25. rvs + rbs Pilot wijzigingen reglement van de raad en commissieverordening.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp Pilot wijzigingen reglement van de raad en commissieverordening Begrotingswijziging n.v.t Datum raadsvergadering 20 december 2022

Portefeuillehouder A.J.H.T.H. Reinders Organisatie onderdeel Griffie E-mail opsteller Bianca.Espeldoorn@stichtsevecht. nl Telefoonnummer opsteller 0346-254535 Registratie nummer 104384

Aan de gemeenteraad

Pagina 1 van 6

verordeningen - versie 17-11-22/WJ1

1. Als pilot voor de periode 1 januari – 1 mei te besluiten tot de volgende wijzigingen in de werkwijze van de raads- en commissievergaderingen op voordracht van de werkgroep Werkwijze raad: 1a. Inspreken in de raadsvergadering wordt afgeschaft. Insprekers die willen inspreken over een onderwerp vreemd aan de agenda worden daartoe uitgenodigd bij een speciaal daarvoor ingelast moment tijdens een commissievergadering. Alleen bij een commissievergadering kan nog worden ingesproken over agendapunten. Het inspreken bij de raadsvergadering komt hiermee volledig te vervallen. 1b. Gewenste wijzigingen op de agenda en ingekomen stukken moeten voorafgaand aan de vergadering worden gemeld en worden niet plenair besproken tenzij de actualiteit daartoe aanleiding geeft. 1c. De commissie adviseert, na bespreking, over het al dan niet doorgeleiden van een bespreekstuk naar de raad. Daarbij zijn grootte van de fractie en het aantal zetels in de raad doorslaggevend. 1d. Het presidium kan voorstellen om raadsvoorstellen rechtstreeks door te geleiden naar de raad als hamerstuk, en niet eerst als bespreekstuk naar de commissie, wanneer daar voldoende aanleiding toe is. 1e. Er zijn minimaal 2 partijen en tenminste 5 zetels nodig om een onderwerp voor een commissievergadering te agenderen. 1f.

Vragen voor het vragenhalfuur worden beoordeeld op urgentie, noodzakelijkheid, actualiteit en onuitstelbaarheid. 1g. De behandeling van de stand van zaken van moties en toezeggingen vindt niet meer in de commissievergadering plaats maar hierover kunnen technische vragen worden

rvs Pilot wijzigingen reglementen en

Voorgesteld Besluit

1h.

gesteld. Daarnaast wordt er aan gewerkt om de lijsten op te nemen in het digitale systeem Pepperflow. De rapportages worden alleen ter kennisneming opgenomen. In de raadsvergadering wordt een totale spreektijd per fractie en voor het college ingevoerd.

2. Als pilot te besluiten tot de volgende wijzigingen in de werkwijze van de raads- en commissievergaderingen op voordracht van het presidium: 2a. Vooralsnog de vergadercyclus van 4 weken te handhaven. Voor inspreken ‘vreemd aan de agenda’ een apart blok te plannen tijdens een commissieavond. 2b. De vaste commissieaanwijzing los te laten en bespreekonderwerpen vrij (maar wel zoveel mogelijk gegroepeerd) te agenderen. 3. Na een evaluatie na drie raadscycli de voorbereidingen te starten voor het actualiseren voor het Reglement van orde voor de raad en de commissieverordening voor die wijzigingen die structureel kunnen worden doorgevoerd.

Samenvatting Op basis van input uit de vorige raadsperiode en de inwerkperiode van de nieuwe raad heeft de werkgroep Werkwijze raad meerdere voorstellen besproken en wil op basis hiervan een pilot voorstellen van zaken die direct ingevoerd kunnen worden. Separaat heeft het presidium ook over wijzigingen gesproken waarvan wordt voorgesteld deze gelijk in de pilot mee te nemen.

Bijlage 1. Raadsbesluit Pilot wijzigingen reglementen en verordeningen

Pagina 2 van 6

Doel en beoogd maatschappelijk effect De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 17 mei kennis genomen van het instellen van de werkgroep Werkwijze raad. De werkgroep is gericht op het doen van verbetervoorstellen t.b.v. de werkwijze van de raad en commissies, procesvoorstellen te doen en indien nodig deze aan de daarvoor bestemde gremia voor te leggen, de invoering te bewaken en de uitvoering te evalueren, waar dit voorstel toe dient.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving De gemeentewet, het reglement van orde voor de raad van de gemeente Stichtse Vecht, de commissieverordening en het reglement voor het presidium zijn van toepassing.

Argumenten In de vorige raadsperiode hebben gesprekken en bijeenkomsten plaatsgevonden in het kader van het ‘Intern raadstraject bestuurscultuur’ op basis waarvan input is meegegeven voor verbetervoorstellen voor de werkwijze van de raad. Als vervolg is op initiatief van raadsleden een enquête uitgezet bij de laatste vergaderingen van de vorige raadsperiode. Bij het inwerkweekend van de nieuwe raad is met de eerdere input verder gegaan en zijn daar ook nieuwe voorstellen aan toegevoegd. De werkgroep heeft zich in eerste instantie gericht op de voorstellen waarvan is aangegeven dat deze op korte termijn ingevoerd zouden kunnen worden als daartoe besloten zou worden. Andere onderdelen komen op een later moment aan de orde, al dan niet in een ander gremium. De voorstellen die overgenomen worden of ontraden worden, zijn opgenomen in dit raadsvoorstel. Voorgesteld wordt om op advies van de werkgroep Werkwijze raad over te nemen: 1a.

1b.

Inspreken in de raadsvergadering wordt afgeschaft. Insprekers die willen inspreken over een onderwerp vreemd aan de agenda worden daartoe uitgenodigd bij een speciaal daarvoor ingelast moment tijdens een commissievergadering. Alleen bij een commissievergadering kan nog worden ingesproken over agendapunten. Het inspreken bij de raadsvergadering komt hiermee volledig te vervallen. Toelichting: Inspreken tijdens een raadsvergadering heeft niet of nauwelijks meerwaarde. Er is geen tijd voor uitwisseling bij een onderwerp vreemd aan de agenda. Inspreken over een agendapunt heeft de meeste invloed tijdens de beeldvormende en/of oordeelsvormende fase. Onder 2a wordt voorgesteld een apart blok ‘inspraak vreemd aan de agenda’ te plannen tijdens een commissieavond. Verwacht wordt dat dit de kwaliteit van de behandeling vergroot en er meer dialoog met en meer ruimte voor de inwoners mogelijk is. Inspreken over een agendapunt tijdens een commissievergadering blijft wel behouden. Gewenste wijzigingen op de agenda en ingekomen stukken moeten voorafgaand aan de vergadering worden gemeld en worden niet plenair besproken tenzij de actualiteit daartoe aanleiding geeft.

Pagina 3 van 6

1c.

1d.

1e.

1f.

1g.

1h.

Toelichting: Door administratieve zaken zoveel als mogelijk uit de vergadering te halen kan efficiënter vergaderd worden. De commissie adviseert, na bespreking, over het al dan niet doorgeleiden van een bespreekstuk naar de raad. Daarbij zijn grootte van de fractie en het aantal zetels in de raad doorslaggevend. Toelichting: Het is historisch gegroeid dat bij het advies om een onderwerp wel of niet door te geleiden naar de raad naar het aantal aanwezige leden wordt gekeken. De commissie is geen besluitvormend orgaan maar geleidt voorstellen door naar de raad en geeft daarbij een advies mee onder vermelding van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring zoals beschreven in de commissieverordening. Die afspraak wordt hiermee bekrachtigd. Het presidium kan voorstellen om raadsvoorstellen rechtstreeks door te geleiden naar de raad als hamerstuk, en niet eerst als bespreekstuk naar de commissie, wanneer daar voldoende aanleiding toe is. Toelichting: Door niet alle voorstellen ter bespreking te agenderen kan effectiever vergaderd worden. In de commissieagenda wordt hier melding van gedaan. Als een fractie het onderwerp wel wil bespreken kan het geagendeerd worden voor de raad. Dan zijn minimaal 2 partijen en tenminste 5 zetels nodig om een onderwerp voor de raad ter bespreking te agenderen.

Er zijn minimaal 2 partijen en tenminste 5 zetels nodig om een onderwerp voor een commissievergadering te agenderen. Toelichting: Er zijn minimaal 2 partijen nodig om met elkaar in debat te gaan. Met deze maatregel wordt voorkomen dat op verzoek van één fractie een onderwerp ter bespreking wordt geagendeerd. Vragen voor het vragenhalfuur worden beoordeeld op urgentie, noodzakelijkheid, actualiteit en onuitstelbaarheid. Toelichting: In het huidige reglement wordt gesproken van urgentie. Om dit nader te duiden worden hieraan de criteria toegevoegd noodzakelijkheid, actualiteit en onuitstelbaarheid. De behandeling van de stand van zaken van moties en toezeggingen vindt niet meer in de commissievergadering plaats maar hierover kunnen technische vragen worden gesteld. Daarnaast wordt er aan gewerkt om de lijsten op te nemen in het digitale systeem Pepperflow. De rapportages worden alleen ter kennisneming opgenomen. Toelichting: Met de invoering van een digitaal systeem wordt gestreefd naar een meer actuele stand van zaken. Wanneer de lijsten goed worden bijgehouden is naar verwachting de behoefte aan het stellen van vragen minder en kan het stellen van vragen ook schriftelijk. Door administratieve zaken zoveel als mogelijk uit de vergadering te halen kan efficiënter vergaderd worden. De rapportages worden alleen ter kennisneming opgenomen.

In de raadsvergadering wordt een totale spreektijd per fractie ingevoerd.

Pagina 4 van 6

a.

Elke fractie beschikt over 8 minuten spreektijd per vergadering, vermeerderd met één minuut per fractielid. b. Op voordracht van het presidium kan, bij een grote agenda, de raad besluiten de spreektijd voor elke fractie te vermeerderen met 4 minuten, vermeerderd met een minuut per fractielid. c. Op voordracht van het presidium kan, bij een korte agenda, de raad besluiten de spreektijd voor elke fractie te halveren, vermeerderd met een halve minuut per fractielid. d. Het college beschikt over een totale spreektijd die gelijk is aan een derde van de totale spreektijd van de fracties. e. Iedere fractie bepaalt zelf hoe ze deze spreektijd over de verschillende onderwerpen van de agenda verdeelt. f. Iedere fractie bepaalt zelf hoeveel spreektijd zij voor de eerste en tweede termijn nodig heeft. g. Beantwoording van vragen en reageren op interrupties gaan niet van de spreektijd af. h. Het zelf interrumperen of stellen van vragen gaat wel van de spreektijd af. Toelichting: Bij wijze van experiment stelt de werkgroep voor om spreektijd in te voeren om te ervaren of dan efficiënter en effectiever vergaderd wordt. Het vergadersysteem van de gemeente is daar nog niet op gericht. De griffie zal nog nader uitwerken hoe hier het beste mee geëxperimenteerd kan worden.

Het presidium had de griffier verzocht om de voor- en nadelen in kaart te brengen voor het plannen van commissievergaderingen waarbij de huidige structuur met Fysiek en Sociaal Domein en Bestuur en Financiën wordt losgelaten en er meer op onderwerpen wordt geagendeerd. Voor Sociaal Domein zijn er regelmatig weinig tot geen onderwerpen en Fysiek Domein zit meer dan vol. Het presidium wil als pilot de vaste commissieaanwijzing loslaten en bespreekonderwerpen vrij (maar wel zoveel mogelijk gegroepeerd) agenderen. Om daarbij tegemoet te komen aan insprekers vreemd aan de agenda is het voorstel om voor hen een apart blok te plannen tijdens een commissieavond. Voorgesteld wordt om op advies van het presidium over te nemen: 2a. Vooralsnog de vergadercyclus van 4 weken te handhaven. Voor inspreken ‘vreemd aan de agenda’ een apart blok te plannen tijdens een commissieavond. 2b. De vaste commissieaanwijzing los te laten en bespreekonderwerpen vrij (maar wel zoveel mogelijk gegroepeerd) te agenderen. Daarnaast heeft het presidium inmiddels ingestemd met het voorstel om fracties die een onderwerp willen bespreken in de commissie hiervoor een bespreeknotitie in te laten vullen om scherper te hebben wat besproken moet worden en wat van de commissie verwacht wordt. De voorzitter kan dan ook beter sturen op de behandeling van het agendapunt. De werkgroep roept de fracties op tot het volgende:

Pagina 5 van 6

-

Niet altijd allemaal het woord te willen voeren. Aandacht voor zelfdiscipline, waarbij in ogenschouw wordt genomen dat de discussie uit een commissievergadering in een raadsvergadering niet hoeft te worden overgedaan. De commissievoorzitters concluderen de behandeling steeds strakker af. De griffier bereidt de annotatie voor de raadsvoorzitter strak voor en de raadsvoorzitter stuurt tijdens de vergadering.

De werkgroep adviseert de volgende voorstellen niet over te nemen: - Spreektijd in commissievergadering en/of werken met termijnen. Toelichting: De verwachting is dat termijnen ten koste gaan van het debat in de commissie. Daarnaast is spreektijd bijhouden voor de raadsadviseur moeilijk uitvoerbaar omdat diegene bij een commissie de enige ondersteuner is. Wel kunnen fracties meer rekening houden met de geplande tijd en onderlinge verdeling. - Geen nadere aanscherping van een verzoek voor een spoeddebat. Toelichting: De aanbeveling wordt richting de indieners meegegeven om, na afstemming met de griffier, als indieners een rondje bij de fractievoorzitters te doen. De raad heeft reeds middelen om een ongewenst spoeddebat niet door te laten gaan door niet aanwezig te zijn of te besluiten het punt van de agenda te halen.

Kanttekeningen Het reglement van orde van de raad en de commissieverordening worden in de fase van deze pilot nog niet aangepast.

Communicatie Het besluit wordt gecommuniceerd via het raadsinformatiesysteem en de (sociale) media.

Financiën, risico’s en indicatoren n.v.t. 16 november 2022, De voorzitter van de raad, drs. A.J.H.T.H. Reinders

Pagina 6 van 6

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsbesluit

Registratie nummer 104384

Onderwerp Pilot wijzigingen reglement van de raad en commissieverordening Begrotingswijziging n.v.t. Datum raadsvergadering 20 december 2022 Commissie 6 december 2022 De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op:

Besluit 1. Als pilot voor de periode 1 januari – 1 mei te besluiten tot de volgende wijzigingen in de werkwijze van de raads- en commissievergaderingen op voordracht van de werkgroep Werkwijze raad: 1a. Inspreken in de raadsvergadering wordt afgeschaft. Insprekers die willen inspreken over een onderwerp vreemd aan de agenda worden daartoe uitgenodigd bij een speciaal daarvoor ingelast moment tijdens een commissievergadering. Alleen bij een commissievergadering kan nog worden ingesproken over agendapunten. Het inspreken bij de raadsvergadering komt hiermee volledig te vervallen. 1b. Gewenste wijzigingen op de agenda en ingekomen stukken moeten voorafgaand aan de vergadering worden gemeld en worden niet plenair besproken tenzij de actualiteit daartoe aanleiding geeft. 1c. De commissie adviseert, na bespreking, over het al dan niet doorgeleiden van een bespreekstuk naar de raad. Daarbij zijn grootte van de fractie en het aantal zetels in de raad doorslaggevend. 1d. Het presidium kan voorstellen om raadsvoorstellen rechtstreeks door te geleiden naar de raad als hamerstuk, en niet eerst als bespreekstuk naar de commissie, wanneer daar voldoende aanleiding toe is.

Pagina 1 van 2

raad en commissieverordening/WJ1

het voorstel van de voorzitter van de raad van 16 november 2022; de bespreking in de commissie Bestuur en Financiën van 6 december 2022,

rbs Pilot wijzigingen reglement van de

-

1e. 1f. 1g.

1h.

Er zijn minimaal 2 partijen en tenminste 5 zetels nodig om een onderwerp voor een commissievergadering te agenderen. Vragen voor het vragenhalfuur worden beoordeeld op urgentie, noodzakelijkheid, actualiteit en onuitstelbaarheid. De behandeling van de stand van zaken van moties en toezeggingen vindt niet meer in de commissievergadering plaats maar hierover kunnen technische vragen worden gesteld. Daarnaast wordt er aan gewerkt om de lijsten op te nemen in het digitale systeem Pepperflow. De rapportages worden alleen ter kennisneming opgenomen. In de raadsvergadering wordt een totale spreektijd per fractie en voor het college ingevoerd.

2. Als pilot te besluiten tot de volgende wijzigingen in de werkwijze van de raads- en commissievergaderingen op voordracht van het presidium: 2a. Vooralsnog de vergadercyclus van 4 weken te handhaven. Voor inspreken ‘vreemd aan de agenda’ een apart blok te plannen tijdens een commissieavond. 2b. De vaste commissieaanwijzing los te laten en bespreekonderwerpen vrij (maar wel zoveel mogelijk gegroepeerd) te agenderen. 3. Na een evaluatie na drie raadscycli de voorbereidingen te starten voor het actualiseren voor het Reglement van orde voor de raad en de commissieverordening voor die wijzigingen die structureel kunnen worden doorgevoerd.

20 december 2022 Griffier B. Espeldoorn-Bloemendal

Pagina 2 van 2

Voorzitter drs. A.J.H.T.H. Reinders