belanghebbenden snel kunnen zien wat is toegestaan in de fysieke leefomgeving. Voor gemeenten en archiefdiensten brengt deze ontwikkeling complexe vraagstukken met zich mee over de inrichting van het informatiebeheer in omgevingsprocessen. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat digitale omgevingsinformatie duurzaam betrouwbaar en toegankelijk blijft. Overheden zijn zelf verantwoordelijk voor de archivering van informatie die zij maken of ontvangen onder de Omgevingswet, inclusief de informatie die zij aanleveren aan het DSO. De Omgevingswet vereist dat gemeenten, provincies, waterschappen, veiligheidsregio’s, GGD’s en archiefdiensten onderling afspraken maken over het inrichten van het informatiebeheer. Dit is essentieel omdat omgevingsvergunningen langs meerdere overheden gaan en daarbij onderdeel worden van verschillende systemen en ketenprocessen.

Onderdeel van het DSO is de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaarstellen (LVBB), waarop elke decentrale overheid aansluit om hun omgevingswetbesluiten te publiceren. Daarnaast moet elke overheidsorganisatie een eigen voorziening organiseren. Gezien deze ontwikkelingen is het belangrijk dat archiefdiensten en betrokken overheidsorganisaties nauw samenwerken om het informatiebeheer effectief in te richten voor nu en te waarborgen voor later dat digitale omgevingsinformatie duurzaam toegankelijk blijft.

Common Ground en het e-depot Common Ground heeft zich inmiddels stevig verankerd in de gemeentelijke informatiearchitectuur. Het belang van een componentgerichte inrichting van de digitale informatiehuishouding en de aansluiting hiervan op digitale archivering neemt toe. Hoewel Common Ground een ontwikkelrichting op hoofdlijnen biedt, zonder gedetailleerde blauwdrukken, ligt de nadruk op het splitsen van proces en gegevens, het standaardiseren van informatiemodellen en het faciliteren van uitwisseling via REST-API’s. De vertaling van de principes van Common Ground naar de praktijk vereist per project en per softwareoplossing een specifieke benadering, inclusief voor het e-depot. Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) beschikt over een goed werkend e-depot en zorgt voor de opname van digitale archieven van de aangesloten gemeenten. Daarnaast bereidt het RHCVV zich voor op toekomstige ontwikkelingen binnen Common Ground en de integratie daarvan in het e-depot. De principes van Common Ground en de ontwikkeling om informatie langer in de gemeentelijke systemen bij de bron te beheren, beïnvloeden vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording. Deze kernwaarden zijn vastgelegd door de overheid en het archiefbestel. Het RHCVV speelt een actieve rol in landelijke en regionale samenwerkingen en ontwikkelingen op dit gebied.

Met andere archiefdiensten, zoals het Regionaal Archief Zuid Utrecht (RAZU), werkt het RHCVV samen aan de ontwikkeling van toekomstig e-depot op basis van Common Ground. Deze gezamenlijke inspanningen richten zich op het realiseren van een robuuste, flexibele en moderne ICT-infrastructuur, die essentieel is voor de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefstukken binnen de visie van Common Ground. Gezien de dynamiek en de gezamenlijke inzet binnen het archiefveld, is het voor ons als archiefdienst van belang om actief deel te nemen aan deze ontwikkelingen. Dit stelt ons in staat om onze rol in het digitale informatielandschap effectief te vervullen en bij te dragen aan de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.

14

15

2.Programmabegroting 2026 –2029 2.1. Beleidsvisie 2025-2030 De voorliggende begroting betreft het tweede jaar van de beleidsperiode 2025-2030. De beleidsvisie voor deze periode bevindt zich op het moment van vaststelling van deze begroting nog in de afrondende fase van ontwikkeling. De formele vaststelling is voorzien in het derde kwartaal van 2025. De beleidsvisie 2025-2030 volgt de koers die in voorgaande jaren is ingezet en bouwt verder op de uitvoering van de adviezen uit de toekomstverkenning Robuust RHCVV en het afsluiten van het verbetertraject dat in 2018 is gestart. Deze verkenning heeft vanaf de meerjarenbegroting 20242027 richting gegeven aan de meerjarenprogrammabegroting. Gezien de voortzetting van het beleid via dezelfde beleidslijnen als voorgaande periode en de nadruk op het doorvoeren van eerder vastgestelde kaders, kan deze begroting als beleidsarm worden beschouwd, waarbij de focus ligt op de uitvoering en het concretiseren van de huidige strategische uitgangspunten.

2.2. Speerpunten 2025-2030 Net als in de vorige beleidsperiode blijven het beheren en preserveren van digitale archieven, het ontsluiten, zoeken en vinden ervan, dé uitdagingen voor de nabije toekomst, zowel voor archiefdiensten als gemeenten. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken en verschillende applicaties, waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Het is duidelijk dat er nieuwe vraagstukken ontstaan over authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording; de kernwaarden die door het gehele archiefbestel gedragen worden. De toekomstverkenning ‘Robuust RHCVV’ heeft bevestigd dat het verbetertraject ‘Zelfstandig en Versterkt’, dat in 2018 werd ingezet, daadwerkelijk vruchten heeft afgeworpen. In deze beleidsperiode bouwen we daarom voort op de behaalde resultaten, waaronder de ontwikkeling van diverse beleidskaders, de professionalisering van toezicht, en de succesvolle implementatie van het e-depot in 2020. Het blijven investeren in de organisatie van het RHCVV is essentieel voor het behoud van de vitaliteit, het adequaat uitvoeren van wettelijke taken, en het verder versterken van onze positie als aantrekkelijke en betrouwbare samenwerkingspartner.

Tevens is het een prioriteit van het bestuur om de zichtbaarheid en taakuitvoering van het RHCVV binnen de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten te vergroten, ter bevordering van goed bestuur en een efficiënte bedrijfsvoering. Daarnaast hecht het bestuur groot belang aan het versterken van de regionale zichtbaarheid en het stimuleren van het gebruik en bezoek aan archieven, zowel fysiek als digitaal.

De speerpunten voor deze beleidsperiode : 1. •

• •

2. •

Toezicht en Advies De veranderingen en toenemende complexiteit van de gemeentelijke informatiehuishouding en ketenpartners vraagt om een nieuw toezichtskader en aanvullende expertise binnen het RHCVV en de deelnemende gemeenten. De implementatie van de nieuwe Archiefwet, Wet Open Overheid (WOO) en andere relevante wetgeving vergt een stevige kennisbasis. De rol van archiefinspectie en -advies groeit, waarbij samenwerking met informatiemanagers en ICT-specialisten wordt geïntensiveerd. RHCVV zorgt als kennispartner voor proactieve kennisdeling over informatiebeheer en digitale duurzaamheid. Er is intensief contact met gemeentelijke afdelingen om bewustwording over archivering en informatiebeheer te vergroten. Verwerven en Beheren Uitbreiding archiefbewaarplaats: Voldoen aan wettelijke verplichtingen. De huidige depots zijn sinds 2024 vol. De uitbreiding creëert ruimte voor 2.600 strekkende meter archief, dit is voldoende om van de drie gemeenten alle resterende archieven over te brengen.

16

• • 3. •

• • 4. • •

Het e-depot, operationeel sinds 2020, wordt blijvend doorontwikkeld om digitale archieven duurzaam en toegankelijk te beheren en ontsluiten. De achterstanden in archiefbeheer worden aangepakt; de meerjarenbegroting voorziet vanaf 2025 in structurele middelen om archieven in geordende en toegankelijke staat te brengen. Beschikbaarstellen en dienstverlening Digitalisering van collecties wordt voortgezet met als uitgangspunt de ‘scanning on demand’strategie, afgestemd op gebruikersbehoeften en wettelijke kaders. Eerste jaren wordt ingezet of scanning on demand voor ambtenaren. Geen volledige digitalisering van het archief vanwege auteurswetgeving en AVG-beperkingen. Vergroten digitale toegankelijkheid via onlinekanalen en verder verbeteren van fysieke toegankelijkheid. Stimuleren van archiefbezoek en -gebruik. Verbeteren van de zichtbaarheid en taakuitvoering van het RHCVV binnen de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten. Beleven en Ontmoeten Versterken van samenwerkingen met erfgoedinstellingen en maatschappelijke organisaties. Ontwikkelen van publieksprogramma’s en educatieve initiatieven om de zichtbaarheid en het gebruik van archieven te vergroten.

Professionalisering Organisatie • Versterking van interne deskundigheid en medewerkersontwikkeling door o.a. het ontwikkelen en implementeren van een opleidingsbeleid en interne kennisdeling, gericht op het verhogen van de vakinhoudelijke en procesmatige kennis van de medewerkers. • Optimalisatie van organisatieprocessen en structuur. Het verder verfijnen en expliciet vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en werkprocessen en bevoegdheden binnen de organisatie om de efficiëntie en effectiviteit te waarborgen. • Verder ontwikkelen versterking en waarborging organisatorische continuïteit: De directeurarchivaris vervulde tot en met 2024 zowel archivaristaken als de strategische en operationele taken binnen de bedrijfsvoering. Door bedrijfsvoeringstaken te delegeren aan een manager bedrijfsvoering en het creëren van een bredere taakverdeling aan de coördinatoren van de taakvelden als informeel managementteam, wordt de duurzaamheid van de organisatie, versterkt waarbij de continuïteit van de bedrijfsvoering gewaarborgd blijft, zelfs bij uitval van de directeur. Ook kan de directeur zich richten op beleidsontwikkeling en strategische vraagstukken, terwijl de coördinatoren zorgen voor de dagelijkse aansturing van de taakuitvoering.

2.3. Beleidslijnen programmabegroting 2026 - 2029 De programmabegroting 2026 biedt een overzicht van de doelen en de geplande acties voor het jaar 2026, met tevens een doorkijkje naar de jaren 2027-2029. De begroting van 2026 volgt de koers die in voorgaande jaren is ingezet en bouwt verder op de uitvoering van de adviezen uit de toekomstverkenning Robuust RHCVV en het afsluiten van het verbetertraject dat in 2018 is gestart. De beleidslijnen die in deze begroting zijn opgenomen zijn dezelfde als in de voorgaande jaren:

• • • •

Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Beleidslijn 3: Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten

De doelen en acties binnen deze beleidslijnen worden ieder jaar geëvalueerd en waar nodig aangescherpt, de strategische focus blijft ongewijzigd. Dit betekent dat de inhoud van de begroting in grote lijnen hetzelfde zal zijn als die van vorig jaar. Na het inhoudelijke gedeelte in hoofdstuk I volgt de financiële begroting in hoofdstuk II, waarin de gehanteerde uitgangspunten, de meerjarenraming, de balans en de specifieke paragrafen nader worden toegelicht.

17

Toezicht De gemeentearchivaris van het RHCVV houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. Om na te gaan of de wet door de gemeenten ook daadwerkelijk worden uitgevoerd is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de Archiefwet is geregeld voor de informatiehuishouding en archiefbeheer bij de gemeente. Dit betreft het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie in systemen en nog niet overgebrachte papieren archieven. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan het college en de raad in hoeverre de gemeente voldoet aan de wet. Het college van B&W (als wettelijke zorgdrager verantwoordelijk voor informatiehuishouding en archivering) informeert jaarlijks aan de gemeenteraad over de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer. De Raad verantwoordt zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht.1

Het toezicht omvat de volgende type rollen en taken: •

•

•

Toezicht/Inspectie: Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van archiefweten regelgeving door de gemeente. Formele periodieke audits van de informatiehuishouding van de gemeente door de gemeentearchivaris (die zich kan laten vervangen door een archiefinspecteur). Dit kan zijn in de vorm van een integrale audit van het informatiebeheer bij een gemeente, thematische aspectinspecties, of inspecties naar aanleiding van een calamiteit of melding. Van een inspectie wordt altijd verslag gedaan aan het college van B&W. Formeel advies: voor sommige zaken is goedkeuring of instemming van de gemeentearchivaris nodig, het ‘formeel advies’. Dit betreft in ieder geval de jaarlijkse vernietigingslijst. Benodigde goedkeuring/instemming van de gemeentearchivaris is per gemeente vastgelegd in de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer (heeft betrekking op o.a. vervanging, verbouwing archiefruimte, migratie van data tussen systemen). Adviezen worden uitgebracht aan het college van B&W. Informeel advies en voorlichting: vooral gericht op de verbetering van het informatiebeheer bij gemeenten, zonder dat er een formele rapportage richting college gaat.

Als toezichthouder en beheerder van de archiefbewaarplaats geldt de gemeentearchivaris als deskundige voor onderwerpen als informatiebeheer, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische of juridische waarde van informatie. De gemeentearchivaris wordt hierbij vaak vervangen door de Adviseur Digitale Informatie en Adviseur Digitale Archieven om rolzuiverheid te behouden. Advisering is van belang voor gemeenten, omdat niet alle elementen voor zorgvuldig archief- en informatiebeheer als duidelijk voorschrift zijn opgenomen in de wettelijke regelingen, maar wel onontbeerlijk zijn voor een goede inrichting van de informatievoorziening.

De gemeentearchivaris voert deze taken en rollen niet alleen uit, verschillende werkzaamheden worden uitgevoerd door de archiefinspecteur, de adviseur digitale informatie en adviseur digitale archieven.

18

Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven zijn het fundament voor goed bestuur, een efficiënte bedrijfsvoering en transparantie naar de burger. Ordelijke digitale en papieren informatiehuishouding en archivering stellen overheidsorganisaties in staat de taken adequaat uit te voeren en verantwoording af te leggen aan gemeenteraad en burgers. De gemeentearchivaris van het RHC Vecht en Venen (voorts ‘RHCVV’) verzorgt, conform artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995, de Gemeenschappelijke regeling art. 6 en de lokale archiefverordeningen, het archiefwettelijk toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waaraan zij deelnemen. Algemeen De gemeentearchivaris brengt jaarlijks toezichtsrapporten uit aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten. Daarin staat in hoeverre de gemeente voldoet aan de wet. De colleges van B&W informeren (als bestuurlijk eindverantwoordelijke voor informatiehuishouding en archivering) de gemeenteraad daarover. Het college verantwoordt zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) door de provincie Utrecht.

Naast de reguliere jaarlijkse toezichtsrapporten verricht het RHCVV gevraagd en ongevraagd incidentele audits en geeft het wettelijke adviezen binnen de kaders van archiefwet en regelgeving over verschillende onderwerpen zoals conversie en migratie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer, zowel bij de gemeenten zelf als bij verbonden partijen zoals de ODRU en het RID. Deze onderwerpen staan benoemd in de lokale Besluiten informatiebeheer (waarin de lokale archiefverordeningen handen en voeten worden gegeven). Specifieke toezichtinformatie per gemeente is te vinden in de afzonderlijke toezichts- en inspectierapporten. Doel De gemeentearchivaris houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. De gemeentearchivaris adviseert over praktische voorwaarden en implicaties van (archief)wettelijke bepalingen en de adequate inrichting van de informatievoorziening en informatiebeheer. Toezicht en advies verandert door complexiteit van de informatiehuishouding Digitalisering van de werkprocessen heeft grote impact op het - vrijwel volledig digitale - informatiebeheer bij de gemeenten en dus op de toezichtstaak van de gemeentearchivaris.

De complexiteit van de gemeentelijke informatiehuishouding is de afgelopen jaren sterk toegenomen, onder meer door de opkomst van digitale keteninformatisering en -archivering en de (daarmee samenhangende) toename aan samenwerkingsverbanden waarin overheidsorganisaties participeren - op publieke, private en soms ook gecombineerd publiek-private grondslag. Daarnaast zijn er nog niet overgebrachte, te bewerken papieren en digitale archieven bij gemeenten aanwezig. Op digitaal vlak is er sprake van toenemende fragmentatie van informatie over verschillende applicaties en locaties. Steeds vaker bevindt belangrijke informatie zich buiten een centraal DMS of zaaksysteem. Voor de toezichtfunctie vanuit het RHCVV betekent dit dat aandacht en focus verschuift van toezien op de documentaire weerslag van gemeentelijke processen ‘achteraf’ naar toezicht ‘vooraf’ op een scala aan informatiesystemen (raadsinformatie, zaaksystemen, procesapplicaties, etc.) en informatiestructuren (databases, e-mail, sociale media, websites, gelaagde objecten als CAD-tekeningen, audio- en videotulen). Overzicht hebben van welke informatie waar is, is voor een gemeente essentieel. Door het ontbreken van een integraal overzicht van informatie heeft de gemeente onvoldoende grip op de locatie, toegankelijkheid en duurzaamheid van hun informatie.

Daardoor lopen zij gerede risico’s op het gebied van verantwoording en transparantie. Het archiefwettelijke toezicht en advies ten aanzien van het inhoudelijke informatie beheer zal door de genoemde fragmentatie en diversificatie intensiever contact moeten onderhouden met de steeds groter wordende verscheidenheid aan functionarissen die verantwoordelijk zijn voor een der aspecten van de gemeentelijke informatie: niet alleen het technische beheeraspect (ICT) maar ook van beveiliging (BIO/CISO), van bescherming van persoonsgegevens (AVG ea./FG) en van beschikbaarstelling (o.a. WOO en Who). Informatiebeheer is geenszins een geïsoleerd archiefvraagstuk, maar een integraal onderdeel wordt van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

19

Kennis en expertise is nodig in verband met complexe informatievraagstukken (o.a. AVG, WOO) Gemeenten worden geconfronteerd met een breed scala aan complexe informatievraagstukken door de implementatie van wet- en regelgeving (WOO, WEP, Omgevingswet, AVG, nieuwe Archiefwet; BIO checklist, etc.). Onderdeel van de WOO is het op orde brengen van het informatiebeheer en het verbeteren van de toegankelijkheid. De WOO strekt zich bovendien uit tot e-mail, app-verkeer (Signal, WhatsApp) en chats via bijvoorbeeld Teams. Het duurzaam beheren en toegankelijk maken van dit type informatiebronnen is complex. Dit vraagt zowel bij gemeenten als bij het RHCVV om nieuwe kennis en vaardigheden. Het RHCVV fungeert voor de gemeenten als advies- en expertisecentrum en is het centrale aanspreekpunt voor deze complexe informatievraagstukken. Het RHCVV ondersteunt de gemeenten daarnaast bij de ontwikkelingen rondom het actief publiceren van informatie in het kader van de Wet Open Overheidsinformatie (WOO). Ook adviseert en begeleidt het RHCVV gemeenten bij de voorbereidingen van de overbrenging van digitale informatie. Zo worden extra kosten bij en na overbrengen voorkomen. De praktijk wijst uit dat de voorbereiding op de overbrenging van digitaal archief naar de e-depotvoorziening een intensief en tijdrovend proces is voor gemeenten in hun rol als zorgdrager.

Het vraagt om zorgvuldige afstemming, een gedegen technische en organisatorische voorbereiding en voldoende capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie. Het niet tijdig voorbereiden van deze overbrenging leidt tot verlies van essentiële metadata en ontoegankelijke archieven. Door nauwe samenwerking en gerichte ondersteuning helpt het RHCVV gemeenten om deze knelpunten tijdig te signaleren en te ondervangen. Grip op digitale informatie Het beheren en preserveren van digitale overheidsinformatie blijven dé uitdagingen voor de nabije toekomst. Het is daarvoor belangrijk om als gemeente inzicht te hebben in de hoeveelheid, locatie en soort digitale informatie binnen een gemeente. Zonder dit inzicht kunnen gemeenten niet strategisch sturen op hun informatiehuishouding en lopen ze risico’s bij het voldoen aan wettelijke eisen, zoals de Archiefwet en de WOO. Dit is enerzijds belangrijk voor een strategische sturing bij en grip op de interne informatiehuishouding van de gemeente. Anderzijds is dit belangrijke informatie om een beeld te krijgen van het aantal te verwachten MB’s bij digitale overbrenging en daarmee de groei van het e-depot en werkzaamheden die gerelateerd zijn aan de overbrengingen voor zowel gemeente als RHC.

De focus ligt ook in 2026 op het adviseren en helpen van de aangesloten gemeenten bij het duurzaam beheren van digitale informatie en het stimuleren van het zo spoedig mogelijk uitfaseren van de hybride (combinatie van papieren en digitale) informatiehuishouding om zo te voldoen aan de wettelijke eisen uit de Archiefwet en bij te dragen aan een goede uitvoering van de Wet Open Overheid (WOO) en invoering van de nieuwe Omgevingswet. Periodieke audits en rapportages van de archiefinspecteur helpen gemeenten en het RHCVV inzicht te krijgen in de status van de informatiehuishouding en noodzakelijke verbeteringen tijdig door te voeren. Ook hierbij zal “archivering by design”, dus het aan de voorkant betrokken zijn, bijvoorbeeld bij aanbestedingstrajecten, een grote rol spelen.

Wat gaan we in 2026 in ieder geval doen: • Jaarlijks zijn er een aantal terugkerende taken en werkzaamheden, o.a.: • Jaarlijks toezichtverslag per gemeente aan de colleges van burgemeester en wethouders; Incidentele audits van onderdelen van de gemeentelijke informatiehuishouding; • Opstellen van wettelijke adviezen over met name migratie en conversie en over digitale vervanging van papieren informatie (en daarnaast zo nodig over minder voorkomende beheerhandelingen zoals vervreemding en terbeschikkingstelling); • Begeleiden van de wettelijke overbrenging van papieren en digitale overheidsarchieven; • jaarlijkse machtiging tot vernietiging op grond van de geldende selectielijsten door de gemeenten; • Deelname van gemeentearchivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de gemeenten; • Deelname van inspecteur en de adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO); • Ondersteuning van deelnemende gemeenten door ontwikkelen en beschikbaar stellen van hulpmiddelen en kennisproducten; • Kennisdeling over veranderingen in de informatievoorziening, zoals Common Ground en Bewaren bij de Bron, WOO, omgevingswet en archivering, e-mailarchivering. Door middel van presentaties, filmpjes, en organisatie van een kennismiddag en een E-Café bij iedere gemeente.

20

•

21

• •

Wat is beheer en behoud van archieven? Dit betreft het beheren van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats, inclusief het ontsluiten van informatie. Het ontsluiten is het toegankelijk maken en toegankelijk houden van de informatie. Hieronder worden de elementen toegelicht die onderdeel uitmaken van deze wettelijke taakomschrijving: Beheer: De toegankelijke staat van archiefstukken in de Archiefwet verwijst zowel naar intellectuele toegang als naar materiële toegang. Archieven dienen voorzien te zijn van een bruikbare inhoudsopgave, een inventaris, om te kunnen vinden wat je als gebruiker zoekt. Ze moeten ook letterlijk toegankelijk zijn. Een gebruiker moet een archiefstuk zelf kunnen raadplegen en mag de toegang hiertoe niet ontzegd worden, mits het archiefstuk in kwestie openbaar is en de materiële staat zich niet verzet tegen hanteren. Daarnaast omvat het alle activiteiten gericht op verwerven en verder toegankelijk maken van archieven. Bijvoorbeeld het regelen van openbaarheid en openbaarheidsbeperkingen; beschermen van privacy en auteursrechtelijk beschermde werken (foto’s, ansichtkaarten, affiches, krantenartikelen); het publiceren van inventarissen en nadere toegangen; het digitaliseren van archieven en deze online plaatsen; het beschikbaar stellen van open data.

Behoud: alle fysieke en materiële activiteiten die ervoor zorgen dat de archieven over ‘tenminste 100 jaar’ nog raadpleegbaar zijn. Dit is onder andere het depot- en gebouwbeheer (klimaat) en een edepotvoorziening. Verder: materiële verzorging van archieven; conservering en restauratie. Voor digitale archieven: bescherming tegen virussen, bitrot, obsolete bestandsformaten etc. Voor papieren archief: bescherming tegen beestjes, schimmels en verval. Toegankelijk maken: Een archief wordt vaak ontsloten door middel van een inventaris waarin de archiefstukken systematisch worden beschreven op grond van hun functie voor de vormende organisatie. Soms wordt er een nadere toegang gemaakt, bijvoorbeeld een lijst persoonsnamen die naar aktes verwijzen. Met een toegang op een archief wordt de ontsluiting van de archiefstukken door beschrijvingen bedoeld. Beheer en behoud digitale archieven versus papieren archieven In het e-depot worden digitale bestanden duurzaam bewaard en beheerd. Digitale archiefbescheiden hebben de eigenschap, in tegenstelling tot papier, sneller onbruikbaar te worden. Dit kan bijvoorbeeld doordat het bestandsformaat niet meer te openen is omdat de software die nodig is niet meer beschikbaar is, of omdat er een van de vele nullen en eentjes is gemuteerd en het bestand corrupt is geraakt.

Het e-depot zorgt ervoor dat de bestanden up-to-date, authentiek en integer blijven. Het bewaren van digitale informatie is niet iets wat alleen in de toekomst speelt. Ook nu al worden digitale archieven overgebracht naar het e-depot van het RHCVV en bevindt zich veel digitaal bij de gemeenten dat ook veiliggesteld dient te worden. Het RHCVV is daartoe in staat, de uitdaging ligt vooral bij de ambtelijke organisaties om de informatie voor te bereiden.

22

Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren RHCVV beheert begin 2026 ongeveer 4 strekkende kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. Na de uitbreiding van de depots is ruimte voor nog 2,6 strekkende kilometer archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals een fragment van een rekening en een misfundatieboek. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, emails, social mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. Archieven horen volgens de Archiefwet in goede, geordende en toegankelijk staat te verkeren. Het goed beheren van papieren en digitale archieven is daarmee een kerntaak van het RHCVV. Doel De Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten beheren en bewaren. De informatie moet dus goed bewaard worden en makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Dat is belangrijk, omdat archieven in Nederland een rechts- en bewijsfunctie hebben. In 2025 worden de reguliere werkzaamheden op het gebied van beheer en behoud uitgevoerd. Er is daarnaast speciale aandacht voor een aantal onderwerpen.

Uitbreiding archiefbewaarplaats In 2026 wordt een belangrijke stap gezet in de toekomstbestendigheid van de archiefbewaarplaats. De uitbreiding van de depots, waarvoor de gemeenteraad van Stichtse Vecht in het najaar van 2023 heeft ingestemd met het vrijgeven van de reservering voor de bouwplannen wordt dan gerealiseerd en in gebruik genomen. De uitbreiding voorziet in 2.600 strekkende meter extra depotruimte, waarmee voldoende capaciteit wordt gecreëerd om de papieren archieven, die nog bij de deelnemende gemeenten aanwezig zijn, te huisvesten. Bij de uitbreiding wordt tevens rekening gehouden met duurzaamheidseisen, zoals energiezuinige klimaatbeheersing en materialen die bijdragen aan een milieuvriendelijke exploitatie. De noodzaak voor uitbreiding van de depotcapaciteit werd reeds in de RHCVV-businesscase van 2018 onderkend. In 2022 is een schouw uitgevoerd bij de drie gemeenten, waaruit bleek dat in de periode 2025-2031 circa 2.060 meter papieren archief zal worden overgebracht. Na 2031 worden tot 2040 nog kleinschalige overbrengingen verwacht, maar geen grote archiefblokken meer voorzien. Digitaal werken en digitaal archiveren is bij alle deelnemende gemeenten de laatste jaren namelijk de norm geworden, waardoor op den duur geen papieren archief meer wordt gevormd. Bij de bouw van het RHCVV is rekening gehouden met een mogelijke extra depotlaag.

Met de uitbreiding op de huidige archiefbewaarplaats komt een oppervlakte van ca. 375m² inclusief logistieke ruimtes beschikbaar E-depot Het e-depot van het RHCVV, heeft met succes enkele pilotprojecten ge-ingest en er zijn diverse beleidskaders ontwikkeld voor onder meer het overbrengen en preserveren van digitale archieven. Het e-depot is klaar om grotere gemeentelijke collecties op te nemen. De ervaring leert dat de voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot intensief en tijdrovend is voor de gemeenten als zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden. Gezien de kwetsbaarheid van deze informatie blijft het aandacht vragen en advisering aan gemeenten op dit onderwerp een belangrijk speerpunt in 2026. Het oefenen met de export en ingest van gemeentelijke archieven zorgt ervoor dat gemeenten de mogelijkheid krijgen om ‘by design’ hun interne digitale archiveringsprocessen in te richten. Daarnaast geeft het inzicht in welke functionaliteiten (nieuwe) applicaties dienen te hebben om de digitale archivering en export te faciliteren. Gemeenten en RHCVV bouwen met dergelijke trajecten samen kennis op over wat er komt kijken bij digitale overbrenging, die nodig is om op den duur de overbrengingen steeds makkelijker te laten verlopen.

Ondertussen neemt in 2025-2026 het operationele werk aan digitale archieven bij het RHCVV toe, zoals begeleiden van de instroom van nieuwe particuliere archieven en het managen van de datakwaliteit (preservering).

23

Toegankelijk maken en houden De toegankelijke staat van archiefstukken (vastgelegd in artikel 3 van de Archiefwet) verwijst zowel naar materiële staat als naar intellectuele toegang (doorzoekbaarheid, maar ook bijvoorbeeld openbaarheid). Archieven dienen voorzien te zijn van een bruikbare inhoudsopgave, een inventaris, om te kunnen vinden wat je als gebruiker zoekt. Ze moeten ook letterlijk toegankelijk zijn. Een gebruiker moet een archiefstuk zelf kunnen raadplegen en mag de toegang hiertoe niet ontzegd worden, mits het archiefstuk in kwestie beperkt openbaar is. Jaarlijks werkt het RHCVV aan het verbeteren van de toegankelijkheid van archieven en collecties. De indexering van persoonsnamen, adressen en andere gegevens maakt het mogelijk om snel specifieke informatie te vinden in oude aktes, wat van grote waarde is voor genealogisch onderzoek en andere doeleinden. Voor deze nadere toegankelijkheid zijn we afhankelijk van onze vrijwilligers. Ook gegevens uit gemeentelijke archieven worden geactualiseerd en uitgebreid, waardoor documenten gemakkelijker te vinden zijn. Hier zorgen de medewerkers voor.

Achterstanden toegankelijkheid archieven en collecties De Archiefwet verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. In 2022 is in kaart gebracht wat in welke mate de archieven en collecties die het RHCVV beheert, toegankelijk zijn. Uit het onderzoek bleek dat bij het overbrengen van de archieven en collecties van de gemeenten naar het RHCVV destijds onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. Het gevolg is dat een deel van de archieven, bij de oprichting van het RHCVV in 2009, niet in de goede geordende en toegankelijke staat is overgebracht. Op basis van de uitgebreide inventarisatie per gemeente zijn berekeningen (september 2022) gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te startten met het wegwerken van de achterstanden en het voorkomen van nieuwe achterstanden. De kosten worden per gemeente doorberekend en zijn als projectkosten opgenomen in de meerjarenbegroting.

Online toegankelijkheid vergroten door digitalisering (scans) Van de archieven en collecties die het RHCVV in beheer heeft zijn tot nu toe vooral genealogische en notariële bronnen en de bouwdossiers gedigitaliseerd – samen geschat op niet meer dan 5-10% van de gehele collectie. Gezien de ambitie om zowel de dienstverlening aan ambtenaren te verbeteren als het gebruik van de archieven te vergroten, is digitalisering een voorwaarde. Gebruikers verwachten dat archieven online beschikbaar zijn en 24 uur per dag kunnen worden geraadpleegd. In de periode 2026-2029 zet het RHCVV in op digitalisering van de collectie met als uitgangspunt dat dit gebeurt op basis van ‘scanning on demand’. Uitgangspunt is dat niet de hele collectie digitaal toegankelijk zal kunnen zijn, omdat een groot deel van de collectie door auteurswetgeving en AVG nog niet actief online gepubliceerd kan worden. Daarnaast blijft het RHCVV binnen het reguliere budget ieder jaar zo mogelijk een deel van de collectie digitaliseren. Hierbij wordt voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkingsregistratie en bouwvergunningen. Restauratie en conservering Voordat oude documenten, boeken of brieven een veilig plekje krijgen in onze klimaat gereguleerde depots liggen ze bij particulieren soms jarenlang verstopt op zolders of in vochtige kelders. Hierdoor zijn sommige archiefstukken er slecht aan toe.

Ze zitten vol gaten of vallen uit elkaar door bijvoorbeeld vochtschade of schimmels. Ook in akten of gerechtsarchieven uit de 17e, 18e of 19e eeuw kunnen stukken zitten die beschadigd zijn. Regelmatig komt een vaste groep restauratoren bij het RHCVV langs die dit soort archiefstukken restaureren. Ze repareren o.a. de gaten met dun Japans papier en herstellen vochtschade. Wat gaan we in 2026 in ieder geval doen: • Met deelnemende gemeenten voorbereiden/overbrengen (digitale) archieven; • Beheer en behoud archieven en collecties binnen de beschikbare middelen/capaciteit; • Voortzetten achterstandenproject toegankelijkheid archieven en collecties; • Digitalisering overheids- en particuliere archieven binnen beschikbare middelen; • Kennisoverdracht en adviseren (digitale) archivering en preservering aan gemeenten en inwoners. Door middel van presentaties en filmpjes en informatie op de website.