3. Meerjarenbegroting RHCVV 2023-2026.pdf

h.

Vanaf 2019 wordt in de begroting een loon- en prijscompensatie toegepast (conform geldende CAO en CPI-index). De werkelijke loonontwikkeling kan hier van afwijken.

i.

De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt. De kosten van een reconstructieverzekering voor de archieven en collecties zijn hoog. Het RHCVV heeft voldoende beheersmaatregelen getroffen om de risico’s op schade als gevolg van calamiteiten te beperken. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van branden inbraaksignalering. Het RHCVV beschikt over een concept collectiehulpverleningsplan (gereed 2022), waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding. De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit.

j.

Naar verwachting zal in 2023 of 2024 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. De archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn en er wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel. Het kabinet wil de termijn verkorten van twintig naar tien jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen de aanpassing zal hebben op de taakuitvoering van het RHCVV Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.

Kapitaalgoederen Het RHCVV huurt het pand waarin het is gevestigd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Groot onderhoud aan gebouw en gebouw specifieke installaties worden door de verhuurder uitgevoerd. Het kleine onderhoud op de installaties en de binnenkant van het gebouw vallen ten laste van het RHCVV. Het RHCVV beschikt over een eigen (ICT-)inrichting, installaties en materiele vaste activa in het gehuurde gebouw.

Financiering De begroting van het RHCVV wordt grotendeels gefinancierd door de deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca. 95% uit de omslagbijdrage inclusief de winstopslag en voor ca. 5% uit

27

de facturatie voor de ‘taken in opdracht’, de leges en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. De facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn. De deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een nota die is gebaseerd op de begroting. De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkings-kosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven.

Bedrijfsvoering Beleidsplan Het beleid voor 2023 ligt vast in de ‘Beleidsvisie 2020-2024’, vastgesteld op 13 november 2019. Formatie en HRM Functies waarvoor een vacature ontstaat in de periode 2018-2024, doordat een medewerker de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, worden pas ingevuld nadat is onderzocht of (a) functie invulling noodzakelijk is; (b) invulling bijdraagt aan versterking van het RHCVV; en (c) invulling geen nadelige consequenties kan hebben indien wordt besloten tot opheffing van deze GR. Dit sluit aan bij de uitgangspunten voor formatie die begin 2018 zijn geformuleerd bij het technisch onderhoud van het functiehuis en het opstellen van de businesscase. Vanaf 2022 worden nieuwe medewerkers alleen nog benoemd in tijdelijke dienst, tot meer duidelijkheid is over de toekomst van het RHCVV na 2024. Indirecte personeelslasten Dit bedrag betreft de indirecte personeelslasten zoals BHV, RI&E en consignatievergoedingen. Vanaf 2022 wordt hiervoor een bedrag van € 5.000,- opgenomen. Studiekosten Voor studiekosten wordt 1% van de salariskosten aangehouden. Dit sluit aan bij het uitgangspunt dat het HR-beleid en –instrumentarium van de centrumgemeente onverkort van toepassing is op het RHCVV. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening centrumgemeente Stichtse Vecht.

en

het

Besluit

Informatiebeheer

van

de

Financieel beheer De boekhouding en de salarisadministratie worden via een dienstverleningsovereenkomst verzorgd door de teams Financiën en HRM van de centrumgemeente Stichtse Vecht en externe partijen. Met de gemeente Stichtse Vecht is hiervoor in 2016 een nieuwe dienstverleningsovereenkomst gesloten. Deze overeenkomst met Stichtse Vecht moet worden herzien en de stijging is vooruitlopend daarop meegenomen in de begroting 2023. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan Avance en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert, het technisch applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande

28

15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud etc. ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Met de gemeente SV is bestuurlijk overeengekomen, dat met ingang van 2022 een huurverhoging zal plaats vinden, waarna de huur voor 2022 inclusief groot onderhoud € 230.165 zal bedragen. Groot onderhoud is gepland in 2024 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363. Details over de onderhoudsplanning zijn niet bekend bij RHCVV. Het RHCVV betaalt het team Vastgoed van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het klein onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie. In 2022 worden de afspraken hierover gefinaliseerd.

Depotinrichting RHCVV heeft bij de bouw en oplevering in 2008 een grote investering gedaan in de inrichting van het pand en de depotruimten. De levensduur van stellingkasten wordt algemeen geraamd op tenminste 30 jaar. Vervanging vóór 2024 lijkt niet nodig. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend. Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000,- begroot. In de periode tot 2024 wordt onderzocht of dit bedrag een realistische voorziening is.

29

Colofon Breukelen, bestuurlijk vastgesteld 27 juni 2022 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur-archivaris RHCVV Foto’s Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

30