26. rvs + rbs GEWIJZIGD - Protocol Publiceren persoonsgegevens op het RIS.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp

Organisatie onderdeel

Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026

Griffie

Begrotingswijziging

Telefoonnummer opsteller 0346-254587

Nee

Datum raadsvergadering 24 februari 2026

E-mail opsteller griffie@stichtsevecht.nl

Registratie nummer 770779

Portefeuillehouder A.J.H.T.H. Reinders

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit Het Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026 vast te stellen en daarmee het Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht, vastgesteld op 22 september 2022, in te trekken.

Samenvatting In verband met de aankomende gemeenteraadsverkiezingen en installatie van een nieuwe raad stelt de griffie voor diverse verordeningen en reglementen van raad en griffie te actualiseren. Ook het Protocol Publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht is herzien. Voorgesteld wordt het Protocol Publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026 vast te stellen.

A Inleiding Aanleiding In verband met de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 en het aantreden van een nieuwe raad heeft de griffie de actualiteit van verordeningen en reglementen van de raad en griffie nagekeken. Diverse verordeningen en reglementen zijn herzien. Zo ook het Protocol Publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht. Ten opzichte van het protocol uit 2022 is vanwege inwerkingtreding van de Woo (Wet open overheid) de passage onder c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten aangepast. Waar ingekomen brieven of andere geschriften van inwoners en instellingen voorheen in het besloten raadsinformatiesysteem (RIS) werden geplaatst, alleen in te zien na inloggen, worden deze in de toekomst openbaar gemaakt. Zij zijn dan voor alle bezoekers van het RIS te lezen. De stukken worden wel geanonimiseerd. Raads- en commissieleden kunnen naam en contactgegevens van de briefschrijvers opvragen bij de griffie. De griffie zorgt voor duidelijkheid over het nieuwe proces en de wijzigingen voor alle betrokkenen. De wijziging is in het protocol geel gearceerd.

Bevoegdheid De bevoegdheid tot het vaststellen van het protocol ligt bij de gemeenteraad.

Afweging scenario’s Niet van toepassing.

Maatschappelijk doel en beoogd effect Een bijgewerkt protocol dat voldoet aan regelgeving vanuit het Rijk. Duidelijke communicatie naar inwoners en derden over de gevolgen van de wijziging voor hen en een overgangsperiode om de aanpassing van de werkwijze zorgvuldig te laten verlopen.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening Over dit nieuwe protocol heeft geen eerdere besluitvorming plaatsgevonden.

B Beslispunten, Argumenten en Risico’s Argumenten Met het vaststellen van het Protocol Publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026 voldoet de gemeente aan de Wet open overheid.

Risico’s Niet van toepassing

C Overige aspecten Financieel Het voorstel heeft geen directe financiële consequenties.

Juridisch Juridische grondslag: Wet open overheid - artikel 3.3. lid 2 onder c en d Het nieuwe Protocol vervangt het protocol d.d. 2022 en wordt gepubliceerd via de gebruikelijke kanalen.

Kanttekeningen Niet van toepassing

Communicatie Het Protocol wordt na vaststelling door de raad in het Gemeenteblad gepubliceerd. Het handboek voor raads- en commissieleden wordt aangepast.

Participatie Niet van toepassing

Vervolg Na vaststellen en publiceren van het Protocol voert de griffie een wijziging in de werkwijze door waarna duidelijk met inwoners en andere briefschrijvers wordt gecommuniceerd over de wijziging en de consequenties daarvan.

Bijlage 1. Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026

24 februari 2026 De voorzitter van de raad, drs. A.J.H.T.H. Reinders

Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026 Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie

Gemeente Stichtse Vecht

Officiële naam regeling

Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026

Citeertitel

Protocol publiceren persoonsgegevens Raadsinformatiesysteem Stichtse Vecht 2026

Vastgesteld door

Gemeenteraad

Onderwerp

Algemeen

Opmerkingen m.b.t. de regeling Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Wet open overheid - artikel 3.3. lid 2 onder c en d Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum

Terugwerkende Datum Betreft kracht t/m uitwerkinginwerkingtreding treding

Datum Kenmerk ondertekening voorstel Bron bekendmaking

Nieuwe regeling

Tekst van de regeling Intitulé

Gewijzigd besloten met inachtneming van het aangenomen amendement A26.1 (artikel 5 sub c en Bijlage 1.)

PROTOCOL PUBLICEREN PERSOONSGEGEVENS OP HET RAADSINFORMATIESYSTEEM VAN GEMEENTE STICHTSE VECHT 2026 De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gehoord de commissie Sociaal Domein en Bestuur en Financiën van 10 februari 2026; gelet op artikel 3.3. lid 2 onder c en d van de Wet open overheid

besluit: vast te stellen het

Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2026 Artikel 1. Definities a. Publicatie Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht. Stukken die worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk. b. Raadsinformatiesysteem Het Raadsinformatiesysteem kent een openbaar deel en een besloten deel. De informatie in het open gedeelte is voor eenieder toegankelijk via de website van de gemeente. Het besloten deel is alleen toegankelijk voor raadsleden, commissieleden, burgemeester, wethouders en daartoe geautoriseerde medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die het aangaat, kunnen te allen tijde hun rechten uitoefenen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming met betrekking tot hun gepubliceerde persoonsgegevens, waaronder het verwijderen van hun persoonsgegevens. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt, binnen de wettelijke kaders, gehonoreerd.

Artikel 3. Gedragslijnen Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voorde categorieën c tot en met e geldt dat betrokkenen via de website en/of een ontvangstbevestiging geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Gewijzigd besloten met inachtneming van het aangenomen amendement A26.1 (artikel 5 sub c en Bijlage 1.)

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, besluitenlijsten, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen en amendementen. Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht wordt van de politieke ambtsdragers het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto, zakelijk e-mailadres. Overige persoonsgegevens zoals adres en telefoonnummer worden alleen openbaar gemaakt met toestemming van de betrokkenen. Het is wettelijk verplicht nevenfuncties van politieke ambtsdragers openbaar te maken. b. Persoonsgegevens van ambtenaren Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, het team waar de ambtenaar werkzaam is en het zakelijk e-mailadres.

Gedragslijn: Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad -ongeacht of zij voor de gemeente Stichtse Vecht of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijngeldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar gemaakt worden, eventueel met vermelding van het team waar zij werkzaam zijn en het zakelijke mailadres. In de stukken die afkomstig zijn van het college en in het Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, worden geen persoonsgegevens van ambtenaren of derden opgenomen, tenzij vermelding van die gegevens noodzakelijk is voor het begrip van het onderwerp. c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten De raad ontvangt brieven afkomstig van onder andere burgers en instellingen. Deze bevatten vaak persoonsgegevens zoals adresgegevens, telefoonnummer en handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat een petitie aan de raad wordt overhandigd, met lijsten die doorgaans naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Conform artikel 3.3. lid 2 onder c en d van de Wet open overheid worden deze stukken geanonimiseerd openbaar gemaakt in het Raadsinformatiesysteem via de lijst van ingekomen stukken voor de raad.

De publicatie betreft de volledige inhoud van het stuk, waarbij persoonsgegevens van natuurlijke personen — waaronder naam, adres en handtekening — worden verwijderd. Indien de ingekomen brief of petitie afkomstig is van een instelling, wordt de naam van de instelling wel vermeld. De raad zelf en de leden van de raad moeten kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Contactgegevens kunnen daarom bij de griffie worden opgevraagd. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het Raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen.

Gewijzigd besloten met inachtneming van het aangenomen amendement A26.1 (artikel 5 sub c en Bijlage 1.)

De stukken worden vermeld op de lijst van ingekomen stukken, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Om de afzender aan te duiden worden uitsluitend termen gebruikt als aanvrager, (wijk)bewoner of belanghebbende, zonder vermelding van de naam, tenzij sprake is van een instelling. De griffie informeert afzenders van brieven, petities en andere geschriften bij of kort na ontvangst dat hun bijdrage geanonimiseerd openbaar zal worden gemaakt. Deze informatie wordt verstrekt via een ontvangstbevestiging en is tevens beschikbaar op de gemeentelijke website. Bij de ingekomen stukken die openbaar in het Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, worden geen persoonsgegevens van ambtenaren of derden opgenomen. Gedragslijn: Ingekomen brieven, petities en andere geschriften die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden geanonimiseerd gepubliceerd in het Raadsinformatiesysteem via de lijst van ingekomen stukken voor de raad. Daarbij worden persoonsgegevens van natuurlijke personen, waaronder namen, adressen en handtekeningen, verwijderd. Indien de afzender een instelling is, wordt de naam van de instelling vermeld. d.

Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raads- of commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of mede namens anderen of namens instellingen Personen die tijdens raads- of commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen (audiovisuele) publicatie van hun bijdrage op het Raadsinformatiesysteem met vermelding van hun naam. Insprekers kunnen de tekst van de inspraakbijdrage inleveren (op papier of digitaal) voor publicatie. Als op de aangeleverde tekst het adres of overige persoonsgegevens staan, wordt alleen de naam bij publicatie vermeld. Gedragslijn: De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt op de gebruikelijke manier opgenomen in de besluitenlijst. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de Griffie expliciet op gewezen. De mondelinge inbreng wordt live uitgezonden en is terug te kijken via het digitale geluids- en/ of filmverslag van de vergadering.

Indien een inspreker een tekst inlevert -op papier of digitaal- voor publicatie op het raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht dan wordt deze op het Raadsinformatiesysteem geplaatst, waarbij alleen de naam wordt vermeld. Overige persoonsgegevens van de inspreker worden niet gepubliceerd, tenzij deze daar zijn ondubbelzinnige schriftelijke toestemming voor geeft. De Griffie wijst de insprekers op de wijze van publiceren. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

Gewijzigd besloten met inachtneming van het aangenomen amendement A26.1 (artikel 5 sub c en Bijlage 1.)

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens van de indieners worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt. Documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten kunnen persoonsgegevens bevatten. Ook burgerinitiatieven en verzoeken tot het houden van een referendum bevatten persoonsgegevens. Gedragslijn: De hoofdlijn is dat openbare raadsstukken en bijhorende bijlagen en achterliggende documenten op passende wijze worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgelakt, voor zover deze op het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht worden gepubliceerd. Alleen als het belang van openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van het eerbiedigen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) kan hiervan worden afgeweken en worden de betrokkene(n) hierover geïnformeerd.

Raadsstukken in het kader van de beantwoording van zienswijzen worden gepubliceerd op het Raadsinformatiesysteem zonder de namen en adressen van de indieners. Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures worden behandeld als ingekomen stuk. Deze worden niet op het openbare deel van het Raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, (wijk)bewoner etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Burgerinitiatieven worden in het openbare deel van het Raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Het mag de naam bevatten van degene die het initiatief indiende. Adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en de handtekening afgedekt. Het burgerinitiatief wordt integraal geplaatst op het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem. Ondersteuningsverklaringen worden in het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem opgenomen. f.

Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad Aan de raad gerichte uitnodigingen worden niet op het openbare Raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Stichtse Vecht openbaar gemaakt, maar enkel op de niet-openbare nieuwsbrief voor raadsleden. g. Aanwezigen raads- en commissievergaderingen Alle in de vergaderzaal aanwezigen, waaronder ook ambtenaren, publiek et cetera geven als gevolg van hun aanwezigheid aan dat zij geen bezwaar hebben tegen audiovisuele publicatie van hun aanwezigheid.

Artikel 4. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Gewijzigd besloten met inachtneming van het aangenomen amendement A26.1 (artikel 5 sub c en Bijlage 1.)

De bepalingen in dit Protocol zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend. Zo worden handtekeningen op stukken ingediend door raadsfracties niet gepubliceerd.

Artikel 5. Afwijkingsbevoegdheid en onvoorziene gevallen a. Indien handelen conform dit protocol gevolgen heeft die onevenredig zijn tot het gediende doel, beslist de griffier over afwijking hiervan. b. In die gevallen waar het protocol niet (direct) in voorziet, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de griffier om te handelen in de geest van het protocol en zo nodig daarover in contact te treden met de functionaris gegevensbescherming. c. De Griffier legt afwijkingen gemotiveerd vast.

Artikel 6. Citeertitel en inwerkingtreding a. Deze regeling kan worden aangehaald als Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem gemeente Stichtse Vecht 2026. b. Deze regeling treedt in werking een dag na de bekendmaking. c. Het Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem gemeente Stichtse Vecht, vastgesteld op 27 september 2022, wordt ingetrokken.

Bijlage Bijlage 1. Stroomschema en tabel n.a.v. aangenomen A26.1

24 februari 2026 Griffier B. Espeldoorn-Bloemendal

Voorzitter drs. A.J.H.T.H. Reinders

Gewijzigd besloten met inachtneming van het aangenomen amendement A26.1 (artikel 5 sub c en Bijlage 1.)