12. rvs+rbs Prioritering werkzaamheden.pdf

Definitief voorstel en besluit

Commissie

Raadsvoorstel Onderwerp Prioritering werkzaamheden. Begrotingswijziging n.v.t. Datum raadsvergadering

Portefeuillehouder J.W.E. Klomps Organisatie onderdeel Directie E-mail opsteller Frank.halsema@stichtsevecht.nl Telefoonnummer opsteller 0346254370

12 mei 2021 Registratie nummer Z/21/211342-VB/21/97150

Aan de gemeenteraad Voorgesteld Besluit 1. In te stemmen met het voorstel om de resterende periode tot aan de gemeenteraadsverkiezing 2022 de focus te richten op de lokale herstelagenda naar aanleiding van de Covid19-crisis, 2. In te stemmen met het voorstel om activiteiten en ambities die de bevoegdheid van de raad raken in 2021 te prioriteren, om zo de wettelijke taken en dienstverlening op een minimaal niveau te kunnen handhaven (bijlage 1), 3. Kennis te nemen van het besluit van het college om activiteiten en ambities in 2021 te prioriteren, daar waar het de bevoegdheid van het college raakt (bijlage 2), 4. Kennis te nemen van het projectenoverzicht RO (bijlage 3).

Samenvatting

Tijdens de retraite van vrijdag 5 maart heeft het college gesproken over prioritering van werkzaamheden. De uitkomsten van dit overleg worden met dit voorstel ter besluitvorming voorgelegd.

Pagina 1 van 8

werkzaamheden/WG1

Door de impact op de samenleving zijn andere zaken belangrijker geworden dan voorheen en dienen nu voorrang te krijgen. Hier past een heroverweging en prioritering van werkzaamheden en ambities om recht te kunnen doen aan getroffen bevolkingsgroepen, sectoren en lokale vraagstukken. Dit laat zich het beste vertalen in een lokale herstelagenda. Deze zal aansluiten op de nationale herstelagenda en is gebonden aan de financiële ruimte en bevoegdheden van een lokale overheid. De lokale herstelagenda bestaat in 2021 uit een heroverweging en prioritering van ambities.

12. rvs+rbs Prioritering

De crisis als gevolg van de coronapandemie raakt de samenleving diep. Hoewel de gevolgen niet voor iedereen gelijk zijn, zien we dat met name op het gebied van mentale en fysieke gezondheid, economie, veiligheid, toerisme en onderwijs de impact groot is. Nu, een jaar na de uitbraak van het virus in Nederland, wordt duidelijk dat de (lokale) samenleving er anders voor staat. Dit stelt ambities en plannen uit de tijd van voor de crisis in een ander perspectief.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Niet alleen inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen worden geraakt door de Covid19 crisis. De impact voor de ambtelijke organisatie van Stichtse Vecht is ook groot. Dankzij hun inzet en flexibiliteit is het de medewerkers van de gemeente tot nu toe nog steeds gelukt de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen op peil te houden. Daarnaast hebben zij als gevolg van de pandemie ook extra ‘Corona taken’ gekregen. En dit in een situatie waarin ook zij te maken kregen met de combinatie van thuiswerken en extra zorg- en onderwijstaken. We moeten nu, een jaar verder, constateren dat de ‘rek eruit is’. De werklast en -druk is zo hoog opgelopen, dat ingrijpen noodzakelijk is. Om de dienstverlening op een acceptabel niveau te handhaven en verdere langdurige uitval in de ambtelijke organisatie te voorkomen, is het nodig om keuzes te maken over prioritering van werkzaamheden en ambities. De dienstverlening aan de inwoners en ondernemers van Stichtse Vecht gaat vanzelfsprekend door, evenals de wettelijke taken. Het is echter onvermijdelijk dat de keuzes uiteindelijk ‘voelbaar’ worden. We zetten in, daar waar de nood het hoogst is. Ook dit is onderdeel van de lokale agenda.

Het college wil zich het komende jaar tot aan de gemeenteraadsverkiezing inzetten door met betrokkenen hierover in gesprek te gaan om maximaal bij te dragen aan het herstel van de samenleving. In de geschetste situatie is het meer dan anders noodzakelijk dat de politiek-bestuurlijke ambities goed zijn afgestemd op de draagkracht van de organisatie. Een stevige bijstelling van plannen is noodzakelijk. Er is een inventarisatie gemaakt van taken en activiteiten die voor het lopende jaar 2021 nog op de planning staan. (Beleidsmatige) taken die niet strikt noodzakelijk zijn, die door de Covid19-crisis minder urgent zijn of die uitgesteld kunnen worden, worden in 2021 tijdelijk stopgezet of getemporiseerd. Hierdoor ontstaat ruimte om andere zaken op te pakken die door de crisis meer urgent zijn geworden. Het is aan het college en de raad om te besluiten over de prioritering van werkzaamheden die invulling geven aan de politiek-bestuurlijke ambities.

Bijlagen

werkzaamheden/WG2

Pagina 2 van 8

12. rvs+rbs Prioritering

1. Prioriteitenlijst Raad 2. Prioriteitenlijst College 3. Projectenlijst RO

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Doel en beoogd maatschappelijk effect Het doel is om de negatieve maatschappelijke effecten van corona te verlagen, door gerichter in te zetten op een lokale herstelagenda. Om dit te kunnen doen, is herprioritering van werkzaamheden en ambities nodig. Dat wat in de samenleving niet goed gaat, heeft ook impact op de werkdruk van de ambtelijke organisatie. Herprioritering draagt bij aan het herstel van de balans in de organisatie en voorkomt verdere uitval van medewerkers. Voor de verschillende domeinen betekent dit het volgende: Sociaal domein Binnen het sociaal domein zijn de gevolgen van de Covid19-crisis direct zichtbaar. Er is sprake van een toegenomen druk op de uitvoering WMO, TONK, schuldhulpverlening, Jeugdwet, sociaal wijkteam en leerlingenvervoer. De inschatting is dat de dienstverlening aan de inwoners kan worden gehandhaafd als de huidige capaciteit tijdelijk versterkt kan worden met externe inhuur. We gaan uit van een maximale overschrijding van 5% op de loonsom. Beleidsmatige taken die niet strikt noodzakelijk zijn, die door de Covid19-crisis minder urgent zijn of die uitgesteld kunnen worden, worden in 2021 tijdelijk stopgezet of getemporiseerd. Hierdoor ontstaat ruimte om andere zaken op te pakken die door de crisis meer urgent zijn geworden. Voor het voorstel om activiteiten te temporiseren wordt verwezen naar de bijlage.

Voorgesteld wordt om de Uitvoeringsagenda Integraal Beleidskader Sociaal domein in 2021 tijdelijk stop te zetten. Wij zijn van mening dat dit een verantwoorde keuze is omdat het integraal beleidskader sociaal domein voldoende handvatten biedt voor ontwikkeling en uitvoering van beleid. De Uitvoeringsagenda is weliswaar toegezegd aan de raad, maar dit product levert op zichzelf geen meerwaarde op voor de inwoners. Het effect van het tijdelijk stopzetten van de uitvoeringsagenda op inwoners en maatschappelijke partners is nihil. Fysiek domein Binnen het fysiek domein worden keuzes gemaakt om projecten die nog niet zijn opgestart in 2021 niet op te pakken. De going concern taken binnen dit domein, en in het bijzonder bij Team Buiten, staan zeer onder druk. Door het temporiseren of tijdelijk stopzetten van taken ontstaat meer rust in dit domein. Ondanks dat blijft de situatie zorgelijk door langdurige en moeilijk vervulbare vacatures en langdurige uitval. De directe dienstverlening aan inwoners wordt gehandhaafd, evenals wettelijke taken. Het is onvermijdelijk om een aantal beleidsmatige taken in 2021 tijdelijk stop te zetten of te temporiseren. Voor het voorstel om activiteiten te temporiseren wordt verwezen naar de bijlage. Voorstel aan de raad om tijdelijk stop te zetten in 2021:

Bij de vaststelling door de raad van de Vastgoednota is besloten om onderzoek te laten verrichten naar de mogelijkheden om vastgoed behorende in de categorie binnen- en buitensport te verzelfstandigen. Het gaat daarbij om de gymzalen, sporthallen/sportaccommodaties inclusief zwembaden in eigendom van de gemeente. De capaciteit schiet te kort om het onderzoek dit jaar uit te zetten en te begeleiden. De lopende contracten voor de binnensportaccommodaties kunnen met een jaar verlengd worden.

Pagina 3 van 8

werkzaamheden/WG3

Onderzoek naar de mogelijkheden verzelfstandiging vastgoed binnensportaccommodaties:

12. rvs+rbs Prioritering

-

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

-

Opstellen beleid Tiny houses: De prioriteit wordt gelegd bij de reguliere woningbouw, waardoor dit onderwerp nu niet kan worden opgepakt.

-

Opstellen beleidsnotitie begraafplaatsen: Dit is een project dat in het kader van kostendekkendheid begraafplaatsen is gestart en drie jaar geleden is stilgelegd vanwege bestuurlijk draagvlak. Bezien moet worden hoe dit in een andere (meer situatiegerichte) vorm kan worden opgepakt.

-

Opstellen beleidsnotitie Kwaliteitsniveau buitenruimte: De formulering en vaststelling van de nieuwe/ gewijzigde beleidskaders onderhoud openbare ruimte wordt aangepast mede als gevolg van de vertraging in de aanbestedingsprocedures rond het definitieve onderhoudsbestek en de hiervoor benodigde personele capaciteit. Vooralsnog wordt het onderhoud van de buitenruimte uitgevoerd op basis van het huidige kwaliteitsniveau.

Veiligheid Vanuit Veiligheid wordt veel inzet gepleegd om de Covid19-crisis aan te pakken. De bestaande capaciteit is niet toereikend om dit langdurig op te pakken. Daarom worden keuzes gemaakt om activiteiten die minder urgent zijn in 2021 tijdelijk stop te zetten of te temporiseren. Op basis van actuele ontwikkelingen en urgentie prioriteren we de uitvoering van het Integraal Veiligheidsplan (IVP), zodat beschikbare capaciteit doelgericht en doelmatig kan worden ingezet met zo min mogelijk nadelige consequenties voor de samenleving. Bestuur De directe dienstverlening aan inwoners wordt gehandhaafd, evenals wettelijke taken. Het temporiseren of tijdelijk stopzetten van taken is gezocht in de activiteiten die de interne organisatie raken en niet de inwoners of ondernemers.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving De voorstellen tot prioritering van werkzaamheden vallen binnen bestaand beleid en regelgeving.

Argumenten 1. Na prioritering van werkzaamheden zal binnen de bestaande capaciteit maximaal focus gelegd worden op een lokale herstelagenda Covid19

werkzaamheden/WG4

Pagina 4 van 8

12. rvs+rbs Prioritering

De effecten van de Covid19-crisis op onze samenleving worden steeds duidelijker. De impact op bijvoorbeeld ondernemers, horeca, cultuursector, toerisme en onderwijs is groot. Het college werkt momenteel aan een lokale herstelagenda. Op basis van de ervaringen van het afgelopen jaar en gesprekken in de samenleving met betrokkenen, wordt nog scherper duidelijk wat in deze fase van de Covid-19 crisis nodig is voor herstel en kan de beschikbare bestuurlijke en ambtelijke capaciteit maximaal gericht worden om de negatieve maatschappelijke effecten van Covid-19 te verlagen.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

2. De dienstverlening aan de inwoners en ondernemers en de uitvoering van wettelijke taken blijven overeind De voorgestelde prioritering in ambities en werkzaamheden is zo aangebracht dat wij onze dienstverlening aan de inwoners en ondernemers op peil houden en aan onze wettelijke verplichtingen kunnen blijven voldoen. Hierbij wordt opgemerkt dat merkbaar is dat steeds meer inwoners en bedrijven de weg naar de gemeente weer weten te vinden, buiten covid19 gerelateerde contacten. 3. Extra werkzaamheden als gevolg van coronamaatregelen Juist in deze tijd komen er door de coronamaatregelen veel extra taken bij, waar de capaciteit niet altijd op berekend is. Voorbeelden hiervan binnen het sociaal domein zijn de toegenomen druk op de uitvoering WMO, TONK, schuldhulpverlening, Jeugdwet, sociaal wijkteam en leerlingenvervoer. Daarnaast zien we ook bij ondersteunende teams extra werkdruk ontstaan, bijvoorbeeld doordat er meer bezwaar- en beroepschriften worden ingediend (o.a. bij een aanvraag op basis van de coronareserve), crisisorganisatie en communicatie. Verder is fors extra ingezet op handhaving van de corona maatregelen en contacten met ondernemers die momenteel zwaar gebukt gaan onder de maatregelen. 4.

Uitvoerbaarheid (beleids)voornemens Naast dat er werkzaamheden zijn waarbij keuzes kunnen worden gemaakt om deze te prioriteren, zijn er ook werkzaamheden die niet of lastig uitvoerbaar zijn vanwege de coronamaatregelen. Bijvoorbeeld huisbezoeken in het kader van toezicht en handhaving, activiteiten die gebonden zijn aan (sport)locaties die tijdelijk gesloten zijn, uitvoeringsbeleid horeca en planvorming en uitvoering waar we onze netwerkpartners bij nodig hebben. Dit is afgewogen bij de prioritering van werkzaamheden. Daar waar werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd, wordt de capaciteit voor andere taken ingezet. 5. Er is sprake van een zorgelijke situatie binnen de ambtelijke organisatie door een hoge werkdruk en langdurige uitval. Net als bij vele andere bedrijven, hebben ook medewerkers van de ambtelijke organisatie van Stichtse Vecht te maken met de impact van de Covid19-crisis. Medewerkers hebben zich moeten aanpassen aan het thuiswerken en het digitaal vergaderen. Daarnaast hebben zij er vaak nog taken bijgekregen, bijvoorbeeld in verband met thuisonderwijs of opvang van kinderen en/of het verlenen van extra zorg aan naasten. We zien dat de grenzen tussen privé en werk in veel gevallen vervagen. Dit zien we terug in de verzuimcijfers, het toegenomen aantal mentale klachten en de afname van kwaliteit van werkzaamheden.

Zelfs als er geen sprake meer is van coronamaatregelen, is de verwachting dat de naweeën de komende tijd nog merkbaar zullen zijn in het verzuim.

werkzaamheden/WG5

Pagina 5 van 8

12. rvs+rbs Prioritering

Om (langdurig) verzuim zo veel mogelijk te voorkomen is het van belang nu in te grijpen door de werkdruk te verlagen en medewerkers de ruimte te geven om een gezonde werk-privé balans te vinden. Door ambities en werkzaamheden te prioriteren zorgen we ervoor dat er ruimte blijft voor de medewerkers om de essentiële werkzaamheden te kunnen verrichten en de kwaliteit op een minimaal niveau te handhaven. En door bepaalde werkzaamheden op een lager pitje te vervolgen, kunnen we voorkomen dat werk op een later moment helemaal tot stilstand komt.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Kanttekeningen Ook na temporisering blijft de ambtelijke organisatie kwetsbaar Het advies met betrekking tot de prioritering is tot stand gekomen uitgaande van de omstandigheden op dit moment. De ambtelijke organisatie blijft kwetsbaar doordat er sprake is van onderbezetting, relatief veel jonge en nieuwe medewerkers, langdurige en moeilijk vervulbare vacatures en door niet voorziene werkzaamheden door de Covid19-crisis. Zelfs met de voorgestelde prioritering blijft de marge binnen de organisatie beperkt om nieuwe wensen op ambities op te pakken. Dit geldt met name in het Fysiek domein en in het bijzonder voor het team Buiten. Hier is de capaciteit zo kwetsbaar, dat de going concern taken al onder druk staan. Extra projecten en ambities zijn hier uitgesloten. Ontwikkeling Van Goed naar Beter Intussen wordt ook gewerkt aan een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie (programma Van Goed naar Beter). Er wordt aan gewerkt om de organisatie nog beter te laten acteren en zo in te richten dat flexibel ingespeeld kan worden op de vragen vanuit de samenleving. De introductie van Opgavegericht werken zal hier een belangrijke bijdrage aan leveren. Toets op de keten Projecten of andere activiteiten beperken zich veelal niet tot slechts een team. Samenwerking met collega’ s van ondersteunende teams of andere disciplines is noodzakelijk.

Bij de prioritering is ook de ketenafhankelijkheid beoordeeld en in de afweging betrokken. We zien de kwetsbaarheid vooral daar waar beleid de uitvoering raakt of daar waar als gevolg van de krappe arbeidsmarkt specialistische functies moeilijk invulbaar zijn. Monitoring Regelmatig zal gemonitord worden hoe de stand van zaken is. Na het zomerreces wordt hierover verslag uitgebracht aan het college. Geadviseerd wordt begin 2022 de situatie opnieuw te bekijken tijdens een retraite en de prioritering opnieuw tegen het licht te houden. Het college zal in het kader van de actieve informatieplicht de raad over de uitkomst informeren en indien nodig een besluit voorleggen.

Communicatie Een heldere boodschap en gerichte communicatie aan inwoners, bedrijven en andere betrokkenen over het stopzetten of temporiseren van werkzaamheden is belangrijk. Na besluitvorming door de raad zullen inwoners en stakeholders worden geïnformeerd over de prioritering.

Financiële risico’ s en indicatoren Verruiming personeelsbudget 2021 met maximaal 5%

werkzaamheden/WG6

Pagina 6 van 8

12. rvs+rbs Prioritering

De voorgestelde prioritering in ambities en werkzaamheden is zo aangebracht dat wij onze dienstverlening aan de inwoners en ondernemers op peil houden en aan onze wettelijke verplichtingen kunnen blijven voldoen. We zien echter dat op verschillende plekken in de organisatie de beschikbare capaciteit in relatie tot de reguliere werkzaamheden wringt. Immers, juist in deze tijd komen er door de coronamaatregelen veel extra taken bij, waar de capaciteit niet altijd op berekend

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

is (sociaal domein, handhaving, contacten met ondernemers, etc.). Om deze extra werkzaamheden op te vangen stellen wij voor in te stemmen met een verruiming van maximaal 5% van het personeelsbudget om het minimale kwaliteitsniveau te behouden en maximaal in te kunnen zetten op de lokale herstelagenda. De impact daarvan wordt gemeld in de Berap. Financiële consequenties n.a.v. temporiseren of tijdelijk stopzetten Door de prioritering worden mogelijk budgetten in 2021 niet benut. In de Berap zullen de financiële gevolgen in beeld worden gebracht. Projectgeld ook inzetten voor personele lasten Om taken en ambities uit te voeren is het noodzakelijk tijdelijk formatie aan te trekken. Voorgesteld wordt dekking toe te staan ten laste van een specifiek projectbudget, mits daar een link mee te leggen is. 25 maart 2021 Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht

werkzaamheden/WG7

Pagina 7 van 8

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders

12. rvs+rbs Prioritering

Gemeentesecretaris drs. F.J. Halsema

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Raadsbesluit Onderwerp Prioritering werkzaamheden. Begrotingswijziging n.v.t. Datum raadsvergadering

Agendanummer

12 mei 2021 Commissie

Registratie nummer

13 april 2021

Z/21/211342-VB/21/97150

De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op: -

het voorstel van burgemeester en wethouders van 25 maart 2021; de bespreking in de commissie Bestuur en Financiën van 13 april 2021;

Besluit 1. In te stemmen met het voorstel om de resterende periode tot aan de gemeenteraadsverkiezing 2022 de focus te richten op de lokale herstelagenda naar aanleiding van de Covid19-crisis, 2. In te stemmen met het voorstel om activiteiten en ambities die de bevoegdheid van de raad raken in 2021 te prioriteren, om zo de wettelijke taken en dienstverlening op een minimaal niveau te kunnen handhaven (bijlage 1), 3. Kennis te nemen van het besluit van het college om activiteiten en ambities in 2021 te prioriteren, daar waar het de bevoegdheid van het college raakt (bijlage 2), 4. Kennis te nemen van het projectenoverzicht RO (bijlage 3).

12 mei 2021 Griffier B. Espeldoorn-Bloemendal

Voorzitter drs. A.J.H.T.H. Reinders

werkzaamheden/WG8

Pagina 8 van 8

12. rvs+rbs Prioritering

Origineel besluit is ondertekend