18. rvs + rbs Jaarrekening 2024 en meerjarenbegroting 2026-2029 RHCVV.pdf

Definitief voorstel en besluit Met 5 stemmen tegen van de fracties GL en PvdA

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp

Organisatie onderdeel

Jaarrekening 2024 en meerjarenbegroting 20262029 RHCVV

Data en Informatiemanagement

Begrotingswijziging

Herman.Postema@stichtsevecht.nl

Nee

Telefoonnummer opsteller

Datum raadsvergadering

0649408272

2 juli 2025

Registratie nummer

Portefeuillehouder

698024

E-mail opsteller

A.J.H.T.H. Reinders

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit Een zienswijze in te dienen, bestaande uit de volgende punten: 1

2.

De Jaarrekening 2024 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen goed te keuren en het bedrag van € 7.628,- uit het positieve saldo over te hevelen naar de algemene reserve, zodat deze op het vastgestelde minimum van € 127.586,- komt. In te stemmen met de Meerjarenbegroting 2026-2029 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen.

Samenvatting De voorliggende jaarrekening 2024 en meerjarenbegroting 2026-2029 van Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) vallen hoger uit dan geraamd door verschillende autonome ontwikkelingen. Er is helaas nog geen definitieve afbakening tussen het RHCVV en de gemeente Stichtse Vecht voor groot en klein onderhoud van de huisvestingslocatie van het RHCVV. Hierover wordt het gesprek met gemeente Stichtse Vecht als centrumgemeente voor de GR gevoerd.

Door € 7.628 toe te voegen aan de algemene reserve, voldoet het RHCVV aan de minimale begrotingsreserve van 5% en is de financiële bedrijfsvoering gezond.

A Inleiding Aanleiding Conform de gemeenschappelijke regeling stelt het RHCVV jaarlijks een jaarrekening en begroting op. Deze wordt, na afstemming door het Algemeen Bestuur RHCVV hierover, aan de betrokken gemeenten voorgelegd ter goedkeuring. De deelnemende gemeenten betreffen De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht.

Bevoegdheid Conform het Algemeen delegatiebesluit gemeente Stichtse Vecht geldt dat goedkeuring van de (ontwerp) begroting, begrotingswijziging of jaarrekening uitsluitend door het college van B&W mag worden verleend, indien dit niet leidt tot financiële consequenties die niet bij de gemeentebegroting of een begrotingswijziging zijn voorzien. Aangezien er sprake is van financiële consequenties van de voorliggende jaarrekening en meerjarenbegroting RHCVV is een raadsbesluit nodig voor het goedkeuren van c.q. kenbaar maken van een zienswijze op de voorliggende jaarstukken RHCVV.

Afweging scenario’s Nee

Maatschappelijk doel en beoogd effect Het RHCVV is een GR voor de uitvoering van de wettelijke taak van het toezicht op het archiefbeheer van de deelnemende gemeenten en het beheer van de archiefbewaarplaats. Hier worden de papieren archieven en digitale archieven bewaard. Daarnaast heeft het RHCVV als taak het aanleggen en beheren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Ten slotte verzorgt zij educatie en activiteiten in het kader van cultuurhistorisch erfgoed en het bevorderen van geschiedbeoefening in de regio.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening De vorige meerjarenbegroting 2024-2027 is door de gemeenteraad van Stichtse Vecht op 26 september 2023 goedgekeurd.

B Beslispunten, Argumenten en Risico’s Argumenten Door € 7.628 toe te voegen aan de algemene reserve, voldoet het RHCVV aan de minimale begrotingsreserve van 5% en is de financiële bedrijfsvoering gezond. Volgens de begrotingsuitgangspunten, bestuurlijk vastgesteld in januari 2018, is een reserve van minimaal 5% van de begrote lasten het streven voor een gezonde financiële bedrijfsvoering. De algemene reserve dient als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele knelpunten op te vangen. Op basis van de begroting 2024 zou ultimo 2024 de algemene reserve minimaal € 127.586,- moeten bedragen. Het saldo voor resultaatverdeling is echter € 119.958,- hetgeen € 7.628,- te laag is. Bij een besluit (een deel van) het positieve saldo over 2024 van € 124.999,- toe te voegen aan de algemene reserve is het tekort ingelopen. Het bestuur van het RHCVV is akkoord gegaan om conform begrotingsuitgangspunten de algemene 1.1

reserve aan te vullen tot het minimum van € 127.586 en het restant van het positief saldo toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Robuust. Dit is niet in de jaarrekening verwerkt. 2.1

Het RHCVV verwacht in 2025 opnieuw een positief resultaat te behalen en kan daarom het behaalde resultaat in een reserve stoppen. Over 2024 stelt het RHCVV voor om het resultaat (deels) in een reserve te stoppen. Wederom voor onder meer het wegwerken van achterstanden. Voor 2024 is dat bedrag vrij laag. Voor 2025 zal dat mogelijk anders zijn, doordat formatieplaatsen moeilijk opgevuld kunnen worden. Zo zijn enkel hogere lasten geraamd, zoals formatieplekken, extra kosten voor het wegwerken van de achterstanden en de verhoogde huur van het pand, waarvan het zeer de vraag is of deze ook gerealiseerd gaan worden. Het gevolg daarvan is dat de kans aanwezig is dat het RHCVV in 2025 een behoorlijk positief resultaat gaat behalen. Het lijkt ons onnodig om dit opnieuw in een reserve te storten. Wij adviseren om er voor de jaarstukken van 2025 op aan te dringen dat er bij het toewijzen van de resultaatbestemming wordt gekozen voor het terugstorten aan de deelnemende gemeenten, mits een positief resultaat over 2025 wordt behaald en de algemene reserve op het minimaal vereiste niveau is. 2.2

Door de meerjarenbegroting vast te stellen kan er nog in 2025 worden begonnen met het wegwerken van analoge achterstanden terwijl er nog de benodigde kennis beschikbaar is. In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit dit onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich dat de benodigde kennis voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. Voorstel is om hiermee akkoord te gaan.

Risico’s 2.1.

Er is helaas nog geen definitieve afbakening tussen het RHCVV en de gemeente Stichtse Vecht voor groot en klein onderhoud van de huisvestingslocatie van het RHCVV. Bij de servicekosten bestaat sinds 2020 onzekerheid door het ontbreken van informatie en overeenstemming inzake de scheidslijn tussen groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s). De demarcatie stond gepland voor Q2 2024, deze is Q1 2025 nog niet gereed. Door het ontbreken van deze informatie en overeenstemming is er ten tijde van het opstellen van de begroting 2026 onzekerheid over de juiste meerjarenraming voor de post ‘huisvesting diversen’. Het bestuur heeft eerder aangegeven dat dit deze zomer in orde moet zijn, voordat de bouw van een extra verdieping op het kantoor van het RHCVV start.

C Overige aspecten

Financieel Voor de ontwikkelingen van RHCVV en de totaalkosten is het in de begroting van Stichtse Vecht opgenomen beschikbare budget leidend. Wij willen u nadrukkelijk attenderen dat wij voornemens zijn om in dit licht géén indexering van 2,8% toe te passen op onze bijdrage, los van eventuele andere ontwikkelingen. Dit voornemen sluit aan bij onze voorgenomen besluitvorming op de Kadernota 2026 van de gemeente Stichtse Vecht.

Juridisch Er zijn geen juridische consequenties verbonden aan dit voorstel.

Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen aan dit voorstel.

Communicatie Na besluitvorming door de raad wordt de directeur RHCVV en de betrokken gemeenten op de hoogte gesteld van het besluit van gemeente Stichtse Vecht.

Participatie Er is geen sprake van participatie.

Vervolg Zie communicatie.

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief jaarstukken RHCVV 2. Jaarverslag RHCVV 2024 3. Meerjarenbegroting RHCVV 2026-2029 4. Zienswijze

20 mei 2025 Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht

Gemeentesecretaris drs. R.C.L. Heijdra

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders

Raadsbesluit Onderwerp Jaarrekening 2024 en meerjarenbegroting 2026-2029 RHCVV

Begrotingswijziging Nee

Datum raadsvergadering 2 juli 2025 De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op:

-

het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 mei 2025; de bespreking in de commissie Bestuur en Financiën van 10 juni 2025;

Besluit Een zienswijze in te dienen, bestaande uit de volgende punten: 1

2.

De Jaarrekening 2024 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen goed te keuren en het bedrag van € 7.628,- uit het positieve saldo over te hevelen naar de algemene reserve, zodat deze op het vastgestelde minimum van € 127.586,- komt. In te stemmen met de Meerjarenbegroting 2026-2029 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen.

2 juli 2025

Griffier B. Espeldoorn-Bloemendal

Pagina 1 van 1

Voorzitter drs. A.J.H.T.H. Reinders