12. rvs + rbs Jaarrekening 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027 RHCVV.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp Jaarrekening 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027 RHCVV Begrotingswijziging Nee Datum raadsvergadering 26 september 2023

Portefeuillehouder A.J.H.T.H. Reinders Organisatie onderdeel Data en Informatiemanagement E-mail opsteller Marieke.van.der.Korput@stichtsev echt.nl Telefoonnummer opsteller +31346254875 Registratie nummer 315124

Aan de gemeenteraad Voorgesteld Besluit 1. De Jaarrekening 2022 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen goed te keuren en in te stemmen met het voorstel het positieve saldo van € 727,- toe te voegen aan de algemene reserve. 2. In te stemmen met de Meerjarenbegroting 2024-2027 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen en de daarin opgenomen bijdrage voor gemeente Stichtse Vecht voor de jaren 2024–2027 en hierop geen zienswijze in te dienen.

Samenvatting In de meerjarenbegroting 2024-2027 zijn de uitkomsten verwerkt van de bestuurlijke toekomstverkenning, die naar aanleiding van het uittreden van Weesp is uitgevoerd en begin 2023 is afgerond. De toekomstverkenning heeft voor de langere termijn duidelijk gemaakt, welke middelen nodig zijn voor een vitaal RHCVV, dat voldoende geëquipeerd is voor de wettelijke taakuitvoering voor de drie deelnemende gemeenten en hun inwoners.

1. Aanbiedingsbrief jaarstukken RHCVV 2. Jaarverslag RHCVV 2022

Pagina 1 van 6

RHCVV/VIv1

Bijlagen

rvs Jaarrekening 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027

De gemeenteraden van de betrokken gemeenten zijn in juli via een Raadsinformatiebrief geïnformeerd over de uitkomsten van de bestuurlijke toekomstverkenning. De financiële effecten van de toekomstverkenning zijn vanaf 2025 verwerkt in de meerjarenbegroting. In de periode 2025-2028 worden de adviezen uit de toekomstverkenning uitgevoerd en het verbetertraject afgerond. De achterstanden worden in een periode van 10 jaar weggewerkt.

3. Meerjarenbegroting RHCVV 2024-2027

Pagina 2 van 6

Doel en beoogd maatschappelijk effect Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHC VV) is een gemeenschappelijke regeling (GR) voor de uitvoering van de wettelijke taak van het toezicht op het archiefbeheer van de deelnemende gemeenten en het beheer van de archiefbewaarplaats. Hier worden de oude papieren en digitale archieven bewaard. Daarnaast heeft zij als taak het aanleggen en beheren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Ten slotte verzorgt zij educatie en activiteiten in het kader van cultuurhistorisch erfgoed en het bevorderen van geschiedbeoefening. De huidige GR bestaat sinds 2009 en deelnemers zijn de gemeenten De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht. Gemeente Weesp maakte van 2014 tot en met 2022 deel uit van de GR en is per 31 december 2022 uitgetreden.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving 1. De meerjarenbegroting sluit aan op de beleidsvisie ‘In Balans’ 2020-2024 van het RHCVV. De beleidsvisie, gericht op de periode 2025-2030, zal in 2024 door het bestuur worden vastgesteld. Deze nieuwe beleidsvisie, zal voortbouwen op de ingezette lijn van de huidige periode en een weerslag zijn van de uitkomsten van de toekomstverkenning. In de meerjarenbegroting zijn de financiële effecten voor de periode tot 2027 reeds inzichtelijk gemaakt. Hiermee is een robuuste financiële basis gecreëerd, waarbij het RHCVV in staat is om die visie uit te voeren zonder dat er extra financiële lasten voor de deelnemers van de GR zijn. 2. De toekomstverkenning en bijbehorende meerjarenbegroting zijn een voortzetting van de professionalisering zoals ingezet op basis van de businesscase “Zelfstandig en versterkt RHCVV” 2018-2024. 3. De toekomstverkenning en meerjarenbegroting houden rekening met de invloed van de nieuwe Archiefwet op de uitvoering van wettelijke taken door het RHCVV op de langere termijn.

Argumenten Jaarrekening 1. Het toevoegen van het positieve saldo van € 727,- aan de algemene reserve sluit aan bij het begrotingsuitgangspunt van het streven naar een reserve van minimaal 5% van de begroting (door bestuur RHCVV vastgesteld in januari 2018). De algemene reserve bedraagt ultimo 2022 € 66.420,-. Dit is gelijk aan 5% van de begrote lasten over 2022. Meerjarenbegroting 1. De resultaten van de verkenningen zijn zorgvuldig geanalyseerd vanuit zowel ambtelijk als bestuurlijk perspectief, met een focus op zowel kwalitatieve als financiële aspecten. Het voortzetten van de huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) met de drie gemeenten middels een intensieve netwerksamenwerking met één Pagina 3 van 6

of meerdere archiefdiensten, en het voortzetten van de ingezette professionalisering zoals beschreven in de Businesscase 2018 is een realistisch en haalbaar scenario. 2. Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van fusie met andere archiefdiensten of toetreden van gemeenten tot het RHCVV. Na zorgvuldige evaluatie bleek dat potentiële partners niet beschikbaar waren. 3. De bijdrageverhoging betreft zowel autonome ontwikkelingen als noodzakelijke investeringen in een vitaal RHCVV, dat voldoende geëquipeerd is voor de wettelijke taakuitvoering. Blijven investeren in de ontwikkeling van het RHCVV is een voorwaarde om de wettelijke taken voldoende uit te voeren en een aantrekkelijke samenwerkingspartner te zijn. a. De belangrijkste autonome ontwikkelingen bestaan uit: indexering, caoontwikkelingen, reguliere HR21 herijking van functies conform de standaarden van de centrumgemeente, huurverhoging. De belangrijkste investeringen in een vitale taakuitvoering en organisatie bestaan uit: b. Investering in personeel en formatie. De toenemende complexiteit van het digitale informatiebeheer bij de drie gemeenten en de archiefdienst zelf betekent dat capaciteit, kennis en competenties van medewerkers van het RHCVV verder moeten worden ontwikkeld.

Indien hierin niet wordt geïnvesteerd, staat met name het toezicht en de advisering van gemeenten bij het inrichten en beheren van de steeds complexere digitale gemeentelijke informatiehuishouding dan onder druk. c. Wegwerken achterstanden. In 2009 is een deel van de archieven is niet in de wettelijk verplichte goed geordende en toegankelijke staat overgebracht naar het RHCVV. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Kosten worden hierbij aan de betreffende gemeente ten laste gebracht. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Omdat informatie steeds meer digitaal wordt gecreëerd en beheerd, wordt de specialistische kennis en ervaring met betrekking tot het bewerken van papieren archieven steeds schaarser op de arbeidsmarkt. d. De komende jaren wordt vanuit de betrokken gemeenten nog ruim 2.000 strekkende meter papierenarchief overgebracht. Om deze te plaatsen is uitbreiding van het depot nodig. Bij de bouw van het depot in 2008 is in de constructie rekening gehouden met deze uitbreiding. Doorberekening van de huurverhoging ten gevolge van de noodzakelijke uitbreiding van het depot was reeds verwerkt in de begroting 2023-2026. 4.

Het RHCVV erkent de financiële uitdagingen waarmee gemeenten momenteel worden geconfronteerd. Daarom is er een doelmatige begroting opgesteld die rekening houdt met efficiëntie en kostenbeheersing, zonder dat dit ten koste gaat

Pagina 4 van 6

van de beoogde robuustheid, kwaliteit en dienstverlening van de Archiefdienst RHCVV. Daarbij ligt de focus op de wettelijke taken en is er niet extra geïnvesteerd in bovenwettelijke taken. De wettelijke taken maken 95% uit van de begroting.

Kanttekeningen 1. De vraagstukken en adviezen uit de rapporten (personeel, bouw depot, collectie op orde, e-depot) zouden ook spelen als Weesp niet zou uittreden. Dit houdt in dat er ook als Weesp zou blijven er een verhoging zou zijn in de bijdragen per gemeente. 2. In april 2023 heeft het bestuur aan het college van Stichtse Vecht (de verhuurder ven het gebouw) verzocht om uitbreiding van het depot. Hiervoor is een reservering opgenomen in de programmabegroting. Bestuurlijke besluitvorming hierover moet nog plaatsvinden.

Communicatie De directeur-archivaris van het RHCVV wordt geïnformeerd over de besluitvorming van onze gemeente, hetzelfde geldt voor de andere deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Na ontvangst van alle reacties van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling, zullen de financiële jaarstukken namens het bestuur RHCVV ter vaststelling worden toegezonden aan de gemeenteraad van Stichtse Vecht in haar rol als centrumgemeente van het RHCVV.

Financiën, risico’s en indicatoren De jaarrekening van het RHCVV toont een positief resultaat van € 727,-. Voorgesteld wordt om het positieve resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. In de RHCVV-begroting 2024-2027 is een hogere bijdrage opgenomen dan in de meerjarenbegroting 2023-2026 voorzien. Het verschil betreft €174.561 in 2024, € 362.011 in 2025, € 481.031 in 2026 en in € 514.837 in 2027 1. Vanaf 2025 zijn de resultaten van de toekomstverkenning in de begroting verwerkt. Een toelichting van de investeringen is opgenomen onder argumenten. Vanaf 2026 vervalt de uittredingsvergoeding Weesp (zie onderstaande toelichting). De verhoogde bijdrage voor RHCVV is niet afzonderlijk opgenomen in de Kadernota 2024. Wel is een reservering opgenomen in de Kadernota 2024 op basis van de geraamde bijdragen aan alle gemeenschappelijke regelingen. Hierin zijn autonome ontwikkelingen zoals genoemd onder argumenten meegenomen. Bij het opstellen van de begroting 2024-

1 De meerjarenbegroting RHCVV 2023-2026 is enkel voor het jaar 2023 in de Programmabegroting

Stichtse Vecht verwerkt. De genoemde verschillen zijn daarom groter dan de verschillen ten opzichte van begroting RHCVV 2023-2026, zoals door de gemeenteraad goedgekeurd. Dit scheelt ca. €25.000 in 2024 tot €118.000 in 2026. Pagina 5 van 6

2027 moet de daadwerkelijke bijdrageverhoging op basis van de vastgestelde begroting van RHCVV worden meegenomen. Bestemmingsreserves De vergoeding voor het uittreden van Weesp is opgenomen in een Bestemmingsreserve uittreding Weesp. Met de gemeente Weesp/Amsterdam is een uittredingsvergoeding overeengekomen van jaarlijks circa € 152.000 voor de 2022-2025. De vergoeding is opgenomen in een bestemmingsreserve en valt, te beginnen in 2022, in vier jaar vrij ten gunste van het resultaat om de vervallende bijdrage van Weesp de eerste jaren te compenseren. Vanaf 2026 worden de lasten door de andere gemeenten gedragen. Volgens de GR-overeenkomst artikel 10 dragen de gemeenten 2% meer af dan het werkelijk aandeel in de jaarlijkse kosten. Hiermee wordt bereikt –zoals afgesproken met de Belastingdienst- dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is. De opslag wordt ieder jaar toegevoegd aan de algemene reserve. Om de incidentiele kosten op te vangen wordt de komende jaren, zolang nodig is, het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. De gemaakte kosten hoeven dan niet te resulteren in begrotingswijzigingen of bijdrageverhoging voor de gemeenten.

4 juli 2023

Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht

Gemeentesecretaris drs. R.C.L. Heijdra

Pagina 6 van 6

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsbesluit

Registratie nummer 315124

Onderwerp Jaarrekening 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027 RHCVV Begrotingswijziging Nee Datum raadsvergadering 26 september 2023 Commissie 12 september 2023 De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op: -

De gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen; het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 juli 2023; de bespreking in de commissie Bestuur en Financiën van 12 september 2023;

Besluit 1. De Jaarrekening 2022 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen goed te keuren en in te stemmen met het voorstel het positieve saldo van € 727,- toe te voegen aan de algemene reserve. 2. In te stemmen met de Meerjarenbegroting 2024-2027 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en de daarin opgenomen bijdrage voor gemeente Stichtse Vecht voor de jaren 2024–2027 en hierop geen zienswijze in te dienen.

26 september 2023

RHCVV/VIv1

Pagina 1 van 1

Voorzitter drs. A.J.H.T.H. Reinders rbs Jaarrekening 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027

Griffier B. Espeldoorn-Bloemendal