10. rvs + rbs Normenkader 2024 en wijziging Controleprotocol.pdf

Definitief voorstel en besluit met 1 stem tegen van de fractie PVV

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp

Organisatie onderdeel

Normenkader 2024 en wijziging Controleprotocol

Financiën en Control

Begrotingswijziging

E-mail opsteller Ciska van Rooijen

Datum raadsvergadering

Telefoonnummer opsteller

4 maart 2025

0658076314

Portefeuillehouder

Registratie nummer

H.C. van den Akker

566748

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. Het normenkader 2024 vast te stellen, inclusief de aangepaste rapportagegrens. 2. Het controleprotocol jaarrekening 2023-2026 (vastgesteld d.d. 5 maart 2024) als volgt te wijzigen (1e wijziging): Artikel 4, paragraaf 4.3 Rapporteringstolerantie, 3e alinea: “…Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s elke fout of onzekerheid van € 200.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Naast deze kwantitatieve benadering wordt de accountant gevraagd een kwalitatieve beoordeling te hanteren.” De wijziging in het controleprotocol jaarrekening 2023-2026 treedt in werking met ingang van 5 maart 2025.

Samenvatting Het Normenkader bevat kaders voor het opstellen van de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) en de accountantscontrole bij de jaarrekening. Omdat relevante externe en interne wet- en regelgeving jaarlijks

wijzigt, moet het Normenkader ook jaarlijks worden geactualiseerd en vastgesteld. Het college stelt de gemeenteraad voor om in te stemmen met het normenkader 2024, inclusief de aangepaste rapportagegrens. Het college stelt de gemeenteraad voor om in te stemmen met de eerste wijziging controleprotocol jaarrekening 2023-2026, inclusief de aangepaste rapporteringstolerantie. De voorgestelde wijziging wordt in dit voorstel toegelicht.

A Inleiding Aanleiding Het Normenkader bevat kaders voor het opstellen van de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) en de accountantscontrole bij de jaarrekening. Omdat relevante externe en interne wet- en regelgeving jaarlijks wijzigt, moet het Normenkader ook jaarlijks worden geactualiseerd en vastgesteld. De commissie BBV heeft op 22 oktober 2024 de kadernota Rechtmatigheid 2024 gepubliceerd. Deze kadernota is een geactualiseerde versie van de in 2023 gepubliceerde kadernota Rechtmatigheid. De kadernota bevat stellige uitspraken en richtlijnen voor het opstellen van de RMV bij de jaarrekening 2024. In de Managementletter en Boardletter 2024 verwijst de accountant naar een aantal aanpassingen uit deze kadernota. Specifiek heeft hij aandacht gevraagd voor de “spelregels” van het begrotingscriterium voor het ‘tijdig melden’ en wel of niet acceptabel kwalificeren van begrotingsafwijkingen. In Stichtse Vecht zijn deze criteria opgenomen in het Normenkader. Daarnaast is tijdens het overleg met de accountant in de Auditcommissie van 9 september jl. de hoogte van de rapporteringstolerantie en rapportagegrens ter sprake gekomen. De accountant heeft aangegeven dat deze in Stichtse Vecht relatief laag gesteld zijn op €50.000. De materialiteit is in de loop der jaren hoger geworden, omdat de omvang van de begroting is toegenomen, maar de grensbedragen zijn hier niet op aangepast.

De accountant heeft in overweging gegeven om deze grensbedragen te verhogen voor de jaarrekening 2024. De rapporteringstolerantie voor de accountant is opgenomen in het Controleprotocol, de rapportagegrens voor het college is opgenomen in het Normenkader.

Bevoegdheid De raad is bevoegd om het Normenkader 2024 en het Controleprotocol vast te stellen.

Afweging scenario’s Drie scenario’s zijn afgewogen voor 2024 (% van de begroting); a) de bedragen onveranderd laten op € 50.000 (ca.. 0,02%) b) de bedragen verhogen naar € 200.000 (ca. 0,1%) c) de bedragen verhogen naar € 450.000 (ca. 0,25%) Geadviseerd wordt om voor scenario b) te kiezen; de rapportagegrens en rapporteringstolerantie verhogen naar € 200.000. Zoals onderstaand gemotiveerd past deze verhoging bij financiële ontwikkeling van de

begroting en ligt deze in lijn met de bedragen die vergelijkbare gemeenten gebruiken. Bovendien kunnen de bedragen jaarlijks worden gewijzigd, omdat in elk geval het Normenkader jaarlijks wordt geactualiseerd. Daarbij is ook de afweging gemaakt om voor een % van de lasten in de begroting of jaarrekening in plaats van een bedrag te kiezen. Geadviseerd wordt om voor een bedrag te kiezen, omdat dit voor alle belanghebbenden het meest duidelijk is. Dit is ook de meest gebruikelijke vorm bij andere gemeenten. Tenslotte zal de informatiepositie van de raad hierdoor niet veranderen. In de jaarrekening worden onveranderd afwijkingen groter dan € 50.000 toegelicht, zoals in de financiële verordening is opgenomen onder paragraaf 2.8.

Maatschappelijk doel en beoogd effect n.v.t.

Eerdere besluitvorming en informatievoorziening Op 5 maart 2024 heeft de raad de financiële verordening 212, het controleprotocol 2023-2026 en het normenkader 2023 vastgesteld.

B Beslispunten, Argumenten en Risico’s Argumenten 1. Het normenkader 2024 vaststellen. 1.1 Jaarlijkse actualisatie Normenkader i.v.m. gewijzigde wet- en regelgeving Het Normenkader 2024 moet jaarlijks worden geactualiseerd voor wat betreft de lokale regelgeving. Het raadsinformatiesysteem is gecontroleerd op nieuwe, gewijzigde en ingetrokken verordeningen en regelingen in vergelijking tot het Normenkader 2023. Externe wet- en regelgeving van andere overheden moeten niet expliciet in het normenkader worden opgenomen, omdat de gemeenteraad alleen kan besluiten over regelgeving die zij zelf heeft vastgesteld. Ter informatie zijn de belangrijkste externe wetten en regelingen wel opgenomen in het Normenkader. 1.2 Rapportagegrens: De omvang van de begroting is toegenomen . De rapportagegrens staat al sinds 2011 op €50.000 gesteld. De omvang van de begroting was destijds ca. 104 miljoen euro, de omvang van de programmabegroting 2024 is ruim 180 miljoen euro. 1.3 Een rapportagegrens en rapporteringstolerantie van € 200.000 passen in verhouding bij de vastgestelde verantwoordingsgrenzen. Het bedrag van €200.000 is ca. 1 promille, oftewel 0,1% van de programmabegroting 2024. De verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is bepaald op 3% en voor getrouwheid op 1%. 1.4 In 2023 is één afwijking onder de €200.000 gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering.

De informatiepositie van de raad wijzigt met het verhogen van de grens niet wezenlijk. De rapportagegrens heeft betrekking op afwijkingen, zijnde fouten en onduidelijkheden, met betrekking tot de rechtmatigheid. Voor het begrotingscriterium gaat het om afwijking op programmaniveau, voor het voorwaardencriterium en

M&O criterium gaat het om afwijkingen op procesniveau. Gezien de financiële omvang van de programma’s en processen in het niet waarschijnlijk dat afwijkingen lager dan €200.000 uitvallen. 1.5 Een rapportagegrens en rapporteringstolerantie van €200.000 wijken niet af van de grensbedragen van vergelijkbare gemeenten. Kijkend naar de verordeningen en jaarstukken van gemeenten van vergelijkbare omvang, blijkt dat de rapportagegrens en rapporteringstolerantie variëren tussen de 0,05% en 0,15% van de omvang van de lasten bij de jaarrekening. Met €200.000 zit Stichtse Vecht ongeveer in het midden. Daarnaast zijn in de vergelijkbare gemeenten de bedragen van de rapportagegrens en rapporteringstolerantie gelijk aan elkaar gesteld. Dit is zichtbaar in het onderstaand overzicht, waarin de verantwoordings- en rapportagegrens en de rapporteringstolerantie getoond worden van drie gemeenten, naast die van de gemeente Stichtse Vecht.

gemeente

Cappele a/d/ Ijssel Lansingerland Stichtse Vecht (SV) De Ronde Venen

Aantal inwoners 1-1-2024

67.925 65.594 65.878 45.813

Omvang lasten na mutatie reserves 2023 (x 1.000) € 267.050 € 220.754 € 189.844 € 131.787

Verantwoordingsgrens Rapporteringsgrens Rapporteringstolerantie 2023 2023 2023

1% 2% 3% 3%

€ 250.000 € 200.000 € 50.000 € 198.000

€ 250.000 € 200.000 € 50.000 € 198.000

1.6 Het begrip ‘tijdig melden’ is het Normenkader 2024 verduidelijkt conform aanbeveling van de accountant. In het normenkader voor het begrotingscriterium wordt vastgesteld welke begrotingsafwijkingen als acceptabel worden bestempeld, hierbij is ook aandacht voor het begrip ‘tijdigheid’. 2. Eerste wijziging controleprotocol jaarrekening 2023-2026 vaststellen. 2.1 Door wijziging van het bedrag wordt het controleprotocol jaarrekening 2023-2026 aangepast. Het protocol jaarrekening 2023-2026 was: "4.1 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. De geconstateerde en nietgecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid. De rapporteringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: “Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen”.

Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s elke fout of onzekerheid van € 50.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Naast deze kwantitatieve benadering wordt de accountant gevraagd een kwalitatieve beoordeling te hanteren.”

En wordt als volgt gewijzigd: “4.1 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. De geconstateerde en nietgecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid. De rapporteringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: “Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen”. Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s elke fout of onzekerheid van € 200.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

Naast deze kwantitatieve benadering wordt de accountant gevraagd een kwalitatieve beoordeling te hanteren.” 2.2 De raad is bevoegd om het Normenkader 2024 en het Controleprotocol vast te stellen. Met het Normenkader en het Controleprotocol geeft de raad het college en de accountant kaders en richtlijnen mee voor het opstellen van de jaarrekening incl. RMV en de controle daarop.

Risico’s Aan dit voorstel zijn geen risico’s verbonden.

C Overige aspecten Financieel n.v.t.

Juridisch n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Communicatie n.v.t.

Participatie n.v.t.

Vervolg n.v.t.

Bijlagen 1. Normenkader 2024 gemeente Stichtse Vecht 2. Controleprotocol jaarrekening 2023-2026 inclusief 1e wijziging

17 december 2024 Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht

Gemeentesecretaris drs. R.C.L. Heijdra

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders

Raadsbesluit Onderwerp Normenkader 2024 en wijziging Controleprotocol

Begrotingswijziging n.v.t.

Datum raadsvergadering 4 maart 2025 De raad van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op: - Het Normenkader 2024; - het Controleprotocol jaarrekening 2023-2026; - het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 januari 2025; - de bespreking in de Auditcommissie van 27 januari 2025; - de bespreking in de commissie Sociaal Domein en Bestuur en Financiën van 4 februari 2025, Besluit 1. Het normenkader 2024 vaststellen, inclusief de aangepaste rapportagegrens. 2. Het controleprotocol jaarrekening 2023-2026 (vastgesteld d.d. 5 maart 2024) als volgt te wijzigen (1e wijziging): Artikel 4, paragraaf 4.3 Rapporteringstolerantie, 3e alinea: “…Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s elke fout of onzekerheid van € 200.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Naast deze kwantitatieve benadering wordt de accountant gevraagd een kwalitatieve beoordeling te hanteren.” De wijziging in het controleprotocol jaarrekening 2023-2026 treedt in werking met ingang van 5 maart 2025. 4 maart 2025. Griffier B. Espeldoorn-Bloemendal Pagina 1 van 1

Voorzitter drs. A.J.H.T.H. Reinders