2. Memo Aanpassen vereiste quorum besluitvormende vergadering GAVO.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Memo

Aanpassen vereiste quorum besluitvormende vergadering Gavo

Team Bestuurlijke en Juridische Zaken Behandeld door Anita Bekema Telefoonnummer E-mail Anita.Bekema@stichtsevecht.nl Ons kenmerk Datum 14 juni 2024 Aan D.R. Polman Bijlage

Aanleiding Op 26 september 2023 heeft de gemeenteraad de Verordening op de Gemeentelijke adviescommissie voor omgevingskwaliteit Stichtse Vecht 2024 (de Verordening) vastgesteld. In de afgelopen periode zijn de deskundigen benoemd en op 19 juni 2024 gaat de Gemeentelijke adviescommissie voor omgevingskwaliteit (Gavo) van start met een kick off meeting. In artikel 9 lid 3 van de Verordening staat dat over de uit te brengen adviezen geen besluit kan worden genomen indien er minder dan tweederde van het aantal leden van de Gavo dan wel subcommissie aanwezig is in de vergadering. In deze memo willen wij voorstellen om af te wijken van het quorum totdat het quorum in de Verordening is aangepast. 1. Gedachte achter het quorum De gedachte achter het quorum was om met subcommissies te gaan werken. In art. 10 lid 1 van de Verordening heeft de Gavo de bevoegdheid gekregen om de advisering over te laten aan een subcommissie bestaande uit twee of meer daartoe door de commissie aangewezen leden. Het quorum geldt dan niet voor vergaderingen van subcommissies. De vereiste aanwezigheid van tweederde van de leden zou daarom niet tot problemen leiden. 2. Probleemstelling De Gavo bestaat uit zestien leden. Op dit moment zijn er subcommissies voor enkelvoudige adviesaanvragen ingesteld.

Dit zijn over het algemeen eenvoudigere aanvragen waarvoor één deskundigheid nodig is voor het uit te brengen advies. Voor meervoudige aanvragen beschikt de Gavo op dit moment niet over subcommissies. Meervoudige aanvragen zijn

Pagina 1 van 3

vaak complexere adviesaanvragen waarvoor meerdere disciplines nodig zijn bijvoorbeeld Verkeer, Milieu en Archeologie. Om over adviezen te kunnen besluiten is dan de aanwezigheid van tweederde van alle leden tijdens de vergadering nodig. Dat betekent tenminste de aanwezigheid van elf leden. Dit is praktisch niet haalbaar. 3. Argumenten om af te wijken - Het quorum is niet haalbaar omdat de commissie uit zestien leden bestaat en dit getal is niet deelbaar door drie. Bij afronding naar boven zou dit betekenen dat minimaal elf leden bij elke vergadering aanwezig zou moeten zijn. - Wij weten niet van tevoren welke meervoudige adviesaanvragen er gaan komen. Bij elke meervoudige adviesaanvraag zou er dan een aparte subcommissie opgesteld moeten worden. En daarmee voor elke subcommissie een aparte instellingsbesluit. Dit is niet werkbaar. - De subcommissie Welstand & Monumenten (voorheen Stichting MooiSticht) wordt bij vergaderingen van de Gavo vertegenwoordigd door één lid. De overige vier leden van de subcommissie nemen geen deel aan vergaderingen van de Gavo. Dit bemoeilijkt het halen van het quorum. - Er is bij het opstellen van het quorum geen rekening gehouden met afwezigheid van leden door bijvoorbeeld vakantie of ziekte. - Het is niet wenselijk om deskundigen louter voor het willen halen van het quorum (digitaal) aanwezig te laten zijn.

Dit kost de deskundigen tijd en zo worden zij ook niet benut voor de expertise waarvoor ze zijn aangesteld. - Elk lid krijgt 250,- euro voor hun aanwezigheid per vergadering. Als er bij elke vergadering elf leden aanwezig dienen te zijn dan betekent dit een kostenpost van 2750,- euro per vergadering (11 x 250 = 2750). Op jaarbasis met om de week op woensdag een vergadering betekent dit: 26 weken x 2750,- euro = 71.500,- euro per jaar aan alleen al de kosten voor de aanwezigheid van de leden. Hier zitten nog niet de kosten bij voor de deskundigen die hun advies moeten uitbrengen: dit is 50 euro per casus per deskundig lid. 4. Reparatie De Verordening dient op basis van deze bevinden te worden aangepast. Dit kan gebeuren na evaluatie van de Verordening aan het einde van dit jaar. De aanpassingen die hieruit volgen zullen in één geheel aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Tot die tijd willen wij adviseren om tot aan de aanpassing van de Verordening af te wijken van het quorum (artikel 9.3) zodat de commissie adviezen kan uitbrengen in aanwezigheid van alleen de ter zake deskundige leden. 5. Risico Het risico voor het afwijken van het quorum is dat er wellicht aanvragers zullen zijn die het niet eens zijn met het Gavo advies en dan navraag gaan doen of er wel minstens elf leden

Pagina 2 van 3

aanwezig waren bij het maken en opstellen van het advies. De rechter zal dan besluiten dat er niet op juiste gronden een besluit is genomen en verzoekt de gemeente om dit als nog te doen.

Pagina 3 van 3