2. Jaarrekening RHCVV 2021.pdf

Jaarverslag/Jaarrekening 2021 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (Regionaal Archief RHCVV) Vastgesteld in bestuursvergadering 27 juni 2022

1

Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2021 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Ronde Venen, Weesp, De Bilt en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 27 juni jl. besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. In deze jaarstukken vindt u een overzicht van de verantwoording voor de programmadoelen van onze organisatie in 2021, de daarbij behorende werkzaamheden en projecten. De inzet van financiële middelen en de resultaten van 2021 worden verantwoord in de jaarrekening. De jaarstukken 2021 bestaan uit: Het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen De jaarrekening met balans per 31 december 2021

Breukelen 27 juni 2022 Namens het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen De directeur - archivaris, drs. Roosmarijn Ubink

2

Inhoud Voorwoord ................................................................................................................. 2 Inleiding .................................................................................................................... 4 I. Jaarverslag ............................................................................................................. 6 1. Inleiding .......................................................................................................... 7 2. Inhoudelijk resultaat ......................................................................................... 8 3. Financieel resultaat en resultaatbestemming ........................................................ 9 4. Programma verantwoording 2021 ..................................................................... 10 4.1. Toezicht en Advies ................................................................................... 10 4.2. Verwerven en beheren ............................................................................. 14 4.3. Beschikbaarstellen en dienstverlening ........................................................ 22 4.4. Beleven en ontmoeten .............................................................................. 34 5. Organisatie .................................................................................................... 38 6.

Paragrafen ..................................................................................................... 41 II Jaarrekening 2021 ................................................................................................. 43 7. Balans per 31 december 2021 .......................................................................... 44 8. Staat van Baten en Lasten 2021 ....................................................................... 45 9. Waarderingsgrondslagen ................................................................................. 46 10. Toelichting op de balans ................................................................................ 46 11. Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten ....................................... 48 12. Toelichting op de Staat van baten en lasten .................................................... 48

3

Inleiding Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht, De Ronde Venen en Weesp. De gemeenschappelijke regeling tussen deze vier gemeenten is ingegaan op 1 januari 2014 voor onbepaalde tijd, met een minimale looptijd van 10 jaar. De gemeente Stichtse Vecht is centrum gemeente. Het RHCVV beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert bijna vier kilometer analoog archief. De oudste stukken dateren uit 1349, zoals stadsrechten en eigendomsakten, de jongste (digitale) stukken uit 2021 uit de Coronacollectie. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Taken De vier gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum.

De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de vier gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze vier gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Missie RHCVV Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun archieven. Het RHCVV is voor de inwoners, als pendant van de gemeenten, hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio. Visie RHCVV Overheidsinformatie is het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten en een spiegel van de samenleving. Burgers, ambtenaren en bestuurders weten dit. Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben.

Innovatief We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering.

Toegankelijk We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.

4

Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de vier gemeenten. In 2021 bestond het bestuur uit: ▪ dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester gemeente Stichtse Vecht) ▪ dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) ▪ dhr. B.J. van Bochove (waarnemend burgemeester gemeente Weesp) ▪ dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt). Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het algemeen bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Bestuursvergaderingen 2021 Het algemeen bestuur vergaderde op 12 mei en 18 november 2021. Op 12 mei 2021 stelde het bestuur de jaarrekening 2020 vast en de meerjarenbegroting 2022-2025. In de najaarsvergadering van 2021 werd vooruitgeblikt naar 2022 en 2023 en gesproken over de toekomst van het RHCVV na 2024. De huidige GR is ingegaan in 2014 voor onbepaalde tijd, ten minste voor 10 jaar. In 2019 is gemeente Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en zijn de voorbereidingen gestart voor de bestuurlijke fusie in 2022. In 2021 vonden gesprekken plaats over de uittredingskosten en het definitieve tijdstip van uittreding van Weesp per 31 december 2022.

In verband met het verstrijken van de eerste 10-jaar termijn in 2024 is voor andere aangesloten gemeenten het moment aangebroken om over de toekomst in overleg te gaan. Gemeente De Bilt, gemeente De Ronde Venen en gemeente Stichtse Vecht hebben de intentie uitgesproken samen door te willen gaan in de constructie van het RHCVV als deze constructie robuust genoeg is. In 2021 is daartoe verder onderzoek gedaan, dat zal resulteren in een rapportage en financiële doorrekening in 2022. Organisatie Het RHCVV bestaat uit: • Directie (Directeur) • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies Collecties Dienstverlening en erfgoed Locaties Het RHCVV beheerde in 2021 twee archiefbewaarplaatsen en twee studiezalen: • Locatie Breukelen, gelegen aan de Schepersweg 6e • Locatie Weesp, gelegen aan de Nieuwstraat 70a Netwerkpartners Het RHCVV opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA).

Op provinciaal niveau neemt het RHC actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, het Utrechts Inspecteursoverleg, de Kring van Noord-Hollandse Archivarissen en het Noord-Hollands inspecteursoverleg. Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek en RHC Zuidoost Utrecht. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk archief netwerk. Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. In 2019 hebben we een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

5

I. Jaarverslag 2021

6

1. Inleiding Relatie Jaarrekening 2021 met beleidsvisie 2020-2024. In november 2019 is de beleidsvisie ‘In Balans’ voor de periode 2020-2024 bestuurlijk vastgesteld. Het streven in deze periode is het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV. Dit betekent dat de erfgoedtaak in balans gebracht wordt met Toezicht, Behoud en Beheer en Beschikbaarstellen. Het RHCVV onderzoekt in opdracht van het bestuur hoe in deze beleidsperiode met kleine initiatieven een bijdrage kan worden geleverd aan bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij jong en oud aan elkaar verbonden worden. Erfgoed heeft grote waarde, niet alleen in wetenschappelijk maar zeker ook in economisch, maatschappelijk en cultureel opzicht. Het verbindt mensen met het verleden, met elkaar en met hun omgeving. Erfgoed geeft een impuls aan de vastgoedwaarde in de regio en beïnvloedt het vestigingsgedrag van particulieren en bedrijven. Daarnaast oefent erfgoed een grote aantrekkingskracht uit op toeristen. Zo is erfgoed van onschatbare waarde voor een streek. Het beheren en preserveren van digitale archieven, het ontsluiten, zoeken en vinden ervan vormen dé uitdagingen voor de nabije toekomst, zowel voor archiefdiensten als gemeenten. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken en verschillende applicaties, waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest.

Het is duidelijk dat er nieuwe vraagstukken ontstaan omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording; de kernwaarden die door het gehele archiefbestel gedragen worden. In de businesscase ‘Zelfstandig en Versterkt’, vastgesteld in 2018, is in personele en materiële sfeer uitgewerkt wat noodzakelijk is voor het uitvoeren van deze taak. Uittreden Weesp De huidige GR is ingegaan in 2014 voor onbepaalde tijd, ten minste voor tien jaar. Het verstrijken van die eerste tienjarentermijn in 2024, aan het einde van de nieuwe vierjarige beleidsperiode 20202024, geeft aanleiding om de komende jaren over de toekomst in overleg te gaan. In 2019 is Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en is in 2022 bestuurlijk gefuseerd. Vanaf dat moment heeft de gemeente Weesp twee jaar de tijd om uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling en zal het Stadsarchief Amsterdam vervolgens de taken overnemen van het RHCVV. In januari 2022 is ambtelijk een voorlopige overeenstemming bereikt over de uittredingskosten. Het bestuur heeft aangegeven deze op bestuurlijk niveau verder te zullen bespreken om te komen tot een definitieve afspraak. De voorlopige bedragen zorgen ervoor dat de bijdrage van Weesp in de jaren tot en met 2025 zal worden gedekt. In de begroting 2023 wordt verder uitgewerkt hoe dit zich vertaalt naar de meerjarenbegroting.

Deze beleidsperiode wordt verder benut om toekomstige scenario’s voor een Robuust RHCVV met de aangesloten gemeenten te onderzoeken. Beleidslijnen In de beleidsvisie 2020-2024 zijn vier beleidslijnen geformuleerd, te weten: 1. 2. 3. 4.

Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten

Binnen de vier beleidslijnen zijn voor 2021 doelen en acties geformuleerd, in de programma verantwoording 2021 wordt per beleidslijn op hoofdlijnen aangegeven hoe deze doelen zijn bereikt en wat daarvoor aan acties is uitgevoerd.

7

2. Inhoudelijk resultaat 2021 was voor het RHCVV het tweede jaar binnen de beleidsvisie ‘In Balans’ 2020-2024. De belangrijkste uitdagingen in deze beleidsperiode zijn het archiveren van digitale informatie, nieuwe wetgeving; verkorting van de overbrengingstermijn; het uittreden van de gemeente Weesp in verband met de bestuurlijke fusie met Amsterdam, herbezinning op de toekomst van het RHCVV, na 2024. Daarnaast is het streven in de beleidsperiode 2020-2024 het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV, waaronder de erfgoedtaken. 2021 was ook het tweede jaar dat het coronavirus invloed had op de samenleving en daarmee ook op het RHCVV. Dit had als gevolg dat niet alle beleidsvoornemens in het tempo of vorm konden worden gerealiseerd zoals deze geformuleerd waren in de meerjarenbegroting 2021-2025. Ondanks de beperkingen door corona zijn de doelstellingen uit het meerjarenprogramma net als in 2020 echter grotendeels gehaald. 2021 stond voor Toezicht en Advies voor een groot deel in het teken van de bestuurlijke fusie van Weesp met Amsterdam in maart 2022. Het invlechten van de informatiehuishouding en het daarbij tevens gescheiden houden van de Weesperarchieven had de volle aandacht nodig. Het leverde een, succesvolle, intensieve samenwerking op met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie van Amsterdam en Weesp.

In 2021 zijn er meerdere inspecties uitgevoerd bij deelnemende gemeenten, en een integrale inspectie voor gemeente Weesp en Stichtse Vecht. Verder werd veelvuldig geadviseerd op diverse onderwerpen met betrekking tot de (digitale) informatiehuishouding van de deelnemende gemeenten. In 2021 werd conform de businesscase ‘Zelfstandig en Versterkt’ uit 2018 verder gewerkt aan een aantal projecten en activiteiten om de basis op orde te brengen. Er is aandacht besteed aan het beheer en toegankelijk maken van de historische overheidsarchieven. Hiervoor is het RHCVV voor een groot deel afhankelijk van de vrijwilligers die door de Coronamaatregelen wederom het grootste deel van het jaar niet op locatie konden werken. Dit had daarom directe gevolgen voor het aantal archieven dat in 2021 (nader) toegankelijk is geworden. Het in 2020 geplande traject om een inventarisatie voor het restauratie- en conserveringsplan te maken, kon in 2021 succesvol worden uitgevoerd. Van verschillende gemeenten zijn papieren bouwdossiers, soms met scans, overgebracht. Met een aantal gemeenten is er gewerkt aan de voorbereidingen voor het overbrengen en digitaal ontsluiten en preserveren van de eerste digital born overheidsarchieven. Het daadwerkelijke overbrengen is doorgeschoven naar 2022 omdat de ambtelijke organisaties door coronamaatregelen andere prioriteiten moesten stelden.

In 2021 kon vaker, maar nog steeds beperkt, gebruik gemaakt worden van de studiezalen en was er meer vraag naar digitale dienstverlening, mede door de toename van het aantal bouwdossiers. Het RHCVV heeft zowel burgers als ambtenaren zo mogelijk digitaal ondersteunt bij hun onderzoek in archieven. Het RHCVV heeft in 2021 verdere uitvoering gegeven aan het creëren van meer zichtbaarheid en de verdere (digitale) toegankelijkheid van de collectie en haar diensten, zowel richting burgers als ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de aangesloten gemeenten. In 2021 zijn diverse erfgoed activiteiten georganiseerd. Bij veel van de activiteiten is intensief samengewerkt met de erfgoedpartners en onderzoekers in de regio en zijn nieuwe samenwerkingen ontstaan. Ook hebben wij een aantal artikelen aangeleverd bij Historische Kringen uit onze regio die werden geplaatst in hun periodieken. Door het meewerken aan deze periodieken vergroten wij niet alleen onze zichtbaarheid, wij onderstrepen hiermee tevens de band en samenwerking die wij met deze partijen hebben. Op verzoek van de gemeente Stichtse Vecht werd een tentoonstelling ontwikkeld in het kader van de herdenking van 375 jaar Brooklyn. Van deze tentoonstelling zijn verschillende kleine satelliettentoonstellingen te zien geweest in bibliotheken in de verschillende gemeenten.

De oorspronkelijk in 2020 geplande tentoonstelling ‘Archief als getuige van de Tweede Wereldoorlog’ is in 2021 als digitale tentoonstelling gelanceerd. In de zomer en het najaar konden pas weer fysieke activiteiten plaatsvinden; waaronder een aantal activiteiten voor kinderen en tieners en een cursus oud schrift.

8

3.Financieel resultaat en resultaatbestemming De jaarrekening 2021 van het RHCVV geeft een positief saldo van € 7.545,-. Voorgesteld wordt dit resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. Hiermee komt het totale eigen vermogen ultimo 2021 dan uit op € 53.001,-. Volgens de begrotingsuitgangspunten, bestuurlijk vastgesteld in januari 2018, is een reserve van minimaal 5% van de begrote lasten het streven voor een gezonde bedrijfsvoering. De algemene reserve dient als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele knelpunten op te vangen. Voor toevoeging van het resultaat over 2021 heeft de algemene reserve een saldo van € 45.456,-, dit is 3,8%. Na verwerking van het resultaat van €7.545,- conform het voorstel wordt dat 4,5%.

9

4.Programma verantwoording 2021 4.1. Toezicht en Advies De gemeentearchivaris van het RHCVV houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. Het is een van de kerntaken van een archiefdienst. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Het toezicht heeft drie rollen: kaderstellend, toetsend en adviserend. Het toezicht (toetsend en kaderstellend) gaat primair om de naleving van Archiefwet en - regelgeving. Advisering is van belang voor gemeenten, omdat niet alle elementen voor zorgvuldig archief- en informatiebeheer als duidelijk voorschrift zijn opgenomen in de wettelijke regelingen, maar wel onontbeerlijk zijn voor een goede inrichting van de informatievoorziening. De invulling van deze rol verschilt jaarlijks naar gelang de ontwikkelingen op het vakgebied en de wensen en behoeften van de aangesloten gemeenten. Doelen 2021 Het RHCVV legt in de periode 2020-2024 zowel met toezicht als advies de focus op het helpen van de aangesloten gemeenten bij de voorbereiding op het duurzaam beheren van digitale informatie en het stimuleren van het zo spoedig mogelijk uitfaseren van de huidige hybride informatiehuishouding.

Het RHCVV ondersteunt de aangesloten gemeenten bij het vergroten van de duurzame toegankelijkheid van archieven door vooraan in de keten te adviseren. Jaarlijks zijn er een aantal terugkerende taken en werkzaamheden, waaronder: ▪ Een jaarlijks toezichtverslag per gemeente aan de colleges van burgemeester en wethouders over de staat van hun informatiehouding met adviezen voor verbetering. ▪ Een integrale Inspectie van twee gemeenten met betrekking tot hun informatiehuishouding. ▪ Opstellen van wettelijke adviezen in de vorm van kaderstellende en beleidsmatige initiatieven. ▪ Het begeleiden van de wettelijke overbrenging van papieren en digitale overheidsarchieven. ▪ Het beoordelen van de jaarlijkse vernietigingsvoorstellen van te vernietigen informatie bij de gemeenten van zowel papieren als digitale informatie. ▪ Ontwikkelen van kennisproducten voor de deelnemende gemeenten. ▪ Deelname gemeentearchivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) met gemeentesecretaris. ▪ Deelname inspecteur en adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO). Daarnaast wordt er naar gelang de situatie en behoefte zich voordoet (wettelijk) advies of goedkeuring gegeven over een verscheidenheid aan onderwerpen: zoals de nieuwe Archiefwet, verbonden partijen, archivering van raadsinformatie en email, en vervanging van analoge door digitale archiefbescheiden.

In dit jaarverslag worden enkele gebeurtenissen en bijzonderheden over 2021 toegelicht. Advisering bij Grip op digitale informatie bij gemeenten Het beheren en preserveren van digitale overheidsinformatie zijn dé uitdagingen voor de nabije toekomst. Een voorwaarde is inzicht te hebben in de hoeveelheid en soort digitale informatie die nu gecreëerd gedeeld en opgeslagen wordt binnen een gemeente. In welke applicaties het staat en op welke apparaten het wordt bewaard. In 2021 is daarom in samenwerking met de gemeenten gestart met het uitvoeren van de Monitor Digitale Informatie. Deze monitor helpt de gemeenten om inzicht te krijgen in welke digitale informatie er is, op welke plek de informatie staat en wat van die informatie overgebracht gaat worden. Dit is enerzijds belangrijk voor een strategische sturing bij de interne informatiehuishouding van de gemeente. Anderzijds is dit belangrijke informatie voor de meerjarenplanning van het RHCVV om een beeld te krijgen van het aantal te

10

verwachten MB’s bij digitale overbrenging en daarmee de groei van het e-depot en werkzaamheden die gerelateerd zijn aan de overbrengingen. Zoals aangegeven is het e-depot niet alleen iets van het RHCVV. Door inzicht in deze toekomst, kunnen zowel de gemeenten als het RHCVV, de financiële en personele gevolgen verwerken in meerjarenbegrotingen en kadernota’s.

4.1.2.Korte terugblik per gemeente Weesp

In verband met de bestuurlijke fusie met Amsterdam per 24 maart 2022 stond zowel voor toezicht als advies het grootste deel van 2021 in het teken van deze transitie voor de informatiehuishouding. Een belangrijk aandachtpunt was dat de Weesper archieven, ondanks de eerdere ambtelijke fusie, tot de bestuurlijke fusie ook als zodanig gecreëerd en beheerd dienen te worden. In de eerste helft van 2021 is een (integrale) archiefinspectie uitgevoerd en is het inspectierapport toegestuurd aan het college van Burgemeester en Wethouders. Er is veelvuldig (wettelijk) advies gegeven over de invlechting van applicaties en werkprocessen van gemeente Weesp in het Amsterdamse applicatielandschap en de Amsterdamse werkprocessen. De migraties van systemen als Decos, BAM online en WKPB-processen zijn een uitgebreid en intensief adviestraject geweest, waarin nauw is samengewerkt met de gemeentesecretaris van Weesp. Naast de transitie van de eigen informatiehuishouding vroegen ook de Verbonden partijen, Waternet, de Omgevingsdienst Flevoland, Gooi- en Vechtstreek (OFGV), om aandacht. Tenslotte was er intensief contact over het verbeteringsproces voor de informatiehuishouding naar aanleiding van de ‘niet adequaat’ beoordeling van de interbestuurlijk toezichthouder van de Provincie Noord Holland.

De intensieve advisering en samenwerking tussen RHCVV en ambtelijke organisatie van zowel Weesp als Amsterdam resulteerde in duidelijke verbeteringen van de informatiehuishouding. Begin 2022 ontving gemeente Weesp een positieve beoordeling van het Inter Bestuurlijk Toezicht, waardoor de beoordeling ‘niet adequaat’ voor de fusie met Amsterdam werd aangepast naar ‘redelijk adequaat’. De Ronde Venen Het RHCVV heeft in 2021 over een verscheidenheid aan onderwerpen advies uitgebracht:

-

Rond het digitaal archiveren van de bestuurlijke besluitvorming en de actualisering van het Handboek vervanging. Ook is het RHCVV betrokken geweest bij het adviseren rond vervanging bij de ODRU, de omgevingsdienst waar De Ronde Venen taken aan heeft gemandateerd.

-

Daarnaast is een behoorlijk aantal producten opgeleverd door De Ronde Venen die het RHCVV van advies heeft voorzien, waaronder: o De nieuwe Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer die op 6 april 2021 vastgesteld zijn door de raad. o Calamiteitenplan archief en beheerplan archiefruimte.

11

o

o o o

De leidraad Archiefafspraken die gebruikt kan worden bij het aangaan van samenwerkingen /verbonden partijen om te borgen dat zaken op het gebied van het archief goed geregeld worden. De meetlat voor duurzaam digitaal informatiebeheer. Het beleidsraamwerk informatiebeheer. De digitale bewaarstrategie.

De Bilt In het kader van het ambtelijke traject ‘Informatiehuishouding op orde’ is in De Bilt gewerkt aan een groot aantal producten en processen om de kwaliteit van de informatiehuishouding een impuls te geven. Het RHCVV adviseerde onder meer over de digitalisering en daarmee gepaard gaande vervanging van analoge door digitale personeelsdossiers. Dit traject is zo goed als afgerond. Het RHCVV adviseerde verder over en/of was betrokken bij:

-

De actualisatie van de lokale archiefverordening.

-

De archivaris heeft het concept Handboek Vervanging en Vervangingsbesluit geaccordeerd voor vervanging van papieren personeelsdossiers door digitale personeelsdossiers in het eHRM systeem.

Het vaststellen van de verkorting van de bewaartermijn van 20 jaar naar 7 jaar van oude cliëntendossiers van De Bilt - gevormd bij de uitvoering van de (oude) Algemene Bijstandswet (ABW) en de Wet Werk en Bijstand (WWB).

Stichtse Vecht In het tweede kwartaal van 2021 is door het RHCVV een brede integrale archiefinspectie uitgevoerd naar de papieren en digitale informatiehuishouding van de gemeente. Verder is er advies gegeven over een divers aantal dossiers:

-

Er is advies gegeven op de geactualiseerde Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer, die voor besluitvorming van het college voor vaststelling is voorgelegd aan de gemeenteraad voor vaststelling in oktober 2021.

-

Gemeente Stichtse Vecht besteedde in 2021 veel aandacht aan de voorbereidingen van de implementatie van het nieuwe Zaaksysteem. Daarnaast is er door team DIV een stappenplan in de vorm van een roadmap opgesteld voor de digitale transitie waarmee het informatiebeheer eenduidig, betrouwbaar en duurzaam wordt ingericht. De adviseur digitale informatie wordt bij een aantal producten die in dit kader worden opgeleverd, betrokken. Zo heeft zij de geactualiseerde versie van het kwaliteitssysteem van advies voorzien en advies gegeven aan de teamleider DIV over vervanging van analoge door digitale informatie, zodat gemeente Stichtse Vecht compleet digitaal kan werken.

-

Een aandachtspunt is (zoals bij meerdere gemeenten) de archivering van raadsinformatie, waar de adviseur sinds 2018 bij betrokken is. Stichtse Vecht is in 2021 gestart met een traject waarbij eerst een overzicht gemaakt wordt van de huidige manier van werken en welke applicaties daarbij gebruikt worden, zodat vastgesteld kan worden waar de knelpunten liggen m.b.t. duurzame archivering van raadsinformatie en welke oplossingen daarvoor te bedenken zijn. Het RHCVV adviseert in dit traject.

-

In verband met de opheffing van de voormalige Belastingdienst Stichtse Vecht, Weesp en Wijdemeren (BSWW) heeft het RHCVV actief geacteerd in het overbrengen van zowel de digitale

12

als papieren archieven. Er is verder ook uitvoerige communicatie gevoerd over teruggave van oude analoge milieudossiers, van de ODRU naar de deelnemende gemeenten.

4.2. Kennisdeling Regelmatig publiceert het RHCVV blogs op diverse eigen kanalen en kanalen van derden over recente vaktechnische digitale ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de functie van Non Fungible Tokens (NFT's) bij archivering en andere ontwikkelingen die te maken hebben met Toezicht, Advies en digitale archivering.1 Zo delen we ervaringen en kennis die wij zelf opdoen actief met andere archiefdiensten en gemeenten en creëren we interactie en kennisvermeerdering. Na het plaatsen van het bericht over ons metadatamodel (MDTO - Metagegevens voor Duurzame Toegankelijke Overheidsinformatie) op het KIA platform, nam een werknemer van Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard en de archiefdienst Tresoar uit Leeuwarden. Het actief delen van onze kennis met vakgenoten levert waardevolle contacten en feedback op. Het RHCVV zorgt daarnaast voor kennisdeling met de aangesloten gemeenten door een platformoverleg voor de regievoerders/beleidsadviseurs en door regionale kennismiddagen te organiseren in samenwerking met regionale archiefdiensten en het landelijke netwerk KIA (Kenniscentrum Informatie en Archief) over onderwerpen als duurzaam informatiebeheer, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische en juridische waarde van informatie.

In 2021 zijn de volgende kennissessies georganiseerd: Kennismiddag Vernietiging: Op 16 januari 2021 organiseerde het RHCVV, samen met drie andere archiefdiensten en KIA, het Kennisnetwerk Informatie en Archief een digitale kennismiddag over vernietiging. Onderwerpen waren: het waarom en hoe van vernietigen, er was een praktijkcasus van de gemeente Hilversum over de eerste keer digitaal vernietigen, een presentatie over het toezicht op vernietigen en een quiz met uitdagende vragen. Kennissessie Kwaliteitssystemen: In samenwerking met het KIA, de Utrechtse Kring van Archivarissen, de Provincie Utrecht en de VNG werd op 17 november een digitale regionale kennissessie georganiseerd voor informatieprofessionals van Utrechtse gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en andere archiefvormers met overheidstaken. Op het programma stonden onder andere: Kwaliteitssystemen, Archiving by Design en Dossiervorming en Archivering bij Thuiswerken. Kennissessie e-depot voor gemeenten: Het e-depot is niet alleen iets van archiefdiensten, maar ook van gemeenten. Op 8 juli vond er een digitale bijeenkomst plaats met alle aangesloten gemeenten. Tijdens deze bijeenkomst werd aan o.a.

burgemeesters, gemeentesecretarissen, ICT-ers en functionarissen gegevensbescherming uitgelegd wat het edepot is, hoe het werkt en wat voor impact het e-depot en digitale archivering heeft op het werk bij de gemeenten. Daarbij werd ook het door het RHCVV gemaakte informatiefilmpje getoond. Het is specifiek voor de deelnemende gemeenten gemaakt voor hun intranet, om nieuwe en bestaande collega’s uitleg te geven: https://youtu.be/nE0WNgfqOIk.

1 https://www.rhcvechtenvenen.nl/home/de-bilt/2-ongecategoriseerd/732-nft-s-en-digitale-archivering

13

4.2. Verwerven en beheren Het RHCVV beheert bijna 4 kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals privilegeboeken, eigendomsakten en een stadsrecht. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, social mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. Het goed beheren van papieren en digitale archieven is een kerntaak van het RHCVV. Doelen Verwerven en Beheren 2020-2024 In overleg met de zorgdrager prioriteren en plannen van de over te brengen (digitale en papieren) archieven; Verbeteren van de toegankelijkheid van archieven door digitalisering van papieren archieven en archieven voorzien van nadere toegangen; De conditie van de collectie op voldoende niveau brengen voor eventuele uittreding van aangesloten gemeenten en duurzame toegankelijkheid in de toekomst; Opbouwen van relaties in de regio met het oog op acquisitie van relevante particuliere archieven.

4.2.1. E-depot In 2020 is het e-depot van het RHCVV in gebruik genomen. In 2021 is het e-depot verder doorontwikkeld. Een werkend e-depot omvat niet alleen de hard- en software voor digitale archivering, maar ook de beleidsmatige en organisatorische inrichting die digitale overbrenging en archivering mogelijk maakt. In 2021 zijn daartoe een aantal documenten opgeleverd en bestuurlijk vastgesteld: Handboek digitale overbrenging Dit handboek biedt de deelnemende gemeenten een overzicht van digitale overbrengingsvoorwaarden en een tactische beschrijving van het digitale overbrengingsproces. Preserveringsbeleid Een tactische beschrijving van de verschillende elementen die door het RHCVV worden meegenomen in de preservering van digitaal archiefmateriaal. Handboek beheerorganisatie Een tactische omschrijving van hoe het beheer van het e-depot er bij het RHCVV uitziet. Een opsomming van verantwoordelijkheden en taken die zowel de technische als organisatorische kant van het e-depot behelzen. Common Ground en e-depot Het Common Ground principe krijgt steeds meer vorm bij zowel gemeenten als archiefdiensten. In de kern gaat het bij Common Ground om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Data worden losgekoppeld van werkprocessen en applicaties.

Uitgangspunt wordt het bevragen van data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. Bij de archivering van deze digitale informatie en daarmee de ontwikkeling van het e-depot speelt Common Ground dus een steeds grotere rol. Het RHCVV zorgt er voor dat het e-depot mee ontwikkelt en volgt nauwlettend bij de gemeenten in hoeverre zij al aan de slag zijn met deze ontwikkelingen en hoe daarin samengewerkt kan worden om te zorgen dat deze nieuwe ontwikkelingen voldoende worden meegenomen in de doorontwikkeling van het e-depot. Op basis van de ervaringen met het huidige e-depot door zowel het RHCVV als andere archiefdiensten, is de conclusie dat het e-depot van DE REE archiefsystemen (net als de andere huidige generatie e-depots) nog niet voldoende gericht is op en geschikt is om de architectuurvisie Common Ground te ondersteunen. Omdat dit ontwikkeltraject een lange doorlooptijd heeft, blijft het RHCVV voorlopig gebruik maken van een e-depot uit de huidige generatie. Zo kan het RHCVV ook nu de huidige digitale archiefstukken veilig stellen en leren van de actuele vraagstukken rondom preservering.

14

Samenwerking tussen archiefdiensten voor e-depot RHCVV werkt voor het e-depot nauw samen met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR), Regionaal Archief Zuid Utrecht (RAZU), het Waterlands Archief en het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. In 2021 zijn meerdere bijeenkomsten georganiseerd om kennis te delen en samen deelprojecten op te starten. Deze efficiënte inzet van capaciteit leverde zowel kennisuitwisseling alsook besparing op van capaciteit. Het RAZU en het RHCVV zitten veelal op één lijn met betrekking tot deze ontwikkelingen. Dit biedt de mogelijkheid om samen op te trekken bij de verdere doorontwikkeling van een e-depot, gebaseerd op Common Ground.

4.2.2.Overbrengingen papieren en digitaal archief Digitaal gemeentelijk archief overgebracht in 2021 In het jaarplan 2021 was het doel geformuleerd om samen met de aangesloten gemeenten een aantal digitale gemeentearchieven op te nemen in het e-depot en deze archieven via de website van het RHCVV toegankelijk te maken. Gaandeweg moest worden geconstateerd dat mede in verband met Corona aan de kant van de gemeente de benodigde personele capaciteit die hiervoor nodig is niet beschikbaar was. De planning voor digitale overbrengingen van gemeenten is verschoven naar 2022, wel is er door de adviseur digitale archieven met de gemeenten doorgewerkt aan de voorbereidingen van digitaal archief: - Samen met De Ronde Venen wordt gewerkt aan een proef-ingest van een omgevingsvergunning. Een mapping tussen InProces en metadatamodel TMLO is klaar en aan de intake van de proef wordt de laatste hand gelegd. - Voor Stichtse Vecht is geadviseerd bij de inrichting van het nieuwe zaaksysteem Zaaksysteem.nl hoe deze zo goed mogelijk aan te sluiten op de e-depotstandaarden. Het RHCVV heeft een eigen collectie voorbereid voor opname in het e-depot: de coronacollectie (de landelijk vastgestelde hotspot van de overheid). Deze ingest (het daadwerkelijk opnemen van de digitale informatie in het e-depot) leverde veel informatie op voor toekomstige opname van particuliere archieven.

Deze werkzaamheden hebben geleid tot een nieuw metadataschema voor particuliere archieven, dat in de Maand van het Digitaal Erfgoed landelijk is gelanceerd. Hier zijn veel positieve reacties op gekomen. Papieren gemeentelijk archief in 2021 overgebracht In 2021 heeft het RHCVV grote archiefblokken met voornamelijk bouwvergunningen ontvangen van de gemeenten:

-

De Bilt: De bouwvergunningenarchieven van de gemeenten De Bilt 1887-1987 en (voormalig) Maartensdijk 1891-2000. Dit betreft samen ongeveer 200 meter. In het voorjaar van 2022 zal de overbrenging formeel worden afgerond. Aanvullende afspraken zijn nodig, omdat er nog een aantal werkzaamheden nodig zijn aan de goed geordende en toegankelijke staat van dit archiefblok.

-

De Ronde Venen: Eind 2021 is het bouwvergunningenarchief van Vinkeveen over de periode 1936-1970 overgebracht. Dit betreft 18 meter.

-

In het 4e kwartaal van 2021 is de bewerking en overbrenging van het gemeentearchief van voormalig Maarssen tot 1999 afgerond, dit betreft 55 meter.

Taken in opdracht: bewerken archieven gemeenten Het RHCVV verricht sinds de oprichting in 2009 ‘taken in opdracht’ voor de deelnemende gemeenten. Dit zijn vooral projecten waarin de gemeentelijke archieven worden bewerkt, zodanig dat ze voldoen aan de wettelijke eisen om archieven in goede, geordende en toegankelijke staat over te brengen naar het RHCVV. Op die manier zijn ze geschikt voor blijvende bewaring en gebruik door onderzoekers. Het gaat dan om het inventariseren van de archieven, het selecteren en vernietigen van een deel van het materiaal conform de selectielijst, maar ook om het verwijderen van

15

schadelijke materialen zoals plastics en metalen en het verpakken in duurzame zuurvrije omslagen en dozen. In 2021 is gewerkt aan de inventarisatie van de archieven van de voormalige gemeenten Breukelen en Loenen, alsmede aan de bewerking van de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Abcoude. Net als voorgaande jaren heeft het RHCVV in opdracht van de gemeente Weesp in 2021 studiezaaldienstverlening verzorgd in het stadskantoor van de gemeente Weesp.

4.2.3.Toegankelijkheid collectie RHCVV Toegankelijkheid collectie Toegangen Archiefbeschrijvingen Opendatasets Personen Bouwvergunningen Titels bibliotheek Beeldbank

2018 834 917 569.909 10.171 8.944 18.589

2019 862 1.566.702 1.060 900.409 19.047 9.049 20.542

2020 887 1.521.804 1.063 860.405 27.677 9.072 21.324

2021 952 1.716.554 1.186 884.304 27.208 9.967 21.172

Bovenstaande tabel laat de ontwikkeling van toegankelijkheid van de collectie zien in de laatste jaren. In totaal staan er nu 952 toegangen online, met in totaal 1.716.554 unieke beschrijvingen van documenten. Wat is een toegang? En wat zegt het over de toegankelijkheid van de archieven Met een toegang op een archief wordt de ontsluiting van de archiefstukken door beschrijvingen bedoeld. Een archief wordt vaak ontsloten door middel van een inventaris waarin de archiefstukken systematisch worden beschreven op grond van hun functie voor de vormende organisatie. Soms wordt er een nadere toegang gemaakt, bijvoorbeeld een lijst persoonsnamen die naar aktes verwijzen. Van oude stukken in een archief worden vaak regesten gemaakt, een soort samenvattingen van de inhoud van een akte. Sinds 2019 wordt bij het RHCVV naast de toegangen ook de toename in archiefbeschrijvingen bijgehouden. Een toegang is een inventarisnummer en bevat archiefbeschrijvingen. Een groot archief heeft meer archiefbeschrijvingen dan een klein archief. Een toegang kan betrekking hebben op een klein of op een groot archief. Het aantal archiefbeschrijvingen geeft daarom een preciezer beeld van de omvang van een archief. En daarmee geeft de toename van het aantal archiefbeschrijvingen een beter beeld van de omvang van archieven/informatie die toegankelijk is gemaakt.

Verborgen verhalen in kerkarchieven: Doortje Spaans In 2021 is de inventarisatie van het archief van de hervormde gemeente Waverveen afgerond. Een mooi archief met bijzondere stukken, waaronder het oudste kerkenboek met daarin de prachtig versierde titelpagina’s, gemaakt door de toenmalige predikant ds. Henricus Selijns. Er bevinden zich ook stukken in met betrekking tot Doortje Spaan, huisvrouw van Jacob van Eijk, oud 61 jaar, die op de vroege ochtend in mei 1807 haar buurvrouw Lena Vuursteen aanvalt en verwond met een broodmes. Lees meer hierover in het blog op: onze website

16

Welke archieven werden er onder meer (nader) toegankelijk in 2021? De oud-rechterlijke archieven en oud-notariële (pre-1811) archieven op plaats, dit zorgt ervoor dat bij raadpleging en in het collectiebeheer de archieven van de verschillende afzonderlijke gemeenten beter benaderbaar en beheersbaar zijn. Veertien notariële archieven zijn van een digitale (dus vanuit de website benaderbare) toegang voorzien. Daaronder bevinden zich de in 2020 overgebrachte notariële archieven uit ons werkgebied uit de periode 1926-1935 uit Abcoude, De Bilt, Breukelen, Loenen, Maarssen en Mijdrecht. Dit zijn de plaatsen uit onze regio waar destijds notarissen actief waren. Inventaris op het archief van de hervormde gemeente Westbroek. Het RHCVV beschikt over een grote hoeveelheid ladekasten met foto's. Deze zijn (grotendeels) nog niet beschreven of via een toegang online doorzoekbaar. In 2021 is gestart om per map met foto’s aan te geven wat er ongeveer aan foto’s inzit. Dit wordt direct in de database verwerkt. In 2022 wordt dit afgerond, zodat in 2023 kan worden gestart met het inventariseren van de foto's in de platte dozen die op de planken boven de ladekasten staan. Het stuk voor stuk beschrijven van de foto’s is niet ingepland. Het RHCVV heeft tevens een groot aantal A0-kasten met historische topografische kaarten. Ook deze zijn nog niet beschreven of toegankelijk via een toegang.

In 2021 is een voorzichtig begin gemaakt met het inventariseren en de materiële verzorging van de A0-ladekasten. Hierin ligt een grote bijzondere collectie van prenten, groot formaat foto’s en andere ontwerpen, die voor breed publiek interessant is. Om deze collectie te kunnen doorzoeken, moet deze beschreven worden. In 2022 en het eerste deel van 2023 wordt dit project afgerond. De bibliotheektoegang is met ruim zeventig beschrijvingen van boeken, tijdschriften, knipsels en documentatie uitgebreid. In 2021 zijn de eerste twee e-depot collecties op de website beschikbaar gemaakt. Het betreft Stichtse Vecht en De Bilt. Handwerk: doorzoekbaar maken van archieven op naam voor familieonderzoek In 2021 zijn 884.304 personen voor de gebruiker op naam doorzoekbaar. De toename is daarmee lager dan de jaren ervoor. Dit komt doordat het RHCVV in 2021 een groot aantal namen afgeschermd heeft op basis van de nieuwe Privacy wetgeving. Archieven zijn overigens pas online doorzoekbaar op namen als deze geïndexeerd zijn. Dit moet handmatig gebeuren: alle namen uit notariële akten, burgerlijke standsakten, bevolkingsregistratie worden handmatig in het collectiesysteem gezet. Vrijwilligers dragen zorg voor deze ontsluiting op naam.

Nieuwe Privacy wetgeving vastgesteld en doorgevoerd voor archieven RHCVV Bij het beheren en beschikbaar stellen van archiefbescheiden, het toegankelijk maken van de collectie door middel van beschrijving, al dan niet online, verwerkt het RHCVV persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de naam, geboortedatum en het adres van een persoon. Om de privacy te beschermen van levende personen geldt er privacywetgeving, die sinds 25 mei 2018 beschreven staat in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In mei 2021 is het privacybeleid van het RHCVV bestuurlijk goedgekeurd en in werking getreden. Het RHCVV heeft, vooral in het uitvoeren van het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van archieven, te maken met wetten die andere en soms tegenstrijdige uitgangspunten hebben. Dit is vooral het geval tussen de Archiefwet 1995 en de AVG en UAVG. Het RHCVV volgt de AVG-richtlijnen voor archiefinstellingen die door de KVAN zijn opgesteld; de richtlijnen van het Nationaal Archief en het Utrechts Archief, het Stadsarchief Amsterdam en Erfgoed ‘s-Hertogenbosch (specifiek voor beeldcollecties). Daarnaast is het privacybeleid van het RHCVV afgestemd met de Functionaris gegevensbeheer van alle deelnemende gemeenten. In 2021 zijn op basis van het nieuw opgestelde Privacybeleid alle online archieven getoetst en onderzocht op persoonsgegevens.

Er zijn in totaal 488 archieftoegangen nagekeken, die samen meer dan 112.500 stuksbeschrijvingen bevatten. Daarvan zijn de persoonsgegevens in circa 10.000 stuksbeschrijvingen na controle afgeschermd. Dit is 9% van alle stuksbeschrijvingen in de online database van het RHCVV.

17

2.900 extra foto’s online zichtbaar in 2021 Als gevolg van een rechtelijke uitspraak in 2018 tegen de archiefdienst Erfgoed Leiden is het lange tijd alleen mogelijk geweest om foto’s en ansichtkaarten te publiceren waarvan absoluut zeker was dat de auteursrechten geregeld waren. Daardoor zijn bij veel archiefdiensten veel foto’s en ansichtkaarten voor de zekerheid van de beeldbank afgehaald. Ondertussen is er een nieuwe rechtelijke uitspraak geweest, waardoor archiefdiensten weer meer beeldmateriaal beschikbaar kunnen stellen.2 Op anoniem gepubliceerde foto’s op prentbriefkaarten van vóór 1950 rust inmiddels geen auteursrecht meer. Deze foto’s kunnen archieven dus zonder problemen online zetten. Voor foto’s van later datum of voor niet-anonieme foto’s geldt voor archieven voor het online plaatsen een vergoeding van enkele euro’s, niet van tientallen euro’s. In 2021 heeft het RHCVV op basis van deze uitspraak een groot deel van de beeldcollectie (ouder dan 70 jaar) nagelopen en weer vrij toegankelijk kunnen maken op de website van het RHCVV.3 Concreet betekent dit dat er nu 8.700 afbeeldingen zichtbaar zijn. Een toename van 34% ten opzichte van 2020. In 2022 worden ook de afbeeldingen en ansichtkaarten van na 1950 gecontroleerd en zullen waar mogelijk weer online komen.

4.2.4.

Restauratie en conservering

In september 2021, toen de coronamaatregelen dit weer mogelijk maakten, is begonnen aan een omvangrijk project dat ten doel heeft meer zicht te krijgen op de fysieke staat van de gehele collectie. Dit is een eerste stap in het opstellen naar een meerjarenrestauratie- en conserveringsplan voor de gehele collectie. Hiertoe is een uitgebreide steekproef op de collectie uitgevoerd - waarbij circa 12% van de archieven bekeken is om een beeld te krijgen van de mate waarin de archieven nog materiële verzorging of restauratie behoeven. Een dergelijke nulmeting van de fysieke staat van de collectie is sinds de oprichting van het RHCVV niet eerder uitgevoerd. Jaarlijks worden er van alle vier de deelnemende gemeenten stukken gerestaureerd en geconserveerd die in slechte staat verkeren. Dit keer waren dat kadastrale kaarten, gemeentelijke financiële stukken uit de 19e eeuw, en 18eeeuwse stukken uit kerkarchieven. Die stukken vormen een belangrijke aanvulling op de informatie die over die perioden beschikbaar is in overheidsarchieven. Zonder restauratie zouden deze stukken verloren gaan. Veelvoorkomende schades zijn losgeraakte katernen in boekblokken, scheuren in kaarten en tekeningen en door vocht aangetast papier door vroegere slechte bewaaromstandigheden. (foto’s Enkele voorbeelden van te restaureren stukken uit Stichtse Vecht en De Bilt).

2 https://www.erfgoedleiden.nl/nieuws/1170-online-plaatsen-oude-foto-s-gerechtshof-den-haag-vernietigt-uitspraak%C2%A0 3 https://www.rhcvechtenvenen.nl/collectie?mizig=101&miadt=386

18

4.2.5.Digitalisering Er zijn verschillende redenen om archiefstukken te digitaliseren en de scans online via de website beschikbaar te stellen: Onderzoekers hoeven niet meer naar de studiezaal te komen, maar kunnen vanuit huis een groot aantal bronnen onderzoeken, van verschillende archiefdiensten. Digitalisering zorgt ervoor dat de fysieke archiefstukken niet of nauwelijks meer ingezien hoeven te worden, waardoor ze minder gehanteerd hoeven te worden en dus minder schade op kunnen lopen waardoor ze beter behouden blijven. Digitaliseren is dus ook conserveren. Sommige delen van de collectie lenen zich goed voor hergebruik door de grote visuele aantrekkingskracht op een breed publiek, zoals prenten en foto’s. Als deze niet gedigitaliseerd zijn, blijven zij onbekend en dus ongebruikt in de depots liggen. Het RHCVV heeft een zeer bescheiden budget voor digitalisering en moet dus ieder jaar keuzes maken. Voorheen is voornamelijk aandacht geweest voor de digitalisering van veelgebruikte bronnen voor genealogisch onderzoek. In 2021 is gekozen voor een aantal projecten die ook andere doelgroepen aanspreekt. Voor de gemeente Weesp zijn alle openbare akten van de Burgerlijke Stand gedigitaliseerd. Deze akten beslaan een periode van de invoering in 1811 tot de meest recente openbare akten van overlijden uit 1970.

Verder is in 2021 een start gemaakt met het digitaliseren van delen van de oudste notariële archieven (voor 1811): het notarieel archief van de kernen Vreeland, Ter Aa, Nigtevecht, Westbroek, Maartensdijk, Wilnis, Vinkeveen, Oudhuizen, Mijdrecht en Weesp. Van deze akten konden veel scans direct online komen, omdat zij al voorzien waren van een toegang. Er zijn hierdoor maar liefst 46.748 scans toegevoegd aan de website. En er zijn onderdelen van de zogenaamde topografisch-historische atlas van de Utrechtse gemeenten gedigitaliseerd. Denk hierbij aan historische topografische kaarten, prenten en affiches. Met het scannen van de bronnen zijn deze echter nog niet direct toegankelijk voor gebruikers. De beelden moeten gekoppeld worden aan het collectiebeheersysteem, waarbij het nodige werk voor de applicatiebeheerder van het RHCVV komt kijken. Ook moeten veel van de stukken (vooral uit de topografisch-historische atlas nog beschreven worden (een toegang gemaakt) voordat ze gepubliceerd kunnen worden op de website. Pas vanaf 2022 zal steeds een deel van deze beschrijvingen online beschikbaar komen.

Links: Gedigitaliseerde polderkaart van de Ronde Venen en de Vechtstreek door J. Dou, 1688. Rechts: Gedigitaliseerde ‘Nieuwe kaart van Mynden en de 2 Loosdrechten etc.’ met centraal de Vechtstreek en rechts het ontginningslandschap van Westbroek, Achttienhoven en Oostveen, ca. 1750.

19

4.2.6. Aanwinsten particuliere archieven en publicaties Ieder jaar krijgt het RHCVV kleine en grotere particuliere archieven of losse archiefstukken aangeboden. Er wordt gekeken of deze passen binnen het aquisitieprofiel en onze collectie en werkgebied.4 Indien dat overeenkomt, worden deze opgenomen in de collectie. Het RHCVV heeft geen capaciteit om actief op zoek te gaan naar belangrijke particuliere archieven. Er zijn in 2021 weer een aantal bijzondere archieven (en delen van archieven) door het RHCVV opgenomen. Dit zijn onder andere: Het archief van de Vereniging tot tuberculosebestrijding in Weesp. Het archief van de SV Abcoude Volleybal. Het archief van de Hervormde jongelingsvereniging ‘Onderzoekt de schriften’ uit Bilthoven. Een aanvulling op het archief van de Gereformeerde Kerk en Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt te Breukelen. De historische bibliotheek (met boeken over de historie van de regio) is met 17 publicaties aangevuld. Hieronder bevinden zich enkele onderzoeksgidsen die archiefgebruikers wegwijs maken in het doen van onderzoek in oud-rechterlijke archieven in de provincies Utrecht en (toen nog) Holland. Ook werden er in 2021 verschenen publicaties opgenomen - waarvoor onder meer in de archieven van het RHCVV onderzoek is gedaan - van Jan Compier en Arie Bloed over Waverveen en Juliette Jonker over Ansichtkaarten uit de Vechtstreek.

Particuliere archieven zoals ze vaak in verhuisdozen, boodschappentassen en ordners het archief binnengebracht worden.

4.2.7. Coronacollectie In 2020 is door de overheid bepaald dat COVID-19 een hotspot is. Dit betekent dat de gemeente alle relevante informatie blijvend moet bewaren, ook als deze volgens de selectielijst vernietigd mag worden. Een hotspot is een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat met grote maatschappelijke impact, waarbij veel interactie is tussen overheid en samenleving. Hierbij is het de bedoeling ook belangrijke informatie te bewaren die niet door de overheid maar door de samenleving is gemaakt. De gemeenten zorgen voor het bewaren van de informatie die zich in hun systemen bevinden, deze komt over 20 jaar in ons depot en e-depot terecht. Het RHCVV heeft net als andere archiefdiensten zelf een Coronacollectie gestart. Het RHCVV harvest hiervoor actief digitale regionale informatie over corona van internet en social media. Zo blijft deze anders zo vluchtige informatie voor de toekomst bewaard. Het wordt in het edepot opgeslagen en beschreven voor ze (online) doorzoekbaar zijn. Aan inwoners is actief gevraagd om foto’s, films, brieven en andere papieren en digitale archiefstukken aan te leveren. Er werden in 4 https://www.rhcvechtenvenen.nl/images/documents/Acquisitieprofiel_RHCVV_2019-2024.pdf

20

2021 zeer diverse archiefstukken ingestuurd. Zo ontving het RHCVV van de Foto- en Videoclub Loenen meer dan 200 foto’s en van een aantal mensen, onder wie een aantal burgemeesters, van het coronaproof stemmen tijdens de landelijke verkiezingen in maart 2021.

Links: Stembureau in De Vijf Bogen in Baambrugge. Foto Maarten Divendal (burgemeester De Ronde Venen) Rechts: Eerste Paasdag bij woonzorgcentrum ’t Kampje. Een aantal musici van Orveo (ORkest VEcht en Omstreken) brengt om 11.00 uur paasliederen ten gehore. Foto Maarten Bootsma (Foto en Videoclub Loenen)

Filmmaker Paula Zimmerman zat in een van de vliegtuigen uit Zuid-Afrika, waarvan de passagiers Mini documentaires Corona Filmmaker Paula Zimmerman maakte in opdracht van het RHCVV vier minidocu’s over de impact van de coronacrisis op de inwoners van de vier deelnemende gemeenten, en legde middels interviews met de vier burgemeesters vast welke impact Corona had op hun werk en de samenleving. Een korte versie van deze films is terug te zien op de website en het youtubekanaal van het RHCVV: https://www.youtube.com/channel/UCnMLWsr_rZ4pShJoeRPtL8w/videos

in quarantaine moesten op Schiphol omdat er mogelijk een nieuwe variant van corona aan uw testen, en al haar filmmateriaal met het RHCVV heeft gedeeld, bezit het RHCVV een compleet overzicht van deze bijzondere gebeurtenis.

21

4.3. Beschikbaarstellen en dienstverlening Het RHCVV stelt de archieven niet alleen ter beschikking aan ambtenaren. In navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie worden de archieven en collectiedata ook ter beschikking gesteld aan burgers voor hergebruik. Een belangrijke functie van archief is rechtsvinding en bewijsvoering, daarnaast stimuleren archiefdiensten hergebruik door derden voor onderzoek en om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie en cultuurbeleving. De verwachtingen van burgers of onderzoekers ten aanzien van digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie worden steeds hoger, deels ondersteund door wetgeving en/of beleidsinitiatieven (hergebruik, open data, actieve openbaarheid). Sinds 2020 heeft de coronapandemie de digitale dienstverlening verder in een stroomversnelling gebracht. Doelen Beschikbaar stellen en Dienstverlening 2020-2024 In de beleidsperiode 2020-2024 werkt het RHCVV aan de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website en aan de dienstverlening via de studiezaal, chat, e-mail, Facebook en Twitter. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal.

Resultaten 2021 Het RHCVV heeft in 2021 gewerkt aan het vergroten van de zichtbaarheid en het aantrekken van nieuwe doelgroepen door gerichtere communicatie, educatie- en samenwerkingsprojecten. Er is gewerkt aan het actualiseren van de website en het bieden van meer ondersteuning en informatie over gebruik en zoekopdrachten, zowel aan inwoners als aan ambtenaren.

4.3.1. Website De collectie van het RHCVV was in 2021 beschikbaar via de eigen website www.rhcvechtenvenen.nl en via de portalsites www.archieven.nl, (als open data) via www.openarchieven.nl en via www.wiewaswie.nl. Alle data die het RHCVV online toegankelijk stelt, wordt door het RHCVV als open data aangeboden, onder voorbehoud van privacy- en auteursrechtelijke beperkingen. Deze gegevens worden door andere partijen gebruikt en bereiken zo een nog groter publiek. Jan. – Dec. 2021 Aantal gebruikers Aantal sessies per gebruiker Gemiddelde sessieduur

: 33.888 : 1,65 : 4.49 min

Aantal sessies : 56.068 Paginaweergaven : 288.435 Nieuwe gebruikers : 28.602 Terugkerende gebruikers : 5286

De website trok in 2021 in totaal 33.888 gebruikers, waarvan 28.602 unieke gebruikers. Dat is een stijging van 30% ten opzichte van het aantal bezoekers in 2020. Dat zal deels te maken hebben met de coronaperiode, maar het laat zeker ook zien dat de zichtbaarheid van het RHCVV is verbeterd. Er vallen nog een paar dingen op: De sessieduur is korter geworden (afname van 12,3%). Dit is een positieve daling. In 2021 is de website zodanig aangepast dat deze klantvriendelijker werkt op het gebied van afspraken maken voor historisch onderzoek en het inzien van bouwdossiers. De webpagina’s die het meest werden geraadpleegd betroffen de bouwvergunningen, personendatabase en de doop-, trouw- en begraafakten.

22

4.3.2.Studiezaal In 2021 hadden de coronabeperkingen, net als in 2020, invloed op de dienstverlening van het RHCVV. De studiezalen waren van 1 januari t/m 19 mei 2021 en opnieuw vanaf 19 december gesloten voor niet-urgente dienstverlening. De inzage in bouwvergunningen, ambtenarenverzoeken en ander urgent onderzoek werd op locatie mogelijk gemaakt, maar een bezoek i.v.m. stamboomonderzoek werd tijdelijk uitgesteld. Waar mogelijk werd de dienstverlening online uitgevoerd. Dit is terug te zien in het aantal bezoeken aan de studiezalen.

Bezoekers studiezalen 2017-2021 2000 1500

1496

1286

1000

1300 678

797

2020

2021

500

0 2017

2018

2019 aantal bezoekers

In 2021 maakten in totaal 797 bezoekers gebruik van de studiezalen. De bezoekersaantallen van de studiezaal zijn zoals verwacht lager dan in 2019, maar het gebruik van de archieven nam sterk toe zoals af te leiden valt uit onderstaande grafieken. De verwachting is dat het bezoekersaantal en het gebruik van de archieven zal blijven stijgen. Niet alleen doordat de bezoekers het RHCVV steeds beter weten te vinden. Ook de overbrengingen van bouwdossiers zorgen voor een toename van de bezoekersaantallen. De inwoners gaan alleen voor de meest recente vergunningen naar het gemeentehuis om hun bouwdossier in te zien, maar voor alle oudere vergunningen maken zij een afspraak met het RHCVV. Het komende jaar zullen ook bouwarchieven van de gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen worden overgebracht. Dit zal zowel voor de digitale als fysieke dienstverlening meer werkzaamheden met zich meebrengen. Doordat de bouwvergunningen die overgebracht worden niet altijd geheel zijn gedigitaliseerd, zal ook het aantal studiezaalbezoekers toenemen.

Aantal bezoekers Breukelen

Aantal bezoekers Weesp

2019

2021

2019

2020

December