20250622 - Aanbiedingsnotitie collegevoorstel GR RANU versie 1.pdf

Concept

v.1 dd 22 juni 2025 RU

Aanbiedingsnotitie ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht Aan

:

College van B&W van gemeente x

Van

:

Bestuur Regionaal historisch Centrum Vecht en Venen

Datum

:

22 juni 2025

Betreft

:

Collegevoorstel verzoek zienswijze raden ontwerpregeling RANU

1. Aanleiding Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is als archiefinstelling een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHCVV houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en archiefvorming van de deelnemende gemeenten; beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen waar wetgeving uit bijvoorbeeld de Archiefwet en de AVG dat voorschrijft. De collectie van het RHCVV vormt het (bedrijfsvoering en cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. De huidige gemeenschappelijke regeling moet om meerdere redenen worden aangepast: • • •

Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Dit vereist aanpassing van bestaande GR’s. In 2022 is gemeente Weesp formeel uitgetreden bij het RHCVV i.v.m. de fusie met Amsterdam. De bestaande regeling is sindsdien feitelijk en juridisch onvolledig geworden. De huidige gemeenschappelijke regeling is formeel gebaseerd op een centrumgemeenteconstructie, maar bevat in GR tekst en uitvoering elementen van een bedrijfsvoeringsorganisatie. Zo is er een bestuur actief en functioneert de organisatie feitelijk als zelfstandige organisatie. Deze hybride situatie is juridisch niet houdbaar en wordt met de nieuwe regeling rechtgezet.

Dit alles leidt tot het voorstel om de regeling om te zetten naar een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) met rechtspersoonlijkheid: het Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU).

Pagina 1 van 4

Concept

v.1 dd 22 juni 2025 RU

2. Proces en afstemming Om tot de ontwerpregeling (bijlage 1 bij het collegevoorstel) te komen, zijn verschillende inhoudelijke keuzes gemaakt. Veel van deze keuzes leggen de huidige praktijk formeel vast. Denk bijvoorbeeld aan de keuze voor Stichtse Vecht als vestigingsplaats (waar het RHCVV ook nu al fysiek is gevestigd) en aan de gelijke verdeling van zeggenschap tussen de drie deelnemende gemeenten. Daarnaast zijn de verplichte aanpassingen doorgevoerd die voortvloeien uit de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Een overzicht van de keuzes, en welke afwegingen zijn gemaakt, is opgenomen in de beslispuntenmemo, die ter toelichting is toegevoegd aan het collegevoorstel (als bijlage 3). Zowel de beslispuntenmemo als de ontwerpregeling en bijbehorende toelichtingen zijn tot stand gekomen in nauwe afstemming tussen de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten (zowel financieel als juridisch), de gemeentesecretarissen en het bestuur van het RHCVV.

3. Hoofdpunten van de wijziging • • • • •

•

•

De GR wordt aangepast aan de herziene Wgr (2022), inclusief verplichte bepalingen over participatie, zienswijzen, P&C-cyclus en evaluatie. De centrumgemeenteconstructie wordt vervangen door een BVO (art. 8 lid 3 Wgr). De nieuwe GR kent een gelijkwaardige bestuursstructuur, waarin alle drie gemeenten (De Bilt, De Ronde Venen, Stichtse Vecht) evenveel zeggenschap hebben. Taken, verantwoordelijkheden en financiële afspraken worden explicieter en juridisch scherper vastgelegd. De naam verandert van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) naar Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU). Deze nieuwe naam maakt duidelijker wat de aard van de organisatie is en voor welke regio zij werkt. In de regeling wordt een basis gelegd voor een zorgvuldige personele inrichting van de ambtelijke organisatie. Het personeel blijft voorlopig in dienst van de centrumgemeente Stichtse Vecht. In 2025 vindt een zorgvuldig onderzoek plaats naar een toekomstbestendige personele inrichting. Eventuele wijzigingen worden, na goedkeuring van de deelnemende gemeenten, vastgelegd in een afzonderlijke verordening van de BVO conform de geldende wet- en regelgeving en met betrokkenheid van OR en vakbonden. Uitgangspunt is continuïteit: de dagelijkse werkwijze, taken en financiële kostenverdeling blijven ongewijzigd.

De wijziging zit in de juridische structuur, die wordt gemoderniseerd en verduidelijkt zodat deze in lijn is met de praktijk én de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen.

4. Wat verandert er voor de deelnemende gemeenten en wat blijft hetzelfde? •

•

De deelnemende gemeenten hebben niet langer formeel te maken met een centrumgemeenteconstructie: de nieuwe organisatie (RANU) is een bedrijfsvoeringsorganisatie en het bestuur besluit op basis van gelijkwaardigheid. In de praktijk functioneerde het RHCVV al grotendeels op deze manier, maar dit wordt nu juridisch correct vastgelegd in RANU. De nieuwe regeling biedt een stevigere juridische basis voor toezicht op het informatiebeheer en het archiefbeheer. Zo maakt de nieuwe regeling het mogelijk dat RANU, op verzoek van een deelnemende gemeente, tijdelijk nog niet-overgebrachte archiefbescheiden beheert Pagina 2 van 4

Concept

• • • •

v.1 dd 22 juni 2025 RU

(uitplaatsing). Dit was in de oude regeling niet expliciet toegestaan, maar wordt nu juridisch geborgd via de Producten- en Dienstencatalogus. De rol van de gemeente in het bestuur blijft gelijk: iedere gemeente levert één bestuurslid én er wordt aanvullend een plaatsvervanger benoemd. De kostenverdeling blijft gebaseerd op de huidige verdeelsleutels (strekkende meters archief en inwoneraantal). Het personeel blijft voorlopig in dienst bij de huidige centrumgemeente Stichtse Vecht; in 2025 wordt, op basis van zorgvuldig onderzoek, besluitvorming voorbereid over eventuele wijziging. De gemeenteraad krijgt op enkele momenten meer formele betrokkenheid als gevolg van de wijziging Wgr (bijv. zienswijze op begroting en kadernota).

4. Procedure raadsbetrokkenheid en instemming De GR RANU is een collegeregeling: alleen de colleges zijn deelnemer aan de GR. Op grond van artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), moet de gemeenteraad: • •

Eerst een zienswijze kunnen geven op de ontwerpregeling; Daarna hun toestemming verlenen aan het college om de GR te treffen.

Met dit collegevoorstel wordt geregeld dat de gemeenteraad de ontwerpregeling ter zienswijze krijgt voorgelegd en dat het college vervolgens de definitieve besluitvorming namens de gemeente kan verzorgen. 5. Planning besluitvorming gemeenschappelijke regeling: • • • • • •

15 juli 2025: de colleges besluiten de ontwerpregeling ter zienswijze voor te leggen aan de gemeenteraden; 25 september 2025 (gemeente De Bilt en gemeente de Ronde Venen) en op 30 september (Stichtse Vecht) : de gemeenteraden besluiten over de te geven zienswijze en sturen dit aan de colleges (of laten de colleges al eerder weten geen zienswijze te hebben); Oktober 2025 : De verzamelde zienswijzen worden verwerkt door het bestuur van het RHCVV; 4 november 2025 (gemeente De Bilt en Stichtse Vecht) en 11 november 2025 (De Ronde Venen): de colleges besluiten de gemeenschappelijke regeling aan de raden voor te leggen met het verzoek toestemming te verlenen de gemeenschappelijke regeling te treffen; 11 december 2025 (De Ronde Venen), 16 december 2025 (Stichtse Vecht) en 18 december (De Bilt): de gemeenteraden verlenen toestemming aan de colleges de gemeenschappelijke regeling te treffen; Na vaststelling door de colleges wordt de regeling bekendgemaakt overeenkomstig artikel 26 en 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De regeling treedt in werking op de dag na publicatie, met als beoogde datum 1 januari 2026.

6. Vervolgstappen nadere inrichting gemeenschappelijke regeling Voor een volledige en tijdige inrichting van de bedrijfsvoeringsorganisatie RANU per 1 januari 2026, dienen een aantal aanvullende documenten te worden opgesteld en vastgesteld. Het betreft zowel mandaatbesluiten van de colleges, als verordeningen en reglementen die door het bestuur van RANU zelf moeten worden vastgesteld. Deze documenten worden in samenhang voorbereid door het bestuur van RHCVV en voor zover nodig ter vaststelling of besluitvorming aan de colleges en raden voorgelegd. Pagina 3 van 4

Concept

v.1 dd 22 juni 2025 RU

Hieronder volgt een overzicht van de benodigde documenten, het bevoegde orgaan en het beoogde moment van besluitvorming. De planning is indicatief en kan in de uitvoeringsfase nader worden afgestemd.

Overzicht op te stellen documenten ten behoeve van de inrichting van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht Mandaatbesluiten (te nemen door de colleges): Worden bij voorkeur tegelijk met het collegebesluit tot het treffen van de GR genomen of direct daarna als separaat besluit • Mandaat voor het bestuur van RANU ten aanzien van de uitvoering van de basistaken (zoals opgenomen in de gemeenschappelijke regeling) • Mandaat voor het bestuur van RANU om, indien gewenst, plustaken uit te voeren conform artikel 5, vierde lid van de regeling Verordeningen (vast te stellen door het bestuur van RANU): Onderstaande verordeningen moeten uiterlijk bij de start van de bedrijfsvoering op 1 januari 2026 gereed zijn (bestuursbesluit op 1 januari 2026). • Financiële verordening • Financiële Controleverordening • Bijdrageverordening (Besluit van bestuur na zienswijze van de Raad) • Reglement van orde voor het bestuur • Arbeidsvoorwaardenregeling / rechtspositieregeling voor het personeel van RANU. (Moet gereed zijn vóórdat personeel in dienst komt.

Voorbereiding in 2025, vaststelling in Q1 2026) Overige inrichtingsdocumenten (vast te stellen door het bestuur van RANU): • Producten- en dienstencatalogus (PDC), waarin de basistaken en plustaken van RANU worden omschreven (voorbereiding najaar, besluit 1 januari, is nodig voor uitvoering taken vanaf de start); • Model-dienstverleningsovereenkomst voor de uitvoering van plustaken, af te sluiten tussen RANU en individuele colleges (besluit vanaf januari 2026 mogelijk) • Functiebeschrijving en positionering van de secretaris-directeur / streekarchivaris (voor 1 januari 2026) • Nulmeting en indicatoren voor evaluatie Voorbereiding in 2026, uitvoering per peildatum 1 januari 2027. Vaststelling van indicatoren door het bestuur in 2026 • Stukken ten behoeve van de planning- en controlcyclus, waaronder begroting, jaarrekening en bestuursrapportages (eerste begroting wordt voorbereid in najaar 2025, vastgesteld op 1 januari 2026)

Pagina 4 van 4