1. RHCVV Aanbiedingsbrief jaarstukken 2025 SV.pdf

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stichtse Vecht Postbus 1212 3601 BE Maarssen

PLAATS EN DATUM Breukelen, 11 april 2025 BETREFT Jaarstukken 2024 en begroting 2026-2029 RHC Vecht en Venen

Geacht College, Met genoegen stuur ik u hierbij namens het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) het Jaarverslag en Jaarrekening 2024 en de Meerjarenbegroting 2026–2029 toe. Het bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 10 april jl. besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. Het RHCVV voert als gemeenschappelijke regeling voor de aangesloten gemeenten Stichtse Vecht, De Bilt en De Ronde Venen de taken uit die voortvloeien uit de Archiefwet 1995, waaronder het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de drie gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van analoog én digitaal archief. Als college wordt u ieder jaar via de gebruikelijke informatiekanalen geïnformeerd over de taakuitvoering van het Regionaal Historisch Centrum: behoud, beheer, toezicht, beschikbaarstellen en erfgoed. Via aparte jaarlijkse toezichtsrapporten wordt u en de raad door de gemeentearchivaris op de hoogte gebracht in hoeverre de informatiehuishouding en archivering van de gemeente voldoet aan de Archiefwet. In bijgaande jaarstukken van het RHCVV vindt u de gedetailleerde verantwoording over het jaar 2024 en de plannen en begroting voor de periode 2026-2029.

Hieronder volgt een kort overzicht van de belangrijkste elementen. 1. Jaarverslag - 2024 in het kort We kijken terug op een jaar waarin het RHCVV haar wettelijke taken goed heeft kunnen uitvoeren ondanks de uitdagingen op de arbeidsmarkt. Zowel het beheer van de archieven als de versterkte advisering aan gemeenten en de succesvolle (online) beschikbaarstelling en educatieve en publieksactiviteiten onderstrepen het ingezette traject dat voortkomt uit de toekomstverkenning Robuust. Met een goedbezochte tentoonstelling en een toenemende zichtbaarheid in de regio hebben we in 2024 ook verder gebouwd aan onze taak op erfgoedgebied, wat bijdraagt aan bekendheid voor onze andere taken. -

-

Toezicht en Advies: De toezichtstaak van het RHCVV omvat onder andere het jaarlijkse toezicht op de informatiehuishouding en de naleving van archiefwet- en regelgeving bij de gemeenten. De jaarlijkse toezichtsrapporten zijn opgeleverd en door de gemeenten gebruikt voor de verantwoording aan de provincie. Het aantal wettelijke adviezen, vooral rond digitale migraties, is flink toegenomen. De Monitor Digitale Informatie werd opnieuw uitgevoerd. Dit biedt waardevolle gegevens voor de verdere ontwikkeling van de e-depotvoorziening en de digitale archivering van de gemeente. In het kader van de ODRU-RUD fusie is een auditrapport opgesteld. Er was veel aandacht voor kennisdeling via platformoverleggen. Beheer en Behoud van archieven: De toegankelijkheid, de doorzoekbaarheid en digitale beschikbaarheid, van de (overheids)archieven nam ook dit jaar toe. De archiefbewaarplaats is na de overbrenging van gemeentelijke archieven in 2024 vol. Pas na oplevering van de uitbreiding kunnen gemeenten weer archieven overbrengen zoals de wetgeving vereist. De ontwikkeling van het e-depot loopt door, de proefoverbrengingen

1

-

2. -

-

3. -

-

-

van digitaal archief die zijn vanwege capaciteitsknelpunten bij de gemeenten doorgeschoven naar 2025. Vrijwilligers hebben ook in 2024 weer bijgedragen aan de digitalisering van collecties, en indexering van archieven. Daarnaast zijn 30 particuliere archieven verworven en 14 ontsloten, waaronder waardevolle stukken over de Tweede Wereldoorlog en lokale geschiedenis. Beschikbaarstellen (ambtenaren en burgers): De publieks- en digitale dienstverlening is in 2024 verder versterkt. Bezoek aan de studiezaal steeg licht (+4%), met een sterke stijging van de avondopenstelling (+21%), deze avondopenstelling maakt het mogelijk voor mensen die overdag minder eenvoudig vrij kunnen nemen ook inzage te hebben in overheidsarchief, bouwvergunningen en historische archieven. Digitale dienstverlening steeg, waarvoor ook een start is gemaakt met het voorbereiden van ‘scanning on demand’ voor ambtenaren. Bouwarchieven blijven het meest geraadpleegd. De klanttevredenheid bleef stabiel (7,3), met hoge waardering voor medewerkers (9+). Educatieve programma’s waren onverminderd populair en volgeboekt. Voor 2025 ligt de focus op verdere verbetering van digitale toegankelijkheid en gebruiksgemak. Beleven en ontmoeten: De tentoonstelling De stem van het volk trok ruim 3.000 bezoekers en stimuleerde actief publieksparticipatie rond het thema democratie.

Het bijbehorende boek en educatieprogramma Laat je horen! kregen veel waardering en blijven inzetbaar. De samenwerking met scholen is versterkt via o.a. vitrinelessen en stages. Deze publieksactiviteiten laten zien dat het RHCVV meer is dan een bewaarplaats: het is een actieve maatschappelijke speler. Door jongeren te betrekken bij erfgoed en democratische thema’s, wordt niet alleen historisch besef versterkt, maar ook het bewustzijn van de waarde van goede informatievoorziening en archieven in een rechtsstaat. Financieel resultaat jaarrekening 2024 Het jaar 2024 sluit af met een positief resultaat van € 124.999. Dit komt mede door hoge renteopbrengsten (€47.741) ontstaan door een vertraging in de doorbelasting van salariskosten, door centrumgemeente Stichtse Vecht. Dit werd veroorzaakt door technische problemen bij de personeelssystemen van de gemeente. Op 17 februari 2025 ontving het RHCVV daardoor pas inzicht in de loonkosten over 2024. Om onverantwoorde uitgaven te voorkomen, zijn vacatures en mogelijke inhuur gedurende het jaar 2024 heel voorzichtig ingevuld. Dit heeft geresulteerd in een lagere uitgave dan begroot van € 76.829.

Conform de bestuurlijke uitgangspunten (2018) wordt door het bestuur voorgesteld het benodigde deel van dit resultaat (€ 7.628) toe te voegen aan de algemene reserve, zodat deze weer op het streefminimum van 5% van de begrote lasten uitkomt (€ 127.586). Het resterende saldo wordt voorgesteld toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Robuust. Deze reserve is bedoeld om niet begrote kosten op te vangen die voortvloeien uit het toekomstbestendig maken van het RHCVV, zoals aanbevolen in het vervolg op de Businesscase 2018. Meerjarenprogramma 2026-2029 in het kort Beleidsvisie: De voorliggende begroting betreft het tweede jaar van de beleidsperiode 2025-2030. De beleidsvisie voor deze periode bevindt zich op het moment van vaststelling van deze begroting in de afrondende fase van ontwikkeling. De formele vaststelling is voorzien in het derde kwartaal van 2025. De beleidsvisie volgt de koers die in voorgaande jaren is ingezet en bouwt verder op de uitvoering van de adviezen uit de toekomstverkenning Robuust RHCVV en het afsluiten van het verbetertraject dat in 2018 is gestart. Gezien de voortzetting van het beleid via dezelfde beleidslijnen als voorgaande periode en de nadruk op het doorvoeren van eerder vastgestelde kaders, kan deze begroting als beleidsarm worden beschouwd, waarbij de focus ligt op de uitvoering en het concretiseren van de huidige strategische uitgangspunten.

Speerpunten: Net als in de vorige beleidsperiode blijven goed toezicht en advies, het beheren en preserveren van digitale archieven, het ontsluiten, zoeken en vinden ervan dé uitdagingen voor de nabije toekomst, zowel voor archiefdiensten als gemeenten. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken en verschillende applicaties, waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Het is duidelijk dat er nieuwe vraagstukken ontstaan over authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording; de kernwaarden die door het gehele archiefbestel gedragen worden. Tevens is het een prioriteit van het bestuur om de zichtbaarheid en taakuitvoering van het RHCVV binnen de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten te vergroten, ter bevordering van goed bestuur en een efficiënte bedrijfsvoering. Daarnaast hecht het bestuur groot belang aan het versterken van de regionale zichtbaarheid en het stimuleren van het gebruik en bezoek aan archieven, zowel fysiek als digitaal. In 2026 nemen we een belangrijke stap in de toekomstbestendigheid van de archiefbewaarplaats. De uitbreiding van de archiefbewaarplaats, waarvoor de gemeenteraad van Stichtse Vecht in het najaar van 2023 groen licht heeft gegeven, stelt ons in staat om ook de komende jaren op een duurzame manier de papieren archieven van onze deelnemende gemeenten te beheren.

2

Meerjarenbegroting 2026-2029 in het kort • De financiële uitgangspunten en begrotingsregels blijven voor 2026-2029 ongewijzigd ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaren. a) Reële begroting: geen overdaad, maar kosten ook niet maskeren; b) voldoende middelen voor het uitvoeren van de wettelijke en bovenwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995 en in GR overeenkomst, geen extra investeringen c) RHCVV volgt de (financiële en personele) kaders van de centrumgemeente: waaronder HRM, financiën, informatievoorziening. c) De indexcijfers in de begroting 2026-2029 zijn ontleend aan de Miljoenennota 2024, 11 Accres gemeentefonds en provinciefonds, 4,5%. • De bezuinigingsopdracht van 5% heeft het RHCVV uiterst zorgvuldig opgepakt. Bezuinigen binnen een compacte organisatie met een lopend verbetertraject, beperkte financiële ruimte en vaste kosten (zoals personeels- en huisvestingskosten) die het grootste deel van de begroting uitmaken, is niet eenvoudig. Daarnaast werd in de financiële doorberekening van de toekomstverkenning Robuust RHCVV 2023 reeds geanticipeerd op de voorziene afname van de algemene bijdrage van het Rijk aan het gemeentefonds. Vanaf de meerjarenbegroting 2025 heeft het RHCVV hier daarom al rekening mee gehouden.

• Er is een bezuiniging gerealiseerd van 3,7%, waarbij zorgvuldig is gewaarborgd dat de uitvoering van de essentiële taken niet in het gedrang komt. Verdere bezuinigingen zouden de kwaliteit van de taakuitvoering in gevaar brengen. De bezuiniging van 3,7 % is gevonden door het waar mogelijk vertragen van projecten en latere invulling van fte en het beperken van extra uitgaven, zonder de kwaliteit van de wettelijke taken in gevaar te brengen (97% van de begroting). De keuzes met betrekking tot de bezuinigingen, en de begroting zijn in lijn met eerdere bestuurlijke besluiten, waarin werd benadrukt dat de focus op wettelijke taken en doelmatige kostenbeheersing zou liggen. De evaluatie van de bestuursopdracht Erfgoed in balans is in het licht van de bezuinigingen uitgesteld, hiermee zijn de eventueel daaraan verbonden investeringen uitgesteld. De erfgoedtaak omvat momenteel één fte medewerker en een budget van €11.000 voor activiteiten. De focus blijft hiermee ook in 2026 volledig gericht op het uitvoeren van de wettelijke taken. • Een gedetailleerde toelichting op de bezuinigingsmaatregelen vindt u op pagina 36 van de begroting. • Invloed van de nieuwe archiefwet op begroting 2026.

Met de implementatie van de nieuwe Archiefwet in 2026 zijn er strengere eisen gesteld aan het beheer en de toegankelijkheid van archieven bij gemeenten, met name op het gebied van digitale archivering. Het RHCVV heeft zich al tijdig voorbereid op deze ontwikkelingen door het opzetten van een e-depot en het implementeren van digitale archiveringssystemen die volledig voldoen aan de wetgeving. Hierdoor heeft de wet op zich geen directe impact op onze bedrijfsvoering en financiële situatie in 2026. Wel kan de, in de wet opgenomen, overgang van documentstelsel naar een informatiestelsel invloed hebben op onze (digitale) beschikbaarstelling. In het kort betekent het dat wij als archiefdienst ook zullen moeten gaan ‘lakken’. Dit kan in de toekomst leiden tot kosten voor gespecialiseerde systemen en personele inzet, maar deze aanpassingen worden op dit moment gering geacht. Pas als er ‘jongere’ digitale archieven overgebracht worden die onder de nieuwe verkorte overbrengingstermijn vallen (deze worden wettelijk naar ons overgebracht 10 jaar na invoering nieuwe archiefwet) zal dit naar verwachting meer voorkomen. Tenslotte Met de voorliggende begroting heeft het RHCVV een solide basis gelegd voor de komende jaren, waarbij zowel de noodzakelijke bezuinigingen als de voortzetting van de wettelijke taakuitvoering centraal staan.

Het bestuur heeft, met oog voor de financiële realiteit, strategische keuzes gemaakt om het toezicht en de archiefzorg, zowel fysiek als digitaal, te waarborgen. De uitbreiding van de archiefbewaarplaats en verdere digitalisering van de dienstverlening versterken de toekomstbestendigheid van het RHCVV. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u vragen hebben of behoefte hebben aan verdere toelichting, dan ben ik uiteraard beschikbaar. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur,

Mw. drs. R.W. Ubink, Directeur-archivaris Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

3