3. Meerjarenbegroting RHCVV 2023-2026.pdf
Tekst van het document
Begroting 2023 (meerjarenraming 2024-2026) Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (Regionaal Archief RHCVV)
Vastgesteld in bestuursvergadering 27 juni 2022
Voorwoord Voor u ligt de concept meerjarenbegroting 2023-2026 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 27 juni jl. besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. In deze begroting schetsen wij ons meerjarenprogramma en begroting. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten die samenhangen met het uitvoeren van het meerjarenprogramma in 2023 en geven een indicatie van de lasten en baten voor de periode 2024-2026. In de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn de vier beleidslijnen uit de beleidsvisie 2020-2024 gevolgd, te weten: 1) 2) 3) 4)
Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten
Als eerste worden de context en beleidsdoelen voor het RHCVV in de periode 2023-2026 geschetst. Vervolgens wordt per beleidslijn toegelicht wat de doelen en activiteiten zijn. Het tweede deel bevat de financiële begroting met de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming, balans en paragrafen.
Breukelen, 27 juni 2022 Namens het RHC Vecht en Venen De directeur - streekarchivaris, drs. Roosmarijn Ubink
Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................... 2 1.
Inleiding ............................................................................................................ 5
2.
Programmabegroting 2023-2026 ....................................................................... 6 Hoofdlijnen Programmabegroting 2023 –2026.......................................................... 6 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies ............................................................................ 9 Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren ..................................................................... 11 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening ................................................. 13 Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten..................................................................... 15
3.
Financiële begroting 2023-2026 ...................................................................... 16 Uitgangspunten financiële begroting 2023-2026 ..................................................... 16 Begrotingsregels RHCVV ...................................................................................... 16 Begroting 2023 en meerjarenbegroting 2024-2026 in cijfers .................................... 18 Toelichting begrote Lasten en Baten 2023 ............................................................. 20 Bijdragen gemeenten 2023 -2026 ........................................................................ 22 Toelichting begrote balansen ............................................................................... 24
4.
Paragrafen ....................................................................................................... 26 Weerstandsvermogen ......................................................................................... 26 Risicoparagraaf .................................................................................................. 26 Kapitaalgoederen ............................................................................................... 27 Financiering ....................................................................................................... 27 Bedrijfsvoering ................................................................................................... 28
3
4
Inleiding Over het RHCVV Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht, De Ronde Venen en Weesp. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Naar aanleiding van de bestuurlijke fusie tussen gemeenten Weesp en Amsterdam per 24 maart 2022, treedt gemeente Weesp per 31 december 2022 uit de gemeenschappelijke regeling. Het RHCVV beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan de ambtenaren en burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. Het RHCVV beheert bijna vier kilometer analoog archief. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. De oudste stukken dateren uit 1349, zoals stadsrechten en eigendomsakten, de jongste (digitale) stukken uit 2021 uit de Coronacollectie. Taken De vier gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum.
De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de vier gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze vier gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Bestuur
Na de uittreding van de burgemeester van Weesp per 22 maart 2022 bestaat het bestuur uit de portefeuillehouders van de drie gemeenten. • dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester Stichtse Vecht) • dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) • dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt). Organisatie Het RHCVV bestaat uit: • Directie (Directeur) • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies, Collecties, Dienstverlening, Erfgoed en Educatie Locatie Het RHCVV beheert een archiefbewaarplaats en studiezaal in Breukelen, Schepersweg 6e. Netwerkpartners Het RHCVV is lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, de directeur van het RHCVV is voorzitter. Op regionaal niveau werkt het RHCVV samen met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek en Regionaal Archief Zuid Utrecht (RAZU). Voor erfgoedactiviteiten onderhoudt het RHCVV nauwe contacten met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen.
5
I - Programmabegroting 2023-2026 Hoofdlijnen Programmabegroting 2023 –2026 Deze begroting beschrijft de programmabegroting, onderverdeeld in de vastgestelde beleidslijnen. Het inhoudelijke gedeelte wordt gevolgd door de financiële begroting met de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming, balans en paragrafen. In de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn de vier beleidslijnen uit de beleidsvisie 2020-2024 gevolgd, te weten: Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Beleidslijn 3: Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleidslijn42: Beleven en Ontmoeten Binnen de vier beleidslijnen zijn doelen geformuleerd, waaraan het RHCVV zich de komende beleidsperiode committeert. In deze meerjarenbegroting zijn de doelen uitgewerkt en vertaald in wat dit vraagt in termen van benodigde acties en middelen. Per beleidslijn treft u de beantwoording aan op de vragen wat het RHCVV wil bereiken en wat we daarvoor gaan doen. De vraag wat het gaat kosten is verwerkt in de meerjarenbegroting 2023-2026. Missie en Visie RHCVV Het RHCVV is er als archiefdienst voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten. Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun (Digitale) archieven.
Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Overheidsinformatie vormt het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle. De collectie van het RHCVV vormt daarnaast het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten en daardoor een spiegel van de samenleving. Voor de inwoners fungeert het RHCVV als hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio. We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker. De programmabegroting in relatie tot de beleidsvisie ‘In Balans 2020-2024’ De programmabegroting 2023-2026 sluit aan bij de beleidsvisie ‘In Balans 2020-2024’ die op 13 november 2019 door het bestuur werd vastgesteld.1 De belangrijkste opgaves in deze beleidsperiode zijn het archiveren en beheren van digitale informatie, nieuwe (archief)wetgeving, verkorting van de overbrengingstermijn, en de herbezinning op de toekomst van het RHCVV na 2024.
De landelijke ontwikkelingen worden nauw in de gaten gehouden en waar nodig worden werkwijze aangepast zodat er flexibel en snel geacteerd kan worden. Door slimme en strategische keuzes te maken blijft het RHCVV wendbaar en kan er worden zorgdragen voor goed beheer en toezicht. In de voorgaande beleidsperiode zijn de erfgoedactiviteiten faciliterend ingevuld. In 2020-2024 onderzoekt het RHCVV hoe de uitvoering van de erfgoedtaak in balans gebracht kan worden met de andere taken. Het RHCVV continueert in de huidige beleidsperiode de inhoudelijke beleidskeuzes uit de beleidsperiode 2016-2019 en de businesscase uit 2018 die nog altijd actueel zijn. De businesscase heeft als doel de basis op orde te krijgen en de doelen worden gefaseerd uitgevoerd. De daarin geformuleerde speerpunten met betrekking tot digitaal archief- en informatiebeheer, actieve openbaarheid en digitale dienstverlening zijn duidelijk aanwezig in de doelen, diensten en producten van het RHCVV.
1
https://www.rhcvechtenvenen.nl/images/documents/RHCVV_20191113_beleidsvisie_2020-2024_definitief.pdf
6
Ontwikkeling Gemeenschappelijke Regeling RHCVV: Uittreden Weesp De meerjarenbegroting 2023-2026 is de eerste begroting zonder Weesp. Naar aanleiding van de bestuurlijke fusie tussen gemeenten Weesp en Amsterdam per 24 maart 2022, treedt Weesp per 31 december 2022 uit de gemeenschappelijke regeling. Op 17 januari 2022 hebben de bestuursleden van de deelnemende gemeenten overeenstemming bereikt over deze datum. De ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten hebben op 17 januari 2022 een voorlopige overeenstemming bereikt over de uittredingskosten voor de gemeente Weesp. De bestuursleden van gemeente Stichtse Vecht, De Ronde Venen en De Bilt zijn nog in gesprek met het bestuur van Amsterdam over de definitieve hoogte van de bijdrage. Het uitreden van Weesp heeft de drie overblijvende gemeenten aanleiding gegeven om te onderzoeken hoe voortzetting en een robuust RHCVV als GR met drie deelnemende gemeenten er voor de lange termijn uit ziet. Hiervoor is een onderzoeksopdracht uitgezet. De uitkomsten hiervan zijn verwoord in het rapport “Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen”.2 De financiële implicaties van een robuust RHCVV zijn bij het opmaken van deze begroting nog niet bepaald en niet verwerkt in de meerjarenbegroting.
Voor de financiële implicaties zal een afzonderlijk rapport worden opgesteld, dat samen met het hiervoor genoemde rapport ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan de bestuurlijke organisaties van de gemeenten. Aanpassing Archiefwet Digitale informatie bevindt zich binnen overheidsinstellingen meer en meer op verschillende systemen, die bovendien snel verouderen. Het gevaar is dat informatie hierdoor in de toekomst niet of moeilijker te raadplegen is. Het kabinet moderniseert daarom de Archiefwet zodat ook digitale informatie goed bewaard blijft en in de toekomst gelezen kan worden. De nieuwe Archiefwet gaat naar verwachting in op 1 januari 2024. Dat blijkt uit een in februari 2022 gepubliceerde update.3 De nieuwe archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder: - het verkorten van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar van alle analoge (papieren) en digitale documenten (overheidsinformatie) gerekend vanaf de datum van creatie of ontvangst van een document.4 Voor de documenten die zijn opgemaakt of ontvangen voorafgaand aan het moment van inwerkingtreding van de wet geldt nog 20 jaar.5 Archiefdiensten hebben experts en systemen om digitale bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar te houden. Door de informatie na 10 jaar naar een archiefdienst te sturen, is deze beter toegankelijk voor gebruikers. Zowel online als in de studiezaal.
- Onder de oude Archiefwet kregen mensen documenten die niet openbaar zijn, niet te lezen. Onder de nieuwe Archiefwet krijgen mensen een document van de overheid dat niet openbaar is, soms wel gedeeltelijk te lezen. Delen die niet openbaar zijn, zijn dan door de archiefdienst onleesbaar gemaakt. Het RHCVV voorziet op dit moment nog geen gevolgen voor taakuitvoering in 2024. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de gemeenten hierover. E-depot en Common ground Het e-depot is niet meer weg te denken uit het digitale informatielandschap van archiefdiensten en gemeenten. In e-depot worden digitale bestanden duurzaam bewaard en beheerd. Digitale archiefbescheiden hebben de eigenschap, in tegenstelling tot papier, sneller onbruikbaar te worden. Dit kan bijvoorbeeld doordat het bestandsformaat niet meer bruikbaar is omdat de software die nodig is niet meer beschikbaar is, of omdat er een van de vele nullen en eentjes is gemuteerd en het bestand defect is. Het e-depot zorgt ervoor dat de bestanden up-to-date, authentiek en integer blijven. Het bewaren van digitale informatie is niet iets wat alleen in de toekomst speelt. Ook nu al wordt digitale (gemeentelijke) archieven overgebracht naar het e-depot van het RHCVV en bevindt zich veel digitaal bij de gemeenten die die ook veiliggesteld dienen te worden.
Het RHCVV is daartoe in staat, de uitdaging ligt vooral bij de ambtelijke organisaties om de informatie voor te bereiden. Het steeds gangbaarder wordende Common Ground principe en het langer in de gemeentelijke applicatie beheerd worden van informatie in gemeentelijke systemen, bij de bron, zijn van grote invloed op vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, kernwaarden 2
Per mei 2021 was Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen versie 0.7 beschikbaar. Het definitieve rapport inclusief financiële doorrekening is zomer 2022 gereed. 3 https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/invoering-nieuwe-archiefwet-mogelijk-begin-2024 4 https://www.tweedekamer.nl/downloads/document?id=c907c430-951b-40ad-ae8efb26056921df&title=Memorie%20van%20toelichting.pdf 5 Artikel146. https://www.tweedekamer.nl/downloads/document?id=c5723b02-7e99-439e-86cc49c0a9ead537&title=Voorstel%20van%20wet.pdf
7
die door de overheid en het archiefbestel gedragen worden. Het RHCVV bereid zich hierop voor en speelt een actieve rol in de landelijke en regionale samenwerkingen en ontwikkelingen op dit gebied. Het RHCVV werkt nauw samen met andere archiefdiensten in de regio waaronder het RAZU om het e-depot verder te ontwikkelen en te laten voldoen aan de common ground principes.
8
Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Doel Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven zijn essentieel voor goed bestuur, goede bedrijfsvoering en transparantie naar de burger. Alleen als de digitale en papieren archivering op orde is kunnen overheidsorganisaties hun taken goed (blijven) uitvoeren. De Archiefwet legt overheidsorganisaties een aantal wettelijke verplichtingen op ten aanzien van hun informatiehuishouding, archiefvorming en -beheer. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten. Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van archiefwet- en regelgeving. Daarnaast maakt de archivaris inzichtelijk waar risico’s gelopen worden. Naast deze kaderstellende en toetsende rol heeft het RHCVV een adviserende rol. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan het college en de raad in hoeverre de gemeente voldoet aan het uitvoeren van haar wettelijke taken. Het college van B&W (als zorgdrager) informeert jaarlijks aan de gemeenteraad over de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer.
De Raad verantwoordt zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht.6 Toezicht en Advies in 2023 Het RHCVV adviseert in 2023 de deelnemende gemeenten over praktische voorwaarden en implicaties van (archief)wettelijke bepalingen en over de adequate inrichting van hun informatievoorziening en informatiebeheer met het oog op duurzame bewaring in de toekomst. Het RHCVV legt in de periode 2023-2026 de focus op het adviseren en helpen van de aangesloten gemeenten bij het duurzaam beheren van digitale informatie en het stimuleren van het zo spoedig mogelijk uitfaseren van de huidige hybride informatiehuishouding. De insteek is hierbij steeds: samen onderzoeken en samen antwoorden vinden die aansluiten bij de behoeften van de (gemeentelijke) organisatie om zo te voldoen aan de wettelijke eisen uit de Archiefwet. Begin 2024 zal de nieuwe archiefwet- en regelgeving van kracht worden. Het RHCVV zal de gemeenten in 2023 hierover adviseren en toezien dat de gevolgen daarvan in de informatie- en archiefhuishouding tijdig geïmplementeerd worden. Het RHCVV opereert bij de advisering zoveel mogelijk aan de voorkant (by design) zodat input en feedback meegenomen kan worden door de gemeenten. De archiefinspecteur wordt hier bij betrokken omdat voor definitieve besluitvorming in veel gevallen de goedkeuring van de archiefinspecteur (namens de archivaris) nodig is.
Het RHCVV zorgt in 2023 voor kennisdeling met de aangesloten gemeenten door een regulier gezamenlijk platformoverleg tussen de regievoerders van de gemeenten en de adviseurs RHCVV. Ook worden er bij gemeente intern kennisbijeenkomsten georganiseerd, en regionale kennismiddagen voor de gemeenten in samenwerking met andere archiefdiensten en het landelijke netwerk KIA over onderwerpen als duurzaam informatiebeheer, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische en juridische waarde van informatie. Wat gaat we daarvoor in ieder geval doen • Uitvoeren van twee (integrale) inspecties, thema inspecties (in overleg) en de jaarlijkse toezichtrapportage voor alle aangesloten gemeenten; • De reguliere jaarlijkse werkzaamheden zoals de kwaliteitscheck en goedkeuring van voorgelegde vernietigingslijsten, migratie- en vervangingsplannen, overbrenging van analoog en/of digitaal archief. • Ondersteuning/ advisering ontwikkelen van kennisproducten deelnemende gemeenten; • Organisatie van een gemeenschappelijke kennismiddag de deelnemende gemeenten en een informatiebijeenkomst (E-Café) binnen iedere gemeente; • Deelname archivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) met gemeentesecretaris; • Deelname inspecteur en adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO)
6
https://www.provincie-utrecht.nl/onderwerpen/bestuurlijke-zaken/interbestuurlijk-toezicht/informatiebeheer
9
10
Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Doel Het RHCVV beheert bijna 4 kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals privilegeboeken, eigendomsakten en een stadsrecht. De jongste stukken zijn uit de 21 e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, social mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. Het goed beheren van papieren en digitale archieven is een kerntaak van het RHCVV. Verwerven en beheren in 2023 Overbrengen papieren gemeente archief Ondanks de digitalisering bij de deelnemende gemeenten bevinden zich nog veel papierenarchieven bij de gemeenten. In de periode 2023-2025 verwacht het RHCVV circa 500 meter archief van de aangesloten gemeenten, waaronder veel bouwdossiers. Het RHCVV adviseert en begeleid de gemeenten bij het traject en steeds vaker ook bij het digitaliseren en in goede geordende staat overbrengen. Daarnaast brengt deze aanwas veel werk mee voor het toegankelijk maken via de eigen systemen en voor het beheer en behoud.
Overbrengen digitale archieven gemeenten Het RHCVV beschikt over een werkend e-depot en werkt sinds 2020 met de deelnemende gemeenten aan het voorbereiden van digitaal archief. De ervaring leert dat de voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot veel werk kost aan de kant van de gemeenten als zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden, voordat ze overgebracht kunnen worden naar een e-depotvoorziening. Gezien de kwetsbaarheid van deze informatie is het aandacht vragen en advisering aan gemeenten op dit onderwerp een belangrijk speerpunt in 2023. Collectie op orde Archieven horen volgens de Archiefwet in goede, geordende en toegankelijk staat te verkeren.7 In 2023 wordt verder gewerkt aan het op orde brengen van zowel de toegankelijkheid als de materiële staat van de archieven in de RHCVV depots. Het RHCVV heeft een grote werkvoorraad en beschikt over een beperkte capaciteit om deze werkzaamheden aan de gemeentelijke archieven uit te voeren. De vrijwilligers zullen net als andere jaren veel betekenen voor de particuliere archieven. In 2023 wordt verder, binnen de daarvoor gelabelde bedragen per gemeente beschadigde stukken gerestaureerd worden zodat zij voldoen aan de wettelijke eisen.
Acquisitie (digitale) particuliere archieven Op basis van het acquisitieprofiel is per gemeente inzichtelijk gemaakt op welke punten de collectie van het RHCVV aanvulling behoeft om een representatieve afspiegeling te zijn van de samenleving in het werkgebied. Om te voorkomen dat belangrijke (digitale) particuliere archieven verloren gaan is het nodig om hier mee aan de slag te gaan. In verband met beperkte capaciteit vindt vooral passieve acquisitie plaats in 2023 en wordt ingezet op kennisdeling met particulieren en bedrijven op het gebied van digitaal archiveren. Digitalisering Om de collectie toegankelijker en beter raadpleegbaar te maken voor burgers en ambtenaren, digitaliseert het RHCVV ieder jaar zo mogelijk van de collectie. Er is hiervoor slechts een beperkt budget beschikbaar, daarom wordt hierbij voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkings-registratie en bouwvergunningen. Wat gaat we daarvoor in ieder geval doen • Gezamenlijk met de deelnemende gemeenten voorbereiden/overbrengen (digitale) archieven; • Beheer en behoud archieven en collecties binnen de beschikbare middelen/capaciteit; • Digitalisering overheids- en particuliere archieven; • Kennisoverdracht en adviseren (digitale) archivering en preservering.
7
Archiefwet 1995, artikel 3.
11
12
Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening Doel Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie ter beschikking aan burgers en ambtenaren voor hergebruik. Dit gebeurt zowel via de studiezaal als de website:www.rhcvechtenvenenen.nl. Zoeken en vinden in archieven is vaak lastig. Voor veel mensen helpen begeleiding op de studiezaal, cursussen en educatieve programma’s om kennis te maken met archieven om er vervolgens efficiënt in te kunnen zoeken. Dat is belangrijk, omdat archieven een rechts- en bewijsfunctie hebben. Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Begrip van het heden is onmogelijk zonder kennis van het verleden. Beschikbaarstellen en dienstverlening in 2023 In de beleidsperiode 2020-2024 werkt het RHCVV verder aan de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website en de dienstverlening via de studiezaal, chat, e-mail, facebook en twitter. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal.
Om de digitale archieven en collecties met een zo groot mogelijk publiek te delen, stelt het RHCVV deze niet alleen via de eigen website beschikbaar maar ook via onder meer WieWasWie.nl en openarchieven.nl. In deze beleidsperiode zetten we verder in op het vergroten van de naamsbekendheid onder een breed publiek en onder onze ambtelijke gebruikers. We zijn proactief, werken samen met onze partners en zetten in op social media en het genereren van free publicity. Met cursussen en activiteiten kiest het RHCVV bewust voor laagdrempelige concepten zoals het GeschiedenisCafé, workshops en rondleidingen. Het RHCVV wil breed toegankelijk zijn en naast onze vaste bezoekers ook een jonger en nieuw publiek aantrekken. Digitale en fysieke dienstverlening via de studiezaal Door de digitalisering van de samenleving en wetgeving (hergebruik, open data, WOO, actieve openbaarheid) wordt digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie steeds belangrijker. Daarnaast is door het coronavirus landelijk en ook bij het RHCVV een verdere toename geweest in de vraag naar digitale dienstverlening, ook door de ambtelijke organisaties die nog steeds veel thuiswerken. Het is de verwachting dat deze ontwikkeling blijvend is. Het RHCVV zal in de periode 2022-2025 daarom de digitale dienstverlening verder uitbreidend en doorontwikkelen.
Toch zal de studiezaal een essentiële en noodzakelijke rol blijven spelen in het uitvoeren van de wettelijke taken. Naast de beperkingen in het online digitaal beschikbaarstellen van informatie door privacy- en auteurswetgeving, is – net als bij veel andere archiefdiensten – slechts een klein deel van de archieven gedigitaliseerd en digitaal toegankelijk. In de periode 2022-2025 zal ingezet worden op verdere digitalisering ten behoeve van dienstverlening. In 2021 en 2022 zijn door alle deelnemende gemeenten grote blokken bouwdossiers overgebracht. Hierdoor neemt het RHCVV de dienstverlening over van de gemeenten en is er een toename in de werkzaamheden op de studiezaal en de digitale dienstverlening. Gemeente Stichtse Vecht heeft de bouwdossiers volledig gedigitaliseerd, deze worden daardoor voornamelijk digitaal ter beschikking gesteld. De bouwdossiers van gemeente De Bilt zijn niet volledig gedigitaliseerd en worden daardoor voornamelijk fysiek op de studiezaal ter beschikking gesteld. Gemeente de Ronde Venen heeft de bouwdossiers (nog) niet gedigitaliseerd, deze kunnen alleen fysiek op de studiezaal ingezien worden. Cursussen en onderwijs In 2023 ontwikkelen we onze educatieve programma’s op verschillende niveaus voor basis- en voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Het RHCVV organiseert cursussen en workshops die gericht zijn op o.a.
onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Burgers, verenigingen en bedrijven archiveren steeds meer digitaal. • • • • • •
Wat gaat we daarvoor in ieder geval doen Uitbreiden en doorontwikkelen van digitale dienstverlening, zowel voor burger als ambtenaar; Uitbreiden van ondersteuning en informatie voor onderzoek en gebruik archieven: digitaal en via de studiezalen, ook buiten kantooruren; Vergroten van dienstverlening aan de ambtelijke organisaties, mede door verbeteren afspraken; Zichtbaarheid vergroten, nieuwe doelgroepen aantrekken: communicatie/activiteiten; Doorontwikkelen basis programma cursussen.
13
14
Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten Doel Er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Slechts een bepaalde groep is kundig in het zélf doen van onderzoek. Ook de drempel om een archief te bezoeken en onderzoek te doen is vaak hoog. Een goede manier om archieven toegankelijk en bekend te maken bij een breed publiek is door middel van educatie en presentaties gericht op geschiedenis, archieven en onderzoek. In de periode 2020-2024 onderzoeken we hoe we nieuwsgierigheid kunnen opwekken en de kennis over het regionale verleden kunnen vergroten door de geschiedenis op een toegankelijk manier, voor nieuwe generaties, jong en oud over het voetlicht te brengen. Beleven en ontmoeten in 2023: Beleven: Thema’s (digitale) exposities en activiteiten Ieder jaar zal het RHCVV aandacht besteden aan een aantal vaste onderwerpen, waaronder het herdenken en vieren van het einde van de Tweede Wereldoorlog. Daarnaast wordt ieder jaar een onderwerp gekozen waarover een kleine fysieke en digitale presentatie wordt samengesteld. Hierbij is het uitgangspunt dat het onderwerp voor alle aangeslotenen interessant is en staat het RHCVV archief en het doen van onderzoek centraal. In 2023 besteed het RHCVV onder meer aandacht aan de Watersnoodramp in 1953 en de effecten en gevolgen daarvan voor onze regio.
In 2023 wordt een expositie gewijd aan de Bataafse tijd (1795-1813). In 2023 is het 225 jaar geleden dat de Bataafse Republiek (het huidige Nederland) in 1798 haar eerste grondwet kreeg. Het was een roerige periode waarin er veel gebeurde op politiek vlak. Deze periode heeft de basis gelegd voor de huidige Nederlandse democratie. Met de blik van nu kunnen we vraagtekens zetten bij hoe democratisch sommige besluiten waren, maar voor die tijd waren de wijzigingen enorm ingrijpend. Veel ideeën uit de Verlichting werden doorgevoerd in het nieuwe Nederlandse bestuur. Het gelijkheidsbeginsel van alle burgers werd bijvoorbeeld ingevoerd en ook werden kerk en staat gescheiden. In 1806 werd Lodewijk Napoleon koning van Holland en vier jaar later werd Holland ingelijfd bij Frankrijk. Nadat de Franse troepen in 1813 verslagen werden bij Leipzig, keerde de zoon van stadhouder Willem V terug naar Nederland. Hij werd koning Willem I. In onze archieven zijn de sporen van de Franse tijd zichtbaar en duidelijk aanwezig. Documenten over kerken die hun goederen en grond moesten afstaan, brieven uit het jaar 1 (want met de invoering van de grondwet voerde men ook een nieuwe jaartelling in) en veel brieven geschreven in het Frans, wat de officiële taal van de overheid was. En de burgerlijke stand, in het RHCVV komen veel mensen langs om de burgerlijke stand te raadplegen.
De burgerlijke stand werd in 1811 door Napoleon ook in Nederland ingevoerd. Ontmoeten Door de positionering in het Cultuurhuis biedt het RHCVV samen met de bibliotheek en de muziekschool een gastvrije en inspirerende ontmoetingsplek. We streven ernaar de binding tussen bewoners van de regio te versterken door als ontmoetingsplek te fungeren. Het RHCVV richt zich daartoe op een breed en divers publiek en doet dit door geschiedenis, voor jong en oud, op een toegankelijke manier te brengen. Door naast lezingen ook laagdrempelige activiteiten zoals een GeschiedenisCafé en workshops te organiseren, wordt er een gevarieerd aanbod van activiteiten ontwikkeld. Een eventuele bijdrage wordt zo laag mogelijk gehouden. Net als afgelopen jaren sluiten we aan bij landelijke en regionale initiatieven zoals Open Monumentendag en Maand van de Geschiedenis. Activiteiten worden zo mogelijk in nauwe samenwerking met onze huidige en nieuwe partners ontwikkeld. Hiervoor heeft het RHCVV een kerngroep in het leven geroepen. Voor een optimale zichtbaarheid en bereiken van nieuwe doelgroepen, worden kleine reizende exposities in o.a. bibliotheken gerealiseerd. Wat gaat we daarvoor in ieder geval doen • Organiseren diverse laagdrempelige en toegankelijke activiteiten voor een breed publiek, jong en oud; • Organiseren van 1 expositie in het RHCVV en diverse kleine reizende exposities (o.a.
in bibliotheken); • Stimuleren hergebruik bronnen door derden om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie, onderzoek en cultuurbeleving door netwerkbijeenkomsten erfgoedpartners.
15
II - Financiële begroting 2023-2026 Uitgangspunten financiële begroting 2023-2026 In voorgaande hoofdstuk is op de beleidslijnen een kwalitatieve doorkijk geschetst van verwachte en beoogde ontwikkelingen en trends voor de aanstaande planperiode. In dit hoofdstuk worden de financiële uitgangspunten
benoemd
voor
de
begroting
2023
en
de
meerjarenraming
2024
–
2026.
Naar het zich laat aanzien zullen de cijfers over 2022 op diverse plaatsen afwijken van de begroting 2022. Voor het inzicht is nu naast de begroting 2022 een kolom met de prognose voor 2022 opgevoerd. Hierin zijn onder andere de effecten van de afkoopsom van de uittreding van Weesp zichtbaar gemaakt. Bij het opstellen van de begroting zijn de volgende financiële uitgangspunten gehanteerd: •
Reële begroting: geen overdaad, maar kosten ook niet maskeren.
•
De begroting gaat uit van de voldoende benodigdheden voor het uitvoeren van de wettelijke en niet wettelijke taken.
•
RHCVV
volgt
de
kaders
van
de
centrumgemeente:
waaronder
HRM,
financiën,
informatievoorziening. •
Horizon is 2024: Dit uitganspunt hangt samen met het traject Robuust RHCVV dat betrekking heeft op de periode na 2024. Bestuurlijk is belsloten tot die tijd rekening te houden eventuele frictiekosten en de begroting is daarom sober waar kan, investeringen zitten in toegevoegde waarde en geen desinvesteringen.
•
In de begroting wordt de index “CPB CEP 2021, loonvoet sector overheid” gehanteerd. De gehanteerde indexen uit de meicirculaire 2021 luiden als volgt: 2023 2,3%, 2024 2,1%, 2025 en 2026 2,4%.
•
De bijdrage voor de uittredingskosten van Weesp komt via een bestemmingsreserve in de jaren 2022 tot en met 2025 ten gunste van het resultaat. Vanaf 2026 komt de financiering van RCHVV volledig voor rekening van de drie gemeenten. De effecten van de uittreding van Weesp komen bij de volgende meerjarenbegrotingen aan de orde in relatie tot het traject Robuust RHCVV.
•
In het ambtelijke voorstel voor uittredingskosten lost de gemeente Amsterdam de schuld uit hoofde van de uittreding in zes jaarlijkse termijnen af. Vanaf 2025 tot en met 2027 .
Begrotingsregels RHCVV Toelichting algemeen De begroting 2023-2026 is opgesteld conform uitgangspunten begroting RHCVV. Begin 2018 zijn, in samenwerking met de financieel adviseurs van de deelnemende gemeenten, zijn onderstaande begrotingsregels geformuleerd. Het RHCVV stelt een eigen begroting en jaarrekening op. Deze hoeven niet conform BBV te zijn.8 Voor verbonden partijen gelden de eigen van toepassing zijnde begroting- en verslaggevingsregels. Voor gemeenschappelijke regelingen met rechtspersoonlijkheid (openbaar lichaam en bedrijfsvoeringsorganisatie) zijn dat eveneens de regels volgens het BBV. Termijnen Vaststelling van de begroting en jaarrekening vindt plaats binnen de wettelijke termijnen.
6
. Dit is conform de notitie verbonden partijen van de Commissie BBV oktober 2016, zie : http://www.commissiebbv.nl/begroten/notities-commissie/
16
Geen begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar Als er gedurende het jaar afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, vindt de verantwoording daarover plaats bij de jaarrekening en niet gedurende het jaar. Indexatie in de begroting Loon- en prijsstijgingen (CAO/inflatie en CPI-index) worden gehanteerd bij het opstellen van de begroting. Bij de opstelling van de begroting 2023 is rekening gehouden met de CPB-index “CEP loonvoet sector overheid" uit de laatst beschikbare Meicirculaire gemeenten. Reservepositie Uitgangspunt is om 5% van de exploitatielasten van de begroting als algemene reserve aan te houden. De reserve kan worden aangevuld met overschotten. De reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Investeringen Nieuw beleid, waarvoor nieuwe investeringen nodig zijn met kosten hoger dan € 10.000,- worden onderbouwd met een apart plan. Dit plan wordt verwerkt in de begroting, ná goedkeuring door het algemeen bestuur. Investeringen met economisch nut Investeringen met een meerjarig economisch nut boven de € 5.000,- worden altijd geactiveerd. Investeringen onder dat bedrag mogen worden geactiveerd op voorwaarde dat dit op consequente wijze gebeurt.
Methodiek omslagbijdrage Voor de berekening van de omslagbijdrage geldt de methode: (a) per gemeente de kosten per meter plank, (b) restauratiekosten en (c) het restant wordt verdeeld op basis van het laatst bij het CBS bekende inwoneraantal. Vanaf 2024 komt er indien nodig een variabele bij voor de opslagkosten van het e-depot per gemeente. Overheadkosten Bij uitbreiding van de formatie worden ook de overheadkosten doorgevoerd in de begroting. Dit betreft reiskosten, opleidingskosten en eventueel kantoorkosten. Uurtarief werkzaamheden RHCVV voor deelnemende gemeenten. Het uurtarief dat berekend wordt bij eventuele werkzaamheden voor deelnemende gemeenten is kostendekkend. Voor overige partijen komt er een opslag boven op het kostendekkende uurtarief. Salariskosten conform gegevens HRM-bronsysteem Uiterlijk vóór 1 september en 15 januari ontvangt het RHCVV van de centrumgemeente de HRstuurinformatie (o.a. loonsom, formatie, bezetting) uit het bronsysteem voor de personeels- en salarisadministratie voor (a) de sturing op de loonsomontwikkeling en (b) om te betrekken bij het opstellen van de jaarstukken. HR-beleid centrumgemeente Het HR-beleid en –instrumentarium van de centrumgemeente is onverkort van toepassing op het RHCVV. Hierdoor wordt rechtsgelijkheid bevorderd. Onvoorzien De post onvoorzien is een buffer voor onvoorziene uitgaven.
De directeur van het RHCVV dient toestemming te vragen aan het bestuur voor het aanspreken van de post onvoorzien.
17
Begroting 2023 en meerjarenbegroting 2024-2026 in cijfers Rekening LASTEN: 400001 Salariskosten 400007 Studiekosten 400015 Vergoeding vrijwilligers 400024 Reiskosten 400026 Indirecte personeelslasten
Begroting
Prognose
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2021 770.749 2.525 2.340 9.723
2022 858.768 8.588 2.530 14.500 5.000
869.596 8.588 3.000 14.500 5.000
2023 937.693 8.786 3.069 14.500 5.000
2024 957.383 8.970 3.133 14.500 5.000
2025 980.360 9.185 3.209 14.500 5.000
2026 1.003.889 9.406 3.286 14.500 5.000
785.337
889.386
900.684
969.048
988.987
1.012.254
1.036.080
400005 Huisvestingskosten 400006 Huisvestingskosten diversen 400008 Kantoorkosten 400010 Diensten t.b.v. administratie 400020 Bankkosten 400011 Onvoorzien uitgaven 400030 Kapitaallasten
258.489 39.108 24.960 6.556 835 0 4.833 334.781
248.160 23.626 25.300 15.926 1.012 1.500 7.078 322.602
264.165 30.000 25.300 23.426 1.012 1.500 4.578 349.981
270.300 30.700 25.882 20.465 1.035 1.535 3.544 353.461
275.900 31.300 26.425 20.895 1.057 1.567 6.515 363.658
389.999 32.000 27.060 21.396 1.082 1.604 6.515 479.656
399.400 32.700 27.709 21.910 1.108 1.643 6.515 490.984
400013 Erfgoedactiviteiten 400014 Voorlichting
9.797 4.759 14.556
10.000 5.060 15.060
10.000 5.060 15.060
10.230 5.176 15.406
10.445 5.285 15.730
10.696 5.412 16.107
10.952 5.542 16.494
400012 Digitale archivering & digitale dienstverlening 400016 Boeken / kaarten / prenten 400017 Lidmaatschappen 400021 Restauratie en conservering 400022 Materiële verzorging
88.824 1.085 1.729 100.946 7.513 200.097
81.972 1.012 1.822 7.392 9.151 101.349
86.000 1.012 1.822 7.392 9.151 105.377
88.100 1.035 1.864 7.562 9.361 107.923
89.900 1.057 1.903 7.721 9.558 110.139
92.100 1.082 1.949 7.906 9.787 112.825
94.300 1.108 1.995 8.096 10.022 115.522
22.221
26.041
22.995 600.176 -152.303
25.724
26.827
28.971
33.037
-152.624
470.868
-126.900
-130.099 0 0 -103.272
-165.150 0 0 -136.179
0 0 0 33.037
500007 Toevoeging algemene reserve met winstopslag Toevoeging bestemmingsreserve uittreding Weesp Vrijval bestemmingsreserve uittreding Weesp Pojectkosten Robuust Vrijval bestemmingsreserve Robuust
2022
22.221
26.041
Totaal lasten
1.356.992
1.354.438
1.841.970 1.318.938 1.375.242 1.484.663 1.692.118
BATEN: 500001 Bijdrage gemeenten 500001 Bijdrage 2%
Rekening 2021 1.111.108 22.221
Begroting 2022 1.302.062 26.041
Prognose 2022
1.133.329
1.328.103
1.172.754
1.311.938
1.368.179
1.477.527
1.684.907
16.981 14.908 202.896
0 15.295 15.295
42.705 0 15.295 58.000
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
20.909 7.403 28.312
4.040 7.000 11.040
4.040 7.000 11.040
4.000 3.000 7.000
4.000 3.063 7.063
4.000 3.137 7.137
4.000 3.212 7.212
500003 Specifieke inkomsten De Bilt 500003 Specifieke inkomsten Stichtse Vecht 500003 Specifieke inkomsten Stichtse Vecht, compensatie te hoge servicekosten 500003 Specifieke inkomsten De Ronde Venen 500003 Specifieke inkomsten Weesp
500002 Overige baten incl. leges 500005 Verhuur archiefruimte
92.720 78.287
Incidentele bate door uittreding Weesp Totaal baten
Saldo
Begroting Begroting Begroting Begroting 2023 2024 2025 2026 1.149.759 1.286.214 1.341.352 1.448.556 1.651.869 22.995 25.724 26.827 28.971 33.037
600.176 1.364.537
1.354.438
7.545
0
1.841.970 1.318.938 1.375.242 1.484.663 1.692.118
0
0
0
0
0
Daar de uittreding van de gemeente Weesp ultimo 2022 zal plaats vinden, is voor het inzicht eenmalig een prognose voor 2022 opgenomen. De uittredingsvergoeding van € 600.176,- is hierin enerzijds als incidentele bate opgenomen en anderzijds als toevoeging aan de “Bestemmingsreserve uittreding Weesp”.
18
Verder blijkt uit het inzicht verkregen uit de jaarrekening 2021 dat in 2022 en 2023 bepaalde posten hoger zullen uitvallen dan verwacht bij de begroting 2022. Deze posten zijn voor het inzicht verwerkt in de prognose 2022 en de effecten daarvan zijn verwerkt in de begrotingen daarna. De afwijkingen voor de jaren 2022 en 2023 ten opzichte van de goedgekeurde begroting 2022 zijn als volgt weer te geven:
Begroting 2022
Verschil met prognose 2022
Begroting 2023 uit begroting 2022
€
€
€
Afwijkingen met de begroting 2022 LASTEN Personeelkosten Huisvestingskosten Huisvestingskosten diversen Kantoorkosten Diensten t.b.v. administratie Bankkosten Onvoorzien uitgaven Kapitaallasten Erfgoedactiviteiten Digitale archivering & digitale dienstverlening Overige archiefkosten Toevoeging aan Algemene reserve
BATEN Bijdragen drie gemeenten Bijdrage Weesp Vrijval bestemmingsreserve uittreding Weesp 2% Winstopslag Specifieke inkomsten Overige baten Verhuur archiefruimte
Aanpassingen in begroting 2023 €
889.386 248.160 23.626 25.300 15.926 1.012 1.500 7.078 15.060
11.298 16.005 6.374 0 7.500 0 0 -2.500 0
899.824 251.138 23.910 25.604 16.117 1.024 1.500 5.044 15.241
69.224 19.162 6.790 278 4.348 11 34 -1.500 165
81.972
4.028
19.377
0
26.041 1.354.438
-3.046 39.659
82.956 19.610 26.304 1.368.272
5.144 213 -580 103.290
1.302.062
-152.303
1.302.062 26.041 15.295 1.343.398 4.040 7.000 1.354.438
-152.303 152.303 -3.046 42.705 39.659 0 0 39.659
1.163.334 151.861 1.315.195 26.304 15.693 1.357.192 4.080 7.000 1.368.272
122.880 -151.861 -28.981 152.624 -580 -15.693 107.370 -80 -4.000 103.290
0
0
0
0
De verschillen worden bij de betreffende posten in het volgende hoofdstuk waar nodig nader toegelicht.
19
Toelichting begrote Lasten en Baten 2023 Salariskosten In 2023 stijgen de salarissen door de gebruikelijke jaarlijkse indexering met € 9.000 en door formatie-uitbreiding en schaalverhoging met € 59.000. De formatie ontwikkelt zich als volgt: Jaar 2022
Formatie op 1 januari 11,5 fte
2023
12,3 fte
Bijzonderheden in dit jaar • • • •
0,5 fte aanstelling ondersteuning, per 1 januari 2022 0,5 fte tijdelijke uitbereiding uren studiezaalmedewerker, per 1 januari 2022 (periode 2022-2024) 0,5 fte uitbreiding uren erfgoedmedewerker, per 1 januari 2022 0,39 fte uitbreiding ondersteuning (schaal 7), per 1 januari 2023 0,56 fte uitbreiding uren studiezaalmedewerkers (Schaal 7) per 1 januari 2023
De overbrenging van de blokken bouwdossiers door DB, SV, DRV brengt meer werk mee voor de dienstverlening. Het RHCVV neemt immers de beschikbaarstelling over van de ambtelijke organisaties. Hierdoor is in de begroting van 2023 een uitbreiding begroot van 0,56 fte. Deze wordt tot 1 fte aangevuld met het vrijkomen van de 0,44 fte voor dienstverlening op de studiezaal van Weesp, waarvan 1 dag als meerkosten werd vergoed door Weesp. Voor de ondersteuning was met ingang van 2022 0,5fte uitbreiding van de formatie in schaal 6 voorzien. Met ingang van 2023 is gezien de huidige arbeidsmarkt en noodzakelijke ondersteuning 0.9 fte in schaal 7 begroot. De salariskosten over 2022 zullen ten opzichte van de begroting 2022 naar verwachting stijgen door benodigde inhuur. Huisvestingskosten Het RHCVV huurt het gebouw en depots van de gemeente Stichtse Vecht. In 2020 heeft de gemeente Stichtse Vecht een nieuwe MJOP opgesteld waardoor er een herberekening van het onderhoudscomponent heeft plaatsgevonden. Met ingang van 2022 wordt de huur aangepast naar € 230.165. Na indexatie zal de huur in 2023 ten opzichte van 2021 met € 14.132 toenemen. Huisvestingskosten diversen Tot 2020 vond drie keer per week schoonmaak plaats. Vanaf de coronatijd wordt er dagelijks schoongemaakt. In de prognose 2022 en begroting 2023 is rekening gehouden met deze hogere kosten. Diensten t.b.v.
administratie In de prognose 2022 en begroting 2023 zijn naast aanpassing van de DVO met de gemeente Stichtse Vecht extra kosten opgevoerd om het voor de bedrijfsvoering benodigde inzicht te bewerkstelligen. Digitale archivering en Digitale Dienstverlening Onder deze post vallen alle ICT-gerelateerde activiteiten ten aanzien van de kantoor-ICT, de website, het archiefbeheersysteem en het digitaliseren van de collectie en het e-depot (de softwarelicenties, dataopslag en dataverkeer). Overige baten incl. leges De overige baten incl. leges zijn geïndexeerd (CPI). Het RHCVV heeft beperkte mogelijkheden in het genereren van inkomsten. Er worden voor 2023 geen structurele inkomsten voorzien naast de door te berekenen schoonmaakkosten.
20
Verhuur archiefruimte De verhuuropbrengsten gaan afnemen door inkrimpende beschikbare ruimte als gevolg van te ontvangen archieven. Toevoeging en vrijval bestemmingsreserve Weesp De vergoeding wordt in 2022 opgenomen in een bestemmingsreserve. De vergoeding valt, te beginnen in 2022, in vier jaar vrij ten gunste van het resultaat. Toevoeging algemene reserve met winstopslag Volgens de GR-overeenkomst artikel 10 dragen de gemeenten 2% meer af dan het werkelijk aandeel in de jaarlijkse kosten. Hiermee wordt bereikt –zoals afgesproken met de Belastingdienst- dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is. De opslag wordt ieder jaar toegevoegd aan de algemene reserve. Projectkosten en vrijval bestemmingsreserve Robuust In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Verwacht wordt, dat hiervoor extra kosten naar voren zullen komen. Invulling van de posten hangt samen met de financiële doorrekening en besluitvorming daaromtrent. Deze kosten zullen voor zover mogelijk worden bestreden met de in 2022 te vormen aanwezige bestemmingsreserve.
21
Bijdragen gemeenten 2023 -2026 Begrote bijdrage gemeenten 2023 Met Amsterdam is overeengekomen dat Weesp na 31 december2022 geen deel meer uit maakt van de gemeenschappelijke regeling RHCVV. Voor de uittreding is een afkoopsom overeengekomen van € 600.176. De bijdrage voor de uittredingskosten valt via de bestemmingsreserve in de jaren 2022 tot en met 2025 vrij ten gunste van het resultaat. Vanaf 2026 komt de financiering van RCHVV volledig voor rekening van de drie gemeenten. De volgende sleutels voor verdeling van de kosten tussen de deelnemende gemeenten zijn gehanteerd: 1) het aantal strekkende meters gemeentelijk archief zoals die op 1-1-2023 in de archiefbewaarplaats opgenomen zijn. (extra meters die (lopende een jaar) worden overgebracht, worden voor dat jaar naar rato separaat in rekening gebracht en in de eerstvolgende begroting opgenomen) 2) De van oorsprong binnen de gemeenten gehanteerde bedragen voor de restauratie en conservering 3) Het laatst bij het CBS bekende aantal inwoners van de deelnemende gemeenten. Verdeelsleutel 1: aantal meter archief in beheer In 2022 worden van verschillende gemeenten archiefblokken naar het RHCVV overgebracht, waarvoor dienstverlening wordt verricht. Zover hier nog geen rekening mee gehouden was in de begroting van 2022, is de toename van aantal meters per gemeente per 1-1-2023 hieronder vermeld.
Extra overbrengingen waarover in 2023 beheer en dienstverlening worden uitgevoerd, maar nog niet in de begroting waren opgenomen, worden separaat gefactureerd en vervolgens verwerkt in de begroting 2024 e.v.: De Ronde Venen Stichtse Vecht De Bilt
225 101 0
Het voor 2023 geïndexeerde tarief per meter archief bedraagt € 67,08. In onderstaande tabel is de toename van het aantal meters verwerkt in het totaal aantal meter gemeente archief dat in beheer zal zijn per 1-1-2023. Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal
Meters 828 803 1.127 2.758
€ 55.543 53.833 75.600 184.976
Verdeelsleutel 2: Restauratiekosten Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
€ 1.952 1.912 2.875 6.739
Het op basis van inwoners te verdelen restant is als volgt bepaald: Totaal te dekken exploitatiekosten Sleutel 1: tarief per meter archief Sleutel 2 restauratiekosten
€ 1.286.214 -184.976 -6.739
Sleutel 3: te verdelen op basis van inwoners
1.094.499
22
Verdeelsleutel 3: Restant bijdrage o.b.v. aantal inwoners Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal
Inwoners 44.720 43.384 65.108 153.212
€ 319.466 309.922 465.111 1.094.499
De totale bijdrage per gemeente met de 2% winstopslag exclusief projectkosten luidt dan voor 2023 als volgt: Bijdrage exploitatie Winstopslag Totaal bijdrage € € € 376.961 7.539 384.500 365.666 7.313 372.979 543.587 10.872 554.458 1.286.214 25.724 1.311.938
Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal
Raming bijdrage gemeenten 2023-2026 De geraamde bijdragen van de gemeenten voor het tijdvak 2023-2026 luiden als volgt: Begroting 2022 € Bijdrage De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Weesp 2% Winstopslag ten gunste van algemene reserve De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Weesp
Totaal
328.172 332.707 488.880 152.303 1.302.062
Begroting 2023 €
Begroting 2024 €
Begroting 2025 €
Begroting 2026 €
328.172 332.707 488.880
376.961 365.666 543.587
392.949 379.989 568.414
432.150 411.340 605.067
491.606 468.924 691.339
1.149.759
1.286.214
1.341.352
1.448.556
1.651.869
Prognose 2022 €
6.563 6.654 9.778 3.046 26.041
6.563 6.654 9.778
7.539 7.313 10.872
7.859 7.600 11.368
8.643 8.227 12.101
9.832 9.378 13.827
22.995
25.724
26.827
28.971
33.037
1.328.103
1.172.754
1.311.938
1.368.179
1.477.527
1.684.907
In bijdrage 2024 is voor de gemeente De Ronde Venen reeds rekening gehouden met het overbrengen van 18 m archief per 1 januari 2024 en 100 m per 1-1-2025. Voor Stichtse Vecht is rekening gehouden met het overbrengen van 50 meter archief per 1 januari 2024. De bijdrage van Weesp is met ingang van 2022 vervangen door een vrijval via de bestemmingsreserve in vier jaar van de afkoopsom.
23
Toelichting begrote balansen Rekening
Begroting
31-12-2021 31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 € € € € € € Activa
Materiële vaste activa Financiële vaste activa (vordering op Amsterdam) Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen
19.473 485.860 219.480
24.895 447.873 100.000 204.147
51.401 295.249 100.000 186.697
44.887 165.150 100.000 218.935
38.372 82.575 100.000 169.702
31.857 27.525 100.000 260.238
724.813
776.915
633.347
528.972
390.649
419.620
Algemene reserve Resultaat boekjaar Bestemmingsreserve uittreding Weesp Bestemmingsreserve Robuust Eigen vermogen
45.456 7.545
53.001
65.103 0 447.873 13.939 526.915
57.488 0 295.249 30.610 383.347
64.311 0 165.150 49.511 278.972
67.068 0 0 73.581 140.649
72.428 0 0 97.192 169.620
Netto vlottende schulden < 1 jaar
671.812
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
724.813
776.915
633.347
528.972
390.649
419.620
2024 € 51.401
2025 € 44.887
2026 € 38.372
-6.515 44.887
-6.515 38.372
-6.515 31.857
Passiva
Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt begroot:
Boekwaarde per 1 januari Investeringen: Warmtewerende folie op ramen Tafels studiezaal Vloerbedekking Verlichting tentoonstellingsruimte Koeling studiezaal Afschrijvingen Boekwaarde per 31 december
2022 € 19.473
2023 € 24.895
10.000 4.500 10.000 4.000 11.550
-4.578 24.895
-3.544 51.401
Financiële vaste activa Onder de financiële vaste activa is het deel van de afkoopsom voor de uittreding van Weesp, dat nog niet van Amsterdam is ontvangen, opgenomen. Over deze vordering wordt geen rente berekend. De afkoopsom zal in zes jaar worden afgelost. 2022 € Vordering per 1 januari Afkoopsom Weesp
Aflossing Vordering per 31 december
0 600.176 -152.303 447.873
2023 € 447.873 0 -152.624 295.249
2024 € 295.249 0 -130.099 165.150
2025 € 165.150 0 -82.575 82.575
2026 € 82.575 0 -55.050 27.525
Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar bestaan vooral uit debiteurenvorderingen op de gemeenten.
24
Algemene Reserve De algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Zodat, als er gedurende het jaar incidentele afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, dit opgevangen kan worden binnen het RHCVV. Zo hoeft hiervoor geen extra bijdrage aan de deelnemende gemeenten gevraagd te worden. In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. De zo gevormde reserve kan in de toekomst worden aangewend in gevallen waarbij de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers tekort schiet. In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Het overschot boven de 5% drempel wordt met ingang van 2022 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop van de algemene reserve luidt als volgt: 2021 2022 2023 € € € Stand per 1 januari 45.456 65.103 Vorming algemene reserve uit bedrijfsvoeringsreserve 23.235 2% bijdrage 22.221 26.041 22.995 Resultaat voorstel 7.545 0 Toevoeging aan bestemmingsreserve Robuust -13.939 -30.610 Stand per 31 december
45.456
65.103
57.488
2024 € 57.488
2025 € 64.311
2026 € 67.068
25.724 0
26.827 0
28.971 0
-18.901
-24.070
-23.611
64.311
67.068
72.428
Bestemmingsreserve uittreding Weesp De bestemmingsreserve uittreding Weesp is gevormd uit de vergoeding voor de uittreding. De vrijval wordt over de jaren 2022 – 2025 verdeeld. De reserve geeft het volgende verloop te zien. 2022 €
2023 € 447.873
Stand per 1 januari Vergoeding uittreding Weesp Vrijval boekjaar
2024 € 295.249
2025 € 165.150
2026 €
0 600.176 -152.303 -152.624 -130.099 -165.150
0
Stand per 31 december
447.873 295.249 165.150
0
0
Bestemmingsreserve Robuust In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Verwacht wordt dat hiervoor extra kosten naar voren zullen komen. Om deze kosten op te vangen wordt de komende jaren het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop luidt als volgt: 2022 €
2023 € 0 30.610 P.M.
2024 € 30.610 18.901 P.M.
2025 € 49.511 24.070
2026 € 73.581 23.611
Stand per 1 januari Toevoeging Besteding Robuust
0 13.939
Stand per 31 december
13.939
30.610
49.511
73.581
97.192
25
III - Paragrafen Weerstandsvermogen De financiële positie van het RHCVV wordt bepaald door het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten en de winstopslag een algemene reserve gevormd (voorheen bedrijfsvoering genaamd). De algemene reserve kan worden ingezet om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Volgend op de uitgangspunten voor de RHCVV-begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, is vanaf 2019 het uitgangspunt om 5% van de begroting als reserve aan te houden.
Risicoparagraaf a.
De uittreding van de gemeente Weesp uit de gemeenschappelijke regeling RHCVV door overgang naar de gemeente Amsterdam was voorzien op 31 december 2024. Inmiddels is bekend, dat Weesp uit zal treden per 31 december 2022. Om inzicht in de door de uittreding ontstane onzekerheden te krijgen, is een onderzoeksopdracht uitgezet. De uitkomsten hiervan zijn verwoord in “Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen”9. De financiële implicaties van een robuust RHCVV na de uittreding van de gemeente Weesp zijn bij het opmaken van de begroting 2023 nog niet bepaald.
b.
De komende jaren verwacht het RHCVV een forse instroom van analoge archiefblokken van de aangesloten gemeenten. In de periode 2025-2045 verwacht het RHCVV circa 1.800 meter papieren archief van de gemeenten. Om deze archiefblokken op te kunnen vangen is uitbreiding van het depot met een derde verdieping noodzakelijk. Problemen kunnen worden voorkomen als de uitbreiding uiterlijk in 2025 is gerealiseerd. Het besluitvormingstraject betreffende de uitbreiding maakt onderdeel uit van het traject Robuust RHCVV. Het besluitvormingstraject bij de gemeente Stichtse Vecht als eigenaar van het gebouw is nog niet uitgekristalliseerd. Door de uitbreiding van het depot en de hierop volgende huurverhoging zal de financiële bijdrage van de drie gemeenten toenemen.
c.
In 2021 zijn in samenwerking met de deelnemende gemeenten een schouw gedaan om een meerjarenplanning te maken voor de over te brengen archieven. i. Er is een planning van deze overbrengen noodzakelijk voor de planning van de bouw van de extra verdieping op het depot. Volgens de schouwen is er voldoende ruimte tot en met 2024, daarna is extra ruimte noodzakelijk. De bouw van de extra verdieping is voldoende voor het onderbrengen van alle nog geplande overbrengingen van analoog archief. ii. De overbrengingen hebben effect op de verdeelsleutel en de hoogte van begroting door extra werkzaamheden bij het RHCVV waaronder het beschikbaar stellen. Inzicht op de planning geeft gemeenten de mogelijkheid hierop te anticiperen in de eigen meerjarenbegrotingen.
d.
Er is geen overeenstemming met de verhuurder van het gebouw ten aanzien van de servicekosten. In 2022 worden door de verhuurder, Stichtse Vecht, de samenstelling en onderbouwing van de servicekosten van de twee afgelopen jaren en de komende jaren inzichtelijk gemaakt. Zodra de juistheid van de gerealiseerde en begrote resultaten beoordeeld zijn kan de post huisvesting realistisch begroot worden..
9
Per mei 2021 was Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen versie 0.7 beschikbaar.
26
e.
Door het ontbreken van informatie en overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s) is onzekerheid over de juiste meerjaren raming voor de post huisvesting diversen
f.
De klimaatinstallaties zijn aan het einde van hun levensduur. Eventuele problemen in de installaties kunnen operationele risico’s met zich brengen.
g.
De formatie en inschaling zijn in 2018 gedeeltelijk HR21 geherwaardeerd. Inmiddels is vast komen te staan dat de formatie en inschaling uit de pas lopen met de ontwikkelingen bij de centrumgemeente. In aanloop naar Robuust zal eventueel benodigd herstel geïnventariseerd worden.