17. rvs+rbs Mandateren besluitvorming AVG- verzoeken aan griffier.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp

Organisatie onderdeel

Mandateren besluitvorming AVG- verzoeken aan griffier

Griffie

Begrotingswijziging

Jacqueline.Willenborg.Gr@stichtsevecht.nl

N.v.t.

Telefoonnummer opsteller

E-mail opsteller

Datum raadsvergadering 19 november 2024

Portefeuillehouder

Registratie nummer 532330

A.J.H.T.H. Reinders

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. Vaststellen van het ‘Mandaatbesluit griffier Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)’, waarbij, onder het stellen van enkele instructies en voorwaarden, mandaat wordt verleend aan: a. de griffier en bij diens afwezigheid de plaatsvervangend griffier om te besluiten tot informatieverstrekking (artikelen 13-14 AVG) en te besluiten op een verzoek van betrokkene tot inzage, rectificatie, wissing van persoonsgegevens, beperking van de verwerking, dataportabiliteit (overdragen gegevens), met bezwaar tegen verwerking, om niet te onderwerpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (artikelen 15-22 AVG en artikel 41 Uitvoeringswet AVG); b. de griffier en bij diens afwezigheid de plaatsvervangend griffier voor het verlengen van de termijn voor de afhandeling van een verzoek op grond van de artikelen 15-22 AVG en het doen uitgaan van de kennisgeving hierover.

Samenvatting Er is bij de gemeente een verzoek ingediend voor het verwijderen van alle persoonsgegevens die de gemeente Stichtse Vecht van betrokkene verwerkt. De raad dient hierop te reageren voor zover hij verwerkingsverantwoordelijke is. Het gaat dan om gegevens die in het Raadsinformatiesysteem staan. Om tot efficiënte besluitvorming te komen bij AVG verzoeken gericht aan de raad wordt voorgesteld een mandaatbesluit te nemen waarbij de griffier het mandaat krijgt dergelijke verzoeken af te doen.

A Inleiding Aanleiding Er is bij de gemeente een verzoek ingediend voor het verwijderen van alle persoonsgegevens die de gemeente Stichtse Vecht van betrokkene verwerkt. De raad dient hierop te reageren voor zover hij verwerkingsverantwoordelijke is. Het gaat dan om gegevens die in het Raadsinformatiesysteem staan. Omdat de raad verwerkingsverantwoordelijk is, dient hij hierop zelf een besluit te nemen.

Bevoegdheid Op grond van artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kunnen bestuursorganen overeenkomstig afdeling 10.1.1 van de Awb mandaat verlenen.

Afweging scenario’s Nee

Maatschappelijk doel en beoogd effect Het doel is efficiënte uitvoering van de AVG.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening Niet van toepassing.

B Beslispunten, Argumenten en Risico’s Argumenten 1.1 De griffie verwerkt persoonsgegevens. Het betreft bijvoorbeeld e-mailberichten die als ingekomen stuk zijn opgenomen op de lokale schijf, het zaaksysteem en bij de vergaderstukken van de raad in het Raadsinformatiesysteem. Dit betekent dat de gemeenteraad verwerkersverantwoordelijke zoals bedoeld in de AVG is. Dat houdt in dat de gemeenteraad een besluit moet nemen op bijvoorbeeld inzageverzoeken en verzoeken om wissing van persoonsgegevens. De termijn daarvoor is (binnen) een maand. Die tijd is gelet op de procedurele stappen die voor afwikkeling van een verzoek gezet moeten worden en inhoudelijke toets die ook moet plaatsvinden te krap voor het besluitvormingsproces door de raad zelf. Het mandateren van deze bevoegdheden aan de (plv) griffier is efficiënt en pragmatisch.

Risico’s Inherent aan mandaatverlening is het risico op een gebrekkig of (achteraf) niet toereikend mandaat. Het voorgestelde besluit is echter opgesteld volgens de regels uit de Algemene wet bestuursrecht die gelden voor mandaatverlening. Er is gebruik gemaakt van een opzet die door meer gemeenten is gebruikt. Ten slotte zijn eventuele mandaatgebreken vaak achteraf te herstellen in de bezwaarfase of bijvoorbeeld door bekrachtiging.

C Overige aspecten Financieel Niet van toepassing.

Juridisch Het voorstel en het voorgenomen besluit zijn in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving (Gemeentewet, Awb en AVG). Een mandaat aan de griffier om te mogen beslissen op een AVG-verzoek overeenkomstig dit voorstel heeft geen gevolgen voor de normale gang van zaken rond bezwaar en beroep. De griffier wordt namens de raad de primaire beschikker, het college voert ex artikel 160, lid 1, sub e, van de Gemeentewet namens de raad de bezwaarprocedure.

Kanttekeningen Geen.

Communicatie Niet van toepassing.

Participatie Niet van toepassing.

Vervolg Mandaatbesluit publiceren in Gemeenteblad. Griffier kan de aanvraag afhandelen.

Bijlagen 1. raadsbesluit ‘Mandaatbesluit griffier Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)’

5 november 2024 De voorzitter van de gemeenteraad

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders

Raadsbesluit Onderwerp Mandateren besluitvorming AVG- verzoeken aan griffier

Begrotingswijziging Nee

Datum raadsvergadering 19 november 2024 De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op: -

het voorstel van de voorzitter van de raad d.d. 5 november 2024; afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht,

Besluit Vast te stellen het Mandaatbesluit griffier Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Artikel 1 Mandaat De griffier is bevoegd om namens de raad de volgende besluiten te nemen: a. Informatie te verstrekken op grond van de artikelen 13 en 14 van de AVG. b. Te besluiten op een verzoek van een betrokkene tot inzage, rectificatie, wissing van persoonsgegevens, beperking van de verwerking, dataportabiliteit (overdragen gegevens), met bezwaar tegen verwerking, om niet te onderwerpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming ingevolge de artikelen 15 tot en met 22 AVG en artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG. c. De bevoegdheid tot verlenging van de termijn voor de afhandeling van een verzoek op grond van de artikelen 15-22 AVG en het verstrekken van de kennisgeving hierover. Artikel 2 Instructies Bij de toepassing van de in artikel 1 genoemde bevoegdheden neemt de griffier de volgende voorschriften in acht: a. de in mandaat te nemen besluiten zijn in overeenstemming met alle ter zake geldende verordeningen, regelingen, uitvoeringsvoorschriften en het ter zake gevoerde beleid en mogen niet leiden tot overschrijding van de begroting; b. tot het mandaat behoort mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de verleende bevoegdheden, alsmede het treffen of doen treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen; Pagina 1 van 2

c. alle stukken verband houdende met de uitoefening van de in mandaat verleende bevoegdheden worden als volgt ondertekend: De raad van de gemeente Stichtse Vecht, namens deze: de griffier (handtekening) (naam); d. de uitoefening van de in mandaat verleende bevoegdheden strekt zich niet uit tot besluiten ten aanzien van diegene aan wie dat mandaat is verleend; e. bij de toepassing van de in artikel 1, onder a en b, bedoelde bevoegdheid, wint de griffier het advies in van de Chief Information Security Officer (CISO) of Privacy Officer (PO). Artikel 3 Vervanging Bij afwezigheid van de griffier worden de in mandaat verleende bevoegdheden uitgevoerd door zijn plaatsvervanger. Artikel 4 Informatie De griffier verschaft het presidium op zijn verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden. Artikel 5 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag na zijn bekendmaking. Ondertekening Aldus door de raad besloten op 19 november 2024.

de griffier,

de waarnemend voorzitter,

B. Espeldoorn-Bloemendal

I.C. Roetman

Pagina 2 van 2