Document · PDF

2. Jaarrekening RHCVV 2021.pdf

Raad 1 november 2022, gemeente Stichtse VechtBij agendapunt: 9.: Jaarrekening 2021 en meerjarenbegroting 2023-2026 RHCVV17.162 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Oktober

November

Augustus

September

Juli

Mei

Juni

April

Maart

Februari

Januari

December

Oktober

November

September

Juli

2020

Augustus

Mei

Juni

April

Maart

Februari

60 50 40 30 20 10 0

Januari

120 100 80 60 40 20 0

2021

In onderstaande grafiek is de top 5 van meest geraadpleegde bronnen op de studiezaal in Breukelen weergegeven.

Onderzoek top 5 in % 40 47 48

255

186

Gemeentearchief

Bouwvergunningen

Bevolkingsregisters

Notarieel Archief

Kerkarchief

Enkele zaken vallen op in 2021: • In Weesp komt het overgrote deel, namelijk 82%, voor de inzage van bouwtekeningen. Op de studiezaal in Breukelen is het evenwichtiger verdeeld. Daar doet 67% historisch onderzoek en 28% van de bezoekers komt langs voor de inzage in bouwtekeningen. • Van die 28% voor bouwdossiers is ruim twee derde afkomstig uit De Bilt. Vergeleken met voorgaande jaren zien we een grote toename van de aanvragen voor bouwvergunningen. Dit komt doordat er afgelopen periode verschillende bouwarchieven naar het RHCVV zijn overgebracht. • Familieonderzoek blijft sterk achter in de bezoekerscijfers van 2021. Dat is te verklaren doordat dit type onderzoek tijdens de lockdowns niet op onze locatie kon worden uitgevoerd en steeds meer genealogische bronnen zijn gedigitaliseerd, waardoor onderzoek online mogelijk is en er geen bezoek aan de studiezaal nodig is als men zelfstandig onderzoek kan doen.

Leeftijdsopbouw bezoekers studiezaal

leeftijdsopbouw 2019 in % 8 2 4

leeftijdsopbouw 2020 in % 0 2 3

10 15

16 26

14 18

leeftijdsopbouw 2021 in %

Het archiefpubliek bestaat traditioneel gezien voor een groot deel uit (veelal) gepensioneerde historisch onderzoekers en genealogen. Dit zijn bezoekers met veel kennis van de regio die zich met regelmaat en onvermoeibare inzet buigen over historische bronnen. Hierdoor ligt de gemiddelde leeftijd van de bezoekers wat hoger. Mede door het vergroten van de (online) zichtbaarheid van het RHCVV en de overbrenging van bouwarchieven begint de leeftijdsopbouw van de bezoekers langzaam maar zeker te verschuiven.

4.3.3. Digitale dienstverlening Ook waar het RHCVV kiest voor digitale dienstverlening blijft de persoonlijke aandacht voor de bezoeker in beeld. Dit komt met name goed tot uiting in de chatdienst. Geen onpersoonlijke chatbot die je als gebruiker inhoudelijk niet verder kan helpen, maar een medewerker die de chat beheert en de tijd neemt de vraag zo goed mogelijk te beantwoorden en je op het goede onderzoekspoor zet.

Totaal aantal chatberichten 40 35 30 25 20 15 10 5 0

2019

2020

2021

De bovenstaande grafiek toont het aantal chatgesprekken per maand ten opzichte van voorgaande jaren. Hierbij kan een chatgesprek bestaan uit verschillende berichten. Het RHCVV houdt sinds 2019 het aantal chatgesprekken bij. In 2019 werden in totaal 229 vragen via chat gesteld, in 2020 waren het er 295 en in 2021 waren dit er 321 (een toename van 9% ten opzichte van 2020).

Uit analyse van de maandcijfers en gegevens van andere archiefdiensten blijkt dat de lockdownperiodes zeker van invloed zijn op deze toename. Daarnaast speelt mee dat steeds meer archiefdiensten gebruikmaken van een chatfunctie. Hierdoor zijn archiefgebruikers gewend geraakt aan het gebruik van chats en merken we dat de doelgroep steeds breder en diverser wordt.

% verdeling gebruik chatfunctie door burgers (per gemeente)

Totaal aantal chatberichten per gemeente 2021 Overig / onbekend

Weesp/Amsterdam 25%

30% De Ronde Venen

20% 23% De Bilt Stichtse Vecht Stichtse Vecht

De Bilt

De Ronde Venen

Weesp

Onbekend

Ambtenaar

100

Burger

Uit de gegevens blijkt dat het gebruik onder ambtenaren nog niet ingeburgerd is. De ambtenaren van de gemeenten De Bilt en Stichtse Vecht weten ons beter weten te vinden via de chat dan Weesp.

In 2021 werden er ruim 3.500 verzoeken en vragen per mail ontvangen, een significante toename van 30% ten opzichte van 2020. De toename is enerzijds te verklaren door de grotere behoefte aan digitale dienstverlening en de sluitingen van de studiezaal, anderzijds is deze toename te verklaren door de overbrenging van de bouwvergunningen van De Bilt in 2020. Het is de verwachting dat dit aantal zal blijven stijgen nu er meer bouwvergunningen en archiefblokken worden overgebracht. De burger gaat nu niet meer (uitsluitend) naar de gemeente voor zijn bouwvergunning maar (ook) naar het RHCVV. In de vier onderstaande grafieken worden de aantallen verzoeken van gebruikers weergegeven per gemeente in de eerste 6 maanden van 2021. Ook hier zien we de impact van de overbrenging van

de bouwvergunningen van gemeente De Bilt. Waar in 2020 28% van de Biltse verzoeken gaan over de inzage van bouwvergunningen, is dat percentage in de eerste helft van 2021 gestegen naar 71%.

E-mails De Bilt

E-mails Stichtse Vecht 20

10 0

0 jan

feb

mrt

apr

mei

jan

juni

E-mails De Ronde Venen

feb

mrt

apr

mei

juni

E-mails Weesp

8 7 6 5 4 3 2 1 0

60 50 40 30 20 10 0 jan

4.3.3.

feb

mrt

apr

mei

juni

jan

feb

mrt

apr

mei

juni

Educatie

Zoeken en vinden in archieven is vaak lastig. Voor veel mensen helpen cursussen en educatieve programma’s om kennis te maken met archieven en om er efficiënt in te kunnen zoeken. Daarom ontwikkelen en ontwerpen we bij het RHCVV in de periode 2020-2024 educatieve programma’s op verschillende niveaus voor basisschoolleerlingen, scholieren van het voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Het RHCVV organiseert cursussen en workshops die gericht zijn op onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Burgers, verenigingen en bedrijven archiveren steeds meer digitaal. Evenals bij overheidsarchieven is advisering daarbij gewenst, anders vallen er straks enorme gaten in het collectieve geheugen van de streek terwijl overheidsarchief en particulier archief samen een vollediger dwarsdoorsnede van het verleden geven. Zoekwijzers en onderzoekhulpen Als archiefdienst beheren wij grote hoeveelheden informatie die in een vaste structuur toegankelijk wordt gemaakt middels een inventaris, maar hoe zoek je in een inventaris? Dat is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Een inventaris is geen Google. In 2020 en in 2021 zijn er zoekwijzers ontwikkeld die (online) bezoekers op weg helpen met stamboomonderzoek en ook met het onderzoek in specifieke bronnen als de Doop-, Trouw- en Begraafregisters van kerken en de Burgerlijke Stand.5

5 https://www.rhcvechtenvenen.nl/collectie/zoekhulp

Het doel van de zoekhulpen is de bezoeker te helpen met het aanpakken van hun onderzoek en wegwijs te maken in onze collectie.

Genealogiecursus In verband met de eerste lockdown in 2021 is er in het voorjaar een online genealogie cursus georganiseerd in samenwerking met de bibliotheek. Paleografiecurus (oud schrift lezen) In het najaar van 2021 heeft het RHCVV een paleografiecursus voor beginners aangeboden. Tien cursisten verdiepten zich vijf lessen in het lezen van zeventiende-eeuwse teksten. Zij lazen onder meer een autopsieverslag uit Oostveen (De Bilt), een brief van prins Maurits (Weesp), een pagina uit een trouwboek van Vreeland (Stichtse Vecht) en een doopregister van Mijdrecht (de Ronde Venen). De laatste les was in verband met de najaarslockdown online.

Open Monumentendag 2021 ‘Thuis in het archief’ Op zaterdag 11 september bezochten ruim 60 bezoekers het RHCVV. Bezoekers konden meer te weten komen over wat een archief doet, welke archieven het RHCVV in huis heeft, wat archiefmedewerkers doen of hoe je archiefonderzoek doet. Normaal gesproken mogen bezoekers niet in de depots komen, dus Open Monumentendag is een exclusieve kans om een kijkje achter de schermen van het archief te nemen. Verder werd er een rondleiding gegeven door de tentoonstelling ‘Met een koffer vol naar Brooklyn’ en was de archiefwinkel open.

Online lessen collectie Jan Oosterman basis onderwijs Sinds eind 2020 beheert het RHVV een digitaal en fysiek deel van de collectie van kunstenaar Jan Oosterman uit Maarssen. Samen met een stagiaire van de Opleiding docent beeldende kunst en vormgeving is begin 2021 een digitale lessencyclus ontwikkeld voor de basisschoolgroepen 5 t/m 8. In deze lessen maakten de leerlingen kennis met de tekenstijl van Jan Oosterman, door enkele van zijn werken nauwkeurig te bekijken en zijn beeldaspecten toe te passen in een eigen zelfportret. Docenten konden het erg waarderen dat er aandacht werd gegeven aan creatieve vakken, omdat dit tijdens het thuisonderwijs enigszins ondergesneeuwd was geraakt binnen het onderwijs. Stagiaire Maaike gaf in februari 2021 online les aan twee basisschoolklassen in Maarssen.

Bezoek groep 7/8 Brooklyn tentoonstelling Slechts 1 groep 7/8 van een school in Breukelen is langs geweest voor een rondleiding in het depot en bezoek aan de Brooklyn tentoonstelling. Zij gingen aan de slag aan hand van een kijkwijzer en leerden hun naam schrijven volgens de zeventiende eeuwse handschriften.

Voortgezet onderwijs: maatschappelijke stage In verband met de Corona maatregelen was het niet mogelijk de geplande lessen over WOII uit te voeren voor het voortgezet onderwijs. Wel hebben 8 stagiaires uit de gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen hun maatschappelijke stage bij het RHCVV gelopen. Het doel was scholieren een kijkje achter de schermen bij het RHCVV te geven om zo meer te weten te komen over de rol van archieven in onze samenleving. De scholieren hebben: Archieven in nieuwe verpakking gedaan Archiefstukken gedigitaliseerd. Geholpen workshops te organiseren voor kinderen Meehelpen ontwikkeling kijkwijzer tentoonstelling Brooklyn Eén scholier merkte tijdens het werk op dat er over de telefoon wel erg veel vragen kwamen over bouwdossiers en vroeg zich af waarom mensen daarvoor naar ons belden. Een medewerker van de studiezaal kon haar vervolgens uitleggen wat een bouwdossier precies is en waarom dit wordt bewaard.

Tessa hielp mee met het ompakken van archieven en in de zomer met de workshop kalligraferen / Sanne, Nina, Tymber en Kai aan het ompakken op de studiezaal.

4.3.4.

Zichtbaarheid RHCVV

Wij constateerden in 2019 dat het RHCVV een lage naamsbekendheid heeft, mede doordat het door de naamgeving niet gelijk duidelijk is dat het een archiefdienst is. Dit geldt zowel voor ambtenaren van de aangesloten gemeenten als voor burgers en erfgoedpartners. Als onze gebruikers ons niet weten te vinden, dan kunnen wij onze taak niet goed uitvoeren. In deze beleidsperiode zetten we daarom actief in op naamsbekendheid onder een breed publiek. Een goede zichtbaarheid van het RHCVV is essentieel. Door meer zichtbaarheid van het RCHVV - zowel online (eigen social media kanalen), als offline (posters, artikelen in kranten) – maakt het publiek kennis met het archief en wordt de drempel lager om eens naar binnen te stappen en onderzoek te doen op onze studiezaal of de (digitale) collectie te gebruiken. In dit tweede coronajaar wilden wij het publiek op een veilige manier kennis laten maken met het archief, onze collectie en de (digitale) activiteiten die wij organiseerden. Dit deden wij door het organiseren van (digitale) tentoonstellingen, activiteiten en workshops, maar ook via onze social media kanalen, de nieuwsbrief, onze website en het genereren van free publicity. Hieronder volgt een greep uit wat het RHCVV in 2021 gedaan heeft om de naamsbekendheid te vergroten en nieuwe doelgroepen te bereiken.

De activiteiten worden verder toegelicht onder beleidslijn “Beleven en ontmoeten”.

Ambtelijke dienstverlening tijdens corona verstevigd Ambtenarenverzoeken werden in 2021 veelal digitaal afgehandeld omdat zij grotendeels vanuit huis werkten. Alleen wanneer het kennisinhoudelijk nodig was of wanneer er teveel materiaal was om te digitaliseren werden de ambtenaren uitgenodigd om naar de studiezaal te komen. In algemene zin kan worden gezegd dat de ambtenaren van gemeente Stichtse Vecht de overgebrachte archieven het meest hebben bevraagd, gevolgd door De Bilt, Weesp en tot slot De Ronde Venen. Een mogelijke verklaring is dat het gemeentearchief van Weesp en De Ronde Venen tot 1988 is overgebracht en dat de gemeentelijke stukken van Stichtse Vecht en De Bilt tot 2000 lopen. Op 14 januari 2021 vond bij gemeente De Bilt een eCafé plaats, een digitaal koffiemoment om het RHCVV en haar diensten toe te lichten bij nieuwe ambtenaren en belangstellenden in de ambtelijke organisatie.

Free publicity In 2021 werd herhaaldelijk aandacht besteed aan het RHCVV in lokale media, krant, tv en radio. Zo interviewde Radio RTV Stichtse Vecht ons over onze organisatie en vrijwilligers. Radio RTV Utrecht interviewde ons over de tentoonstelling ‘Met een koffer vol naar Brooklyn'. In het AD verscheen een interview over onze coronacollectie. Ook het aanhaken aan landelijke initiatieven, bijvoorbeeld het ondertekenen van het NDE Manifest (Netwerk Digitaal Erfgoed) creëert online zichtbaarheid bij nieuwe doelgroepen en draagt zo bij aan onze landelijke bekendheid.

Interactieve benadering doelgroepen via social media Het RHCVV communiceert actief via de eigen online kanalen: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en YouTube. Een van de doelstellingen voor 2021 was het actief benaderen van nieuwe doelgroepen, zoals scholieren en volwassenen onder 60. Dit betekent dat wij gedifferentieerd hebben in onze aanpak. Zo plaatsten wij krachtige foto’s met korte bijschriften op Instagram (om de jeugd aan te spreken), en op LinkedIn plaatsten wij meer inhoudelijke blogs gericht aan onze vakgenoten. Ook stellen wij meer vragen in onze posts, waarbij wij de volgers vragen een antwoord of reactie achter te laten in de comments waar wij vervolgens weer op kunnen reageren. Dit levert waardevolle interactie met onze volgers op.

Instagrampost, 02-06-2021

Tweet, 19-02-2021

Toename social media volgers/abonnees Uit onderstaande tabel blijkt dat het aantal volgers van onze social media in twee jaar sterk gestegen is. Een mooi resultaat. Het RHCVV heeft geen communicatiemedewerker. Medewerkers van dienstverlening en erfgoed zorgen samen voor beleid en uitvoering van dit speerpunt. Kanaal

2019

2020

2021

Toename 2019

Facebook

201

315

478

140%

Instagram Twitter

0 534

132 577

178 640

100% 20%

146

275%

Nieuwsbrief

419

505

578

40%

2021-

Nieuwsbrief In 2021 werd eens per twee maanden een nieuwsbrief verstuurd. In iedere nieuwsbrief worden de vier kerntaken van het RCHVV belicht. De vormgeving is opgefrist, overzichtelijker en aantrekkelijker gemaakt. Het resultaat is een gevarieerde twee-maandelijkse nieuwsbrief die zich vertaalt in een stijging van abonnees.

4.4. Beleven en ontmoeten Om als burger te kunnen participeren in de huidige en toekomstige samenleving, is het belangrijk historische en hedendaagse kennis in hun onderlinge samenhang te verwerven en te delen. Archieven vertellen ons wie we zijn en waar we wonen. Ze maken duidelijk waarom we dingen doen zoals we ze doen. Waarom het hier is zoals het is. Archieven zelf vertellen natuurlijk helemaal niets. Niet als je er niets van weet, niet als je je er niet in verdiept, niet als je niet de geschiedenis en context kent. Wij als RHCVV, en onze bezoekers en vrijwilligers die onderzoek komen doen, zijn het die het verhaal vertellen uit die archieven. Als archiefdienst geven we archieven betekenis, wij houden ze tegen het licht, onderzoeken ze, koesteren ze en brengen ze in verband met andere verhalen, landelijk en uit onze streek. Door bezoekers op een laagdrempelige wijze kennis te laten maken met archieven, creëren we bewustzijn bij burgers dat de archieven er voor hen zijn en dat zij gebruikt kunnen worden voor rechtsvinding, verantwoording van de overheid en historisch onderzoek. Doel Beleven en ontmoeten in 2020-2024 Er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis, die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Slechts een bepaalde groep is geïnteresseerd in het zélf doen van onderzoek.

In de periode 2020-2024 is het RHCVV daarom de thuisbasis van waaruit kleine activiteiten en evenementen georganiseerd worden, gericht op geschiedenis, archieven en onderzoek. Het RHCVV richt zich hierbij op een breed publiek en houdt daar in zijn activiteiten rekening mee door naast lezingen ook laagdrempelige activiteiten als een GeschiedenisCafé te organiseren. Resultaten 2021 Ondanks de coronamaatregelen heeft het RHCVV in 2021 diverse activiteiten kunnen organiseren, sommige plannen konden echter geen doorgang vinden. De jaarlijks geplande GeschiedenisCafé’s konden bijvoorbeeld niet doorgaan. Met name in het begin van 2021 is ingezet op digitale activiteiten, in de loop van 2021 was het gelukkig ook weer mogelijk om kleinschalig activiteiten op locatie te organiseren. Waar mogelijk is altijd gezocht naar een digitale variant naast de fysieke activiteit. Vaak werd hiervoor samengewerkt met regionale musea, bibliotheken en historische verenigingen. 2021 maakt duidelijk dat de investeringen in onze activiteiten en zichtbaarheid werken, en onze activiteiten een (positief) domino-effect hebben. Zo deed een vrouw mee aan de schrijfworkshop, omdat ze ons kende via de kinderworkshop kalligraferen waar haar dochter aan had meegedaan. Een andere deelnemer aan de schrijfworkshop zag bij ons dat wij een cursus paleografie organiseerde, waar ze vervolgens haar man voor opgaf.

Bij de kinderworkshops worden kinderen gebracht door hun ouders die vervolgens de tentoonstelling bekijken en bij het ophalen vragen stellen over wat het archief verder nog doet en welke archieven ze kunnen inkijken. Via onze website, nieuwsbrief en social media doen we uitgebreid verslag van onze activiteiten. Hieronder een overzicht van een aantal van onze activiteiten en samenwerkingen in 2021. Bijdragen / artikelen Historische Kringen Door het aanleveren van artikelen aan regionale Historische Kringen vergroten wij niet alleen onze zichtbaarheid, wij onderstrepen hiermee tevens de band en samenwerking die wij met deze partijen hebben. Zo schreven wij voor: De Historische Kring De Proosdijlanden een artikel over De Vereniging Natuurvrienden, een artikel over een prent en foto's van een vergezicht in Abcoude en een artikel over onze digitale tentoonstelling ‘Archief als getuige van de Tweede Wereldoorlog’ met specifiek voorbeelden uit De Ronde Venen. De Historische Kring Breukelen een artikel over de band Brooklyn-Breukelen Voor de Historische Vereniging Maartensdijk een artikel over een bijzonder type archiefstuk, een chirograaf, afkomstig uit het archief van de Hervormde Gemeente Westbroek.

Kerngroep De kerngroep van het RHCVV bestaat uit 23 vertegenwoordigers van historische kringen en actieve onderzoekers uit onze vier gemeenten die zich inzetten voor onderzoek naar en het levend houden van de lokale geschiedenis. De kerngroep heeft ten doel om onderling ideeën uit te wisselen, elkaar te adviseren en te zorgen dat we als erfgoedpartners uit aangrenzende dorpen en gemeenten onze activiteiten op elkaar afstemmen. Ook vormt de kerngroep een denktank voor de activiteiten van het RHCVV. In maart 2021 is de kerngroep digitaal bijeengekomen, in juni was een fysieke bijeenkomst mogelijk in combinatie met een bezoek aan de Brooklyn tentoonstelling. In oktober kwam de kerngroep samen in het Poldermuseum Waverveen van Jan Compier om de tentoonstelling over de Tweede Wereldoorlog te bekijken die in samenwerking met het RHCVV is ontwikkeld.

Maand van de Geschiedenis: Schrijfworkshop Het RHCVV doet ieder jaar mee aan de landelijke maand van Geschiedenis. Dit jaar was het thema ‘Aan het werk'. Het RHCVV organiseerde in dat kader de schrijfworkshop ‘Ieder zijn vak’. Deelnemers schreven een verhaal over hun werkend leven of dat van hun (groot)ouders. Als archief stimuleren wij dat mensen hun persoonlijke verhaal op papier zetten, zodat deze herinneringen niet verloren gaan. Net als brieven en andere persoonlijke documenten vormen deze verhalen belangrijke bronnen voor historisch onderzoek.

Online tentoonstelling Tweede Wereldoorlog Op 31 maart 2021 werd de digitale tentoonstelling ‘Archief als getuige van de Tweede Wereldoorlog’ rond het herdenken en vieren van 76 jaar vrijheid gelanceerd (de tentoonstelling is hier te bekijken). Aan de hand van verschillende archiefstukken worden 21 thema’s aangestipt in de vorm van een artikel of video waarin verschillende archiefstukken worden toegelicht in hun context. Op onze eigen social media werd van 31 maart tot en met 5 mei met regelmaat extra aandacht besteed aan de gebeurtenissen. Ook op 15 augustus, de nationale herdenking van het formele einde van de Tweede Wereldoorlog, hebben we hier op onze sociale kanalen over bericht.

In vier lokale kranten, uit iedere gemeente één, publiceerden we een serie van drie artikelen over lokale gebeurtenissen tijdens of kort na de oorlog in die specifieke gemeente. De artikelen zorgden voor nieuwe informatie in ons archief. Zo ging een artikel over de gemeente Weesp bijvoorbeeld over het Comité tot Leniging van de Nood (een organisatie die in de Hongerwinter werd opgericht om mensen van voedsel te voorzien). In het artikel stond dat wij in ons archief over een tekst van een lied beschikken dat destijds veelvuldig tijdens de maaltijden werd gezongen. De melodie was ons echter onbekend. Een lezer van het artikel wist ons te vertellen wat de melodie van het artikel was. Ook belde een mevrouw uit Limburg ons op om haar ervaringen uit de oorlog te delen. Zij kwam oorspronkelijk uit Maarssen en had de krant bij haar zus gelezen. WOII – ‘NOS stories’ video’s In aanloop naar 5 mei, hebben we acht korte video’s (hier te bekijken) van circa drie minuten opgenomen en deze via onze eigen social media verspreid. De vorm en opzet van deze filmpjes zijn gebaseerd op de onder jongeren populaire NOS stories. Aan de hand van enkele archiefstukken werd in ieder filmpje een thema van de Tweede Wereldoorlog uitgelegd. Deze video’s hebben we geplaatst op onze social media kanalen en naar alle basis- en middelbare scholen in onze gemeenten gestuurd als lesmateriaal.

Diverse docenten hebben hier dankbaar gebruik van gemaakt. De video’s zijn ook te zien geweest op RTV Utrecht, RTV Stichtse Vecht en RTV De Ronde Venen. Naar aanleiding van deze video’s werd de vraag gesteld of we voor de gemeente Stichtse Vecht een soortgelijke video wilden maken rondom de Nationale Herdenking op 4 mei. Deze video (hier te bekijken) was op 4 mei ieder uur op RTV Stichtse Vecht te zien.

Tentoonstelling ‘Met een koffer vol naar Brooklyn’ Op 23 juni 2021 werd de tentoonstelling ‘Met een koffer vol naar Brooklyn. Vier eeuwen Nederlands-Amerikaanse cultuur in archiefstukken’ feestelijk geopend door burgemeester Ap Reinders van Stichtse Vecht. Voor de tentoonstelling kreeg het RHCVV subsidie van het Cultuurfonds Stichtse Vecht en Stichting Brooklyn Bridge Breukelen. De tentoonstelling trok ondanks de beperkingen ongeveer 1.500 bezoekers. Wegens het succes van de tentoonstelling werd besloten deze te verlengen t/m eind februari 2022.

Aanleiding van de tentoonstelling was het herdenkingsjaar 2021 waarin op 21 mei werd herdacht dat het precies 375 jaar geleden was dat Brooklyn, oorspronkelijk Breuckelen, in Amerika werd gesticht. Nederlanders verhuizen al vanaf de zeventiende eeuw om verschillende redenen naar Amerika. In de tentoonstelling werden die verhalen verteld en aan de hand van archiefstukken ingegaan op de stichting van Breuckelen, de band met het huidige Breukelen en erfenis van deze Nederlanders in Amerika, in het bijzonder Brooklyn. Ook is er aandacht voor inwoners uit de huidige gemeenten De Bilt, De Ronde Venen, Stichtse Vecht en Weesp die in de loop der tijd naar Amerika zijn verhuisd. Op onze website (hier te bekijken) zijn diverse verhalen en informatie over de tentoonstelling te zien. Kijkwijzer / Doe opdrachten De tentoonstelling had een interactieve hoek. Deze ladekasten met opdrachten en doe opdrachten, bedoeld voor de jonge bezoeker, trokken ook vaak de aandacht van de oudere bezoekers. Bij de tentoonstelling werd verder een speurtocht, een kijkwijzer, voor kinderen ontwikkeld. Met deze kijkwijzer werden kinderen aan de hand van kleine opdrachten door de tentoonstelling geleid.

Workshops In de schoolvakanties organiseerden we iedere week een activiteit bij de tentoonstelling. Twee keer werd een workshop paleografie (oud schrift) gegeven. Twee keer werd een kinderworkshop kalligraferen georganiseerd. Niet alleen trok dit een nieuwe doelgroep, de kinderen, maar merkten we dat hun ouders de tentoonstelling gingen bezoeken bij het halen en brengen en ook vragen stelden over wat er bijvoorbeeld in ons archief te vinden is. Vanwege de coronamaatregelen konden de workshops in de kerstvakantie niet doorgaan.

Reizende tentoonstelling bibliotheken In samenwerking met de bibliotheken Vecht en Angstel en Idea werden in septembernovember in de bibliotheek in Mijdrecht en Wilnis en in november in Bilthoven vitrines ingericht over de tentoonstelling.

Lezing Derk Boswijk In samenwerking met de bibliotheek Vecht en Angstel heeft het RHCVV op maandag 4 oktober de lezing van Derk Boswijk medegeorganiseerd. Boswijk woont in Kockengen en is schrijver van de roman ‘Waarom ik vertrok’. Het boek vertelt het waargebeurde verhaal van zijn overgrootvader, de jonge boerenknecht Cornelis Treur uit Ter Aar, die huis en haard verlaat om zijn gevluchte schoonfamilie te volgen naar het voor hem nog onbekende Amerika. De auteur heeft bij het schrijven van deze historische roman de brieven die Cornelis naar huis stuurde gebruikt als leidraad.

5.Organisatie Aan de wettelijke taken en de in de GR opgenomen taken zijn structurele, organieke functies gekoppeld. In 2018 is de businesscase ‘Zelfstandig en versterkt’ bestuurlijk vastgesteld. Hierin wordt beschreven wat de financiële en organisatorische consequenties zijn om de transitie te kunnen maken naar het uitvoeren van nieuwe en bestaande wettelijke taken. Dat vraagt investeringen van de gemeenten voor de ontwikkeling van het e-depot en tegelijk een investering in de organisatie. Het resultaat van de transitie is het in 2020 gerealiseerde e-depot met aansluiting van de vier gemeenten. In 2021 is verder gewerkt aan het versterken van de organisatie op het gebied van kennis en ervaring. Het beheer van digitale informatie vraagt dat het RHCVV nieuwe werkwijzen en procedures ontwikkelt. Specifiek als het gaat om preservering en duurzame toegankelijkheid van de informatie, toekomstgericht (de wet vereist raadpleegbaarheid van 100 jaar).

5.1. Medewerkers Ook in 2021 had corona een grote invloed op het werken bij het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. Gedurende langere periode konden wij alleen beperkt open voor publiek, maar liep de dienstverlening en de zorg voor de collectie wel door. Een deel van de medewerkers werkte volledig thuis, een deel kon alleen op kantoor werken. Thuiswerk moest voor sommigen gecombineerd worden met de zorg voor kinderen of andere familieleden. De verantwoordelijkheden op het werk liepen door, werkwijzen moesten worden aangepast en er ontstond zelfs extra werkdruk. De steeds wijzigende omstandigheden dwongen ons afgelopen jaar steeds weer om ons aan te passen en nieuwe plannen te maken. Met veel creativiteit en toewijding lukte het tijdens dit jaar om zoveel van de oorspronkelijke plannen te realiseren. En even zo belangrijk: het lukte om onderling in contact te blijven en zodra het weer kon, veilig samen op locatie te werken.

Het team van het RHCVV had op 31 december 2021 een omvang van 10 fte. Er was sprake van een gedifferentieerde leeftijdsopbouw, tussen 21 en 66 jaar. In het verslagjaar vond een aantal wijzigingen in de samenstelling van het team plaats. Op 17 september verliet mw. W. De KruijterZandstra het RHCVV in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In 2021 is de formatie uitgebreid met 0,5 fte voor een medewerker Erfgoed/Dienstverlening. Deze uitbreiding vloeit voort uit de keuzes in de beleidsvisie 2020-2024 om de taken in balans te brengen. Het RHCVV kan met deze uitbreiding in deze periode met kleine initiatieven een bijdrage leveren aan bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij jong en oud verbonden raakt.

Medewerkers in vaste en tijdelijke dienst in 2021 mw. drs. R.W. (Roosmarijn) Ubink, directeur - streekarchivaris mw. M. (Minny) Scheele, archief inspecteur, waarnemend streekarchivaris mw. drs. M. (Monique) van der Linden, adviseur digitale informatie dhr. W.A. (Wouter) van Dijk MA, archivist/collectiebeheerder mw. drs. E. (Eva) Van den Hurk - Van ‘t Klooster, adviseur digitale archieven mw. S. (Sandra) Groot, beheerder e-depot (tot 15 maart 2021) mw. P. (Petra) Engelberts, applicatiebeheerder dhr. drs. B. (Bart) Jagt, archivist mw. A. (Annick) Kothuis, coördinator dienstverlening en vrijwilligers mw. drs. W. (Wilma) de Kruijter-Zandstra, medewerker studiezaal (tot 17 september) mw. M. (Marloes) Koelewijn, medewerker dienstverlening mw. I. (Iren) de Kruif MA, medewerker dienstverlening mw. S. (Suzanne) Lekkerkerker MA, medewerker beeldcollectie en erfgoed mw. C. (Caroline) Auée, medewerker studiezaal (tot 31 december 2021)

5.2. Vrijwilligers Thuiswerken was ook in 2021 de norm, waardoor onze vrijwilligers (27 in totaal) tot oktober 2021 niet op onze locaties konden werken. In die periode lag het vrijwilligerswerk niet stil. Vijf vrijwilligers konden vanuit huis verder met het beschrijven van foto’s of met het indexeren van bevolkingsregisters of notariële akten. Sommige vrijwilligers hebben in verband met hun gezondheid of om andere redenen afscheid genomen. We hebben ook twee nieuwe vrijwilligers mogen verwelkomen die hun taken vanuit huis kunnen uitvoeren. Per 1 oktober zijn alle vrijwilligers weer gestart op locatie. Vanuit huis zijn vele Bevolkingsregisters geïndexeerd en vrijwilliger Jan Blom rondde na twee jaar het indexeren van een boek met notariële akten af. Ook de inventarisatie van het archief van de scheepswerf Kok in Vinkeveen is nagenoeg afgerond door Martin Versteeg, waardoor het binnenkort toegankelijk is voor onze bezoekers. In Q4 is er een tevredenheidsenquête onder de vrijwilligers afgenomen. Velen gaven daaraan gehoor en vulden de enquête in. Op een enkele suggestie voor verbeteringen na, bleek dat onze vrijwilligers behoorlijk tevreden zijn over het RHCVV. Wij verwachten deze positieve trend voort te zetten en wij hopen onze vrijwilligers in 2022 weer veel op onze locatie te zien.

In het afgelopen jaar is onze zichtbaarheid onder vrijwilligers vergroot dankzij onze deelname aan de digitale vrijwilligersmarkt van gemeente De Ronde Venen. Zie hier het filmpje van onze stand van de digitale vrijwilligersmarkt van Steunpunt Vrijwilligerswerk en Tympaan De Baat.

Vrijwilliger Elly indexeert het Bevolkingsregister van Loenen

Vrijwilligers en hun werkzaamheden Jan Blom

: Indexeren van notariële archieven Breukelen.

Chuck Britton

: Materiele verzorging van archieven in Weesp (gestopt in 2021).

Gerrie en Gerrit Brouwer

: Inventariseren archief ’t Haventje Vinkeveen (gestopt in 2021).

Elly van Dijk

: Indexeren van Bevolkingsregisters Loenen.

Ellen Drees

: Indexeren van notariële archieven Maartensdijk.

Wil van Ede

: Indexeren van Bevolkingsregisters en materiele verzorging archief.

Ben Freijters

: Transcriberen van kerkarchief Nieuwer ter Aa.

Marleen van Gils

: Beschrijven van de coronacollectie.

Irma Gondrie

: Indexeren van notariële archieven Breukelen.

Nel van Haaften

: Digitaliseren fotoarchief De Bilt.

Ton Hagen

: Inventariseren bouwarchieven De Bilt en indexeren DTB-archieven De Ronde Venen.

Leo den Hertog

: Materiele verzorging archief en inventariseren kerkarchief Stichtse Vecht.

Ton Hertsenberg

: Indexeren van fotoarchieven Kockengen.

Harmen Hoogenhout

: Inventariseren diverse archieven, o.a. kerkarchieven en eigen archief.

Henny Jansen

: Indexeren van bevolkingsregisters (met name De Bilt)

Frank Klok

: Inventariseren diverse archieven Groenekan.

Wilma de Kruijter

: Inventariseren diverse archieven, met name kerkarchieven. Als oudmedewerker begeleidt Wilma tevens vrijwilligers die inventariseren.

Bert Lans

: Indexeren van fotocollectie Weesp.

Karin Luyks

: Indexeren van verpondingskohieren Weesp.

Sylvia van der Marel

: Inventariseren van haar familiearchief (gestopt in 2021).

Ad Nielen

: Inventariseren van bouwvergunningen van Maartensdijk

Ron Noordenbos

: Indexeren van fotocollectie Maarssen.

Henk Over de Linden

: Indexeren notariële akten Weesp (gestopt in 2021).

Wilma Storimans

: Herstart pas in 2022 gemaakt. gymnastiekvereniging De Bilt.

Jeroen Tang

: Indexeren van (onder meer) fotocollectie Nigtevecht.

Martin Versteeg

: Inventariseren scheepswerfarchief Kok te Vinkeveen (gestopt in 2021).

Inventariseren

van

archief

van

Henk over de Linden, de 98-jarige oudburgemeester van Weesp met vrijwilligerspensioen 10 jaar lang zette de heer Over de Linden zich met name in voor het indexeren van namen en data uit notariële akten van Weesp. Een stad die hem na aan het hart ligt, niet alleen omdat hij daar woont maar ook omdat hij burgemeester was van deze stad in de jaren 1975-1986. Hij heeft in al die jaren meer dan tienduizenden namen geklapperd, waardoor deze nu allemaal online doorzoekbaar zijn op onze website. Daarnaast heeft hij ook veel eigen onderzoek Fotoarchief gemeente Weesp, GAW08123, Applaus gedaan in de RHCVV archieven en schreef hij voor de meneer Over de Linden. verschillende publicaties, over de burgemeesters van Weesp en Weesperkarspel in de 19e eeuw en huiselijk geweld in 1747. Deze publicaties zijn in onze historische bibliotheek opgenomen. Een overzicht van zijn werken vind je hier >>> https://bit.ly/3fe1Eez.

6. Paragrafen 6.1. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten en de winstopslag een reserve bedrijfsvoering gevormd. Bij nader inzien had dit de Algemene reserve moeten zijn. Dit is in 2021 gecorrigeerd. Uit het saldo van de Bedrijfsvoeringreserve is in 2021 de Algemene Reserve gevormd. De Algemene reserve is bedoeld om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Vanaf 2019 wordt een ondergrens aangehouden van 5% van de begrote exploitatielasten. De Algemene reserve bedraagt op 31 december 2021 € 45.456-,, ofwel 3,8% en blijft daarmee beneden de afgesproken ondergrens.

6.2. Risicoparagraaf Het RHCVV ziet de volgende (financiële) risico’s: a. De uittreding van de gemeente Weesp uit de gemeenschappelijke regeling RHCVV door overgang naar de gemeente Amsterdam was voorzien op 31 december 2024. Inmiddels is bekend dat Weesp uit zal treden per 31 december 2022. Om inzicht in de door de uittreding ontstane onzekerheden te krijgen, is een onderzoeksopdracht uitgezet. De uitkomsten hiervan zijn verwoord in “Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen”6. De financiële implicaties van een robuust RHCVV na de uittreding van de gemeente Weesp zijn bij het opmaken van de jaarrekening 2021 nog niet bepaald. b. Om de verwachte uitbreiding van het archief te kunnen opvangen, is uitbreiding van het gebouw met een derde verdieping noodzakelijk. Archiefproblemen kunnen worden vermeden, als de uitbreiding uiterlijk in 2025 gerealiseerd wordt. Het besluitvormingstraject betreffende de uitbreiding maakt onderdeel uit van het traject Robuust RHCVV. Het besluitvormingstraject bij de gemeente Stichtse Vecht is nog niet uitgekristalliseerd. c. Door het uittreden van de gemeente Weesp, de opdracht tot het komen van een robuust RHCVV en uitbreiding van het depot zal de financiële bijdrage van de drie overige gemeenten toenemen. De implicaties hiervan voor de gemeenten en het RHCVV zijn nog niet duidelijk. d.

In 2021 is in samenwerking met de deelnemende gemeenten een schouw gedaan om een meerjarenplanning te maken voor de over te brengen archieven. a. Er is een planning van deze overbrengingen noodzakelijk voor de planning van de bouw van de extra verdieping op het depot. Volgens de schouwen is er voldoende ruimte tot en met 2024, daarna is extra ruimte noodzakelijk. De bouw van de extra verdieping is voldoende voor het onderbrengen van alle nog geplande overbrengingen van analoog archief. b. De overbrengingen hebben effect op de verdeelsleutel en de hoogte van begroting ivm extra werkzaamheden bij het RHCVV waaronder het beschikbaarstellen. Inzicht op de planning geeft gemeenten de mogelijkheid hierop te anticiperen in de eigen meerjarenbegrotingen. e. Wegens gebrek aan overeenstemming met de verhuurder van het gebouw ten aanzien van de servicekosten - door gebrek aan inzicht in de samenstelling en onderbouwing van de servicekosten van de drie afgelopen jaren en de komende jaren-, bestaat er onzekerheid over de juistheid van de gerealiseerde en begrote resultaten en de omvang van het eigen vermogen.

6 Per mei 2021 was

Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen versie 0.7

beschikbaar.

Verder bestaat er bij de servicekosten sinds 2020 onzekerheid door het ontbreken van informatie en overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s). De klimaatinstallatie is aan het einde van zijn levensduur. Daarom zal er meer onderhoud of vervanging van onderdelen nodig zijn. Voorgesteld wordt dit onderhoud gelijktijdig te laten plaats vinden met de uitbreiding van het depot. De formatie en inschaling zijn in 2018 gedeeltelijk HR21 geherwaardeerd. Inmiddels is vast komen te staan dat de formatie en inschaling uit de pas lopen met de ontwikkelingen bij de centrumgemeente. In aanloop naar Robuust zal eventueel herstel geïnventariseerd worden.

6.3. Corona Afgelopen jaar is net als 2020 anders verlopen dan van tevoren was te voorzien door de corona pandemie. De pandemie en bijbehorende Rijksmaatregelen hebben grote invloed gehad op ons allen. Dit is terug te zien in deze jaarrekening. Er moesten kosten worden gemaakt om onze dienstverlening aan de burgers en ambtenaren voort te zetten onder coronamaatregelen en de medewerkers voldoende middelen te verschaffen voor thuiswerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de studiezaal, diverse preventiematerialen en schoonmaakkosten. Hierdoor heeft het RHCVV extra uitgaven moeten doen in 2021.

6.4. Financiering De begroting van het RHCVV wordt nagenoeg geheel gefinancierd door de vier deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca. 96% uit de omslagbijdrage inclusief de winstopslag en voor ca. 4% uit de facturatie voor de ‘taken in opdracht’, de leges en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. Deze facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn.

6.5. Bedrijfsvoering Beleidsplan 2020-2024 In 2019 is er in nauw overleg met de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten, een nieuwe beleidsvisie voor de periode 2020-2024 ontwikkeld. Deze beleidsvisie is in de najaarsvergadering van 2019 door het bestuur vastgesteld. Formatie en HRM Het RHCVV heeft een kleine formatie die op 31 december 2021 een omvang had van 10 fte. In 2021 is conform begroting de vaste formatie voor de studiezaal toegenomen met 0,2 fte in schaal 6. Het laatste geplande inventarisatieproject (‘taken in opdracht’) is in 2021 beëindigd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Financieel beheer De financiële- en de salarisadministratie worden verzorgd door de teams Financiën en HRM van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Met de gemeente Stichtse Vecht lopen gesprekken over het niveau van de dienstverlening om in 2022 tot een nieuwe dienstverleningsovereenkomst te komen. Automatisering De diverse automatiseringstaken zijn uitbesteed aan daarvoor gespecialiseerde bedrijven.

II Jaarrekening 2021

7. Balans per 31 december 2021 31-12-2021 ACTIVA

€

31-12-2020

€

Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

19.473

24.306

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen

415.883

76.133

BTW

42.594

5.715

Overige vorderingen

27.383

38.069 485.860

119.917

Liquide middelen Kassaldi Banksaldi

534

400

218.946

221.128 219.480

221.528

724.813

365.751

PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bedrijfsvoeringsreserve Gerealiseerd resultaat boekjaar

45.456

23.235

7.545

-12.702

53.001

10.533

Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Crediteuren

599.562

303.061

Vooruitontvangen bedragen

10.000

Overige schulden

62.250

52.157 671.812

355.218

724.813

365.751

8. Staat van Baten en Lasten 2021 Rekening 2021 BATEN 500001 Bijdrage deelnemende gemeenten

€

Begroting 2021

Verschil

€

Rekening 2020 €

1.133.329

1.047.713

500003 Specifieke inkomsten

202.896

31.889

171.007

71.294

500002 Overige baten incl. leges

20.909

4.000

16.909

11.058

500005 Verhuur archiefruimte

7.403

14.158

-6.755

51.675

1.364.537

1.183.376

181.161

1.181.740

770.749

729.048

-41.701

704.751

2.525

7.287

4.762

12.106

2.340

2.500

160

2.281

LASTEN 400001 Salariskosten 400007 Studiekosten 400015 Vergoeding vrijwilligers 400024 Reiskosten (woon-werk)

9.723

14.500

4.777

7.687

785.337

753.335

-32.002

726.825

400005 Huisvestingskosten

258.489

245.217

-13.272

253.873

400006 Huisvestingskosten diversen 400008 Kantoorkosten

39.108

23.346

-15.762

86.832

24.960

26.500

1.540

41.661

400010 Diensten tbv administratie

6.556

7.000

444

7.717

400020 Bankkosten

836

1.000

164

680

400030 Kapitaallasten

4.832

4.548

-284

4.358

334.781

307.611

-27.170

395.121

400013 Erfgoed activiteiten

9.797

10.000

203

400014 Voorlichting

4.759

5.000

241

3.404

14.556

15.000

444

3.404

400012 Digitalisering en internet

88.824

81.000

-7.824

75.843

Project digitaal archief 400016 Boeken/kaarten/prenten

40.386

1.085

1.000

-85

2.302

1.729

1.800

1.851

100.946

7.304

-93.642

11.728

400017 Lidmaatschappen 400021 Restauratie en conserveringen 400022 Materiële verzorging

400033 Onttrekking reserve bedrijfsvoering 500007 Reserveringen

Totaal lasten SALDO

7.513

4.104

-3.409

21.981

200.097

95.208

-104.889

154.091 -63.105

-10.000

22.221

22.222

-21.894

22.221

12.222

-9.999

-84.999

1.183.376 -173.616

1.194.442

-12.702

1.356.992 7.545

7.545

9. Waarderingsgrondslagen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat berusten op de grondslag van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of nominale waarde, tenzij hierna anders is bepaald. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Vaste activa Investeringen met economisch nut Afschrijving van de activa vindt plaats vanaf het jaar volgend op de investering. Vlottende activa en passiva De vlottende activa en passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. Lasten worden opgenomen in het jaar waarin zij voorzienbaar zijn.

10. Toelichting op de balans Materiële vaste activa Inrichting

Inventaris

€ Boekwaarde per 1 januari 2021 Investeringen Afschrijvingen

0 0 0

€ 24.306 0 -4.833

Boekwaarde per 31 december 2021

19.473

301.751

37.117

31-12-2021

31-12-2020

€

103.436 20.547 112.191 179.709

38.526 20.026 0 17.581

415.883

76.133

Cumulatieve afschrijvingen

Vorderingen op openbare lichamen

Gemeente Stichtse Vecht Gemeente De Ronde Venen Gemeente De Bilt Gemeente Weesp

Eigen vermogen Het negatief saldo over het jaar 2020 van € 12.702 had betrekking op de Corona gerelateerde kosten en is door de gemeenten in 2021 geheel aangezuiverd. Algemene reserve De Algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen binnen het Regionaal Historisch Centrum. Zo hoeft er, indien van toepassing, geen extra bijdrage aan de deelnemende gemeenten gevraagd te worden. De Algemene reserve is in 2021 ontstaan uit het saldo van de Bedrijfsvoeringsreserve. De bedrijfsvoeringsreserve was in wezen een bestemmingsreserve voor verbetering van de bedrijfsvoering, maar had het karakter van een algemene reserve gekregen. Dit is nu gecorrigeerd. Bedrijfsvoeringsreserve

Algemene reserve

€

Resultaat vorig boekjaar €

Stand per 1 januari 2021

23.235

Overgang naar algemene reserve

-23.235

23.235

-12.702

Toevoeging ontvangen winstopslag

22.221

Onttrekking erfgoedactiviteiten

Dekking door gemeenten

12.702

Stand per 31 december 2021

45.456

In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. De zo gevormde reserve kan in de toekomst worden aangewend in gevallen waarbij de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers tekort schiet. In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Op basis van de begroting 2021 zou de algemene reserve minimaal € 59.169 moeten bedragen. Na de toevoeging in 2021 bedraagt de reserve ultimo 2021 € 45.456 ofwel 3,8%. Door ontvangst van een vergoeding en subsidie voor erfgoedactiviteiten was de begrote onttrekking van € 10.000 niet nodig. Voorgesteld wordt het positief saldo over 2021 van € 7.545 toe te voegen aan de Algemene reserve.

Overige schulden De Overige schulden betreffen voor een bedrag van € 60.000 nog verwachte te betalen servicekosten over de jaren 2020 en 2021 aan de gemeente Stichtse Vecht. Met de gemeente is overleg gaande over het precieze bedrag van deze servicekosten omdat de (definitieve) afrekening nog niet is ontvangen vanaf het jaar 2019.

11. Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten Het RHCVV is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen. Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud etc. ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Met de gemeente SV is bestuurlijk overeengekomen, dat met ingang van 2022 een huurverhoging zal plaats vinden, waarna de huur voor 2022 inclusief groot onderhoud € 230.165 zal bedragen. Groot onderhoud is gepland in 2024 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363. Ten aanzien van de servicekosten is er vanaf 2020 nog geen overeenkomst over de hoogte van het bedrag.

In de jaarrekeningen 2000 en 2021 is in ieder jaar een geschat bedrag van €30.000 opgenomen. Naast bovengenoemde verplichtingen zijn er nog diverse meerjarige contracten, abonnementen en overeenkomsten met verschillende partijen, die in de meerjarenbegroting zijn afgedekt.

12. Toelichting op de Staat van baten en lasten Bijdragen gemeenten De totale bijdrage per gemeente (in euro’s) is voor 2021*: Jaarbijdrage

Winstopslag

€

2021 Totaal €

Begroting

Verschil

€

2020 Totaal €

De Bilt

286.016

5.720

291.736

259.661

De Ronde Venen

278.204

5.564

283.768

267.489

Stichtse Vecht

417.363

8.347

425.710

397.044

Weesp

129.524

2.590

132.114

123.520

1.111.107

22.221

1.133.328

1.047.714

*Exclusief projectkosten (zie exploitatie 'specifieke inkomsten')

Specifieke inkomsten Rekening

2.021 Begroting

€

Verschil

2020 Rekening

€

Restauratie schimmel archiefblok Westbroek De Bilt

92.720

Inventarisatie en opschonen archief Stichtse Vecht Inventarisatie en opschonen archief De Ronde Venen, bouwvergunningen Abcoude

78.287

35.998

16.981

20.766

Verzorging studiezaal Weesp

14.908

14.530

202.896

31.889

171.007

71.294

In 2021 is restauratie uitgevoerd aan twee archiefblokken van gemeente De Bilt. Er was in deze blokken significante schade geconstateerd, veroorzaakt door schimmelvorming in het verleden, voor deze overgebracht waren naar het RHCVV. Om ervoor te zorgen dat deze archieven voor de toekomst behouden blijven en gebruikt kunnen blijven worden, was het nodig deze archiefstukken te restaureren. De kosten voor deze restauratie zijn goedgekeurd door het college en de raad van gemeente De Bilt en na afronding werkzaamheden doorbelast aan de gemeente.

Overige baten incl. leges Rekening

2.021 Begroting

Verschil

2020 Rekening

€

Erfgoed activiteiten

8.700

3.750

Doorbelastingen schoonmaak

3.452

3.059

Overige baten

8.757

4000

4.757

4.249

20.909

4.000

16.909

11.058

De overige baten incl leges waren in 2021 hoger dan vooraf geraamd. Voor de erfgoedprojecten in het kader van “Brooklyn 375” heeft het RHCVV van Cultuurfonds Stichtse Vecht en de Stichting Brooklyn Bridge een subsidie bedrag ontvangen van € 8.700. Daardoor hoefde er niet, zoals was begroot, een onttrekking aan de reserve plaats te vinden. Ook waren er meer inkomsten uit kopieën en scans dan verwacht.

Verhuur archiefruimten

Stichtse Vecht Beheer archieven Sociaal Werkvoorzieningschap Diverse verhuur

Rekening

2.021 Begroting

Verschil

2020 Rekening

€

6.059

12.823

37.442

1.344

1.410

14.158

-14.158

7.403

14.158

-6.755

51.675

Vanaf 2020 is het beheer van de archieven van het Sociaal Werkvoorzieningsschap PAUW bedrijven gestart voor een totaal bedrag van € 37.442, dat in 2020 is ontvangen. Doordat gemeente Stichtse Vecht uitgeplaatst archief vernietigd heeft conform verkorte bewaartermijnen zijn de baten voor verhuur achtergebleven bij de begroting.

Salariskosten Rekening

2.021 Begroting

€

Verschil

2020 Rekening

€

Salarissen

516.376

Lasten inzake pensioen, VUT en AOP

84.842

Sociale lasten

82.617

Inhuur

86.914

729.048

-729.048

704.751

770.749

729.048

41.701

704.751

De salariskosten komen €42.000 uit boven de begroting. De reden hiervoor is, dat in 2021 voor de gemeente Stichtse Vecht een aanvullende opdracht is uitgevoerd voor archiefbewerking. Hiervoor is meer ingehuurd en heeft een medewerker uitbreiding van uren gekregen. De aan de aanvullende opdracht bestede tijd is doorbelast aan Stichtse Vecht. Het aantal medewerkers bedroeg in 2021 10 fte. Studiekosten De studiekosten vallen in 2021 € 4.700 lager uit dan begroot. doordat door Coronamaatregelen minder medewerkers in de gelegenheid waren opleidingen te volgen. Slechts op kleine schaal is wat gedaan aan scholing of ontwikkeling van nieuwe medewerkers. Voor het gehele team is een incompany training georganiseerd op het gebied van de Archiefwet en werkdruk en het organiseren van eigen werkzaamheden en is er individueel deelgenomen aan cursussen of congressen.

Huisvestingskosten 2.021 Rekening

Begroting

€

2020 Verschil €

Rekening €

Huur

221.368

218.959

Servicekosten (2021 en 2020 geschat)

30.000

Correctie servicekosten 2016-2018

-3.157

Voorlopige verrekening servicekosten 2019

6.474

Overige huisvestingskosten

3.805

4.914

245.217

-245.217

258.489

245.217

13.272

253.873

De huisvestingskosten vielen in 2021 hoger uit dan begroot door een hogere inschatting dan begroot van de servicekosten 2021 en een € 6.474 hogere voorlopige afrekening 2019 dan was verwacht. Voor 2019 was rekening gehouden met een bedrag van € 19.000. Overeenstemming over de onderbouwing door de verhuurder Stichtse Vecht van de servicekosten vanaf 2019 is in 2022 bereikt. Een overzicht van servicekosten 2020 en 2021 wordt verwacht na de zomer 2022.

Huisvestingskosten diversen 2.021 Begroting

Verschil

€

20.249

14.000

6.249

20.046

Rekening Schoonmaken

2020 Rekening

Aanpassing interieur

29.770

Expositiemiddelen Diverse huisvestingskosten met name door coronaproof maken en klein onderhoud

15.840

18.859

21.176

9.346

-9.346

39.108

23.346

25.108

86.832

De huisvestingskosten diversen vielen in 2021 hoger uit om de locaties coronaproof te maken, met name voor het aanpassen van bezoekersplekken op de studiezaal. Ook is er daardoor dagelijks schoongemaakt, in de begroting 2021 werd rekening gehouden met 3 keer per week. Daarnaast is er noodzakelijk klein onderhoud gepleegd aan het gebouw: de elektrische en klimaatinstallaties in de depots en noodzakelijke wettelijke voorzieningen in het gebouw. Gezien de leeftijd van de installaties is meer onderhoud gepleegd dan begroot. Digitalisering en internet Rekening

2.021 Begroting

€

Verschil

2020 Rekening

€

E-depot

41.020

49.009

Collectiebeheersysteem

12.354

4.837

Digitalisering collectie

10.665

10.000

Kantoorautomatisering

24.785

11.997

88.824

81.000

-81.000

81.000

7.824

75.843

Door de coronamaatregelen werd er nagenoeg volledig thuisgewerkt, hierdoor zijn voor kantoorautomatisering extra kosten gemaakt. Daarnaast is verder gewerkt aan de ontwikkeling van de vernieuwing van de website en digitale dienstverlening via de website. In 2022 wordt de vernieuwde website gelanceerd.

Restauratie en conservering 2.021

2020

Rekening

Begroting

Verschil

Rekening

€

Restauratie en conservering De Bilt

94.720

Overige restauratiekosten

6.227

94.720

6.778

6.227

4.950

7.304

-7.304

100.946

7.304

93.642

11.728

De baten samenhangende met de kosten van de restauratie van de twee archiefblokken zijn opgenomen onder de Specifieke baten.

Colofon Breukelen, bestuurlijk vastgesteld 27 juni 2022 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur-archivaris RHCVV Foto’s Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raadsinformatie.stichtsevecht.nl/api/v1/meetings/2052/documents/43719